Lieber Bewerber. Björn Lorenz. 7/2008 Business&IT

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1 Lieber Bewerber Jedes Unternehmen möchte langfristig eine Marktperspektive haben. Doch dazu braucht es vor allem gutes Personal. Und das ist angesichts stetig steigender beruflicher Anforderungen immer schwerer zu finden. Schon prognostizieren Experten, dass Mittelständler besonders unter dem Fachkräftemangel zu leiden haben. Doch der Mittelstand rüstet auf mit Speziallösungen für das Personalmanagement. Björn Lorenz 20

2 P E R S O N A L M A N A G E M E N T : B u s i n e s s - l ö s u n g e n Der Fachkräftemangel trifft mittelständische Unternehmen besonders hart. Sie können sich weder im Glanz überragender Bekanntheit am Markt sonnen noch mit Blick auf Bezahlung, Urlaub oder soziale Leistungen mit großen Unternehmen mithalten. An diesen Rahmenbedingungen lässt sich kaum etwas ändern, doch ein anderer Teil der Personalprobleme ist hausgemacht: Die Art, wie mittelständische Unternehmen um die knappe Ressource Mitarbeiter werben, verdient nicht selten das Prädikat unprofessionell. Nicht viel besser sieht es mit den Bemühungen aus, einmal gewonnene Kollegen ans Unternehmen zu binden. Fortbildung? Fehlanzeige. Motivationsförderung? Nie gehört. Langfristige Personalentwicklung? Zu aufwändig. Die Folgen sind mittlerweile schmerzlich zu spüren: Oft bleibt mittelständischen Betrieben nur die zweite Wahl, und selbst die sucht wenn sie genügend Berufserfahrung gesammelt hat meist das Weite. Und die Summen, die bis dahin in Einarbeitung und Qualifikation geflossen sind? Totalabschreibung. Lange Zeit waren professionelle Lösungen für das Personalmanagement fast ausschließlich im gehobenen Mittelstand und in Großkonzernen zu finden. Doch wie in vielen anderen Bereichen betriebswirtschaftlicher Spezialanwendungen wandelt sich auch dieses Bild langsam. Das hat vor allem zwei Gründe. Zum einen sind die meisten größeren Betriebe mittlerweile gut mit solchen Lösungen ausgestattet, so dass sich die Anbieter auf der Suche nach neuen Märkten langsam in die Niederungen der deutschen Wirtschaft bewegen. Dazu passend ist die technologische Basis vor allem Portalsysteme für das betriebliche Intranet inzwischen zu mittelstandskonformen Kosten zu haben. Auf der anderen Seite bestätigen die Hersteller von ERP-Software ein stetig wachsendes Interesse des Mittelstandes, Personalmanagement-Software in ihrem Unternehmen einzusetzen. Die Unternehmen können inzwischen auf ein breites Marktangebot zugreifen. War das Personalmanagement vor nicht langer Zeit eine Nische für Spezialisten, die ihre Lösungen mit aufwändigen Schnittstellen in das vorhandene Systemumfeld einbanden, sind heute integrierte Komplettlösungen gefragt. Vor allem Anbieter von Lohnabrechnungen haben ihre Software zu Personalmanagement-Paketen ausgebaut. Von der elektronischen Personalakte über das Bewerbermanagement bis zur Mitarbeiterqualifikation ist inzwischen alles zu haben. CSS hoher Funktionsumfang beim Personalmanagement Die CSS GmbH hat neben der Personalwirtschaft vor allem Lösungen für das betriebliche Rechnungswesen im Programm. Das egecko Personalmanagement ist Teil der egecko Personalwirtschaft, zu der auch eine Lohn- und eine Reisekostenabrechnung gehören. Neben den gängigen Prozessen der Personalverwaltung bietet das egecko Personalmanagement eine Reihe innovativer Programmkomponenten. Hierzu gehören beispielsweise das Auszubildenden- und Bewerbermanagement, ein Michael Friemel, geschäftsführender Gesellschafter der CSS GmbH Viele Unternehmen haben lediglich Entgeltabrechnungen im Einsatz, so dass ein gewisser Nachholbedarf besteht. Employee-Self-Service -Webportal sowie ein Planungs- und Controlling-Modul. Interessant ist das integrierte Terminmanagement. Endet zum Beispiel die Probezeit, werden Personalverantwortliche automatisch informiert. Ihnen bleibt dann genügend Zeit, um zu reagieren, erklärt Michael Friemel, geschäftsführender Gesellschafter der CSS GmbH. Weitere Besonderheiten sind die Ressourcenverwaltung für Arbeitskleidung, Dienstwagen oder Firmenhandy sowie die elektronische Personalakte, in der Arbeitsverträge und andere wichtige Dokumente personenbezogen gespeichert werden. Darüber hinaus unterstützt das Bewerbermanagement Personalverantwortliche dabei, offene Stellen schnell zu besetzen. Es umfasst ein integriertes Rating und die detaillierte Suche im Bewerberpool. Hier gibt es übrigens eine Anbindung an Jobbörsen. Damit wird die Arbeit wesentlich leichter, betont Michael Friemel. Zu den Zielgruppen gehören Großunternehmen und mittelständische Betriebe mit mindestens 50 Mitarbeitern. Wer bereits eine Unternehmens-Software nutzt, kann auf eine der vielen Standardschnittstellen zurückgreifen. Auf der Liste kompatibler Anwendungen finden