Büroservice und Datenverarbeitung

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1 SBS Lohn plus Eine Kurzübersicht über Inhalt, Anwendung und Module Diese und weitere aktuelle Informationen finden Sie auch auf unserer Website sowie auch auf der Herstellerwebsite: - Inhalt - Register - Seite 1 SBS Lohn plus - die Highlights Systemvorstellung in Kurzform Der Menüaufbau Das Hilfesystem Stammdatenverwaltung Beispiel Personalstamm Aktualisierungen (Krankenkassensätze,...) Der Abrechnungsassistent die Checklisten Die Berichtsdatenerfassung (Stundenlohn, Urlaub,...) Dialoganzeige der Abrechnungsdaten direkt in der Berichtsdatenerfassung Die Auswertungen (Bildschirmanzeige und/oder Ausdrucke) Das Lohnformular Die Auswertungsautomatik Datenimport und Datenexport Bewerbermanagement Das digitale Archiv (Protokolle und Auswertungen auch als.pdf) Beschreibung der Module im SBS Lohn plus Lohn-Grundsystem Standardfunktionen Standard-Zusatzmodule (im Lohn-Grundsystem enthalten) Standardauswertungen Detailinformationen zu verschiedenen Standards Optional: Besonderheiten zu SBS NET (Aktualisierung Krankenkassen,...) SBS Banken.net SBS Finanzämter.net SBS Krankenkassen.net SBS steuer.net Zusatzmodule: Erweiterungen sowie Integrierte Fremdprogramme dakota. ag für den Versand von Beitragsmeldungen und DEÜV-Meldungen LohnPortal / Schnittstellen (Import und Export von Lohndaten) LohnMobil (für externe Erfassungsstellen / Filialen) Schnellerfassung Extern Kurzarbeit (KUG) Bescheinigungswesen Altersteilzeit / AZ-Flexibilisierung (AZ-Flexi) Öffentlicher Dienst Baulohn Akkordlohn Behindertenlohn Spielbanken...28 Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 1 / 28

2 1 SBS Lohn plus - die Highlights In den vergangenen Jahren wurden besonders im Bereich der Ablaufoptimierungen Neuerungen und Ergänzungen realisiert. Dadurch konnten bei Einzelfirmen und besonders auch im steuerberatenden Berufsstand erhebliche Zeiteinsparungen erreicht werden. Hier eine Kurzübersicht: Archivierung Alle Ausdrucke sowie besondere (auch firmen-/mandantenspezielle Sonderauswertungen) werden umgehend in das Lohnarchiv abgelegt. Diese stehen dann wahlweise zum Nachdruck oder zum Mailversand zur Verfügung. Dabei stehen 2 Formate zur Auswahl: - SBS-Format als systemgeschütztes Format - PDF-Format wahlweise beim Mailversand mit Mandantenpasswort geschützt. Checklisten / Abrechnungsassistent Hier wird der monatliche Ablauf komplett dargestellt (wahlweise je Firma/Mandant individuell). Dadurch entfallen Arbeitsanweisungen / Sonderanweisungen in bisheriger Schriftform. Dieser Assistent begleitet Sie nicht nur durch die komplette Monatsabrechnung sondern steht auch für Monats-/Jahresendarbeiten bus hen zoo Programmaktualisierungen zur Verfügung. Unsere Kunden erhalten bei Auslieferung vorgefertigte Assistenten geliefert und können diese dann individuell anpassen. Automatikabrufe / Jobketten Gerade im Lohnbüro kommen viele wiederkehrende Arbeiten vor, welche hier einfach als Automatik festgelegt werden. Beispiel: monatlicher Ausdruck von Abrechnungen, Lohnjournal, Lohnsteueranmeldung, Finanzbuchungsliste, Erstellen von Dateien für Banken, Buchungsliste, div. Ämter (Baulohn = SOKA-Bau),, und vieles mehr. Mit Hilfe der Automatiken lassen sich firmen-/mandantenindividuelle Auswertungs- und Verarbeitungspakete zusammenstellen. Datenim-/export Anbindung an Office (Word/Excel) Mit Hilfe von Import- und Exportfunktionen unterschiedlicher Datenbestände, können Rundschreiben (Adreßbestand), Statistiken/Grafiken (aus abgerechneten Werten) mit den bekannten Office-Anwendungen schnell und einfach erstellt werden. Daneben stehen für Mandantenerstanlage verschiedene Werkzeuge zur Verfügung (Datenübernahme von Datev, Comet, Soft-Research-EXACT, ). Mailanbindung Hier stehen Möglichkeiten zur Verfügung, fertige Auswertungspakete in Dateiform (wahlweise PDF) direkt an Mailempfänger (Mandanten, ) zu versenden. Dabei wird das hauseigenen Mailsystem verwendet, so daß der Versand jederzeit nachverfolgt werden kann. Auf den nachfolgenden Seiten stellen wir die unterschiedlichen Punkte vor: Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 2 / 28

