Schnellübersichten. Access 2016 Grundlagen für Anwender

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1 Schnellübersichten Access 2016 Grundlagen für Anwender 1 Access kennenlernen 2 2 Mit Datenbanken arbeiten 3 3 Dateneingabe in Formulare 4 4 Dateneingabe in Tabellen 5 5 Daten suchen, ersetzen und sortieren 6 6 Daten filtern 7 7 Mit Abfragen arbeiten 8 8 Beziehungen zwischen Tabellen 9 9 Berichte und Daten drucken Neue Datenbank anlegen Tabellen erstellen Formulare erstellen Formulare bearbeiten Abfragen erstellen Berichte und Etiketten erstellen Datenbankobjekte bearbeiten Datenbanken verwalten 18

2 1 Access kennenlernen Access starten eine Datenbank öffnen eine Datenbank öffnen allgemeine Programmeinstellungen vornehmen Hilfe erhalten Lösung In das Windows-Suchfeld die ersten Buchstaben acc eingeben und auf Access 2016 klicken Im Startbildschirm auf Weitere Dateien klicken, auf Dieser PC klicken, Ordner wählen, Datenbankname anklicken Register Datei, Öffnen, auf Zuletzt verwendet klicken Register Datei, Optionen Im Menüband in das Eingabefeld Was möchten Sie tun? die Frage eingeben die Hilfefunktion aufrufen oder! einen Hilfetext suchen zwischen aufgerufenen Hilfetexten wechseln zur Hilfe-Startseite wechseln Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü bzw. einen Hilfetext drucken eine Datenbank schließen Access beenden Register Datei, Schließen 2 HERDT-Verlag

3 2 Mit Datenbanken arbeiten den Navigationsbereich erweitern/reduzieren eine Gruppe erweitern/ reduzieren nach Objekten im Navigationsbereich suchen die Ansicht der Objekte im Navigationsbereich wählen ein Objekt öffnen zwischen geöffneten Objekten wechseln ein Objekt schließen Lösung bzw. oder? Klick in die Gruppenleiste Suchbegriff in das Suchfeld eingeben Kontextmenüpunkt Anzeigen nach, gewünschter Untermenüpunkt Objekt mit rechts anklicken, Kontextmenüpunkt Öffnen oder Doppelklick auf das Objekt Gewünschte Dokumentregisterkarte anklicken Dokumentregisterkarte mit rechts anklicken, Kontextmenüpunkt Schließen oder HERDT-Verlag 3

4 3 Dateneingabe in Formulare ein Formular öffnen zwischen den Datensätzen eines Formulars wechseln zu einem bestimmten Datensatz wechseln Formular im Navigationsbereich doppelt anklicken Gewünschte Navigationsschaltfläche anklicken oder Register Start, Gruppe Suchen, Gehe zu Im Bereich der Navigationsschaltflächen in das Feld mit der aktuellen Datensatznummer klicken, vorhandenen Eintrag markieren, Nummer des Datensatzes eingeben, Ü einen neuen Datensatz einfügen Navigationsschaltfläche oder S + oder Register Start, Gruppe Datensätze, Daten in ein Feld eingeben den interaktiven Kalender zur Datumseingabe nutzen die Eingabe in ein Feld abbrechen eine Eingabe in ein Feld rückgängig machen eine AutoKorrektur widerrufen In das Feld klicken, Feldinhalt über die Tastatur eingeben In das Datumsfeld klicken, È Sicherstellen, dass der Cursor sich im zuletzt bearbeiteten Feld befindet, (Symbolleiste für den Schnellzugriff) oder S z anklicken, gewünschte Option wählen die Rechtschreibprüfung aufrufen Register Start, Gruppe Datensätze, oder / einen Feldinhalt verändern einen Feldinhalt löschen einen kompletten Datensatz löschen In das Feld klicken, Änderung vornehmen In das Feld klicken, ", _ Zum Datensatz wechseln, Register Start, Gruppe Datensätze, auf den Pfeil der Schaltfläche Löschen klicken, Datensatz löschen 4 HERDT-Verlag

