Die workfloworientierte Lösung für alle Bereiche der Personalwirtschaft. Perfekt abgestimmt auf kirchliche, soziale und öffentliche Einrichtungen

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1 Die workfloworientierte Lösung für alle Bereiche der Personalwirtschaft Perfekt abgestimmt auf kirchliche, soziale und öffentliche Einrichtungen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ihre Anforderungen unsere Aufgabenstellung Grundmodul PO-Connect Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung Personal Office Self-Services Bewerbermanagement Dokumentenmanagement/Bescheinigungswesen "Elektronische Personalakte" Stellenplan Pastoral- und Pfarrstellenplan Weiterbildungs- und Seminarverwaltung Prozessoptimizer Wiedervorlage/Aufgabenliste Prozessoptimizer Prozess Steuerung Prozessoptimizer Maskendesigner Prozessoptimizer Service Navigator... 30

3 1. Ihre Anforderungen unsere Aufgabenstellung Die wichtigste Ressource in Organisationen des sozialen, kirchlichen und öffentlichen Bereiches sowie des Gesundheitswesens ist der Mensch. Die Mitarbeiter/innen sind das Aushängeschild jedes Unternehmens. Sie machen es zu dem, was es ist. Deshalb muss das Personal sorgfältig ausgesucht, geführt, gefördert und eingesetzt werden. Planung, Einsatz und Betreuung der Mitarbeiter/innen ist somit eine zentrale Aufgabe. Hierfür ist ein Personalinformations- und Managementsystem, das den Nutzer in allen Geschäftsprozessen der Personalwirtschaft umfassend und effektiv unterstützt, unerlässlich. Denn schließlich handelt es sich hierbei um das wertvollste Kapital des Unternehmens! Standardisiert, aber an die Vielfältigkeit der Kunden zugeschnitten. Deren Personalverantwortliche stellen verschiedene Anforderungen an ein modernes Personalmanagementsystem: Unterstützung aller Kernprozesse rund ums Personal integrierte Stellenplanung. komfortabler, sehr leistungsstarker Auswertungsgenerator. elektronische Personalakte. hohes Maß an Flexibilität. mehr Transparenz und optimaler Einsatz der Ressource Personal. verlässliche Aussagen zu den Personalkosten sowie verschiedene Controlling Instrumente. Aufwand-, Zeit- und Kostenreduzierung. Software für das Personalmanagement ist weit mehr, als die reine Lohn- und Gehaltsabrechnung: Abgestimmt auf die komplexen Anforderungen des Gesundheitsund Sozialwesens sowie den öffentlichen Sektor bietet Personal Office neben der Abrechnung über KIDICAP P5 u. a. die Module Bewerbermanagement, Urlaubs- & Fehlzeitenverwaltung, Weiterbildungs- und Seminarverwaltung, Stellenplanung in verschiedenen Ausprägungen wie zum Beispiel den Pastoral- und Pfarrstellenplan und das integrierte Dokumentenmanagement mit Bescheinigungswesen. Die elektronische Personalakte vervollständigt das leistungsfähige System. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit Dienstpläne verschiedener Anbieter und an diese entsprechende Zeitwirtschaftsmodule anzubinden. Der Datenaustausch zwischen den vorgenannten Komponenten erfolgt teilweise automatisiert. Mit dem integrierten Prozessoptimizer kann eine Vielzahl personalwirtschaftlicher Prozesse optimiert, effektiver gestaltet und um aufwändige manuelle Tätigkeiten reduziert werden. Dafür stehen mehrere Workflowkomponenten zur Verfügung. Das auf modernster Webtechnologie basierende Modul SelfServices stellt sowohl Employee-SelfServices sowie auch Manager-SelfServices zur Optimierung der personalwirtschaftlichen Abläufe online bereit. Personal Office verbindet starke Softwareleistung mit den Vorzügen von KIDICAP P5, einem der Marktführer im Bereich Personalabrechnung. Alle Besoldungs- und Tarifvorschriften für die Abrechnung bei Beamten, Angestellten und Arbeitern sind zuverlässig abgedeckt. Somit hat der Anwender jederzeit alle Informationen über das Personal fest im Blick. 3 GIP Personal Office

