Termine Räume Ressourcen

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1 Termine Räume Ressourcen Entstehung von Terminen mit Raumbuchungen und deren Verwaltung durch Raumverwalter/innen. Zielgruppe der Dokumentation: Wichtig: Mitarbeiter/innen der Departments, Institute und Serviceeinrichtungen mit der Funktion Raumverwaltung. Termine zentralverwalteter Räume werden durch das ZfL bestätigt. Anfragen bitte an: Terminkoordination Support / ZID Hotline hotline@boku.ac.at Inhaltsverzeichnis 1 Kurzinformationen zur Erfassung und Bearbeitung von Terminen Entstehung von Terminen Direkte Buchung über den Terminkalender des Raums Termine aus der Lehre Raumbuchungen aus Lehrveranstaltungen Raumbuchungen aus Prüfungsterminen Termine aus Veranstaltungen Wie gelange ich zu den Veranstaltungen Termine aus Weiterbildungskursen und Exkursionen Termin zu einem Kurs anlegen Terminübersicht Termine aus Sicht der Raumverwalter/innen Meine zu verwaltenden Räume wie komme ich dorthin Termine bestätigen oder ablehnen Wunsch-Termin-Übersicht öffnen Zentral verwaltete Termine Weitere Optionen des Ressourcenmanagement Alle Termine Organisationstermine Sachbearbeitertermine... 15

2 3.4.4 Von mir zu bearbeitende Terminanfragen Von mir gestellte Terminanfragen Direkte Raumbuchung Raumkalender im GroupWise abonnieren Raumkalender freischalten... 19

3 1 Kurzinformationen zur Erfassung und Bearbeitung von Terminen Termine mit Raumreservierung können auf mehrere Arten erstellt werden und zwar: Lehrveranstaltungen: LV-Erhebung und Prüfungsmanagement Veranstaltungen: über die Applikation Veranstaltungen (OrgEh - Visitenkarte) Weiterbildungskursen: wie Exkursionen und Schulungen (ZID, ZfL, PE). direkte Raumbuchungen durch Raumverantwortliche Mit der Applikation Ressourcenbelegung (persönliche Visitenkarte, früher Raumbelegung ) können Raumverantwortliche der Organisationseinheit Terminanfragen bestätigen oder ablehnen. Die Berechtigung für Raumverwalter/innen wird vom ZID vergeben. Benötigen Sie diese, kann sie Ihr/e EDV-Verantwortliche/r bei der Hotline (hotline@boku.ac.at) für Sie beantragen. Abbildung 1 Aufruf des Ressourcenmanagements... Klicken Sie auf die Applikation Ressourcenbelegung, um in die Terminverwaltung von Räumen zu gelangen. Termine Räume Ressourcen 3 (20)

4 2 Entstehung von Terminen 2.1 Direkte Buchung über den Terminkalender des Raums Seit Dezember 2014 kann jede/r Mitarbeiter/in direkt über den Terminkalender des jeweiligen Raums einen Wunschtermin buchen. Abbildung 2 Direkte Raumbuchung durch MitarbeiterInnen Auf diese Art erfasste Termine haben die Kennzeichnung persönlicher Termin, bei von RaumverwalterInnen erfassten (Fix)Termine steht Manuell erfasster Termin. 2.2 Termine aus der Lehre Termine die durch Lehrveranstaltungen und Prüfungen entstehen Raumbuchungen aus Lehrveranstaltungen Im folgendem wird die Entstehung von Terminen im Zusammenhang mit Lehrveranstaltungen beschrieben LV-Termine anlegen Suchen Sie Ihre LV aus der Lehrerhebungsliste (Applikation LV-Erhebung ). Unter der Spalte Zeit / Ort klicken Sie auf W oder S für Winter- oder Sommersemester. Termine Räume Ressourcen 4 (20)