sich zum Beispiel Anbieter wie e.bootis, Psipenta oder Delta Barth. Zu den aktuellen Trends im Personalmanagement zählt Geschäftsführer Friemel die dezentrale Selbstverwaltung der Stammdaten durch die Mitarbeiter und digitale Personalakten. Abgesehen davon, ist aber auch der Bedarf an professionellen Auswertungen stetig gestiegen. Bei der Entscheidung für eine Personalmanagement-Software sollten aus seiner Sicht vor allem die Kosten im Mittelpunkt stehen: Gerade mittelständische Unternehmen müssen ihren Aufwand senken, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Nachfrage nach modernen, integrierten Lösungen wird daher zwangsläufig steigen. Viele Unternehmen haben lediglich Entgeltabrechnungen im Einsatz, so dass ein gewisser Nachholbedarf besteht. DATEV gemeinsam mit dem Steuerberater DATEV ist der zentrale IT-Dienstleister der Steuerberaterszene. Die meisten Berater arbeiten nicht nur selbst mit DATEV-Anwendungen, sondern übernehmen auch den Vertrieb der Software. Somit ist das DATEV Personal-Management nur im Doppelpack mit dem Steuerberater zu haben. Dafür stehen kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen mit der classic-, comfort- und comfort plus-version drei Programmvarianten zur Verfügung. Claudia Erhardt, zuständig für Produktmarketing und Service des Bereichs Personalwirtschaft bei der DATEV e.g. Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter und Management setzen sich zunehmend durch. Damit wird die dezentrale Datenpflege möglich. Business&IT 7/

3 B u s i n e s s - l ö s u n g e n : P E R S O N A L M A N A G E M E N T Die Installationsbasis beläuft sich laut DA- TEV auf rund 8000 Betriebe, wozu beispielsweise Isuzu, Müller Back oder die Klinik Niedersachsen gehören. Schnittstellen existieren unter anderem zur DATEV-Lohnabrechnung oder zur DATEV-Dokumentenverwaltung. Hinter dem DATEV-Personal-Management steckt ein Kooperationsmodell. Auch wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Steuerberatungskanzlei durchgeführt wird, stehen dem Unternehmen jederzeit die notwendigen Daten für die Personalarbeit zur Verfügung, unterstreicht Claudia Erhardt, zuständig für Produktmarketing und Service des Bereichs Personalwirtschaft bei der DATEV e.g. Über die bidirektionale Anbindung an die Lohnabrechnung werden Personaldaten, die im Unternehmen oder beim Steuerberater eingegeben werden, automatisch zwischen beiden Anwendungen abgeglichen. Alle Personalinformationen werden nur einmal gepflegt. Doppelerfassungen sind nicht erforderlich, verspricht Claudia Erhardt. Sie schätzt, dass der Bedarf an professionellen Personalverwaltungen weiter steigen wird. Der durchschnittliche Personalverantwortliche betreut immer mehr Mitarbeiter. Für den Einzelnen bleibt dadurch immer weniger Zeit. Eine gute Software hilft, die Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Ressourcen freizusetzen. Das Potenzial wird von immer mehr Unternehmen erkannt. Auch der Fachkräftemangel wirke sich positiv auf die Nachfrage aus. Viele Unternehmen würden den Umgang mit potenziellen Mitarbeitern professionalisieren etwa um auf Bewerbungen schneller zu reagieren oder Personalauswahl und Mitarbeiterbewertung zu verbessern. Angesprochen auf die aktuellen Trends beim Personalmanagement, verweist Claudia Erhardt auf die zunehmende Automatisierung der Personalprozesse: Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter und Management setzen sich zunehmend durch. Damit wird eine dezentrale Datenpflege möglich. Fachlich würden hingegen Mitarbeiter- Coaching, Zielvereinbarungen und das frühzeitige Erkennen von Entwicklungspotenzialen ganz oben auf der Agenda der Personalmanager stehen. Exact Software Bewerbermanagement ist gefragt Exact Software ist mit der Personalverwaltungs-Software Exact Synergy HRM, mit der Entgeltabrechnungs-Software Exact. LohnXL/XXL und mit der Unternehmens- Software Exact Globe am Software-Markt vertreten. Alle drei Anwendungen sind genau aufeinander abgestimmt, so dass applikationsübergreifende Geschäftsprozesse möglich sind. Brian Aiken, Geschäftsführer der Exact Software Deutschland GmbH Die Personalverwaltungs- Software Exact Synergy HRM liefert alle erforderlichen Personaldaten. Mittelständische Unternehmen haben erkannt, dass eine professionelle Personal-Software zum Motor der Abteilung werden kann. Bei Exact Synergy HRM handelt es sich um eine Web-basierende Lösung, die beispielsweise Module zu Bewerbermanagement, Seminarverwaltung, Kompetenzmanagement oder zum Aufbau von Employee-Self-Service-Portalen enthält. Das Software-Hhaus adressiert damit insbesondere mittelständische Betriebe mit bis zu 5000 Mitarbeitern. Auf der Kundenliste stehen unter anderem der Fernsehsender Super RTL oder der Movie Park Germany. Mit Synergy HRM können Unternehmen sämtliche Personalprozesse