4 2. Grundmodul Lohn- und Gehaltsabrechnung Das Grundmodul regelt übergeordnete Funktionen für alle weiteren Bausteine von Personal Office bereichs- und zeitübergreifend! Automatisch werden alle Personendaten, Institutionen, Arbeitgeber, Tarifwerke, Kassen etc. aus KIDICAP P5 geladen, im PC verwaltet und stehen für den Einsatz in zusätzlichen Modulen bereit. Abb: Screenshot Lohn- und Gehaltsabrechnung Auswertungsgenerator Der Auswertungsgenerator bietet eine enorme Fülle an aktuellen Managementfunktionen in übersichtlichen Listen und Berichten. Leistungsfähige Rechen-, Sortier- und Diagrammfunk tionen setzen Ihre Inhalte in übersichtliche, aussagekräftige Auswertungen um. Alle Felder, auch die laufender Ergebnisse aus KIDICAP P5, stehen Ihnen zur Verfügung. Abb: Screenshot Auswertungsgenerator 4 GIP Personal Office

5 2. Grundmodul Historikkonzept Das Historikkonzept stellt die Entwicklung eines Personalfalls in chronologischer Reihenfolge dar. Die Erfassungshistorik ist für Sie der Einstieg in die elektronische Akte, in die jede Eingabe automatisch gespeichert wird. Sie erhalten einen Überblick, wie sich z. B. die tarifliche Einstufung der Mitarbeiter im Laufe der Zeit verändert. Abb: Screenshot Auswertungsgenerator Die wichtigsten Vorteile Lohnabrechnung mit KIDICAP P5, dem Marktführer im Öffentlichen Dienst Sehr variable Gruppenerfassung Komfortable Sammelerfassung Vorgangsmasken Maximale Sicherheit für sensible Daten durch Berechtigungsvergabe bis auf Feldebene Masken- und Feldhistorie sorgt für optimale Nachvollziehbarkeit der Vorgänge Filter sorgen für mehr Übersichtlichkeit Im leistungsstarken und sehr flexiblen Auswertungsgenerator definieren Sie alle Angaben für Ihre Liste in nur sechs Schritten unterstützt durch den AWG Assistenten! Schnelles Drag & Drop verwandelt bestehende Listen mit wenigen Mausklicks in auf Ihre Einrichtung maßgeschneiderte Auswertungen Ihr Nutzen Kostenreduzierung durch geringeren Schulungsaufwand Zeitersparnis durch variable Gruppenund Sammelerfassung Zeitersparnis und mehr Sicherheit durch vordefinierte Masken beim Neuzugang 5 GIP Personal Office

6 3. PO-Connect Abb: Screenshot Meldungsdialog Direkte Onlineanbindung an KIDICAP P5 Eine Schnittstelle ermöglicht die direkte Anbindung von Personal Office an KIDICAP P5. Damit ist es möglich, z. B. Testberechnungen durchzuführen und als Bezügeinformation in verschiedenen Formaten auszugeben. Unter Nutzung der KIDICAP P5-Sofort-Plausibilitäts-Check können Sie die gesamte Erfassung der Personendaten und der wichtigsten Benutzerdaten aus Personal Office heraus direkt auf KIDICAP P5 vornehmen. Testberechnung Mit einem Mausklick lösen Sie eine gewünschte Testberechnung auf KIDI- CAP P5 aus, ohne weitere Schritte ausführen zu müssen. Alle erforderlichen Funktionen erfolgen automatisch im Hintergrund und Sie werden optisch über den Ablauf informiert. Abb: Screenshot Testberechnung 6 GIP Personal Office

7 3. PO-Connect Bezügeinformation Auf dem übersichtlich gestalteten Formular erhalten Sie alle relevanten Daten und Berechnungsergebnisse. Die Bezügeinformationen sind in der elektronischen Personalakte des Personalfalls archivierbar. Weiterhin können Sie, sofern gewünscht, den gesamten Änderungsdienst der Personendaten direkt aus Personal Office durchführen. Abb: ScreenshotBezügeinformation Die wichtigsten Vorteile Sie arbeiten in Ihrer vertrauten Umgebung müssen sich also nicht neuen technischen Gegebenheiten anpassen. Mit höchstem Komfort ist es Ihnen möglich, Testberechnungen zu erstellen und die Ergebnisse in verschiedenen Formaten als stammblattähnliche Bezügeinformation auszugeben. Sie können bei Bedarf Ihren gesamten Änderungsdienst der Personendaten sowie der wichtigsten Benutzerdaten komfortabel direkt aus Personal Office durchführen und dabei den Plausibilitäts-Check von KIDICAP P5 nutzen. Sie nutzen die Personalfallsuche direkt auf KIDICAP P5 und können selbst stornierte Personalfälle selektieren. Sie erfassen testweise Unterbrechungen und Krankengeldzuschüsse. Weiterhin bestehen Möglichkeiten des Massendownloads sowie des Massenuploads. Diese Datentransfers können auch automatisiert vorgenommen werden, z. B. nachts. Ihr Nutzen Mit den neuen Möglichkeiten haben Sie noch höhere Sicherheit in Bezug auf komplexe Abrechnungsvorgänge. Nachträgliche Korrekturen und Rückrechnungen werden reduziert. Es ist einfach, sich in die neuen Funktionen durch Nutzung einer einzigen, bekannten und über viele Jahre bewährten Oberfläche einzuarbeiten. 7 GIP Personal Office

