Dokumentation. Schnittstelle IKISS Bayerischer Behördenwegweiser. Stand:

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1 Dokumentation Schnittstelle IKISS Bayerischer Behördenwegweiser Stand:

2 Copyright 2008 Advantic Systemhaus GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Dokumentationsmaterial, das von der Advantic Systemhaus GmbH zur Verfügung gestellt wird, ist urheberrechtlich geschützt und Eigentum der Advantic Systemhaus GmbH. Keine Garantie. Diese Dokumentation wird in der vorliegenden Form geliefert und die Advantic Systemhaus GmbH übernimmt keine Garantie für die Genauigkeit oder die Verwendung. Die Verwendung der Dokumentation oder der darin enthaltenen Informationen hat der Benutzer zu verantworten. Die Dokumentation kann technische oder andere Ungenauigkeiten oder typografische Fehler enthalten. Die Advantic Systemhaus GmbH behält sich das Recht vor, Änderungen und/oder Erweiterungen ohne vorherige Ankündigung vorzunehmen. Sämtliche in diesem Dokument erwähnten Marken- und Produktnamen sind Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber und werden hiermit anerkannt. Advantic Systemhaus GmbH - Stand Seite 2

3 Dokumentation zur Schnittstelle ikiss Bayerischer Behördenwegweiser Inhalt 1 Einführung ikiss - Bürgerinformationssystem Schnittstelle Konfiguration Webservice URL Benutzername / Passwort Daten Importmodus Freischaltung Löschung Import als Anwender Lebenslagen als Navigation Vorlagen Hinweis: BIS - Starttext Hinweis: BIS - Zusatztexte Datenimport Advantic Systemhaus GmbH - Stand Seite 3

4 1 Einführung Beschreibung der ikiss Schnittstelle Bayrischer Behördenwegweiser 1.1 ikiss - Bürgerinformationssystem Das ikiss Modul Bürgerinformationssystem (BIS) erlaubt mit Hilfe einer freien Kategoriestruktur und dem Einsatz von Synonymen den Aufbau von strukturierten Behördenwegweisern. Dieses erfolgt durch die ortsbezogene Verknüpfung von Behörden- und deren Mitarbeiterdaten mit den im Bürgerinformationssystem hinterlegten Dienstleistungen und deren detaillierten Beschreibungen. Hierbei können einzelne Detailbeschreibungen (wie z.b. anfallende Gebühren) auch mit zusätzlichen Ortsbezügen zur Abbildung regionaler Besonderheiten verknüpft werden. Ebenso ist eine Kopplung dieser Daten mit Formularen oder Formularservern möglich. Bild1: Beispiel für ikiss - Bürgerinformationssystem

5 1.2 Schnittstelle Die Schnittstelle ikiss - Bayerischer Behördenwegweiser bietet einen einfachen und direkten Weg, die im Behördenwegweiser zentral gepflegten Dienstleistungen und deren Beschreibungen in das ikiss System zu übernehmen. Die Daten werden über einen WebService in ikiss übertragen und bei Bedarf automatisiert aktualisiert. Durch die Übertragung der Daten in das ikiss System können diese in gewohnter Art und Weise weiterverarbeitet und z.b. im Bürgerinformationssystem mit Behörden und Behörden-Personen verknüpft oder mit weiterführenden ortsbezogenen Informationen erweitert werden. Über die automatisierte Synchronisation werden Änderungen der zentralen Beschreibungen ohne weitere Arbeitsschritte in ikiss übernommen. Diese stehen somit ebenfalls unmittelbar allen Teilnehmern eines ikiss Portalsystems zur Verfügung und werden durch die ikiss Replikation in Verbundsystemen verteilt. Umgekehrt erlaubt die Schnittstelle aber auch den direkten Abruf von in ikiss erfassten Behörden und Behörden-Personen durch den Bayerischen Behördenwegweiser und minimiert somit den Pflegeaufwand der Daten erheblich. Bild4: Datenübertragung ikiss Bayerischer Behördenwegweiser

6 2 Konfiguration Die Konfiguration der Schnittstelle umfasst mehrere Parameter, über welche deren Verhalten und die Eigenschaften der übertragenen Daten beeinflusst werden können. Als Administrator des ikiss Systems können Sie nach Aktivierung der Schnittstelle im Menü: System -> Dienste -> Schnittstellen auf die folgende Konfigurationsmaske zugreifen: Bild4: Konfiguration der Schnittstelle 2.1 Webservice Im Bereich Webservice werden die grundlegenden Zugangsdaten für den Datenaustausch mit dem Bayerischen Behördenwegweiser festgelegt URL ikiss benötigt für die Kommunikation mit dem Webservice des Bayerischen Behördenwegweisers dessen URL. Diese wird bei der Aktivierung der Schnittstelle bereits voreingetragen, kann jedoch bei Bedarf (zum Beispiel für Testzwecke) geändert werden Benutzername / Passwort Der Zugriff auf den Webservice des Bayerischen Behördenwegweiser ist nur nach entsprechender Authentifizierung möglich. Bitte geben Sie hier Ihren Benutzernamen und das korrekte Passwort an.

