Datenschutzordnung des Bezirkes Zittau der Deutschen Lebens-Rettungs-Gesellschaft

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1 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Datenschutzordnung des Bezirkes Zittau der Deutschen Lebens-Rettungs-Gesellschaft - 1 -

2 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Zweck Die Datenschutzordnung des DLRG Bezirkes Zittau regelt die Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe von Daten gemäß 1-11, 7-8a und 4-44 Bundesdatenschutzgesetz (im Weiteren BDSG) im DLRG Bezirk Zittau.. 1 Soweit in dieser Datenschutzordnung Ämter und Funktionen in der männlichen Sprachform dargestellt sind, dient dies lediglich der Einfachheit und Lesbarkeit. Ämter und Funktionen stehen selbstverständlich gleichermaßen Mädchen und Jungen sowie Frauen und Männern offen. Beschaffung von Daten Der DLRG Bezirk Zittau ist berechtigt, personenbezogene Daten über seine Mitglieder zu erhalten. Dazu gehören insbesondere Vor- und Zunamen, Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort), Geburtsdatum und Geburtsort, Bankverbindung (Bankleitzahl, Kontonummer, Kontoinhaber), Titel, Telefon-, Telefax-, Mobilfunknummer, - Adresse und Homepage, sonstige, für den satzungsgemäßen Vereinszweck erforderliche Daten (z.b. Ausbildungen in satzungsrelevanten Bereichen, Teilnahme an satzungsgemäßen Veranstaltungen, Vorstandszugehörigkeit, Zugehörigkeit zu anderen, dem Vereinszweck dienlichen, Organisationen).. 1 Des Weiteren dürfen Daten, die zur Wahrung der berechtigten Interessen des DLRG Bezirkes Zittau erforderlich sind, erhoben werden, wenn kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse des Betroffenen am Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung dieser Daten nach 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. BDSG besteht. Dies gilt insbesondere für die Daten über Arbeitgeber des Betroffenen, sofern dies zur Wahrung der satzungsgemäßen Aufgaben im Katastrophenschutz und Wasserrettungsdienst notwendig ist.. 1 Mit Beitritt zum DLRG Bezirk Zittau willigt der Betroffene durch seine Unterschrift der Beschaffung, Nutzung, Übermittlung und Speicherung der personenbezogenen Daten im Sinne dieser Datenschutzordnung ein. Für Minderjährige ist die Einwilligung des Erziehungsberechtigten einzuholen Wendet sich ein Betroffener gegen die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung nützlicher, aber nicht notwendiger personenbezogener Daten, dann hat die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser personenbezogenen Daten grundsätzlich zu unterbleiben Eine weitergehende Ermittlung personenbezogener Daten ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Betroffenen gemäß Anhang 1 gestattet. Der Betroffene muss zuvor ausreichend darüber informiert worden sein, welche Daten für welchen Zweck verwendet werden sollen. Soweit die Verweigerung der Einwilligung Folgen hat, ist der Betroffene auch über diese hinlänglich zu unterrichten. 4 Adressdaten, welche der Betroffene dem DLRG Bezirk Zittau selbst bekannt gibt, dürfen durch den Verein genutzt werden, wenn der Betroffene diesem nicht widerspricht. Nutzung von Daten Der Verein ist berechtigt, die beschafften Daten für vereinsinterne Zwecke zu nutzen und zu verarbeiten. - -

3 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Der Verein ist nur dann berechtigt, personenbezogene Daten zu veröffentlichen, wenn der Betroffene dem eingewilligt hat. Für die Veröffentlichung von Wettkampfergebnissen, Dienstplänen und Ähnlichem gilt, dass durch die Teilnahme an Veranstaltungen das Einverständnis zur Veröffentlichung des Namens, Geburtsjahres sowie der entsprechenden Ergebnisse des Betroffenen vorliegt.. 1 Für die Nutzung personenbezogener Daten im Internet ist vom Verantwortlichen gemäß 6 MDStV die Einwilligung gemäß Anhang des Betroffenen einzuholen. Für Verlinkungen auf externe Seiten ist die Einwilligung des jeweiligen Webmasters einzuholen. Daten im Internet sind aktuell zu halten und nicht benötigte Daten zu löschen. 4 Übermittlung von Daten Der Verein ist berechtigt, personenbezogene Mitgliedsdaten zu übermitteln, i. soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen Dritter oder ii. zur Abwendung von Gefahren für die staatliche und öffentliche Sicherheit oder die Verfolgung von Straftaten gemäß 8 Abs. BDSG erforderlich ist. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte ist nur in besonderen Ausnahmefällen gestattet. Widerspricht ein Betroffener der Weitergabe seiner Daten an Dritte, so sind diese Daten von der Übermittlung auszuschließen (gilt nicht für 4 Abs.1 Punkt ).. 1 Werden Daten vom Verein im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung übermittelt, so ist der Vertragspartner gemäß Anhang zu verpflichten, die übermittelten Daten nur für die bestimmten Zwecke zu nutzen und sämtliche Daten nach Vertragsablauf gemäß 6 dieser Ordnung zu vernichten bzw. beim Verein abzuliefern.. 1 Die Übermittlung von Daten an unselbstständige Untergliederungen, Funktionsträger und Auftragnehmer im Sinne des Abs. 8 Satz BDSG stellt einen vereinsinternen Vorgang dar und ist daher keine Datenübermittlung, sondern eine Datennutzung Für die Datenübermittlung an Mitglieder im Einzelfall (z.b. zur Bildung von Fahrgemeinschaften) ist der Nutzen der Übermittlung dem schutzwürdigen Interesse des Betroffenen gegenüberzustellen und beides gegeneinander abzuwägen. Die Datenübermittlung an Mitglieder in Form von Mitgliederlisten ist nicht zulässig. Satz gilt nicht für die Übermittlung an Mitglieder des Vorstandes und des Jugendvorstandes sowie an die Ressortleiter Die Datenübermittlung an Mitglieder ist dann zulässig, wenn dies zur Wahrung satzungsgemäßer Mitgliederrechte notwendig ist. Der Datenempfänger ist schriftlich bestätigt (siehe Anhang ) zu unterrichten, dass eine Verwendung nur für den angegebenen Zweck zulässig ist und die erhaltenen Daten nach der Nutzung zurückzugeben oder zu vernichten sind Die Übermittlung von Daten an die Presse ist zulässig, wenn dieser nicht die schutzwürdigen Interessen eines Betroffenen entgegenstehen. Dies gilt insbesondere nicht, wenn durch die Übermittlung von Daten an die Presse dem öffentlichen Informationsinteresse Rechnung getragen wird. - -

