Individuelles Campus-Management Die Universität in ihrer Vielfalt schrittweise Einführung von Campus-Management

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1 Individuelles Campus-Management Die Universität in ihrer Vielfalt schrittweise Einführung von Campus-Management Dezernat 6 - Informations- und Kommunikationsdienste V05

2 Agenda Ruhr-Universität Bochum Start eines Einführungsprojekts Erfolgreicher Abschluss Blicke auf das Projekt Ergebnis: RUB ecampus Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 2

3 Ruhr-Universität Bochum Die Ruhr-Universität setzt sich zusammen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Fachrichtungen und Interessengruppen Volluniversität mit ingenieur-, natur- und geisteswissenschaftlichen Fächern, Medizin, Jura 20 Fakultäten 300 Studiengänge Mitarbeiter Studierende Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 3

4 Der Start: Campusmanagement an der RUB Auslöser zur Einführung eines IT-Campusmanagement an der Ruhr-Universität war die frühe Umsetzungen des Bologna-Prozesses Einführung von Bachelor- und Master-Studiengängen Modularisierung Erheblicher Mehraufwand für Lehrende, Sekretariate und Prüfungsämter durch Modulprüfungen / Modulbescheinigungen Credit Points Transcripts of Records. Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 4

5 Randbedingungen Gepaart mit den Anforderungen aus Bologna kommen an der RUB weitere Besonderheiten hinzu Einführung des 2-Fach-Modells an der RUB weitgehende Wahlfreiheit in der Zusammensetzung des Studiums 19 dezentrale Prüfungsämter Nur punktuelle und uneinheitliche IT-Unterstützung vorhanden Bewältigung bzw. Verbesserung von Verwaltungsabläufen durch IT Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 5

6 Verlauf des Einführungsprojekts 2002 Start der Konzeptionierung der IT-Unterstützung: Verwaltung von Studien- und Prüfungsleistungen im Verlauf eines Studiums als bottom up-ansatz 2005 Probebetrieb der ersten Version und Festlegung der Roll-Out-Strategie für die 20 Fakultäten 2006 Vermehrt Standardisierungen in den Geschäftsprozessen um gegebene Prozessvielfalt bei der Zusammenarbeit und IT-Unterstützung zu verkleinern 2009 Beginn flächenhafte Einführung 2012 Projektende!! Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 6

7 Erfolgreicher Abschluss 2012 Alle inhaltlichen Ziele wurden erreicht Die Durchdringung an der RUB ist hoch Nach anfänglichen Verzögerungen wurden die zeitlichen Ziele eingehalten Die meisten neuen Studiengänge im Bachelor, Master sowie Master of Education sind mit Campus umgesetzt worden. Ausnahme bilden aber einzelne Fakultäten Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 7

8 Eigentlich ist doch ein Projekterfolg gar nicht möglich?! Die Hochschulorganisation entspricht einem unkonventionellen Fußballspiel 1 Das Spielfeld ist rund und uneben Es stehen mehrere Tore zufällig und planlos um das runde Feld herum Die Menschen können auf das Spielfeld kommen oder es verlassen so wie sie wollen Sie können Bälle spielen, wie immer sie wollen Sie können ein Tor für sich reklamieren, wann immer und so oft sie wollen Alle spielen so, als würde es Sinn machen Tor!! Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 8 1 nach Weick

9 Erfolgsfaktoren I II Das Rektorat muss jederzeit Rückendeckung geben Als Change Prozess sehen (teilweise tiefgreifende Veränderungen der Arbeitsorganisation) Keine hidden Agenda Sich trauen trotz Neuland in vielen Dingen IT darf nicht führen vor Regelungen & Prozessen Einbeziehen der wesentlichen Beteiligten Gespür für das wieviel an Änderungen in welcher Zeit Einführung mit ggf. unterschiedlichen Geschwindigkeiten. Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 9

10 Erfolgsfaktoren I II. Piloten für Tests bilden (technisch & personell) Erfolgte Zwischenschritte abschließen und feiern Beharrlichkeit Die im Laufe der Projektlaufzeit veränderten Prozesse und Anforderungen berücksichtigen Zwischenresumee (SWOT-Analysen) Klärung/Adaption der Zielsetzung 80 % - 20% Lösung (Pragmatismus auf allen Ebenen) Komplexität nicht unterschätzen Balance zwischen Wünsch dir was und es geht nur so finden Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 10

11 Top down versus Bottom up -Vorgehensweise Der Projektansatz an der Ruhr-Universität war Bottom up (insbesondere ITtechnisch) Der Ansatz macht aus einem riesigen Projekt viele kleine(re) Aufgrund der komplexen Gegebenheiten an einer großen Universität war das letztlich förderlich Den Widerständen bezüglich Änderungen konnten so schrittweise begegnet werden Fehlentwicklungen in Bezug auf Regelungen, Prozesse und letztlich Software kann so entgegengewirkt werden Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 11

12 Kosten - Nutzen Die möglichst regelmäßigen Fragen lauten: Wo kann ich aktuell den meisten Nutzen erzeugen? Was ist daher der sinnvolle nächste Projektschritt? Wichtigste nutzenbringende Schritte an der RUB: Anmeldeverfahren Verwaltung der Noten, Modulnotenberechnung Leistungsübersicht Fächerübergreifende Zusammenarbeit Austausch Lehrende Studierende Erst später: z.b. Versuchszählung Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 12