3 Entwicklung seit mehr als 3 Jahrzehnten - über 90 Mitarbeiter mit Erfahrung und Kompetenz Bundesweit mehr als Anwender aus Industrie, Handel, Dienstleistung, Verwaltung, Wissenschaft sowie dem beratenden Berufsstand Zum wiederholten Male - "GKV-Zertifikat: systemuntersucht" Anbindung an dakota.ag, KKS-AG und Rehadat-Elan Baulohn mit Vollautomatik für das Bauhauptgewerbe mit Zulassungsbestätigung bei der SOKA-BAU, diverse Nebengewerbe (z.b. Maler, Gerüstbauer, Dachdecker, GaLa) Automatische Archivierung aller Auswertungen mit Volltextsuche Altersteilzeit + Arbeitszeit-Flexibilisierung Personalkosten-Hochrechnung, Entgelt-Entwicklung, Bewerbermanagement Serienbriefe / Terminverwaltung / Datenbank-Export Pflegeautomatik der Krankenkassensätze, Banken und Finanzämter über Internet-Download Universal-Schnittstelle für Import, Export und Synchronisation Mehr als 3,3 Millionen Abrechnungen pro Monat mit dem SBS Lohn plus Online-Informationssystem "Lohn aktuell" In "Personalwirtschaft" und "PERSONAL magazin" Platz ( ) nach der Anzahl Abrechnungen / Monat Das QM-System der SBS Software GmbH ist nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 3 / 28

4 2 Systemvorstellung in Kurzform 2.1 Der Menüaufbau "Der Menü-Aufbau ist mir bekannt...!"werden Sie sagen. Richtig - das "Gesicht" des SBS Lohn plus lehnt sich an die Optik des Windows - Explorers an. Die Anwendungs-Programme sind inhaltlich in 14 Haupt- Menü-Punkte aufgeteilt. Diese reichen von den Stammdaten, über die Erfassung und die Monats-Auswertungen bis hin zu den System-Programmen. Innerhalb eines Haupt-Menü- Punktes erfolgt ggf. eine weitere Unterteilung, z.b. wie im Menüpunkt Stammdaten. 2.2 Das Hilfesystem Neben typischen Hilfetexten (Menühilfe, Feldhilfe, F1,...) stehen zusätzlich ausführliche Fachthemen zur Verfügung. Diese beinhalten neben aktuellen Vorschriften und Anweisungen auch die Umsetzung in den Anwendungsprogrammen. Beispiel: Kurzarbeit Zu Beginn werden die Vorschriften der Agentur für Arbeit aufgezeigt. Anschließend werden mit Beispielen die erforderlichen Stammdatensteuerungen sowie die Erfassung und die besonderen Auswertungen dargestellt. Nachfolgend ein Auszug von mehr als 100 vorhandenen Fachthemen Bitte wählen Sie Ihr Thema (alphabetisch gegliedert): Abschläge Akkord Altersteilzeit Arbeitgeber-Darlehen Arbeitgeberleistungen während Sozialleistungsbezug Arbeitszeit-Flexibilisierung Arbeitszeitkonten Bescheinigungswesen Betriebliche Altersversorgung Bewerbermanagement Direktversicherung Entgelt-Entwicklung Heimarbeiter Jahresende Kurzarbeit Lohn-/Tariferhöhungen... bis Zeiterfassung Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 4 / 28

5 2.3 Stammdatenverwaltung Beispiel Personalstamm Die themenbezogenen Register der Stammdaten ermöglichen eine einfache und schnelle Datenverwaltung. Jedes Register ist ggf. in mehrere Seiten aufgeteilt. Modulabhängige Register (z.b. KUG oder Bau) werden bei nicht vorhandener Lizenz automatisch ausgeblendet. Getreu dem Motto "Sie sehen nur das, was sie benötigen". Im Auslieferungsstand erhalten Sie eine komplette Musterfirma mit aktuellen Grunddaten (Krankenkassen, Lohnarten,...) geliefert und installiert. 2.4 Aktualisierungen (Krankenkassensätze,...) Das InfoCenter meldet sich automatisch, wenn aktuelle Dateien und Daten zum Download zur Verfügung stehen. Das DownloadCenter ist die "Verbindung" zu SBS Software: Beziehen Sie hier aktuelle Lohn-Informationen, updaten Sie den SBS Lohn plus und aktualisieren Sie ihren Banken-, Finanzämter-, Gemeinden- und Krankenkassenstamm. Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 5 / 28

6 2.5 Der Abrechnungsassistent die Checklisten Checklisten lassen sich individuell anlegen. Auch externe Programme werden hier mit berücksichtigt. Dadurch steht Ihnen ein Abrechnungs- Assistent zur Verfügung, der alle typischen Arbeitsabläufe in der üblichen Reihenfolge anzeigt. Die Abarbeitung erfolgt einfach per Mausklick, wobei Sie auch die Reihenfolge der Abarbeitung einfach ändern können (unbenötigte Punkte überspringen, bereits bearbeitete Punkte einfach neu anklicken, -...). In Verbindung mit der automatischen Auswertung verringert sich der Arbeitsablauf erheblich. 2.6 Die Berichtsdatenerfassung (Stundenlohn, Urlaub,...) Das "Herz" des SBS Lohn plus! Sie erfassen pro Arbeitnehmer lediglich noch die variablen Berichtsdaten, sofern diese z.b. nicht aus einem Zeiterfassungssystem übernommen wurden. Alle festen Lohnwerte werden automatisch eingesteuert. Aus der laufenden Erfassung heraus können Sie den Personalstamm und den Lohnartenstamm direkt anwählen. Anhand der erfassten Daten ist jederzeit eine vorläufige Brutto-Netto- Testberechnung und der Vorabdruck eines Lohnformulars möglich. Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 6 / 28

