IT-Einsatz im Personalbereich SS 2009

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1 IT-Einsatz im Personalbereich SS 2009 Prof. Dr. W. Mülder, Hochschule Niederrhein 1 Agenda Mo Di Mi Do Fr Mülder Grundlagen E- Recruiting-Lösung PERSIS / pmanent Dirk Linn 9.00 Bröckermann 9.00 Mülder E-Recruiting Auswahl von HR- Software Software-Qualität 9.00 Bröckermann 9.00 Bröckermann Linn Fortsetzung PERSIS Mülder Software-Qualität, Software-Test Mülder E-Recruiting Lösung igrasp/stepstone Solutions, Thomas Müller incl. Testen Mülder E-Recruiting Lösung PERBIT views, Wolfgang Peetz incl. Testen Bröckermann Mülder, Bröckermann: Themenvergabe für Projektarbeiten 2 1

2 Ziele der Veranstaltung Wissen über Anwendungsmöglichkeiten moderner Personal-Software erwerben Einige wenige technische Grundbegriffe kennen lernen Praktische Vorführung Praktische Benutzung Projektarbeit: Gruppenarbeit mit dem Ziel, HR-Software zu testen 3 Grundlagen Viele Begriffe: Personaldatensystem, Personalinformationssystem (PIS), electronic Human Resources (ehr), Human Resource Information System (HRIS), Staff Information & Management System (SIMS) Definition PIS Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Weitergabe u. Ausgabe von Informationen, die zur Bearbeitung personalwirtschaftlicher Aufgaben notwendig sind; mehr als automatische Lohn- u. Gehaltsabrechnung PIS erfüllen Informationsbedürfnisse von div. Benutzergruppen 4 2

3 Entwicklung des Computereinsatzes für Human Resources Grad der Informatisierung: Anteil IT-gestützter HR-Tätigkeiten Gesamtheit aller HR-Tätigkeiten hoch niedrig Generation Lohn + Gehaltsabrechnung Host zur Rationalisierung von Routinearbeiten 2. Generation PIS PC als Schreibund Rechen- Tool Generation e-hr Web als Intelligenz- Verstärker (Enabler) 4.Generation 2005 Mobile HR ( Any Time; Any Place ) t 5 + Internet-Technik: E-Human-Resources (ESS, MSS, E-Recruitment, E-Learning) 3 Module Personalmanagement Personalbeschaffung, Stellenmanagement/ Organigramme, Personalentwicklung, Veranstaltungsmanagement, Performancemanagement, Kompetenzmanagement, Personalcontrolling, Reporting Erfassen, Bewerten und Auswerten von Anund Abwesenheitszeiten, Urlaubsplanung, Flexible Arbeitszeiten, Schichtarbeit, Zeitkonten, Personaleinsatzplanung, Vorbereitung Entgeltabrechnung Personalzeitwirtschaft Personalabrechnung/ -verwaltung Administration Personalstammdaten, Brutto- Nettoabrechnung, Rückrechnung, Lohnkonto, Entgeltnachweise, div. Auswertungen, Sozialversicherungen/DEÜV, Pfändungen, betriebliche Altersversorgung, Schnittstellen FIBU und KORE, elektr. Personalakte, Reisekostenabrechnung 6 3

4 Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft, Personalmanagement Personalabrechnung Umfasst sämtliche Aufgaben für möglichst automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung administrative Massenarbeiten, stark von Gesetzgebung abhängig, hoher Genauigkeitsgrad ( Lohnbuchhaltung ) erforderlich Personalzeitwirtschaft Erfassung, Planen und Kontrollieren von (flexiblen ) Arbeitszeiten, meist kombinierte Hardware-Software-Lösungen (Erfassungsterminals), zunehmend als Einsatzplanung bedeutsam (z.b. Handel, Call Center) Personalmanagement Verwaltung und Steuerung der strategischen Personalwirtschaft (Bewerbermanagement, Talent Management, Seminarmanagement, Ideenmanagement), Human Capital Management (Bewertungsansätze zur Bilanzierung der Mitarbeiter) 7 Einsatzbereiche SSW = Standardsoftware ISW = Individualsoftware Quelle: Studie Personalsoftware 2007 (n = 204) 8 4

