MediFox stationär. Die Softwarelösung für stationäre Pflegeeinrichtungen

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1 MediFox stationär Die Softwarelösung für stationäre Pflegeeinrichtungen Abrechnung und Verwaltung Personaleinsatzplanung Pflege- und Betreuungsdokumentation Management Informationssystem MediFox CarePad

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3 MediFox Firmenzentrale in Hildesheim. Auf über Quadratmetern arbeiten mehr als 150 hoch motivierte Mitarbeiter täglich daran, die Erwartungen unserer Kunden an das Produkt und an den Service nicht nur zu erfüllen, sondern stetig zu übertreffen. Nicht zuletzt deshalb ist MediFox der bundesweite Marktführer von Softwarelösungen für das Sozialwesen. Mehr als Pflegeanbieter arbeiten mit unseren Produkten.

4 MediFox Inhalt Inhaltsverzeichnis MediFox stationär Unser Ziel ist Ihr Erfolg... Seite 07 MediFox stationär... Seite 08 Abrechnung und Verwaltung Modernes Interessentenmanagement... Seite 12 Bewohnerverwaltung... Seite 13 Medienverwaltung... Seite 14 Belegungsplan... Seite 15 Individuelle Kalender... Seite 16 Automatische Wiedervorlage... Seite 17 Mitarbeiterverwaltung... Seite 18 Bewerbermanagement... Seite 19 Automatische Abrechnung... Seite 20 Rechnungsautomatik... Seite 22 Rechnungsverwaltung... Seite 23 Auftragsmanagement... Seite 24 Leistungsplanung für Tagespflege... Seite 25 Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung... Seite 26 Datenübernahme aus Ihrem Vorgängersystem... Seite 27 Datenträgeraustausch (DTA)... Seite 27 Personaleinsatzplanung Dienstplanung... Seite 30 Individuelle Personaleinsatzplanung... Seite 32 Pflege- und Betreuungsdokumentation Pflegeprozess... Seite 36 Dokumentationskonzept... Seite 37 Assessments... Seite 38 Intelligente Pflegeplanung... Seite 40 Dynamischer Leistungsnachweis... Seite 41 Pflegedokumentation... Seite 42 Übergabebuch... Seite 43 04

5 Management Informationssystem MediFox Leitungsmonitor... Seite 46 Gewinnen Sie Klarheit... Seite 48 MediFox CarePad MediFox CarePad... Seite 52 Assessment am Bewohnerbett... Seite 53 Durchführung... Seite 54 Pflegedokumentation... Seite 55 Wunddokumentation... Seite 56 Vitalwerte... Seite 57 Gruppendokumentation... Seite 58 Digitales Übergabebuch... Seite 59 CareNavigator.de Innovatives Internetportal... Seite 62 family connect Seite 63 MediFox Kundenservice Kundenservice... Seite 66 Das MediFox Team... Seite 68 Zentraler Server... Seite 70.NET & Systemvoraussetzungen... Seite 71 Erleben Sie MediFox live... Seite 72 Kontaktformular... Seite 73 05

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7 Unser Ziel ist Ihr Erfolg Die MediFox GmbH ist seit über 17 Jahren der Soft warepartner für das Sozialwesen. Wenn es um Software für Pflege dienste und Sozialstationen geht, ist MediFox mit über Kunden führend in Deutschland. Darüber hinaus haben sich bereits im ersten Jahr seit der Einführung von MediFox stationär mehr als 100 stationäre Einrichtungen für MediFox entschieden. Bundesweit stehen Ihnen mehr als 150 kompetente und engagierte Mitarbeiter zur Verfügung. Neben unserer Software schätzen unsere Kunden die individu elle Beratung, qualifizierte Betreuung und unseren erst- klassigen Kundenservice. Wir pflegen langjährige Kun denbeziehungen, geprägt von gegenseitigem Vertrauen und nachhaltigem Erfolg und das mit mehr als Pflege- einrichtungen in ganz Deutschland. Unser Antrieb ist das Ziel, Ihren Arbeitsalltag durch den sinnvollen Einsatz von Technik einfacher zu machen. Wir waren in der Vergangenheit der Innovationsführer im Markt und werden es auch in Zukunft sein. So haben wir die mobile Datenerfassung in die ambulante Pflege gebracht, um den Pflegediensten ein Werkzeug zu geben, mit dem Sie Ihren Mitarbeitern echte Unterstützung zukommen lassen können. kann. Das CarePad sieht immer aus wie eine klassische Papierdokumentation und ist auch so einfach zu bedienen. Wir möchten Ihnen mehr bieten als eine einfach zu bedienende Softwarelösung, die Ihre Anforderungen vollständig erfüllt und mit der Sie Zeit und damit bares Geld sparen können. Als MediFox Kunde profitieren Sie direkt von Innovationen wie z. B. der direkten Anbindung an das CareNavigator- Internetportal. So erhalten Sie zusätzliche Bewohner und spannende neue Möglichkeiten, die Zusammenarbeit mit Ärzten zu optimieren. Wenn auch Sie Ihre Pflegeinrichtung effizienter machen und gleichzeitig die Qualität nachhaltig sichern möchten, werden Sie von MediFox begeistert sein. Lehnen Sie sich zurück und erfahren Sie in unserem Gesamtprospekt alles darüber, wie Sie mit MediFox mehr Effizienz, Qualität und Komfort für Ihre tägliche Arbeit gewinnen können. Mit dem CarePad bieten wir nun auch stationären Pflegeeinrichtungen ein mobiles System auf Basis des Apple ipad an, mit dem die Pflege- und Betreuungsdokumentation direkt beim Bewohner in bester Qualität erfasst werden Christian Städtler Geschäftsführer Dr. Thorsten Schliebe Geschäftsführer 07