7 2.6.1 DIALOGANZEIGE DER ABRECHNUNGSDATEN DIREKT IN DER BERICHTSDATENERFASSUNG Die lfd. Abrechnungsdaten werden innerhalb der Brutto- Nettolohn-Berechnung ermittelt und im Lohnkonto umgehend dokumentiert. Zugriff auf bereits abgerechnete Monate (Vormonatskorrektur, SV-Unterbrechung,..) erledigen Sie hier im Dialog. Weitere Dialoganzeigen: - Lohnformular - Urlaubsübersicht - Geringfügigkeitsgrenzen - Ansparkonten 2.7 Die Auswertungen (Bildschirmanzeige und/oder Ausdrucke) Die Auswertungen (hier: Lohn- und Gehaltsabrechnungen) lassen sich grundsätzlich direkt nach der Brutto-Nettolohn- Berechnung ausdrucken oder wahlweise auf dem Bildschirm anzeigen. Alle Auswertungen werden automatisch zusätzlich archiviert (Lohnarchiv) Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 7 / 28

8 2.7.1 DAS LOHNFORMULAR Die Auswertungen lassen sich grundsätzlich direkt nach der Brutto-Nettolohn-Berechnung ausdrucken oder wahlweise auf dem Bildschirm anzeigen. Alle Auswertungen (hier: eines von fünf Lohn- und Gehaltsformularen) sind in einer übersichtlichen und leicht lesbaren Optik gestaltet. Die Auswertungs-Anzeige kann "gezoomt" werden. Der Ausdruck ist auch direkt aus der Anzeige heraus möglich! 2.8 Die Auswertungsautomatik Die Auswertungs- Automatik ermöglicht den kumulierten Abruf mehrerer Auswertungen unter Berücksichtigung der jeweiligen Abruf-Optionen. Bei Abrechnung mehrerer Mandanten können Sie z.b. pro Mandant 1 Automatik-Gruppe einrichten und diese im Firmenstamm entsprechend zuordnen. Dadurch weiß das System, welche Auswertungen wie oft für einen Mandant gedruckt werden sollen. Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 8 / 28

9 2.9 Datenimport und Datenexport Mit dem Daten-Import können Sie Stammdaten und Bewegungsdaten auch von EXCEL-Tabellen importieren. Der Daten-Export ermöglicht die Ausgabe von Stamm- und Abrechnungsdaten. Unterstützt werden Ausgabeformate wie ASCII, Microsoft Access 2000, Centura SQL-Base, Oracle, Microsoft SQL-Server und XML. Ausgegebene Stamm- und Abrechnungsdaten lassen sich anschließend weiterverarbeiten und ggf. grafisch aufarbeiten (hier: Microsoft Excel) Bewerbermanagement Verwalten Sie mit dem Bewerber- Management Ihre offenen Stellen sowie die einzelnen Bewerber. Auswertungen sind in Form eines Stammblatts und einer Bewerber- Übersicht möglich. Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 9 / 28

10 2.11 Das digitale Archiv (Protokolle und Auswertungen auch als.pdf) Die Archivdateien sind gegliedert in Arbeitgeber-Dateien (z.b. Lohnjournal), Arbeitnehmer-Dateien (z.b. Lohnformulare) und sonstige Dateien (z.b. Protokolle,...). Die Archivierung erfolgt standardmäßig im SBS-Format. Dieses Format hat den Vorteil, dass die Archivdateien nur mit dem SBS Lohn plus oder dem SBS PrintCenter abgerufen werden können (= Schutz vor unberechtigtem Zugriff). Zusätzlich oder ausschließlich lassen sich die Auswertungen im PDF- Format archivieren. Außerdem können Sie die Archivierung für einzelne Auswertungen auch abschalten. Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 10 / 28

