Shared Service Center in der Steuerfunktion

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1 Shared Service Center in der Steuerfunktion Eine Studie zum aktuellen Stand bei Unternehmen in Deutschland.

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3 Eine Studie zum aktuellen Stand bei Unternehmen in Deutschland. Shared Service Center in der Steuerfunktion

4 Shared Service Center in der Steuerfunktion Herausgegeben von der PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft März 2015, 36 Seiten, 34 Abbildungen, Softcover Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen, Mikroverfilmung, die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Medien sind ohne Zustimmung der Herausgeber nicht gestattet. Die Inhalte dieser Publikation sind zur Information unserer Mandanten bestimmt. Sie entsprechen dem Kenntnisstand der Autoren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Für die Lösung einschlägiger Probleme greifen Sie bitte auf die in der Publikation angegebenen Quellen zurück oder wenden sich an die genannten Ansprechpartner. Meinungsbeiträge geben die Auffassung der einzelnen Autoren wieder. In den Grafiken kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. März 2015 PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. PwC bezeichnet in diesem Dokument die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der PwCIL ist eine rechtlich selbstständige Gesellschaft.

5 Vorwort Vorwort Die Einführung von Shared Service Centern für die Finanzfunktion spielt eine große Rolle bei der Neuorganisation von Unternehmen. Bisher konzentrierte sich die Schaffung von Shared Service Center-Organisationen vielfach auf das Accounting, teilweise auf Funktionen wie das Controlling oder den Personalbereich. Die Steuerfunktion weist zwar bereits einige Schnittstellen zu diesen Einrichtungen auf, dennoch steckt das Thema für zahlreiche Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Viele Unternehmen sprechen uns an und suchen Rat, was nun Best Practice für das offensichtlich nicht einfache Thema der Schaffung von Shared Services ist und welche Prozesse man überhaupt für Shared Services nutzen kann. Oftmals werden zunächst die Umsatzsteuer und Transfer preise genannt. Aber auch das Tax Accounting, das einen standardisierten Ausgangs punkt in einem einheitlichen Rechnungslegungsstandard und einer in vielen Teilen von Shared Services unterstützenden Accounting Funktionen hat, bietet sich für eine weitere Standardisierung an. Die zahlreichen Fragen haben wir zum Anlass genommen, das Thema mit einer Studie zu untersuchen. Unser herzlicher Dank gilt den teilnehmenden Unternehmen, deren wertvolle Unterstützung diese Broschüre erst ermöglicht hat. Wir hoffen, dass Sie aus der Studie viele Anregungen für Ihre eigene Arbeit erhalten und wünschen Ihnen eine aufschlussreiche Lektüre. Frankfurt am Main, März 2015 WP StB Armin Slotta Capital Markets & Accounting Advisory Services WP StB CPA Dr. Rüdiger Loitz Capital Markets & Accounting Advisory Services Shared Service Center in der Steuerfunktion 5

6 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...7 A B C D E F G Teilnehmer, Themen und Methodik...9 Executive Summary...11 Grundlegende Beurteilung von Shared Services für die Steuerfunktion...12 Shared Services in der Steuerfunktion von Unternehmen Status quo...16 Standardisierungsgrad der bestehenden Steuerfunktion...20 Shared Services in der Steuerfunktion für einzelne Prozesse...24 Ein Blick in die Zukunft von Shared Services für die Steuerfunktion...29 Ihre Ansprechpartner Shared Service Center in der Steuerfunktion

7 Abbildungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Abb. 4 Abb. 5 Rechnungslegung im Konzernabschluss...9 Anzahl der vollkonsolidierten Gesellschaften im Konzern...10 Anzahl der Länder, in denen die Unternehmen tätig sind...10 Verständnis über die Nutzung von Shared Services für die Steuerfunktion...12 Voraussetzungen für die Nutzung von Shared Services...13 Abb. 6 Einstellung gegenüber Shared Services für die Steuerfunktion Abb. 7 Bedeutung von Shared Services in Steuerfunktionen in der Zukunft Abb. 8 Motive für eine positive Beurteilung Abb. 9 Abb. 10 Abb. 11 Abb. 12 Abb. 13 Abb. 14 Abb. 15 Abb. 16 Abb. 17 Abb. 18 Abb. 19 Abb. 20 Motive für eine skeptische/negative Beurteilung...15 Zusammenführung der Steuerfunktion mit der lokalen Accountingfunktion...15 Shared Service Center in Unternehmensfunktionen...16 Shared Service Center in der Finanzfunktion...16 Bearbeitung der Steuerprozesse intern und extern...17 Vorangegangene Ausschreibungen für die Erstellung von Steuererklärungen...17 Nutzung eines weltweit einheitlichen externen Dienstleisters für die Steuererklärungen...18 Externer Dienstleister verfügt über ein Shared Service Center...18 Einschätzung der Risiken bei der Einrichtung von Shared Services für die Steuerfunktion...19 Standardisierungsgrad der Steuerprozesse...20 Nutzung von standardisierten Tools heute...21 Nutzung von standardisierten Tools in Planung...21 Shared Service Center in der Steuerfunktion 7

