Vernichtung von Datenträgern mit personenbezogenen Daten

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1 Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Vernichtung von Datenträgern mit personenbezogenen Daten Vernichtung von Datenträgern mit personenbezogenen Daten Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die selbst oder im Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, haben eine datenschutzgerechte Verarbeitung der Daten sicherzustellen. Die letzte Phase der Datenverarbeitung ist das Löschen gespeicherter Daten bzw. das Vernichten von Datenträgern. Datenträger können z.b. Magnetbänder, Disketten, Filmmaterial oder Papier sein. Soweit es sich um personenbezogene Daten handelt, gelten bestimmte gesetzliche Regelungen, die den Zeitpunkt und die Art und Weise der Löschung festlegen. 1. Löschfristen Für den nicht-öffentlichen Bereich (Privatwirtschaft) schreibt 35 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) u.a. vor, daß personenbezogene Daten zu löschen sind, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zweckes der Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Dieser Grundsatz gilt sinngemäß auch für den Anwendungsbereich des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (siehe 17 NDSG). Die Regelungen des BDSG und des NDSG werden in einigen Bereichen von spezifischen Regelungen ersetzt (z.b. 84 SGB X). 2. Begriff der Löschung Als gelöscht gelten Daten, wenn sie unkenntlich gemacht wurden ( 3 Abs. 5 Ziffer 5 BDSG bzw. 3 Abs. 2 Ziffer 6 NDSG). Konkrete Aussagen über eine gesicherte Vernichtung von Informationsträgern enthält die DIN , die im Januar 1995 verabschiedet worden ist. Diese Norm unterscheidet fünf Sicherheitsstufen bei der Vernichtung und berücksichtigt bei der Festlegung den Grad der Schutzwürdigkeit von Informationen, die physikalischen Eigenschaften von Informationsträgern und die zur Anwendung kommenden technischen Verfahren. Als Mindestanforderung einer datenschutzgerechten Vernichtung sehe ich die Sicherheitsstufe 3 der DIN an. Bei Daten, deren Mißbrauch Existenz, Gesundheit, Leben oder Freiheit der Betroffenen gefährden würde, ist die Vernichtung nach einer höheren Sicherheitsstufe der DIN durchzuführen, d.h. nach der Sicherheitsstufe 4 oder gar nach der Sicherheitsstufe 5. Zusatzmaßnahmen wie das Vermischen oder Verpressen erhöhen die Vernichtungsgüte und gestatten, die Sicherheitsstufe bei der Zerkleinerung um eine, in besonderen Einzelfällen auch um zwei Stufen abzusenken. Für die Vernichtung von Papier werden in den Sicherheitsstufen folgende Materialteilchengrößen festgelegt:

2 Stufe 1: Streifenbreite <= 12 mm beliebiger Länge oder Fläche <= 2000 mm 2 Stufe 2: Streifenbreite <= 6 mm beliebiger Länge oder Fläche <= 800 mm 2 Stufe 3: Streifenbreite <= 2 mm und Fläche <= 594 mm 2 Stufe 4: Stufe 5: Materialteilchenbreite <= 2 mm und Materialteilchenlänge <= 15 mm Materialteilchenbreite <= 0,8 mm und Materialteilchenlänge <= 13 mm Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Stufen ist der DIN zu entnehmen (zu beziehen über: Beuth Verlag GmbH, Burggrafenstr. 4-10, Berlin). 3. Technische und organisatorische Maßnahmen Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die personenbezogene Daten verarbeiten, haben die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die eine datenschutzgerechte Verarbeitung der Daten gewährleisten. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen Daten und Datenverarbeitungsprozesse entsprechend ihrer Schutzbedürftigkeit und dem Gefährdungspotential absichern. Die Art und Weise der Maßnahmen richtet sich nach dem jeweiligen Stand der Technik. Die notwendigen technisch-organisatorischen Maßnahmen werden in der Anlage zu 9 BDSG bzw. in 7 NDSG in Form von zehn Kontrollmaßnahmen näher beschrieben. Im Zusammenhang mit der Löschung von Daten sind vor allem folgende drei Maßnahmen von Bedeutung: 1. Datenträgerkontrolle "Es ist zu verhindern, daß Datenträger unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können." 2. Auftragskontrolle "Es ist zu gewährleisten, daß Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen der Auftraggeber verarbeitet werden können." Zur Vernichtung von Schriftgut kann eine andere Stelle beauftragt werden. Dabei handelt es sich um einen Auftrag gemäß 11 BDSG bzw. 6 NDSG. Der Auftrag zur Löschung personenbezogener Daten, die Weisungen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Zulassung von Unterauftragsverhältnissen sind daher schriftlich festzuhalten ( 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG bzw. 6 Abs. 2 Satz 2 NDSG). Bei der Auswahl eines privaten Unternehmens für die Vernichtung von Schriftgut ist auch darauf zu achten, daß dieses seiner Meldepflicht gem. 32 Abs. 1 Nr. 3 BDSG gegenüber der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nachgekommen ist. Das Muster eines Vertrages über die Vernichtung von Schriftgut mit personenbezogenen Daten durch einen Privatunternehmer ist unten aufgeführt.