11 3 Beschreibung der Module im SBS Lohn plus 3.1 Lohn-Grundsystem Der SBS Lohn plus ist die innovative Software für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung! Die verschiedenen Modelle und der modulare Aufbau machen die Software für steuerberatende Berufe ebenso interessant wie für kleine und große Firmen unterschiedlichster Wirtschaftszweige - auch spezieller Branchen wie Baugewerbe, Öffentlicher Dienst und Industrie (Akkord). Das System kombiniert Abrechnungssicherheit, Leistungsfähigkeit, Anwenderfreundlichkeit, Flexibilität, Informationsvielfalt und Kostengünstigkeit! STANDARDFUNKTIONEN Was bei SBS zum Standard gehört, muss anderweitig oft teuer bezahlt werden: Die Benutzer-/Passwort-Verwaltung schützt Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff Individuelle Menügestaltung Der Abrechnungsassistent die Checklisten Bewerbermanagement zur Verwaltung von offenen Stellen und Bewerbern Arbeitnehmer-unabhängige Schnell-Berechnungsprogramme (z.b. Steuern/SV, Pfändungen etc.) Übersichtliche, überwiegend zentrale und damit zeitsparende Stammdatenführung mit Änderungsprotokoll Diverse Erfassungshilfen (z.b. Tätigkeitsschlüssel, SV-Beitragsgruppen, KK-Betriebsnummern etc.) Arbeitnehmer-individuelle Personalakte / individuelle Firmen- und Personalstamm-Felder Mehrfachbeschäftigung, Gleitzeitkonten mit/ohne Begrenzung (Beispiel: bis 250 Stunden) Zeiterfassungs-Import Zahlreiche, z.t. individuell gestaltbare, aussagekräftige und übersichtliche Auswertungen (s.u.) Ausdruck, Bildschirm-Anzeige- oder Datei-Ausgabe aller SBS-Auswertungen Die Automatische Auswertung spart Zeit und macht den Abruf zu einem "Kinderspiel" ITSG-zertifizierte (= "GKV-Zertifikat: systemuntersucht") Stammdatenverwaltung, Beitragsberechnung und -abführung sowie SV-Unterbrechungsverwaltung SBS-Besonderheit SBS steuer.net + ELSTER-Telemodul der Finanzverwaltungen für den Internet- Versand der Lohnsteuer-Anmeldungen und Bescheinigungen bei Bedarf Monatsrücksetzung für erneute Komplettverarbeitung (auch für mehrere Monate) Automatische Jahresbeginnpflege aller Berechnungseckdaten (z.b. SV- Beitragsbemessungsgrenzen) Individuelle automatische Archivierung aller SBS-Auswertungen inkl. externem Druck-Modul für Nachdrucke, Versand der Auswertungsdateien per ,... -Informationsdienste, Programm-Updates via Internet STANDARD-ZUSATZMODULE (IM LOHN-GRUNDSYSTEM ENTHALTEN) Folgende Zusatzmodule sind als Standard integriert SV-Voll-DEÜV für An-/Ab-/sonstige-Meldungen an die Krankenkassen Datenfernübertragung (DFÜ) für den elektronischen Versand von Meldungen Nettolohnvereinbarungen für automatische Hochrechnung Nettolohn auf Brutto Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 11 / 28

12 3.1.3 STANDARDAUSWERTUNGEN Abschlagslisten Arbeitgeber-Darlehens- und Pfändungsübersichten Arbeitnehmer-/Arbeitgeber-Überweisungen / - Schecks Arbeitszeit-Übersichten Automatische Auswertung (kumulierter Abruf mehrerer Auswertungen; individuelle Startzeit) Banklisten / Barauszahlungen Beitragsnachweise, Lohnfortzahlungs-/ Mutterschaftsgeld-Erstattungsanträge Beschäftigungsstatistiken (Fehlzeiten, Urlaub, Krankheit etc.) Disketten-Clearing (DTAUS) Finanzbuchungen (Prima-Nota, ASCII- Ausgabe) GDPdU-Ausgabe für Lohnsteuerprüfung Heimarbeiterlisten Individuelle (Personal-)Statistiken / Listgenerator Kostenstellen-/Kostenträgerauswertungen Lohn- und Gehaltsformulare (diverse Varianten) Lohnjournale Lohnkonten Lohnsteuer-Anmeldungen Lohnsteuerbescheinigungen, besondere LStB Mandanten-Benachrichtigungen Pool-/Freizeitstunden-Übersichten Serienbriefe Soll-/Iststunden-Abgleich Stunden-/Tage-Auswertungen Termin-Kalender Urlaubs-Übersichten / Urlaubs-Rückstellungen Personalkosten-Hochrechnung Entgelt-Entwicklung DETAILINFORMATIONEN ZU VERSCHIEDENEN STANDARDS Nachfolgend einzelne Sonderbeschreibungen zu besonderen Standardmodulen Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 12 / 28

13 SV-VOLL-DEÜV Das Lohn-und-Gehaltssystem trägt selbstverständlich auch das GKV-Zertifikat das Qualitätssiegel der gesetzlichen Krankenversicherung. Das SBS-Sondermodul "SV-Voll-DEÜV" (DatenErfassungs- und ÜbermittlungsVerordnung) ermöglicht Ihnen u.a. die Disketten-Ausgabe sämtlicher SV-Meldungen. I.V.m. mit einer Übertragungs-Software (dakota.ag, ) lassen sich die SV-Meldungen (und die Beitragsnachweise) auch per Datenfernübertragung weiterleiten. Das aufwendige Ausfüllen der SV-Meldevordrucke per Hand oder Schreibmaschine oder SV-NET entfällt. Folgende Auswertungen sind möglich: - Disketten-/Datei-Ausgabe Anmeldungen... bei Beschäftigungs-Aufnahme oder Änderungen im Versicherungsverhältnis (z.b. Beitragsgruppenwechsel) - Disketten-/Datei-Ausgabe Abmeldungen... bei Beschäftigungs-Ende oder Änderungen im Versicherungsverhältnis (z.b. Beitragsgruppenwechsel) - Disketten-/Datei-Ausgabe Unterbrechungsmeldungen... bei Vorliegen eines entsprechenden Meldetatbestandes (z.b. eines kompletten Kalendermonats von Krankengeldbezug) - Disketten-/Datei-Ausgabe Jahresmeldungen... Bescheinigung der zur gesetzlichen Rentenversicherung beitragspflichtigen Bruttoentgelte zum Disketten-/Datei-Ausgabe Sondermeldungen... Meldungen über Einmalbezüge in beitragsfreien Zeiten, z.b. während des Erziehungsgeldbezuges - Disketten-/Datei-Ausgabe Stornierungen der o.g. Meldungen... bei rückwirkender Korrektur / Aufhebung eines Meldetatbestandes - Disketten-/Datei-Ausgabe / Druck Meldungen geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer... An- und Abmeldungen geringfügig entlohnter und kurzfristig beschäftigter Arbeitnehmer - Druck Monatsprüfprotokoll... Auflistung evtl. Fehler und Hinweise, aufgrund derer die Ausgabe von bestimmten SV-Meldungen unterdrückt wird - Druck Monatsmeldeliste / Bildschirm-Anzeige Monatsmeldungen... Aufstellung oder Bildschirm-Anzeige aller Monatsmeldetatbestände (An-, Ab-, Unterbrechungsmeldungen etc.) als Prüfliste / -anzeige - Druck Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbescheinigungen... Melde-Bestätigungen für die Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf Blankopapier - Druck im amtlichen Format... Ausdruck aller Meldungen auf DIN-A4-Blankopapier im amtlichen Format Voraussetzungen: ITSG-Software "dakota ag : benötigt lediglich einen Internetzugang ( -Versand) Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 13 / 28