8 4. Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung Mitarbeiterkalender Urlaubsansprüche, Zusatzurlaub für Schwerbehinderte, bezahlte Krankheit usw. können den tariflichen oder gesetzlichen Vorschriften entsprechend vom Programm ermittelt oder durch Sie individuell festgesetzt werden. Fristen, z. B. bei Entgeltfortzahlung oder Mutterschutz, werden automatisch festgestellt. Abb: Screenshot Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung Sammelerfassung Die Aktivierung der Stammdaten für das Modul kann per Gruppenerfassung vorgenommen werden. Auch eine effektive Eingabe der Daten via Sammelerfassung ist möglich. Weitere Optionen bieten z. B. die automatische Generierung von Aufschlägen und Unterbrechungsgründen, Fristenberechnung und automatische Fehlzeitenbuchungen. Abb: Screenshot Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung / Sammelerfassung 8 GIP Personal Office

9 4. Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung Fehlzeitenliste Der Auswertungsgenerator bietet auch in diesem Bereich eine Vielzahl an Funktionen sowie Zugriff auf alle Felder des Grundmoduls. Auswertungen wie z. B. Resturlaubsliste, Fehlzeitenliste, Fehlzeitenquoten, Fehlzeitensummen, Ende der Entgeltfortzahlung, Liste offene Krankheiten und Liste Mutterschutz sind für Sie bereits hinterlegt. Abb: Screenshot Auswertung / Fehlzeiten Die wichtigsten Vorteile Alle Daten können mit anderen Modulen wie z. B. dem Dienstplan ausgetauscht werden. Die Daten aus bisher genutzten anderen Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltungen können per Importschnittstelle eingelesen werden. Das Urlaubskonto mit Übersichten und Auswertungen wird einfach ausgedruckt oder als Datensatz zur weiteren Verarbeitung ausgegeben. Resturlaubsbriefe werden automatisiert als Serienbriefdatei erstellt. Ermittlung von Urlaubsrückstellungen für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Die Fristen der Entgeltfortzahlung, des Mutterschutzes sowie der Elternzeit werden automatisch berechnet. Automatische Generierung des für jeden Mitarbeiter zutreffenden Urlaubsanspruches. Ihr Nutzen Zeitgewinn durch komfortable Datenerfassung per Sammel- und Gruppenerfassung automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen. Zeitgewinn und mehr Sicherheit durch automatische Fristberechnungen. 9 GIP Personal Office

10 5. Personal Office Self-Services Employee-SelfServices Urlaubs-& Fehlzeiten Mit den Employee-SelfServices (ESS) von Personal Office können ausgewählte personalwirtschaftliche Vorgänge gezielt an die Mitarbeiter/innen delegiert werden. Mit hohem Bedienkomfort lassen sich Urlaubsanträge selbstständig und zeitnah abwickeln. Das integrierte mehrstufige Genehmigungsverfahren wurde im Sinne eines möglichst effizienten Workflows sehr praxis- und prozessnah gestaltet. Abb: Screenshot Self-Service / Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung Employee-SelfServices Dienstreiseantrag Weiterhin besteht für die Mitarbeiter/ innen die Möglichkeit, ihre Dienstreisen workflowgestützt zu beantragen. Die Dienstreiseanträge sowie auch Anträge zur Weiterbildung (Seminaranmeldung) basieren auf dem gleichen Workflow wie ein Urlaubsantrag. Nachdem ein Seminar besucht wurde, steht es den Benutzern frei, dieses in den SelfServices zu bewerten. Die Bewertung basiert dabei auf einem 5-Sterne- System. Auswertungen können anschließend vom Sachbearbeiter pro Seminar aufgerufen werden. Abb: Screenshot Self-Service / Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung / Urlaubskonto 10 GIP Personal Office

