Erstellen und Gestalten von Formularen und Berichten (MS Access)

Transkript

1 Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Erstellen und Gestalten von Formularen und Berichten (MS Access) Gestaltungskriterien Formulare erstellen Gestaltungen, Formatierungen, Eigenschaften Besondere Steuerelemente Haupt- und Unterformulare Berichte erstellen Gruppierungen und Auswertungen in Berichten Hinweis zu den Versionen: Die hier beschriebenen Funktionalitäten sind in den Versionen MS Access 97, MS Access 2000, MS Access 2002 (MS Office XP) und MS Access 2003 vorhanden. Geringfügige Unterschiede werden im Text erwähnt. Stand: Mai 2008 Freie Hansestadt Bremen

2 Inhalt 2 1. Software-Ergonomie Gestaltungsgrundsätze Darstellungsmittel zur Maskengestaltung 4 2. Formulare Formulare erstellen Ansichten eines Formulars Steuerelemente verändern Werkzeuge zur Formulargestaltung Toolbox Feldliste Symbolleiste Formatierung Menü Format Eigenschaftenfenster Aktivierreihenfolge der Felder Formulareigenschaften Steuerelement-Eigenschaften (Beispiel Textfeld) Bedingte Formatierungen Besondere Steuerelemente Optionsgruppen Registerkarten Kombinations- und Listenfelder Kombinationsfeld erstellen (Assistent) Besondere Eigenschaften eines Kombinationsfeldes Haupt-/ Unterformulare Erstellen eines Haupt-/Unterformulars Besondere Eigenschaften eines Unterformularsteuerelements Berichte Berichte erstellen Bereiche der Berichte Besondere Eigenschaften der Berichte Fehlerprüfung (nur Access 2003) Ausdrücke in Steuerelementen Standardformate, Gestaltungsvorlagen Standardvorlagen für Formulare und Berichte Autoformate Standardeigenschaften eines Steuerelementtyps 20 Lernmaterial 21 Tipps & Tricks 21 Softwarehilfe (Mail-Hotline) 21

3 Software-Ergonomie 3 1. Software-Ergonomie 1.1 Gestaltungsgrundsätze (nach DIN Teil 8 (ISO 9241)) Aufgabenangemessenheit Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet sein, dass sie die Erledigung der Arbeitsaufgabe unterstützt, ohne die Benutzer durch die Oberfläche selbst zusätzlich zu belasten. Selbstbeschreibungsfähigkeit Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet sein, dass jeder einzelne Schritt unmittelbar verständlich ist oder die Benutzer auf Verlangen entsprechende Erläuterungen erhalten können. Steuerbarkeit Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet sein, dass die Benutzer die Geschwindigkeit des Ablaufs sowie die Wahl und Reihenfolge der Befehle beeinflussen können. Erwartungskonformität Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet sein, dass sie den Erwartungen der Benutzer entspricht, die sie aus der Erfahrung mit Arbeitsabläufen mitbringen und die sich im Umgang mit der Anwendung bilden. Fehlerrobustheit Die Benutzungsoberfläche sollte so gestaltet werden, dass fehlerhafte Eingaben mit geringem Aufwand korrigiert werden können. Eingaben der Benutzer dürfen nicht zu undefinierbaren Systemzuständen oder zu Systemzusammenbrüchen führen. Lernförderlichkeit Die Benutzungsoberfläche muss so gestaltet sein, dass das Lernen ermöglicht (und zum Lernen ermutigt) wird. Individualisierbarkeit Die Benutzungsoberfläche muss so gestaltet sein, dass eine individuelle Anpassung an die einzelne Benutzerin / den einzelnen Benutzer möglich ist.