14 DATENFERNÜBERTRAGUNG (DFÜ) Es existieren bundeseinheitliche Datensatzbeschreibungen für die Dateien, mit denen die Sozialversicherungsmeldungen und die Beitragsnachweise übertragen werden. Der SBS Lohn plus stellt die Daten entsprechend bereit. Das SBS-Zusatzmodul "DatenFernÜbertragung (DFÜ)" ermöglicht Ihnen... die Übertragung... mittels... - der Sozialversicherungs-Meldungen (DEÜV), - der Sozialversicherungs-Beitragsnachweise - ISDN (z.b. für "KKS-AG" - s.u.) oder - (z.b. für "dakota.ag"- s.u.) Hierbei werden die zu übertragenden Daten nach den Anforderungen der Datenannahmestellen der Krankenkassen in ASCII-Dateien mit festen Dateinamen abgestellt: - SV-DEÜV-Meldungen: Datei EDUAXXXX - SV-Beitragsnachweise: Datei EBNA0XXX (XXX/XXXX stehen für eine fortlaufende Nummer zur Vermeidung doppelter Dateinamen) Bei Einsatz der "KKS-AG" (s.u.) werden zusätzlich Auftrags-Dateien ausgegeben (gleicher Dateiname plus Extension.AUF). Sowohl die KKS-AG-Software (Krankenkassen-KommunikationsSystem-ArbeitGeber) der Fa. CoCoNet GmbH aus Düsseldorf, als auch die dakota ag -Software der "krankenkasseneigenen" Fa. ITSG GmbH aus Rodgau kommunizieren mit allen Krankenkassen: Krankenkasse Datenannahmestellen "DEÜV" Datenannahmestellen "Beitragsnachweise" AOK AOK-Rechenzentren AOK-Rechenzentren IKK IKK-Bundesverband IKK-Bundesverband BKK BKK-Bundesverband BKK-Bundesverband Ersatzkassen VdAK mailorbit BuKn Bundesknappschaft mailorbit Die DFÜ-Ausgaben für die Seekasse und die Landwirtschaftliche Krankenkasse werden vom SBS Lohn plus z.zt. noch nicht unterstützt. Die Daten müssen aus Datenschutzgründen chiffriert übertragen werden. Die KKS-AG-Software und die dakota.ag-software sind hierfür geeignet. Die KKS-AG-Software ist nicht Bestandteil des SBS-Zusatzmoduls Z8 und ist über die Fa. CoCoNet GmbH, Steinhof 5, Erkrath, Tel.: 0211/ , Fax: 0211/ , zu beziehen. Die dakota.ag-software kann als Besonderheit B4 nur über SBS bezogen werden (nicht über die ITSG). Voraussetzungen: KKS: ISDN-Karte (informieren Sie sich bei Ihrem Hardware-Händler) bzw. INTERNET-Zugang (für -Übertragung) CoCoNet-Software "KKS-AG" ITSG-Software "dakota ag : benötigt lediglich einen Internetzugang ( -Versand) Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 14 / 28

