1. Projektplan zur Prozessoptimierung im Geschäftsfeld Personalabrechnung

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1 1. Projektplan zur Prozessoptimierung im Geschäftsfeld Personalabrechnung 1.1. Information der Mitarbeiter des Geschäftsfeldes Personalabrechnung über Auftragsinhalt und Vorgehensweise 1.2. Ermittlung der IST Situation anhand von Interviews der Mitarbeiter des Geschäftsfeldes Personalabrechnung IST Struktur der Arbeitsprozesse in der Lohn und Gehaltsabrechnung Im und Exportschnittstellen Belegfluss / Informationsfluss / Kommunikation Tarife und Betriebsvereinbarungen Organisation / Einrichtung Softwarefunktionen Durchführung der Lohn und Gehaltsabrechnung Auswertungen und Statistiken Meldewesen / Zahlungsverkehr Ablage und Archivierung Resourcen und Zeitbedarf 1.3. Analyse der IST Situation und Erstellung eines SOLL Konzepts für optimierte Arbeitsprozesse in den Bereichen: Vorerfassung von Stamm und Bewegungsdaten / Importschnittstellen Durchführung der Lohn und Gehaltsabrechnung Auswertungen und Statistiken Erstellung Melde und Bescheinigungswesen Ablage und Archivierung Zahlungsverkehr Outputschnittstellen Dokumentation der erforderlichen Optimierungsmaßnahmen in einem Maßnahmenplan 1.4. Dokumentation der Anforderungen in einem Pflichtenheft 1.5. Präsentation der Arbeitsergebnisse, Festlegung der Umsetzung mit Terminen Seite 1 / 6

2 Projektplan zur Einführung der DATEV Software Lohn und Gehaltsabrechnung 1.6. Konzeptionierung der Arbeitsabläufe anhand der Ergebnisse der Prozessoptimierung im Geschäftsfeld Personalabrechnung 1.7. Datenschnittstelle optional Erstellung einer Zuordnungstabelle der Personalstammdaten aus der Query Datei Übernahme der Daten in einen Testmandanten Durchführung eines Prüflaufs über den gesamten Datenbestand ggf. Korrektur und Anpassung der Schnittstelle 1.8. Implementierung Einrichtung der DATEV Software o Mandantendaten o Beispiele für Personalstammdaten Praxistraining und Schulung der Mitarbeiter mit DATEV Software Unterstützung der Parallelabrechnung Anpassung und Test der Schnittstellen zur Finanzbuchführung und Kostenrechnung Training der Erstellung von LOHN Bescheinigungen, Personalstatistiken und Archivierungen 1.9. Echtverarbeitung Coaching bei der Erstellung der Erstabrechnung Projektmanagement Projektmanagement, Planung und Durchführung von Control-Boards Seite 2 / 6

3 2. Projektplan zur Ermittlung des Anforderungsprofils Personalmanagement 2.1. Information der Mitarbeiter des Geschäftsfeldes Personalmanagement über Auftragsinhalt und Vorgehensweise 2.2. Ermittlung der bestehenden Arbeitabläufe in den betroffenen Bereichen: Personalabrechnung (entsprechend Tz. 1.2) Personalbeschaffung o Qualifikationsbedarf o Stellenausschreibung o Bewerberverwaltung o Bewerberauswahl Personalverwaltung o Stellenbewirtschaftung o Führung der Personalakte o Vertragswesen o Verwaltung von Arbeitsmitteln o Fehlzeitenverwaltung o Kommunikation / Workflow o Personalcontrolling / Berichtswesen / Auswertungen / Statistiken Personalentwicklung o Mitarbeiterqualifikation / Mitarbeiterpotenzial o Planung /Führung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen o Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung, Aus und Weiterbildung 2.3. Analyse der IST Situation und Erstellung eines SOLL Konzepts für optimierte Arbeitsprozesse 2.4. Dokumentation der Anforderungen in einem Pflichtenheft 2.5. Präsentation der Arbeitsergebnisse, Festlegung der Umsetzung mit Terminen Seite 3 / 6

4 3. Projektplan zur Einführung Personalmanagement PMS comfort / comfort plus 3.1. IST Aufnahme der Arbeitsprozesse im Personalmanagement entsprechen Tz Analyse der IST Situation und Erstellung eines SOLL Konzepts für optimierte Arbeitsprozesse im Personalmanagement entsprechend Tz. 3.3 Erstellung eines Fachkonzepts und Einbindung der IST Situation des Personalmanagements in die Software Darstellung und Optimierung der bisherigen Abläufe im Berech Personalmanagement Konzeptionierung der Zugriffsberechtigung 3.3. Schulung der Mitarbeiter Durchführung einer individuellen Schulung, gleichzeitig Training on the Job bei der Implementierung 3.4. Implementierung und Echtverarbeitung Einrichtung eines Testmandanten für die Durchführung der Schulungs- und Testphase Einrichtung der Produktiv Datenbank Datenübernahme aus Schnittstelle DATEV Lohn Datenübernahme der Auswertungsergebnisse in PMS 3.5. Projektmanagement Projektmanagement, Planung und Durchführung von Control Boards Seite 4 / 6

5 4. Projektplan zur Einführung Berwerbermanagement PMS comfort / comfort plus 4.1. IST Aufnahme der Arbeitsprozesse im Bewerbermanagement entsprechen Tz Analyse der IST Situation und Erstellung eines SOLL Konzepts für optimierte Arbeitsprozesse im Bewerbermanagement entsprechend Tz. 3.3 Erstellung eines Fachkonzepts und Einbindung der IST Situation des Bewerbermanagements in die Software Darstellung und Optimierung der bisherigen Abläufe im Berech Bewerbermanagement Konzeptionierung der Zugriffsberechtigung 4.3. Schulung der Mitarbeiter Durchführung einer individuellen Schulung, gleichzeitig Training on the Job bei der Implementierung 4.4. Implementierung und Echtverarbeitung Einrichtung eines Testmandanten für die Durchführung der Schulungs- und Testphase 4.5. Projektmanagement Projektmanagement, Planung und Durchführung von Control Boards Seite 5 / 6

6 5. Projektplan für zusätzliche Beratungsleistungen im Bereich Personalmanagement 5.1. Mitarbeiterstrukturen Abbildung der Organisationsstruktur mit den einzelnen Hierarchien und Stellen Abbildung der Stellenbesetzung Erarbeitung von Stellenbeschreibungen mit Qualifikationsanforderungen Erarbeitung von Qualifikationsprofilen 5.2. Mitarbeiterführung Erarbeitung von Zielvereinbarungen Führen und Dokumentieren von Mitarbeitergesprächen 5.3. Schriftverkehr und digitale Personalakte Erstellung von Standard Schriftverkehr Erstellung von Standard Auswertungen, Berichten und Statistiken Organisationsberatung zur digitalen Personalakte und der Archivierung von Auswertungen 5.4. Projektmanagement Projektmanagement, Planung und Durchführung von Control Boards Haben Sie Fragen zum Thema? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! treuhand report gmbh steuerberatungsgesellschaft mbh Goethestrasse Wülfrath Tel.: / Telefax: / WWW: Seite 6 / 6

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