The components of effective project management

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1 content The components of effective project management Einführung Warum überhaupt Management? Pro Argumente - Benefits Was ist ein Projekt? Was ist Projektmanagement? Was sind die Komponenten für ein effektives Projektumfeld?

2 Many businesses do not change when they need to, nor do they change when they have to. If they did, many fewer would fail. But like people, they only change when they want to Einführung Paradigmenwechsel, Revolution, kultureller Wechsel Bsp.: Eurofighter, diverse Firmen Betrifft die ganze Firma oder Sache - Projektmanager Kein Allheilmittel Scheitern möglich Lerneffekt durch gescheiterte Projekte

3 Warum überhaupt Management? Methoden und Prozesse des Projektmanagements helfen komplexe Aufgaben zu strukturieren Warum sollten wir Projektmanagement verwenden: IT Projekte werden oft nicht in time, in budget und in quality abgeschlossen [Quelle: Folien Projektmanagement SS 2008]

4 Warum überhaupt Management? Eine Frage des Problem managements Wann und wie löst man ein Problem? 2 Ansätze: issue management risk management warten bis ein Problem auftritt lösen erst nach dem Auftreten Optimistenprinzip wird oft verwechselt mit Problemlösungskompetenz diagnostizieren und herausfiltern von möglichen Problemen und Hürden Bewusstseinsbildung vermeiden und verhindern Projektmanagement

5 For any new form of management to be accepted, it must be sold to those who do not yet believe in it. Warum überhaupt Management? Firma, Sache, Geschäft Initiatoren, promoters Eigentümer Mitarbeiter Geldgeber Partnerfirmen Kunden

6 Warum überhaupt Management? Initiatoren, promoters Eigentümer Mitarbeiter Geldgeber Partnerfirmen Kunden Benefits Vorteile Notwendigkeit Aufwand (neue Strukturen usw.) Kosten Widerstand Risiken Es hängt also viel von der Überzeugungskraft und anderen Umständen ab ob etwas neues umgesetzt wird!!

7 Warum überhaupt Management? Man kann die besten Argumente für eine Sache (Projekt, Änderung, Einführung Projektmanagement) haben und scheitern, wenn... keine Dringlichkeit gesehen wird (Bsp. Umweltschutz) die nötigen Führungspersonen nicht vorhanden sind wenn eine klare Zielsetzung fehlt ( 2 Stunden mehr für Lehrer??) die Vision oder das Ziel nicht an die Frau/ Mann kommuniziert wird es gibt immer Menschen die im Status quo verharren wollen

8 Pro`s für Projektmanagement: Pro`s && Benefits die richtigen Leute für die richtigen Aufgabengebiete verwenden Einbinden von Kunden in den Entwicklungsprozess ++ Festlegung der Ziele und immer wieder überprüfen und anpassen der Ziele, um damit das Risiko des Scheiterns zu minimieren Ressourcennutzung effektiv und quer durch die Firma Risiken klar definieren dadurch ist gezieltes gegensteuern möglich Qualitätskriterien festlegen, durch alle Beteiligten Minimieren der Gefahren von unkontrollierten Änderungen Klare Aufgabenteilung, dadurch werden Zweigleisigkeiten verhindert Klare Kontrollstrukturen responsibilities without authority Auftreten von unvorhergesehen Problemen klar und strukturiert

9 Was ist ein Projekt? Abgrenzung zwischen: Alltagsgeschäft Projekt Produktherstellung Abwicklung von Tagesgeschäft Human Resources Rechungswesen, Budget... Aufgabe mit besonderen Eigenschaften Zeitlich und inhaltlich abgrenzbar Inhaltlich und sozial komplex Neuartig, riskant, dynamisch Wann wird ein Projekt zum Alltagsgeschäft?? [Bau projekte??]

10 Projekterfolg messbar durch?: Was ist ein Projekt? Zeit Budget Spezifikationen A successfull project is best characterised by the change it delivers.

11 Was ist ein Projekt? Projekterfolg messbar durch?: Zeit Budget Spezifikationen A successfull project is best characterised by the change it delivers. The outcome should result in benefits that outweigh the investment Entwicklung Modul Kostenseite Implementier ung 1 Implementier ung 2 Nutzen, Benefits Implementier ung 3

12 Was ist Projektmanagement? Stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten die gleichen Antworten auf folgende Fragen haben: Wer ist an der Durchführung des Projekts beteiligt? Wie ist die Aufgabenverteilung Verantwortlichkeiten? Klare Rollenverteilung! Was ist das Ziel das Projekts? Was soll erreicht werden? Zeitrahmen Investitionsrahmen Warum wird das Projekt durchgeführt?