5 Abbildung 3 Übersicht der Lehrveranstaltungen Klicken Sie W, um zur Terminansicht zu gelangen Termin / Terminserie anlegen Abbildung 4 Einzel- und Termin-Serie anlegen Für einen Einzeltermin klicken Sie auf Neuer Einzeltermin. Für einen Serientermin klicken Sie auf Neue Terminserie. Termin / Terminserie eintragen Termine Räume Ressourcen 5 (20)

6 Abbildung 5 Termin eintragen Wählen Sie Ereignisse Aufbau u. Vorbereitung bzw. Nachbereitung für Reservierungen, die für Studierende nicht sichtbar sein sollen. Termine Räume Ressourcen 6 (20)

7 2.2.2 Raumbuchungen aus Prüfungsterminen Im Folgenden wird die Entstehung von Terminen aus dem Prüfungsmanagement beschrieben. Abbildung 6 Termin und Ort einer Prüfung eintragen Unter Ort(e) sehen Sie Keine Einträge vorhanden, das bedeutet, dass noch keine Raumreservierung vorgenommen wurde Klicken Sie auf den Link neue Raumreservierung, um zur Ressourcenauswahl (Zeit und Raum) zu kommen. Termine Räume Ressourcen 7 (20)

8 Abbildung 7 Raum suchen Verwenden Sie die Schnellsuche, z.b. nach HS XV oder der Raumnummer Wählen Sie nun den gewünschten Raum aus und klicken Sie auf TERMIN FÜR DIESEN RAUM EINTRAGEN. Sollte der Fall eintreten, dass eine eingetragene Prüfung vom Raumverantwortlichen abgelehnt und ein Ersatztermin angeboten wurde, muss der Prüfungstermin geändert werden. Die bestehende Raumreservierung muss dafür im Prüfungsmanagement gelöscht (Mistkübelsymbol) und durch die korrekte Reservierung ersetzt werden. Termine Räume Ressourcen 8 (20)

9 2.3 Termine aus Veranstaltungen Beschreibung für Termine, die durch die Applikation Veranstaltungen im Veranstaltungskalender eingetragen und verwaltet werden. Diese werden im BOKUweb am jeweiligen Institut oder auch an den übergeordneten Organisationseinheiten veröffentlicht. Zusätzlich scheinen sie auch auf BOKUscreens des jeweiligen Gebäudes auf Wie gelange ich zu den Veranstaltungen Abbildung 8: Veranstaltungskalender an der eigenen Org.-Einheit öffnen Rufen Sie Ihre Organisationseinheit (im Baum linkes Fenster) auf Klicken Sie auf die Applikation Veranstaltungen. Weitere genauere Details und Dokumentation zu dieser Applikation finden Sie im BOKUweb unter: Termine Räume Ressourcen 9 (20)

10 2.4 Termine aus Weiterbildungskursen und Exkursionen Entstehung von Terminen, die durch die Applikation Schulungen oder Exkursionen entstehen und verwaltet werden. Diese werden im BOKUweb am jeweiligen Institut unter Kurse veröffentlicht. Es sind spezielle Bearbeitungsrechte nötig, um hier Termine anlegen zu dürfen Termin zu einem Kurs anlegen Terminübersicht Abbildung 9: Übersicht der Kursliste... Termineintrag erfolgt analog zu LVs durch Klick auf S oder W Abbildung 10: Termin anlegen Klicken Sie auf neuer Einzeltermin oder auf neue Terminserie, um einen neuen Termin anlegen zu können. Termine Räume Ressourcen 10 (20)