8 Abbildungsverzeichnis Abb. 21 Abb. 22 Abb. 23 Abb. 24 Abb. 25 Abb. 26 Abb. 27 Abb. 28 Abb. 29 Abb. 30 Abb. 31 Abb. 32 Abb. 33 Abb. 34 Wunsch nach einem Tax Portal als standardisierte IT-Lösung...22 Bestehen einer detaillierten Beschreibung der Prozesse in der Steuerfunktion...23 Bestehen mehrerer Steuerabteilungen...23 Verantwortlichkeiten der Leitung der Steuerfunktion...23 Für Shared Services geeignete Prozesse der Steuerfunktion...24 Für Shared Services geplante und umgesetzte Prozesse der Steuerfunktion...25 Durch Shared Services betreute Einzelprozesse im Tax Accounting & Reporting...26 Durch Shared Services betreute Einzelprozesse im Bereich der Umsatzsteuer...27 Durch Shared Services betreute Einzelprozesse im Bereich der Transfer preise...28 Gründe für die Einrichtung von Shared Services in der Steuerabteilung...29 Sind Voraussetzungen zur sinnvollen Nutzung von Shared Services für die Steuerfunktion gegeben?...29 Anforderungen im Rahmen der Weiterentwicklung der Steuerfunktion für die Nutzung von Shared Services...30 Aspekte, die sich in den nächsten Jahren erheblich entwickeln werden...31 Mittel zum optimalen Managen von Schnittstellen Shared Service Center in der Steuerfunktion

9 Teilnehmer, Themen und Methodik A Teilnehmer, Themen und Methodik Die vorliegende Studie spiegelt die Meinung von Verantwortlichen des Steuerbereichs von Unternehmen in Deutschland zu Shared Services in der Steuerabteilung wider. Die Umfrage umfasst die fünf Themenbereiche: Grundlegende Einschätzungen zu Shared Services für die Steuerfunktion Der aktuelle Stand zu Shared Services in der Steuerfunktion in den Unternehmen Standardisierungsgrad der bestehenden Steuerfunktion Shared Services in den Steuerfunktionen für einzelne Prozesse Ein Blick in die Zukunft von Shared Services für die Steuerfunktion Teilgenommen haben insgesamt 37 kapitalmarktorientierte Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die IFRS, HGB oder US-GAAP anwenden, unabhängig davon, ob verpflichtend oder freiwillig. Mit dieser Umfrage wurden gezielt Unternehmen angesprochen, die Gesellschaften in mehreren Ländern haben. Dabei sind 72 % der befragten Unternehmen in mehr als sechs Ländern tätig. Knapp die Hälfte vereint mehr als 50 vollkonsolidierte Gesellschaften im Konzernabschluss. Die Befragung erfolgte schriftlich im Zeitraum von April bis Juli Die Erhebung wurde anhand eines Fragebogens durchgeführt. Abb. 1 Rechnungslegung im Konzernabschluss Mehrfachnennungen waren möglich 56 % 3 IFRS HGB US GAAP Shared Service Center in der Steuerfunktion 9

10 Teilnehmer, Themen und Methodik Abb. 2 Anzahl der vollkonsolidierten Gesellschaften im Konzern 49 % 27 % > 250 Abb. 3 Anzahl der Länder, in denen die Unternehmen tätig sind 49 % 2 14 % 14 % nur in Deutschland > Shared Service Center in der Steuerfunktion

11 Executive Summary B Executive Summary Der Einsatz von Shared Services in Steuerfunktionen wird von fast der Hälfte der befragten Unternehmen positiv beurteilt. Nichtsdestotrotz stehen über die Hälfte der befragten Unternehmen dieser Einschätzung skeptisch (46 %) oder sogar negativ gegenüber (). Trotz der zwiespältigen Beurteilung von Shared Service Centern in Steuer funktionen gehen zwei Drittel der Unternehmen davon aus, dass deren Nutzung in Zukunft zunehmen wird. Derzeit nutzen die Unternehmen für Steuerprozesse vorwiegend ihre interne Steuer abteilung. Ein möglicher Grund für den geringen Einsatz von Shared Services bei der Bearbeitung der Steuerprozesse könnte sein, dass die befragten Unternehmen in der Etablierung eines Shared Service Centers wesentliche Risiken sehen, beispielsweise den Kontrollverlust über ein fachlich getriebenes Thema oder einen möglichen Qualitätsverlust durch eine unverhältnismäßige Fokussierung auf Kosten reduktion oder den Verlust von qualifizierten Mitarbeitern. Grundsätzlich können sich die befragten Unternehmen in allen Prozessen der Steuer funktion einen unterstützenden Einsatz von Shared Service Organisationen vorstellen. Wir haben für drei Bereiche der Steuerfunktion (Tax Accounting & Reporting, Umsatz steuer und Transferpreise) die Unterstützungsmöglichkeiten durch Shared Services bezogen auf deren Einzelprozesse untersucht. Dabei haben wir festgestellt, dass zu unterscheiden ist, ob es sich um Prozesse im Inland oder Ausland handelt. Die befragten Unternehmen sehen mehr Unterstützungsmöglichkeiten durch Shared Services bei Prozessen auf nationaler Ebene als auf internationaler Ebene. Obwohl viele Gründe für die Nutzung von Shared Services sprechen, sind zum heutigen Zeitpunkt mehr als ein Drittel der Teilnehmer der Meinung, dass die Anforderungen, Shared Services sinnvoll für die Steuerfunktionen nutzen zu können, noch nicht erfüllt sind. Als wesentlichen Handlungsbedarf sehen die Unternehmen die unternehmensinterne Standardisierung eigener Prozesse im Inland und Ausland. Shared Service Center in der Steuerfunktion 11

