Gesprächsleitfaden Mitarbeitergespräch (MAG) für Vorgesetzte

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1 UNIVERSITÄT HOHENHEIM DER KANZLER Miteinander Aktiv - Gestalten Gesprächsleitfaden Mitarbeitergespräch (MAG) für Vorgesetzte Liebe Kolleginnen und Kollegen, Sie werden in nächster Zeit mit Ihrem Mitarbeiter/Ihrer Mitarbeiterin ein Mitarbeitergespräch (MAG) führen. Damit das Gespräch als offener, gewinnbringender Dialog geführt werden kann, ist es wichtig, dass Sie sich gerade auch für die Vorbereitung ausreichend Zeit nehmen, um sich im Vorfeld gedanklich ganz auf den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin, seinen/ihren Arbeitsbereich und Ihre Zusammenarbeit einzustellen. Der vorliegende Gesprächsleitfaden will Sie dabei unterstützen, indem er Ihnen Orientierung und Hilfestellung sowohl für die Planung als auch für die Durchführung des MAG bietet. Inhaltlich ist der Leitfaden in 3 Themenbereiche unterteilt: 1. Arbeitsaufgaben Arbeitsbedingungen 2. Zusammenarbeit Mitarbeiter/innen Vorgesetzte sowie Mitarbeiter/innen kollegiales Umfeld 3. Berufliche Entwicklungspotenziale Jeder Themenbereich ist in konkrete Fragestellungen aufgeschlüsselt, die Ihnen helfen, sich über die verschiedenen Aspekte des jeweiligen Gesprächsthemas auszutauschen. Im Rahmen Ihrer Vorbereitung ist es sinnvoll, die Fragen im Sinne eines Selbstdialoges schriftlich (Stichworte) zu beantworten. Diese Notizen können Sie dann als Gedankenstütze mit ins Gespräch nehmen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und ein konstruktives Gespräch! Ihre Personalabteilung

2 1. : Arbeitsaufgaben - Arbeitsbedingungen das Aufgabenverständnis des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin aus meiner und seiner/ihrer Sicht zu klären. den Beitrag des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin an der Gesamtaufgabe gemeinsam zu definieren. uns über Menge und Qualität der Arbeit zu verständigen. Schwierigkeiten und Probleme bei der Aufgabenerfüllung offen zu legen, Ursachen zu benennen und uns über Lösungsmöglichkeiten zu verständigen. die Arbeitsbedingungen zu analysieren und ggf. Veränderungsmaßnahmen einzuleiten. Möglichkeiten der Erhaltung bzw. Verbesserung der Leistungsfähigkeit, Arbeitszufriedenheit und Motivation zu klären. Arbeitsaufgaben 1. Wo lagen rückblickend die Aufgabenschwerpunkte des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin? 2. Mit welchen dieser Aufgabenschwerpunkten bin ich besonders zufrieden bzw. nicht zufrieden? Warum? 3. Was betrachte ich als die zentralen Ziele in seinem/ihrem Aufgabenbereich? 4. Wenn sich mein Mitarbeiter/meine Mitarbeiterin bei der täglichen Arbeit die Frage stellt, wozu er/sie etwas macht, könnte er/sie bei folgenden Tätigkeiten Probleme haben: 5. Welchen Beitrag leistet der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin mit seiner/ihrer Arbeit für die Abteilung bzw. die Zentralbereiche allgemein? 6. Bieten die Arbeitsaufgaben dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin ausreichend Spielraum für selbstständiges, eigenverantwortliches Handeln? Nutzt er/sie diesen Spielraum aktiv? 7. Was macht dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin aus meiner Sicht an seiner Arbeit am meisten Spaß? 8. Was sind aus meiner Sicht Merkmale und Anforderungen, auf die es heute bei diesem Arbeitsplatz ankommt? 9. Welche Entwicklungen sehe ich in meinem Verantwortungsbereich und wie wirken diese sich auf Aufgaben und Anforderungen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zukünftig aus? Arbeitsbedingungen 1. Welche äußeren Umstände im Arbeitsumfeld sind momentan für die Aufgabenwahrnehmung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin hinderlich bzw. förderlich? 2. Gibt es personelle, organisatorische und/oder technische Schwierigkeiten und Probleme beim Arbeitsablauf? Gesprächsleitfaden für Vorgesetzte 1