15 NETTOLOHNVEREINBARUNG Das SBS-Zusatzmodul "Nettolohnvereinbarung" ermöglicht Ihnen u.a. die Hochrechnung von Nettolöhnen auf Bruttolöhne. Nettolohnvereinbarung Zwischen dem Arbeitnehmer (AN) und dem Arbeitgeber (AG) wurde eine Nettolohnvereinbarung getroffen, d.h. der AN hat Anspruch auf einen fest vereinbarten Nettolohn, unabhängig davon, wie sich die Steuer- und SV-Beitragsberechnung entwickeln. Basis der Hochrechnung ist wahlweise der Nettolohn oder der Auszahlbetrag (= Nettolohn plus/minus evtl. Be-/Abzüge) mit oder ohne Abwälzung des Solidaritätszuschlags. Sonderregelung: Kirchensteuer oder Pflegeversicherung können auf den Arbeitnehmer überwälzt werden. Der Bruttolohn wird im Abtastverfahren aus dem Nettolohn ermittelt: 1. Schritt Nettolohn + Lohnsteuer aus o.g. Nettolohn + Kirchensteuer aus o.g. Nettolohn + Solidaritätszuschlag aus o.g. Nettolohn + Sozialversicherungsbeiträge (AN-Anteil) aus o.g. Nettolohn = Bruttolohn 1 2. Schritt Nettolohn + Lohnsteuer aus o.g. Bruttolohn 1 + Kirchensteuer aus o.g. Bruttolohn 1 + Solidaritätszuschlag aus o.g. Bruttolohn 1 + Sozialversicherungsbeiträge (AN-Anteil) aus o.g. Bruttolohn 1 = Bruttolohn 2 usw. Dieses Abtastverfahren wird solange fortgeführt, bis der Bruttolohn "X" dem Bruttolohn "X minus 1" bis auf die 2. Stelle nach dem Komma entspricht. Bruttolohn plus Nettobezug Ein Arbeitnehmer (Bruttolohnempfänger) erhält neben seinen Bruttobezügen laufende und/oder einmalige Nettobezüge. Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 15 / 28

16 3.2 Optional: Besonderheiten zu SBS NET (Aktualisierung Krankenkassen,...) wie SBS Banken.net / SBS Finanzämter.net / SBS Krankenkassen.net / SBS steuer.net / dakota.ag (Fremd-Software) Die u.g..net-besonderheiten aktualisieren und ergänzen (optional) die jeweiligen Stammdaten automatisch. Voraussetzung für die Nutzung dieser Besonderheiten ist ein Internet-Zugang (grundsätzlich an dem Rechner, auf dem der SBS Lohn plus installiert ist)! Bei Bedarf können Sie sich zusätzlich zu einem E- Mail-Informationsservice anmelden; Sie werden denn per informiert, sobald Update-Dateien für die jeweilige Besonderheit im Internet bereit gestellt wurden. Die Anmeldung kann beim Kauf der Besonderheit oder zu einem späteren Zeitpunkt direkt über das Internet erfolgen. SBS übernimmt für die Korrektheit und Vollständigkeit der aktualisierten und ergänzten Daten keine Gewähr. Voraussetzung ist ein Internet-Zugang - grundsätzlich an dem Rechner, auf dem der SBS Lohn plus installiert ist! SBS BANKEN.NET Diese Besonderheit ergänzt Ihren Bankenstamm um fehlende Banken, aktualisiert Ihre Bank-Bezeichnungen und löscht alte Bankleitzahlen (optional). Darüber hinaus informieren diverse Protokolle über den Wegfall oder die Fusion von Banken. Ebenfalls protokolliert werden die Stammdatensätze, die von den Änderungen im Bankenstamm betroffen sind. In Planung ist eine automatische Überarbeitung der übrigen Stammdaten! SBS FINANZÄMTER.NET Diese Besonderheit ergänzt Ihren Finanzamtsstamm um fehlende Finanzämter und aktualisiert Ihre Finanzamts-Bezeichnungen (optional). Darüber hinaus werden die von den geänderten Finanzämtern betroffenen Firmen protokolliert SBS KRANKENKASSEN.NET Diese Besonderheit aktualisiert die Beitrags-, Umlage- und Erstattungssätze der bestehenden Krankenkassen; die übrigen Daten werden nicht verändert. Die Aktualisierung basiert auf den Krankenkassen-Betriebsnummern. Darüber hinaus ergänzt die Besonderheit Ihren Krankenkassenstamm um fehlende Krankenkassen (optional). Die Aktualisierungsdatei enthält grundsätzlich alle bundesdeutschen Krankenkassen! Hinweis: grundsätzlich verlangt die ITSG GmbH von den Firmen, die die Beitragssatz- Aktualisierung einsetzen, eine Zulassung zum DEÜV-Verfahren! SBS STEUER.NET SBS steuer.net ist das ELSTER-Internet-Kommunikationstool der SBS Software GmbH. Diese Besonderheit ermöglicht die elektronische Weiterleitung der Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer- Voranmeldungen. Voraussetzung ist ein Internet-Zugang - an dem Rechner, auf dem SBS steuer.net installiert ist (und grundsätzlich auch der SBS Lohn plus )! Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 16 / 28

