Sozialversicherungsprüfung effizient vorbereiten Weiterbildung der Entgeltabrechnung im demografischen Wandel. Entgeltabrechnung aus erster Hand

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1 Januar März April Juni August September Oktober Dezember 2011 Entgeltabrechnung aus erster Hand Fachmagazin 2 endostock Fokus Sozialversicherungsprüfung effizient vorbereiten Weiterbildung der Entgeltabrechnung im demografischen Wandel Magazin Kommentar: Neuer Sozialausgleich Position der BDA ABRECHNUnGSPRAXIS Fragen- und Antwortenkatalog zu Flexi II Management Zeitarbeit: Drum prüfe, wer sich tariflich bindet G ,00 Euro ISSN

2 fokus Sozialversicherungsprüfung effizient vorbereiten erfolgreich durchführen Betriebsprüfungen im Lohnbereich Grundlagen und aktuelle Prüfungsschwerpunkte (Teil 1) Internes Kontrollsystem in der Personalabrechnung W e r d e n S i e A R G E - M i t g l i e d! Kompetenz durch fachliche Qualifikation Sozialversicherungsprüfung effizient vorbereiten erfolgreich durchführen Firma Manfred Müller erhielt per Post eine Mitteilung vom Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung Bund über die Durchführung einer Betriebsprüfung. Die Ankündigung zur Sozialversicherungsprüfung beinhaltet die Aufforderung, verschiedene Unterlagen (Lohnkonten, Bescheinigungen, Nachweise etc.) am Prüfungstag vorzulegen. Nun gilt es, sich auf die anstehende Prüfung umgehend und zielgerichtet vorzubereiten. Der Beitrag stellt die Grundzüge der Sozialversicherungsprüfung dar und zeigt aktuelle Prüfungsschwerpunkte auf, die im Rahmen der Vorbereitung und erfolgreichen Durchführung zu berücksichtigen sind. Sozialversicherungsprüfung im Überblick Im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung ( 28p SGB IV) erfolgt durch den Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers eine Überprüfung der Abführung der gesetzlichen Pflichtbeiträge durch den Arbeitgeber. Die Prüfung ist mindestens 14 Tage vorher anzukündigen. Der Arbeitgeber ist regelmäßig für die Abführung der Beiträge verantwortlich und alleiniger Haftungsschuldner für nachträglich zu entrichtende Beiträge. Die Prüfdienste der Rentenversicherungsträger sind gesetzlich verpflichtet, bei jedem Arbeitgeber spätestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durchzuführen ( 28p Abs.1 Satz 1 SGB IV). Ad-hoc-Prüfungen (ohne Vorankündigung) erfolgen auf Verlangen der Einzugsstellen, bei Insolvenzverfahren, Verdachtshinweisen auf Schwarzarbeit/illegale Beschäftigung, Betriebsschließungen (Liquidationen) sowie bei Vermutung von Beitragshinterziehungen in größerem Umfang. Der Prüfer weist sich durch seinen Dienstausweis aus und macht den Beginn der Prüfung nach Datum und Uhrzeit aktenkundig. Über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen Auswirkungen unterrichtet der Prüfer den Arbeitgeber nach Möglichkeit bereits während der Prüfung. Die Prüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt, die Dauer ist auf das notwendige Maß zu beschränken. Zuständigkeit der Rentenversicherungsträger Die Rentenversicherungsträger stimmen sich im Hinblick auf die jeweilige Zuständigkeit ab. Die Prüfaufteilung erfolgt anhand der Prüfziffer in der Betriebsnummer des Arbeitgebers oder des Sitzes der Abrechnungsstelle. Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) prüft Arbeitgeber, in deren Betriebsnummer die Prüfziffer 0 bis 4 lautet, die Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung in ihrem Zuständigkeitsbereich Arbeitgeber, in deren Betriebsnummer die Prüfziffer 5 bis 9 lautet. Die örtliche Zuständigkeit der Betriebsprüfungen richtet sich für die DRV Bund bzw. die Regionalträger nach dem Sitz der > 14 Lohn+Gehalt > März 2011

3 Eine erfolgreiche Sozialversicherungsprüfung will gut vorbereitet sein. endostock Lohn+Gehalt > März

