Bachelorarbeit -Kommunikation im Bewerbungsprozess Eine Analyse der technischen Umsetzung und die subjektive Bewertung der Bewerber

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1 Bachelorarbeit -Kommunikation im Bewerbungsprozess Eine Analyse der technischen Umsetzung und die subjektive Bewertung der Bewerber Verfasser: Viviane Weber Matrikelnummer: Studiengang: Business Administration Erstkorrektor: Prof. Dr. Monika Huesmann Zweitkorrektor: Prof. Dr. Heike Wiesner Datum der Abgabe:

2 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Einleitung als Kommunikationsmittel Bewerbermanagement-Systeme und deren Einbindung von s Definition Bewerbermanagementsystem Arten der Umsetzung Inhouse-Lösungen ASP/Outsourcing Möglichkeiten und Probleme der Arten Inhouse-Lösungen ASP/Outsourcing Organisation anhand von Beispielsystemen Delphi - d.vinci HR Diagnostics Jobmatcher Beurteilung der Ergebnisse Auswirkungen von -Kommunikation zwischen Bewerber und Unternehmen Chancen und Gefahren Grundanforderungen an die -Kommunikation im Bewerbungsprozess Empirische Studie Wahl der Erhebungsmethode Fragebogenkonstruktion Zielgruppendefinitionen Veröffentlichung der Befragung Analyse der Befragung

3 6.1 Rücklauf Auswertung Fazit der Studie Schlusswort...46 Literaturverzeichnis...49 Anhang...53 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1- Sender-Empfänger-Modell...5 Abbildung 2-4-Seiten einer Nachricht...7 Abbildung 3 - ASP-Lösung...13 Abbildung 4 - d.vinci...19 Abbildung 5 - HR Diagnostics...20 Abbildung 6 - Media-Richness-Modell nach Reichwald et al...27 Abbildung 7 - Teilnehmerzusammensetzung...34 Abbildung 8 - Beurteilung der Bewerber über ihr Erleben der - Kommunikation im Bewerbungsprozess...35 Abbildung 9 Andere gewünschte Kommunikationsform...36 Abbildung 10 - Alternative Kommunikationsform zur Vermeidung eines Missverständnis...38 Abbildung 11 - Rückmeldung nach Bewerbung...39 Abbildung 12 - Rückmeldung nach Vorstellungsgespräch

4 1. Einleitung [D] Wenn Kommunikation unterstützt wird durch elektronische Medien, dann ist das eine Hilfe. Wenn sie aber ersetzt wird durch elektronische Medien, dann liegt dort eine Gefahr, denn menschliche Kommunikation ist nicht nur Übermittlung von Sachaussagen, sondern sie transportiert zwischenmenschliche Bindung. 1 Ein Zitat von Lutz von Rosenstiel, ein deutscher Arbeits- und Organisationspsychologe, dem der deutsche Psychologiepreis und das Bundesverdienstkreuz verliehen wurde und der sich durch mehrere Veröffentlichungen, vor allem im Bereich der Arbeits- und Organisationspsychologie, einen Namen machte. Lutz von Rosenstiel machte mit seiner Aussage auf eine Problematik aufmerksam, die in der heutigen Bewerberkommunikation eine wichtige Rolle spielt. 78,4% der Unternehmen in Deutschland bevorzugten elektronische Bewerbungen vor Printbewerbungen (Stand 2011). Prognostiziert wird, dass bis 2016 diese Zahl noch um 10% steigen wird. 2 Dies bedeutet für Bewerber und Unternehmen eine immer größere Bedeutung der -Kommunikation im Bewerbungsverfahren. Wobei der Begriff Bewerber männliche und weibliche Personen einschließt und nur zu besseren Lesbarkeit auf die weibliche Form verzichtet wird. In meiner folgenden Arbeit möchte ich die Chancen der -Kommunikation im Bewerbungsprozess näher beleuchten und auf die Gefahren hinweisen. Es steht die Beantwortung folgender Frage im Mittelpunkt: Welche Möglichkeiten der technischen Umsetzung durch die Unternehmen gibt es hinsichtlich der E- Mail-Kommunikation mit Bewerbern und wie bewerten die Bewerber die Kommunikation mit Unternehmen im Bewerbungsprozess? Hierzu soll die -Kommunikation zwischen Bewerber und Unternehmen im Vordergrund stehen, beispielsweise Nachfragen von Bewerbern an das Unternehmen sowie Rückfragen von dem Unternehmen an den Bewerber und Rückmeldungen bezüglich der Bewerbung. Die ist ein elektronisches Medium und kann die Kommunikation im Bewerbungsprozess um ein Vielfaches erleichtern. Jedoch entstehen, neben 1 Rosenstiel von, Lutz (o.j) 2 Vgl. Chris; monster.de (2012) 3