mit einer einzigen Lösung bewältigen. Dabei lassen sich Mitarbeiter und Management individuell nach ihren jeweiligen Bedürfnissen einbinden, erklärt Brian Aiken, Geschäftsführer der Exact Software Deutschland GmbH. Bemerkenswert ist zudem der Schulterschluss zu Microsoft Office. Office-Dokumente werden automatisch in Exact Synergy HRM hochgeladen und lassen sich innerhalb der Personalverwaltung nutzen. Zu den derzeit wichtigsten Markttrends zählt Geschäftsführer Aiken die elektronische Personalakte und das Bewerbermanagement: Auf der Fachmesse PERSO- NAL2008 in Stuttgart fragte fast die Hälfte unserer Messestand-Besucher nach diesen beiden Themen. Doch auch die Optimierung der Personalprozesse, etwa über Employee-Self-Service-Portale, treibe den Markt voran. Die Rolle des Zugpferdes wird nach seiner Einschätzung der Mittelstand übernehmen: Mittelständische Unternehmen haben erkannt, dass eine professionelle Software für das Human Ressource -Management zum Motor der Personalabteilung werden kann. Speziallösungen sind bei Planung und Umsetzung strategischer Aktivitäten oder der Prozessoptimierung nicht wegzudenken. Hamburger Software Personalwesen noch im Aufbau Für Gunther Fricke, Leiter Produktmanagement bei der HS Hamburger Software GmbH & Co. KG, ist der Einsatz einer Personalverwaltung unter anderem eine Frage der Unternehmensgröße: Professionelle Lösungen werden von kleineren Unternehmen häufig als überdimensioniert oder nicht bedarfsgerecht eingeschätzt. 22

4 P E R S O N A L M A N A G E M E N T Gunther Fricke, Leiter Produktmanagement bei der HS Hamburger Software GmbH & Co. KG Professionelle Lösungen für die Personalverwaltung werden von kleineren Unternehmen häufig als überdimensioniert und nicht bedarfsgerecht eingeschätzt. Bei größeren Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ist die Investitionsbereitschaft hingegen höher. Diese Unternehmen haben in der Regel ein größeres Effizienz- und Effektivitätsbewusstsein. Im Moment ist die Software HS Personalwesen noch eine reine Lohnabrechnung, die sich mit Zusatzmodulen zu Tarifen, Bescheinigungswesen oder Statistik aufstocken lässt. Ab dem kommenden Jahr, verspricht Gunther Fricke, soll eine professionelle Personalverwaltung hinzukommen: Geplant sind unter anderem Erweiterungen zur digitalen Personalakte, Seminarverwaltung und Mitarbeiterqualifikation. Die Software ist mandantenfähig, branchenunabhängig einsetzbar und eignet sich für Einsteiger in die Lohnbuchhaltung ebenso wie für Profis dieser Branche. Das zeigt, dass das Software-Haus mit dieser Strategie seiner bisherigen Linie treu bleibt, denn dank integrierter Plausibilitätsprüfung, einer ausgeprägten Eingabe-Unterstützung, vieler Arbeitshilfen und umfassender Online-Informationen braucht man kein Personalprofi zu sein, um die Entgeltabrechnung sauber hinzubekommen. Abgesehen von den neuen Funktionen, sind weitere Verbesserungen der Software geplant. So arbeitet der Hersteller Hamburger Software derzeit daran, zwei neue Schnittstellen zu den DMS-Lösungen ELOoffice und Novaline in ihre Produkten zu integrieren. Als aktuelle Trends benennt Gunther Fricke das papierlose Personalbüro: Die digitale Personalakte und die so genannten Employee-Self-Service-Lösungen, bei denen Mitarbeiter und Management ihre Daten selbst abrufen und pflegen, geben momentan den Ton an. Die aktuelle Installationsbasis des HS Personalwesen beläuft sich auf rund 3000 registrierte Nutzer. HR Access in aller Herren Länder zu Hause BIT04_grün.indd 1 Schön, wenn s besser läuft! Dokumenten-Management schafft Platz. Anzeige Erleben Sie Dokumenten- Management multimedial unter Der US-amerikanische Anbieter HR Access ist auf die Entwicklung von Personalportalen spezialisiert. Das Unternehmen gehört zum Investmenthaus Fidelity Investments und kann auf eine beeindruckende internationale Kundenkartei verweisen. Die 550 Unternehmen, die derzeit mit der HRa Suite 5 arbeiten, kommen aus 52 Ländern und verwalten insgesamt zwölf Millionen Mitarbeiter und Rentner. Hierzulande arbeiten unter anderem die Versicherungsgruppe HDI, Honeywell Miele und der Schuhhändler Görtz mit der HRa Suite. Zur Zielgruppe des Software-Hauses gehören Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten, wobei es keinen speziellen Branchenschwerpunkt gibt. Das Personalportal deckt die Bereiche Personalverwaltung, Lohnabrechnung, strategisches Personalmanagement und Personal Controlling ab. Interessierte Unternehmen können zwischen Hosting-Angeboten und der Installation in den eigenen vier Wänden wählen. Das breite Leistungsspektrum sieht Alexander Masel, Sales Manager bei der HR Access :38:28 Uhr Alexander Masel, Sales Manager bei der HR Access Solutions GmbH Kompetente Mitarbeiter für sich zu gewinnen und langfristig zu binden ist in der