potential2 Mitarbeitergespräche als erfolgreiches Führungsinstrument 17. Januar 2013 Susanne Triebs-Lindner // Helmut Lindner Potentialhoch2 (Hamburg)

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1 Mitarbeitergespräche als erfolgreiches Führungsinstrument 17. Januar 2013 Susanne Triebs-Lindner // Helmut Lindner Potentialhoch2 (Hamburg) 1

2 UNSERE ERFAHRUNG ZEIGT: Das eine Mitarbeitergespräch gibt es nicht! 2

3 1. DIE ZIELE EINES MITARBEITER- GESPRÄCHS 3

4 ZIELE (1) Führungskräfte werden an an ihren Erfolgen gemessen, ein Team zu führen und einen Beitrag für die Wertschöpfung des Unternehmens zu leisten. Durch ein motivierendes Führungsverhalten sichern Sie sich die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter. Durch Mitarbeitergespräche überwachen Sie als Führungskraft die Zusammenarbeit in Ihrem Verantwortungsbereich. 4

5 ZIELE (2) Im Mitarbeitergespräch analysieren Sie die aktuelle Arbeitssituation und entwickeln ggf. Maßnahmen zur Verbesserung. Durch das Mitarbeitergespräch erhalten Sie Anhaltspunkte für Entwicklungsmöglichkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters. 5

6 2. DIE GESPRÄCHSARTEN 6

7 FRAGE IN DIE RUNDE: Wieviele Arten von Mitarbeitergesprächen kennen Sie? 7

8 FRAGE 2 IN DIE RUNDE: Wieviele Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es? 8

9 Anerkennungsgespräch Jahresgespräch Entwicklungsgespräch Gehaltsgespräch Ermahnungsgespräch Konfliktgespräch Feedbackgespräch Motivationsgespräch Kritikgespräch Zielvereinbarungsgespräch Halbjahresgespräch Qualifikationsgespräch Rückkehrgespräch = 13 Verschiedene 9

10 3. DIE VORBEREITUNG 10

11 DIE VORBEREITUNG (1) Legen Sie als Führungskraft Termin und Ort fest. Laden Sie als Führungskraft rechtzeitig dazu ein. Das Gespräch sollte nach Möglichkeit in einem neutralem Raum stattfinden. Alle Gespräche finden unter vier Augen statt: Mitarbeiter und Führungskraft Die Dauer liegt zwischen 1 und 1,5 Stunden. (kürzere Gespräche sind u.u. möglich) 11

12 DIE VORBEREITUNG (2) Erwarten Sie keine rhetorischen Höchstleistungen oder große Sachlichkeit sonst gehen Ihnen u.u. wichtige Informationen verloren. Bereiten Sie jedes Mitarbeitergespräch genau vor. Lesen Sie vorab die Stellenbeschreibung des Mitarbeiters. Die Gespräche sollten regelmäßig und wiederkehrend stattfinden. 12

13 DIE VORBEREITUNG (3) Das Gespräch sollte von beiden Gesprächspartnern vorab anhand eines standarisierten Fragebogens (Jahresgespräch) vorbereitet werden. Vor allem bei schwierigen Mitarbeitergesprächen gilt: Schreiben Sie Ihre Argumentationskette auf! Das zwingt Sie die einzelnen Punkte genau zu definieren. 13

14 4. DAS JAHRESGESPRÄCH 14

15 ABLAUF JAHRESGESPRÄCH (1) Seien Sie rechtzeitig im verabredeten Raum. Gehen Sie auf Ihren Mitarbeiter zu. Begrüßen Sie Ihren Gast mit Handschlag. Seien Sie stets höflich und freundlich. Danken Sie ihm für sein Kommen. Bieten Sie Ihrem Mitarbeiter einen Platz an. 15

16 ABLAUF JAHRESGESPRÄCH (2) Schaffen Sie eine positive Atmosphäre und ein offenes Gesprächsklima. Vor Beginn: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Gast bei der Sache und aufnahmebereit ist. Starten Sie anhand des standarisierten Fragebogens mit dem ersten Themenblock. Gehen Sie anhand der im Unternehmen vereinbarten Fragen die einzelnen Themenblöcke durch. 16

17 ABLAUF JAHRESGESPRÄCH (3) Die Themenblöcke können sich beziehen auf: 1. Aufgabenbereich des Mitarbeiters 2. Entwicklungsmöglichkeiten 3. Verhalten der Vorgesetzten 4. Verhältnis von beruflicher und sozialer Belastung des Mitarbeiters (Gleichgewichtsmanagement) 5. Zusammenarbeit im Unternehmen 6. Führungsarbeit (nur bei FK) 17

18 ABLAUF JAHRESGESPRÄCH (4) Die Anzahl der Themenblöcke pro Gespräch sollte im Unternehmen festgeschrieben sein. Die Auswahl der Blöcke pro Gespräch ist variabel. Jeder Themenblock startet mit der jeweiligen Valuationsskala: Wie zufrieden bin ich mit meinem persönlichen Aufgabenbereich? ÍÍÍ ÍÍ Í Å ÅÅ ÅÅÅ 18