7 2.2 Daten Im Bereich Daten wird das grundlegende Verhalten der Schnittstelle beim Austausch der Daten mit dem Bayerischen Behördenwegweiser festgelegt. Bild5: Konfiguration der Schnittstelle

8 2.2.1 Importmodus Für den Importmodus der Daten können Sie zwischen folgenden Möglichkeiten wählen: Neue Daten sofort übernehmen Neue Daten individuell importieren Die sofortige Übernahme neuer Daten führt zum vollständigen Import aller verfügbaren Daten. Hierdurch erhalten Sie sofort ein vollständig gefülltes Bürgerinformationssystem mit allen Kategorien, Anliegen und deren Beschreibungen. Wählen Sie diesen Modus nicht, wenn Sie bereits über ein teilweise gefülltes Bürgerinformationssystem verfügen und nur Teile einiger Lebenslagen übernehmen oder bestehenden Einträgen zuordnen wollen. Für diesen Zweck eignet sich der individuelle Import besser, bedeutet aber einen geringen Arbeitsaufwand bei der Auswahl der zu importierenden Daten Freischaltung / Bereich Mit der Freischaltung können Sie die üblicherweise notwendige Freischaltung der einzelnen Daten umgehen. Aktivieren Sie diese Option, um neu importierte Inhalte und Aktualisierungen sofort auf Ihrer Webseite darzustellen. Deaktivieren Sie diese Option, um die neu importierten Inhalte oder spätere Aktualisierungen in Ihren Freigabe - Workflow zu integrieren. Diese Option gilt für alle über die Schnittstelle verarbeiteten Inhalte Löschung Alle importierten Inhalte werden in ikiss mit einem Referenzschlüssel gekennzeichnet und über diesen synchronisiert. Im Bayerischen Behördenwegweiser gelöschte Daten können hierdurch auch automatisch aus dem ikiss System entfernt werden. Deaktivieren Sie diese Option, falls Sie Ihren Datenbestand manuell überprüfen möchten Benutzer Der Import der Inhalte und die spätere Aktualisierung werden immer mit einem gültigen ikiss Benutzeraccount durchgeführt, welchen Sie hier individuell festlegen können. Somit sind alle importierten Datensätze und deren Änderungshistorie eindeutig zugeordnet und abrufbar.

9 2.2.5 Lebenslagen als Navigation Der Bayerischen Behördenwegweiser kategorisiert alle Anliegen mit entsprechenden Lebenslagen Kategorien. Der Import dieser Kategorien führt zur Generierung einer übereinstimmenden Kategoriestruktur im ikiss Bürgerinformationssystem und korrekt zugeordneter Anliegen nebst Beschreibungstext. Über die Option Lebenslagen als Navigation anlegen haben Sie die Möglichkeit, parallel eine Navigationsstruktur auf Basis der Portalkategorien anzulegen. Die so generierten Navigationspunkte erhalten eine Verknüpfung auf die Beschreibungstexte und eine weiterführende Verlinkung zum Bürgerinformationssystem mit voreingestellter Auswahl der BIS Kategorie. 2.3 Vorlagen Für die durch den Importvorgang erstellten Inhalte können Sie zu verwendende Vorlagen festlegen. Über diese Vorlagen können Sie zusätzliche Eigenschaften der erstellten ikiss - Inhalte wie zum Beispiel weitere Kategorisierung oder Benutzerzuordnung, Templatevorgaben für Texte oder eine Navigationsreferenz definieren. Bitte beachten Sie, dass Vorlagen nur bei der Erstellung der Inhalte verwendet werden und auf spätere Aktualisierungen keinen Einfluss haben Hinweis: BIS - Starttext Diese Vorlage wird nur bei aktivierter Option Lebenslagen als Navigation anlegen für die hierdurch erstellten Starttexte verwendet. Wird als Vorlage ein Template basierender Text verwendet, so sollte das Template die folgenden Felder besitzen: Beschreibung biseinbindung Hierbei wird eine im Feld biseinbindung vorhandene Verlinkung oder Einbindung mit der übereinstimmenden BIS Kategorie ergänzt. Liegt der Vorlage kein Template zu Grunde (oder ist keine Vorlage definiert), so wird der Beschreibungstext mit einer Verlinkung Weitere Informationen erweitert Hinweis: BIS - Zusatztexte Diese Vorlage wird für die im BIS erstellten Beschreibungstexte verwendet. Wird als Vorlage ein Template basierender Text verwendet, so sollte das Template auf jeden Fall das Feld Inhalt besitzen.

10 3 Datenimport Über den Menüpunkt Dienste - Datenübersicht und Zuordnung erhalten Sie eine Übersicht der vorhandenen Inhalte. Hier können Sie einzelne Dienstleistungen oder Lebenslagen individuell importieren oder mit drag & drop zu bestehenden Datensätzen zuordnen. Einmal importierte / zugeordnete Daten werden bei dem automatischen Durchlauf synchronisiert. Bild5: Individueller Import Haben Sie in der Konfiguration den Importmodus Neue Daten sofort übernehmen ausgewählt, so werde alle Daten automatisch importiert.

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