Wissensgesellschaft eine der strategisch wichtigsten Management-Aufgaben. Solutions GmbH, als eines der wichtigsten Alleinstellungsmerkmale an: Mit der HRa Suite können Unternehmen den gesamten Bereich des Personalmanagements abdecken, ohne dass Schnittstellen erforderlich sind. Die Personalarbeit erfolgt dadurch direkt aus einer Anwendung heraus. Schnittstellen gibt es stattdessen für die Anbindung an gängige Finanzbuchhaltungen, ERP- oder Controlling-Systeme. Aus Sicht von Alexander Masel wird der Markt für professionelle Personalmanagement-Systeme künftig weiter zulegen: Kompetente Mitarbeiter für sich zu gewinnen und langfristig zu halten ist in der Wissensgesellschaft eine der strategisch wichtigsten Managementaufgaben. Wenn Software dabei erkennbare Verbesserungen und Effizienzgewinne bringt, sind Unternehmen gerne bereit zu investieren. Die derzeitigen Trends sieht er vor allem im technischen Umfeld: Insbesondere das Reporting werde im Personalumfeld weiter ausgebaut. Zudem würden sich immer mehr Betriebe für Employee-Self-Service-Portale interessieren. KDV das Interesse am Outsourcing nimmt zu Personalbezogene Software ist das Steckenpferd des Unternehmens KDV Kanne Datenverarbeitung. Das Software-Haus bietet neben der Lohnabrechnung KDVLOHN Werner Warweg, Geschäftsführer der KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH In den letzten Jahren ist die Nachfrage nach Full-Service-Angeboten deutlich gestiegen. Business&IT 7/

5 B u s i n e s s - l ö s u n g e n : P E R S O N A L M A N A G E M E N T Oliver Barthel, Produktmarketing- Manager für Lexware mitarbeiter bei der Lexware GmbH & Co. KG Viele kleine und mittelständische Betriebe suchen einfache, Zeit sparende Lösungen, mit denen sie im Rahmen des Tagesgeschäfts Ordnung halten können. vor allem Lösungen für die Zeiterfassung und die Abrechnung der Reisekosten an. Darüber hinaus gibt es eine Personaleinsatzplanung und eine Bewerberverwaltung. Optional kann zudem ein Archivsystem, etwa für die Verwaltung von Zeugnissen und Arbeitsverträgen, angeschlossen werden. Das gesamte System ist modular gestaltet. Das bedeutet, dass Unternehmen zunächst mit der Lohnabrechnung starten. Danach kann diese mit Hilfe zusätzlicher Moduledem Bedarf des jeweiligen Unternehmens schrittweise angepasst werden. Über ein Application Programming Interface (API) lassen sich Unternehmenslösungen, Finanzbuchhaltungen oder Zutrittskontrollen anbinden. Entsprechende Schnittstellen gibt es zu Lösungen von SAP, HS Hamburger Software und DATEV. Allein die Lohnbuchhaltung KDVLOHN wird von mehr als 2500 Unternehmen eingesetzt. Unser kleinster Kunde hat zwei und unser größter mehr als 7000 Mitarbeiter, umreißt Werner Warweg, Geschäftsführer der KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH, den Kundenkreis. Zu den Besonderheiten der Software gehört die freie Wahl der Betriebsart: Bei KDV Kanne Datenverarbeitung können sich die Anwender zwischen einem gehosteten Personalmanagement und dem Betrieb in den eigenen vier Wänden entscheiden. In den letzten Jahren ist die Nachfrage nach Full-Service-Angeboten deutlich gestiegen. Dabei lagern Unternehmen die komplette Lohnabrechnung aus. Selbst Großunternehmen wie Microsoft nutzen die damit verbundenen Einsparpotenziale, erklärt Werner Warweg. Unternehmen, die eine Lösung für das Personalmanagement suchen, rät er, den Nutzwert in den Mittelpunkt zu stellen. Bei der Auswahl sollte es um Lösungen, nicht um Produkte gehen. Optimal ist es, wenn der Nutzwert den Investitionsaufwand finanziert, so dass ein kurzfristiger Return on Investment (ROI) möglich wird. Lexware Kinderteller für die Kleinen Lexware richtet sich mit der Personalverwaltung Lexware mitarbeiter in erster Linie an kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 20 Beschäftigten. Die Software ist auf den Einzelplatzbetrieb ausgerichtet und überzeugt mit einer betont einfachen Programmoberfläche. Einen großen Anteil hat daran die ausgefallene Anwenderunterstützung, die mit moderierten Einstiegsinterviews oder Video-Tutorials Zeichen setzt. Mit Lexware mitarbeiter kann man auch ohne Personalfachwissen arbeiten, betont Oliver Barthel, der als Produktmarketing- Manager bei der Lexware GmbH & Co. KG für Lexware mitarbeiter zuständig ist. Inhaltlich ruht die Personalverwaltung auf der Mitarbeiterzentrale für die Verwaltung der Personal- und Lohndaten, der Dokumentenakte, in der auf Mitarbeiter bezogene Dokumente gespeichert werden, und dem Arbeitgeber-Know-how, das als praktisches Nachschlagewerk Fachwissen und Arbeitshilfen liefert. Da in den meisten Lexware mitarbeiter bereitet für kleine und mittelständische Betriebe den Weg ins professionelle Personalmanagement. kleinen Unternehmen der Steuerberater die Lohnabrechnung übernimmt, ist Lexware mitarbeiter mit einer