Bedarfsmeldungen für Studentische Hilfskräfte und Tutoren erstellen und ändern

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1 Anleitung Bedarfsmeldungen für Studentische Hilfskräfte und Tutoren erstellen und ändern Inhalt 1 Der Prozess Studentische Hilfskraft oder Tutor einstellen An- und Abmelden Anmelden Abmelden Semester wechseln Neue Bedarfsmeldung erstellen Bestehende Bedarfsmeldungen Übersicht Bedarfsmeldung betrachten, bzw. bearbeiten Bedarfsmeldung als Pdf-Datei

2 1 Der Prozess Studentische Hilfskraft oder Tutor einstellen Wenn Sie eine Studentische Hilfskraft oder einen Tutor beschäftigen wollen, ist die Vorgehensweise die folgende: 1) Sie legen für die Hilfskraft, bzw. den Tutor eine neue Bedarfsmeldung in der Webanwendung an, die im Folgenden beschrieben wird. Die Bedarfsmeldung wird vom System automatisch in einer Datenbank gespeichert. 2) Das System erstellt auf Basis Ihrer Eingaben eine dreiteilige Pdf-Datei: (i) Ein Hinweisblatt (ii) Die eigentliche Bedarfsmeldung (iii) Ein Formblatt für die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit nach 17 Mindestlohngesetz für Minijobber. Bitte beachten Sie: Sie sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit der Hilfskraft, bzw. des Tutors zu dokumentieren. 3) Drucken Sie die Pdf-Datei aus, unterschreiben Sie die Bedarfsmeldung und geben Sie diese an das Dekanat weiter. 4) Der Dekan prüft die Bedarfsmeldung, unterschreibt sie und leitet sie an das Personalamt weiter. 5) Die Studentin/der Student erhält vom Personalamt den Vertrag zugesendet 2

3 2 An- und Abmelden 2.1 Anmelden Öffnen Sie in einem Webbrowser die URL Hinweis: Das auf dem Server installierte Zertifikat ist für einen anderen DNS-Namen vorgesehen. Daher zeigt der Webbrowser einen Hinweis auf eine eventuell unsichere Verbindung an. Bestätigen Sie dem Browser, dass er die Seite anzeigen soll. Der Anmeldebildschirm wird angezeigt. Geben Sie Benutzer und Passwort ein und drücken Sie auf Anmelden. Zur Anmeldung verwenden Sie Ihre gewöhnlichen Hochschul-Anmeldedaten. Bitte beachten Sie: Sollten Sie das Passwort mehr als fünf Mal falsch eingeben, wird Ihr Zugang aus Sicherheitsgründen für zwei Stunden gesperrt. 2.2 Abmelden Zum Abmelden klicken Sie in der Statuszeile auf Abmelden. 3

4 3. Semester wechseln Standardmäßig findet die Verwaltung der Bedarfsmeldungen für das aktuelle Semester statt (momentan WS 2015/16, Stand ). Sie können das zu bearbeitende Semester durch Klick auf den Link in der rechten oberen Ecke der Formularverwaltung ändern. Der eingestellte Wert wird für neue Bedarfsmeldungen verwendet. Wenn Sie eine existierende Bedarfsmeldung editieren oder noch einmal anschauen möchten, achten Sie darauf, dass Sie das für diese Bedarfsmeldung korrekte Semester auswählen. 4

5 4. Neue Bedarfsmeldung erstellen Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste den Punkt Bedarfsmeldung. Dieser ist nach erfolgreicher Anmeldung standardmäßig schon ausgewählt. In der Seitennavigationsleiste wählen Sie Neue Bedarfsmeldung. Falls Sie einen Student beschäftigen wollen, der in einem früheren Semester schon als Tutor oder Hilfskraft tätig war, können Sie diesen nun aus dem Drop-Down-Menü auswählen. Ansonsten lassen Sie das Feld bitte frei. Nachdem Sie auf Daten absenden gedrückt haben, erscheint ein Formular. In diesem Formular werden folgende Einträge vom System vorausgefüllt: - Das aktuelle Semester. - Die. - Falls Sie einen Studenten ausgewählt haben, werden dessen persönlichen Daten aus dem letzten Beschäftigungsverhältnis eingetragen. - Ihr Name als Projektleiter und Ihre Kostenstelle (falls dem System bekannt). Füllen Sie das Formular nun vollständig aus unter Beachtung der folgenden Regeln: - Der Name des Studenten ist ein Pflichtfeld. Dieser Eintrag kann später nicht mehr geändert werden. - Für jeden Student kann pro Semester nur eine Bedarfsmeldung erstellt werden. - Sie können nur Bedarfsmeldungen für sich selbst anlegen. Deshalb kann der Eintrag im Feld Projektleiter nicht editiert werden. Drücken Sie abschließend auf Daten speichern. 5

6 Über den Link Zum Pdf-Formular öffnet sich das erstellte Formular, das Sie bitte ausdrucken und unterschrieben an das Dekanat weiterleiten. 6

7 5. Bestehende Bedarfsmeldungen 5.1 Übersicht Über den Menüpunkt Bedarfsmeldung bearbeiten im Bereich Bedarfsmeldung gelangen Sie zu einer Übersicht aller Ihrer Bedarfsmeldungen für das aktuell eingestellte Semester. 5.2 Bedarfsmeldung betrachten, bzw. bearbeiten Sie können Bedarfsmeldungen nachträglich betrachten oder ändern, z.b. um fehlende Daten nachzutragen. Rufen Sie dazu wie im vorigen Punkt beschrieben die Übersicht über Ihre Bedarfsmeldungen auf. Wählen Sie in dieser Übersicht die Bedarfsmeldung aus, die Sie gerne betrachten oder bearbeiten möchten und klicken Sie auf das Icon Betrachten, bzw. Bearbeiten in der entsprechenden Zeile. Es wird ein Formular geöffnet, das die bisher gespeicherten Informationen enthält. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Bearbeiten neben dem Feld Projektleiter nun auch die Felder Name und Semester nicht mehr editieren können. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch und klicken anschließend auf Daten speichern. Sie können sich nun die geänderte Bedarfsmeldung erneut als Pdf-Datei anzeigen lassen und ausdrucken. Beachten Sie bitte, dass Bedarfsmeldungen früherer Semester nicht mehr bearbeitbar sind. 5.3 Bedarfsmeldung als Pdf-Datei Wollen Sie eine bestehende Bedarfsmeldung (erneut) als Pdf-Datei erzeugen lassen und/oder ausdrucken, rufen Sie die Übersicht über Ihre Bedarfsmeldungen auf. Dort wählen Sie die gewünschte Bedarfsmeldung aus und klicken Sie auf das Icon Pdf in der entsprechenden Zeile, um sich die Datei erstellen zu lassen. 7

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