11 5. Personal Office Self-Services Abb: Screenshot MSS: Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung Manager-SelfServices Urlaubs- & Fehlzeiten Die Manager-SelfServices (MSS) sind die Sicht für die Führungskräfte im Unternehmen. Die zuständigen Vorgesetzten können direkt über die mit ESS (Employee-SelfServices) eingegangenen Urlaubs- und Dienstreiseanträge entscheiden. Als Entscheidungshilfe dient den Führungskräften die Gegenüberstellung der Fehlzeiten der in ihrem Zuständigkeitsbereich beschäftigten Mitarbeiter/innen. Ist ein Antrag eines Mitarbeiters zu bearbeiten, wird die Führungskraft per über neue Vorgänge informiert. Zusätzlich steht jedem User in den MSS eine übersichtliche Liste seiner offenen Vorgänge zur Verfügung. Mit den Manager SelfServices haben Sie alle offenen Vorgänge stets im Blick! Abb: Screenshot MSS: Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung / Vorgänge Abb: Workflow Anbindung an den Dienstplan Manager-SelfServices Anbindung an Dienstplan Die Dienstplan-Integration der SelfServices bietet die Möglichkeit, Urlaubsanträge aus dem Dienstplan heraus für die Mitarbeiter zu erfassen. Weiterhin werden genehmigte Urlaubsanträge aus den SelfServices an den Dienstplan übertragen. 11 GIP Personal Office

12 5. Personal Office Self-Services Manager-SelfServices Mitarbeiterauskunft Ein weiteres Beispiel für die Nutzung der MSS ist der ausschließlich für Führungskräfte zugängliche Auskunftsbereich. Hier kann die Führungskraft alle wichtigen Informationen zu seinen Mitarbeiter/innen in übersichtlicher Form abfragen. Abb: Screenshot MSS: Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung / Mitarbeiterauskunft Manager-SelfServices Bewerberauskunft Über die Bewerberauskunft können Führungskräfte dezentraler Einrichtungen für ihr Haus interessante Bewerber/innen auswählen. Bei Interesse an einer Bewerberin/einem Bewerber kann ein entsprechender Einladungsprozess zum Vorstellungsgespräch angestoßen werden. Zugleich können für dieses Haus ungeeignete Bewerber/ innen abgelehnt werden. Damit stehen sie anderen Abteilungen zur Verfügung. Die gesamte Kommunikation zwischen Personalabteilung und Führungskraft kann über die Manager- SelfServices abgebildet werden. Abb: Screenshot MSS: Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung / Bewerberauskunft 12 GIP Personal Office

13 5. Personal Office Self-Services Die wichtigsten Vorteile Webbasierte Lösung. Es ist keine gesonderte Installation beim Anwender erforderlich. Internetzugang sowie ein gängiger Browser genügen. rund um die Uhr weltweit bequemer Zugriff auf die benötigten Informationen. einfachste Handhabung, keine Schulung erforderlich: Jeder, der gelegentlich im Internet surft, findet sich auf Anhieb zurecht. Für Mitarbeiter erübrigen sich zahlreiche Gänge in die Personalabteilung. Informationen werden zeitnah zur Verfügung gestellt. Digitalisierung von Papierdokumenten und Informationsfluss per oder Wiedervorlage/Aufgabe. Einsatz modernster Technik. Ihr Nutzen Verbesserung der Daten- und Servicequalität. Vereinfachung und Beschleunigung von Abläufen. Entlastung der Personalsachbearbeitung. Größtmögliche Aktualität der Daten. Komfortable Entscheidungshilfe für das Management. 13 GIP Personal Office

14 6. Bewerbermanagement Abb: Screenshot Bewerberverwaltung Bewerbererfassung Ein neuer Mitarbeiter? bereits bei Eingang der Bewerbung kann im Modul Bewerbermanagement eine elektronische Akte angelegt werden. Sie speichert alle Vorgänge, Daten und Dokumente im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- und Auswahlverfahren. Hierbei stehen auch komfortable Serienbrieffunktionen zur Verfügung. Auf Knopfdruck werden die Daten bei einer Einstellung in das Grundmodul die Gehaltsabrechnung übergeben. Ausschreibungen Auf der Maske Ausschreibungsdaten können alle relevanten Daten zur Ausschreibung erfasst werden. Als Grundlage der Daten dient der Stellenplan. Durch die Zuordnung der Ausschreibung zu einer Orga-Nummer werden alle bereits bekannten Informationen zur vakanten Stelle direkt vom Stellenplan eingefügt. Abb: Screenshot Ausschreibungen 14 GIP Personal Office