12 Grundlegende Beurteilung von Shared Services für die Steuerfunktion C Grundlegende Beurteilung von Shared Services für die Steuerfunktion Wir haben die Unternehmen befragt, was sie im Allgemeinen unter einer Nutzung von Shared Services für die Steuerfunktion verstehen. Fast die Hälfte (46 %) versteht darunter, dass steuerlich vorgebildete Personen in einem Shared Service Center für die Steuerfunktion arbeiten. Ein Drittel sieht darin eine organisatorische Trennung von Einheiten und damit Mitarbeitern der Steuerfunktion, die mit standardisierten und vor allem mit steuernden Prozessen arbeiten. Lediglich 12 % verbinden damit den Ersatz von höher bezahlten Mitarbeitern der Steuerfunktion durch geringer bezahlte Mitarbeiter. Abb. 4 Verständnis über die Nutzung von Shared Services für die Steuerfunktion Mehrfachnennungen waren möglich sonstiges Ersatz von höher bezahlten Mitarbeitern der Steuer funktion durch geringer bezahlte Mitarbeiter 12 % organisatorische Trennung von Einheiten der Steuer funktion 31 % steuerlich vorgebildete Personen, die im SSC für die Steuer funktion arbeiten 46 % Auf die Frage, was mindestens gegeben sein sollte, dass die Steuerfunktion ein Shared Service nutzt, fordert ein Drittel der Studienteilnehmer, klare und eindeutige Definition der Verantwortlichkeiten und der Zuständigkeiten. Ein Viertel ist der Meinung, dass eine Prozessanalyse durchgeführt werden müsste, die Prozesse in bestimmten Bereichen standardisiert und damit verändert. 17 % der Befragten sehen eine extrem detaillierte Beschreibung und Dokumentation der Prozess abläufe als eine Mindest voraussetzung an. 12 Shared Service Center in der Steuerfunktion

13 Grundlegende Beurteilung von Shared Services für die Steuerfunktion Abb. 5 Voraussetzungen für die Nutzung von Shared Services Mehrfachnennungen waren möglich 31 % 25 % 17 % 1 klare und eindeutige Definition der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten Durchführung einer Prozessanalyse, die Prozesse wurden in bestimmten Bereichen standardisiert (und damit verändert) detailierte Beschreibung und Dokumentation der Prozess abläufe Kostenreduktion durch Reduzierung von Personal im Headquarter für die Steuerfunktion Nutzung der bestehenden SSC für das Accounting oder andere Funktionen Ausgliederung von Prozessen der Steuer funktion in ein ausländisches SSC sonstiges In diesem Zusammenhang haben wir auch die Einstellung der Unternehmen gegenüber Shared Services in Steuerfunktionen abgefragt. Das Ergebnis war ein zwiespältiges: nahezu die Hälfte (4) beurteilt den Einsatz von Shared Services in Steuer funktionen positiv, die andere Hälfte (46 %) sieht diesen skeptisch und stehen dem Einsatz negativ gegenüber. Trotzdem gehen über zwei Drittel der Unternehmen davon aus, dass die Nutzung von Shared Services in Zukunft zunehmen wird. erwarten hingegen keine Zunahme (siehe Abbildung 7). Die Unternehmen, die Shared Services in Steuerfunktionen positiv gegenüber stehen, erwarten durch deren Einsatz vor allem Effizienzsteigerungen (siehe Abbildung 8). Shared Service Center in der Steuerfunktion 13

14 Grundlegende Beurteilung von Shared Services für die Steuerfunktion Von den Unternehmen, die Shared Services negativ oder skeptisch gegenüberstehen, begründen fast 62 % ihre Entscheidung damit, dass die Individualität der Tätigkeiten der Steuerabteilung sehr wichtig ist. Rund 81 % der Unternehmen sind der Ansicht, dass das lokale steuerrechtliche Know-how sehr wichtig ist (siehe Abbildung 9). Abb. 6 Einstellung gegenüber Shared Services für die Steuerfunktion negativ positiv 4 skeptisch 46 % Abb. 7 Bedeutung von Shared Services in Steuerfunktionen in der Zukunft weiß nicht nein ja 76 % Abb. 8 Motive für eine positive Beurteilung % 5 47 % 47 % 3 27 % 7 % % 1 Effizienz steigerung Notwendigkeit und Nutzung des Trends zur Standardisierung Nutzen zur Neuorganisation der Steuerfunktion und Über arbeiten der Verantwortlich keiten Druck auf die Finanzfunktion sonstiges sehr wichtig wichtig eher unwichtig 14 Shared Service Center in der Steuerfunktion