5 4 Dateneingabe in Tabellen einen neuen Datensatz erzeugen Navigationsschaltfläche oder S + oder Register Start, Gruppe Datensätze, neue Daten in ein Feld eingeben Daten bearbeiten einen Feldinhalt löschen einen kompletten Datensatz löschen die Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe ändern Spalten verschieben In das Feld klicken, Feldinhalt über die Tastatur eingeben In das Feld klicken, Änderungen vornehmen In das Feld klicken, ", _ In der betreffenden Zeile in die Indikatorspalte klicken, _ oder Register Start, Gruppe Datensätze, auf den Pfeil der Schaltfläche Löschen klicken, Datensatz löschen Rechte Begrenzungslinie im Spaltenkopf bzw. untere Zeilenbegrenzungslinie in der Indikatorspalte mit der Maus in die gewünschte Richtung ziehen Klick auf Spaltenkopf, Spaltenkopf durch Ziehen mit der Maus verschieben Spalten ausblenden Register Start, Gruppe Datensätze,, Felder ausblenden Spalten wieder einblenden Register Start, Gruppe Datensätze,, Felder wieder einblenden, Kontrollfelder der einzublendenden Spalten aktivieren das geänderte Layout der Datenblattansicht speichern die Ergebniszeile ein-/ausblenden eine Spalte in der Ergebniszeile auswerten Tabelle schließen, Rückfrage mit Ja bestätigen Register Start, Gruppe Datensätze, In der Ergebniszeile die Zelle der auszuwertenden Spalte anklicken, Funktion im Feld wählen HERDT-Verlag 5

6 5 Daten suchen, ersetzen und sortieren Daten suchen Register Start, Gruppe Suchen, Schaltfläche Suchen oder S f oder Suchbegriff in das Suchfeld rechts neben den Navigationsschaltflächen eingeben Daten ersetzen Register Start, Gruppe Suchen, oder S h Datensätze auf- bzw. absteigend sortieren eine bestehende Sortierung entfernen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, bzw. oder im Spaltenkopf auf klicken und Sortierreihenfolge wählen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, 6 HERDT-Verlag

7 6 Daten filtern einen allgemeinen Filter aufrufen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern einen Filter deaktivieren einen Filter aktivieren den Filter eines Feldes löschen alle im Datenbankobjekt vorhandenen Filter löschen die Werteliste zum Filtern nutzen einen auswahlbasierten Filter erstellen den Teil eines Feldeintrags als Filterkriterium verwenden Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, oder neben den Navigationsschaltflächen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, oder neben den Navigationsschaltflächen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern, Filter löschen aus "Feldname" Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern,, Alle Filter löschen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern, Kontrollfelder der Filterkriterien aus- bzw. einschalten Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Betreffende Zeichenfolge markieren, Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, HERDT-Verlag 7

8 7 Mit Abfragen arbeiten eine Abfrage ausführen eine Parameterabfrage ausführen eine Aktualisierungsabfrage ausführen Abfrage im Navigationsbereich doppelt anklicken Abfrage im Navigationsbereich doppelt anklicken, Parameterwert eingeben Tabelle öffnen, deren Daten aktualisiert werden sollen, Aktualisierungsabfrage, zur Tabelle wechseln und im Register Start, Gruppe Datensätze auf Alle aktualisieren klicken 8 HERDT-Verlag

9 8 Beziehungen zwischen Tabellen die Registerkarte Beziehungen anzeigen alle Beziehungen in der Registerkarte Beziehungen angezeigt werden zwischen einem Haupt- und einem Unterformular wechseln ein Unterdatenblatt öffnen Register Datenbanktools, Gruppe Beziehungen, Schaltfläche Beziehungen Register Entwurf, Gruppe Beziehungen, Feld im gewünschten Formularteil anklicken Übergeordnete Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, auf klicken ein Unterdatenblatt schließen Auf in der Datenblattansicht der übergeordneten Tabelle klicken abhängige Objekte in der Datenblattansicht anzeigen Datenbankobjekt im Navigationsbereich markieren, Register Datenbanktools, Gruppe Beziehungen, Objektabhängigkeiten HERDT-Verlag 9

10 9 Berichte und Daten drucken einen Bericht öffnen die Berichtsansicht aktivieren die Seitenansicht aktivieren in der Seitenansicht zoomen die Seiteneinstellungen von Berichten ändern festlegen, dass ein Bericht mehrspaltig gedruckt wird einen Bericht drucken ein Datenbankobjekt mit bestimmten Einstellungen drucken die Seitenansicht öffnen die Seitenansicht schließen Berichtsnamen im Navigationsbereich doppelt anklicken (Ansichtssteuerung) (Ansichtssteuerung) Zoomregler ziehen Register Seitenansicht, Gruppe Seitenlayout und Gruppe Seitengröße Register Seitenansicht, Gruppe Seitenlayout, Spalten Register Datei, Kategorie Drucken, Drucken oder S p Objekt im Navigationsbereich markieren, Register Datei, Kategorie Drucken, Drucken oder S p Register Datei, Kategorie Drucken, Seitenansicht Register Seitenansicht, Gruppe Vorschau schließen, Seitenansicht schließen 10 HERDT-Verlag