17 3.3 Zusatzmodule: Erweiterungen sowie Integrierte Fremdprogramme DAKOTA. AG FÜR DEN VERSAND VON BEITRAGSMELDUNGEN UND DEÜV-MELDUNGEN Für die verschlüsselte Weiterleitung der SV-DEÜV-Meldungen und Beitragnachweise per ist die separate Übertragungs-Software dakota.ag-software der Fa. ITSG GmbH erforderlich. Der Vertrieb der dakota.ag-software für den SBS Lohn plus erfolgt ausschließlich über die SBS Software GmbH, sie kann nicht direkt bei der Fa. ITSG GmbH erworben werden! Voraussetzungen für den Einsatz von dakota.ag: - DEÜV-Zulassung Ihrer Firma bei den Krankenkassen (der SBS Lohn plus ist zugelassen) - Internet-Zugang; Voraussetzung für den Versand verschlüsselter -nachrichten: SMTP-fähiges -programm (z.b. Outlook-Express) Internet-Provider mit SMTP-Server (auch über fre -anbieter mit SMTP-Server) - System-Kenntnisse (Internet-Optionen, Outlook-Express etc.) - Kenntnisse bzgl. der -software Ihrer Firma und Ihrer Betriebssysteme Im SBS-Grundpaket sind folgende weiteren Module bereits enthalten: - SV-Voll-DEÜV - Datenfernübertragung (DFÜ) LOHNPORTAL / SCHNITTSTELLEN (IMPORT UND EXPORT VON LOHNDATEN) Multifunktionale Import- und Export-Schnittstelle von und zu nahezu jeder Fremd-Software. (z.b. Zeiterfassungssysteme, Personalmanagementsysteme o.a.) SCHNITTSTELLEN/GDPDU Voraussetzung: Zusatzmodul LohnPortal¹ (¹ Gilt nicht für die GDPdU-Ausgabe!) Eine Schnittstelle ist eine Verbindung oder ein Übergang zwischen zwei Systemen. Es gibt bei Computern Hardware- und Software-Schnittstellen. Die Software-Schnittstellen dienen dem Daten-Austausch zwischen verschiedenen Programmen. Die SBS-Schnittstellen dienen dem Import oder Export von Daten, die Ihre Lohnund Gehaltsabrechnung betreffen. Folgende Schnittstellen stehen Ihnen zur Verfügung: LOHNPORTAL Export bzw. Import von Daten in frei konfigurierbaren Strukturen zur Weiterverarbeitung in anderen Software-Systemen bzw. im SBS Lohn plus DATENBANK-EXPORT Export von Daten für verschiedene Datenbanken GDPDU-AUSGABE (OHNE ZUSATZMODUL ASCII-SCHNITTSTELLEN) Ausgabe steuerrelevanter Daten gemäß der Abgabenordnung FREMDSOFTWARE Import diverser Stammdaten aus fremder Lohn-Software (z.zt. DATEV, COMET und SOFT-RESEARCH) Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 17 / 28

18 ASCII-SCHNITTSTELLEN Das SBS-Zusatzmodul "ASCII-Schnittstellen" ermöglicht den Datenimport und den Datenexport von Stammund Abrechnungsdaten (im ASCII-Format). Folgende Stamm- und Abrechnungsdaten können transferiert werden Export... Personalstammdaten Durchschnitte Festbeträge Diverse Verträge (VWL, Direktversicherungen, Pfändungen etc.) Lohnkonten Krankenkassen Bau- / Kostenstellen Berichtsdaten Finanzbuchungen... Import... Personalstammdaten Durchschnitte Festbeträge Diverse Verträge (VWL, Direktversicherungen, Pfändungen etc.) Lohnkonten Krankenkassen Bau- / Kostenstellen Berichtsdaten Eine "individuelle ASCII-Ausgabe" ermöglicht die Kombination der Ausgabe von Feldern aus verschiedenen Stammdaten-Programmen mit Vorgabe-Möglichkeit verschiedener Steuerungs-Varianten. Die Datenausgabe erfolgt wahlweise... im Standard-SBS-Format oder in einem aufbereiteten Fremd-Format zur weiteren Bearbeitung z.b. in EXCEL; die möglichen Trennzeichen sind "TAB" oder ";". Fordern Sie bei Bedarf zunächst die Schnittstellenbeschreibungen an! Ferner existieren ASCII-Schnittstellen für den Datentransfer aus verschiedenen "Fremd"-Lohnprogrammen (z.b. DATEV-LODAS-Versionen*). Informieren Sie sich - rufen Sie uns an! * Sollten Sie "DATEV Lohn und Gehalt für Windows" einsetzen, so ist zusätzlich ein kostenpflichtiges Fremd- Programm erforderlich. Bitte informieren Sie sich beim SBS-Vertrieb bzw. bei Ihrem Software-Betreuer! Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 18 / 28