15 6. Bewerbermanagement Profilabgleich Zur Ermittlung des geeignetsten Mitarbeiters für die zu besetzende Stelle ist das leistungsstarke, integrierte Werkzeug Profilabgleich hervorragend geeignet. Die entsprechenden Anforderungsprofile der zu besetzenden Stellen können vom Anwender mit hoher Flexibilität selbst erstellt werden. Auch der selbst definierbare und von den Bewerber/Innen zu beantwortende Fragebogen wird in die komplexe Auswertung mit einbezogen. Abb: Screenshot Profilabgleich Bewerberverwaltung PLUS Die wichtigsten Vorteile Übernahme der Bewerberdaten als Neuzugang in Personal Office auf Knopfdruck. Verwaltung von Ausschreibungen. Individuelle Zusatzinformationen durch die Möglichkeit des Einsatzes des Maskendesigners. Detaillierter Profilabgleich. Automatisierte Abwicklung des Schriftverkehrs mit den Bewerbern. Komfortable Selektionsmöglichkeiten durch den Einsatz von Filtern. Volle Integration in den Personal Office Arbeitsplatz. Berechtigungskonzept bis auf die Ebene einzelner Bewerber/innen. Verwaltung interner Bewerber. Prüfung auf Dubletten. Einsatz modernster Technik. Ihr Nutzen Zeitersparnis durch selbstdefinierten und automatisierten Profilabgleich. Zeitersparnis durch automatisierten Schriftverkehr. Zeitersparnis bei Einstellung eines Bewerbers durch automatisierte Datenübernahme, auch aus Maskendesignermasken, in das Grundmodul. 15 GIP Personal Office

16 7. Dokumentenmanagement/Bescheinigungswesen Elektronische Personalakte Abb: Screenshot Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement Bilder, Grafiken, Excel-Objekte, s bei jedem Mitarbeiter kommt eine Menge zusammen. Alle diese Daten lassen sich mit dem Modul Dokumentenmanagement ganz einfach als Dokumente verwalten. Daten aus dem Personal Office System können von Ihnen über ein einzigartiges Textbausteinsystem zur automatischen und interaktiven Erstellung von Dokumenten in MS Word weiterverwendet werden. Selbst die rasche Erstellung von Serienbriefen stellt kein Problem dar. Elektronische Personalakte Von der Einstellung bis zum Austritt in einer elektronischen Personalakte werden alle Dokumente Ihrer Mitarbeiter logisch abgelegt. Dokumente aus dem Einstellungsverfahren können aus dem Modul Bewerberverwaltung/ Bewerbermanagement übernommen werden. Abb: Screenshot Elektronische Personalakte 16 GIP Personal Office

17 7. Dokumentenmanagement/Bescheinigungswesen Elektronische Personalakte Bescheinigungswesen Gesetzliche und sozialversicherungsrechtliche Bescheinigungen, sind oft täglich, meist zeitaufwändig zu bearbeiten. Das Modul Bescheinigungswesen hält 40 wichtige Vorlagen für Sie bereit, alle geprüft und bundesweit anerkannt. Die entsprechenden Daten werden automatisch direkt in die Formulare eingefügt. Abb: Screenshot Bescheinigungswesen Die wichtigsten Vorteile Direkt aus dem Ablagesystem können Dokumente per oder Fax verschickt werden. Auch das Einfügen von s per Drag & Drop ist möglich. Direktes Erstellen von Serienbriefen aus dem Grundmodul sowie dem Modul Bewerberverwaltung. Bescheinigungen werden direkt beim Personalfall abgelegt. Über das Berechtigungssystem können Sie Zugriffsberechtigungen auf einzelne Dokumente, Kapitel oder Bereiche steuern. Möglichkeit der Verwaltung des gesamten Schriftverkehrs mit den Mitarbeiter/innen. Ihr Nutzen Zeitersparnis durch automatische Erstellung von Bescheinigungen. Zeitersparnis bei der Nutzung von Serienbrieffunktionen. Zeitersparnis und Erhöhung der Übersichtlichkeit durch das zentrale Dokumentenablagesystem. 17 GIP Personal Office