11 10 Neue Datenbank anlegen eine neue Datenbank mit einer Vorlage erstellen eine neue Datenbank manuell erstellen Access starten oder Register Datei, Kategorie Neu, anschließend auf die gewünschte Vorlage klicken Register Datei, Kategorie Neu, Leere Desktopdatenbank HERDT-Verlag 11

12 11 Tabellen erstellen eine Tabelle in der Datenblattansicht erstellen ein neues Feld durch Eingeben von Daten erstellen ein neues Feld über die Spalte Zum Hinzufügen klicken erstellen ein neues Feld über die Schaltfläche Weitere Felder erstellen eine Tabelle schließen ein Nachschlagefeld erstellen in der Datenblattansicht ein Feld einfügen in der Datenblattansicht ein Feld löschen ein Feld umbenennen den Datentyp eines Feldes ändern eine Tabelle speichern die Feldformatierung ändern Register Erstellen, Gruppe Tabellen, Tabelle In die Spalte Zum Hinzufügen klicken klicken, Beispielwert eingeben, Ü Spaltenkopf der Spalte Zum Hinzufügen klicken anklicken, Datentyp wählen, Feldname eingeben Spalte, nach der das neue Feld eingefügt werden soll, anklicken, Register Felder, Gruppe Hinzufügen und Löschen,, Eintrag wählen oder S w Spaltenkopf der Spalte Zum Hinzufügen klicken anklicken, Nachschlagen und Beziehung, Schritte des Nachschlage- Assistenten ausführen Spalte markieren, Register Felder in der Gruppe Hinzufügen und Löschen, Schaltfläche mit dem gewünschten Datentyp Spalte markieren, Register Felder, Gruppe Hinzufügen und Löschen, Löschen Mit rechts auf den Spaltenkopf klicken, Feld umbenennen Spalte markieren, Register Felder, Gruppe Formatierung, auf den Pfeil bei Datentyp klicken oder S s Register Felder, Gruppe Formatierung, auf Pfeil des Feldes Format klicken und Formatierung wählen 12 HERDT-Verlag

13 12 Formulare erstellen ein Formular mit dem Assistenten erstellen ein Formular automatisch im einspaltigen Layout erstellen ein Formular automatisch in Formular- und Datenblattansicht erstellen ein Formular automatisch in der Datenblattansicht erstellen ein Formular manuell erstellen Register Erstellen, Gruppe Formulare, Register Erstellen, Gruppe Formulare, Formular Register Erstellen, Gruppe Formulare, Formular Register Erstellen, Gruppe Formulare, Mehrere Elemente Register Erstellen, Gruppe Formulare, Leeres Formular, Geteiltes, Eintrag Navigationsformulare erstellen ein Formular speichern ein Formular schließen Register Erstellen, Gruppe Formulare, oder S s, Eintrag wählen HERDT-Verlag 13

14 13 Formulare bearbeiten das komplette Steuerelementlayout markieren eine Spalte eines Steuerelementlayout markieren eine Zeile eines Steuerelementlayout markieren eine Zelle eines Steuerelementlayout markieren ein Steuerelementlayout teilen die Größe eines Steuerelements ändern ein Steuerelement formatieren einem Formular ein Design zuweisen einem Formular ein Steuerelement hinzufügen einem Formular Datum und Uhrzeit hinzufügen einem Formular einen Titel hinzufügen Steuerelemente löschen anklicken Spalte markieren, Register Anordnen, Gruppe Zeilen und Spalten, Zelle der Spalte markieren, Register Anordnen, Gruppe Zeilen und Spalten, Zelle anklicken Mit gedrückter H-Taste die Zellen des Bereichs markieren, Register Anordnen, Gruppe Tabelle, Gestapelt Steuerelement markieren, Rahmen auf die gewünschte Größe ziehen Steuerelement markieren, Befehle im Register Format, Gruppe Schriftart Layoutansicht, Register Entwurf, Gruppe Designs, Designs, Design auswählen Layoutansicht, Register Entwurf, Gruppe Tools, Vorhandene Felder hinzufügen, Feld in das Formular ziehen Layoutansicht, Register Entwurf, Gruppe Kopfzeile/Fußzeile, Layoutansicht, Register Entwurf, Gruppe Kopfzeile/Fußzeile, _-Taste oder Kontextmenü Löschen 14 HERDT-Verlag