15 Grundlegende Beurteilung von Shared Services für die Steuerfunktion Abb. 9 Motive für eine skeptische/negative Beurteilung 81 % 62 % 4 52 % 57 % 3 29 % 29 % 14 % 5 % 1 14 % 19 % 14 % 19 % 14 % lokales (steuer-) rechtliches Know-how Individualität der Tätigkeiten der Steuerabteilung Verantwortlichkeiten in der Unternehmensgruppe fehlende (Steuer-) Fachkräfte für ein Shared Service zu pauschales Herangehen an die Thematik andere Gründe sehr wichtig wichtig eher unwichtig Über die Hälfte der Studienteilnehmer kann sich vorstellen, dass die Steuerfunktion mit der lokalen Accountingfunktion zusammengeführt wird. 4 sprechen sich gegen eine Zusammen führung der beiden Funktionen aus. Abb. 10 Zusammenführung der Steuerfunktion mit der lokalen Accountingfunktion weiß nicht nein 4 ja 54 % Shared Service Center in der Steuerfunktion 15

16 Shared Services in der Steuerfunktion von Unternehmen Status quo D Shared Services in der Steuerfunktion von Unternehmen Status quo In den Unternehmensfunktionen Finanzberichterstattung auf lokaler und Konzernebene, Einkauf, Controlling und Human Capital sind Shared Service Center bereits fest etabliert (vgl. Abbildung 11). Bis auf den Bereich Einkauf planen die befragten Unternehmen für alle anderen Unternehmensfunktionen zukünftig auch weitere Shared Services. Abb. 11 Shared Service Center in Unternehmensfunktionen 46 % % 3 27 % 24 % 22 % 35 % 19 % 32 % 24 % 24 % 5 % 5 % Controlling Finanzberichterstattung Konzernebene Human Capital Finanzberichterstattung lokaler Ebene Einkauf sonstige gar nicht teilweise vollständig in Planung Die meisten Shared Service Center für die Finanzfunktion befinden sich im Inland (36 %), gefolgt von Osteuropa (12 %) und Asien (9 %). In Planung befinden sich weitere Shared Service Center in Osteuropa (9 %), im Inland (6 %) sowie in Asien (). Abb. 12 Shared Service Center in der Finanzfunktion Inland (in Planung) 6 % Asien (errichtet) 9 % Osteuropa (in Planung) 9 % Osteuropa (errichtet) 12 % übrige (in Planung) 5 % Asien (in Planung) Inland (errichtet) 36 % übrige (errichtet) 2 16 Shared Service Center in der Steuerfunktion

17 Shared Services in der Steuerfunktion von Unternehmen Status quo Obwohl über die Hälfte der befragten Unternehmen die Erstellung von Steuererklärungen im Vorfeld schon einmal national oder international ausgeschrieben hat (siehe Abbildung 14), nutzen sie für die Bearbeitung der Steuerprozesse vorwiegend ihre interne Steuerabteilung. Nur ein geringer Anteil der Arbeiten im Steuer prozess wird extern, beispielsweise an Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Steuer berater vergeben. Abb. 13 Bearbeitung der Steuerprozesse intern und extern 97 % 95 % 89 % 7 76 % % 3 5 % 14 % 5 % 19 % 5 % Umsatz steuer Tax Accounting & Reporting Steuer Planung/ Betreuung Betriebsprüfung Tax Compliance Zoll Transfer Pricing Sonder steuern (Energie steuern, Luft fahrt steuern, etc.) Grundsatzfragen intern extern intern und extern Abb. 14 Vorangegangene Ausschreibungen für die Erstellung von Steuererklärungen Mehrfachnennungen waren möglich 4 35 % 25 % ja, im Inland ja, im Ausland nein Shared Service Center in der Steuerfunktion 17

18 Shared Services in der Steuerfunktion von Unternehmen Status quo Bei externer Auslagerung von Steuerprozessen, d. h. die Bearbeitung erfolgt beispiels weise durch Wirtschafts prüfungsgesellschaften oder Steuerberater, werden größtenteils unterschiedliche externe Dienstleister in Anspruch genommen. Lediglich 1 der befragten Unternehmen nutzen für die Erstellung ihrer Steuererklärung einen weltweit einheitlichen Dienstleister (siehe Abbildung 15). Die Unternehmen, die auf einen weltweit einheitlichen Dienstleister zurückgreifen, geben an, dass nur 9 % der externen Dienstleister zur Erstellung der Arbeiten selbst ein Shared Service Center in Anspruch nimmt. Die Mehrheit der externen Dienstleister (64 %) erbringt die Leistungen selbst (siehe Abbildung 16). Abb. 15 Nutzung eines weltweit einheitlichen externen Dienstleisters für die Steuererklärungen in Planung nicht gewünscht 5 % noch unklar ja 1 nein 76 % Abb. 16 Externer Dienstleister verfügt über ein Shared Service Center ja 9 % weiß nicht 27 % nein 64 % 18 Shared Service Center in der Steuerfunktion