13 For a project to thrive, it must exist within surroundings that are congenial to its commissioning, management, funding, specification, building, testing and delivery Project sponsors and owners Systemised approach Project oriented resources Priorisation Benefits reviews Support tools Eduacation and training Projektperformance Support/ assurance functiom Project assurance Support, mentoring, Coaching Strong initiation Competent project managers

14 Benefits reviews Project sponsors and owners Systemised approach Project oriented resources Priorisation Die Anzahl der schon vorhandenen Komponenten Strong initiation und deren Ausprägung ist ein Messinstrument, für Projektperformance Support die Erfahrung und Reife des Unternehmens, im tools Umgang mit Projektmanagement. Eduacation and training Support/ assurance functiom Project assurance Support, mentoring, Coaching Competent project managers

15 Project sponsors and owners Projektmanagement benötigt Sponsoren, Investoren Investoren, Projekteigentümer haben aber wesentliche Bestimmungsrechte Projekterfolg und Fortschritt hängt von Personen ab die das Projekt definieren, vorantreiben und pushen. Kann nicht jeden im Unternehmen überzeugen, daher braucht man Leute die die Überzeugungsarbeit konsequent vorantreiben.

16 Systemised approach Verwenden oder entwickeln eines systematisierten Projektansatzes Man könnte einen eigenen entwickeln, aber es gibt bewährte PM Modelle und Methoden Bekannteste Modelle: IPMA (Int. Project Management Association) für uns national: PMI (Project Management Institute) V-Modell/ Hermes Modell unterstützt das Projektmanagement aber kein Ersatz - Guideline Modell hat nur Sinn, wenn es auch benutzt wird

17 Systemised approach

18 Systemised approach

19 Project oriented resources Hat die Firma Erfahrung mit Projektmanagement oder nicht? Wie sind die Firmenstrukturen? Wenn die Strukturen blockieren Projekte können leichter scheitern! Gute Strukturen Effizienz steigt

20 Portfolio managemen t/ Priorisation Bei mehreren Projekten Koordination der Projekte Identifizierung von möglichen und daraus Auswahl von Projekten Priorisierung der Projekte in Auftrag geben Initiierung Viele möglich Projekte kämpfen gegeneinander um Auswahl zur Durchführung Finden von Kriterien zur Priorisierung

21 Strong initiation Projektstart als kick-off für das Projekt Ein guter Projektstart prägt den gesamten Projektablauf Projektumfeld wird festgelegt Ziele, Leistungen, Benefits, werden konkretisiert und auf Machbarkeit in Bezug auf Zeit, Kosten und Qualität geprüft. Erwartungshaltung für das Projekt wird abgeklärt Projektmanager sollen jetzt das Projekt, mit den festgelegten Kriterien, in Richtung Erfolg vorantreiben.

22 Education and training Education Aufklärung aller Beteiligten über das Projekt Gemeinsamer Wissensstand Training Training zum Erwerb von Fähigkeiten und Wissen - Dinge anders oder besser zu machen ohne Anwendung des gelernten = wertlos Zur Motivation, Bsp.: Rafting, Klettergartenausflug

23 Competent project managers Project managers are like the hub of a wheel, holding the spokes together so that motion can be achieved Der ideale Projektmanager

24 Support, mentoring, coaching Indikatoren für das Engagement in Richtung PM Coaching Events Newsletters, Informationen über andere Projekte Informationsveranstaltungen Intranet

25 Project assurance Mechanismen die das Projekt überprüfen damit man zum gewünschten Ziel kommt Projekt wird hinsichtlich diverser Aspekte überprüft Ziel des Projektes soll immer wieder vor die Augen geführt werden Mögliche Probleme und Fragestellungen sollen gefunden und gelöst werden

26 Support/assu rance function Projekt-Support kann eine unterstützende, eigene Abteilung sein Unterstützende Funktion Kann es für ein Projekt oder für mehrere Projekte geben

27 Support tools Helfen beim entwickeln vom Projektplan immer funktioneller ersetzen nicht den eigentlichen Denkprozess

28 Benefit reviews Es wird überprüft ob das Projekt dem Unternehmen einen Nutzen bringt. Teil von einer PM-Methode, oder freiwillig Nutzen kann oft nicht am Ende eines Projektes festgestellt werden

29 Benefits reviews Project sponsors and owners Systemised approach Project oriented resources Priorisation Die Anzahl der schon vorhandenen Komponenten Strong initiation und deren Ausprägung ist ein Messinstrument, für Projektperformance Support die Erfahrung und Reife des Unternehmens, im tools Umgang mit Projektmanagement. Eduacation and training Support/ assurance functiom Project assurance Support, mentoring, Coaching Competent project managers