DATEV-Schnittstelle ausgestattet. Eine weitere direkte Anbindung existiert zu Lexware lohn+gehalt. Viele kleine und mittelständische Betriebe suchen einfache Lösungen, mit denen sie im Rahmen des Tagesgeschäfts Ordnung halten können egal, ob es dabei um Mitarbeiterdaten, zu erledigende Aufgaben, Termine oder Abgabefristen geht, sagt Barthel. Mit themenbezogenen Videos und Fachinformationen erleichtert Lexware mitarbeiter Einsteigern die Personalarbeit. MESONIC neues Personalmanagement-Modul Auch Claudia Harth, Marketingleiterin der MESONIC Software GmbH, malt die Zu- Claudia Harth, Marketingleiterin der MESONIC Software GmbH Im Zuge des Fachkräftemangels werden Informationen zu Mitarbeitern und Bewerbern immer wertvoller. 24

6 kunft für Lösungen aus dem Personalumfeld rosarot: Die Nachfrage ist in den letzten Jahren sprunghaft gestiegen. Im Zuge des Fachkräftemangels werden Informationen zu Mitarbeitern und Bewerbern immer wertvoller. Um die Daten strukturiert zu speichern und auszuwerten, greifen immer mehr Unternehmen auf professionelle Anwendungen zurück. Zur Zielgruppe von MESONIC zählen in erster Linie kleine und mittelständische Unternehmen. Die Komponente für die Personalverwaltung trägt den Namen WINLine CRM Go! HR. Sie umfasst Module zum Personal-, Seminar- und Abwesenheitsmanagement sowie eine digitale Personalakte. Als Erweiterung zu WINLine LOHN setzt die Software den parallelen Einsatz der Lohnabrechnung voraus. Eine weitere Anbindung besteht zum ERP-System WINLine, das beispielsweise mit weiteren Modulen zum betrieblichen Rechnungswesen, zum Projektmanagement oder zur Archivierung aufwarten kann. Die lückenlose Integration in das vorhandene Umfeld betrieblicher Lösungen gehört zu den Stärken unserer Anwendungen. Abgesehen davon, kann die gesamte ERP-Software plattformunabhängig per Webbrowser bedient werden. Alle berechtigten Nutzer können so von jedem Ort und zu jeder Zeit mit den Unternehmensdaten arbeiten, erläutert Claudia Harth. Zu den Branchen, in denen MESONIC besonders stark vertreten ist, gehören Industrie, Handel, Dienstleistungen und die öffentliche Verwaltung. Im Herbst 2007 auf den Markt gekommen, gehört CRM Go! HR zu den jüngsten Modulen von WINLine. Sage Software betriebswirtschaftliche Kennzeichnung gewinnt an Bedeutung Boris Hillig, Produktmarketing-Manager Sage Personalwirtschaft bei der Sage Software GmbH & Co. KG, sieht kleine und mittelständische Unternehmen beim Personalmanagement im Zugzwang: Eine repräsentative Umfrage, die wir Anfang 2008 in Auftrag gegeben haben, belegt, dass sich kleinere Unternehmen mit der Weiterbildung schwertun. Während in größeren Betrieben rund 82 Prozent der Befragten an Fortbildungsprogrammen teilnehmen, haben in Kleinunternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern gerade einmal 46 Prozent der Befragten überhaupt die Chance dazu. Dabei hätten gerade kleine und mittelständische Firmen angesichts der verschärften Arbeitsmarktlage oft Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu gewinnen. Der Einsatz moderner Personalmanagement-Lösungen würde die Organisation und Sage Personalwirtschaft arbeitet eng mit der ERP-Software Sage Office Line zusammen. Optimaler Schutz P E R S O N A L M A N A G E M E N T für dynamische Unternehmens-Netzwerke Firmen-Netzwerke sind offener und dynamischer geworden doch mit Subnetzen, Laptops und Smartphones gefährdeter denn je. Kaspersky Open Space Security schützt Firmen-Netzwerke jeder Größe inklusive externer Mitarbeiter und mobiler User zuverlässig und wächst mit allen zukünftigen Anfordrungen an die Unternehmens-IT. Endlich sind Freiheit und Flexibilität sowie optimaler Schutz miteinander vereinbar. Kaspersky w w w. k a s p e r s k y. d e Open Space Security Optimaler Schutz vor Viren, Spyware und Hackern auf allen Netzwerk-Ebenen Proaktiver Schutz der Workstations Schutz von Mail- und File-Servern Echtzeit-Scan von Mails und Internet-Traffic Flexibel skalierbar Automatische Isolierung infizierter Clients und Verhinderung von Virus-Epidemien Zentrale Administration mit umfangreichem Berichts-System w w w. o p e n - s p a c e - s e c u r i t y. d e Business&IT 7/