18 8. Stellenplan Stellenplan Wirtschaftliches Stellenmanagement vor Ort, noch effektivere Planung freier Stellen und effiziente Verwaltung besetzter Stellen das Modul Stellenplan bietet alle für Bewertung und Auswertung relevanten Daten. Das Modul listet Bruttopersonalkosten auf, bietet Eingruppierungsübersichten, liefert ausführliche Soll-/Ist-Vergleiche, Plankosten, Stellenbesetzungen, Kostennachweise und vieles mehr. Abb: Screenshot Stellenplan / Personalfall Controlling Auf Ebene der Organisationseinheit besteht die Möglichkeit aus Belegtagen oder Monatsdurchschnittsbelegungen monatlich die Soll-Besetzung zu ermitteln und mit der tatsächlichen Stellenbesetzung zu vergleichen. Weiterhin können Sie die vom Kostenträger anerkannten Personalkosten pro Stelle mit den aus KIDICAP P5 monatlich ausgelesenen tatsächlichen Bruttopersonalkosten pro Stelle gegenüber stellen. Abb: Screenshot Stellenplan / Controlling 18 GIP Personal Office

19 8. Stellenplan Stellenbesetzungsplan Oft benötigte Auswertungen verschiedenster Kategorien können Sie über den Auswertungsgenerator in Personal Office erstellen. So sind Sie in der Lage flexible Listen speziell für Ihre Einrichtung zu erstellen. Damit ist es auch möglich, mit dem leistungsstarken Auswertungsgenerator (AWG) Stellenbesetzungspläne auszugeben. Abb: Screenshot Stellenplan / Auswertung Die wichtigsten Vorteile Flexible Organisationsstruktur mit der Sie Ihr Unternehmen 1:1 abbilden können. Volle Integration in Personal Office und KIDICAP P5 die Daten werden dort eingegeben wo Sie anfallen. Historische Speicherung der Daten. Variable und komfortable Gruppenerfassung. Ausgefeiltes Berechtigungssystem. Komfortabler und höchst variabler Auswertungsgenerator mit vielen vordefinierten Auswertungen und Berechnungsfunktionen. Einfacher Abruf (auf Knopfdruck) von Auswertungen, da auch vorgefertigte Listen ausgeliefert werden. Soll/Ist Abgleich auf allen Ebenen. Controlling Untermaske mit automatisierter Berechnung von Ist Personalkosten an Hand der Belegungsdaten. Verschiedene Ausprägungen wie z. B. für die verfassten Kirchen oder den Öffentlichen Dienst. Ihr Nutzen Planungssicherheit durch differenzierte Planungs- und Controllingmöglichkeiten. Zeitersparnis durch Gruppenerfassung. 19 GIP Personal Office

20 9. Pastoral- und Pfarrstellenplan Abb: Screenshot Pastoral- und Pfarrstellenplan Struktur Kirchenbezirk Der Pastoral- und Pfarrstellenplan wurde speziell zur Personal- und Stellenverwaltung im Bereich des kirchlich theologischen Personals entwickelt und erfüllt alle Anforderungen in diesem Umfeld. Die integrierte Verwaltung im Stellenplan ermöglicht es, das nichttheologische und theologische Personal über die gesamte Diözese, Landeskirche, den Caritasverband und das Diakonische Werk zu bearbeiten und auszuwerten. Theologisches Studium Bereits während des Studiums können Sie die angehenden Theologen im System verwalten und z. B. den Ausbildungsfortschritt dokumentieren. Weiterhin bietet das Modul spezielle auf den kirchlichen Dienst zugeschnittene Masken zur Bewerberverwaltung, Fortund Weiterbildung, zu Dienstaufträgen und weiteren Schwerpunkten. Abb: Screenshot Pastoral- und Pfarrstellenplan / Ausbildungsfortschritt 20 GIP Personal Office