5 vielen positiven Attributen auch negative Nebeneffekte durch den Einsatz von E- Mails. Dazu soll im zweiten Kapitel das Kommunikationsmittel näher beschrieben werden sowie Erklärungsmöglichkeiten zum Auftreten von Missverständnissen. In dieser Arbeit soll auch auf mögliche Fehlerquellen der aufmerksam gemacht werden. Diese werden stark beeinflusst durch die technische Umsetzung des Bewerbermanagements und den eingesetzten Bewerbermanagementsystemen, die im dritten Kapitel näher beschrieben werden. Des Weiteren soll im vierten Kapitel näher beleuchtet werden, wie sich die - Kommunikation auf den Bewerber und das Unternehmen auswirken kann, welche Chancen und Probleme entstehen können und warum s zur Kommunikation eingesetzt werden. Im zweiten Teil der Arbeit wird der Kerninhalt die Auswertung einer empirischen Studie sein. Hierfür wurden Personen nach ihrer subjektiven Bewertung der E- Mail-Kommunikation im Bewerbungsprozess befragt, wobei die Sicht der Bewerber im Vordergrund steht. Es soll die Frage beantwortet werden: Wie ist die subjektive Bewertung der Bewerber von -Kommunikation im Bewerbungsprozess? Hierzu wurden nur Studenten und Personen mit einem abgeschlossenen Studium befragt. Die Umfrage soll zeigen, wie Bewerber das Kommunikationsmittel grundsätzlich bewerten und die Erfahrung der Befragten mit diesem Kommunikationsmittel im Bewerbungsprozess widerspiegeln. Auch durch persönliche Erfahrungen im Bereich Recruiting und der Bewerberkommunikation konnte ich die Aktualität des Themas selber erfahren. Es ist unbestreitbar, dass die auch im Bewerbungsprozess eine große Hilfe darstellt, jedoch sollen in dieser Arbeit nicht nur die Vorteile, sondern auch die Gefahren der -Kommunikation aufgezeigt werden. Außerdem soll ein Meinungsbild von Bewerbern über die -Kommunikation im Bewerbungsprozess erstellt werden durch die Umfrage. 4

6 2. als Kommunikationsmittel Kommunikation ist allgemein der Prozess, bei dem Personen oder Systeme zum Zweck der Verständigung Nachrichten oder Informationen übermitteln und verarbeiten. 3 Sie ist sozusagen der Überbegriff für alle Prozesse, in denen Botschaften gesendet oder empfangen werden. Als Botschaft ist in diesem Zusammenhang nicht nur der reine Informationsaustausch zu verstehen, sondern auch wie die Information übermittelt wird. Das Sender-Empfänger-Modell stellt diese Theorie besonders gut dar. Der Sender ist die Person, die eine Botschaft sendet und der Empfänger entschlüsselt diese. 4 Sender Botschaft Empfänger Abbildung 1- Sender-Empfänger-Modell 5 Es gibt für den Sender verschiedene Möglichkeiten Informationen zu übermitteln. Als Information ist der reine Inhalt der Botschaft zu verstehen. Sozusagen die reine Sachaussage der Botschaft. Da die Kommunikation von verschiedenen Faktoren beeinflusst wird, wie der Kommunikationsform oder der Beziehung zwischen Kommunikationsteilnehmern ect. Dadurch entschlüsselt der Empfänger andere Informationen als der Sender mitteilen wollte und es können Missverständnisse entstehen. Es gibt verschiedene Wege, auf denen kommuniziert werden kann: Die verbale Kommunikation wird durch Sprache und Zeichen durchgeführt, die para-verbale Kommunikation wird definiert durch die Art der Ansprache, also durch Betonung, Pausensetzung, Lautstärke usw. und die nonverbale Kommunikation wird vor allem durch Mimik und Gestik verwirklicht. 6 Bei der verbalen Kommunikation kann ein großer Informationsverlust entstehen, hierbei gilt: 3 Pepels, Werner (2013), S Vgl. Stührenberg, Lutz (2003), S Eigene Darstellung in Anlehnung an Schulz von Thun, Friedemann (1998), S Vgl. Stührenberg, Lutz (2003), S. 17 5