7 B u s i n e s s - l ö s u n g e n : P E R S O N A L M A N A G E M E N T Umsetzung von Weiterbildungsmaßnahmen deutlich erleichtern. Den Nutzwert erkennen immer mehr mittelständische Unternehmen und sie sind bereit, zu investieren, ergänzt Boris Hillig. Eine der möglichen Alternativen ist Sage Personalwirtschaft. Die Software umfasst mit Modulen zu Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Bewerber- oder Personalmanagement alle wichtigen Bereiche der Wenn die einzelnen Module des Personal- managements die gleiche Datenbank nutzen, sind keine Doppeleingaben er- forderlich. (Quelle: s+p Software und Consulting AG) Personalverwaltung. Basis der Software ist eine leistungsfähige SQL-Datenbank, die auf mehreren Arbeitsplätzen läuft und mit großen Datenmengen klarkommt. Anwender können Sage Personalwirtschaft direkt mit dem hauseigenen ERP- System Sage Office Line, oder über Standardschnittstellen mit anderen ERP- oder Buchhaltungslösungen verknüpfen. Derzeit arbeiten rund Unternehmen mit Personallösungen von Sage Software. Die Größe der meisten Betriebe liegt zwischen zehn und 1000 Mitarbeitern. Zu den Anwendern gehören auch die TVF Thyssen-VEAG Flächenrecycling und der RMV Rhein-Main- Verkehrsverbund. Für Produktmarketing-Manager Hillig liegt der Charme der Sage Personalwirtschaft in der Bedienfreundlichkeit: Die Software ist schnell implementiert und basiert auf einem assistentengestützten Bedienungskonzept. Dank der modularen Struktur ist sie flexibel und unkompliziert zu handhaben. Bei der Einführung eines professionellen Personalmanagements geht es den Unternehmen nach seiner Meinung nicht nur um effizientere Arbeitsabläufe und eine bessere Qualität des Personalmanagements. Die Arbeit der Personalabteilungen lässt sich anhand betriebswirtschaftlicher Kennzahlen einfach besser steuern. Die gezielte, ergebnisorientierte Personalarbeit gewinnt angesichts des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels eine immer höhere Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Eine Software wie die Sage Personalwirtschaft helfe den Mitarbeitern nicht nur beim Recruiting und der Mitarbeiter-Entwicklung, ist Hillig überzeugt. Sie liefere auch die notwendigen betriebswirtschaftlichen Zahlen, um das Personalmanagement nachhaltig zu verbessern. S o f t S e l e c t- S t u d i e z u m P e r s o n a l m a n a g e m e n t Im Rahmen einer Studie untersuchte die Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH 71 Lösungen zum Thema Human Resources von insgesamt 53 Herstellern. Die Studienergebnisse belegen einen Trend von der reinen Kostenbetrachtung hin zu einer werteorientierten Sichtweise. Zudem verweisen die Analysten explizit auf das wachsende Produktangebot. Die Vielfalt der Lösungen, so die Experten, erfordere eine genaue Analyse der betrieblichen Anforderungen. Mit Blick auf das Leistungsspektrum messen sie den folgenden drei Punkten die größte Bedeutung zu. Employee-Self-Services: Hierbei handelt es sich um Mitarbeiterportale, in denen personenbezogene Informationen bereitgestellt werden. Häufig besteht die Möglichkeit, die Daten dezentral zu pflegen. Auf ähnliche Weise werden auch Berichte und Auswertungen veröffentlicht. Als virtuelle Kioske bedienen sich Mitarbeiter und Führungskräfte selbst und entlasten damit das Personalbüro von Routinetätigkeiten. 59,2 Prozent der untersuchten Lösungen hatten entsprechende Module an Bord. Digitale Personalakten: Gerade in der Personalabteilung nehmen Routinevorgänge wie die Archivierung und Recherche von Arbeitsverträgen oder Zeugnissen viel Zeit in Anspruch. Digitale Personalakten in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement sind nicht nur übersichtlich, sondern sparen auch Zeit und Kosten. Daher sind 63,4 Prozent der Anwendungen mit einer digitalen Personalakte ausgestattet. Ausbau des Reportings: Wird das Berichtswesen mitgeliefert, muss man sich nicht mit Schnittstellen herumärgern. Der Trend zu integrierten Lösungen macht auch vor dem Personalmanagement nicht halt. Kennzahlen-Auswertungen und umfangreiche Analysesysteme gehören inzwischen zum Standardrepertoire. 96 Prozent der Teilnehmer können inzwischen mit einem Berichtswesen aufwarten. Während 83 Prozent der Applikationen ihre Anwender mit Zeitreihenvergleichen informieren, sind Berichte zum Risikomanagement nur bei 52 Prozent zu finden. Als Quintessenz raten die Experten, nicht nur auf den Funktionsumfang zu schauen, sondern auch übergeordnete Kriterien wie Branchenausrichtung, die eingesetzte Technologie oder Referenzen zu beachten. Die komplette Studie ist mit detaillierten Informationen zu den einzelnen Produkten für 80 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer zu haben. Weitere Informationen erhalten Sie unter der Webadresse 26

