DIE DIGITALE PERSONALAKTE mehr Effizienz und Sicherheit bei HR-Prozessen

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1 DIE DIGITALE PERSONALAKTE mehr Effizienz und Sicherheit bei HR-Prozessen

2 Die digitale Personalakte mehr als eine zentrale Verwaltung von Dokumenten Die Personalabteilungen moderner Unternehmen werden heute wie kaum zuvor mit wachsenden Anforderungen an größere Effizienz, verbesserten Service und kürzere Reaktionszeiten konfrontiert. Hohe gesetzliche Anforderungen und eine gestiegene Datensensibilität erhöhen den Druck hinsichtlich der Zugriffskontrolle und der Dokumentation vertraulicher Informationen zusätzlich. Der Einsatz einer digitalen Personalakte knüpft an diesen Herausforderungen an, in dem es die Personalabteilung nachhaltig entlastet und damit die Effizienz des gesamten Unternehmens spürbar unterstützt. Die digitale Personalakte überzeugt durch die benutzerfreundliche und intuitive Menüführung, den protokollierten und standortunabhängigen Zugriff auf Akten sowie deutliche Zeiteinsparungen bei der Ablage und Suche. Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, Arbeitsprozesse rund um die sensiblen Personaldokumente gesteuert abzubilden, um die Abläufe in der Personalabteilung transparenter, sicherer und schneller zu gestalten. Mitarbeiter werden so von zeitintensiven Routinetätigkeiten iten entlastet und Zeitpotentiale freigesetzt.

3 HENRICHSEN - DIE DIGITALE PERSONALAKTE Die digitale Personalakte - wir machen s einfach Mit einer digitalen Personalakte können nicht nur alle Dokumente, die heute in Papierform in der Personalabteilung eines Unternehmens abgelegt werden, in elektronischer Form verwaltet werden. Auch HR-Prozesse wie Bewerbermanagement, Integration- und Freistellungsprozesse können direkt aus der digitalen Akte heraus angestoßen und bearbeitet werden. Architektur Mitarbeiter Temporäre Akteneinsicht Bestandsakten Revisionssichere verschlüsselte Langzeitarchivierung Dokumente bearbeiten Work ows Virtueller Aktendeckel Fristenmanagement Firmenakte.DOC.XLS HR-System: Stammdaten Massendokumente DIGITALE PERSONALAKTE Personalabteilung Vorlagen verwalten Stellvertreter Regelung Papierdokumentation Dokumente versenden HR-Prozesse Vorgesetzte (eingeschränkte) Einsicht in Mitarbeiterakten Wiedervorlagen Bestandsakten IHR NUTZEN auf den Punkt gebracht: Beschleunigte Prozesse, verbesserter Informationsfluss und schnelle Auskunftsfähigkeit sorgen für optimalen Kundenservice bei hoher Produktivität. Stark verkürzte Durchlaufzeiten durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen Dezentraler Zugriff auf Dokumente und Informationen - unabhängig von Ort, Zeit und Gerät Zentrale Ablage aller Dokumente (Abrechnungsdaten, , Papier, etc.) Gewährleistung von Compliance-Anforderungen durch revisionssichere Archivierung Unterstützung bei Wiedervorlagen, Ablauf von Berechtigungen und Einhaltung von Löschfristen

4 Einfach ablegen Dokumente in einer Personalakte können aus unterschiedlichen Quellen stammen und müssen bestimmten Registern zugeordnet werden. Für die Übernahme der Altakten bieten wir effiziente Lösungen und Beratungen. Später eingehende Papierdokumente können direkt in die Personalakte gescannt werden. Durch integrierbare Scanclients lassen sich die Dokumente einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen und klassifizieren. Bei Informationen, die ohnehin in digitaler Form vorliegen, wird durch die Integrationen von Microsoft Office und Windows-Explorer eine schnelle Ablage ermöglicht. Altaktenüberführung Integrierbare Scanclients Integration in Office, und HR-System Einfach strukturiert Die digitale Personalakte sorgt für einheitliche Aktenstrukturen. Im sogenannten Aktendeckel werden die Stammdaten der Mitarbeiter übersichtlich angezeigt. Diese Daten werden automatisch aus dem führenden HR-System übernommen. Je nach Bedarf können weitere Reiter der Akte individuell gestaltet oder angepasst werden. Durch die Klassifizierung der Dokumente werden diese sofort der richtigen Kategorie zugeordnet. Einheitliche Akten Flexible Register Hohe Transparenz Einfach arbeiten Durch die zentrale Ablage und die Webfunktionalitäten kann von jedem Standort aus auf die Akten zugegriffen werden. Das Treffer-Highlighting vereinfacht die Suche nach bestimmten Kriterien oder Stichwörtern. Funktionen wie Fristenüberwachung oder Wiedervorlage gehören ebenso zum Standard wie Dokumentenvorlagen oder Serienbriefe, die auf Knopfdruck generiert werden können. Durch die Ampelfunktion im Fristenmanagement sind offene Aufgaben übersichtlich dargestellt. Die bei der Papierakte üblichen Bearbeitungsmöglichkeiten wie das Anbringen von Notizen auf gelben Zetteln sind elektronisch ebenso möglich wie das hinzufügen von Anlagen. In der Firmenakte sind Informationen, die nicht mitarbeiterbezogen sind (z.b. Betriebsvereinbarungen), zentral hinterlegt. Dezentraler Zugriff Fristenüberwachung und Wiedervorlage Dokumentenvorlagen u. Serienbriefe Notizen Firmenakte Einfach sicher Die Sicherheit der Daten ist ein zentrales Thema in jeder HR-Abteilung. Durch die digitale Personalakte wird nicht nur sichergestellt, dass alle Daten gesetzeskonform archiviert werden, sondern durch intelligente Wiedervorlagen auch die gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Sperrfristen eingehalten werden. Individuelle Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass Mitarbeiter jederzeit temporären Einblick in Ihre Personalakte erhalten oder Vorgesetzte eine eingeschränkte Einsicht der Mitarbeiterakten bekommen. Durch Stellvertreterregelungen werden die Aufgaben innerhalb der HR- Abteilung auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall bearbeitet. Revisionssichere Archivierung Einhaltung von Aufbewahrungsfristen Individuelle Berechtigungen Einfach Prozesse starten Mit der digitalen Personalakte werden HR-Prozesse mühelos initiiert und nachverfolgt. Das beginnt bei Terminvorlagen und -kontrollen bei wichtigen Personalentscheidungen bis hin zur Ablage arbeitsrechtlicher Hinweise. Dazu gehören beispielsweise Abmahnungen, die zeitgesteuert wieder entfernt werden müssen. Vordefinierte Abläufe wie Urlaubsanträge können ebenso abgebildet werden wie ein Bewerbermanagement oder der Integrations- und Freistellungsprozess im Unternehmen. Prozessoptimierung Vordefinierte Abläufe Bewerbermanagement, Integrationsund Freistellungsprozess