3 3. Wie könnte man Arbeitsabläufe im Aufgabenbereich des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, in der Abteilung sowie in den Zentralbereichen allgemein optimieren? 4. Wie kommt der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin mit seiner Arbeit hinsichtlich Menge und Qualität zurecht? Fazit Themenblock 1: Welche konkreten Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitssituation / der Arbeitsbedingungen sehe ich? Gesprächsleitfaden für Vorgesetzte 2

4 2. : Zusammenarbeit Mitarbeiter/in Vorgesetzte/r, Mitarbeiter/in - kollegiales Umfeld die persönliche Seite der Zusammenarbeit zwischen uns zu erörtern. wechselseitige Erwartungen zu klären. die positiven Aspekte der Zusammenarbeit bewusst zu machen bzw. ggf. gegenseitiges Misstrauen abzubauen, Missverständnisse und Konflikte in der Zusammenarbeit zu klären. Vertrauen und Zusammenarbeit auch im kollegialen Umfeld zu fördern. 1. Wie erlebe ich die Zusammenarbeit mit meinem Mitarbeiter/meiner Mitarbeiterin? Wo klappt die Zusammenarbeit gut und wo und warum treten Probleme auf? 2. Informiere ich meinen Mitarbeiter/meine Mitarbeiterin über wichtige Dinge (seines/ihres Arbeitsbereiches) zeitnah und ausreichend? 3. Gehe ich auf Vorschläge/Anregungen meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin ein und beteilige ihn/sie, wenn möglich, an der Entscheidungsfindung? 4. Erkenne ich die Leistung meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin an und teile dies ihm/ihr gegenüber auch mit? 5. Gebe ich meinem Mitarbeiter/meiner Mitarbeiterin konstruktive Rückmeldung über die Qualität seiner/ihrer Arbeit? 6. Pflege ich einen fairen und respektvollen Umgang mit meinem Mitarbeiter/meiner Mitarbeiterin? 7. Unterstütze ich meinen Mitarbeiter/meine Mitarbeiterin, gerade auch in schwierigen Situationen? 8. Wie erlebe ich die Zusammenarbeit meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin mit dem kollegialen Umfeld? Wo klappt die Zusammenarbeit gut und wo und warum treten Probleme auf? Fazit Themenblock 2: Welche konkreten Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit sehe ich? Gesprächsleitfaden für Vorgesetzte 3

5 3. : Berufliche Entwicklungspotenziale die Kenntnisse und Fähigkeiten sowie die Entwicklungspotenziale des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin deutlich zu machen. berufliche Interessen und Veränderungswünsche zu klären. Entwicklungsperspektiven aufzuzeigen und Vorstellungen und Maßnahmen für seine/ihre gezielte Förderung- und Entwicklung zu entwickeln. 1. Wo sehe ich die beruflichen Stärken und Talente meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin? Wo kann er/sie sich verbessern? 2. Habe ich das Gefühl, dass er/sie im Rahmen der jetzigen Tätigkeit seine/ihre Fähigkeiten und Stärken richtig einsetzen kann? 3. Welche beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten (z.b. weiterführende Tätigkeiten, Übernahme von Sonderaufgaben/Projekten...) sehe ich für ihn/sie? 4. In welche Arbeitsfelder der Zentralbereiche sollte er/sie mehr Einblick gewinnen? 5. Welche Entwicklungsmaßnahmen, Fortbildungen und/oder Qualifizierungen kommen für ihn/sie, im Hinblick auf die heutigen aber auch zukünftigen Anforderungen des Arbeitsplatzes in Frage? Welche davon sollen wann durchgeführt werden? 6. Was kann er/sie selbst tun, um seine/ihre berufliche Qualifikation zu erhalten bzw. zu erhöhen? 7. Was kann er/sie tun, damit auch andere Mitarbeiter/innen in den Zentralbereichen von seinem /ihrem individuellen Wissen und seinen/ihren Erfahrungen profitieren können? Fazit Themenblock 3: Welche konkreten Ziele und Maßnahmen zur beruflichen Entwicklung meines Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin sehe ich? Gesprächsleitfaden für Vorgesetzte 4

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