19 Shared Services in der Steuerfunktion von Unternehmen Status quo Wir wollten von den Befragten wissen, welche möglichen Risiken sie bei einer Einrichtung von Shared Services für die Steuerfunktion sehen. Die größten Risiken werden in einem Kontrollverlust über ein fachliches Thema, möglichen Qualitätsverlust durch unverhältnismäßige Fokussierung auf Kostenreduktion und den Verlust von qualifizierten Mitarbeitern gesehen (siehe Abbildung 17). Wir schließen daraus, dass die geäußerten Risiken seitens der Unternehmen ein möglicher Grund für die geringe Nutzung von Shared Services bei der Bearbeitung der Steuerprozesse ist. Abb. 17 Einschätzung der Risiken bei der Einrichtung von Shared Services für die Steuerfunktion 46 % 35 % 27 % 3 32 % 22 % 5 % Kontrollverlust Qualitäts verlust Verlust qualifizierter Mitarbeiter bisher keine geeignete Ausbildung der Mitarbeiter für Neuausrichtung Probleme mit der Finanzverwaltung detaillierte Dokumentation der Prozess schritte nahezu unmöglich sehr wichtig eichtig eher wichtig Shared Service Center in der Steuerfunktion 19

20 Standardisierungsgrad der bestehenden Steuerfunktion E Standardisierungsgrad der bestehenden Steuerfunktion In welchem Maße die Arbeitsprozesse vereinheitlicht sind (einheitlicher Konten rahmen, einheitliche Prozesse und Systemlandschaften) drückt der Standardisierungsgrad aus. Den Standardisierungsgrad der bestehenden Steuerprozesse schätzen die befragten Unternehmen auf nationaler Ebene überwiegend hoch ein. International wird der Standardisierungs grad hingegen eher als niedrig beurteilt. Abb. 18 Standardisierungsgrad der Steuerprozesse 46 % 3 35 % 22 % 24 % 14 % Standardisierung Inland Standardisierung Ausland sehr hoch hoch niedrig sehr niedrig Der Einsatz von standardisierten Tools wirkt sich maßgeblich auf den Umfang des Standardisierungs grads aus. Auf nationaler Ebene auf welcher der Standardisierungs grad hoch eingeschätzt wird werden standardisierte Tools in den verschiedenen Prozessen weitaus häufiger eingesetzt als vergleichsweise auf internationaler Ebene, wo der Standardisierungsgrad eher als gering eingeschätzt wird (siehe Abbildung 19). Schließlich wünschen sich über ein Drittel der befragten Unternehmen ein Tax Portal als standardisierte IT-Lösung für den gesamten Steuerbereich. der Unternehmen konnten ein solches bereits im Unternehmen etablieren (siehe Abbildung 21). 20 Shared Service Center in der Steuerfunktion

21 Standardisierungsgrad der bestehenden Steuerfunktion Abb. 19 Nutzung von standardisierten Tools heute 59 % 57 % % 14 % 19 % 5 % E-Bilanz Deutschland Steuererklärungen Besteuerung Sachzu wendungen VAT, VAT- Verprobung Tax Accounting & Reporting Bearbeitung von Anfragen Betriebs prüfung Verrechnungspreise national international national und international Abb. 20 Nutzung von standardisierten Tools in Planung 24 % 5 % E-Bilanz Deutschland Steuererklärungen Besteuerung Sachzu wendungen VAT, VAT- Verprobung Tax Accounting & Reporting Bearbeitung von Anfragen Betriebs prüfung Verrechnungspreise national international national und international Shared Service Center in der Steuerfunktion 21

22 Standardisierungsgrad der bestehenden Steuerfunktion Abb. 21 Wunsch nach einem Tax Portal als standardisierte IT-Lösung bereits umgesetzt nein 3 ja 62 % 7 der Unternehmen sind der Auffassung, dass eine weitere Technologisierung der Steuerfunktionen dazu beitragen wird, eine Nutzung von Shared Services für die Steuer funktionen zu ermöglichen. Ein geringer Anteil der befragten Unternehmen steht dem entgegen und sagte aus, dass dies nicht der Fall sein wird (). Neben dem Einsatz eines standardisierten Tools können auch detaillierte Prozessbeschreibungen zu einem hohen Standardisierungsgrad beitragen. Deshalb haben wir die teilnehmenden Unternehmen befragt, ob solche detaillierten Beschreibungen zu den Prozessen der Steuerfunktionen bestehen. Lediglich bejahen die Frage. Bei über der Hälfte der befragten Unternehmen besteht zumindest teilweise eine detaillierte Beschreibung und bei 24 % fehlen detaillierte Beschreibungen (siehe Abbildung 22). Ein Grund für fehlende oder wenig detaillierte Prozessbeschreibungen kann sein, dass mehrere Steuerabteilungen auf nationaler und internationaler Ebene unternehmens weit vorhanden sind, die eigenverantwortlich handeln. Daher haben wir in diesem Zusammenhang zusätzlich gefragt, ob mehrere Steuerabteilungen auf nationaler und internationaler Ebene innerhalb einer Unternehmensgruppe tätig sind. Aussagegemäß besteht im Inland bei dem überwiegenden Teil der befragten Unternehmen eine einheitliche Steuerabteilung für die gesamte Unternehmensgruppe. Im Ausland hingegen bestehen bei den befragten Unternehmen mehrere Steuer abteilungen (siehe Abbildung 23). Die Leitung der Steuerfunktion auf nationaler sowie internationaler Ebene verfügt zu gleichen Teilen über die fachlichen als auch disziplinarischen Verantwortlichkeiten (siehe Abbildung 24). 22 Shared Service Center in der Steuerfunktion

