Datenlotsen Roadshow, Frankfurt

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1 Datenlotsen Roadshow, Frankfurt Projekterfahrungen der Universität Hamburg - Kundenbericht - Michael Lohmann Universität Hamburg, Regionales Rechenzentrum

2 Campus Management - Das Beispiel STiNE - Auszüge aus einem Vortrag von Prof. Dr. Holger Fischer Vizepräsident für Studium und Lehre Universität Hamburg (2007)

3 Universität Hamburg - Strukturdaten Eine der größten Universitäten Deutschlands Sechs Fakultäten mit starker dezentraler Zuständigkeit für Lehre und Studium Ca Studierende Ca Wissenschaftler/innen davon ca. 690 Professoren/Professorinnen in Lehre und Forschung (davon 130 UKE) ca Mitarbeiter/innen im Technischen- und Verwaltungspersonal (davon fast 6000 UKE) Volluniversität mit ca.150 Studiengängen mehr als 150 Gebäude, verteilt über die ganze Stadt, mit örtlichem Campus-Mittelpunkt

4 Ausgangssituation: Verwaltung in Studium und Lehre Verwaltungs- und Organisationssysteme historisch gewachsen in den ehemaligen Fachbereichen sehr unterschiedliche Lösungen, z.t. Software, z.t. manuell bestehende Systeme oft veraltet, nicht aufrüstbar durch Fakultätenbildung verschiedene Lösungen nebeneinander, nicht kompatibel "Modell Flickenteppich"

5 "Modell Flickenteppich" Fakultät A Fakultät B Fakultät C Fakultät D Fakultät E Prüfungsverwaltung Lehrveranstaltungsplanung Raumverwaltung Studierendenverwaltung

6 Neue Herausforderungen durch Studienreform Einführung Bachelor-/Master-System (seit WS 05/06, Umstellung abgeschlossen zum WS 07/08 incl. Lehrämter ) Modularisiertes Studiensystem Studienbegleitende Prüfungen Verbesserung der Studienbedingungen z.b. durch kleinere Gruppengrößen

7 Das Problem der Masse Prüfungsverwaltung Studierende x 6 Prüfungen pro Semester = Prüfungsakte unter "verschärften" prüfungsrechtlichen Bedingungen Lehrveranstaltungsplanung LV pro Semester Raumkoordination unbekannte Zahl an Lehrveranstaltungsräumen zu bewirtschaften komplexer, auch inhaltlicher Zusammenhang dieser drei Elemente

8 Das integrierte Campus Managementsystem Fakultät A Fakultät B Fakultät C Fakultät D Fakultät E Prüfungsverwaltung Lehrveranstaltungsplanung Raumverwaltung Studierendenverwaltung

9 Funktionalitäten eines integrierten Campus Management Systems Z u s a t z f u n k t i o n e n U n i v e r s i t ä t H a m b u r g Zugang Bewerbung Auswahl Zulassung LV Lehr- Veranstaltungen Stud.-Dat. Pflege von Stud.-Daten Prüfung Studienbegleitende Prüfungen Raum Raum- Koordination Qualität Qualitäts- Managem. & Evaluation K e n n z a h l e n IT-Infrastruktur / E-Learning / Tests / Feedback

10 STiNE das Studien-Infonetz Projektstart Systemstart zum WS 2006/ (Prüfung/LV) Erweiterung um Bewerbung, Zulassung, Studierendenverwaltung und Gebühren Notwendigkeit des Termins durch "Reformschwung und politische Verpflichtung / Zielvereinbarung IT als Motor der Veränderung Nachgelagertes Change-Management

11 Rahmenvereinbarung Zur Erreichung der Ziele wird eine Rahmenvereinbarung zwischen Präsidium und Fakultäten abgeschlossen, um den Betrieb von STiNE organisatorisch, personell und technisch auf eine langfristig stabile Grundlage zu stellen.

12 Ende der Vortragsauszüge

13 Handlungsfelder für die erfolgreiche Weiterentwicklung von STiNE (2007) 1. Studienmanagement professionalisieren Organisations- und Personalentwicklung in den Fakultäten 2. Regelstudienzeit garantieren Verfahren zur Minimierung von Problemen der Lehrverflechtung 3. Studierenden-Dialog ausbauen Systematisches Studierenden-Feedback zu STiNE 4. STiNE-Entwicklung optimieren Verfahren der technischen Optimierung von STiNE

14 High-Level-Verlaufsdarstellung Basisfunktionen und IT (z.b. Verwaltung von Bewerbung, Zulassung, Gebühren, Studierenden, Prüfungen und LV) Konsolidierung der Fachprozesse Vernetzung von Support, Information und Kommunikation Problemtransparenz durch Abbildung im System hergestellt Change / Personal- und Organisationsentwicklung: Schaffung/Stabilisierung personeller und organisatorischer Voraussetzungen (Aufgaben/Kapazitäten/Wertigkeiten) Definition neuer Verantwortungen / Kompetenzen Von der Verwaltung zum Management Aktuell: Erkenntnisgewinn ermöglicht übergreifende Abstimmung und Zuständigkeiten; Prozess-Owner Entscheidungs-Prozesse; Neuausrichtung der Ziele/Bedarfe Strategie, Planung und Controlling