4 Software-Ergonomie Darstellungsmittel zur Maskengestaltung (nach Barbara Lauer: Software-Ergonomie in der Praxis) Hervorhebung Die Hervorhebung von Information dient einer guten Orientierung und ermöglicht eine schnelle Trennung von wichtiger und unwichtiger Information. Hervorhebungen können erreicht werden durch: - abweichende Zeichenform, z. B. Großbuchstaben - Umrandungen - Variation der Abstände - separate Flächenbelegung auf dem Bildschirm - Farbe - Blinken - Feldinvertierung Nicht mehr als 10 bis 20% aller Einzelinformationen hervorheben! Schriftarten Es ist eine Schriftart auszuwählen, die innerhalb der Anwendung durchgängig verwendet wird. Abweichungen von dieser Schrift haben definierte Bedeutung (z. B. kursive Darstellung zur Fehlerkennzeichnung). Farbe Zur Hervorhebung von Feldern oder zur Abgrenzung zusammengehöriger Informationen können Farben verwendet werden. Die Farbgebung ist in der Anwendung nur in durchgehend gleichartiger Bedeutung zu verwenden. Relevante Informationen mit starkem, irrelevante Informationen mit schwachem Kontrast darstellen. Farben sparsam verwenden; nicht mehr als 5 Farben. Invertierung Von Invertierung soll in einer Anwendung möglichst sparsam Gebrauch gemacht werden. Invertierungen nur in durchgehend gleichartiger Bedeutung verwenden. Hintergrund Der Hintergrund soll in Helligkeit und Farbe einheitlich sein. Zur Unterscheidung sachlich und räumlich zusammenhängender Bildschirmteile kann eine besondere Helligkeitsstufe oder Farbe verwendet werden. Sparsam verwenden! Blöcke Inhaltlich Zusammenhängendes soll auch optisch als (Unter-)Einheit dargestellt werden. Wenn Blöcke gebildet werden, erhöht das die Übersicht auf dem Bildschirm, verbessert die Lesbarkeit und verringert die Fehlerhäufigkeit. Gestaltgesetze zur Gruppierung: Einfachheit Regelmäßigkeit inneres Gleichgewicht Geschlossenheit Nähe Symmetrie Gleichartigkeit.

5 Formulare 5 2. Formulare 2.1 Formulare erstellen 1. Klick auf Neu 2. Wählen Sie eine Option zur Formular-Erstellung (siehe unten). 3. Wählen Sie die Datenherkunft (Abfrage oder Tabelle). Entwurfsansicht Sie erstellen ein völlig leeres Formular. Alle Elemente fügen Sie manuell ein und positionieren sie im Formular-Entwurf. Formular-Assistent Über den Assistenten werden Felder in der gewünschten Reihenfolge gewählt und verschiedene Gestaltungsvorgaben ausgewählt. AutoFormular Einspaltig Tabellarisch Datenblatt Diese Assistenten erstellen automatisch voreingestellte Formulare. Anpassungen sind nur nachträglich in der Entwurfsansicht möglich. Diagramm- PivotTable- Assistent Assistent Spezielle Assistenten unter Nutzung der Programme MS Graph bzw. MS Excel

6 Formulare Ansichten eines Formulars Entwurfsansicht des Formulars: Detailbereich Textfelder Bezeichnungsfelder Formularansicht des Formulars: Datenblattansicht des Formulars:

7 Formulare Steuerelemente verändern Hinweis Steuerelemente können / sollten nur in der Entwurfsansicht verändert werden! Markieren von Steuerelementen Bevor Steuerelemente verändert werden können, müssen sie markiert werden. Dazu klicken Sie mit der Maus auf das entsprechende Element. Das Steuerelement (und das zugehörige Bezeichnungsfeld) erhalten einen Positionsrahmen. Um mehrere Elemente zu markieren, bieten sich verschiedene Methoden an: - Steuerelemente bei gedrückter Umschalt-Taste anklicken. - Mit der Maus einen Rahmen aufziehen, der alle Steuerelemente erfasst, die Sie bearbeiten wollen. - Durch Klick im Lineal eine Linie kennzeichnen, die alle Steuerelemente markiert, die diese berühren. Größe eines Steuerelementes verändern Die kleinen Quadrate des Positionsrahmens dienen zur Änderung der Größe (in der Mitte nur Höhe bzw. Breite, an den Ecken gleichzeitig Höhe und Breite). Der Mauszeiger hat dabei die Pfeilform. Verschieben von Steuerelementen Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein markiertes Steuerelement. Wenn der Mauszeiger die Form einer geöffneten Hand annimmt, können Sie das gesamte Element verschieben. Sind mehrere Steuerelemente markiert, werden sie alle verschoben. Die etwas größeren Quadrate links oben an den Steuerelementen (Ziehpunkte) dienen zum Verschieben der Einzelelemente. Soll z. B. nur das Bezeichnungsfeld verschoben werden, nutzen Sie den Ziehpunkt oben links. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Zeigefingers an. Am genauesten lassen sich die Steuerelemente über das Eigenschaftenfenster (siehe Seite 9)platzieren; dort können der linke obere Rand sowie Breite und Höhe eingetragen werden. Über Format > Ausrichten können Sie Funktionen zur Ausrichtung mehrerer markierter Steuerelemente nutzen. Aktion rückgängig machen Versehentliche Aktionen können unmittelbar anschließend rückgängig gemacht werden (aber nur die jeweils letzte Aktion!). Sie erreichen dies im Menü Bearbeiten > Rückgängig, über das Symbol in der Symbolleiste oder mit der Tastenkombination +.