23 Standardisierungsgrad der bestehenden Steuerfunktion Abb. 22 Bestehen einer detaillierten Beschreibung der Prozesse in der Steuerfunktion 54 % 24 % 5 % ja nein teilweise in Planung Abb. 23 Bestehen mehrerer Steuerabteilungen 2 9 % 1 4 % national international ja nein Abb. 24 Verantwortlichkeiten der Leitung der Steuerfunktion disziplinarisch 5 fachlich 5 Shared Service Center in der Steuerfunktion 23

24 Shared Services in der Steuerfunktion für einzelne Prozesse F Shared Services in der Steuerfunktion für einzelne Prozesse Im Rahmen unserer Untersuchung wollten wir auch wissen, welche Prozesse der Steuer funktion als geeignet betrachtet werden, sich durch Shared Services unterstützen zu lassen. Die befragten Unternehmen können sich grundsätzlich in allen Prozessen einen unterstützenden Einsatz von Shared Services vorstellen. Am wenigsten geeignet erscheinen aus Sicht der Unternehmen die Bereiche Steuerstrukturierung und Betreuung von Betriebsprüfungen sowie Grundsatzfragen. Die Bereiche Umsatzsteuern, Tax Accounting & Reporting sowie Transfer Pricing und Tax Compliance erscheinen am meisten geeignet (siehe Abbildung 25). In einigen Bereichen, wie bspw. bei Tax Accounting & Reporting sowie bei der Umsatz steuer wurde die Einrichtung von Shared Services bereits umgesetzt (siehe Abbildung 26). Abb. 25 Für Shared Services geeignete Prozesse der Steuerfunktion Umsatz steuer Tax Accounting & Reporting Transfer Pricing Tax Compliance Sonder steuern (Energie steuern, Luftfahrt steuern, etc.) Zoll Grundsatz fragen Steuer strukturie rung und Betreuung von Betriebs prüfungen 24 % 35 % 3 22 % 3 22 % 57 % 57 % 54 % 49 % 49 % % geeignet nicht geeignet 24 Shared Service Center in der Steuerfunktion

25 Shared Services in der Steuerfunktion für einzelne Prozesse Abb. 26 Für Shared Services geplante und umgesetzte Prozesse der Steuerfunktion Umsatz steuer Tax Accounting & Reporting 24 % Transfer Pricing 5 % Tax Compliance 5 % Sonder steuern (Energiesteuern, Luftfahrt steuern, etc.) 5 % Zoll Grundsatz fragen Steuer strukturie rung und Betreuung von Betriebsprüfungen Berechnung der laufenden Steuern (insb. Rückstellung) im Einzelabschluss (national) Berechnung der laufenden Steuern (insb. Rück stellung) im Einzelabschluss (international) 6 % 7 % bereits für die Umsetzung geplant bereits umgesetzt Für die Bereiche Tax Accounting & Reporting, Umsatzsteuer sowie Transferpreise der Steuer funktion bezogen auf deren Einzelprozesse haben wir die Unterstützungs möglichkeiten durch Shared Services erfragt. Tax Accounting & Reporting Hier ist zu unterscheiden, ob es sich um Prozesse im Inland oder Ausland handelt. Die befragten Unternehmen sehen eher Unterstützungsmöglichkeiten durch Shared Services bei Prozessen auf nationaler Ebene. Die Unterstützung von Shared Services auf internationaler Ebene fällt vergleichsweise eher gering aus (siehe Abbildung 28). Shared Service Center in der Steuerfunktion 25

26 Shared Services in der Steuerfunktion für einzelne Prozesse Insbesondere bei den folgenden Einzelprozessen im Bereich Tax Accounting & Reporting sehen die Unternehmen einen hohen Unterstützungsbedarf: Berechnung der laufenden Steuern, insbesondere der Rückstellungen im Einzelabschluss (national) Berechnung von latenten Steuern auf Einzelabschlussebene (national) Ermittlung von Plansteuern in der Quartals-/Monatsberichterstattung (national) Ertragsteuern im Konzernabschluss (national) Erstellung des Anhangs für Ertragsteuern für den Konzernabschluss (national) Abb. 27 Durch Shared Services betreute Einzelprozesse im Tax Accounting & Reporting Berechnung laufender Steuern Einzelabschluss (national) Berechnung laufender Steuern Einzelabschluss (international) Berechnung latenter Steuern Einzelabschluss (national) Berechnung latenter Steuern Einzelabschluss (international) Ermittlung Plansteuern in Quartals-/Monatsberichterstattung (national) Ermittlung Plansteuern in Quartals-/Monatsberichterstattung (international) Ertragsteuern Konzernabschluss (national) Ertragsteuern Konzernabschluss (international) Erstellung Anhang für Konzernabschluss (national) Erstellung Anhang für Konzernabschluss (international) Monitoring von Systemen/ Prozessen (national) Monitoring von Systemen/ Prozessen (international) Betreuung von Betriebsprüfungen (national) Betreuung von Betriebsprüfungen (international) 19 % 14 % 22 % 14 % 14 % 19 % 22 % 19 % 22 % 19 % 32 % 27 % 24 % 22 % 19 % 27 % 32 % 19 % 24 % 24 % 3 35 % 4 32 % 32 % 3 35 % 3 35 % 4 41 % 51 % 57 % 62 % 7 7 ja gegebenenfalls nein 26 Shared Service Center in der Steuerfunktion