5 Bevorzugte Personalsoftwarepakete Quelle: Studie Personalsoftware Stammdaten (Firmen/Personal) Adresse Bankverbindung Lohngruppe etc. Zeiterfassung Kommt-Geht- Zeiten Geleistete Arbeitsstunden etc Modul Personalabrechnung Manuelle Pflege Automat. Übernahme vor der Abrechnung Kernprogramme Personalabrechnung Bruttoermittlung Nettoermittlung Monatsauswertung Jahresauswertung Banken Überweisungen der Löhne und Gehälter Finanzbuchhaltung u. Kostenrechnung Listen - Krankenkassen - Finanzamt - Verbände -etc. Bewegungsdaten Überstunden Prämien Urlaubsgeld Dialogprogramme Manuelle Eingabe Personaldatenbank Batchprogramme Verdienstnachweise Lohnkonten Dialogprogramme u. Listen 10 5

6 Personaldaten der Lohn- und Gehaltsabrechnung Persönliche Daten Name, Adresse Geschlecht Geburtsdatum - Steuerklasse Kinder Austrittsdatum Austrittsgrund... Befristungsdatum Arbeitsvertragliche Daten Tarifgruppe Arbeitsstunden pro Monat Prozentsatz zur tarifl. Vollarbeitszeit Tätigkeitsart Tarifgehalt Freiwillige Leistungen Sachbezüge... Urlaubsgeld - Weihnachtsgeld Beihilfen Sonstige Leistungen... Ruhendes Arbeitsverhältnis Betriebsstätte - Kostenstelle... Fehlzeiten Krankheit Ohne AU Krankheit unter 6 Wochen Krankheit über 6 Wochen Eintrittsdatum Staatsangehörigkeit Organisationsmerkmale Urlaubsanspruch Einmalzahlungen Sonderurlaub Modul Personalzeitwirtschaft Client Pflege von An- und Abwesenheiten Urlaubsplanung Bearbeitung von Unregelmäßigkeiten PZE- Gerät Zeitbuchungen Zeitsalden Prämien etc. Über- und Mehrarbeitsstunden Organisationskennzeichen Betriebsunfall Erholungsurlaub PZW- System Lohnarten Personalstammdaten Zeit-Stammdaten Arbeitszeitmodelle Zeitbuchungen und Fehlgründe Bewertungen Lohn- und Gehaltssystem 12 6

7 Subsysteme und Erweiterungsbausteine Leistungsdatenerfassung im Call-Center Auswertungen/ Analysen Zutrittskontrolle/ Sicherheitssysteme Besucherdaten Schnittstelle Entgeltabrechnung Personal- Zeitwirtschafts- System Planen, Ermitteln u. Kontrollieren betrieblicher Arbeitszeiten Kantinendaten Automaten/ Kopierer Projektzeiten Personaleinsatzplanung Langzeitkonten/ Zeitwertpapiere 13 Modul Personalmanagement Personalstammdatenverwaltung Bewerbermanagement Weiterbildungs- /Seminarmanagement Nachfolgeplanung/ Management Development Betr. Vorschlagswesen Stellenplanung, Organigrammerstellung Berichtswesen, Personalcontrolling Zusätzliche Module/Spezialmodule: Abwesenheitsmanagement/Urlaubsplanung Zeugniserstellung Kompetenzmanagement Zielvereinbarungen Azubi-Management Digitale Personalakte 14 7

8 Ziele: Personalstammdatenverwaltung Gemeinsame Datenverwaltung für alle HR-Aufgaben Termin-/Fristenüberwachung Basis für individuelle Auswertungen Integration aller personalrelevanter Daten Aktuelle Auskünfte 15 Bewerbermanagement TYPISCHE FEATURES: Verwalten von Adress- und Qualifikationsdaten Schnelle Auskünfte, Bewerbungsstatus Unterstützung bei Bewerberauswahl Prüfen/Erkennen von Doppelbewerbungen Gemeinsamer Datenpool (Internet- Bewerbungen, traditionelle Bewerbungen, Briefe) Workflow-Unterstützung Word-Schnittstelle, Unterstützung bei Korrespondenz Stellenausschreibung und Profilvergleich/Rankingliste Wiedervorlagen auch als , Terminüberwachung Bewerberpool/ Interessentendatenbank möglich Intranet- und Internet-Bewerbungen möglich Kostenüberwachung 16 8

9 Quelle: Perbit Software GmbH

10 Weiterbildungsmanagement/ Seminarmanagment TYPISCHE FEATURES: Aktueller Seminarkatalog Umfassende Kurs- und Ressourcenplanung Bedarfsorientierte Weiterbildungsplanung Anmeldungen, Wartelisten, Seminarbewertungen Kosten- und Budgetverwaltung Bildungscontrolling