8 Formulare Werkzeuge zur Formulargestaltung Toolbox Einblenden der Symbolleiste Toolbox über Ansicht > Toolbox oder über. Klicken Sie auf das Symbol für den Typ des Steuerelements, das Sie einfügen wollen. Klicken Sie dann an die Stelle des Formulars, an der Sie das Element einfügen wollen. Objekte markieren Bezeichnungsfeld Optionsgruppe Optionsfeld Kombinationsfeld Befehlsschaltfläche Objektfeld Seitenwechsel Unterformular /-bericht Rechteck Steuerelement-Assistenten 1 Textfeld Umschaltfläche Kontrollkästchen Listenfeld Bild Gebundenes Objektfeld Registersteuerelement Linie Weitere Steuerelemente 2 1 Assistenten sind für einzelne Arten von Steuerelementen vorhanden 2 Umfang und Nutzbarkeit der weiteren Steuerelemente ist von der Installation abhängig Feldliste Einblenden über Ansicht > Feldliste oder über. Um gebundene Steuerelemente, die jeweils einen Feldinhalt darstellen, zu erstellen, ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste an die entsprechende Stelle im Formular.

9 Formulare Symbolleiste Formatierung Füll- / Hintergrundfarbe 2 Schrift- / Vordergrundfarbe 3 Linien- / Rahmenfarbe 4 Linien- / Rahmenbreite 5 Spezialeffekt (z.b. vertieft, schattiert) Falls die Symbolleiste in der Entwurfsansicht des Formulars nicht angezeigt werden sollte, blenden Sie sie über den Menüpunkt Ansicht > Symbolleisten ein Menü Format Eigenschaftenfenster Einblenden:Ansicht > Eigenschaften oder über Eigenschaften des Formulars, der Bereiche des Formulars und aller Steuerelemente können eingestellt werden Aktivierreihenfolge der Felder Aktivierreihenfolge der Felder festlegen: Ansicht > Aktivierreihenfolge.

10 Formulare Formulareigenschaften Dateneigenschaften Formateigenschaften Andere Eigenschaften 2.6 Steuerelement-Eigenschaften (Beispiel Textfeld) Dateneigenschaften Formateigenschaften Andere Eigenschaften

11 Formulare Bedingte Formatierungen In Abhängigkeit von Dateninhalten können Datenfelder im Hinblick auf die - Formate Fett, Kursiv und Unterstrichen, - Schrift- und Hintergrundfarbe und - Aktivierung / Deaktivierung formatiert werden. Das Feld bzw. die Felder werden markiert und das Dialogfeld wird über Format > Bedingte Formatierung geöffnet. Bedingte Formatierung in Abhängigkeit von dem Feldinhalt: Bedingte Formatierung in Abhängigkeit vom Zutreffen eines Vergleichsausdrucks: Formatierung bei Aktivierung des Feldes (Focus-Erhalt)

