Erasmus+ Mobility Tool+ Webinar HERZLICH WILLKOMMEN! NA DAAD, Referat EU02

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1 Erasmus+ Mobility Tool+ Webinar HERZLICH WILLKOMMEN! NA DAAD, Referat EU02

2 Allgemeine Hinweise Zielgruppe des Webinars sind Erasmus- Koordinatoren sowie Mitarbeiter von International Offices. Wir bitten pro Hochschule nur mit einer Person am Webinar teilzunehmen, um die Bandbreite der Übertragung nicht zusätzlich zu belasten. Nach der Präsentation haben Sie 5-10 Minuten Zeit Ihre Fragen im Chat zu stellen. Diese werden danach beantwortet. Alle Chatnachrichten während der Präsentation werden nicht berücksichtigt. Die Präsentation wird nach dem Webinar auf der Veranstaltungsseite veröffentlicht. 2

3 Inhalt dieser Präsentation Navigationsleiste des Mobility Tool+ Projektzugriff ( Contacts ) Partnerorganisationen anlegen EU Survey Teilnehmerbericht Häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Mobilitäten Häufige Fragen zu der Eingabe von Mobilitäten Häufige Fragen zur Eingabe der Personalmobilität 3

4 Navigationsleiste des Mobility Tool+ Details zum Projekt: Hier finden Sie Details zu Ihrem Projekt (Projektlaufzeit, etc.). Dashboard: Hier finden Sie eine Reihe von statistischen Übersichten über alle eingetragenen Mobilitätsdaten. Organisationen: Hier finden Sie Daten zu Ihrer eigenen Einrichtung und zu Partnereinrichtungen im Ausland. Kontakte: Hier können Sie weiteren Personen (z. B. Kolleginnen und Kollegen) Zugang zum Projekt gewähren. Mobilitäten: Hier können Sie Mobilitätsdaten eingeben und kontrollieren, sowie exportieren und importieren. Budget: Budgetübersicht der bereits verplanten/verbrauchten Mittel im Vergleich zum bewilligten Budget. Berichte: Hier können Sie Ihren Abschlussbericht erstellen.

5 Dashboard 5

6 Projektzugriff ( Contacts ) Aus dem Projektantrag werden automatisch Kontaktperson sowie legal representative übernommen und in das Mobility Tool+ übertragen Im Menü Contacts können über weitere Kontaktpersonen angelegt werden (bspw. Kollegen, Vertreter, etc.). Alle Kontakte müssen einen ECAS Account haben Gut zu wissen: Personen mit Zugang zum Projekt ( Edit Access to Project ) bekommen automatisch auch Benachrichtigungs- s wenn Inhalte im Mobility Tool+ aktualisiert werden (bspw. das Budget aktualisiert wurde, etc.) NEU: Soll eine Person keine Benachrichtigungen erhalten, beispielsweise die zeichnungsberechtigte Person ( legal representative ), den Kontakt bearbeiten und No Access to Project anklicken

7 Partnerorganisationen anlegen Unter Organisationen können Partnereinrichtungen angelegt werden PIC Organisation Partnerhochschulen können entweder über die PIC oder den Erasmus Code eingegeben werden Eine aktuelle Liste mit zugehöriger PIC und Erasmus Code können Sie der Erasmus Charter List auf folgender Seite entnehmen: Organisationen ohne PIC bspw. Aufnahmeorganisationen für Studierendenpraktika Gut zu wissen: Die bereits angelegten Partnereinrichtungen im Projekt 2014 wurden zum Datum des Anlegens des 2015er-Projekts automatisch übertragen. Das heißt, diese Partnereinrichtungen müssen nicht nochmals angelegt werden. 7

8 EU Survey - Teilnehmerbericht Einladung zum Teilnehmerbericht erfolgt automatisch nach Ende der Mobilität Über Re-Send kann der Teilnehmerbericht beliebig nochmals an die hinterlegte -Adresse versendet werden Gut zu wissen: Es kann bis zu 3 Tage dauern bis der Teilnehmerbericht als Eingereicht angezeigt wird. Der Teilnehmerbericht kann nicht mehr geöffnet werden, sobald er ausgefüllt und abgeschickt wurde. Wird die Mobilität gelöscht, wird automatisch auch der Teilnehmerbericht gelöscht. NEU: Für statistische Auswertungen kann in der Mobilitätsansichtsmaske ( List Mobilities ) eine Excel-Datei mit allen Teilnehmerberichten über heruntergeladen werden.