3 3. Transportkontrolle "Es ist zu gewährleisten, daß bei der Übertragung von Daten sowie beim Transport von Datenträgern diese nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden können." Ein Transport von Datenträgern mit personenbezogenen Daten zu einem Aktenvernichter darf nur in geschlossenen Fahrzeugen (ordnungsgemäß befestigte Planen usw. oder Container) durchgeführt werden, so daß kein Material verloren gehen kann. 4. Mustervertrag über die Vernichtung von Schriftgut Vertrag über die Übernahme und Vernichtung von ausgesondertem Schriftgut (EDV-Papier und Aktenmaterial) Zwischen im folgenden Auftraggeber genannt, und der Firma 1 Der Vertrag regelt die Übernahme und Vernichtung von ausgesondertem Schriftgut. 2 Die Vertragsfirma verpflichtet sich zur ordnungsgemäßen Übernahme und Vernichtung des Schriftguts. 3 Die Abholung erfolgt nach vorheriger Terminvereinbarung. Es darf grundsätzlich nur so viel Schriftgut abgeholt werden, wie am gleichen Tag restlos vernichtet werden kann. Die oder der zur Übernahme des Schriftguts Berechtigte übergibt als Berechtigungsnachweis ein vorgefertigtes Übernahmeprotokoll. Übergabe und Übernahme bestätigen beide Seiten auf dem Protokoll. Von der Übergabe des zu vernichtenden

4 Schriftguts an haftet die Vertragsfirma für den sicheren Transport und die ordnungsgemäße Vernichtung. 4 Der Transport darf nur in geschlossenen Fahrzeugen (ordnungsgemäß befestigte Planen usw. oder Container) durchgeführt werden, so daß kein Material verloren gehen kann. 5 (1) Das übernommene Schriftgut wird von der Vertragsfirma am gleichen Tag vernichtet. Nur in Ausnahmefällen darf das zu vernichtende Schriftgut über Nacht in verschlossenen Räumen abgestellt werden, zu denen Unbefugte keinen Zutritt haben. (2) Als vernichtet gilt Schriftgut, wenn es so zerkleinert oder zusammengepreßt ist, daß zusammenhängende Sätze, Wörter oder Zahlenkolonnen nicht zu rekonstruieren sind. Dazu ist das Schriftgut mindestens gemäß Sicherheitsstufe... der DIN zu zerkleinern. Außerdem sind folgende zusätzliche Maßnahmen zur Vernichtung durchzuführen: Verwirbelung Abgabe an eine Papierfabrik Verpressung... (3) Die Vertragsfirma hat über die Vernichtung des Schriftguts eine schriftliche Bestätigung abzugeben. 6 Die Vertragsfirma verpflichtet sich, den in ihrem Betrieb beschäftigten Personen jedes Beiseiteschaffen von Schriftgut sowie die Einblicknahme in Schriftgut zu verbieten und die Einhaltung dieser Anordnung zu überwachen. 7 (1) Der Transport und die Vernichtung des Schriftguts kann vom Auftraggeber oder einer von ihr benannten Stelle überwacht oder kontrolliert werden. (2) Die Vertragsfirma verpflichtet sich, die Anwesenheit eines Mitarbeiters des Auftraggebers oder des Mitarbeiters einer von dem Auftraggeber

5 benannten Stelle bei allen mit dem Transport und der Vernichtung zusammenhängenden Dienstleistungen und in allen dabei benutzten Räumen, Fahrzeugen und Betriebseinrichtungen zu dulden. Dabei ist der Betriebsablauf so zu gestalten, daß die Überwachung durch die Aufsichtsperson jederzeit gewährleistet ist. 8 Bei Nichtbeachtung der in diesem Vertrag übernommenen Verpflichtungen, insbesondere bezüglich der Geheimhaltung des Inhalts des Schriftguts, bei Erschwerung der Überwachung oder bei nicht rechzeitiger Vernichtung des übernommenen Schriftguts ist der Auftraggeber berechtigt, unverzüglich und ohne Entschädigung den Vertrag zu kündigen. 9 Ansprechpartner für Meldungen von Unregelmäßigkeiten bei der Abwicklung von Arbeiten sind für den Auftraggeber für die Vertragsfirma 10 (Entgeltsvereinbarungen und Verwertungsvereinbarungen sind nach den jeweiligen Erfordernissen in den Vertrag aufzunehmen. Bis zur vollständigen Vernichtung ist das Eigentum des Auftraggebers an dem Schriftgut vorzubehalten.) 11 (Vertragsdauer und Gerichtsstand) (12/97)