8 P E R S O N A L M A N A G E M E N T H a u f e P e r s o n a l O f f i c e P r e m i u m O n l i n e Kaum ein anderer Unternehmensbereich hat mit mehr gesetzlichen Vorschriften zu kämpfen als das Personalwesen. Ohne ein professionelles Nachschlagewerk ist es kaum möglich, den Überblick zu behalten. Besonders effizient ist das Fachportal Personal Office Premium Online, das Anwender mit Fachbeiträgen, Nachrichten, Arbeitshilfen und Online-Schulungen unter die Arme greift. Das Startpaket umfasst drei Lizenzen und ist ideal für kleine Arbeitsgruppen. Schwerpunkte wie Sozialversicherungsrecht, Lohnabrechnung oder Personalmanagement werden umfangreich von allen Seiten beleuchtet. Hinzu kommen Kommentare und mehr als Rechtsquellen. Die aktuellen Fokusthemen informieren gleich auf der Startseite kompakt über Gesetzesänderungen und Trends. Was Personal Office Premium Online von anderen Angeboten unterscheidet, ist die Bandbreite des Angebots: So können Anwender auf Online-Seminare und Benachrichtigungsservice zurückgreifen oder Fachfragen mit Redakteuren, Experten und Kollegen diskutieren. Die monatlichen Kosten liegen bei knapp 75 Euro. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite SBS Software der Mitarbeiter steht im Fokus Die SBS Software GmbH ist mit Lösungen zu Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Lohnabrechnung am Markt für betriebswirtschaftliche Anwendungen vertreten. SBS ipersonal ist als Zusatzmodul zur Lohnbuchhaltung SBS Lohn plus konzipiert. Mit an Bord sind Funktionen zum Bewerbermanagement, zur Fehlzeitenplanung, zu Zielvereinbarungen oder zur Mitarbeiterqualifikation. Zur Zielgruppe zählen in erster Linie mittelständische Unternehmen, wobei es keinen speziellen Branchenfokus gibt. Derzeit blickt SBS Software auf rund 800 Installationen zurück. Zu unseren Stärken zählt vor allem die Flexibilität der Programmstruktur. Masken und Berichte können ohne großen Aufwand an die jeweiligen betrieblichen Anforderungen angepasst werden, unterstreicht Hans-Joachim Hans-Joachim Orleth, Leiter Vertrieb bei der SBS Software GmbH Insgesamt ist eine starke Investitionsbereitschaft erkennbar. Orleth, Leiter Vertrieb bei der SBS Software GmbH. Wegen des derzeit starken Wirtschaftswachstums und der wachsenden Engpässe am Facharbeitermarkt steige die Nachfrage nach professionellen Lösungen zum Personalmanagement. Insgesamt ist eine starke Investitionsbereitschaft erkennbar. Das Thema Personalmanagement hat weiterhin eine wachsende betriebswirtschaftliche Bedeutung, erklärt Hans-Joachim Orleth. Besonders gefragt seien personenbezogene Funktionen wie Recruiting, Talentmanagement oder Zielvereinbarungssysteme. s+p die Module sind auch separat einsetzbar Vor allem der Mittelstand leidet zunehmend darunter, dass immer weniger Fachkräfte am Markt zu finden sind. Im Mittelstand ist nicht nur der Personalbedarf am größten, oft agieren mittelständische Unternehmen auch weniger professionell als internationale Konzerne. Doch das scheint sich zu ändern, wie Matthias Schneider, Vorstand der s+p Software und Consulting AG, berichtet: Personallösungen, die bisher nur für Großunternehmen interessant waren, werden inzwischen auch von mittelständischen Betrieben nach- Buchtipps Personalmanagement im demografischen Wandel Das Buch widmet sich der wohl größten Herausforderung für Personalmanager: Die Bevölkerung macht sich schleichend rar und mit ihr auch die Fachkräfte, die in den Unternehmen dringend benötigt werden. Die Autoren warnen vor den Folgen der Entwicklung und geben viele Anregungen, mit denen der Prozess beherrschbar bleibt. Hierzu gehören Modelle zur Altersstrukturanalyse, zur Förderung des lebenslangen Lernens oder zum Recruiting älterer Mitarbeiter. Der enge Bezug zum Betriebsalltag fällt positiv ins Gewicht: Das Buch enthält 29 Fachbeiträge aus Wirtschaft und Wissenschaft. Deller, Kern, Hausmann, Dietrichs, Springer Verlag (www.springer.com), erschienen im März 2008, 44,95 Euro, 304 Seiten, ISBN Handbuch Personalentwicklung Das vielleicht führende Standardwerk zu Mitarbeiterförderung und Mitarbeiterqualifikation erfüllt auch wissenschaftliche Anforderungen, was die vollständige Darstellung und Strukturierung der Werkzeuge und Methoden angeht. Absolut gelungen ist die didaktische Aufbereitung des Stoffes: Grafiken, Tabellen und Praxisberichte geben einen realistischen Eindruck vom aktuellen Entwicklungsstand. Unterm Strich ist ein recht lebendiges Nachschlagewerk entstanden, das gestandene Praktiker ebenso berät wie Studierende oder Wissenschaftler. Rainer Bröckermann und Michael Müller-Vorbrüggen, Schäffer Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de), erschienen im April 2008, 49,95 Euro, 730 Seiten, ISBN Business&IT 7/

9 B u s i n e s s - l ö s u n g e n : P E R S O N A L M A N A G E M E N T gefragt. Die Grenze liegt hier bei etwa 150 Mitarbeitern. Das zeigt, dass im Mittelstand Themen wie die Personalentwicklung stärker in den Fokus rücken. Für diesen Fall hat der Spezialist die s+p Personalwirtschaft im Angebot. Die Software ist modular strukturiert und beinhaltet Funktionen zu Personalabrechnung, Personalkostenplanung, Personal-, Weiterbildungs- und Bewerbermanagement. Auch ein Web-basierendes Employee-Self-Service-Portal für Mitarbeiter und Management gehört zur Standardausstattung. Alle Module basieren auf einer gemeinsamen Datenbank. Dadurch arbeitet das gesamte Unternehmen mit einheitlichen und aktuellen Personaldaten, erklärt Matthias