11 Nachfolgeplanung/Management Development TYPISCHE FEATURES: Personalentwicklung und Nachfolgeplanung Mitarbeiterbezogene Karriereplanung Stellenbezogene Nachfolgekandidaturen Potentialanalysen und Profilvergleich 360 Feedback und Auswertungen Präsentationsfähige Berichte 21 Personalberichtswesen/-controlling TYPISCHE FEATURES: Pflege / Anzeige von Mitarbeiter-, Gehalts- und Fehlzeitendaten, Qualifikationen, Stellendaten- und Besetzungsverwaltung mit Historien Erstellung von individuellen Berichten und Grafiken Zahlreiche Standardauswertungen Gehaltsplanung für beliebige Zeiträume, Soll-Ist-Vergleiche Berücksichtigung allgemeiner Parameter (z. B. SV-Sätze) Fiktive Parameter (zukünftige Ereignisse) Berücksichtigung zukünftiger Mitarbeiter Kostenstellenbezogene Planung und Hochrechnung 22 11

12 Azubi-Management TYPISCHE FEATURES: Automatische Versetzungsplanung Einzel- oder Gruppenplanung Aktuelle Übersichtspläne (AZUBI, Gruppe, Abteilung) Ad-hoc-Anfragen über Ausbildungsstand und Aufenthaltsort Leistungsbeurteilungen 23 Beispiel Azubi-Management 24 12

13 Personalakte o Ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über Werdegang des Arbeitnehmers (BAG 1988): o frei wählbar ob Papier- oder digitale Form o Voraussetzung: Beachtung der gesetzlichen Vorgaben o Unterscheidung im formellen und materiellen Sinn: Formell: Hauptakte wird als Personalakte bezeichnet, wesentliche Unterlagen werden nicht einbezogen. Materiell: maßgeblich, bezieht sich auf alle Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen Form der Personalakte Einfache Personalakte: beinhaltet alles wozu der Arbeitgeber verpflichtet ist. (z.b. auf gesetzlicher oder tariflicher Grundlage) Qualifizierte Personalakte: beinhaltet alle darüber hinausgehenden Unterlagen

14 Ziele einer digitalen Personalakte Kostenreduzierung Bessere Organisation / Prozessverbesserung Einsatz moderner Informationstechnik Konkrete Ziele: Alle Personalakten der aktiven und ausgeschiedenen Beschäftigten werden einheitlich strukturiert und optisch archiviert Schneller Zugriff auf Personalakten an jedem Ort und Verkürzung der Recherchezeiten Verbesserter Datenschutz Einsparung Büroraum/Archivierungslager Einstieg in die Nutzung einer zukünftigen Technologie mit weiteren Ausbaumöglichkeiten (Verbindung Entgeltabrechnung zu optischem Archiv) 27 IT-Architektur für E-Akte Dokumentenmanagementsystem Digitale Dokumente (CI), z.b. Lohnkonto- Daten Anwenderschnittstelle (z.b. Portal) Administrationskomponente Digitale Dokumente (NCI), z.b. pdf Eingabekomponente Scannen, Indexierung Ablage/ Archivserver Ausgabekomponente Schnittstellen Anwendungssysteme Papierdokumente Metadaten vgl. Strohmeier, S. : Informationssysteme im Personalmanagement, S

15 Ergebnis H. Kouba: Die digitale Akte, in: Personalmanager., S Rechtliche Besonderheiten von PIS: Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener). Datenschutz bedeutet ein grundsätzliches Verbot der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten mit zwei Ausnahmen: 1) Der Betroffene gibt seine ausdrückliche Zustimmung oder 2) es existiert eine Vorschrift (Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung),die die Verarbeitung regelt

16 Datenschutz Datensicherung Geschützt: natürliche Personen 9 BDSG nebst Anlage Geschützt: Hardware, Software, Daten Gefahr: Verlust, Zerstörung, Missbrauch durch Unbefugte 31 Datensicherung nach 9 BDSG und die 8 Gebote Die innerbetriebliche Organisation ist so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Insbesondere: Zugangskontrolle Zutrittskontrolle Auftragskontrolle Zugriffskontrolle 9 Eingabekontrolle Gefahr: Verletzung von Persönlichkeitsrechten Weitergabekontrolle Verfügbarkeitskontrolle Gebot der Datentrennung Ziele der Datensicherung: Verfügbarkeit Authentizität Integrität Quelle: Gola/Jaspers, Das neue BDSG im Überblick, Frechen 2001, S