9 Häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Mobilitäten Participant with Special Needs = Sonderförderung für Teilnehmer/innen mit Behinderung: Begründung im Feld EU Special Needs Support Comments den Gesamtbetrag der Sonderförderung im Feld EU Special Needs Support Total eingeben Disadvantaged Background = Förderung von Studierenden mit Kind: Begründung im Feld Overall Comments festgelegter Pauschaulbetrag pro Monat (200 Euro) wird automatisch im Feld Disadvantaged participants monthly Top-up eingefüllt Details zur Sonderförderung im Leitfaden Kapitel 10 Sonderförderung

10 Häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Mobilitäten Force Majeure = höhere Gewalt Zur Erläuterung von Force Majeure siehe Kapitel des Leitfadens Projekt 2014: Gründe im Feld Overall Comments erläutern Projekt 2015: Gründe im Feld Force Majeure Explanations erläutern Outer-most Country/Region nur anklicken wenn im Rahmen von Mobilität zu Unterrichtszwecken (STA) Unternehmenspersonal aus einem Überseeischen Land oder Gebiet an eine deutsche Hochschule kommt

11 Häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Mobilitäten Recent Graduate = Absolventen/Graduierte Absolventen/Graduierte müssen mit Häkchen markiert werden nur dann kann für Graduiertenpraktika ein höherer monatlicher Zuschuss gewählt werden, als für Studierendenpraktika (siehe auch Kapitel im Leitfaden). Zero Grant Mobilitäten Komplette Zero Grant Mobilitäten durch Hakensetzung (manuelle Eingabe) bzw. mit Yes (in der Importdatei) kenntlich machen Bei der manuellen Eingabe die Mobilität erst mit normalen Fördersätzen kalkulieren; dann Zero Grant anklicken

12 Häufige Fragen zu der Eingabe von Mobilitäten Unterbrechungen und Zero-Grant Zeiträume: Finanziell nicht geförderte Zeiträume (beispielweise eine 5-monatige Mobilität, von der ein Monat nicht gefördert werden kann) können folgendermaßen im MT+ eingegeben werden: Projekt 2014: Angabe (in Tagen) im Feld Interruption or Zero-Grant Duration (days). Die hier angegebene Dauer in Tagen wird von der Mobilitätsdauer ( Effective Duration ) sowie der Gesamtfördersumme ( EU Total Grant Calculated ) der Mobilität abgezogen. Projekt 2015: Interruption Duration (days) : Unterbrechungen einer Mobilität müssen im Feld Interruption Duration (days) angegeben werden. Die hier angegebene Dauer in Tagen wird von der Mobilitätsdauer ( Duration of Mobility Period ) und der Förderdauer in Tagen ( Funded Duration days ) sowie der Gesamtfördersumme ( EU Total Grant Calculated ) der Mobilität abgezogen. Non-Funded Duration (days) : Nicht-geförderte Zeiträume einer Mobilität (zero grant) können im Feld Non-Funded Duration (days) angegeben werden. Die hier angegebene Dauer in Tagen wird von der Förderdauer in Tagen ( Funded Duration days ) sowie der Gesamtfördersumme ( EU Total Grant Calculated ) der Mobilität abgezogen.

13 Häufige Fragen zu der Eingabe von Mobilitäten EU Mobility Total Grant (calculated) : Die Gesamtfördersumme wird automatisch auf Grundlage des Feldes Duration Calculated (days) berechnet und mathematisch auf- bzw. abgerundet Nur im Projekt 2014: EU Mobility Total Grant (adjusted) : Hier können Anpassungen (auch im Dezimalbereich) vorgenommen werden Bei Manueller Eingabe: Reihenfolge der Schritte beachten! 1. Zuerst alle Eingaben bezüglich der Mobilitätsdaten machen 2. auf Calculate klicken 3. in Total Grant Adjusted den Wert eintragen 4. NICHT mehr auf Calculate klicken, sondern direkt auf Save klicken 13

14 Häufige Fragen zur Eingabe der Personalmobilität Travel Days = Reisetage: es können bis zu 2 Reisetage im Feld Travel Days eingegeben werden. Reisetage werden zur Gesamtdauer der Mobilität ( Effective Duration ) und zur Gesamtfördersumme ( EU Mobility Total Grant calculated ) aufgerechnet Beispiel: Dauert eine ST-Mobilität vom bis , berechnet das MT+ daraus 5 Tage ( Effective Duration ). Hat die Hochschule im Grant Agreement mit dem Geförderten festgelegt, dass auch die Reisetage gefördert werden sollen (siehe auch Erasmus+ Leitfaden Kapitel 9.7.2), können diese im Feld Travel Days eingetragen werden. Daraus ergibt sich eine Mobilitätsdauer von 7 Tagen (5 Mobilitätstage + 2 Reisetage). Hinweis: Fragen zu Reisekostenpauschale vs. Landes/Bundes-Reisekostengesetz siehe FAQs der NA DAAD ( unter Punkt 5 Fördersätze) 14

15 Häufige Fragen zur Eingabe der Personalmobilität Nur Projekt 2015: EU Travel Grant Grant Not Required: Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, werden die Reisekosten für ST-Mobilitäten auf Null gesetzt EU Individual Support Grant Not Required: Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, werden die Aufenthaltskosten (inklusive mögliche Sonderförderung) für ST-Mobilitäten auf Null gesetzt 15

16 Ihre Fragen? Nun haben Sie 5-10 Minuten Zeit Ihre Fragen im Chat zu stellen. Wir werden diese danach beantworten. Fragen zum Mobility Tool+ beantworten wir sonst immer gerne unter oder an der Hotline Datenbanken unter

17 Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit Erasmus+ National Agency Higher Education DAAD Deutscher Akademischer Austauschdienst German Academic Exchange Service (DAAD) Kennedyallee Bonn Servicenummer:

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