8 MediFox stationär MediFox stationär Die optimale Lösung für alle Aufgaben der stationären Pflege MediFox stationär ist die modernste, speziell für die stationäre Altenhilfe entwickelte Gesamtlösung, die den Pflegealltag entscheidend verändern wird. Schon auf den ersten Blick begeistert MediFox stationär durch ein klares und übersichtliches Design. Alles ist einfach, freundlich und durchdacht. Sie finden sich optimal zurecht und können schnell und intuitiv die zahlreichen Funktionen nutzen. Ob Verwaltung, Dokumentation oder Abrechnung die Arbeit mit MediFox stationär macht einfach Spaß. MediFox stationär ist auf Basis der neuesten Software- und Datenbanktechnologien entwickelt. Neben der leistungsfähigen PC-Software können Sie mit dem intuitiven CarePad Ihren Mitarbeitern einen mobilen Assistenten an die Hand geben, mit dem die komplette Dokumentation direkt am Bewohnerbett erstellt werden kann. Das CarePad vereint das innovative und unglaublich einfach zu bedienende Apple ipad mit modernster MediFox- Software. Damit erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter ein Dokumentationssystem, das so leicht und einfach zu bedienen ist wie eine Papierdokumentation und gleichzeitig alle Vorteile moderner EDV mit sich bringt. Durch die direkte Verbindung mit Ihrem MediFox-Server stehen alle Daten zu jeder Zeit an jedem Ort zur Verfügung und Ihr Mitarbeiter kann z. B. die am Bewohnerbett begonnene Doku mentation im Stationszimmer fortsetzen. MediFox ist die passende Software für jeden Anspruch. MediFox stationär ist optimal für jede Einrichtungsgröße: Durch den modularen Aufbau bietet MediFox stationär auch kleinen Heimen einen kostengünstigen Einstieg. Der Preis für MediFox richtet sich nach Betriebsgröße bzw. Bewohnerzahl. Eine Erweiterung ist jederzeit möglich! 08

9 Von Anfang an richtig effizient MediFox stationär wurde so entwickelt, dass alle Pflegekräfte egal ob mit oder ohne Computererfahrung von Anfang an richtig effizient damit arbeiten können. Schon nach einer kurzen Einweisung wissen Sie, wie Sie mit der Software umgehen. Durch gut strukturierte Programmmasken, selbsterklärende Symbole und eine einfache Bedienung erleben Sie und Ihre Mitarbeiter eine völlig neue Leichtigkeit in der Pflege. Dank der genial einfachen Bedienung und unübertroffenen Leistung von MediFox stationär ist unsere professionelle Verwaltungs- und Dokumentationslösung sowohl für große Pflegeeinrichtungen als auch für kleinere Heime und teilstationäre Einrichtungen optimal. Mit MediFox stationär als zentrales Verwaltungsprogramm können Sie so leicht wie nie Stammdaten verwalten, Leistungen planen, dokumentieren, abrechnen und vieles mehr. MediFox stationär ist die perfekte Verwaltungszentrale für Ihre Pflegeeinrichtung. Hier laufen alle Informationen zusam men und werden an einer Stelle verwaltet. Ob es sich um Daten von Bewohnern, Angehörigen, Ärzten und Therapeu ten, Kostenträgern oder Lieferanten handelt: Alles ist schnell erfasst und verarbeitet. Und das unglaublich einfach. Gleich nach dem Programmstart sehen Sie in der MediFox Schnellstartmaske das Wesentliche: alle für den jeweiligen Benutzer freigeschalteten Programmmodule sowie die relevanten Termine, Wiedervorlagen und Nachrichten für den aktuellen Tag. So geht nichts Wichtiges mehr verloren. Die Schnellstartmaske Alle wichtigen Funktionen sind nur einen Klick entfernt 09