12 Besondere Steuerelemente Besondere Steuerelemente 3.1 Optionsgruppen Optionsgruppen enthalten Kontrollkästchen, Umschaltflächen oder Optionsfelder, mit denen eine Option gewählt werden kann. Sie stellen häufig verschiedene Werte eines Feldes dar. Im Beispiel werden die Werte 1 bis 4 des Feldes Kursart dargestellt, bzw. Änderungen werden mit diesen Werten im Feld vorgenommen. Dateneigenschaften einer Optionsgruppe (der Rahmen): eines Optionsfeldes: 3.2 Registerkarten Registersteuerelemente umfassen mehrere Seiten, die wiederum alle anderen Arten von Steuerelementen aufnehmen können. Steuerelemente werden auf den Seiten über die Feldliste oder über die Toolbox platziert. Es ist nicht möglich, Felder auf eine Seite des Registers zu ziehen. Ein vorhandenes Feld muss zuerst ausgeschnitten werden, dann wird die gewünschte Seite gewählt und das Feld wird eingefügt. Viele Funktionen zum Bearbeiten des Registersteuerelements sind ausschließlich über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zu erreichen. Dabei ist bedeutsam, ob das gesamte Steuerelement oder ob eine einzelne Seite markiert ist. Beispiele sind das Hinzufügen, Löschen oder Ändern der Reihenfolge von Registerkarten, das Ändern der Aktivierreihenfolge auf einer Seite.

13 Besondere Steuerelemente 13 Andere Einstellungen z. B. zur Beschriftung der "Reiter" oder die Verteilung der Karten über mehrere Zeilen finden sich in den Eigenschaften. 3.3 Kombinations- und Listenfelder Kombinations- und Listenfelder werden eingesetzt, um Werte aus einer Liste auszuwählen. Die Werte der Liste können aus einer festen Werteliste oder aus einer Datenquelle (in der Regel einer Abfrage) kommen. Wertelisten werden verwendet, wenn es nur wenige Optionen gibt, die sich kaum ändern werden. Kombinations- und Listenfelder können u. a. in Formularen verwendet werden, um Daten aus Fremd-Tabellen/Abfragen anzuzeigen bzw. einzufügen. Der Inhalt eines Kombinations- bzw. Listenfeldes kann wie bei Textfeldern an ein Datenfeld der Tabelle/Abfrage, die dem Formular zugrunde liegt, gebunden sein. Die angezeigte sortierte Liste ist das Ergebnis einer Abfrage zu den Dienststellenangaben. Der ausgewählte Wert (050) wird an das gebundene Feld (hier BKZ der Teilnehmer-Daten) übergeben Kombinationsfeld erstellen (Assistent) Bei der Erstellung eines Kombinationsfeldes gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Erstellen Sie eine Abfrage für die Anzeige der Liste im Kombinationsfeld. 2. Wählen Sie in der Toolbox das Symbol für ein Kombinationsfeld und klicken Sie an die passende Stelle im Formularentwurf. 3. Geben Sie die erforderlichen Angaben für den Kombinationsfeldassistenten ein: Herkunft der Daten für die Liste des Kombinationsfeldes (Tabelle/ Abfrage oder eigene Werteliste) Wählen Sie die Tabelle bzw. Abfrage aus bzw. geben Sie die Werteliste ein.

14 Besondere Steuerelemente 14 Wählen Sie die Felder aus, die im Kombinationsfeld angezeigt werden sollen. Legen Sie die Breite der Spalten durch Ziehen der Begrenzungslinien fest. Geben Sie die Spalte an, deren Wert im Formular verwendet werden soll (in der Regel ein Schlüsselfeld). Geben Sie das Feld an, in dem der eingegebene Wert gespeichert werden soll. Es muss sich um ein Feld aus der Abfrage oder Tabelle handeln, auf der das Formular basiert. Geben Sie die Bezeichnung des Feldes ein. 4. Kontrollieren bzw. ergänzen Sie die Eigenschaften des Kombinationsfeldes. Hierbei sind vor allem die Daten-Eigenschaften von Bedeutung. Mit der Option Nur Listeneinträge können Sie verhindern, dass Werte eingegeben werden, die nicht im Kombinationsfeld angezeigt werden Besondere Eigenschaften eines Kombinationsfeldes