7 Gesagt ist nicht gleich gehört, gehört ist nicht gleich verstanden, verstanden ist nicht gleich einverstanden sein, einverstanden sein ist nicht gleich können, können ist nicht tatsächlich wollen. 7 Um Missverständnisse zwischen Sender und Empfänger zu vermeiden, ist vor allem das Zusammenspiel zwischen verbaler, para-verbaler und nonverbaler Kommunikation entscheidend. Während des Kommunikationsprozesses kann es zu Störungen kommen. Damit aber eine Botschaft vom Empfänger so entschlüsselt wird, wie der Sender sie gemeint hat, müssen beide über die gleichen Codes zur Entschlüsselung verfügen. Gerade bei unterschiedlichen Sprachen und Traditionen kann es im Kommunikationsprozess sehr schnell zu Missverständnissen kommen, aber auch Kommunizierende, die im gleichen Kulturkreis leben, können mit bestimmten Wörtern oder Gestiken unterschiedliche Gefühle und Empfindungen verbinden. Dadurch können auch bei technisch störungsfrei übermittelten Nachrichten Missverständnisse entstehen. 8 Zusätzlich spielen die vier Seiten einer Nachricht in dieser Hinsicht eine entscheidende Rolle. Nach dem bekannten Modell von Schulz von Thun gibt es die Sach-, Beziehungs- und Appellebene sowie die Selbstoffenbarung. In der Regel spielen alle vier Ebenen bei der Informationsübertragung eine Rolle, jedoch in unterschiedlicher Gewichtung. Wichtig hierbei ist, dass Sender und Empfänger diese Ebenen durch ihr eigenes Verständnis und ihre Persönlichkeit beeinflussen. Versucht also der Sender eine Information zu übermitteln, hängt eine erfolgreiche Entschlüsselung der Botschaft auch davon ab, auf welchem Ohr dem Beziehungs-, Sach-, Appell- oder Selbstoffenbahrungsohr der Empfänger die Information versteht und ob dies bei der Botschaftsübertragung vom Sender beachtet wurde. Dadurch können Missverständnisse entstehen und wie schon zuvor erwähnt alle Ebenen spielen bei einer Nachricht in unterschiedlicher Gewichtung eine Rolle. Dieser Sachverhalt wird in der Abbildung 2 noch einmal dargestellt. 7 Stührenberg, Lutz (2003), S Vgl Görgen, Prof Dr. Frank (2005); S

8 Sachinhalt Sender Selbstoffenbarung Nachricht Appell Empfänger Beziehung Abbildung 2-4-Seiten einer Nachricht 9 Die Sachebene wird dadurch gekennzeichnet, dass der reine Informationsgehalt der Aussage im Mittelpunkt steht. Eine direkt und explizit ausgesprochene Botschaft ohne zum Beispiel den Einfluss der Vergangenheit, die beide Kommunikationspartner zuvor miteinander hatten. Auf dieser Ebene wird und sollte vor allem in professionellen Gesprächen kommuniziert werden. Das bedeutet, der Empfänger nimmt nur den Sachinhalt der Botschaft auf. Auf der Beziehungsebene wird die Entschlüsselung der Botschaft durch die, wie der Name bereits sagt, Beziehung der beiden Kommunikationspartner beeinflusst. Jedoch spielt es auch eine Rolle, ob sich beide noch nicht kennen und noch keine Beziehung aufbauen konnten. Die Beziehungsebene wird stark von Faktoren wie Sympathie und Vertrauen beeinflusst ect. und wie lange sich Empfänger und Sender schon kennen. Ein Empfänger, der den Sender schon lange kennt, wird mit höherer Wahrscheinlichkeit die Information einer Botschaft auch so entschlüsseln, wie es die Intention des Senders war. Wohingegen bei neuen Begegnungen besonders stark auf die verbale und nonverbale Kommunikation geachtet wird, hier spielt die nonverbale Kommunikation eine übergeordnete Rolle. Auf der Appellebene will der Sender den Empfänger dazu bewegen etwas zu tun, zu fühlen oder zu denken. Wobei generell alle Informationsübertragungen in irgendeiner Form zum Handeln oder zum Umdenken auffordern. Betrachtet man eine Nachricht auf der Ebene der Selbstoffenbarung, erkennt man, dass bei jeder Vermittlung einer Nachricht auch Auskünfte über den Sender bekannt gegeben werden. In der Regel wollen alle Sender sich vorteilhaft präsentieren, dafür wendet der Sender Techniken der Selbsterhöhung und Selbstverbergung an. Der Empfänger bezieht in dieser Ebene bei der 9 Eigene Darstellung in Anlehnung an Schulz von Thun, Friedemann (1998), S. 30 7