15 Verwaltungsprozesse Massen-und Standardprozes se 1 Einstellungen (HR) Rechnungswesen Gebührenverwaltung Gebäudemanagement Individualprozesse 2 Controlling Personalentwicklung Öffentlichkeitsarbeite Große Bauvorhaben Akademische Prozesse 3 Bewerbung, Zulassung, Erstellung von Bescheiden, Planung von Klausuren, Prüfungsanmeldung, Noteneingabe, Raumplanung.. 4 Semesterplanung Lehrveranstaltungsplanung Studiengangsplanung Beschluss und Änderung von Prüfungsordnungen Planung indiv. Prüfungen, Studienfachberatung Quelle: Datenlotsen Phase Phase 3 + X

16 Neue Dimensionen Projekt Management Change Management Projektplanung & -steuerung Qualitäts- Management Scope Management Projektorganisation Projektergebnis Kommunikation Mensch Ziele, Werte u. Selbstverständnis Akzeptanzmanagement Prozesse Systeme Teile der Grafik auf Basis von A.Kussmaul, EDS Strategie Personal / Organisation Infrastruktur

17 Ziele / Fakultätsvereinbarung Klare Verantwortung für Studiengängen im Sinne von (Produkt-) Management (nicht nur Planung / Konzeption) Professionalisierung / Konzentration Serviceorientierung gegenüber Studierenden und Lehrenden Support-, Informations- und Kommunikationsnetzwerk Balance zwischen Fachnähe und (Verwaltungs-) Professionalisierung in eigener Gestaltung Verpflichtung zur Zielerreichung

18 Player / Einheiten Konzentration der zentralen Angebote (auch räumlich: CampusCenter) Bewerbung, Zulassung, Studierendenverwaltung und Gebühren Erweiterte Aufgaben des IT-Service Technik Applikationsbetreuung Support (zzgl. Information und Kommunikation) Dezentrale Studienbüros Dezentrale Fachschwerpunkte / Servicestellen Servicestelle Evaluation in der Fakultät EPB Servicestelle Controlling von Studium & Lehre in der Fakultät MIN in aktueller Diskussion

19 Aufgaben Studienbüros Studiengangsleitung Planung Modellierung Prüfungen Studiengangsservice Räume & Infrastruktur Aktuell elearning Teilaufgaben des Fakultäts-Controlling Internationales

20 Umfang der Verbesserung Arten der Prozessverbesserung Redefine Industry Create Best Practice Match Best Practice Effizienzsteiger-ung Isolierte Funktion Kernprozess Supply Chain Extended Value Chain Bereich der Verbesserung

21 Aktuelle Strukturen Operative AG Präsidialverwaltung ( Studium & Lehre ) Studienbüros Rechenzentrum (Team Application) Übergreifende Bewertungen / Fachliche Leitstelle Übertragen auf das Rechenzentrum Leitungsebenen Steuerungsgruppe STiNE (Systemfragen) Pro-Dekane-Konferenz mit VP (Organisation Studium & Lehre) Präsidium + Fakultätsleitungen (Strategie, Grundsatz und Ressourcen)

22 Projekt-Scope und -team Primär auf SW-Entwicklung ausgerichtetes Projekt entwickelt sich zu einem umfassenden Organisationsprojekt, welches z.t. radikal auf Strukturen und Arbeitsabläufe wirkt. Leistungsfähiges Projektteam, welches auch in den akademischen Strukturen anerkannt wird, ist für das Gesamtprojekt erforderlich. Das Projekt muss mit weitreichenden Kompetenzen ausgestattet sein und über Leitungsrückhalt verfügen Fachkenntnisse zu Studium & Lehre, Kenntnisse über Prozesse und Strukturen sowie IT-Kenntnisse sind für eine vernetzte Bearbeitung gleicherweise erforderlich

23 Veränderte Anforderungen an die IT Durchgängige Prozessunterstützung Von der Verwaltungs-IT zum Security-Level in ganzheitlichen Versorgungskonzepten Strategische IT-Projekte Identity-Management Kommunikationsstrategien (Mail, Groupware, Verteiler, Signaturen ) Entkopplung soweit möglich- der Applikationssicherheit von der Endgerätesicherheit Web-Front-Ends, Terminalserver (RDP over HTTPS) und Desktop-Virtualisierung Portalkonzepte Studium & Lehre (Web-CMS, CampusNet, elearning, Work-Flows) Mobile Endgeräte u.v.m.

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