4 ó fokus > Betriebsprüfung Lohn- und Gehaltsabrechnungsstelle des Arbeitgebers. Die Zuständigkeiten sind intern in Prüfbezirke aufgeteilt. Maßgebend für die Zuständigkeit ist der Betrieb, sofern die Buchhaltung im Haus bearbeitet wird, ansonsten der Hauptbetrieb oder die Abrechnungsstelle. Auch im Auftrag des Arbeitgebers tätige Steuerberater, Lohnbüros, Rechenzentren und ähnliche vergleichbare Einrichtungen sind zu prüfen ( 12 BVV). Auch hier gilt die örtliche Zuständigkeitsregelung. Ein Arbeitgeber, der für einen anderen von ihm völlig unabhängigen Arbeitgeber Löhne und Gehälter ausrechnet, ist als Abrechnungsstelle im Sinne von 28p Abs. 6 SGB IV anzusehen. Die Zuständigkeit richtet sich daher hier immer nach dem Betrieb selbst, nicht aber nach der abrechnenden Stelle. Umfang der Betriebsprüfung Die Sozialversicherungsprüfung erstreckt sich auf sämtliche Pflichten des Arbeitgebers im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV): der Gesamtsozialversicherungsbeitrag besteht aus Pflichtbeiträgen der kraft Gesetzes versicherten Beschäftigten (Arbeitnehmer) in den Zweigen der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (SGB) Umlagen U1, U2 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Führung und Sicherung von Wertguthaben (Flexi II) Künstlersozialabgabe (KSVG) für selbständig für den Arbeitgeber Tätige Gesetzliche Unfallversicherung (BG) Obligatorische Auswertung des Lohnsteuer-Haftungsbescheides Optionales Einbeziehen des Rechnungswesens Aufgabe des Betriebsprüfers ist es, alle mit der Beurteilung der Versicherungspflicht oder -freiheit sowie mit der Beitragsberechnung einschließlich der Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) erfolgten Abrechnungen zu prüfen. Dabei sind die Arbeitgeber verpflichtet, auch die Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden (Lohnsteuerhaftungsbescheide) vorzulegen, weil eine steuerrechtliche Nachforderung in aller Regel auch eine sozialversicherungsrechtliche Beitragsnachforderung nach sich zieht. Die Prüfer sind sogar verpflichtet, die Feststellungen der Finanzbehörden im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung sozialversicherungsrechtlich auszuwerten und für nach erhobene steuerpflichtige Entgelte auch gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge nachzufordern. Die Prüfer sind berechtigt, über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus auch den Bereich des Rechnungswesens in die Prüfung einzubeziehen ( 11 Abs. 2 BVV). Dies dient etwa dem Auffinden von Honorarrechnungen der freien Mitarbeiter, die grundsätzlich nicht innerhalb der ordentlichen Lohnund Gehaltsbuchhaltung geführt werden. Entgeltunterlagen ( 8 BVV) Die Betriebsprüfer der Rentenversicherung sollen sich gem. 11 Abs. 1 BVV stichprobenartig innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnung bei den Arbeitgebern verschaffen. An die Führung von Entgeltunterlagen (Lohnkonto) hat der Gesetzgeber bestimmte Mindestanforderungen gestellt. Im Sozialversicherungsrecht müssen die Unterlagen hinsichtlich ihrer Gestaltung und ihres Aufbaus den Vorschriften des Sozialgesetzbuchs IV (SGB IV) und der Beitragsverfahrensverordnung BVV entsprechen. Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen gem. 8 BVV unter anderem die folgenden Angaben über die Beschäftigten aufzunehmen: den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ord- nungsmerkmal das Geburtsdatum bei Drittstaatsangehörigen (außerhalb des EWR) die Staats- angehörigkeit und den Aufenthaltstitel die Wohnanschrift den Beginn und das Ende der Beschäftigung den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen die Beschäftigungsart die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben das Arbeitsentgelt nach 14 SGB IV, seine Zusammenset- zung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Lohnsteuerrecht