9 Entschlüsselung der Botschaft die Information nicht auf sich und würde einen Appell gar nicht verstehen, da er davon ausgeht, dass der Sender mit seiner Botschaft nur etwas von sich preisgibt. 10 Das Sender-Empfänger-Modell mit den vier Ebenen soll in einem Beispiel nochmals näher erläutert werden: Der Assistent sagt zur Chefin: Ich mache jetzt Feierabend., woraufhin die Chefin antwortet: Oh, so früh schon. Ich wünsche Ihnen einen schönen Feierabend. Die Antwort der Chefin kann anhand der vier Seiten einer Nachricht völlig verschieden vom Assistenten interpretiert werden. Auf der Sachebene würde der Assistent die Aussage der Chefin nur auf dem Sachohr hören und somit nur den reinen Informationsgehalt herausfiltern. Dieser wäre, dass er früh Feierbabend macht und ihm ein schöner Feierabend gewünscht wird. Auf dem Beziehungsohr kann die Antwort in vielfältiger Weise vom Empfänger bzw. Assistenten entschlüsselt werden. Die hier kurz dargestellte Gesprächssituation, sagt nichts über die Beziehung der beiden Beteiligten aus. Deshalb gehen wir in diesem Beispiel davon aus, dass der Assistent in der Regel sehr lange und fleißig arbeitet und seine Chefin dies sehr zu schätzen weiß. Also würde der Assistent die Aussage sehr wahrscheinlich folgendermaßen interpretieren. Seine Chefin gönnt ihm den frühen Feierabend. Würde der Assistent die Botschaft auf der Selbstkundgabeebene entschlüsseln, könnte er dies so verstehen, dass die Chefin auch gerne Feierabend machen möchte. Als Appell der Chefin könnte man auch verstehen, dass der Assistent zu früh Feierband macht und lieber länger bleiben sollte. An dem Beispiel ist erkennbar, dass eine Botschaft unterschiedlich entschlüsselt werden kann vom Empfänger. Ein Sender muss sich bewusst sein, dass die Botschaft, die er sendet vom Empfänger unterschiedlich interpretiert werden kann und dieser eine Information entschlüsselt, die vom Empfänger nicht so gemeint ist. Und jeder Empfänger ist anders. Das bedeutet ein Empfänger, der mehr auf dem 10 Vgl. Schulz von Thun, Friedemann (1998), S

10 Sachohr hört, würde bei einer Nachricht nicht zwischen den Zeilen lesen und nur den reinen Informationsgehalt entschlüsseln, wohingegen jemand, der auf dem Appellohr hört, schnell eine Nachricht als Aufforderung, etwas zu tun, versteht. Hier zum Beispiel könnte der Assistent das Gefühl haben lieber noch länger zu arbeiten, anstatt schon Feierabend zu machen. Davon abgesehen wird zwischen verschiedenen Arten der Kommunikation unterschieden. Die persönliche oder unpersönliche Kommunikation, die organisationsinterne oder organisationsexterne Kommunikation, die symmetrische oder asymmetrische Kommunikation und die einperiodische oder mehrperiodische Kommunikation. Zu dem Thema -Kommunikation wird vor allem die persönliche oder unpersönliche Kommunikation eine übergeordnete Rolle spielen. Die Kommunikation wird zusätzlich in vier Dimensionen unterteilt. Das Kommunikationsnetz, die Häufigkeit und Dauer der Kontakte, der dabei stattfindende ein- oder zweiseitige Signalaustausch und das eingesetzte Kommunikationsmittel. 11 Alle diese Faktoren beeinflussen den Kommunikationsprozess und spielen eine entscheidende Rolle, ob die Kommunikation zwischen zwei Personen von Problemen und Missverständnissen geprägt ist oder nicht. Missverständnisse können im Kommunikationsprozess durch verschieden Formen der Rückkoppelung vermieden werden. Durch das Readback wird die Aussage des Senders in den eigenen Worten des Empfängers wiederholt. Dadurch kann der Sender die Information bestätigen oder korrigieren (Hearback). Des Weiteren kann der Empfänger bei Unsicherheiten nachfragen. Auf diesem Weg kann festgestellt werden, ob die Botschaft des Senders richtig entschlüsselt wurde. Zusätzlich sollten Informationen ohne Ausschweifungen, kurz und bündig vermittelt werden. Geht es um den reinen Informationsgehalt einer Botschaft sollte der Sender außerdem auf der Sachebene kommunizieren. 12 Aber wie wirken sich nun diese Erkenntnisse auf die Kommunikation zwischen Bewerber und Unternehmen über die aus? Kommunizieren Bewerber und Unternehmen über die , ist das eine Schriftkommunikation. Der Informationsaustausch erfolgt also nur über die Schrift. 11 Vgl. Schauwecker, Daniel (2012), S Vgl. Hoffinger, Gesine (2012), S