15 Besondere Steuerelemente Haupt-/ Unterformulare Ein Unterformular ist ein in ein anderes Formular eingefügtes Formular. Unterformulare eignen sich besonders zum Anzeigen von Daten aus Tabellen oder Abfragen mit einer 1:n-Beziehung. Das Hauptformular zeigt dabei die Daten der 1-Seite, das Unterformular die Daten der n-seite der Beziehung. Haupt-/Unterformulare können auf bis zu 7 Ebenen geschachtelt werden mehr als drei Ebenen sind aber kaum sinnvoll (Übersicht, Bedienbarkeit). Wenn von den Feldern des Hauptformulars zu einem Unterformular gewechselt wird, werden die Änderungen im Hauptformular automatisch gespeichert. Dies ist erforderlich, damit es immer einen Datensatz der 1-Seite gibt, bevor die n-seite bearbeitet wird Erstellen eines Haupt-/Unterformulars Es gibt mehrere Vorgehensweisen. Zur Unterstützung gibt es den Formularassistenten (Abfragen > Neu) und den Steuerelementassistenten in der Toolbox. Im Folgenden wird die Nutzung des Steuerelementassistenten beschrieben. - Erstellen Sie eine Abfrage für das Hauptformular. Die Abfrage muss das Feld beinhalten, das für die Verknüpfung mit dem Hauptformular genutzt werden soll (Primärschlüssel). - Erstellen Sie eine Abfrage für das Unterformular. Die Abfrage muss das Feld beinhalten, das für die Verknüpfung mit dem Unterformular genutzt werden soll (Fremdschlüssel). - Erstellen Sie das Hauptformular. Das Feld mit der Verknüpfungsinformation muss nicht zwingend im Formular enthalten sein. Aktivieren Sie in der Toolbox den Steuerelementassistenten und wählen Sie den Objekttyp Unterformular. Klicken Sie an die entsprechende Stelle im Hauptformular. Falls Sie bereits ein geeignetes Formular erstellt haben, können Sie es auswählen und vom Assistenten einbauen lassen. Andernfalls wählen Sie die Option Tabelle/Abfrage. Wählen Sie die Abfrage und die Datenfelder aus. Das Feld für die Verknüpfung mit dem Hauptformular muss auch ausgewählt werden. Der Assistent schlägt eine Verknüpfung vor. Entscheiden Sie sich für Eigene definieren und wählen Sie die Felder für die Verknüpfung aus.

16 Besondere Steuerelemente 16 - Der Steuerelementassistent erstellt ein Formular in der Datenblattansicht und fügt es im Hauptformular ein. Das Unterformular wird als eigenständiges Formular gespeichert. Im Hauptformular befindet sich ein Steuerelement als "Platzhalter" für das Unterformular. Passen Sie die Größe des Unterformular-Steuerelements an. Das Unterformular kann hier direkt bearbeitet werden. Diese Änderungen müssen aber gesondert gespeichert werden Besondere Eigenschaften eines Unterformularsteuerelements Hinweis Bleibt das Unterformular bei allen Datensätzen leer, werden im Unterformular immer alle Datensätze angezeigt oder erscheint beim Aufruf des Formulars eine unbeabsichtigte Parameterabfrage, dann hat die Verknüpfung nicht geklappt. Überprüfen Sie die Schreibweise der Feldangaben bei Verknüpfen von und bei Verknüpfen nach. Überprüfen Sie, ob die Felder in den entsprechenden Tabellen/Abfragen tatsächlich enthalten sind und in der Datenblattansicht der Abfragen angezeigt werden.