nicht besteht das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemes- sungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung den Unterschiedsbetrag nach 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b des Altersteilzeitgesetzes den Beitragsgruppenschlüssel die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil am Gesamtso- zialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten, soweit sie in den anderen Daten nicht enthalten sind bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Be- schäftigung 16 Lohn+Gehalt > März 2011

5 fokus > Betriebsprüfung ó gezahltes Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen. Bestehen die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen, sind diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden. Die Angaben nach Satz 1 Nr. 10 bis 15 und 18 sind für jeden Entgeltabrechnungszeitraum erforderlich. Die Beträge nach Satz 1 Nr. 11 und 12 sind für die Meldungen zu summieren. Berichtigungen zu den Angaben nach Satz 1 Nr. 10 bis 15 und 18 oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen. Die Angaben nach Satz 1 Nr. 8, 9 und 14 können verschlüsselt werden. Die folgenden Unterlagen sind zu den Entgeltunterlagen zu nehmen: Unterlagen, aus denen die nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 3, 9 und 17 erforderlichen Angaben ersichtlich sind die für den Arbeitgeber bestimmte Bescheinigung nach 175 Abs. 2 SGB V die Daten der erstatteten Meldungen die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird die Erklärung des Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung verzichtet wird die Niederschrift nach 2 Nachweisgesetz die Erklärung des kurzfristig geringfügig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr eine Kopie des Antrags nach 7a Abs. 1 SGB IV mit den von der DRV Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen sowie deren Bescheid nach 7a Abs. 2 SGB IV den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach 28h Abs. 2 SGB IV die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind den Nachweis der Elterneigenschaft nach 55 Abs. 3 SGV XI die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen (Einmalzahlungen). Die Entgeltunterlagen können vom an auch in elektronischer Form (auf maschinell verwertbaren Datenträgern) geführt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Vorschriften der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) für die Aufbereitung der Daten eingehalten werden. Bei einer Betriebsprüfung muss jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich sein. Lohnkonto Das Lohnkonto bietet dem Prüfer die einzige Möglichkeit, die persönlichen Daten jedes einzelnen Beschäftigten und die Brutto-/Nettoabrechnung je Abrechnungszeitraum zusammenhängend und überschaubar darzustellen. Die gesammelten Daten je Beschäftigten sind entweder als Jahreslohnkonto oder als zeitlich geordnete Sammlung von Lohn-/Gehaltsabrechnungen anzulegen. Beitragsabrechnung ( 9 BVV) Zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung sowie der Eintragungen im Beitragsnachweis hat der Arbeitgeber für jeden Abrechnungszeitraum alle Beschäftigten mit den folgenden Angaben in Listenform und nach Krankenkassen (Einzugsstellen) getrennt zu erfassen (Krankenkassen-Liste). Die Liste ist entsprechend der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit folgenden Inhalten zu erstellen: dem Familien- und Vornamen und ggf. dem betrieblichen Ordnungsmerkmal dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur BBG der Rentenversicherung dem Betrag nach 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. B AltTZG dem Beitragsgruppenschlüssel den Sozialversicherungstagen dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt dem gezahlten Kurzarbeitergeld und die hierauf entfal- > Wir können das! PER-RES optimiert Dienstplanung Zeitmanagement Zutrittsicherung Werden die Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt, ist eine zusätzliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr notwendig. Lohn+Gehalt > März 2011 mgm Management-Beratung im Gesundheitswesen GmbH Kirchheimer Straße 49d Grünstadt Tel.: / Fax: / post@mgm-gmbh.de

