Risikomanagement im Schüler-Jahresaustausch Rotary International Deutschland

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1 Anlage 10/1 Risikomanagement im Schüler-Jahresaustausch Rotary International Deutschland Das Austauschprogramm von Rotary International ist mit jährlich etwa Schülern weltweit eines der größten Austauschprogramme. Die Erfahrungen der Jugendlichen in einem anderen Land sind prägend. Sie fördern das Selbstbewusstsein, ihre Selbständigkeit und ermöglichen einen selbstverständlichen Umgang mit der Kultur des Gastlandes. In der Verfolgung der Ziele Rotarys sollten daher Rotarier und Rotary Clubs den Austausch fördern und qualifizierten Jugendlichen einen Auslandsaufenthalt ermöglichen. Die Eltern vertrauen Rotary für den Zeitraum des Austauschs ihre Kinder an und müssen erwarten, dass diese in eine verantwortungsvolle und kontrollierte Obhut gegeben werden. Aufgrund der Kenntnis der Möglichkeiten von Rotary International haben sich Eltern und Jugendliche bewusst für einen Austausch in diesem Programm entschieden. Die Betreuung durch Rotarier und deren Beauftragte muss darauf ausgerichtet sein, Schaden, eingeschlossen Missbrauch und Rücksichtslosigkeit, von den Schülern abzuwenden bzw. dessen Risiko zu minimieren. Die Jugendlichen sollen am Ende des Austauschaufenthalts gesund und wohlbehalten nach Hause zurückkehren. Was ist Risikomanagement? Risiken bestehen in allen Bereichen unseres gesellschaftlichen Zusammenlebens und weisen vielfältige Aspekte auf. Im Austausch können daher nicht vorab alle Bedrohungen von den Teilnehmern abgewendet werden. Ein Risikomanagement umfasst vorausschauende Überlegungen und Maßnahmen, um Probleme zu erkennen, sie vorab abzuwenden oder bei Eintritt schnell und richtig zu reagieren. Es müssen vorweg Antworten auf die folgenden Fragen gefunden werden: Welche Probleme/Schwierigkeiten könnten auftreten? Was kann ich vorab tun, um Probleme/Schwierigkeiten zu verhindern? Wie muss ich bei auftretenden Schwierigkeiten reagieren? Wie kann ich die Bedeutung des Austauschprogramms erhalten und fördern? Welche Probleme können auftreten (Beispiele)? Gesundheitliche: Schwere Erkrankungen/Tod des Austauschschülers, bzw. seiner leiblichen Angehörigen. Finanzielle: Forderungen an den gastgebenden Rotary Club, aus durch den Schüler. Operationelle: Eltern sind nicht einverstanden mit der Betreuung ihres Kindes im Ausland. Politische: Krieg oder Unruhen im Gastland. Rechtliche: Der Gastclub wird für mangelhafte Betreuung des Schülers verantwortlich gemacht. A. Unterlagen und Richtlinien Die folgenden Unterlagen und Richtlinien stehen für die erfolgreiche Durchführung eines Austauschs zur Verfügung. 1. Youth Exchange Handbook (international) Rotary International hat ein Handbuch herausgegeben, in dem die grundsätzlichen Bedingungen für die Austauschprogramme festgelegt sind. Das Handbuch (746-EN) steht allen Verantwortlichen im Internet ( zur Verfügung. 2. Vertragsunterlagen a. Bewerbungsunterlagen (Application Form) (international) Die Bewerbungsunterlagen informieren über den teilnehmenden Schüler und geben Hinweise über seine Person, seine Gesundheit und die Eignung für das Austauschprogramm. Sie enthalten darüber hinaus die Bestätigung aller am Austausch beteiligten Parteien (Schüler, Eltern, entsendender und aufnehmender Rotary Club, aufnehmende Schule) für ihre im Austausch übernommenen Verpflichtungen. Die Eltern erlauben vorab eine notärztliche Versorgung ohne eine weitere vorherige Rücksprache. Das Guarantee Formblatt ist als Teil der Bewerbungsunterlagen das wichtige den Austausch bestätigende Dokument. b. Austauschverträge (Deutschland) In Verträgen zwischen Outbound/Eltern mit dem Sponsor Rotary Club und dem Rotary Club mit dem Distrikt bestätigen die Teilnehmer die im Austausch zu übernehmenden Aufgaben.