19 3.3.3 LOHNMOBIL (FÜR EXTERNE ERFASSUNGSSTELLEN / FILIALEN) Bearbeitung von Abrechnungsdaten an externen Arbeitsplätzen. Voraussetzung: Zusatzmodul LohnMobil LM-EXPORT Über den Menüpunkt LM-Export haben Sie die Möglichkeit alle Stamm- und Abrechnungsdaten der ausgewählten Firmennummern (einschließlich evtl. Lohn-Lizenzen/Rechte und Datenbanken) aus der Hauptstelle pro Firma an eine andere Abrechnungsstelle (= Nebenstelle) auszugeben. Der Transfer dient der externen Bearbeitung der Lohndaten. Die Lohndaten der Hauptstelle werden in der Datei SBSTransferHS.SZP gepackt und in das ausgewählte Transfer-Verzeichnis kopiert. Diese Datei steht Ihnen für den Import in eine externe Nebenstelle zur Verfügung. Der Menüpunkt LM-Export ist auch in der Nebenstelle vorhanden. Damit geben Sie die bearbeiteten Stamm- und Abrechnungsdaten der ausgewählten Firmennummern pro Firma aus der Nebenstelle in das angegebene Transfer-Verzeichnis aus, um diese in die Hauptstelle einzulesen. Hierbei werden die Lohndaten in der Datei SBSTransferNS.SZP gepackt. Diese Datei steht Ihnen für den LM-Import in die Hauptstelle zur Verfügung LM-IMPORT NEBENSTELLE Über den Menüpunkt LM-Import Nebenstelle haben Sie die Möglichkeit Ihre Lohndaten in eine Nebenstelle zu übernehmen. Der Transfer dient der externen Bearbeitung der Lohndaten. Der LM-Import Nebenstelle ermöglicht den Import der Stamm- und Abrechnungsdaten (einschließlich evtl. Lohn-Lizenzen/-Rechte und Datenbanken) in den SBS Lohn plus der Nebenstelle. Die Lohndaten stehen im Transfer-Verzeichnis in Form der Datei SBSTransferHS.SZP für den Import zur Verfügung LM-IMPORT HAUPTSTELLE Über den Menüpunkt LM-Import Hauptstelle haben Sie die Möglichkeit Ihre Lohndaten, die aus einer Nebenstelle gepackt in Form der Datei SBSTransferNS.SZP exportiert wurden, pro Firma in den SBS Lohn plus (= Hauptstelle) zurück zu importieren. Für den Import in die Hauptstelle stehen 2 Varianten zur Verfügung: 1. Komplette Dateien Die Daten wurden ausschließlich in der Nebenstelle bearbeitet! Alle Dateien der General- und/oder Firmendaten werden komplett aus der Transferdatei der Nebenstelle in die Hauptstelle kopiert. Nach dem Import entspricht der Datenbestand in der Hauptstelle dem Datenbestand der Nebenstelle. In der Nebenstelle gelöschte Datensätze werden ebenfalls in der Hauptstelle gelöscht. 2. Geänderte Stamm-/Berichtsdaten Es wurden gleichzeitig Stammdaten von unterschiedlichen Datensätzen und Monatsberichtsdaten von unterschiedlichen Arbeitnehmern in Haupt- und Nebenstelle bearbeitet! Beim Import werden die geänderten Stammdatensätze satzweise in die Hauptstelle übernommen. Monatsberichtsdaten werden beim Import pro Personalnummer in die Hauptstelle transferiert, sofern mindestens ein Berichtsdatensatz für den Arbeitnehmer in der Nebenstelle verändert wurde. Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 19 / 28

20 3.3.4 SCHNELLERFASSUNG EXTERN Die "SBS-Schnell-Erfassung Extern" ist ein vom "Haupt"-Programm unabhängiges, separates Berichtsdaten- Erfassungsprogramm, das vom Anwender... in beliebig vielen Filialen (mittlere bis größere Firmen) oder bei beliebig vielen Mandanten (steuerberatende Berufe)... eingesetzt werden kann. Es eignet sich jedoch auch für den hausinternen Einsatz, wenn die bedienenden/erfassenden Mitarbei-ter/- innen keine Einsicht in die übrigen Stamm- und Abrechnungsdaten haben sollen. Auch ist es erforderlich, um EXCEL-Dateien mit dem Lohnportal zu importieren. Vorteile Berichtsdaten können SCHNELL und unkompliziert tageweise oder kumuliert, für den laufenden Monat, für Vormonate oder im Voraus, in verschiedenen, frei definierbaren Varianten (z.b. Arbeitnehmer für Arbeitnehmer oder Kostenstelle für Kostenstelle etc.) erfasst werden. Es ist nur ein Bruchteil der Speicherkapazität des "Haupt"-Programms erforderlich. Die Erfassung der Berichtsdaten/Lohnarten erfolgt vor Ort (bessere Kontrollmöglichkeit). Die Daten werden dann zum gegebenen Zeitpunkt in das "Haupt"-Programm transferiert. Innerhalb der "Schnellerfassung Extern" müssen lediglich die variablen Faktoren (z.b. nur die Stunden der Lohnart "Stundenlohn") erfasst werden; die fixen Faktoren (hier: Stundenlohn) werden beim Datentransfer in das "Haupt"-Programm automatisch "versorgt" (z.b. der Stundenlohn vom Lohnfaktor 1 des Personalstamms), entsprechend der Lohnarten-Steuerungen. Die erfassten Daten werden auf Diskette oder in ein Festplatten-/Netzwerk-Verzeichnis ausgegeben und per Post oder Datenfernübertragung an die "Haupt"-Firma weitergeleitet. Sie erhalten eine neue SONDER-Kontrollzahl, die Sie im Parameter des "Haupt"-Programms speichern sowie eine... Installations-Anleitung ("Filial"-Disketten werden von der Standard-CD-ROM "gezogen") Die SCHNELL-Erfassung der Berichtsdaten/Lohnarten kann unter Prüfung der Firmennummer(n), der Personalnummern, der Lohnarten und der Kostenstellen/Kostenträger erfolgen. Hierzu müssen Sie die entsprechenden Dateien aus dem "Haupt"-Programm in das Verzeichnis der Filiale bzw. des Mandanten kopieren. Diese Stammdaten können dort nicht geändert oder eingesehen werden. Kurzübersicht zu SBS Lohn plus per Seite 20 / 28

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