DATEV Eigenorganisation comfort Auskunftssystem

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1 DATEV Eigenorganisation Auskunftssystem Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /04-01 Bestell-Art.-Nr.: 37709

3 Inhaltsverzeichnis 1 Besonderheiten zum Auskunftssystem in Verbindung mit Eigenorganisation Allgemeines Datenbasis für das Auskunftssystem Aufruf des Auskunftssystems Betriebswirtschaftliche Informationen zu den Auswertungen Aufbau des Auskunftssystems Begriffsdefinitionen Suchen im Auskunftssystem Erweiterte Einstellungen Selektionen Ausführen von Selektionen Erstellen individueller Selektionen UND/ODER-Verknüpfungen Felder vergleichen Besonderheiten bei Auswertungen mit Standardselektionen Auswertungen mit Microsoft Access-Parameter Auswertungen mit Stored-Procedures-Parametern Auswertungssammlung und Favoriten Auswertungssammlung Favoriten Favoriten administrieren Nutzungskontrolle Sperren von Auswertungen Sperren von ganzen Auswertungspools Sperren von Auswertungssammlungen Einsatz der Ordnungsbegriffssperren Sichern und Wiedereinspielen

4 4 Berichte Nutzung der Standardberichte Erstellen individueller Berichte Tipps zur Bearbeitung von Berichten Kopieren von Berichten Berichtstruktur Berichtseigenschaften Berichtskopf/-fuß Seitenkopf/-fuß Sortieren und Gruppieren Linien Allgemeines zu Feldern im Bericht Allgemeine Feldfunktionen Spezielle Funktionen des Auskunftssystems für den Berichtsentwurf Währungs-Umrechnungs-Funktionen Mehrfachmarkierungen Kopieren von Feldern innerhalb eines Berichts Seitenlayout definieren In der Vorschau definieren Beispiele für individuelle Berichte Ersetzen eines Feldes durch ein anderes Feld Entfernen eines Seitenwechsels Einfügen eines zusätzlichen Feldes Ermitteln einer zusätzlichen Zwischensumme Zählen von Datensätzen in einer Auswertung Erstellen eines kumulierten Berichts Anhang Anhang 1: Auswertungsübergreifende Informationen Besonderheiten bei Feldbezeichnungen (Attributbezeichnungen) Unternehmenssicht/Auftragssicht Auftragsstatusinformationen Kostensatzbewertung Rollen des Mitarbeiters Abgleich der Zahlen auf den unterschiedlichen Auswertungsebenen Anhang 2: Auswertungen mit Microsoft Access

5 5.3 Anhang 3: Auswertungen mit Stored Procedures Anhang 4: Ebenen und verknüpfbare Felder der Standardauswertungen AS Arbeitsbestand AS Auswertungsbestand Anhang 5: Alle verfügbaren Felder im AS Arbeitsbestand/ AS Auswertungsbestand Feldübersicht AS Auswertungsbestand

6 1 Besonderheiten zum Auskunftssystem in Verbindung mit Eigenorganisation 1.1 Allgemeines 1.2 Datenbasis für das Auskunftssystem 1.3 Aufruf des Auskunftssystems 1.4 Betriebswirtschaftliche Informationen zu den Auswertungen 1.5 Aufbau des Auskunftssystems 1.6 Begriffsdefinitionen 1.7 Suchen im Auskunftssystem 1.8 Erweiterte Einstellungen 7

7 1.1 Allgemeines Das Auskunftssystem ist Bestandteil aller Produkte der Eigenorganisation wie KIS, Fristen und Bescheide, Honorar usw. Über das Auskunftssystem können Sie auf vorgefertigte Standardauswertungen zugreifen, diese modifizieren und in Form von Berichten ausgeben. Das Auffinden von Informationen und das Erstellen von Listen erfolgt unabhängig vom gerade verwendeten Programm immer über dieselbe Benutzungsoberfläche. Dennoch sind in Verbindung mit Eigenorganisation einige Besonderheiten zu beachten, die im Folgenden näher erläutert werden. 1.2 Datenbasis für das Auskunftssystem In KIS stehen folgende Datenbanken als Basis für das Auskunftssystem zur Verfügung: KIS-Arbeitsdatenbank Die KIS-Arbeitsdatenbank enthält den operativen Datenbestand. Änderungen in den Daten machen sich hier sofort in den Auswertungen bemerkbar. Der Name der Datenbank am Microsoft SQL Server lautet kis. KIS-Auswertungsdatenbank Bei der KIS-Auswertungsdatenbank handelt es sich um einen redundanten, für Auswertungszwecke optimierten Datenbestand, der in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden muss. Er ermöglicht die Trennung von laufendem Betrieb und Auswertungsbetrieb und vermindert dadurch gegenseitige Beeinträchtigungen und Performanceprobleme. Der Name der Datenbank am Microsoft SQL Server lautet as_lokal Aufruf des Auskunftssystems Für jede der Datenbanken existiert ein eigener Auswertungspool, der die jeweiligen Auswertungen verwaltet: AS Arbeitsbestand AS Auswertungsbestand Um Daten auswerten zu können, müssen Sie daher das Auskunftssystem mit dem jeweils benötigten Auswertungspool aufrufen. Sollten die Aufrufe für den AS Arbeitsbestand bzw. AS Auswertungsbestand auf Ihrem Eigenorganisation Arbeitsplatz nicht vorhanden sein, können Sie sie dort einbinden. Sie finden die Programmaufrufe beim Einbinden neuer Programme in den Arbeitsplatz unter dem Unterpunkt Eigenorganisation. 8