2 c. Regeln und First Night Questionaire (international) Austauschregeln fordern vom Schüler ein definiertes Verhalten während des Austauschjahres. Schüler und Eltern bestätigen die Einhaltung der Regeln. Sie werden mit den Schülern während der verschiedenen Informationsveranstaltungen (Orientations) im In- und Ausland eingehend besprochen. Der First Night Questionaire gibt Anhalt für die Eingliederung des neuen Mitgliedes in die Gastfamilie. Er wird zu Beginn des Aufenthaltes in der neuen Gastfamilie zwischen Gastschülern und Gasteltern besprochen. 3. Versicherungen a. Allgemein Im allgemeinen legen die aufnehmenden Distrikte fest, wo und welche Versicherungen abgeschlossen werden. Die Krankenversicherungen müssen mindestens den Vorgaben von Rotary International entsprechen. Es gilt die Regel, dass die Versicherungen im Gastland abgeschlossen werden. b. Inbounds Inbounds müssen ihre Versicherungen in Deutschland abschließen. Dazu wurde mit der Hanse-Merkur ag ein Versicherungspaket verhandelt. Es umfasst eine Kranken-, Unfall- und Haftpflichtversicherung und entspricht den Vorgaben von RI. Die Versicherung beginnt mit dem Abflug und endet mit der Rückkehr, jeweils auf dem direkten Wege, vom bzw. zum Heimatland. Die Vertragsunterlagen werden dem Gastclub vor Eintreffen des Schülers zugesandt, bzw. müssen vom Club angefordert werden. Innerhalb von 14 Tagen nach Eintreffen sind die Anträge und die Prämie an den Agenten der Hanse-Merkur ag zu schicken. Die Kosten der Versicherung trägt der Schüler. Schüler aus Australien und Neuseeland werden in ihrem Heimatland versichert. Schüler aus Ländern, mit denen Deutschland ein Sozialabkommen abgeschlossen hat (EU, Island, Norwegen, Liechtenstein und der Schweiz) werden nach Vorlage des Formulars E 111 von deutschen Krankenkassen versichert. Auf eine zusätzliche Krankenversicherung kann verzichtet werden. Für Schüler, die nicht bei der Hanse-Merkur ag krankenversichert sind, ist zu prüfen, ob eine Unfall- und Haftpflichtversicherung abgeschlossen werden soll. Kosten für unversicherte Schäden, die vom Schüler nicht getragen werden können, muss zunächst der Gastclub tragen. c. Outbounds Outbounds müssen in der Regel eine vom Gastdistrikt angebotene Versicherung kaufen. Haftpflicht- und Unfallversicherungen werden im allgemeinen nicht angeboten. Eltern müssen prüfen, ob ausländische Versicherungen einen Selbstbehalt oder Deckungsgrenzen vorsehen, ggfs. Restkostenversicherung abschließen. Die Kosten der ausländischen Versicherung tragen die Eltern. In einigen Ländern Lateinamerikas und Asiens wird davon ausgegangen, dass die deutschen Schüler ihre Krankenversicherung in Deutschland abschließen, dieses ist über Hanse-Merkur ag möglich. d. Haftpflichtversicherung für Jugenddienst Zum Schutze der Jugenddienstbeauftragten und den mit der Durchführung von Jugenddienstaufgaben betrauten Personen wurde bei der Hanse-Merkur ag eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen. 4. Aufgaben innerhalb der Rotary Struktur Deutschlands a. Der Rotary Club Der Rotary Club wählt geeignete deutsche Jugendliche für den Austausch aus und betreut diese vor, während und nach dem Austausch. Für jeden nominierten deutschen Austauschschüler verpflichtet sich der Rotary Club für den gleichen Zeitraum einen ausländischen Schüler aufzunehmen. Für diesen Schüler werden Gastfamilien (in der Regel drei Familien) und eine Schule ausgewählt. Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben bestimmt der Rotary Club ein Mitglied als Jugenddienstbeauftragten, dieser soll an den Jugenddienst-Informationsveranstaltungen des Distrikts teilnehmen. Ebenso sollen die Organisatoren Club-übergreifender Programme (z.b. Sommercamps) an diesen Veranstaltungen teilnehmen. Die Betreuung der ausländischen Schüler wird von einem Betreuer (Counselor) übernommen; für jeden Schüler soll ein eigener Betreuer bestimmt werden. Die Amtszeit der Jugenddienstbeauftragten soll in der Regel nicht weniger als drei und nicht mehr als sechs Jahre betragen. b. Der Rotary Distrikt Der Rotary Distrikt führt die Schulung der Club-Jugenddienstbeauftragten und die Information (Orientation) der In- und Outbounds für ihren Austauschaufenthalt durch. Es werden geeignete Veranstaltungen und Reisen für die Inbounds organisiert, qualifizierte ehemalige Austauschschüler

3 (ROTEX) können dabei unterstützen. Die endgültige Entscheidung für die vorzeitige Beendigung eines Austauschs erfolgt nach Beratung zwischen Club- und Distrikt-Jugenddienstbeauftragten. Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben bestimmt der Distrikt Governor einen Distrikt-Jugenddienstbeauftragten und (zweckmäßigerweise) weitere Rotarier, die diesen bei der Wahrnehmung der Aufgaben unterstützen. Die Amtszeit der Beauftragten soll nicht weniger als drei und nicht mehr als sechs Jahre betragen. c. Der Multidistrikt Zur Koordination der Austauschaufgaben haben sich die deutschen Rotary Distrikte zu einem von Rotary International anerkannten Multidistrikt zusammengeschlossen. Die Multidistrikt-Jugendaustauschleiter koordinieren den Austausch zwischen den deutschen Distrikten und den Distrikten in den von ihnen betreuten Ländern. Sie sprechen Austausche mit den Ländern ab und informieren die deutschen Distrikte über die Situation in den jeweiligen Gastländern, ggfs. wird für die deutschen Distrikte die Anzahl der Austauschplätze pro Gastland festgelegt. Zu den Koordinierungsaufgaben gehört die Durchführung einer jährlichen Tagung und die Festlegung gemeinsamer Regeln, gleicher Ausstattung der Schüler, Reisetermine ins Gastland. B. Betreuung und Information Alle am Austausch Beteiligten müssen ihre Aufgaben, Verantwortung und Pflichten kennen. Dazu sind Informationsveranstaltungen (Orientations) und z.t. Einzelgespräche erforderlich. 1. Verantwortung für den Gastschüler (Inbound) Der Austausch ruht auf drei Säulen: dem gastgebenden Rotary Club, der Gastfamilie und der Schule. Die Verantwortung für den Gastschüler trägt im Rahmen der Rotary International gegebenen Möglichkeiten der gastgebende Rotary Club, vertreten durch seinen Präsidenten, der dieses auf der Guarantee Form bestätigt. Der Gastclub überträgt einen Teil der Verantwortung auf die Gasteltern. Die Gasteltern übernehmen Pflichten im Rahmen der elterlichen Fürsorge, dieses trifft auch zu, wenn die Schüler älter als 18 Jahre sind bzw. werden. Die Schule übernimmt Pflichten im Rahmen der allgemeinen Aufsichtspflichten für Schüler. Damit die Gasteltern und die Schule ihre Aufgaben und Pflichten kennen, ist es erforderlich, dass der Club- Jugenddienstbeauftragte sie eingehend hierüber informiert. 