10 10 Sicherheit

11 Abrechnung und Verwaltung Effizient abrechnen komfortabel verwalten Die Anforderungen an eine Verwaltungs- und Abrechnungssoftware sind vielfältig. Dass die Software lösung die Voraus- und Nachberechnung unter Berücksichtigung aller Besonderheiten auf Knopfdruck erstellt, ist für Sie und uns selbstverständlich. MediFox stationär bringt darüber hinaus auch Ihre Verwaltung einen entscheidenden Schritt vorwärts. Nie war es einfacher alle wichtigen Informationen zu Bewohnern, Kostenträgern Mitarbeitern und allen anderen Kontakten zu verwalten. MediFox stationär ist ein zentrales Informationssystem, das Ihnen vollkommen neue Möglichkeiten bietet, Ihre Abrechnung zu optimieren und Ihre Verwaltung zu vereinfachen. Inhalt Modernes Interessentenmanagement... Seite 12 Bewohnerverwaltung... Seite 13 Medienverwaltung... Seite 14 Belegungsplan... Seite 15 Individuelle Kalender... Seite 16 Automatische Wiedervorlage... Seite 17 Mitarbeiterverwaltung... Seite 18 Bewerbermanagement... Seite 19 Automatische Abrechnung... Seite 20 Rechnungsautomatik... Seite 22 Rechnungsverwaltung... Seite 23 Auftragsmanagement... Seite 24 Leistungsplanung für Tagespflege... Seite 25 Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung... Seite 26 Datenübernahme aus Ihrem Vorgängersystem... Seite 27 Datenträgeraustausch (DTA)... Seite 27 Abrechnung und Verwaltung 11

12 Abrechnung und Verwaltung Modernes Interessentenmanagement Vom Interessenten zum Bewohner alle Daten auf einen Blick Mit MediFox stationär verwalten Sie mühelos sämtliche Daten zu Bewohnern, Angehörigen, Interessenten, Ärzten, Therapeuten und anderen Kontakten an einer zentralen Stelle. Bereits während der Bewohnergewinnung können Sie alle Informationen zu einem Interessenten detailliert in MediFox stationär erfassen. So können Sie Ihre Marketingaktionen wie Werbung, Anzeigen schaltung usw. noch gezielter planen und optimieren. Wenn sich der Interessent für Ihre Einrichtung entscheidet, genügt ein Mausklick, um ihn als Bewohner zu übernehmen. Wodurch wurde der Interessent auf Sie aufmerksam? Wer hat Sie weiterempfohlen? Durch wen wurde der Interessent vermittelt? Was war der Anfragegrund? Welche Aktionen sind als nächstes durchzuführen? Erfahren Sie ab Seite 60 alles über die zahlreichen Möglichkeiten, Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen auf zu präsentieren und damit neue Kunden zu gewinnen. Interessentenstammdaten 12

13 Bewohnerverwaltung Intuitive Bedienung kurze Einarbeitungszeiten Alle Eingabemasken sind klar und übersichtlich strukturiert. Ein Klick genügt, um sofort die gewünschten Informa tio nen einzu sehen. Jedem Bewohner lassen sich beliebig viele Ärzte, Kostenträger u. v. m. zuordnen. Die bekannte Microsoft Outlook -Optik und die konsequent intuitive Benutzer führung schaffen beim Anwender ein vertrautes, sicheres Gefühl. Egal ob vollstationäre Unterbringung oder Tagespflege alle Verwaltungstätigkeiten von der Neuaufnahme bis zur Abrechnung sind im Handumdrehen erledigt. Wählen Sie die Pflegeart und den dazugehörigen Pflegeplatz aus neben der automatischen Verfügbarkeitsprüfung legt MediFox direkt den passenden Auftragstyp für Sie an. MediFox ist die perfekte Zentrale für alle Ihre Stammdaten und damit Grundlage für ein modernes Kundenmanagement. Erfassung einer Betreuungszeit Abrechnung und Verwaltung Bewohnerstammdaten 13