17 Mitbestimmung bei Einführung von PIS Bei der Einführung und Betrieb eines Personalinformationssystems besteht außerdem nach 87, Abs. 1, Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates: 87 BetrVG (Mitbestimmungsrechte) (1) Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Fällen mitzubestimmen: Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Gesetz bezieht sich zwar auf technische Anlagen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Nach Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichtes zählen hierzu auch Personalinformationssysteme 33 BVerfGE 65, 1 (Volkszählungsurteil) Leitsätze: 1.Unter den Bedingungen der modernen Datenverarbeitung wird der Schutz des Einzelnen gegen unbegrenzte Erhebung, Speicherung, Verwendung und Weitergabe seiner persönlichen Daten von dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Art. 2 Abs.1 in Verbindung mit Art.1 Abs.1 GG abgedeckt. Das Grundrecht gewährleistet insoweit die Befugnis des Einzelnen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen. 2. Einschränkungen dieses Rechts auf informationelle Selbstbestimmung sind nur im überwiegenden Allgemeininteresse zulässig. Sie bedürfen einer verfassungsgemäßen gesetzlichen Grundlage, die dem rechtsstaatlichen Gebot der Normenklarheit entsprechen muss. Bei seinen Regelungen hat der Gesetzgeber ferner den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Auch hat er organisatorische und verfahrensrechtliche Vorkehrungen zu treffen, welche der Gefahr einer Verletzung des Persönlichkeitsrechts entgegenwirken. Quelle: Gola/Jaspers, Das neue BDSG im Überblick, Frechen 2001, S

18 Regelungstatbestände einer Betriebsvereinbarung Geltungsbereich der Betriebsvereinbarung Abschließender Katalog aller Daten, nach Dateien gegliedert Abschließender Katalog aller Verknüpfungen u. Auswertungen Regelungen der Zugriffberechtigung auf Daten u.programme Beschreibung der eingesetzten Hardware Schnittstellen zu anderen EDV-Systemen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates Kontrollrechte des Betriebsrates Rechte der betroffenen Arbeitnehmer Datenschutz Verfahren bei Verstößen gegen die Betriebsvereinbarung (Sanktionen) 35 Aufgaben: Bilden Sie Arbeitsgruppen (jeweils zu zweit) Recherchieren Sie HR-Software-Anbieter (deutsch, international) Betrachten Sie 3 Anbieter genauer: wo liegen Anwendungsschwerpunkte, welche Vorteile haben die Anbieter, welche Preise werden verlangt?) Lassen sich diese 3 Anbieter in die am Anfang vorgenommene Kategorien (Abrechnung, Zeitwirtschaft, Personalmanagement) einordnen? 36 18

19 Definition: Electronic Human Resources (ehr) webbasierte IT-Systeme, die durch Automatisierung + Delegation an Manager und Mitarbeiter den administrativen Aufwand der Personalarbeit senken sollen und neue Beratungs- u. Serviceangebote des Personalressorts ermöglichen 37 Automatisierung Ausbaustufen von Internetauftritten (nach Kerkow & Kipker, 1999) niedrig mittel hoch Informationen über das Unternehmen Stellenangebote Online- Bewerbungsbogen Online-Auswahlverfahren (AC) Vollständiger virtueller Auswahlprozess? Quelle: A. Göritz: Personalmarketing im Internet, Unternehmenswebseiten auf dem Prüfstand, München und Mering 2003, S. 9 Zeit 38 19

20 Beispiel: Interaktive Karriereberatung 39 Beispiel: Vorauswahl via Internet 40 20

21 Beispiel Knowledg Portal Quelle: Dräger 41 Portale sind webbasierte Einstiegsseiten für benutzerrelevante Informationen und Applikationen Portal kann interne u. externe Teilnehmer haben (Collaborative Portal) Portal kann intern und/oder von externen Dienstleistern betrieben werden Portal kann umfassend oder spezialisiert sein Anbieter Software-Häuser Pers.Berater Seminaranbieter Hochschulen Verlage Internet Nutzer HR-Professionals HR-Dienstleister IT-Experten Privatpersonen - Arbeitnehmer - Studenten Portal-Betreiber 42 21