6 ó fokus > Betriebsprüfung lenden beitragspflichtigen Einnahmen, (diese sind zu summieren) und den hierauf entfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung den beitragspflichtigen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen den Umlagesätzen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt den Parametern zur Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld einschließlich der Differenzbeträge zwischen voraussichtlicher Beitragsschuld und der Entgeltabrechnung. In der Beitragsabrechnung sind zusätzlich Beschäftigte, für die Beiträge nicht gezahlt werden, mit dem Familien- und Vornamen und ggf. dem betrieblichen Ordnungsmerkmal sowie dem Arbeitsentgelt nach 14 SGB IV zu erfassen. Im Falle von Berichtigungen oder Stornierungen sind diese besonders kenntlich zu machen ( 8 Abs. 1 Satz 5 BVV). Prüfungsergebnis und Auswirkungen Die durch eine Betriebsprüfung entstehenden Kosten hat der Arbeitgeber gem. 7 Abs. 2 BVV allein zu tragen. Unmittelbar vor Abschluss teilt der Betriebsprüfer dem Arbeitgeber das Ergebnis der Prüfung in einer Schlussbesprechung mit. Bei diesem Gespräch können aufgetretene Zweifelsfragen sofort abschließend geklärt werden. Der Rentenversicherungsträger, der eine Prüfung durchgeführt hat, erstellt einen Prüfbericht ( 7 Abs. 3 BVV). Sofern Beiträge nachzufordern oder gutzuschreiben sind, wird der Prüfbericht der jeweiligen Einzugsstelle sowie der Künstlersozialkasse ( 7 Abs. 4 Satz 4 BVV) übersandt. Das Ergebnis der Prüfung soll dem Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung schriftlich mitgeteilt werden ( 7 Abs.4 Satz 1 BVV). Führt die Prüfung zu keinerlei Beanstandungen, so ergeht eine sogenannte Prüfmitteilung. Bei Erteilung eines Beitragsbescheids zur Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen setzt der Rentenversicherungsträger dem Zahlungspflichtigen eine Zahlungsfrist zur Begleichung der Beitragsforderungen. Bei Bescheiden, die bis zum 15. eines Monats erstellt werden (Bescheiddatum), ist als Zahlungsfrist der 15. des Folgemonats, ansonsten der 15. des übernächsten Monats zu setzen. Die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) überwacht die Einhaltung der Frist und muss bei verspäteten Zahlungen Säumniszuschläge erheben und ggf. das Verwaltungsvollstreckungsverfahren einleiten ( 28 h Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Der Prüfbericht ist vom Arbeitgeber bis zur nächsten Betriebsprüfung aufzubewahren ( 7 Abs. 4 Satz 2 BVV). Summenbeitragsbescheid Nach 28f Abs. 2 SGB IV kann nur der Rentenversicherungsträger bei Verletzung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten Alle vier Jahre wieder Betriebsprüfung in der Entgeltabrechnung 18 Lohn+Gehalt > März 2011

7 fokus > Betriebsprüfung ó durch den Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung und die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz aus der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte erheben ( 28f Abs. 2 Satz 1 SGB IV). Ist die Summe dieser Arbeitsentgelte jedoch nicht bekannt, können diese auch geschätzt werden ( 28f Abs. 2 Satz 3 SGB IV). Dies setzt voraus, dass die personenbezogene Feststellung der Versicherungspflicht, der Beitragspflicht oder der Beitragshöhe wegen der Verletzung der Aufzeichnungspflichten nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. Ein Summenbeitragsbescheid reduziert gleichzeitig in nicht unerheblichem Maße den