11 3 Termine aus Sicht der Raumverwalter/innen Für diese Ansicht benötigen Sie die Berechtigung Raumverwaltung für mindestens einen Raum. 3.1 Meine zu verwaltenden Räume wie komme ich dorthin Abbildung 11: Verwaltete Räume öffnen Klicken Sie auf die Applikation Ressourcenbelegung auf Ihrer eigenen Visitenkarte, um in die Terminverwaltung von Räumen zu gelangen. Sie sehen nur dann von mir verwaltete Ressourcen, wenn Sie für wenigstens einen Raum die Funktion Raumverwalter/in eingetragen haben. 3.2 Termine bestätigen oder ablehnen Abbildung 12: Übersicht Ihrer verwalteten Räume Generelles Vorgehen bei Stundenplankoordination/Terminplanung: Zentral erfasste Termine für Bachelor-Pflichtfächer dürfen seitens der Institute bzw. der Vortragenden NICHT verändert oder gelöscht wurden. Das macht eine sinnvolle Termine Räume Ressourcen 11 (20)

12 Stundenplankoordination unmöglich! Bitte Änderungswünsche nur per an bekannt geben. Geringfügige zeitliche Verschiebungen von Termin-Wünschen seitens der Stundenplankoordination sind für die bessere Auslastung der sehr knappen Hörsaalressourcen unbedingt notwendig. Wir weisen daher noch einmal auf den diesbezüglichen Rektoratsbeschluss vom Sommer 2009 hin. (siehe vom ) Auch Prüfungstermine in größeren Hörsälen können deswegen nur zu Tagesrandzeiten angesetzt werden. Bis zum Abschluss der Planungsarbeiten im Bachelor-Pflichtfachbereich sollen keine sonstigen Wunschtermine eingetragen werden, weil diese bei Überschneidungen mit Pflichtfächern gelöscht werden müssen. Der Zeitpunkt ab dem Wunschtermine für die sonstigen LVs eingetragen werden können, wird von der Stundenplankoordination jeweils pro Semester rechtzeitig bekannt gegeben. ACHTUNG: Das Eintragen eines Wunschtermins bedeutet noch keine fixe Hörsaalreservierung! Wird erst fixiert durch die Bestätigung der Raumverantwortlichen! Wunsch-Termin-Übersicht öffnen Abbildung 13: Übersicht Terminverwaltung aller Räume - Wunsch-Termine Öffnen Sie die Übersicht aller Wunsch-Termine des Raumes oder bestätigen Sie direkt alle Termine, bei denen keine Terminkollisionen vorliegen. Termine Räume Ressourcen 12 (20)

13 Abbildung 14: Übersicht aller Wunsch-Termine des Raumes... Sie können alle Termine dieses Raums auf einmal (Button Alle kollisionsfreien Termine dieser Ressource bestätigen ) oder einzeln (jeweils Hakerl setzen und Button Bestätigen ) fixieren. Beim Ablehnen muss der Termin angehakt werden und der Button Ablehnen betätigt werden. 3.3 Zentral verwaltete Termine Abbildung 15 Zentral verwaltete Termine Die Stundenplanerstellung von Bachelorstudien -Pflichtlehrveranstaltungen wird zentral vom Zentrum für Lehre durchgeführt. Diese sind dadurch erkennbar, dass in der rechten Spalte ZT (zentraler Termin) ein Ja steht. Zentrale verwaltete Termine dürfen nur nach Rücksprache mit dem ZfL abgelehnt werden bzw. haben Vorrang vor anderen Terminen (Freifächer, Wahlfächer, etc.) Termine Räume Ressourcen 13 (20)

14 3.4 Weitere Optionen des Ressourcenmanagement Wechseln Sie in den Reiter Termine Alle Termine Abbildung 16 Der Reiter Termine Abbildung 17 Alle Organisationstermine auflisten Beim Navigationspunkt alle Termine erhalten Sie eine Auflistung aller (zukünftigen) Termine in einer der Raumressourcen der Organisationseinheit Organisationstermine Abbildung 18 Organisationstermine Normalerweise kann nur der/die Ersteller/In bzw. ein/e Raumverantwortliche/r Termine bearbeiten, Organisationstermine können von allen Berechtigten einer Orgeh gemeinsam verwaltet werden (berechtigt sind Sekretariat und EDVV). Es kann also auch ein EDVV einen vom Sekretariat erstellten Termin bearbeiten (z.b. im Krankheitsfall). Termine Räume Ressourcen 14 (20)