22 Beispiel: HR-Portal der Ford Werke 43 Beispiel: HR-Portal von Accor 44 22

23 Beispiel: HR-Portal von Accor: Urlaubsantrag (ESS) 45 Mitarbeiter-Portal (Gesamt-Funktionen) Kommunikation Fachbezogene Communities internationale F&E Projekte Vertriebssteuerung Produktionsstatistiken Unternehmensführung Managementinformation Unternehmensdaten Unternehmensnachrichten Administrative Regeln Organisationshandbücher Employee Self Service Self-Service für Verwaltungsaufgaben Änderung Bankverbindung eprocurement Büromaterial Travel Management Anwendungssysteme Datenerfassung Datenpflege Auswertungen u. Abfragen Mitarbeiterbindung Persönliche Bedürfnisse Shopping Banking... Persönliche Informationen Fachspezifisch Wirtschaftsnachrichten... Ausbildung/ Training Lernangebote über Web Weiterbildungsangebote Weiterbildungskatalog Anmeldung zu Seminaren Knowledge Management Pflege eigener Skills Dokumente Yellow Pages 46 23

24 Aufgaben Bilden Sie erneut Arbeitsgruppen Vergleichen Sie die Bewerbungshomepages von mind 5 bekannten Unternehmen anhand von 20 selbst gewählten Kriterien miteinander Welches Unternehmen liegt vorn (wenn Sie Ihre 20 Kriterien berücksichtigen)? Welche Unternehmen waren für Sie persönlich ansprechend, welche nicht? Warum? 47 2) Ein wenig Technik (für IT-Laien) Software-Architektur für HR-Systeme Personal-Datenbank, HR-Data Warehouse Standards und Protokolle 48 24

25 Datenquellen extern / intern Internet Textverarbeitung Tabellenkalkulation Grafik Dialogprogramme Erfassen, Ändern, Löschen Systemprogramme - Passwortschutz - Zugriffsrechte - Maskengenerator - Auswertungsgenerator Schnittstellen Datenbank z.b. - Personen - Stellen - Zeiten - Lohnarten Batchprogramme z.b. Entgeltabrechnung, Zeitsalden Auswertungen und Abfragen z.b. - Verdienstnachweis - Lohnkonto - Personalbestand - Personalkennzahlen - Personalberichte Menü Hilfe Benutzungsschnittstelle Fehlerhinweise 49 Viele Schnittstellen bei PIS CO PP FI Personalkosten Produktionsplanung vorkontierte Buchungen Instandhaltung PIS Urlaub, Teilnahmen, Infos, etc. Reisekosten Browser Excel DTA: elektronische Überweisungsträger für Lohn- und Gehaltszahlung, Reisekosten etc. PM Projektsystem Banksysteme PS Externe Zeiterfassungssysteme Quelle: A. Maassen/M. Schoenen, Lern- und Arbeitsbuch SAP R/3, Braunschweig/Wiesbaden 2002, S

26 Client-Server-Architektur Client- Prozess Anforderung einer Dienstleistung Erbringung einer Dienstleistung Server- Prozess Präsentation Anwendung Datenhaltung 51 Technische Standardanforderungen: Client/Server-Lösung integrierte Inter- und Intranetfunktionen Web-basiertes Rollen-Konzept (ESS und MSS) Eignung für Application Service Providing (ASP) Eigenes oder fremdes Workflow-Managementsystem Offene Systemarchitektur, d.h. mehrere Datenbankmanagementsysteme, Betriebssysteme, Web- Browser, Endgeräte (PC, PDA, Handy) Erprobte oder zertifizierte Schnittstellen, z.b. zwischen HRIS und verschiedenen L+G-Systemen Backup-System, Spiegelplatten, USV, Firewall, evt. VPN 52 26

27 Aufbau webbasierter Personalsysteme PC-Clients PC-Clients Intranet-Clients Aus- und Weiterbildung Mitarbeiterverwaltung Entgeltabrechnung Bewerbermanagement Zeitwirtschaft Personal- Datenbank Datenbank Server Applikations- Server F I R E W A L L Manager Self Service Statistiken Mitarbeitersuche Genehmigungen v. Anträgen Employee Self Service Anträge Informationen Anschrift etc. ändern Vorschläge Interne Stellenaus- schreibungen Internet-Clients Web Server Bewerbungen Informationen 53 Quelle: UBS/Peoplesoft 54 27