11 Bei diesem Kommunikationsmittel gibt es keine Möglichkeit Gestik und Mimik des Kommunikationspartners zu deuten, genauso wenig gibt es die Möglichkeit der para-verbalen Kommunikation. Dies wird auch als Kanalreduktion bezeichnet. Durch das Fehlen dieser Möglichkeiten kann ein großer Informationsverlust entstehen und zu Missverständnissen führen. 13 In der Regel spielen für den Empfänger dessen Erfahrungen, sein Vorwissen und seine aktuelle Stimmung eine große Rolle bei der Interpretation der . - Innerhalb der -Kommunikation zwischen Bewerber und Unternehmen besteht grundsätzlich die Situation, dass beide sich nicht kennen. Dadurch wird die Möglichkeit des Entstehens von Missverständnissen erhöht. Der Informationsaustausch durch die im Bewerbungsprozess wird in der Regel auf einer Sachebene stattfinden. Jedoch wurde bereits vorher erwähnt, dass alle vier Seiten einer Botschaft in unterschiedlicher Gewichtung eine Rolle spielen und somit trotzdem die Selbstkundgabe, das Beziehungs- und Appellohr bedeutend sind. Für den Sender und Empfänger ist es in dieser Situation umso schwieriger zu verstehen auf welchem Ohr, der jeweils andere hauptsächlich die Informationen hört. Keiner der beiden kann die Gestik oder Mimik des anderen deuten, auch die para-verbale Ebene wird durch die nicht bedient wie Betonungen, Lautstärke der Stimme usw. 14 Im Alltag werden bei der -Kommunikation oft Emoticons, Smileys, Akronyme oder Aktionswörter eingefügt, um dem Gesprächspartner Emotionen zu vermitteln und zu verdeutlichen, wie eine Information zu verstehen ist. Im normalen Schriftverkehr unter Freunden und Bekannten ist das Einfügen von Smileys gebräuchlich und hilft dabei Missverständnisse zu vermeiden. Jedoch bei der Kommunikation zwischen Bewerber und Unternehmen wirken diese Mittel unseriös und sind unangebracht. 15 Infolgedessen besteht bei der Kommunikation über die ein großes Gefahrenpotential zum Auftreten von Missverständnissen. 13 Vgl. Kielholz, Annette (2008), S. 9, Vgl. Kielholz, Annette (2008), S Vgl. Kielholz, Annette (2008), S

12 3. Bewerbermanagement-Systeme und deren Einbindung von s 3.1 Definition Bewerbermanagementsystem Die verschiedenen Bewerbermanagementsysteme spielen gerade bei der Organisation eine große Rolle. Meistens läuft die Kommunikation mit den Bewerbern über diese Systeme, damit der gesamte Gesprächsverlauf in den Akten gespeichert ist und die Personalmanager einen guten Überblick über den gesamten bisherigen Kommunikationsverlauf haben. Bewerbermanagementsysteme sind (D) computergestützte Anwendungen zur zentralen Verwaltung von Bewerberdaten. 16 Oft sind diese in ein allgemeines Personalinformationssystem integriert. Also werden über das System nicht nur Recruitingprozesse gesteuert und verwaltet, sondern auch zum Beispiel Prozesse bezüglich der Mitarbeiter. Somit nimmt das Bewerbermanagement-System oft nur einen Teil des gesamten Systems ein. Jedoch gibt es hier unterschiedliche Umsetzungsmöglichkeiten, die im nächsten Punkt näher beschrieben werden. Aber gerade diese Systeme können Fehlerquellen liefern. Beispielsweise könnte der Personalrecruiter sich einfach nur verklicken und versendet anstatt einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch eine Absage. Im folgenden Kapitel geht es um die Arten der Umsetzung der Bewerbermanagementsysteme, die Organisation sowie deren Möglichkeiten und Probleme. 3.2 Arten der Umsetzung Inhouse-Lösungen Die Inhouse-Lösung wird im Unternehmen installiert und ausgeführt. Hierbei wird die bereits vorhandene HRM Software analysiert und das neue System muss angepasst und integriert werden. Das Unternehmen hat die Möglichkeit eine Standartsoftware zu installieren oder die kostenintensivere Variante einer 16 Schauwecker, Daniel (2012), S

13 individuell angepassten Neuentwicklung, die auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist, anzuwenden. Die Inhouse-Lösungen werden noch einmal untergliedert in modulare Produkte, die Gesamtpakete und Einzel- bzw. Insellösungen. 17 Modulare Lösungen sind, wie der Name schon sagt, Softwarelösungen, bei denen das Unternehmen verschiedene Module kaufen kann. Ein Modul ist ein (D) Baustein eines Softwaresystems, (D) welches eine funktional geschlossene Einheit darstellt und einen bestimmten Dienst bereitstellt. 18 Also muss ein Unternehmen keine Gesamtlösung kaufen, sondern kann nur die Teile auswählen, die sinnvoll sind und die bestehenden Programme vorteilhaft ergänzen. Das beste Beispiel für solche modularen Lösungen ist der Softwareanbieter SAP. SAP bietet die Programme SAP R/2 und SAP R/3 an. Hier wird die Personalsoftware in verschiedene Funktionsbereiche untergliedert, zum Beispiel die Produktionsplanung, Finanzen usw. Diese sind wiederum in verschiedene Module unterteilt. Eines davon wäre dann das Bewerbermanagement. Gesamtpakete hingegen bieten Lösungen für alle Funktionen oder einen ganzen Bereich des Unternehmens an. Zum Beispiel für den Bereich Personal gibt es keine Software ausschließlich für das Recruiting, sondern auch für alle anderen Bereiche, wie Beispielsweise die Mitarbeiterverwaltung, die Mitarbeiterentwicklung und die Entgeltabrechung. Es gibt so gut wie keine Schnittstellen zu anderer Software und damit funktioniert das System nur für sich alleine im Gesamtpaket. Einzel- oder Insellösungen bieten individuelle Lösungen für einen bestimmten Bereich im Unternehmen. Oft ist in diesem Bereich ein standardisiertes Programm nicht optimal für das Unternehmen ASP/Outsourcing Die zweite Variante ist die sogenannte ASP-Lösung, die Abkürzung steht für Application Service Providing. Bei diesem System handelt es sich um das 17 Vgl. Schauwecker, Daniel (2012); S Lackes, Prof. Dr. Richter, Siepermann, Dr. Markus (o.j.) 19 Vgl. Schauwecker, Daniel (2012); S