17 Berichte Berichte Mit Berichten präsentieren Sie Daten in gedruckter Form. Sie sind in der Regel an Tabellen oder Abfragen gebunden und bieten viele Möglichkeiten der Gestaltung im Hinblick auf den Ausdruck. Im Unterschied zu Formularen können die Berichte die Daten selbst sortieren; dies geschieht unabhängig von der Sortierfolge der Datenquelle. Darüber hinaus können Berichte die Daten gruppieren und dabei - anders als Abfragen - mehrere Gruppierungsebenen darstellen. 4.1 Berichte erstellen Erstellen Sie zunächst eine Abfrage, die die für den Bericht erforderlichen Daten aus einer oder mehreren Tabellen zusammenstellt und auswählt. Diese Abfrage muss keine Sortierungen, Gruppierungen und Auswertungen enthalten. Einen neuen Bericht erstellen Sie mit Hilfe des Berichtsassistenten. Dieser bietet viele Variationsmöglichkeiten - insbesondere im Hinblick auf Gruppierungen. Das Layout des Berichts passen Sie an. Dabei stehen die gleichen Werkzeuge wie bei der Gestaltung von Formularen zur Verfügung. 4.2 Bereiche der Berichte Berichtskopf/-fuß Der Berichtskopf wird einmal am Anfang des Berichts auf der ersten Seite für Überschriften, Erstellungsdatum u. ä. ausgegeben. Der Berichtsfuß wird einmal am Ende des Berichts auf der letzten Seite ausgegeben. Er enthält normalerweise Zusammenfassungen. Berichtskopf und -fuß werden in der Entwurfsansicht über Ansicht > Berichtskopf-/Fuß eingeschaltet. Seitenkopf/-fuß Der Seitenkopf wird auf jeder Seite ausgegeben Er wird für Spaltenüberschriften, Seitenzahlen usw. verwendet. Der Seitenfuß wird am Ende jeder Seite ausgegeben. Seitenkopf und -fuß werden in der Entwurfsansicht über Ansicht > Seitenkopf-/Fuß eingeschaltet.

18 Berichte 18 Auf den Seiten, auf denen ein Berichtskopf oder -fuß erscheint, lässt sich die Ausgabe des Seitenkopfes bzw. -fußes unterbinden. Die entsprechenden Einstellungen werden in den Eigenschaften des Berichts vorgenommen. Detailbereich Im Detailbereich werden die Daten der einzelnen Datensätze angezeigt. Sollen im Bericht nur zusammenfassende Informationen enthalten sein, müssen die für die Berechnungen erforderlichen Felder im Detailbereich vorhanden sein, der gesamte Bereich wird aber nicht angezeigt. Gruppenkopf/-fuß Gruppierungen werden über Ansicht > Sortieren und Gruppieren angelegt. Über die Eigenschaften können Sie hier die Gruppenköpfe und / oder Gruppenfüße einblenden. Bei Gruppierungen können bei jedem Gruppenwechsel Gruppenkopf bzw. Gruppenfuß für Überschriften bzw. Auswertungen mit Aggregatfunktionen wie Anzahl oder Summe verwendet werden. 4.3 Besondere Eigenschaften der Berichte Formateigenschaften des Berichts von Kopf- / Fußbereichen von Feldern (hier Textfeld) auf der Registerkarte Andere: Datensätze sperren auf der Registerkarte Andere: - Laufende Summe - Vertikal

19 Fehlerprüfung (nur Access 2003) Fehlerprüfung (nur Access 2003) Wenn die automatische Fehlerprüfung in Formularen und Berichten aktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung), werden Steuerelemente mit erkannten Fehlern mit einem kleinen grünen Dreieck gekennzeichnet. Ist dieses Steuerelement markiert, werden zusätzlich das Achtung-Symbol und ein Tooltipp mit der Beschreibung des Fehlers eingeblendet. Über die Schaltfläche hinter dem Achtung- Symbol kann ein Menü aufgeklappt werden, über das u. a. eine automatische Fehlerbehebung möglich ist. Die hier aufgeführten Funktionen unterscheiden sich je nach Fehlertyp. 6. Ausdrücke in Steuerelementen Steuerelemente, die üblicherweise den Inhalt eines Datenfeldes anzeigen (z. B. Textfelder), können auch genutzt werden, um das Ergebnis eines Ausdrucks darzustellen. In Ausdrücken können verschiedene Elemente zusammengestellt oder Funktionen aufgerufen werden. Ausführliche Hinweise zu Ausdrücken und Funktionen finden Sie in dem Lernmaterial Auswerten und Berechnen in Datenbankanwendungen (MS Access). Ausdrücke werden bei der Eigenschaft Steuerelementinhalt eingetragen und beginnen immer mit =. Beispiele: = [Kosten] * 1,1 die Kosten werden in der Darstellung um 10% erhöht = Jahr([Geburtsdatum]) stellt nur das Geburtsjahr dar Steuerelemente, bei denen Daten durch Ausdrücke aufbereitet werden, können nicht dazu genutzt werden, Daten zu ändern oder zu erfassen. In Fußbereichen von Formularen, Berichten oder Gruppierungen können in den Ausdrücken auch Aggregatfunktionen eingesetzt werden. Beispiele: = Anzahl(*) Gibt die Anzahl der Datensätze im Detailbereich aus. = Summe([Kosten]) Errechnet die Summe des Datenfeldes Kosten für alle Datensätze im Detailbereich