21 9. Pastoral- und Pfarrstellenplan Stellenbesetzungsverfahren Der Prozess Besetzungsverfahren ist hier voll integriert. Die Bearbeitung der einzelnen sechs Schritte erfolgt ablauforientiert. Der Prozess kann direkt von einer Stelle im Stellenplan gestartet werden. Laufende Besetzungsverfahren zur Stelle können beliebig unterbrochen und fortgesetzt werden. Nach der Entscheidung kann sofort die Stellenbesetzung erfasst werden. Zusätzlich sind komfortable Suchmöglichkeiten gegeben. Abb: Screenshot Pastoral- und Pfarrstellenplan / Besetzungsverfahren Die wichtigsten Vorteile Für den gesamten Bereich der verfassten Kirche im deutsch sprachigen Raum einsetzbar. Das komplette kirchliche Personal wie Theologiestudenten, Vikare, Pfarrer, Diakone, Priesterseminaristen, Priester, Ordensleute, Pastoral- und Gemeindereferenten, Angestellte und Beamte kann mit diesem Modul verwaltet werden. Umfangreiche Zusatzdaten zur Stelle und Stellenbesetzung sowie zu Dienstaufträgen, Beurlaubungen, Lebenslauf, Kirchengemeinde, Seelsorgebereich, Dienstwohnung können verwaltet werden. Volle Integration in Grundmodul und Stellenplan von Personal Office. Umfangreiche Auswertungs- und Reportingfunktionen durch Integration in den Personal Office Auswertungsgenerator. Strukturierter Aufbau der Organisation über Dekanate, Seelsorgebereiche, Kirchengemeinden. Personalkostencontrolling nach Organisationsbereichen. Ihr Nutzen Planungssicherheit durch differenzierte Planungs- und Controllingmöglichkeiten. Einheitliche Datenpflege für das gesamte kirchliche Personal, Dienstaufträge und Organisationstruktur somit ist keine Pflege der Daten in mehreren Systemen erforderlich. Senkung des Verwaltungsaufwandes durch workfloworientiertes Besetzungsverfahren. 21 GIP Personal Office

22 10. Weiterbildungs- und Seminarverwaltung Allgemein Weiterbildungsmaßnahmen planen, budgetieren, genehmigen, durchführen, anfallende Kosten überwachen, abrechnen und auswerten das Modul Weiterbildungsverwaltung von Personal Office macht es möglich. Abb: Screenshot Weiterbildungsverwaltung Kosten Sämtliche Belege und finanzielle Belastungen im Zusammenhang mit den einzelnen Maßnahmen können Sie erfassen und bekommen dabei bereits die kumulierten Werte angezeigt. Weiterhin haben Sie bei der Eingabe der Kosten stets die Planzahlen der Maßnahme im Blick und können somit ständig kontrollieren, inwieweit sich die anfallenden Kosten im Rahmen der Planung bewegen. Abb: Screenshot Planzahlen 22 GIP Personal Office

23 10. Weiterbildungs- und Seminarverwaltung Seminarverwaltung Mit der in das Modul integrierten Seminarverwaltung wird Ihnen die Verwaltung der verschiedenen Seminare, Lehrgänge, Schulungen usw. ermöglicht. Sie können hier den einzelnen Seminaren eine beliebig definierbare Anzahl von Personalfällen zuordnen. Ein besonderer Vorteil ist die Nutzung dieses Teilmoduls zur Sammelerfassung von Weiterbildungsmaßnahmen. Abb: Screenshot... Die wichtigsten Vorteile Wichtiges Verwaltungsinstrument für die Personalentwicklung. Stets die Übersicht über alle in einer Abteilung oder im Gesamtunternehmen durchgeführten Weiterbildungsmaßnahmen. Übersichtslisten z. B. für Pflegesatzverhandlungen als Nachweis der Personalnebenkosten für die durchgeführten Weiterbildungsmaßnahmen. Überblick der nach verschiedenen Vorschriften wie z.b. Heimmindestpersonalverordnung geforderten Qualifikationen. Anpassung an Ihre individuellen Erfordernisse keine aufwändigen Veränderungen des Verwaltungsablaufes erforderlich. Komfortable Verwaltung von Seminaren. Sammelerfassung von Weiterbildungsmaßnahmen. Nutzung des integrierten Adressinformationssystems für die Verwaltung von Weiterbildungsund Kostenträgern. Ihr Nutzen Kostenoptimierung im Bereich der Weiterbildungskosten. Kosten- und Zeitersparnis durch gezielte interne Mitarbeiterentwicklung und damit Vermeidung von hohen Personalbeschaffungskosten. Verhandlungssicherheit bei Pflegesatzverhandlungen. Zeit- und Kosteneinsparung in Bezug auf zurückzuzahlende Weiterbildungskosten beim Ausscheiden eines Personalfalles. 23 GIP Personal Office