14 Bereitstellen und Betreiben von Informationssystemen über Netzwerke, speziell das Internet und Virtual Private Networks durch ein Dienstleistungsunternehmen gegen Entgelt. 20 Die sogenannten ASP-Lösungen sind eine günstige Alternative zu den Inhouse- Lösungen und kommen auch für kleinere Unternehmen in Frage. ASP-Lösungen werden in vielen Bereichen angeboten. Im Bewerbermanagement würde dann beispielsweise die Möglichkeit bestehen, die Erfassung der Bewerberdaten und die Vorauswahl extern bearbeiten zu lassen. Anbieter von ASP-Lösungen stellen nicht nur das System bereit, sondern sind Eigentümer der Software, verwalten die Lizenzen und es befindet sich die gesamte Infrastruktur beim Anbieter. Des Weiteren ist der Anbieter auch der Inhaber der Hardware und für das Systemmanagement und den Betrieb zuständig. Das Unternehmen zahlt, wie schon zuvor erwähnt eine Miete für die Benutzung der Software, diese kann pauschal abgerechnet werden oder nutzerabhängig und das System wird über eine Datenleitung dem Unternehmen bereit gestellt. 21 Nur selten werden unternehmensindividuellen Anpassungen der ASP-Lösungen angeboten. Jedoch gibt es Möglichkeiten die Software und die Bedürfnisse des Unternehmens einander anzupassen. Es können Inhalte, Umfang und Ausprägung detailliert spezifiziert werden. Diese Anpassungen hängen jedoch von der Kundenorientierung des Anbieters ab. 22 Abbildung 3 - ASP-Lösung 23 Generell steht der Begriff Outsourcing für die nachhaltige Nutzung externer Ressourcen im Sinne einer Auslagerung derzeit selbst durchgeführter Aktivitäten auf Dritte [D] 24 In diesem Zusammenhang werden Unternehmensaufgaben, 20 Strohmeier, Stefan (2008); S Vgl. Schauwecker, Daniel (2012), S Vgl. Strohmeier, Stefan (2008); S Strohmeier, Stefan (2008); S Krystek, Ulrich (2009); S

15 speziell Personalmanagementprozesse an externe Dienstleister vergeben. Im Gegensatz zum ASP, wo nur Teilbereiche ausgegliedert werden, wird beim Outsourcing ein Gesamtprozess in die Verantwortung eines Dienstleister gegeben. 3.3 Möglichkeiten und Probleme der Arten Inhouse-Lösungen Das Unternehmen kauft in der Regel, egal ob es sich um ein Gesamtpaket, eine modulare Lösung oder eine Insellösung handelt, die Lizenz der Software. Jedoch treten dadurch hohe Implementierungskosten auf. Die Wartung, Instandhaltung und Up Dates liegen in der Verantwortung des Unternehmens. Die nötigen Räumlichkeiten, wie Serverräume und die Hardware müssen vom Unternehmen bereit gestellt werden. Ein Nachteil im Gegensatz zu den Mietlösungen sind hier die hohen Anschaffungskosten. Andererseits kann die Software auch nach der Abschreibungsdauer noch verwendet werden im Gegensatz zu einer Mietlösung. Dies setzt jedoch einen längeren Nutzungszeitraum voraus sowie, die Nichtabschaffung der Software, weil sie veraltet ist. Es können demzufolge durchaus Kostenvorteile entstehen durch eine lange Nutzungsdauer. Davon abgesehen besteht die Möglichkeit die Software an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen und diese individuell zu programmieren, um auf die Prozesse innerhalb eines Unternehmens einzugehen. Ein Vorteil ist es außerdem, dass die Daten im Unternehmen gespeichert werden und nicht im Netz. Dies erschwert es außenstehenden Personen auf die Daten unerlaubt zuzugreifen und erhöht somit den Datenschutz. Ein besonders wichtiger Faktor im Bewerbermanagement, da es hier sehr strenge Datenschutzrichtlinien gibt hinsichtlich Bewerberinformationen. Ein weiterer großer Vorteil ist die Verfügbarkeit der Daten. Besteht die Notwendigkeit des Zugriffs auf das Bewerbermanagementsystem über das 14