15 14 Abfragen erstellen eine Auswahlabfrage mit dem Assistenten erstellen Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Abfrage- Assistent eine Auswahlabfrage in der Entwurfsansicht erstellen Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Abfrageentwurf ein Feld in die Abfrage aufnehmen die Reihenfolge der Felder ändern das Abfrageergebnis sortieren ein Feld im Abfrageergebnis ausblenden ein Feld aus der Abfrage entfernen eine Abfrage bei aktivierter Entwurfsansicht ausführen Feld in der Feldliste doppelt anklicken oder Feld in den Entwurfsbereich ziehen oder im Entwurfsbereich in die Zeile Feld klicken und über Feld wählen Im Entwurfsbereich auf den Spaltenkopf klicken, Feld an die gewünschte Position ziehen Im Entwurfsbereich in die Zeile Sortierung klicken, Sortierreihenfolge wählen Im Entwurfsbereich Kontrollfeld in der Zeile Anzeigen deaktivieren Im Entwurfsbereich Spalte markieren, _ oder Cursor in die Spalte setzen, Register Entwurf, Gruppe Abfragesetup, Register Entwurf, Gruppe Ergebnisse, Ausführen ein die Entwurfsansicht einblenden eine Abfrage speichern ein Abfragekriterium definieren ein einzelnes Kriterium löschen alle Kriterien einer Zeile löschen (Ansichtssteuerung) (Symbolleiste für den Schnellzugriff) Im Entwurfsbereich in die Spalte Kriterien klicken, gewünschtes Kriterium eingeben Im Entwurfsbereich Feldinhalt des Kriteriums markieren, _ Im Entwurfsbereich Cursor in die entsprechende Zeile setzen, Register Entwurf, Gruppe Abfragesetup, HERDT-Verlag 15

16 15 Berichte und Etiketten erstellen einen Bericht mit dem Assistenten erstellen einen gruppierten Bericht erstellen einen zusammenfassenden Bericht erstellen einen Basisbericht erstellen Register Erstellen, Gruppe Berichte, Im zweiten Schritt des Assistenten Gruppierungsebenen wählen, Gruppierungsoptionen Im zweiten Schritt des Assistenten Gruppierungsebenen wählen, im dritten Schritt Zusammenfassungsoptionen Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markieren, Register Erstellen, Gruppe Berichte, Bericht einen Bericht in der Layoutansicht erstellen Register Erstellen, Gruppe Berichte, Leerer Bericht einen Bericht in der Layoutansicht öffnen die Seitenansicht eines Berichts öffnen Etiketten erstellen Bericht im Navigationsbereich markieren, rechte Maustaste, Layoutansicht in der Ansichtssteuerung Register Erstellen, Gruppe Berichte, 16 HERDT-Verlag

17 16 Datenbankobjekte bearbeiten ein Datenbankobjekt umbenennen ein Datenbankobjekt löschen ein Datenbankobjekt in die Zwischenablage kopieren ein Datenbankobjekt aus der Zwischenablage einfügen ein Datenbankobjekt ausblenden eine Gruppe ausblenden ausgeblendete Datenbankobjekte anzeigen ein Datenbankobjekt wieder einblenden eine Gruppe wieder einblenden Im Navigationsbereich Datenbankobjekt mit rechts anklicken, Umbenennen Datenbankobjekt im Navigationsbereich markieren, _ oder Datenbankobjekt mit rechts anklicken, Löschen Datenbankobjekt im Navigationsbereich markieren, Register Start, Gruppe Zwischenablage, oder S c Register Start, Gruppe Zwischenablage, oder S v Im Navigationsbereich mit rechts auf das Datenbankobjekt klicken, In dieser Gruppe ausblenden Mit rechts auf die Gruppenleiste klicken, Ausblenden Im Navigationsbereich mit rechts auf die Menüleiste klicken, Navigationsoptionen, Ausgeblendete Objekte anzeigen aktivieren Im Navigationsbereich mit rechts auf das Datenbankobjekt klicken, In dieser Gruppe einblenden Mit rechts auf die Gruppenleiste klicken, Einblenden HERDT-Verlag 17

18 17 Datenbanken verwalten einen anderen Standarddatenbankordner festlegen die Datenbank beim Schließen automatisch komprimieren die Datenbank komprimieren Register Datei, Optionen, Kategorie Allgemein, Durchsuchen Register Datei, Optionen, Kategorie Aktuelle Datenbank, Kontrollfeld Beim Schließen komprimieren aktivieren Register Datei, Informationen, Datenbank komprimieren und reparieren eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen eine Datenbank mit einem Kennwort verschlüsseln Datenbankeigenschaften anzeigen bzw. ändern persönliche Daten aus den Datenbankeigenschaften entfernen Register Datei, Speichern unter, Datenbank speichern als, Datenbank sichern Register Datei, Öffnen, Durchsuchen, Datenbank markieren, Pfeil bei Öffnen, Exklusiv öffnen, Register Datei, Informationen, Mit Kennwort verschlüsseln Register Datei, Informationen, Datenbankeigenschaften anzeigen und bearbeiten Register Datei, Optionen, Kategorie Aktuelle Datenbank, Kontrollfeld Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen aktivieren 18 HERDT-Verlag

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