14 Abrechnung und Verwaltung Medienverwaltung Informationen stets perfekt im Griff Mit der MediFox Medienverwaltung gewinnen Einrichtun gen und ihre Mitarbeiter neue Möglichkeiten, um die Zusam menarbeit von Teams zu verbessern, ihre Prozesse und Informationsverwaltung zu optimieren und die Entschei dungs findung einrichtungsweit zu erleichtern. Verwalten Sie alle Dokumente und Medien zu Ihren Klienten, Ärzten, Kostenträgern und Mitarbeitern zentral an einer Stelle. Profitieren Sie von den Möglichkeiten modernster Ent wick lungs technologien und ziehen Sie Dokumente und Daten einfach mit der Maus in MediFox stationär. Die Daten werden damit ohne weiteres Zutun zentral in Ihrem Netzwerk abgelegt und stehen den Anwendern dort zur Verfügung, wo sie sie benötigen direkt in MediFox stationär. Selbstverständlich werden Änderungen an Ihren Doku menten in einer Versionshistorie gespeichert. Die integrierte Vorschaufunktion lässt den Benutzer im Handumdrehen erkennen, um welche Inhalte es sich handelt. Gescannte Rezepte, eingehender Schriftverkehr sowie Bilddaten jeder Art können so jederzeit erreicht und eingesehen werden. Alle gängigen Dateiformate sind per Drag & Drop einfach importierbar. Externe Dokumente hinzufügen 14

15 Belegungsplan Minimaler Aufwand erstklassige Organisation MediFox stationär verschafft Ihnen mit dem integrierten Belegungsplan jederzeit den perfekten Überblick zu Ihrer Einrichtung und deren Auslastung. Die Organisationsstruktur ermöglicht es Ihnen, Ihre Häuser, Wohnbereiche und Belegungsplätze individuell in MediFox abzubilden. Eröffnen Sie ein weiteres Haus, können Sie dies eigenständig in MediFox stationär anlegen und dazu sofort die Belegung zielgenau planen. Ihre aktuellen Bewohner lassen sich einfach mit der Maus auf andere Pflegeplätze verschieben und neue Bewohner kön nen direkt auf den gewünschten Pflegeplatz gelegt werden. Mit dem Belegungsplan und der integrierten Warteliste steuern Sie Ihre Auslastung optimal und können Anfragen jederzeit bestmöglich berücksichtigen. Organisationsstruktur Abrechnung und Verwaltung Belegungsplan 15

16 Abrechnung und Verwaltung Wie Sie den Informationsaustausch in Ihrer Einrichtung mit dem CarePad weiter optimieren können, erfahren Sie auf Seite 50. Individuelle Kalender Effiziente Terminverwaltung individuell wie Sie und Ihr Team Mit MediFox stationär verwalten Sie Termine und Aufgaben zentral und nachvollziehbar. Mit individuellen Kalendern für Bereiche, Bewohner und Mitarbeiter erkennen Sie und Ihr Team jederzeit, worauf es ankommt. So ist immer sichergestellt, dass nichts Wichtiges vergessen wird. Zusätzlich zur Terminverwaltung begrüßt Sie die Schnellstartmaske mit einer Übersicht über die aktuellen Termine und auch das MediFox CarePad informiert Sie und Ihr Team zu jeder Zeit mit der Terminübersicht. Mit MediFox stationär gehören versäumte Fristen und Termine der Vergangenheit an. Mitarbeiterkalender in der Monatsansicht Bereichskalender in der Tagesansicht 16

17 Automatische Wiedervorlage Aufgaben jederzeit sicher im Blick Die integrierte Wiedervorlagefunktion erinnert Sie automatisch an alle wichtigen Aufgaben: Abzuschließende Assessments Zu evaluierende Pflegeplanungen Wartungstermine der Hilfsmittel Manuell eingegebene Wiedervorlagen Aufgaben und Termine Geburtstage Sie behalten selbst bei vielen Einträgen immer den Über blick. Auf Mausklick sortiert MediFox für Sie die Einträge nach Datum, Bereich oder einem anderen Kriterium, das Sie selbst wählen können. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und behalten den Überblick. MediFox stationär ist Ihr zuverlässiger Assistent, der Sie an alle wichtigen Aufgaben, Termine, Geburtstage usw. erinnert. Schnellstart Abrechnung und Verwaltung Wiedervorlage: Alle Termine auf einen Blick 17