16 Internet, entsteht folglich eine Abhängigkeit. Ein Ausfall des Internets würde demzufolge dazu führen, dass Bewerbungen nicht bearbeitet werden können. Allerdings muss bei der Inhouse-Lösung, wie schon zuvor erwähnt, die Wartung und Instandhaltung durch das Unternehmen erfolgen. Damit geht neben dem Kostenfaktor auch ein zusätzlicher organisatorischer Aufwand für das Unternehmen einher. Entweder muss Fachpersonal eingestellt bzw. ausgebildet werden oder die Beauftragung eines externen Dienstleister wird erforderlich. Die häufige Nichtgewährleistung der Aktualität der Software ist ebenso zu bedenken. Neben dem Faktor, dass bei einem Kauf von Software diese nach ein paar Jahren nicht mehr dem aktuellen Entwicklungsstand entspricht, werden vom Softwarehersteller sogenannte Patches angeboten. Diese werden installiert, um Sicherheitslücken, fehlende Attribute und neue Standards in das System zu integrieren. Die Installation dieser Patches wird jedoch oft nicht zeitnah im Unternehmen durchgeführt ASP/Outsourcing Bei den sogenannten Mietlösungen ergibt sich ein hohes Kosteneinsparpotential. Die Software wird nutzungsabhängig bezahlt und hierfür gibt es verschiedene Varianten, wie zum Beispiel die Bezahlung pro Benutzer pro Monat, nach Funktionsumfang usw. Vorteilhaft ist die Kombination verschiedener Preismodelle miteinander. Des Weiteren entstehen keine Kosten für eine IT-Abteilung im Unternehmen oder für die Schulungen von Mitarbeitern bzw. die Einstellung von Fachpersonal, die Bereitstellung von Räumen und der Hardware etc. Diese Aufgaben sowie die Kosten liegen alle bei dem Anbieterunternehmen. Im Gegensatz zu der Inhouse-Lösung ist diese Variante schon nach relativ kurzer Zeit vom Unternehmen nutzbar. In der Regel wird für die Implementierung des Systems nur eine Internetverbindung benötigt. 25 Vgl. O.A. (2011), S

17 Von Vorteil ist, dass die Wartung und die Aktualisierung der Software in der Verantwortung des Anbieters liegen. Zusätzlich bieten die ASP-Lösungen eine hohe Flexibilität. Da auf die Systeme oft nur durch einen Internetbrowser zugegriffen werden kann, können Mitarbeiter von jedem Ort aus arbeiten und benötigen lediglich eine Internetverbindung. Ein vorteilhafter Nebeneffekt ist die Anpassungsfähigkeit der Software. Fällt Mitarbeitern im Laufe der Zeit beim Arbeiten mit der Software auf, dass bestimmte Funktionen fehlen, können diese hinzugebucht werden oder andere nichtgenutzte Funktionen werden abgestoßen. Zum Beispiel das Unternehmen möchte nun zur Bewerberauswahl Einstellungstests durchführen. Diese werden vor allem auch, hinsichtlich der -Einladungen über das System verwaltet, welches nun entsprechend angepasst werden muss. Das Unternehmen kann sich im Falle einer Ausgliederung bestimmter Verantwortungen besser auf das Kerngeschäft konzentrieren und sichert sich somit einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten, die ihre Bewerberveraltung selber übernehmen. Ein wichtiger Faktor, der bei ASP-Lösungen bedacht werden muss, ist die Datensicherheit und schutz. Wie schon bei der Inhouse-Lösung beschrieben, ist dieser Punkt gerade im Bewerbermanagement sehr wichtig. Externe Personen haben es leicht, auf die internen Daten zuzugreifen. Ein Bekanntwerden der Bewerberinformationen kann dem Unternehmen finanziell stark schaden und wirkt sich negativ aus das Unternehmensimage aus. Des Weiteren können die ASP-Systeme gewisse unternehmensindividuelle Anpassungen durchführen, um auf die unternehmensinternen Prozesse einzugehen, andererseits sind die Programme trotzdem Standardprogramme und können nur in einem bestimmten Maß individuell gestaltet werden. Davon abgesehen müssen die Unternehmen dem Anbieter Vertrauen entgegen bringen. Durch die Übertragung vieler Aufgaben an den Anbieter unterliegt das Unternehmen unterliegt einem gewissen Kontrollverlust. Nachteilig ist ein Wechsel des Anbieters, da dies oft mit viel Aufwand verbunden ist. 16