Dokumentationsaufwand beim Arbeitgeber. Bezieht sich ein Summenbeitragsbescheid auf Arbeitsentgelte gemeldeter Arbeitnehmer, ist bezogen auf die vom Summenbeitragsbescheid erfassten Kalenderjahre eine Quotierung der beim Arbeitgeber am vertretenen Krankenkassen vorzunehmen. Ansprüche auf Sozialversicherungsbeiträge verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit. Ansprüche auf vorsätzlich vorenthaltene Beiträge verjähren in 30 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind ( 25 Abs. 1 SGB IV). Beispiel Bei einer SV-Prüfung stellt der Prüfer fest, dass für die jährlich erstatteten Kontoführungsgebühren i.h. von (800 Beschäftigte x 10 ) keine SV-Beiträge abgeführt worden sind. Obwohl eine personenbezogene Nachberechnung möglich gewesen wäre, wurde ein Summenbeitragsbescheid erteilt. Die Vorgehensweise ist zulässig, da eine personenbezogene Nachberechnung mit einem unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand verbunden gewesen wäre und die Auswirkungen für den einzelnen Versicherten nicht von Bedeutung sind. Dies gilt jedoch nicht, wenn der Beschäftigte seinen Pflichten nach 28o Abs. 1 SGB IV vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht nachgekommen ist. Zu diesen Pflichten gehört, dem Arbeitgeber die zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben zu machen und erforderliche Unterlagen vorzulegen. Zudem hat er auf Verlangen den zuständigen Versicherungsträgern unverzüglich Auskunft über die Art und Dauer seiner Beschäftigungen, die hierbei erzielten Arbeitsentgelte, bei Mehrfachbeschäftigung seine weiteren Arbeitgeber und die für die Erhebung von Beiträgen notwendigen Tatsachen zu erteilen und alle für die Prüfung der Meldungen und Beitragszahlung erforderlichen Unterlagen vorzulegen. Ein Widerspruch sowie eine Klage vor dem Sozialgericht gegen die Nachforderung nach 7a Abs. 7 SGB IV haben eine aufschiebende Wirkung. Prüfungsschwerpunkte Die Prüfungsschwerpunkte der Rentenversicherung sind einem permanenten Wandel unterzogen, neben der Beitragspflicht von Arbeitsentgelten im Allgemeinen rücken gegenwärtig die folgenden Punkte besonders in das Visier des Prüfers: 1. Feststellung der Krankenversicherungspflicht, -freiheit 2. Betriebliche Altersversorgung (bav) 3. Führung und Sicherung von Wertguthaben (Flexi II) 4. Künstlersozialabgabe 5. GmbH-Geschäftsführer 6. Freie Mitarbeiter (Scheinselbständigkeit) 7. Studenten, Praktikanten, Schüler, Rentner 8. Minijobs und kurzfristig Beschäftigte 9. Phantomlohn (laufende Entgelte) 10. Unfallversicherung (Gefahrenklassen) ab 2009 Beitragsvorenthaltung Die Beitragsvorenthaltung ist strafbar gemäß 266a Abs. 1 StGB. Gleichzeitig entsteht auch ein Schadensersatzanspruch der Einzugsstelle gemäß 823 Abs. 2 BGB in Höhe der Arbeitnehmerbeitragsanteile zur Sozialversicherung. Der Schadensersatzanspruch ist nach der Rechtsprechung selbst dann gegeben, wenn der Arbeitgeber, ohne Lohn bzw. Gehalt an seine Arbeitnehmer gezahlt zu haben, die Arbeitnehmerbeitragsanteile zur Sozialversicherung bei Fälligkeit nicht an die Einzugsstelle abführt, obwohl es ihm möglich gewesen wäre. Gemäß 28g SGB IV kann der Arbeitgeber jedoch den auf den Arbeitnehmer entfallenden Anteil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags von diesem zurückverlangen. Dieses ist indes nur dann möglich, wenn der unterbliebene Abzug bei den nächsten drei Entgeltzahlungen auch nachgeholt werden kann. Später kann er nur dann nachgeholt werden, wenn der Abzug ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist. Die Arbeitnehmeranteile, die von dem Arbeitgeber nicht zurückgefordert werden können, stellen einen geldwerten Vorteil dar, sodass sie lohnsteuerpflichtig sind. MBA Dipl.-Ing. Raschid Bouabba Geschäftsführer der MCGB GmbH Unternehmensberatung Lohn+Gehalt > März