5 HENRICHSEN wir machen's einfach FACTSHEET FEATURES UND FUNKTIONEN LIEFERUMFANG DES BASISPAKETS Personal Verwaltung von Personalakten Zuordnung zu verschiedenen Abrechnungskreisen Hierarchie: mehrstufige Organisationsstruktur, Administrationsstruktur im Standard LDAP-Integration (optional) Nachvollziehbarkeit und einfaches Handling von Namensänderungen, Vorgesetztenwechsel oder Abteilungswechsel Firmenakte Sichere Ablage von Personaldokumenten, die nicht mitarbeiterbezogen sind, wie z.b. Betriebsvereinbarungen oder SV-Jahresmeldungen Revisionssicherheit Archivierung der Dokumente im revisionssicheren Archiv Protokollierung jedes Arbeitsschrittes Lückenlose Protokollierungen Einhaltung von Löschfristen: Vorlage einer Löschliste Dokumentenerfassung / Ablage Ablage von Dokumenten aus Dateisystem Ablage von Dokumenten über Office Integration mit lizenzpflichtiger Option EASY OFFICE INTEGRATION CLAS- SIC for HR Einsichtnahme / Berechtigung Flexible Berechtigungsvergabe durch Fachabteilung möglich Eingrenzung der Rechte innerhalb einer mehrstufigen Organisation Freischaltung zeitlich begrenzter Freigaben für die Ausübung des Einsichtsrechts des Arbeitnehmers Freischaltung zeitlich begrenzter Freigaben von Aktenteilen für Vorgesetzte; Steuerung der Zugriffe auf Dokumentenarten Verhinderung unberechtigter Einsichtnahme Dritter Anbindung an führendes HR-System Übernahme von Stammdaten aus HR-System Automatisches Anlegen von Personalakten Automatisierter Abgleich von Personal-Stammdaten Softwarelizenzen EASY DOCUMENTS Server Technische User für Archivierung und Import 3-10 Named-Multiuser gemäß gewähltem Paket Zusatzmodule (optional, lizenzpflichtig) Bewerbermanagement Verwaltung von Stellenausschreibungen und eingegangenen Bewerbungen Prozessgesteuerter Prüfungs- und Qualifizierungsprozess Direkte Übernahme von Bewerberakten in Personalakten bei Einstellung Einstellungs- und Freisetzungsmanagement, Aufgabenmanagement Vorgangsorientiertes Management der Aufgaben bei Einstellung und Freisetzung von Mitarbeitern Anpassbare Aufgabenpakete Monitoring der Aufgaben und Erledigung Hinweis Für den Betrieb der Personalakte wird ein EASY ENTERPRISE.x, ein EASY ENTERPRISE.i oder ein EASY DOCUMENTS ARCHIV-Server vorausgesetzt. Für die Freigabe an Mitarbeiter (Einsichtsrecht) sind entsprechende Lizenzen notwendig. Wir empfehlen, diese als Concurrent-Lizenzen einzusetzen Weitere Module (optional, lizenzpflichtig) Ablage von Office-Dokumenten EASY OFFICE INTEGRATION CLASSIC for HR Massenablage von Dokumenten / Möglichkeit der Altaktenerfassung EASY CAPTURE Classic Entsprechende Scanhardware und VRS-Optimierungssoftware, HR-Belegleser zur automatischen Klassifizierung Regelbasierte Prozesse / Workflowsteuerung EASY DOCUMENTS Workflow-Engine (inkl. Visio) LDAP-Anbindung EASY LOGISTIC CENTER LDAP-Schnittstelle

6 Hauptsitz Straubing Am Essigberg Straubing / / straubing@henrichsen.de Geschäftsstelle Nürnberg Gutenstetter Straße 8d Nürnberg 0911 / / nuernberg@henrichsen.de Geschäftsstelle Bodensee Am Stadtgraben Markdorf / / bodensee@henrichsen.de Geschäftsstelle Freiburg Im Hausgrün Emmendingen / / freiburg@henrichsen.de Geschäftsstelle München Carl-Zeiss-Ring Ismaning 089 / / muenchen@henrichsen.de Geschäftsstelle Stuttgart Am Wallgraben Stuttgart 0711 / / stuttgart@henrichsen.de