8 1.4 Betriebswirtschaftliche Informationen zu den Auswertungen In KIS gibt es zwei Datenbanken, die als Basis für Auswertungen zur Verfügung stehen (íkapitel 1.2 Datenbasis für das Auskunftssystem): Die KIS-Arbeitsdatenbank (kis.mdf), die den operativen Datenbestand enthält. Auf diese greift der Auswertungspool AS Arbeitsbestand zu. Die redundante Auswertungsdatenbank, die einen redundanten, für Auswertungszwecke optimierten Datenbestand enthält. Auf diese greift der Auswertungspool AS Auswertungsbestand zu. In beiden Auswertungspools gibt es Auswertungen, jedoch befindet sich der Großteil der verfügbaren Auswertungen im AS Auswertungsbestand. Die Auswertungen im Auswertungsbestand sind performanter, da die Datenstrukturen der Datenbank an Auswertungserfordernisse angepasst wurden. Außerdem wird das normale Arbeiten mit Eigenorganisation durch das Auswerten nicht beeinträchtigt. Es gibt Informationen, die nur im AS Arbeitsbestand ausgewertet werden können. Da sich die Auswertungen des AS Arbeitsbestands auf die operative Datenbank beziehen, machen sich Änderungen am Datenbestand sofort in diesen Auswertungen bemerkbar. Folgende Auswertungen sind nur im AS Arbeitsbestand vorhanden: Auswertungen zu Einrichtungsstandards (z. B. Standard-Gebührenpläne...) Offene Gebührenpositionen Honorarvereinbarungen Auswertungen zur zentralen Fakturierung Auswertungen zu Zahlungssätzen Auswertungen zu FIBU/OPOS Kalkulationslisten Auswertungen zur Auftragsfortschrittskontrolle Freie Kapazitäten Auswertungen zu Bearbeitungsständen Prüfungs(Aktivitäten-)Planung Betriebsprüfung Für andere Informationen wurden Auswertungen nur in der redundanten Auswertungsdatenbank realisiert, d. h. diese Auswertungsbereiche können nur im AS Auswertungsbestand ausgewertet werden. 9

9 Folgende Auswertungen sind z. B. nur im AS Auswertungsbestand vorhanden: Abgerechnete Gebührenpositionen Rechnungen verschiedener Rechnungsarten (z. B. Akontorechnungen) Auftragsplanung Auftragsvorgängervergleiche Vielfältige ZMA-Listen ZMA offen zum Stichtag Soll/Ist-Vergleiche Auswertungen zum Verkaufswert Auswertungen zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Unternehmensstatistiken (z. B. Überschussanalysen, ABC-Analysen...) Mitarbeiterumsatzverteilung/Mitarbeiterüberschussverteilung Änderungen im operativen Datenbestand machen sich bei diesen Auswertungen erst nach Aktualisierung des Auswertungsbestands bemerkbar. Es gibt daher im AS Arbeitsbestand einige zusätzliche Auswertungen, die in jeweils ähnlicher Form auch im AS Auswertungsbestand vorhanden sind. Werden diese Informationen zeitkritisch benötigt, können sie über die aktuellen Auswertungen des AS Arbeitsbestands sofort ausgewertet werden. Idealerweise werden sie jedoch auf Grund der besseren Performance aus dem AS Auswertungsbestand, z. B. am nächsten Tag, aufgerufen. Folgende Auswertungen finden sich für zeitkritische Fälle zusätzlich im AS Arbeitsbestand: Einige ZMA-Listen ZMA offen nach Mandant/Auftrag Rechnungsausgangsbuch Einige Auftragslisten Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Auswertungsbereichen des AS Arbeits- bzw. Auswertungsbestands sowie Muster aller Auswertungen finden Sie in der ímustermappe Kapitel 1.4 Mustermappe AS Arbeitsbestand / AS Auswertungsbestand. Ç Notizen: 10

