Über die Schulter geschaut Wie man einen neuen Dokument-Typ entwickelt. tekom-regionalgruppe Nürnberg,

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1 Über die Schulter geschaut Wie man einen neuen Dokument-Typ entwickelt tekom-regionalgruppe Nürnberg,

2 Zur Person Johannes Dreikorn Bereichsleiter Technische Kommunikation Fachlicher Hintergrund: Linguist doctima GmbH Standort: Erlangen Angebot: Kunden- und Servicekommunikation Branchen: Industrie: IT, Medizintechnik, Maschinenbau Institutionen: Banken, Krankenkassen, Versicherungen Mitarbeiter: zwischen 25 und 30 (feste Mitarbeiter) Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 2

3 Agenda Was war zu tun? Kontext, Ziele, Anforderungen Wie haben wir den Einstieg gefunden? Herausforderungen und eine Denkhilfe Was kam dabei heraus? Die wichtigsten Projektergebnisse Was hat s gebracht? Nutzen über das Einzelprojekt hinaus Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 3

4 Hersteller und Produkt NIEHOFF (seit 1859) Marktführer im Bereich Ziehanlagen für die Draht- und Kabelindustrie Sondermaschinenbau ca. 400 Anlagen pro Jahr Ziehanlage (2500 Tonnen Material pro Jahr) Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 4

5 Ziehanlage Ablauf Ziehanlage Glühe Tänzer Spuler Wickler Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 5

6 Standard-Dokumentation Moderne Maschinen- Dokumentation Standardisiert Übersetzungsoptimiert Normkonform Mit CMS verwaltet Umfang Mehrere hundert Seiten Hier: 1600 Seiten Originaldokumentation Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 6

7 Ziele & Anforderungen Ziele, Kernanforderungen Neuer Dokumenttyp Kurzanleitung Zielgruppe Bediener überblicksartig zu allen Standard-Aufgaben informieren. One-Page-Lessons Weitere Anforderungen Konzept übertragbar auf andere Maschinen Übersetzbarkeit Bearbeitbar mit vorhandener Tool-Landschaft Günstige Produktion Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 7

8 Agenda Was war zu tun? Kontext, Ziele, Anforderungen Wie haben wir den Einstieg gefunden? Herausforderungen und eine Denkhilfe Was kam dabei heraus? Die wichtigsten Projektergebnisse Was hat s gebracht? Nutzen über das Einzelprojekt hinaus Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 8

9 Die größte Herausforderung Sich von festgefügten Vorstellungen lösen Vollständigkeit (Informationsmenge) Komplexität (Zusammenhänge) Standardisierung und Normierung Mut, etwas Neues zu erfinden. Kreative, spielerische Distanz zum Hergebrachten Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 9

10 Denkhilfe Leitidee Rundgang um die Anlage Für jede Station/Tätigkeit Die wichtigsten fünf Punkte Gewünschter Effekt Aha, so funktioniert das grob. Das ist im Grunde ja ganz einfach Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 10

11 Kurz? Kurz heißt nicht mehr als 20 Seiten übersichtlich anschaulich unkompliziert Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 11

12 Projektinfrastruktur Projektteam Doku-Leiter NIEHOFF Zwei Mitarbeiterinnen Berater von doctima Fachkonzept Musterseiten Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 12

13 Agenda Was war zu tun? Kontext, Ziele, Anforderungen Wie haben wir den Einstieg gefunden? Herausforderungen und eine Denkhilfe Was kam dabei heraus? Die wichtigsten Projektergebnisse Was hat s gebracht? Nutzen über das Einzelprojekt hinaus Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 13

14 Inhalt & Gliederung Was ist für den Bediener wichtig? Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 14

15 Informationsauswahl Reduziert auf das Wesentliche Welche fünf Punkte würde ich bei einem Rundgang thematisieren? Informationen, die nicht in dieses Raster passen, fallen weg. Keine komplexen Zusammenhänge Konzeptwissen, Voraussetzungen, Querverweise Keine exakte Gewichtung Was in der Realität 20 Schritte beinhaltet, stellen wir (trotzdem) in fünf Schritten dar. Thema Sicherheit Explizit thematisiert, aber nicht nach ANSI Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 15

16 Leser-Führung Farbcode als Kapitelmarker Keine Kapitelnummern Keine Seitenzahlen (Fast) keine Metadaten Jedes Kapitel beginnt mit einer einleitenden Textpassage Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 16

17 Textebenen Makrostruktur: Bewusst flach gehalten Hauptkapitel (Farbcode) Zwischenüberschrift Mesostruktur: Neun funktionale Einheiten, z. B. Orientierungstext Handlungstabelle Kerninformation Zusatzinformation Sicherheitsinformation Erläuterungstabelle Grafik mit Legende Mikrostruktur: Formulierungsstandards Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 17

18 Grafik & Layout Grafik Wichtig für Ziel Anschaulichkeit Hoher Grafikanteil Aufbereitete CAD-Daten Layout Anlehnung an Standard-Dokumentation und CI Reduziert auf wirklich benötigte Elemente Mehr Weißraum Neue Farbakzente Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 18

19 Agenda Was war zu tun? Kontext, Ziele, Anforderungen Wie haben wir den Einstieg gefunden? Herausforderungen und eine Denkhilfe Was kam dabei heraus? Die wichtigsten Projektergebnisse Was hat s gebracht? Nutzen über das Einzelprojekt hinaus Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 19

20 Nutzen Wer außer den Kunden hat noch etwas davon? Vertrieb: Leistungsnachweis mit hoher Glaubwürdigkeit Schulungsabteilung: Sanfter Einstieg für Neueinsteiger TD-Abteilung selbst Ergänzung der Standard-Dokumentation Innovationspotenzial gezeigt Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 20

21 Fazit Innovation ist möglich auch in stark reglementierten Branchen. Kreativer Anteil besteht darin, Abstand von (auch bewährten und guten) Standards zu finden. Ergebnis lässt sich mit eingeführten Standards: spezifizieren (Fachkonzept mit branchenüblicher Methodik) verwalten (CMS) produzieren (CMS FrameMaker PDF Print) Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 21

22 Herzlichen Dank für Ihr Interesse! Haben Sie Fragen? Anregungen? Diskussionswünsche? Gerne auch nach der Veranstaltung: doctima GmbH Gerberei 19, Erlangen Fon: Fax: Web: Entwicklung eines neuen Dokumenttyps doctima Johannes Dreikorn 22

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