In diesem Thema lernen wir die Grundlagen der Datenbanken kennen und werden diese lernen einzusetzen. Access. Die Grundlagen der Datenbanken.

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1 In diesem Thema lernen wir die Grundlagen der Datenbanken kennen und werden diese lernen einzusetzen. Access Die Grundlagen der Datenbanken kurspc15

2 Inhaltsverzeichnis Access... Fehler! Textmarke nicht definiert. Meine Erste Access Datenbank... 2 Sortieren... 2 Tabellen verbinden... 4 Bericht gestalten... 5 Abfragen... 5 Tabellen erstellen und aktualisieren... 7 Die Normalformen... 8 Die erste Normalform... 8 Die Zweite Normalform... 9 Die dritte Normalform... 9 Das ER-Modell (Entity-Relationship-Modell)...10 Entitäten...10

3 Meine Erste Access Datenbank Bei einer Tabelle wird der ID der Wert automatisch zugeteilt. Damit keine Werte verloren gehen, sollte man die Objekte, wie Tabellen immer speichern. Eine Zeile in einer Tabelle nennt man Datensatz. Eine Datenbank besteht aus Tabellen, Abfrage, Formulare und Berichten. Um die Begriffe eindeutig zuordnen zu können, vergibt man den Objekten eindeutige Namen wie tab für Tabelle, qry für Abfrage, frm für Formulare und rep für Bericht. Sortieren Mit dem Nachschlageassistenten kann man die Werte jeder Spalten eingeben und so nach diesen Werten filtern. Wenn man ein weiteres Feld als Dropdown Menü einfügen will und nur die Listeneinträge auswählt, kann man nichts anderes als die Listeneinträge eingeben, welche man zuvor definiert hat. Den Sortierungsfilter kann man immer aus oder ein schalten.

4 SQL ist die Sprache um eine Datenbank zu erstellen, diese ist je nach Beispiel weniger komplex als die Access-Datei. Wenn man eine Tabelle nicht versteht, so versteht man diese am besten, wenn man sie in den Beziehungen:

5 Tabellen verbinden Um zwei Tabellen miteinander zu verbinden, muss man diesen dieselbe ID zuteilen und diese dann in der Gliederungsansicht miteinander verbinden. Bei der Beziehung drückt man dann nur noch auf erstellen. Beim Erstellen einer ID spielt es keine Rolle, wo diese Platziert ist, sondern, dass der Wert auf AutoWert ist und der Primärschlüssel sollte zugewiesen sein. Der Vorteil wenn man zwei Tabellen verbindet ist es, dass man bei Hobbys z.b. mehrere Hobbys angeben kann und nicht mehrere Spalten mit den Namen Hobby 1, Hobby 2 angeben muss.

6 Wenn man ein Formular erstellen will, kann man dies mit dem Formular-Assistenten erstellen. Bericht gestalten Einen Bericht kann man eigentlich genau gleich, wie die Daten in Word oder Excel gestalten. Wenn man sich mit den Grundlagen der Formatierung in Word und Excel ein wenig auskennt, so sollte das Formatieren keine grosse Schwierigkeit darstellen. Klar es gibt einige unterschiede, aber an diese hat man sich schnell gewöhnt. Abfragen Wenn man eine Frage eingeben will, welche beim Öffnen der Abfrage gestellt wird so kann man diese in dem Gewünschten Bereich schreiben: Wenn man nach bestimmten Namen sucht, welche einen Anfang wie Bu haben, wie Bumann, kann man dies folgendermassen aufschreiben:

7 Wie Bu* der Stern steht für beliebig viele Buchstaben, wenn man weiss, wie viele Buchstaben der Name enthält, kann man pro Buchstabe ein Fragezeichen setzen: Wenn Kriterien auf der gleichen Zeile stehen, so heisst dies und daher müssen beide Kriterien zutreffen,wenn man diese untereinander schreibt, so heisst dies oder und es können beide Informationen zutreffen oder nur eines der beiden. Mit dem Befehl ist Null, kann man alle Leeren Zellen des Gewählten Feldes anzeigen lassen und mit dem Befehl ist nicht Null, kann man die nicht lehren Felder anzeigen lassen. Wenn man ein Kombifeld erstellen will, so kann man einen Namen eingeben und dann die gewünschten Felder in Eckigen Klammern eingeben und diese mit dem Und-Zeichen verbinde. Wenn man in den Zwischenräumen ein Leerzeichen einfügen will kann man dies mit Leerzeichen einfügen. Kombifeld: [Nachname] & " " & [Vorname] & " " & "-->" & " " & [Funktion]

8 Tabellen erstellen und aktualisieren Wenn man aus der Abfrage heraus eine Tabelle erstellen will, kann man dies mit mit dem Befehl Tabelle erstellen bei der Entwurfsregisterkarte in den Abfragetools. Wenn man die Abfragen gemacht hat, und die Abfrage Speichert wird diese mit einem anderen Symbol dargestellt, wenn man auf dieses Symbol drauf klickt, so erscheinen Meldungen, welche mit ja zu beantworten sind, nach diesem Vorgang wird die Tabelle erstellt. Der Verlauf ist unten mit Bildern geschildert.

9 Wenn man in einer Tabelle eine Zeile z.b. mal 1.1 rechnen will, so kann man diese mit einer Abfrage Aktualisieren dies geht folgendermassen: Auf Aktualisieren drücken: Rechnung eingeben: Und Speichern diese Abfrage wird wieder mit einem anderen Symbol dargestellt. Die Normalformen Die erste Normalform Eine Relation befindet sich dann in der ersten Normalform, wenn alle Attribute atomar, also unteilbar sind.

10 Die Zweite Normalform Eine Relation befindet sich dann in der zweiten Normalform, wenn sie sich bereits in der ersten Normalform befinden und jedes Nichtschlüsselfeld funktional vom Primärschlüssel abhängt. Die dritte Normalform Eine Relation befindet sich in der dritten Normalform, wenn sie sich bereits in der zweiten Normalform befindet und kein Nichtschlüsselfeld von einem anderen Nichtschlüsselfeld abhängig ist.

11 Das ER-Modell (Entity-Relationship-Modell) Das ER-Modell erweist sich vor allem in der Entwicklungsphase einer Datenbank als sehr hilfreich, denn es hilft bei der Analyse alle Aspekte zu beachten, bevor das Datenmodell aufgebaut wird. Ein fertiges Er-Model sieht folgendermassen aus: Entitäten Als Entität werden unterscheidbare (identifizierbare) Dinge aus der realen Welt bezeichnet. Diese können Personen, Gegenstände, Firmen oder ähnliches sein. Entitäten unterscheiden sich voneinander durch ihre jeweiligen Eigenschaften. Ein Entität wird auch als Objekt bezeichnet.

12 Ein Startmenü erstellen Um ein Startmenü mit Verlinkungen auf die verschiedenen Reporte oder Abfragen zu erstellen, muss man ein leeres Formular erstellen, und bei diesem muss der Befehl Steuerelement Assistent verwenden aktiviert sein. In das Formular kann man verschiedene Schaltflächen einfügen und diese dann mit z.b. einem Bericht Verbinden. Eine Schaltfläche sieht folgendermassen aus (diese Schaltfläche ist aber schon formatiert.)