28 3) E-Recruitment 55 Definition E-Recruitment Wörtlich: elektronische Rekrutierung Bezeichnet die Personalbeschaffung via Internet Früher: Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf der Unternehmenshomepage sowie Stellenbörsen und Suche nach Bewerberprofilen in Research und Stellengesuchdatenbanken Heute sind neue Anwendungsfelder hinzugekommen Vgl.: Karen Golembowski: Reichweiten und Grenzen von E-Recruitment, S. 3, Hamburg

29 Anwendungsfelder Stellenposting auf unternehmensinternen und externen Seiten Stellengesuchdatenbanken ermöglichen Recherche nach Lebensläufen und Bewerberprofilen Bewerber(vor)selektion über online-gestützte Evaluationstools Elektronisches Bewerberrelationship-Management Vgl.: Karen Golembowski: Reichweiten und Grenzen von E-Recruitment, S. 3, Hamburg Online-Bewerbung/Jobbörse Stellenausschreibung/Anzeige (Online-Stellenmarkt/Jobbörse oder Homepage) Modul Bewerbermanagement Kandidatenprofile Statistiken Serienbriefe und Online-Stellenmarkt Beschleunigter Bewerbungsprozess Reduzierung des Erfassungsaufwandes Schnelle Identifikation von Bewerbern Papierbewerbung Korrespondenz (Brief/ ) Online-Bewerbung Bewerber 58 29

30 Vorteile des E-Recruitings Anzeigen können im Vergleich zu Printmedien schneller geschaltet werden und sind rund um die Uhr verfügbar Kostengünstiger als traditionelle Stellenanzeigen in Printmedien Hohe Aktualität von Stellenanzeigen und Bewerberprofilen Schnelle und direkte Interaktion zwischen Bewerber und Unternehmen möglich Anzeigendauer ist ohne großen Mehraufwand verlängerbar Zusatzinformationen über Links abrufbar Vorauswahl über Vergleich von Angebots- und Nachfragedaten (Matching-Verfahren) Vgl.: O. V.: E-Recruiting, abgerufen am Nachteile des E-Recruitings Risiken durch die automatische Vorselektion Das Bewerbungsverfahren findet auf einer unpersönlichen Ebene statt E-Recruiting ist nicht einheitlich standardisiert Softwareprobleme Mangelnde Datensicherheit Durch eine detaillierte Vorbereitung der Einführung von E- Recruiting-Maßnahmen können diese Nachteile kompensiert werden. die Vorteile überwiegen Vgl. O. V.: E-Recruiting, abgerufen am

31 Auswirkungen des E-Recruitings E-Recruiting ist mittlerweile nicht mehr wegzudenken Einige Unternehmen setzen nur noch auf E- Recruiting Einsatz von Web 2.0-Inhalten zur Erhöhung des Rekrutierungserfolgs Blogs Podcasts/Videocasts Mobile E-Recruiting als zukünftige Weiterentwicklung Vgl. Wolfgang Jäger, Stephan Böhm: Junge Talente richtig anbaggern, HR Performance 03/2008, S Portfolio stationärer und mobiler Unternehmen-Bewerber-Kommunikation Outbound (Unternehmen zu Bewerber) Home Desktop PC Home Desktop PC Mobile Endgeräte Drahtlos Mobilfunk Home Desktop PC Internet/ Web 2.0 Inbound (Bewerber zu Unternehmen) Kiosksysteme/ Terminals Mobile Endgeräte Drahtlos Mobilfunk Infoterminal und drahtloser Zugang Hotspots Mobile Tags Entnommen aus: Wolfgang Jäger, Stephan Böhm: Junge Talente richtig anbaggern, HR Performance 03/2008, S