18 Zusätzlich kann die Verfügbarkeit ein Problem darstellen. Falls es zu Systemausfallzeiten des Anbieters kommt oder die Internetverbindung im Unternehmen unterbrochen ist. 26 Beim Outsourcing sind viele Vorteile mit denen der ASP-Lösung kongruent. Wird die gesamte Personalverwaltung des Unternehmens an externe Dienstleister vergeben, hätte das Unternehmen den Vorteil, sich mehr auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und eine höhere Wertschöpfung, das wiederum würde einen Wettbewerbsvorteil sichern. Außerdem würden bestimmte Verantwortungsprobleme gelöst werden, zum Beispiel beim Ausfall von Mitarbeitern muss der Anbieter des Services sich um eine Vertretung oder Nachfolge kümmern. Vertragliche werden hier klare Leistungs- und Servicebereiche festgelegt. Davon abgesehen kann das Unternehmen Kosten einsparen durch eine Prozessoptimierung. Zusätzlich kann beim Auftreten von Veränderungen der Bedürfnisse des Unternehmens das Leistungs- und Servicespektrum angepasst werden. Das Outsourcing bietet somit die Möglichkeit, die eigene Dienstleistungsqualität zu verbessern und Prozesse effizienter zu gestalten. 27 Die Nachteile des Outsourcings sind ähnlich denen der Mietlösungen, wie der Kontrollverlust, die Frage der Datensicherheit, die Schwierigkeit eines Wechsels des externen Dienstleister usw. Jedoch sind die Nachteile von höherer Gewichtung, da hier nicht nur Teilbereiche ausgegliedert werden, sondern Gesamtprozesse Organisation anhand von Beispielsystemen Delphi - d.vinci Die Delphi Managementberatung GmbH bietet das Bewerbermanagementsystem d.vinci an. Hier besteht die Möglichkeit, das System per Lizenzkauf zu erwerben oder auf die ASP-Lösung zurückzugreifen Vgl. O.A. (2011), S Vgl. Triebsch, Thomas (2013), S

19 Des Weiteren bietet Delphi seinen Kunden die Möglichkeit das Recruiting gänzlich auszulagern. Hier würde delphi die Bewerberauswahl, Kommunikation, Bewerberbindung, Bewerbungserfassung und -aufbereitung sowie Terminvereinbarung mit Bewerbern und die Absprache mit den entsprechenden Fachbereichen übernehmen. 29 Delphi ist logisch und intuitiv aufgebaut. Dadurch ist die Software auch mit geringem Fachwissen leicht zu verwenden. Die Kommunikation mit Bewerbern erfolgt ausschließlich über s. Schon alleine aus dem Grund, weil die Bewerberverwaltung nur digital durchgeführt wird. Die einzelnen Schreiben an die Bewerber können von dem Unternehmen jederzeit geändert bzw. gelöscht oder neue hinzugefügt werden. Davon abgesehen gibt es die Möglichkeit automatische Schreiben zu versenden, wie Eingangsbestätigungen, Zwischenbescheide etc. Zusätzlich wird eine Alternative zu s angeboten, Unternehmen können beispielsweise SMS versenden, um z.b. an einen bevorstehenden Online-Test zu erinnern. Bei d.vinci ist jeder Bewerber einem bestimmten Status zugeordnet, diesem werden passende Auswahlmöglichkeiten an vorgefertigten Schreiben zur Verfügung gestellt. Befindet sich ein Bewerber zum Beispiel auf dem Status bitte absagen, ist es sinnvoll, dass nur die Möglichkeit besteht Absageschreiben auszuwählen. Das Schreiben an den Bewerber wird in einem Drop Down Menü ausgewählt und kann vor dem Absenden nochmals überprüft oder ggf. angepasst werden. Durch das Zusammenstellen der s passend zu einem bestimmten Status und die Möglichkeit der Überprüfung und ggf. Änderung der abzusendenden E- Mail an den Bewerber, wird die Wahrscheinlichkeit, falsche oder nicht zutreffende s abzuschicken, eingeschränkt. 30 Im unteren Bild sieht man die Startseite des Benutzers. Die einzelnen Ausschreibungen für die er zuständig ist sowie seine Aufgabenliste. Dort sind alle Kandidaten aufgezählt bei denen eine Aktion durchgeführt werden soll. 28 Vgl. Delphi (o.j. a) 29 Vgl. Delphi (o.j. b) 30 Vgl. Delphi (o.j. c), S.7/ S.15 18

20 So hat der Personaler immer einen guten Überblick über die Stati der Bewerber, bei denen er tätig werden muss. Abbildung 4 - d.vinci HR Diagnostics Jobmatcher Die HR Diagnostics AG bietet als Bewerbermanagementsoftware den sogenannten Jobmatcher an. Auch hier hat der Kunde wieder die Möglichkeit zwischen Lizenszkauf und Miete zu entscheiden. Außerdem hat das Unternehmen hier die Möglichkeit auch Online-Tests zu integrieren um die Mitarbeiterauswahl zu optimieren. Das Unternehmen kann genauso wie bei d.vinci vorlagen anlegen. Zusätzlich können standortspezifische Informationen sowie das Unternehmenslogo und Adressen ergänzt werden bei dezentralen Prozessen. Daneben bietet Jobmatcher die Möglichkeit Serien s an mehrere Bewerber mit einem Klick zu versenden. Hierbei fügt Jobmatcher die personenbezogenen Daten automatisch hinzu. 31 Delphi (o.j. d) 19