19 ABLAUF JAHRESGESPRÄCH (5) Beispiel: Themenblock 1 Der Aufgabenbereich 1. Meine Aufgaben empfinde ich eher als abwechslungsreich/ kontinuierlich. 2. Welcher meiner Aufgaben hat mir besonders viel Freude bereitet? 3. Was waren in meinen Aufgabenbereich die größten Probleme/Erfolge? 4. Sollte der Aufgabenbereich für das nächstes Jahr neu definiert werden? 19

20 ABLAUF JAHRESGESPRÄCH (6) Finden Sie einen positiven und motivierenden Abschluss. Danken Sie Ihrem Mitarbeiter nochmals für sein Kommen und die Bereitschaft zum Austausch. 20

21 The Social Readjustment Rating Scale Thomas Holmes/Richard Rahe

22 22

23 ÜBERSCHRIFT 23

24 5. DER ABLAUF BEI ANDEREN GESPRÄCHEN 24

25 ANDERE GESPRÄCHE (1) Legen Sie vorab den Anlass des Gesprächs fest Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter den Anlass in der Einladung mit. Hören Sie sich im Gespräch zunächst die Meinung Ihres Mitarbeiters an. Haben sich aus der Darstellung des Mitarbeiters Fragen ergeben, so klären Sie diese zunächst ab. 25

26 ANDERE GESPRÄCHE (2) Stellen Sie jetzt Ihre Sichtweise der Sachlage dar. Bestätigen oder korrigieren Sie dabei die Aussagen Ihres Mitarbeiters. Greifen Sie seine Argumente auf und führen Sie diese ggf. weiter. Vereinbaren Sie konkrete Schritte und Termine. Halten Sie diese schriftlich fest. Fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal mündlich kurz zusammen. 26

27 6. DIE DOKUMENTATION 27

28 DIE DOKUMENTATION (1) Die Dokumentation besteht immer aus zwei Teilen! 1. Das Protokoll Das Protokoll soll die wichtigsten Vereinbarungen und Absprachen festhalten. Ein gemeinsames Protokoll ist ein fester Bestandteil des Mitarbeitergesprächs. Das Protokoll wird nie an Dritte weitergegeben. (Ausnahme: Wechsel der Führungskraft) 28

29 DAS PROTOKOLL (MUSTER) Protokoll Mitarbeitergespräch (1) Gesprächstermin: 22. März 2013 Uhrzeit/Dauer: Uhr Name Mitarbeiter: Werner Muster Name Führungskraft: Dr. Hans Mustermann 29

30 Protokoll Mitarbeitergespräch (2) Themenblock Wer? Wann? 1. Aufgabenbereich des Mitarbeiters 2. Entwicklungsmöglichkeiten 3. Verhalten der Vorgesetzten 4. Berufliche/soziale Belastungen 5. Zusammenarbeit im Unternehmen 6. Führungsaufgaben (nur bei FK) 30

31 DIE DOKUMENTATION (2) 2. Der Mitarbeiter-Bewertungsbogen Der abschließende Befragungsbogen dient der internen Evaluation aller Mitarbeitergespräche. Die Bewertungsbögen werden anonym ausgefüllt. Sie werden an einer Stelle (Personalabteilung/ Personalentwickler) im Unternehmen zusammengetragen und ausgewertet. 31

32 Mitarbeiter-Bewertungsbogen (1) Die Atmosphäre des Gesprächs war angenehm. ÍÍÍ ÍÍ Í Å ÅÅ ÅÅÅ Die Ergebnisse des Gesprächs werden von Nutzen sein. ÍÍÍ ÍÍ Í Å ÅÅ ÅÅÅ 32

33 Mitarbeiter-Bewertungsbogen (2) Auf das Gespräch habe ich mich vorbereitet. ÍÍÍ ÍÍ Í Å ÅÅ ÅÅÅ Der Vorgesetzte war gut auf das Gespräch vorbereitet. ÍÍÍ ÍÍ Í Å ÅÅ ÅÅÅ 33

34 8. MITARBEITER- GESPRÄCHE MIT SYSTEM 34

35 MITARBEITERGESPRÄCHE MIT SYSTEM Modul 1: Modul 2: 2: Modul 2: 3: Modul 4: Modul 5: ` Handbuch Zeitplan Durchführung Gesprächs- Handbuch Leitfäden Durchführung Rahmenkonzept Gesprächs- Leitfäden Schulung Führungskräfte 35

36 MITARBEITERGESPRÄCHE MIT SYSTEM Modul 6: Hotline _ Modul 7: Sonstige Gespräche (nach Bedarf) Modul 8: Ermittlung Entwicklungsbedarf Modul 9: 9: Abschließende Evaluation (Auswertung Evaluation der Rückläufe) Modul 10: 10: Ausblick Folgejahr Ausblick Folgejahr 36

37 Vielen Dank! Susanne Triebs-Lindner // Helmut Lindner

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