24 11. Prozessoptimizer Wiedervorlage/Aufgabenliste Abb: Screenshot Prozessoptimizer / Wiedervorlage Wiedervorlage/ Anzeigenliste anzeigen Durch Farbänderung des Symbols auf einer Schaltfläche erkennen Sie beim Starten von Personal Office sofort, ob neue Aufgaben für Sie vorliegen. So verlieren Sie nie den Überblick. Die Anzeigeart sowie die farbliche Gestaltung in der Liste können Sie selbstverständlich Ihrem Bedarf entsprechend anpassen. Wiedervorlage/ Aufgabe neu anlegen Das Anlegen einer Wiedervorlage/ Aufgabe wird einfach gemacht: Mit Eingabe der Personalnummer in das Feld Betrifft PersNr. erscheint in der darunter liegenden Zeile automatisch der Name des entsprechenden Personalfalles. Die weiteren Eingaben nehmen Sie entsprechend Ihren Vorgaben vor. Abb: Screenshot Prozessoptimizer / Neue Wiedervorlage Wiedervorlage/ Aufgabe mit Filterfunktion Mit Hilfe der Optionen Filter sowie weiteren Selektionsmöglichkeiten können Sie detailliert auswählen, welche Wiedervorlagen und Aufgaben Sie angezeigt bekommen möchten. Damit behalten Sie auch bei einer großen Anzahl von Aufgaben den vollen Überblick. Abb: Screenshot Prozessoptimizer / Wiedervorlage / Filterfunktion 24 GIP Personal Office

25 11. Prozessoptimizer Wiedervorlage/Aufgabenliste Die wichtigsten Vorteile Ihre Vorgänge und Prozesse können ohne jeglichen Informationsverlust eindeutig nachvollziehbar und termingerecht bearbeitet werden. Direktes "Springen" aus der Wiedervorlage durch Doppelklick in den entsprechenden Personalfall. Wiedervorlagen und Aufgaben können selbstverständlich per versendet werden. Automatische Erstellung von Wiedervorlagen an den jeweiligen Sachbearbeiter beim Import der Plausilisten. Automatische Erstellung von Wiedervorlagen bei entsprechend definierten Feldern z. B. 30 Tage vor einem fälligen Termin. Durch die Filterfunktionen behalten Sie stets den Überblick. Ihr Nutzen Verbesserung der Transparenz durch Wiedervorlagensystem. Zuweisen und Weiterleiten von Aufgaben innerhalb des Systems spart Zeit und unnötige Wegezeiten. Automatische Erstellung von Wiedervorlagen bei Feldänderungen erhöht die Sicherheit. 25 GIP Personal Office

26 12. Prozessoptimizer Prozess Steuerung Prozessdefinitionen Mit der Definition von Prozessen können Sie alle Ihre hauseigenen Vorgehensweisen und Abläufe im Personalwesen abbilden Sie geben Workflows vor, das Programm bildet sie ab. Die Abarbeitung wiederkehrender Arbeitsvorgänge am Personalfall wird so weitreichend unterstützt. Abb: Screenshot Prozessoptimizer / Prozessdefinition Bearbeitung von Prozessschritten Die definierten Prozesse bzw. Prozessschritte können Sie mit Anweisungen und Informationen für Ihre Sachbearbeiter versehen. Durch die Statusanzeige sind Sie stets über den aktuellen Stand des offenen Prozesses im Bilde. Abb: Screenshot Prozessoptimizer / Statusanzeige 26 GIP Personal Office

27 12. Prozessoptimizer Prozess Steuerung Automatisierte Interaktivität Sie können direkt aus Prozessschritten konkrete Aktionen wie z. B. den Aufruf einer Maske, Starten einer Auswertung, Erzeugen eines Formulars oder Dokumentes und Ablage in der elektronischen Akte, Generierung einer Wiedervorlage/Aufgabe automatisiert auszuführen einfach Workflow pur! Abb: Screenshot Prozessoptimizer / Auswertungsprofil Die wichtigsten Vorteile Einfachste Abbildung der internen Arbeitsvorgänge über die Prozesssteuerung. Zuweisung von Prozessschritten an verschiedene Sachbearbeiter. Mit dem sichtbaren Bearbeitungsstatus stets den Überblick behalten. Jede Prozessabarbeitung wird dokumentiert und ist somit stets nachvollziehbar. Hohe Effizienz durch automatisierte interaktive Aktionen. Workflowkomponenten sichern standardisierte Arbeitsvorgänge. Ihr Nutzen Standardisierung der Arbeitsvorgänge spart Zeit und verbessert die Qualität. Einfachste Erstellung von Formularen spart Zeit und Kosten. 27 GIP Personal Office