13 Ablösung vielfältiger Altsysteme Über Jahre entsteht eine Vielzahl proprietärer Einzellösungen Diese werden jeweils speziell nach den individuellen Wünschen und speziellen Prozessen gebaut und geliebt Diese Systeme besitzen ein großes Eigenleben Änderungen (auch Verbesserungen) erzeugen beträchtlichen Widerstand in den betroffenen Anwendergruppen Mitnehmen der Betroffenen Schrittweise Ablösung Neue Lösung sollte erkennbaren Vorteil bieten Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 13

14 Der IT-Dienstleister muss mitspielen muss möglichst gesamten Prozess begleiten muss engagiert sein muss Einfühlungsvermögen und auch Leidensfähigkeit besitzen muss Flexibilität/Anpassbarkeit im System ermöglichen muss schnelle Reaktion insbesondere in Problemsituationen zeigen muss alle Anforderungen so zusammen fügen, dass die Summe der Softwareanteile aus einem Guss sind Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 14

15 Das Ergebnis: RUB ecampus! Das IT-Campusmanagement-System RUB ecampus ist eine informationstechnologische Lösung, die der Abbildung von Geschäftsprozessen im gesamten Bereich des Student Life Cycle dient. Bewerbung / Zulassung / Immatrikulation Bewerbung Alumnimanagement Zulassung Studierendenmanagement Organisation / Lehrende Doktorandenmanagement Student Life Cycle Immatrikulation Veranstaltungsmanagement Studiengangsmanagement Prüfungs- und Leistungsmanagement Studierendenmanagement Prüfungs- und Leistungsmanagement Veranstaltungsmanagement Studiengangsmanagement Organisation Lehrende Doktorandenmanagement Alumnimanagement Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 15

16 Was ist final entstanden? RUB ecampus setzt sich zusammen aus einer Reihe von Applikationen Die einzelnen Applikationen/Komponenten bilden mit entsprechenden Schnittstellen das Gesamtsystem In seiner Gesamtheit unterstützt ecampus alle Studierenden, Fakultäten und entsprechenden Stellen in der Verwaltung Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 16

17 Aufbau als integriertes System CAS Campus bildet den Kern der Applikationen Studierende SOS-GX Name, Adresse, Status etc. CAS Campus Office i3v Strukturen, Veranstaltungen CAS Campus Modulnoten POS-GX Printix VVZ-Beauftragte in den Fakultäten Lehrende/ Sekretariate / Modulbeauftragte Fachberater / Prüfungsadministratoren Studierendensekretariat Prüfungsämter Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 17

18 ecampus Portal Der Zugriff erfolgt über das Web mittels Sicherheitsschale RUBiCon & Chipkarte für Studierende z.b. Campus Office Studienbescheinigung NRW Ticket Adressänderung Druckservices. Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 18

19 Wer nutzt ecampus? Die Nutzungstiefe ist hoch und steigt weiter Anzahl Studierende gesamt / in ecampus Anzahl Studierende in ecampus im Zeitverlauf Master of Education Master, 1-Fach Master, 2-Fach Bachelor, 1-Fach Bachelor, 2-Fach Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 19

20 Zahlen sagen mehr als Worte Im Wintersemester 2012/2013 sind online Anmeldevorgänge erfolgt Plätze vergeben worden Noten von den Lehrenden verbucht worden (damit > 1.2 Mio Noten) Leistungsübersichten von den Studierenden abgerufen und Transcripts of Records von den Prüfungsämtern erzeugt worden. Dazu sind rund aktuelle Module in der Nutzung Veranstaltungen je Semester definiert Veranstaltungstermine je Semester im System Räume als Veranstaltungsräume gespeichert 330 Versionen von Fach/Abschluss/Prüfungsordnung umgesetzt. Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 20

21 Anwenderzufriedenheit I II Die Studierenden bewerten die zwei für sie wichtigsten Funktionalitäten positiv. Die Zufriedenheit steigt über die Jahre an. Bewertung Anmeldeverfahren Bewertung Leistungsübersicht Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 21 Notenskala: 1: schlecht. 8: super

22 Anwenderzufriedenheit I II Die Lehrenden ihrerseits sind mit den für sie wichtigsten Funktionalitäten zufrieden. Die Zufriedenheit korreliert mit der Nutzungsintensität. Bewertung Anmeldeverfahren Bewertung Notenerfassung Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 22 Notenskala: 1: schlecht. 8: super

23 Wie geht es weiter? Auch nach Abschluss des Projekts laufen ständig kleinere bis größere Pflege- und Erweiterungsarbeiten. Zum Beispiel Transcript of Records (Übersicht der Leistungen) in englischer Sprache zweisprachige Studienbescheinigung Steuerung der Immatrikulationsströme durch individuelle Terminvergaben Einführung von SEPA Einbindung neue Studiengänge / neue Prüfungsordnungen Optimierungen von Begriffen, Aussehen und Navigation Einbau von Analysen / Statistiken Update Veranstaltungsmanagement / Vorlesungsverzeichnisse Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 23

24 Vielen Dank! Oktober 2013 Individuelles Campus-Management 24