20 Standardformate, Gestaltungsvorlagen Standardformate, Gestaltungsvorlagen Beim Erstellen von Formularen und Berichten und beim Einfügen neuer Steuerelemente verwendet MS Access festgelegte Standardeinstellungen und Formate. Diese Vorgaben können angepasst werden. 7.1 Standardvorlagen für Formulare und Berichte Wenn Sie ein Formular oder einen Bericht ohne Verwendung eines Assistenten erstellen, können Einstellungen zu den Abschnitten des Formulars oder Berichts und die Standardeigenschaften von einem vorhandenen Formular bzw. Bericht als Vorlage genutzt werden. Dazu erstellen Sie ein (Muster-)Formular / Bericht, nehmen die gewünschten Einstellungen und Formatierungen vor und speichern das Objekt. Bei Extras > Optionen tragen Sie auf der Registerkarte Formulare / Berichte den Namen des Formulars / Berichts als Vorlage ein. Damit wird dieses Objekt als Vorlage für Neue verwendet. Einträge und Änderungen der Optionen haben keine Auswirkungen auf vorhandene Formulare oder Berichte. 7.2 Autoformate Die Assistenten zum Erstellen von Formularen und Berichten bieten eine Auswahl vordefinierter Autoformate für die Gestaltung an. Diese können auch nachträglich für vorhandene Formulare / Berichte über Format > Autoformat genutzt werden. Die meisten angebotenen Formate sind unter ergonomischen Gesichtspunkten unakzeptabel. Über die Schaltfläche Anpassen können Sie vorhandene Formate ändern oder eigene definieren. Grundlage ist immer ein schon gestaltetes Objekt, das in der Entwurfsansicht geöffnet ist. Eigene Autoformate werden künftig auch in den Auswahllisten der Assistenten aufgeführt. 7.3 Standardeigenschaften eines Steuerelementtyps Blenden Sie in der Entwurfsansicht das Eigenschaftenfenster und die Toolbox ein. Wählen Sie in der Toolbox den Steuerelementtyp (z. B. Textfeld) aus. Im Titel des Eigenschaftenfensters wird Standard: angezeigt. Nehmern Sie jetzt die gewünschten Einstellungen vor. Diese wirken dann künftig bei jedem Anlegen eines neuen Steuerelements.

21 Lernmaterial 21 Lernmaterial Lernmaterial Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks finden Sie unter der Adresse Wählen Sie das gewünschte Thema über die Menüstruktur oder über die Liste, die Sie über die Infobox Gesamtliste im Hauptmenüpunkt Lernmaterial erreichen können. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programmversion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten. Sie können Lernmaterial als PDF-Dokumente (Symbol ) am Bildschirm lesen, auf Ihrem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Teil stellen wir zusätzlich Übungsdateien in "gepackter" Form (Zip-Archiv, Symbol ) zur Verfügung. Zu einzelnen Themen sind Lernprogramme vorhanden, erkennbar an dem Symbol. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. Tipps & Tricks Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Tricks zusammengestellt. Vielleicht finden Sie hier etwas, um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten. Softwarehilfe (Mail-Hotline) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an software-hilfe@afz.bremen.de Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.