Schneider. Während viele andere Lösungen nur als Komplettpakete zu erstehen sind, können die Module der s+p Personalwirtschaft auch einzeln eingesetzt werden, etwa um Lücken in vorhandenen Systemlandschaften gezielt zu schließen. Ein Standard- Datenaustausch-Modul hält dabei den Installationsaufwand niedrig. So bestehen Buchtipp Matthias Schneider, Vorstand der s+p Software und Consulting AG Personallösungen, die bisher nur für Großunternehmen interessant waren, werden inzwischen auch von mittelständischen Betrieben nachgefragt. beispielsweise Anbindungen an betriebswirtschaftliche Lösungen von Sage, Abas oder Allgeier. Eine weitere Spezialität sind die zahlreichen Branchenfunktionen, die den Bedarf von Industriebetrieben, Handel und Dienstleistungen, im Bau oder im Öffentlichen Dienst abdecken. Angesprochen dürfen sich vor allem Organisationen mit einer Belegschaft zwischen 100 und 2000 Mitarbeitern fühlen. Unter den derzeit rund 8000 Kunden der s+p Software und Consulting AG befinden sich viele bekannte Größen wie die Dresdener Bank, die Kulmbacher Brauerei AG oder das Bayerische Rote Kreuz. Erfolgreiche Personalgewinnung und Personalauswahl Das Buch ist ein ausgeklügelter Schlachtplan gegen den Fachkräftemangel. Der Autor kombiniert bekannte und neue Werkzeuge der Personalarbeit. Ihm ist dabei ein gut strukturierter Leitfaden gelungen, der entlang des Personal-Auswahlprozesses alle wichtigen Themen ausführlich behandelt. Hierzu gehören die Analyse von Bewerberunterlagen, die Vorbereitung der Interviews, die Bewertung der Kandidaten oder die abschließenden Vertragsverhandlungen. Norbert Maier setzt auf einen betont breiten Medienmix: Online-Stellenbörsen werden genauso berücksichtigt wie traditionelle Print-Anzeigen. unkonventionelle Analysemethoden ebenso wie konventionelle. Obwohl es sich um kein juristisches Werk handelt, erfahren interessierte Leser die notwendigen rechtlichen Hintergrund-Informationen, um kritische Themen wie den Datenschutz oder die Informationspflichten der Bewerber rechtssicher einschätzen zu können. Am meisten dürften kleine und mittelständische Betriebe von dem Werk profitieren, denn bei ihnen läuft die Personalsuche eher unstrukturiert ab. Hier hilft das Buch, den Prozess logisch zu strukturieren. Ausgesprochen hilfreich sind die zahlreichen Arbeitshilfen wie vorformulierte Interviewfragen oder Checklisten zur Bewerberbeurteilung. Garniert wird das Ganze mit zahlreichen Praxisbeispielen, die von Stellenanzeigen bis hin zur Mitarbeiterführung reichen. Der Autor liefert einen beeindruckenden Rundumschlag zu den existierenden Recruiting-Instrumenten und weist an den richtigen Stellen auf mögliches Konfliktpotenzial hin. Norbert Maier, PRAXIUM-Verlag (www.praxium.ch), erschienen im Januar 2008, 46 Euro, 340 Seiten, mit CD-ROM, ISBN Zu den momentanen Trends zählt Vorstand Schneider vor allem Lösungen zur Mitarbeiterbindung: Die Verwaltung von Zielvereinbarungen und Leistungsentgelten oder Themen wie das Weiterbildungs- und Bewerbermanagement gehören zu den Schlagworten, die bei Projekten immer häufiger fallen. Darüber hinaus würden vor allem das Reporting und die Prozess-Optimierung, insbesondere anhand von Webportalen, eine immer größer werdende Rolle spielen, ist Matthias Schneider überzeugt. Fazit: Spezielle Software soll Betrieben Aufwind geben Im Mittelstand ist die Personaldecke dünner als in der Großindustrie. Deshalb dominiert das Tagesgeschäft hier sehr viel stärker. Für strategische Planungen fehlt außerdem oft die Zeit. Der fehlende Weitblick vieler mittelständischer Betriebe macht sich gerade beim Personalmanagement besonders negativ bemerkbar. Angesicht des grassierenden Fachkräftemangels droht der Mittelstand in vielen Branchen ins Hintertreffen zu geraten und das liegt nicht allein daran, dass tendenziell weniger bezahlt wird. Auch weiche Faktoren wie Fortbildung, leistungsgerechte Lohnmodelle oder Personalentwicklung kommen oft zu kurz. Spezielle Software-Lösungen für das Personalmanagement könnten den Betrieben durchaus aus der Klemme helfen. So vereinfacht beispielsweise die Verwaltung von Personalprofilen mit detaillierten Informationen zu Kompetenzen und zum Bildungsniveau die Stellenbesetzung ohne dass zeitaufwändige und teure Ausschreibungen erforderlich sind. Allerdings ist die Software-Einführung allein nicht die Lösung des Problems. Der Wille, mit dem System zu arbeiten, und die Philosophie der Personalarbeit entsprechend anzupassen, ist oft das größere Problem. Zumal bessere Informationen immer mit einem höheren Aufwand bei der Datenpflege verknüpft sind. Der Einstieg in die professionelle, IT-gestützte Personalarbeit sollte deshalb kompromisslos von den Führungskräften unterstützt und begleitet werden. tf 28

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