10 1.5 Aufbau des Auskunftssystems Das Auskunftssystem ist primär nach Themengebieten untergliedert (oberste Ordnerhierarchie). Innerhalb der Themengebiete befinden sich zumeist weitere Ordner, in denen sich dann Auswertungen zum jeweiligen Thema wieder finden. Innerhalb einer Auswertung können verschiede Standardselektionen (linker oberer Bereich) sowie Berichte oder Datenblätter (linker unterer Bereich) bereitgestellt werden. Auf der rechten Seite wird eine Musteransicht des jeweiligen Berichts angezeigt. Nachfolgend sollen die im Auskunftssystem gebräuchlichen Begriffe kurz erläutert werden. 11

11 1.6 Begriffsdefinitionen Um das Arbeiten mit dem Auskunftssystem zu verstehen ist es wichtig, folgende Begriffe und Ihre Bedeutung zu verstehen: Auswertung Eine Auswertung ist ein Ausschnitt bestimmter Daten aus der Datenbank. Sie können eine Auswertung wie einen Datentopf sehen, der Ihnen zur Verfügung gestellt wird. Selektion Mit Hilfe von Selektionen wählen Sie, welche Daten des Datentopfes Sie sehen wollen. Mit Selektionen können Sie das Ergebnis der Auswertung einschränken, aber nicht die Datenmenge erweitern. Datenblatt Das Datenblatt liefert Ihnen die mit Hilfe der Auswertung und gegebenenfalls einer Selektion ermittelten Daten in einer Tabellensicht, ähnlich zu Microsoft Excel-Arbeitsblättern. Bericht Der Bericht liefert Ihnen die mit Hilfe der Auswertung und gegebenenfalls Selektion ermittelten Daten in einem aufbereiteten Layout. Hier können Sie sehen, welche Datenfelder der Datensätze Sie sehen wollen, wie die Daten sortiert sind und welche Zwischensummen gebildet werden sollen. Der Bericht hat keinen Einfluss, welche Datenmenge erscheint, sondern lediglich darauf, wie Sie das Ergebnis optisch aufbereitet sehen wollen. Musteransicht Die Musteransicht bietet beispielhaft die Darstellung des ausgewählten Berichts. Über diese lässt sich, ohne den konkreten Bericht erstellen zu müssen, entscheiden, ob der jeweilige Bericht die gewünschten Daten in der gewünschten Form darstellt. 12

12 Ein Beispiel anhand der Auswertung ZMA nach Mandant/Auftrag im AS Auswertungsbestand: Die Auswertung ZMA nach Mandant/Auftrag stellt Ihnen aus der Datenbank die Daten der Aufwandsbuchungen auf Mandantenaufträge zur Verfügung. Mit Hilfe der Selektion nach Mandant/Auftrag können Sie das Ergebnis der Auswertung auf einen Mandanten oder einen Auftrag einschränken. Für die optische Aufbereitung stehen Ihnen standardmäßig drei Berichte zur Verfügung, in denen Sie wählen können, ob Sie für die selektierten Datensätze die Auftragsnotiz andrucken wollen und ob Sie den Bericht im Hoch- oder Querformat wünschen. Mit Hilfe individuell angepasster Berichte können Sie z. B. bestimmen, dass die Aufträge nicht nach der Auftragsnummer, sondern nach der Auftragsart sortiert sind oder dass pro Mitarbeiter eine Zwischensumme gebildet wird. Ç Notizen: 13

13 1.7 Suchen im Auskunftssystem Das Auskunftssystem bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Auswertungspools nach Auswertungen, Berichten und Selektionen zu suchen. Die Suche lässt sich über Bearbeiten Suchen aktivieren. Man gelangt in folgendes Dialogfenster: Hier kann eingegeben werden, nach welchem Suchbegriff gesucht werden soll. Für die Verbindung der Stichwörter stehen Ihnen folgende Bedingungen zur Verfügung: mindestens eines der Wörter Die gesuchten Auswertungen, Berichte oder Selektionen müssen mindestens eines der angegebenen Stichwörter enthalten. alle Wörter in beliebiger Reihenfolge Die gesuchten Auswertungen, Berichte oder Selektionen müssen alle angegebenen Stichwörter in beliebiger Reihenfolge enthalten. alle Wörter in gegebener Reihenfolge Die gesuchten Auswertungen, Berichte oder Selektionen müssen alle angegebenen Stichwörter in der vorgegebenen Reihenfolge enthalten. exakter Suchbegriff Die gesuchten Auswertungen, Berichte oder Selektionen müssen genau das angegebene Stichwort enthalten. Mehrere Suchbegriffe werden durch ";" voneinander abgetrennt. 14

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