27 Shared Services in der Steuerfunktion für einzelne Prozesse Umsatzsteuer Ähnlich wie im Bereich Tax Accounting & Reporting sehen die Unternehmen bei den Einzel prozessen im Bereich der Umsatzsteuer besonders auf nationaler Ebene Unterstützungs möglichkeiten durch Shared Services. Deren Unterstützung auf internationaler Ebene fällt auch hier vergleichsweise gering aus (siehe Abbildung 28). Insbesondere bei den folgenden Einzelprozessen im Bereich Umsatzsteuer sehen die Unternehmen einen hohen Unterstützungsbedarf: Betreuung der Accounting Systeme national (USt-Schlüssel, Unterstützung Mitarbeiter bei Rechnungseingaben, Festlegen von Richtlinien) Umsatzsteuerverprobung (national) Abb. 28 Durch Shared Services betreute Einzelprozesse im Bereich der Umsatzsteuer % 54 % 19 % 19 % 22 % 19 % 5 % 35 % 24 % 41 % 14 % 35 % 3 Umsatzverprobung national Umsatzverprobung international Betreuung Accounting- Systeme national Betreuung Accounting- Systeme international Betreuung Betriebsprüfung national Betreuung Betriebs prüfung international sonstiges national sonstiges international ja gegebenenfalls nein Shared Service Center in der Steuerfunktion 27

28 Shared Services in der Steuerfunktion für einzelne Prozesse Transferpreise Bei den Einzelprozessen im Bereich Transferpreise sehen die Unternehmen auf nationaler und internationaler Ebene gleichermaßen Unterstützungsmöglichkeiten durch Shared Services (siehe Abbildung 29). Dies betrifft insbesondere die folgenden Einzelprozesse: Dokumentation und Pflege von Datenbanken national und international Einrichtung von operativen Systemen zur Dokumentation der Transferpreise national und international Abb. 29 Durch Shared Services betreute Einzelprozesse im Bereich der Transfer preise Dokumentation/Pflege der Datenbanken (national) Dokumentation/Pflege der Datenbanken (international) Einrichtung operativer Systeme (national) Einrichtung operativer Systeme (international) Überwachung Einhaltung der Richtlinien (national) Überwachung Einhaltung der Richtlinien (international) Bestimmung Preise, Planung, Transferpreisrichtlinien (national) Bestimmung Preise, Planung, Transferpreisrichtlinien (international) Betreuung von Betriebsprüfungen (national) Betreuung von Betriebsprüfungen (international) sonstige (national) 14 % 14 % 19 % 14 % 27 % 19 % 22 % 41 % 35 % 3 32 % % 41 % 46 % 49 % 49 % 62 % 7 ja gegebenenfalls nein 28 Shared Service Center in der Steuerfunktion

29 Ein Blick in die Zukunft von Shared Services für die Steuerfunktion G Ein Blick in die Zukunft von Shared Services für die Steuerfunktion Die Studienteilnehmer sehen überwiegend Gründe, die für den Einsatz von Shared Services in der Steuerabteilung sprechen. Über zwei Drittel der Unternehmen erwarten eine Risikominimierung (3) bzw. eine Kostenreduzierung durch Standardisierung (3). der Befragten halten eine Kostenreduzierung durch Lohn arbitrage für wahrscheinlich. Lediglich 4 % sind der Meinung, dass keine Gründe für Shared Services in der Steuerabteilung sprechen. Abb. 30 Gründe für die Einrichtung von Shared Services in der Steuerabteilung Mehrfachnennungen waren möglich weitere 4 % keine 4 % Kostenreduzierung durch Lohnarbitrage unternehmensinterne Gründe SSC wurde bereits in anderen Funktionen umgesetzt. Kostenreduzierung durch Standardisierung 3 Compliance/Risiko minimierung durch Standardisierung 3 Trotzdem geben zum heutigen Zeitpunkt mehr als ein Drittel der befragten Teilnehmer an, dass bei ihnen im Unternehmen die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, um Shared Services sinnvoll für die Steuerfunktionen nutzen zu können (siehe Abbildung 31). Die unternehmensintern vorhandenen Prozesse im Inland und Ausland müssten zunächst standardisiert werden. Zusätzlich müssten angrenzende Funktionen im Rechnungswesen/Controlling standardisiert werden. Auch eine Einrichtung von erheblichen Überwachungs-/Analysesystemen zur Sicherung der Tax Compliance gegenüber der Finanzverwaltung ist notwendig (siehe Abbildung 32). Abb. 31 Sind Voraussetzungen zur sinnvollen Nutzung von Shared Services für die Steuerfunktion gegeben? ja 3 nein 62 % Shared Service Center in der Steuerfunktion 29