32 Potenziale stationärer und mobiler Zugangstechnologien für das E-Recruiting Zugangstechnik Beschreibung Bewertung E-Recruiting Home Desktop PC Kiosksysteme/ Terminal Mobiles Endgerät über drahtlose Zugangstechnologien Mobiles Endgerät über Mobilfunknetze Interaktion erfolgt über eigenen PC der Zielgruppe Nutzung für stationäres Internet (z. B. Webseiten, , Feeds, Podcasts) Interaktion über Terminal an ausgewählten lokalen Standorten Kombination mit drahtlosen Zugangstechnologien möglich Nutzung von z. B. Webseiten und aus dem Bereich des stationären Internets Interaktion an lokalen Hotspots über das eigene mobile Endgerät Direkter Download von Inhalten auf mobile Endgeräte möglich (Push/Pull) Auch Zugang zum öffentlichen Internet möglich (abhängig von Anbindung des Zugangspunkts an öffentliche Netze) Interaktion im gesamten Versorgungs-bereich der Netze über das eigene Endgerät Nutzung mobiles Internet/ mobile Mails/ mobile Messaging oder Versand von SMS/MMS etc. Bereits etablierter Zugang Innovationspotenzial für E-Recruiting vornehmlich durch neue Inhalteformate (z. B. Podcasts) Möglichkeit lokal hohe Aufmerksamkeit zu erzeugen Keine hardwarebezogenen Anforderungen seitens des Nutzers Innovationspotenziale aber eher in Verbindung mit drahtlosen Zugangstechnologien Möglichkeit zu personalisierter Zielgruppenansprache Kostenloser Datenaustausch Informationen sind auf eigenem mobilem Endgerät verfügbar Nur lokal begrenzter Einsatz Zusätzlich zu drahtlosem Zugang ist hohe Reichweite möglich Für Datenaustausch sind aber Nutzungsentgelte zu entrichten Entnommen aus: Wolfgang Jäger, Stephan Böhm: Junge Talente richtig anbaggern, HR Performance 03/2008, S Auswahlschritte und Kriterien für ein E-Recruitment-System Bedarfsermittlung Marktanalyse Engere Auswahl Entscheidung für ein System Implementierung, Setup Schulung der Anwender Betrieb, Support Die Einführung einer E-Recruitment-Software ist keine Entscheidung für zwischendurch. Eine erfolgreiche Implementierung kann durch einen strukturierten Prozess erreicht werden. Entnommen aus: Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S

33 Schritt 1: Bedarfsermittlung Analyse der Personalbeschaffungsprozesse inkl. der beteiligten Personen und Abteilungen Management von Massenaktionen, Initiativbewerbungen, Rankingfunktionen, etc. Evaluierung, inwiefern eine mögliche Internationalisierung bedacht werden soll Mehrsprachigkeit Unterschiedliche gesetzliche Anforderungen Zur Prozess- und Schnittstellengestaltung kann ein externer Berater herangezogen werden Vgl. Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S Schritt 2: Marktanalyse Ein gutes System sollte das Firmenimage zum Bewerber transportieren Kosten durch Customizing in die Auswahl mit einbeziehen, da die verfügbaren Produkte selten zu 100 Prozent zu den Unternehmensprozessen passen Schulungs-, Hosting-, Wartungs- und Supportkosten einbeziehen Exemplarische Recherche von 5 bis 10 Anbietern und Systemen Prüfung von Funktionsumfang und des Implementierungsund Betriebsgebarens Vgl. Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S

34 Checkliste zur Auswahl der richtigen Lösung Welche Ziele sollen mit einer neuen Software erfüllt werden? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung (Know-how, Projektteam, etc.) Welche Größenordnung nimmt das Budget ein? Welche Kernanforderungen werden an die Lösung gestellt (funktionale, prozessuale und technologische)? Ist gegebenenfalls der Kauf einer Software ausschließlich für einen bestimmten Bereich die richtige Wahl (Best-of-Breed-Konzept)? Soll auch dezentral auf die Lösung zugegriffen werden? Ist eine Mietlösung eine Alternative (gehostet über betreutes und gesichertes Rechenzentrum, wobei die Wartungs- und Pflegeverantwortung beim Hersteller bzw. Servicepartner liegt)? Können kurz- bzw. mittelfristig Anforderungen hinzukommen (z. B. aufgrund von Expansion), so dass eventuell später auch andere Bereiche Quelle: Human Recources Software der Praxisratgeber für Personalentscheider 67 Pflichtenheft betriebswirtschaftliche u. technische Anforderungen an die neue Software Porträt des Auftraggebers Ausgangssituation Ziele aus Anwendersicht Hardware-Anforderungen Fachliche Anforderungen Randbedingungen (Quelle: Abts/Mülder: Grundkurs Wirtschaftsinformatik, 5. Aufl. Braunschweig