2. Betreuung der Inbounds Für jeden Inbound ist ein Counselor (Tutor) zu benennen. Jugenddienstbeauftragter und Counselor sollen nicht die gleiche Person sein (insbesondere, wenn ein Rotary Club mehrere Gastschüler betreut). Mädchen sollen von einer Frau (ggfs. der Ehefrau eines Rotariers) betreut werden. Gastvater, -mutter sollen nicht gleichzeitig als Counselor eingesetzt werden. Ebenso kann eine große freundschaftliche Nähe zwischen Gasteltern und Counselor dessen Arbeit beeinträchtigen. Die Aufgaben des Counselors sind von den Distrikten im einzelnen festzulegen. Zu Beginn des Austauschjahres müssen die Inbounds über die Rechte und Verpflichtungen während des Aufenthalts in Deutschland informiert werden. 3. Auswahl der Gasteltern und der Schule In eingehenden Gesprächen mit potentiellen Gasteltern überzeugt sich der Jugenddienstbeauftragte des Rotary Clubs von deren Kompetenz und Eignung für die Gastelternschaft. Die Gasteltern werden über ihre Verpflichtungen, die zu übernehmenden Verantwortung, Regeln und Ziele des Austauschprogramms informiert. Der Gastclub wählt die geeignete Schule nach Schultyp und Klassenstufe (eine Kursteilnahme in mehreren Klassen/Jahrgangsstufen ist möglich) für den Inbound aus. Die Klassenstufe ist nicht allein vom Alter des Austauschschülers oder der Klasse in seinem Heimatland abhängig, sondern muss auch Sprachvermögen und Intellekt berücksichtigen. Neben dem Gymnasium kommen auch andere Schultypen in Frage (z.b. berufsausgerichtete Schulen). Vor der Teilnahme an Praktika (außerhalb der Schulpraktika) ist der rechtliche Rahmen zu klären. 4. Auswahl eines Austauschschülers (Outbound) Die Rotary Clubs wählen ihre Austauschschüler aus. Club-Präsident und Sekretär/Jugenddienst bestätigen die Eignung für den Austausch durch ihre Unterschriften auf dem Bewerbungsformular (Application Form). Der Outbound wird vor, während und nach dem Austauschjahr von seinem Sponsor-Club betreut.

4 Sollte sich im Rahmen des Vorbereitungsprozesses auf das Austauschjahr herausstellen, dass ein Jugendlicher entgegen der ersten Überprüfung doch nicht geeignet ist, beraten und entscheiden Club- und Distriktsbeauftragte über die weitere Vorgehensweise. C. Vorbereitung auf Problemsituationen Im Distrikt müssen Überlegungen und Pläne vorhanden sein, um in Problemsituationen schnell und lageangepasst reagieren zu können (Festlegung der Informationsweitergabe). Wichtig ist, dass die Pläne auch den Club- Beauftragten bekannt sind. Es ist innerhalb des Distrikts festzulegen, ob sich Clubs, deren Beauftragte nicht an den regelmäßigen Tagungen teilnehmen, am Austauschprogramm beteiligen dürfen. Der aktuellen und fortwährenden Information aller am Austausch Beteiligten kommt eine hohe Bedeutung zu. Die Austauschschüler (In- und Outbounds) müssen in Informationsveranstaltungen (Orientations) umfassend auf mögliche kritische Situationen während des Austauschjahres vorbereitet werden und Wege und Möglichkeiten zur Problemlösung kennen. (Siehe Diagramm Problemlösung). Club-Beauftragte und Gasteltern müssen ihre Aufgaben und Handlungsmöglichkeiten genau kennen. Allgemein: Für Problemsituationen ist eine Informationskette zur schnellen Informationsweitergabe festzulegen. Es ist zu berücksichtigen, dass Volljährigkeit weder die Schüler von der Einhaltung der Regeln noch Gastgeber von ihrer Verantwortung und Fürsorgepflicht entbindet. Dokumente: Die Unterlagen über den Austauschschüler, u.a. Pass, Flugticket, Versicherungsnachweis, ärztliches Untersuchungsergebnis aus der Bewerbung, müssen schnell verfügbar sein. Gasteltern: Da den Gasteltern eine Schlüsselfunktion