18 Abrechnung und Verwaltung Mitarbeiterverwaltung Stammdaten- und Personalzeitmanagement Mit MedIFox stationär sind alle Stammdateninforma tionen wie Anschrift, Telefon, Qualifikation, Arbeitszeiten, Krankheits- und Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter / innen stets auf einen Blick verfügbar. Sie können Tages-, Wochenoder auch Monatsarbeitszeiten erfassen, individuell auf den Mitarbeiter abgestimmt komplett und immer aktuell. Zur Unterstützung der individuellen Pflege können Sie direkt in den Stammdaten hinterlegen, für welche Bewohner ein Mitarbeiter zuständig ist. Auch die Bezugspflege kann auf diesem Wege geregelt werden. nahtlose Verbindung zum Modul Personal einsatz planung stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihr Personal nur im vereinbarten Umfang einsetzen. Mit MediFox stationär erkennen Sie direkt in den Mit ar beiterstammdaten, wann und aus welchem Grund ein Mitarbeiter abwesend war. So können Sie auch außerhalb des Dienstplans jederzeit optimal einschätzen, wie es um Ihre Personalressourcen bestellt ist. Sie können komfortabel die Beschäf tigungszeiten und den Urlaubsanspruch für jeden Mit arbeiter eingeben.durch die Mitarbeiterstammdaten 18

19 Bewerbermanagement Von der Akquise bis zum Vertrag Gestalten Sie Ihre Personalakquise so einfach wie nie zuvor. Mit dem integrierten Bewerbermanagement können Sie eingehende Bewerbungen direkt in MediFox verwalten. Legen Sie Ihre Bewerber auf Knopfdruck an und profitieren Sie von der integrierten Wiedervorlagefunktion. Sämtliche Unterlagen wie Anschreiben, Lebensläufe etc. können einfach und intuitiv mit der Maus in MediFox gezogen und dort verwaltet werden. Auch Auswertungen zur Effektivität einzelner Rekru tie rungsmaßnahmen wie z. B. die Resonanz auf bestimmte Inserate waren, sind mit dem MediFox Bewerbermanagement möglich. Kommt ein Arbeitsverhältnis zustande, können Sie den Bewerber selbstverständlich direkt mit einem Mausklick als Mitarbeiter übernehmen Doppeleingaben entfallen. So haben Sie die Infor ma tionen immer dort im Zugriff, wo sie benötigt werden direkt in Ihrem Verwaltungsprogramm. Bewerber mit einem Klick als Mitarbeiter übernehmen Abrechnung und Verwaltung 19

20 Abrechnung und Verwaltung Automatische Abrechnung Einfache Leistungsabrechnung sicher, schnell und komfortabel Die Abrechnung mit MediFox stationär übersichtlich, schnell und einfach zu bedienen. 20

21 Mit MediFox können Sie die Abrechnungsdaten vorkontiert an eine Finanzbuchhaltung Ihrer Wahl übergeben. Hierbei werden selbstverständlich die Regeln der Pflege buchführungsverordnung berücksichtigt. Weitere Informationen erhalten Sie auf Seite 26. Leichtigkeit ist Trumpf: Mit der Abrechnungsautomatik erstellen Sie Ihre komplette Abrechnung mit nur wenigen Mausklicks. MediFox stationär berücksichtigt eine automatisch korrekte Rangfolge der Kostenträger. So erhalten Sie auf Knopfdruck, ohne langwieriges Nacharbeiten, korrekte Rech nungen für alle Ihre Bewohner. Alles unter Kontrolle: Anhand eines Protokolls erkennen Sie, ob alle abrechnungsrelevanten Leistungen berücksichtigt wurden. So sehen Sie mögliche Fehler sofort. Gibt es nachträg liche Änderungen, zum Beispiel bei Abwesenheiten, wer den diese bei einem erneuten Rechnungslauf automatisch mit einbezogen. Sie erhalten eine Differenzrechnung, ohne dass eine Rechnungsstornierung erforderlich ist. MediFox stationär unterstützt den Datenaustausch (DTA) mit den Kassen. Die für die geschützte Datenüber tragung per Internet erforderliche Verschlüsselungssoftware dakota.le ist in MediFox stationär bereits integriert. Nachträgliche Differenzberechnungen, z. B. bei Unter brechun gen, können einfach auf Knopfdruck erzeugt werden. Abrechnung und Verwaltung 21

22 Abrechnung und Verwaltung Rechnungsautomatik Hundertprozentige Sicherheit maximaler Komfort Einfache Abrechnung auf Knopfdruck. MediFox stationär unterstützt Sie intelligent bei der Abrechnung. Schritt für Schritt werden Sie bei der Erstellung Ihrer Abrechnung begleitet und Ihre Voraus- und Differenzrechnungen sind auf Knopfdruck erstellt. Zeitraum auswählen Bewohner auswählen Rechnungsautomatik starten 22