15 3.4.3 Sachbearbeitertermine Abbildung 19 Sachbearbeitertermine auflisten Sacharbeitertermine sind Eintragungen, die direkt im Kalender des jeweiligen Raums vorgenommen wurden. Dies ist nur durch Raumverantwortliche dieses Raums möglich Von mir zu bearbeitende Terminanfragen Von mir zu bearbeitende Terminanfragen entspricht der Terminbestätigung Von mir gestellte Terminanfragen Abbildung 20 Eigene Terminanfragen auflisten Von mir gestellte Terminanfragen listet Ihre Anfragen in organisationsfremden Raumressourcen auf, die noch nicht fixiert wurden. 3.5 Direkte Raumbuchung Sie können als Raumverwalter/in einen Termin in von Ihnen verwalteten Ressourcen buchen. Öffnen Sie das Ressourcenmanagement über den Link Ressourcenbelegung auf Ihrer persönlichen BOKUonline-Visitenkarte. Termine Räume Ressourcen 15 (20)

16 Abbildung 21: Aufruf Terminkalender einer Raumressource... Klicken Sie auf die Raumbezeichnung in der Spalte Raumcode, um in den Terminkalender des Raumes zu gelangen. Abbildung 22: Terminkalender des Raumes... Klicken Sie auf den Button Neuer Termin. Termine Räume Ressourcen 16 (20)

17 Abbildung 23: Einzeltermin anlegen... Achten Sie auf den Eintrag bei Berechtigungsprofil. Ist Sachbearbeiter ausgewählt, so buchen Sie den Raum in Ihrer Rolle als Raumverantwortliche/r und erzeugen einen Fixtermin. Ist Raumantrag gewählt, so wird ein Wunschtermin erzeugt, der erst bestätigt werden muss. Termine Räume Ressourcen 17 (20)

18 Abbildung 24: Raum-Terminüberschneidungen Sollten zum gewünschten Zeitpunkt bereits Buchungen existieren, so erhalten Sie einen Hinweis. Sollten Sie den Termin trotz Überschneidung erfassen wollen, so benutzen Sie den Button Trotzdem eintragen. Termine Räume Ressourcen 18 (20)

19 4 Raumkalender im GroupWise abonnieren Zur leichteren Verwaltung mehrere Räume bzw. zur Terminfindung bietet BOKUonline die Möglichkeit, den Terminkalender eines Raumes im ical-format zu exportieren. Im Unterschied zu einem einmaligen Export, kann der Kalender somit in anderen Applikationen (GroupWise, Google Kalender etc.) abonniert werden, d.h. es werden die Daten regelmäßig synchronisiert und damit aktuell gehalten. 4.1 Raumkalender freischalten Abbildung 25: Den Kalender veröffentlichen Klicken Sie auf den Link Veröffentlichen, und kopieren Sie den entstandenen ical-link. Diesen fügen Sie im GroupWise unter abonnieren ein. Den Link erstmals erzeugen darf nur der/die Raumverantwortliche, verwenden können ihn aber auch Personen ohne diese Funktion. Details um den veröffentlichten BOKUonline ical-link im Group-Wise-Kalender zu abonnieren, finden Sie unter: Termine Räume Ressourcen 19 (20)

20 Historie Letzte Änderung: 2. Dezember 2014 Die aktuelle Version dieser Dokumentation finden Sie auf den Serviceseiten des ZID unter: Dokument Termine Räume Ressourcen TermineRaumverantwortliche_DE_V.3.2.0_ docx Quelldokument BOKU --- Aktualisierungsdatum / Autor/in Version Änderungen (LW/ZID) Dokumentation erstellt (AA/ZID) Prozessänderung durch Ressourcenmanagement (AA/ZID) Direkte Buchung und Organisationstermine Termine Räume Ressourcen 20 (20)