30 Ein Blick in die Zukunft von Shared Services für die Steuerfunktion Abb. 32 Anforderungen im Rahmen der Weiterentwicklung der Steuerfunktion für die Nutzung von Shared Services 95 % 89 % % 24 % 22 % Standardisierung eigener Prozesse im In-/Ausland Standardisierung angrenzender Funktionen im Rechnungswesen/ Controlling Einrichtung von Überwachungs-/ Analysesystemen zur Sicherung von Tax Compliance weitere Verbesserung der Regelung von Verantwortlichkeiten Aufbau steuerliches Know-how bei Nicht-Steuerabteilungs mitarbeitern sonstiges wichtig neutral unwichtig Die befragten Unternehmen erwarten vor allem bei folgenden Aspekten bedeutende Entwicklungen (siehe Abbildung 33): Verstärkte Qualifizierung in der zentralen Steuerabteilung und weitere Zentralisierung der Funktionen Konzentration des Kern-Steuerteams auf fachlich kritische Themen und Managementaufgaben Managen von Schnittstellen zu anderen Abteilungen Managen von IT-Systemen, die steuerspezifische Themen abbilden Integration von Tools in die Steuerfunktion (Steuerportale) Auf die Frage, mit welchen Mitteln sich die Schnittstellen am besten managen lassen, entscheiden sich die befragten Unternehmen für definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten (Policies) (27 %), gefolgt von technischen Lösungen (22 %), wie beispielsweise s, Tools oder Web-Services und Policies zur Abgrenzung der Aufgaben (1). Der gemeinsamen Verantwortlichkeit der Mitarbeiter im Shared Service Center für Group Accounts bzw. das Reporting der zu konsolidierenden Einheiten und deren lokale GAAP-Abschlüsse kommt die geringste Bedeutung zu (vgl. Abbildung 34). 30 Shared Service Center in der Steuerfunktion

31 Ein Blick in die Zukunft von Shared Services für die Steuerfunktion Abb. 33 Aspekte, die sich in den nächsten Jahren erheblich entwickeln werden Mehrfachnennungen waren möglich Verbesserung der Qualifizierung in der zentralen Steuerabteilung (heute) 86 % Verbesserung der Qualifizierung in der zentralen Steuerabteilung (Zukunft) 92 % Managen von Schnittstellen (heute) 14 % 81 % Managen von Schnittstellen (Zukunft) 86 % Konzentration des Steuerteams auf fachlich kritische Themen/ Managementaufgaben (heute) 27 % 6 Konzentration des Steuerteams auf fachlich kritische Themen/ Managementaufgaben (Zukunft) 14 % 7 einheitlicher Dienstleister für Erstellung von lokalen Abschlüssen (heute) 41 % 54 % einheitlicher Dienstleister für Erstellung von lokalen Abschlüssen (Zukunft) einheitlicher Dienstleister für Erstellung von Steuererklärungen (heute) 49 % 41 % 51 % 4 einheitlicher Dienstleister für Erstellung von Steuererklärungen (Zukunft) 3 51 % Managen von IT-Systemen für steuerspezifische Themen (heute) 51 % 46 % Managen von IT-Systemen für steuerspezifische Themen (Zukunft) 7 Integration von Steuerportalen (heute) 46 % 49 % Integration von Steuerportalen (Zukunft) 22 % 7 wichtig unwichtig Shared Service Center in der Steuerfunktion 31

32 Ein Blick in die Zukunft von Shared Services für die Steuerfunktion Abb. 34 Mittel zum optimalen Managen von Schnittstellen Mehrfachnennungen waren möglich 27 % 22 % % 7 % definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten technische Lösung Policies zur Abgrenzung der Aufgaben Meeting (physisch) paralleles Rechnungswesen gemeinsame Verantwortlich keiten der Mitarbeiter im SSC 32 Shared Service Center in der Steuerfunktion

33 Ihre Ansprechpartner Ihre Ansprechpartner WP StB Armin Slotta Tel.: WP StB CPA Dr. Rüdiger Loitz Tel.: Über uns Unsere Mandanten stehen tagtäglich vor vielfältigen Aufgaben, möchten neue Ideen umsetzen und suchen Rat. Sie erwarten, dass wir sie ganzheitlich betreuen und praxisorientierte Lösungen mit größtmöglichem Nutzen entwickeln. Deshalb setzen wir für jeden Mandanten, ob Global Player, Familienunternehmen oder kommunaler Träger, unser gesamtes Potenzial ein: Erfahrung, Branchenkenntnis, Fachwissen, Qualitätsanspruch, Innovationskraft und die Ressourcen unseres Expertennetzwerks in 157 Ländern. Besonders wichtig ist uns die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Mandanten, denn je besser wir sie kennen und verstehen, umso gezielter können wir sie unterstützen. PwC engagierte Menschen an 29 Standorten. 1,55 Mrd. Euro Gesamtleistung. Führende Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft in Deutschland. Shared Service Center in der Steuerfunktion 33

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