23 Rechnungsverwaltung Kontrolle über offene Posten Minimieren Sie Ihre ausstehenden Zahlungen und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre offenen Rechnungen. Mahnen Sie rechtzeitig und weisen Sie Ihre Kunden frühzeitig mit frei definierbaren Mahntexten auf ausstehende Zahlungen hin. Entscheiden Sie dabei individuell, ob Sie Mahn gebühren oder Verzugszinsen berechnen. MediFox stationär ist ein zuverlässiger Assistent, der Ihnen Vorschläge für Zahlungserinnerungen unterbreitet und alle notwendigen Informationen über Mahnstufen oder Teil zahlungen bietet. Durch integrierte Automatismen werden Sie von Routinearbeiten entlastet. Benutzerfreundliche Masken unterstützen Sie bei der Eingabe Ihrer Zahlungs eingänge. Sammelmahnungen und Seriendrucke starten Sie mit wenigen Mausklicks. Steigern Sie Ihre Liquidität mit dem komfortablen Mahnwesen von MediFox stationär. Schnellstart Abrechnung und Verwaltung Offene Posten einsehen 23

24 Abrechnung und Verwaltung Auftragsmanagement Verwaltungsaufwand minimieren Abrechnung optimieren Die vollstationäre Abrechnung erfolgt mit MediFox komfortabel auf einen einzigen Knopfdruck. Für alle anderen Grundlagen können Sie schnell und intuitiv Auftragstypen anlegen, welche in Abhängigkeit des zugeordneten Pflegeplatzes automatisch den Bewohnern zugewiesen werden. MediFox stationär ist dabei grenzenlos flexibel: Ob Kurzzeitoder Tagespflege oder andere Auftragsgrundlagen z. B. für Privat leistungen alles kann einfach und mühelos verwaltet und abgerechnet werden. Nur bei Abweichungen vom Standard müssen Sie Aufträge anpassen alles andere erledigt MediFox stationär automatisch für Sie. In die Abrechnungsautomatik bezieht MediFox stationär diese Aufträge automatisch mit ein und Sie erhalten auf Knopfdruck die passende Rechnung für den Bewohner. 1 2 Auftragserstellung 1 Einfach komfortabel: MediFox stationär legt für Sie automatisch einen zum Pflegeplatz passenden Auftrag an. 2 Individuelle Möglichkeiten: Sollten Sie vom Standard abweichen wollen, können Sie schnell und einfach Leistungen in den Auftrag hinzufügen bzw. aus diesem entfernen. 24

25 Leistungsplanung für Tagespflege Bedarfsgerecht planen Versorgung optimieren Die Planung individueller Leistungen, die Sie z. B. in der Tages pflege anbieten, erfolgt mit MediFox stationär einfach und intuitiv mit der Maus. In der komfortablen Leistungsplanung stehen Ihnen alle beauftragten Leis tun gen für die direkte Planung zur Verfügung. Grundsätzlich können für alle Auftragstypen und Leistungen Grundeinstellungen für Pla nung und Abrechnung vorgenommen werden. Es müssen nur die Leistungen manuell verplant werden, für die es keine Grundeinstellungen gibt. Um eine Leistung zu verplanen, ziehen Sie sie mit der Maus auf die gewünschte Schicht Ihre Planung ist damit fertig. 1 2 Leistungsplanung 1 Einfache Bedienung: Die Leistungen können schnell und einfach per Doppelklick oder per Drag and Drop hinzugefügt oder verschoben werden. 2 Individuelle Möglichkeiten: Planen Sie alle Leistungen bequem auch in einem frei definierbaren Zyklus. So haben Sie alle erdenk lichen Planungs varianten perfekt im Griff. Abrechnung und Verwaltung 25