für das Gelingen des Austauschs zukommt, müssen sie sorgfältig ausgewählt werden und über Regeln und Verpflichtungen informiert sein. Abbruch des Austauschs: Ein sofortiger Abbruch des Austauschs ist nur bei einer Gesetzesübertretung (Beispiel: Diebstahl, Drogenbesitz, Alkoholmissbrauch) möglich. Eine Häufung kleiner Regelverstöße kommt oft zustande, weil nicht rechtzeitig eingegriffen wird (z.b. von Gasteltern). Eine folgende Rücksendung darf nur nach Beratung mit dem Distriktsbeauftragten erfolgen. Der Multidistriktsbeauftragte ist rechtzeitig zu informieren. Krankheit/Todesfall: Bei schwerer Krankheit bzw. Tod der leiblichen Eltern braucht der Austauschschüler Unterstützung nicht ausschließlich durch die Gasteltern. Über die (zeitweise) Heimreise muss im Einzelfall entschieden werden. Bei schwerer Krankheit, Unfall oder Tod des Austauschschülers muss schnell und überlegt gehandelt werden. Reisen: Reisen der Austauschschüler, auch in Begleitung Gleichaltriger, sind nicht erlaubt, sofern sie nicht durch Gasteltern, Rotarier/innen, Schule betreut und beaufsichtigt werden. Sie müssen in jedem Fall vom Counselor des Gastclubs genehmigt werden. Die Genehmigung der leiblichen Eltern befreit nicht von der Fürsorgeverpflichtung des Gastclubs/der Gasteltern. Eltern können die Situation im Gastland nicht einschätzen. Belästigung: Austauschschüler werden belästigt, dieses geschieht häufiger als vermutet. Dabei finden verschiedene Formen der Belästigung statt: Einschüchterung (Mobbing), Physische Gewalt, Sexuelle Gewalt. Belästigung findet bei unterschiedlichen Situationen und Anlässen statt und macht auch nicht Halt vor der Wohnung der Gasteltern. Aufgrund der Erziehung und kulturellen Herkunft wird Belästigung unterschiedlich (stark) empfunden. Während der Orientations sollen Schüler und Gasteltern hierüber aufgeklärt werden. Wichtig ist, dass der Austauschschüler eine Vertrauensperson außerhalb des Kreises der Gasteltern hat und weiß, an wen er/sie sich mit seinem Problem wenden kann. Politische Unruhen: Unruhen, Krieg im Gastland bedingen ein schnelles und überlegtes Handeln; regierungsamtliche Reise- und Sicherheitshinweise sind zu berücksichtigen. Bei der Entscheidung der Rückholung der Schüler ist unbedingt der Multidistriktsbeauftragte einzuschalten. Öffentlichkeit: Es ist festzulegen, wie und durch wen im eingetretenen Problemfall die Öffentlichkeit informiert und auf Fragen von Reportern geantwortet wird. Abschließend Der Schüleraustausch ist für alle Beteiligten ein positives Erlebnis mit vielen erfüllenden und prägenden Erlebnissen. Mögliche Probleme und Schwierigkeiten sollten Rotarier und Gasteltern nicht davon abhalten, dieses wertvolle Programm durch eigene Beteiligung und Förderung zu unterstützen. Die dankbaren Austauschschüler lohnen die Mühe. Maßnahmen zur schnellen und richtigen Reaktion im Problemfall tragen insgesamt zum positiven Austauschprogramm bei.

5 Missstand/ Problem. Kann Schüler lösen? Wege zur Problemlösung Ja Nein Kann das Problem besprochen werden mit: Ja Nein Gasteltern Lehrer Gleichaltrigen nicht Counselor Club Präsident + Counselor + Gasteltern + Rotarier Partner Club Präsident + Counselor + Rotarier Partner nicht Club- + Distrikt- Jugenddienst nicht Host Distrikt Sponsor Distrikt Jugenddienst Gasteltern Eltern Schüler kehrt heim Einverständnis zur Ablösung Information an Host Distrikt Governor (in schwerwiegend en Fällen)