35 Katalog der erforderlichen Funktionen (Auszug) Anforderung Anwendereigene Reports Erstellung von Reports im Web Berichtsbaum ja nein ja Berichtswesen Dienstleistung wird von unserer Software abgedeckt Lösung über Fremd-Software bzw. SW-Partner Bemerkungen Auswertungsmöglichkeit aller Stamm- und Bewegungsdaten durch den Anwender Zugriff auf die Daten gem. Berechtigungskonzept Graphische Darstellung von Ergebnissen Anzahl mitgelieferter vordefinierter Reports Data Warehouse verfügbar Vordefinierte Datenstrukturen, Anwender individuell modifizierbar Ausgabe von Reports wahlweise im XML, als PDF oder weiteren Formaten ja ja ja nein teilweise ja Anbindung Partnerlösung xml, html Torten-, Balkendiagramme in Summe (Abrechnungssystem und Mangementsysteme): ca Katalog der erforderlichen Daten (Auszug) Datengruppen Daten zur Person Name Vorname Pers-Nr. Geburtsname Geburtsdatum Geburtsort Nationalität Geschlecht Familienstand Einstrittsdatum R-Eintrittsdatum Organisatorische Zuordnung Anschriften Daten zur Nettoabrechnung (Steuer, SV) Region Kostenstelle Kostenstellenbezeichnung Kostenstellenname Name zust. Geschäftsführer Ort Büro Personalbereich/Unternehmen Buchungskreis Vorgesetzter... PLZ Stasse Haus Nr. Sozialversicherungsnummer Pflichtkrankenkasse private Krankenkasse AG-Anteil Tätigkeitsschlüssel Anzahl Kinder *** 70 35

36 Exemplarischer grober Zeitplan für die Systemeinführung Monat 1 Monat 2 Monat 3 Monat 4 Monat 5 Monat 6 Monat 7 Start der Umsetzung, Entscheidung für ein System steht fest Detailkonzept, Erstellung Pflichtenheft Customizing Anpassung Website Schnittstellen Testing Schulung Übernahme Altdaten Evtl. Pilotphase Lifeschaltung Entnommen aus: Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S Schritt 3: Engere Auswahl Softwarevorführung zur Bewertung Ausreichende Zeitfenster pro Präsentationstermin einplanen Unterschiede zwischen vorgeführten Systemen ermitteln Funktionale Tiefe der Systeme ausloten Testzugänge von Anbietern nutzen Zufriedenheit von Referenzkunden der jeweiligen Anbieter erfragen Vgl. Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S

37 Schritt 4: Entscheidung für ein System Grundfunktionen des Recruitings sollte von jedem System erfüllt werden Eine harmonische Anpassung in die eigene Systemlandschaft sollte möglich sein Je enger die Verzahnung mit der eigenen Webseite, umso höher die Akzeptanz beim Bewerber Beispielreferenzen helfen bei der Beurteilung Ein System ist empfehlenswert, wenn es möglichst viele Kernfunktionen in der Standardversion enthält, die beim eigenen Recruiting zur Arbeitsentlastung benötigt werden Minimierung von kostenintensivem Customizing Vgl. Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S Schritt 5: Implementierung Pflichtenheft gemeinsam mit dem Anbieter erstellen Unbedingt benötigte Schnittstellen müssen im Voraus abgeklärt werden, standardisierte Schnittstellen helfen (z. B. zu einem SAP- System) Anpassungsbedarf reduziert sich Die Parametrisierung des Systems mit Anforderungsprofilen, Prozess- Workflows, etc. kann durch die Anwender und den Systemanbieter erfolgen Bei der Zeitplanung sollten ausreichend große Puffer berücksichtigt werden um Unvorhergesehenes handeln zu können Unrealistische Zeitvorgaben können das Projekt ins Schwanken bringen Die Konzeptionsphase beginnt erst nach der Entscheidung für ein System Vgl. Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S

38 Schritt 6: Schulung der Anwender Die folgenden Fragen sollten in dieser Phase geklärt werden: Wie und in welchem Umfang soll wer geschult werden? Können Fachabteilungen mit sehr geringem Schulungsaufwand das System bedienen? Wie häufig ist voraussichtlich eine Nachschulung, z. B. aufgrund von Fluktuation, notwendig? Vgl. Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S Schritt 7: Betrieb, Support Der Anbieter sollte Angaben zu Wartung und Weiterentwicklung des Systems machen Regelung des Service Levels nach Inbetriebnahme Wer erhält Support? Die Anwender Eventuell auch die Bewerber Auf welchen Kanälen ist der Support erreichbar? Hotline Per Etc. Wann ist der Support erreichbar? Werktags 08:00 17:00 Uhr 24h Support an 7 Tagen Vgl. Ingolf Teetz: Bewerbermanagement mit System, Personalwirtschaft Sonderheft 11/2008, S