26 Abrechnung und Verwaltung Alles zu den optional erhältlichen Lohnbuchhaltungsschnittstellen erfahren Sie auf Seite 33 oder sprechen Sie uns an: Tel Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung Sicher und schnell gebucht Schnittstellen zu Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm Übertragen Sie Ihre Abrechnungsdaten per Knopfdruck an Ihre Finanz buch hal tung oder übergeben Sie die Daten elektronisch an Ihren Steuerberater. Sparen Sie die Kosten für die manuelle Buchung bei Ihrem Steuerberater und nutzen Sie eine MediFox Finanzbuchhaltungsschnittstelle. Für MediFox stationär sind Schnittstellen zu den folgenden Finanz buchhaltungsprogrammen optional erhältlich (Stand 03 / 2012): Anbindung Ihrer Telefonanlage Rufen Sie direkt aus MediFox stationär heraus Ihre Bewohner, Mitarbeiter, Ärzte usw. an. Als Erweiterungsmöglichkeit bieten wir Ihnen eine unidirektionale Anbindung Ihrer Telefon anlage (TAPI-Schnittstelle) an. Diese Funktionen sind für sämtliche Telefon- und Mobilfunknummern im Bereich der Stamm daten verfügbar. Vorraussetzung für diese Funktion ist, dass Ihre Telefonanlage die Microsoft Wählhilfe unterstützt. DATEV Lexware FibuNET Micos WinFib Diamant / 2 KHK Classic Line KHK Office Line EURO-FiBu All for One FS WinLine HDS-FiBu SIMBA ProFib IBM / HS Datenträgeraustausch mit Ihrer Hausbank Übergeben Sie Lastschriftbuchungen komfortabel an Ihre Hausbank. MediFox ermöglicht Ihnen die Erstellung und Verwaltung belegloser Buchungen per DTAUS-Format, um Zeit und Transaktionskosten zu sparen. Datenübergabe an Finanzbuchhaltung 26

27 Datenübernahme aus Ihrem Vorgängersystem Übernahme der Stammdaten auf Knopfdruck Bei der Datenübernahme aus Ihrem alten Programm sind wir Ihnen gern behilflich. Aus einigen Systemen können die Stammdaten durch spezielle Schnittstellen direkt in MediFox stationär übernommen werden. Sollte eine direkte Übernahme für Ihr System noch nicht möglich sein, suchen wir gerne eine Lösung mit Ihnen, wie Sie schnellstmöglich mit MediFox stationär arbeiten können. Datenträgeraustausch (DTA) Aufwand und Kosten senken Mit MediFox stationär haben Sie die Möglichkeit, Ihre Abrechnungsdaten für z. B. Inkontinenzmaterial sowohl per Daten träger als auch per an die Abrechnungsstelle zu senden. Dadurch haben Sie deutlich weniger Auf wand als vorher, Sie erhalten schneller Ihr Geld und Rech nungs kürzungen gehören der Vergangenheit an. Daten in verschlüsselter Form übermittelt. Eine vertrauliche Datenübertragung wird so sichergestellt. Die hierfür notwendige Verschlüsselungssoftware dakota.le ist in MediFox stationär bereits integriert. MediFox ist als Softwarehersteller bei der ITSG registriert. Sicherheit wird groß geschrieben. Wenn Sie die Daten per an Ihre Abrechnungsstelle versenden, werden die Datenversand per CD-ROM Pflegeeinrichtung Der integrierte Datenaustausch und die notwendige Verschlüsselungssoftware sind ohne Aufpreis in der Grundversion enthalten. Verschlüsselter Datenversand per Kostenerstattung durch die Abrechnungsstelle Kostenträger Abrechnung und Verwaltung 27

28 28 Einsatzbereit

29 Personaleinsatzplanung Personalressourcen effizient verplanen MediFox stationär bietet Ihnen eine Personaleinsatzplanung, die in Bezug auf Übersichtlichkeit, komfortable Bedienung und Aussagekraft neue Maßstäbe setzt. Planen Sie Ihre Ressourcen so effizient wie möglich. In der Dienstplanung verwalten Sie schnell und komfortabel alle Dienste und Urlaube Ihrer Mitarbeiter. Dabei behalten Sie mühelos die Arbeitszeiten und Überstunden perfekt im Griff. Mit der mehrstufigen Planung können alle Planungsstände lückenlos dokumentiert werden. Lassen auch Sie sich begeistern, wie spielend leicht, schnell und vor allem flexibel eine MDKkonforme Dienstplanung erstellt werden kann. Inhalt Dienstplanung... Seite 30 Individuelle Personaleinsatzplanung... Seite 32 Personaleinsatzplanung 29

30 Personaleinsatzplanung Dienstplanung Optimaler Überblick effizient planen Mit der MediFox stationär Personaleinsatzplanung erhalten Sie eine flexible Lösung, mit der Sie Ihre Personalressourcen übersichtlich und effizient verplanen können. Sie erleichtert Ihnen die Planung der Dienstzeiten und verschafft Ihnen eine aktuelle Übersicht über die Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaube Ihrer Mitarbeiter. Ihre individuellen Dienstarten definieren Sie auf einer übersichtlichen Maske. Die unterschiedlichen Dienstarten werden in der Dienstplanung mit von Ihnen festgelegten, ansprechenden Symbolen dargestellt. Die Berechnung der Wochenstunden Ihrer Mitarbeiter erfolgt automatisch. Über- und Minusstunden werden direkt angezeigt, sodass Sie darauf reagieren können. Unterstützung durch automatische Prüfungen Durch den automatischen Abgleich Ihrer Planung mit dem Personalschlüssel erkennen Sie schon bei der Planung, ob Sie in den Schichten ausreichend Personal vorhalten. Umfangreiche Prüfungen machen Ihnen auch die Berücksich ti gung arbeitsrechtlicher Bestimmungen, wie die Einhal tung von Pausen- und Ruhezeitenregelungen einfacher. Verstößt ein von Ihnen geplanter Dienst gegen eine Regel, wird die ser farbig hervorgehoben. Nie war es einfacher, in kurzer Zeit eine mitarbeiterfreundliche und MDK-konforme Dienstplanung zu erstellen. Dienstplan 30

31 Mit MediFox planen Sie Dienste nach Ihren individuellen Vorgaben. Verwalten Sie Ihre Personalressourcen so effizient wie möglich. Lückenloser Nachweis Ihre Wunsch-, Soll- und Ist-Pläne werden komfortabel und lü ckenlos dokumentiert. Die integrierte mehrstufige Abschlussfunktion ermöglicht jederzeit einen MDK-konformen Nach weis, wie die Planung ursprünglich aussah. Praktische Rahmenplanung Wiederkehrende Dienste können mit der intelligenten Rahmen planung mit einem Mausklick automatisch angelegt werden. Damit ist Ihre Dienstplanung im Handumdrehen fertiggestellt. Integrierte Urlaubsplanung MediFox entlastet Sie auch bei der Urlaubsplanung optimal und gewährleistet, dass Sie stets den vollen Überblick über Ihre Personalressourcen behalten. Direkte Auswertungen Die Personaleinsatzplanung verschafft Ihnen den Überblick über Urlaub, Freizeitausgleich und Überstunden. Die Wochenstunden der Mitarbeiter werden automatisch berechnet. Personaleinsatzplanung Dienstplanausdruck 31

32 Personaleinsatzplanung Individuelle Personaleinsatzplanung Komfortabel planen Fehler vermeiden Den perfekten Überblick über die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter erhalten Sie mit der MediFox Urlaubsplanung. Sie erkennen auf einen Blick für einen beliebigen Zeitraum, wie viele Mitarbeiter abwesend sind und können schnell und korrekt auf die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter reagieren. MediFox entlastet Sie auch bei dieser zeitaufwendigen Verwaltungstätigkeit optimal und gewährleistet, dass Sie stets den vollen Überblick über Ihre Personalressourcen behalten. Ressourcen planen, wo sie benötigt werden Mit MediFox stationär bilden Sie Ihre Standorte, Häuser und Wohnbereiche einfach und individuell ab. Bei der Dienstund Urlaubsplanung legen Sie einfach und komfortabel über die Bildschirmansicht fest, ob Sie Mitarbeiter gezielt für einzelne Wohnbereiche oder z. B. für ein Haus einplanen möchten. MediFox stationär ist dabei so flexibel wie Ihre Anfor derungen. Abwesenheitenverwaltung 32

33 Wenn Sie mehr über die Personaleinsatzplanung erfahren möchten, fordern Sie weitere Informationen an. Sprechen Sie uns bitte an: Tel Nahtlose Verbindung Die nahtlose Verbindung zur Mitarbeiter-Zeiterfassung macht die Planung nicht nur deutlich einfacher, sondern erleichtert die Verwaltung der Soll- und Ist-Stunden erheblich. Mit der Mitarbeiter-Zeiterfassung behalten Sie die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter mühelos im Griff und können schnell und einfach Änderungen vornehmen. Direkte Übergabe Die abrechnungsrelevanten Daten können in Form eines übersichtlichen Stundenzettel ausgedruckt dem Mitarbeiter zur Prüfung zur Verfügung gestellt werden. Über optional erhältliche Lohnbuchhaltungsschnittstellen können alle abrechnungsrelevanten Daten direkt an die Lohnbuchhaltungssoftware übergeben werden. Folgende Lohnbuchhaltungsschnittstellen sind als Erweiterung erhältlich: (Stand 03 / 2012) DATEV-LODAS DATEV - Lohn und Gehalt Kidicap Personaleinsatzplanung Der Stundennachweis ist standardmäßig in der Personaleinsatzplanung enthalten. 33