4 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Dabei sind nur die notwendigen Daten zu übermitteln, schutzwürdige Belange des Betroffenen sind angemessen zu berücksichtigen. 5 Verwaltung von Daten Der Verein ist berechtigt, die erhobenen Daten auf elektronischen Medien zu speichern.. 1 Der Verein muss technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen treffen, die verhindern, dass Mitgliederdaten missbräuchlich verwendet werden, Unbekannte von ihnen Kenntnis erlangen oder Daten aufgrund unzureichender Datensicherung verlorengehen. Zur Sicherung der Daten ist mindestens quartalsweise eine Speicherung auf einem externen Datenträger vorzunehmen. Die Sicherungen sind verschlossen aufzubewahren und gegen unrechtmäßigen Zugriff zu schützen. 6 Löschen / Vernichtung von Daten Widerspricht ein Betroffener der Speicherung nützlicher Daten, die nicht satzungsrelevant sind, so sind diese Daten zu löschen bzw. zu vernichten.. 1 Soweit keine anderweitige Regelung getroffen wurde, ist der Verein berechtigt, Daten seiner Mitglieder auf unbeschränkte Zeit zu speichern. Widerspricht ein Mitglied dieser Datenspeicherung, so sind seine Daten nach einem Zeitraum von 10 Jahren nach der schriftlichen Austrittserklärung zu anonymisieren.. 1 Daten, welche in Papierform übermittelt wurden, sind zu maximal 5 mm breiten Partikelstreifen zu zerkleinern. Magnetische Datenträger sind im Falle ihrer Weiterveräußerung mindestens 10fach zu formatieren und anschließend jeweils vollständig mit nicht-sinnvollen Daten zu überschreiben. Zur Verschrottung bestimmte magnetische Datenträger sind durch Magnetfeldeinfluss unbrauchbar zu machen oder gemäß Satz 1 zu vernichten. 4 Optische und magnetooptische wiederbeschreibbare Datenträger sind zu formatieren. 5 Optische und magnetootische nichtwiederbeschreibbare Datenträger sind zu zerkleinern. 6 Wiederbeschreibbare Halbleiterspeicher sind mit nicht-sinnvollen Daten zu überschreiben. 7 Verwendung von Medienmaterial Der DLRG Bezirk Zittau ist berechtigt, im Zusammenhang mit dem satzungsgemäßen Vereinszweck stehendes Medienmaterial (Bilder, Filme, Publikationen) zu erstellen, zu speichern, und für Publikationen zu verwenden. Dabei liegt das Urheber- und Nutzungsrecht allein beim Verein. Der Verein kann das Nutzungsrecht im Sinne der Erstellung von Publikationen eingeschränkt an Dritte übertragen (Anhang 4). 4 Soweit nicht anders festgelegt, bedarf es hierzu der Schriftform.. 1 Sofern bei Veranstaltungen des DLRG Bezirkes Medienmaterial von Personen erstellt werden, welche nicht dem Verein angehören, sind diese verpflichtet, das Einverständnis zur Nutzung dieser Materialien vom Verein und den Betroffenen einzuholen. Geschieht dies nicht, ist der Verein berechtigt, strafrechtlich gegen diese Personen vorzugehen

5 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Weiteres hierzu regeln das BDSG sowie der Mediendienste-Staatsvertrag und das Teledienstgesetz in ihren jeweils aktuellen Fassungen. 8 Besondere Umstände Die Einwilligung zu den -5 bedarf der Schriftform nicht, wenn wegen bestimmter besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Besondere Umstände können sein: - Einsätze - Straftaten - Ehrungen. 1 Die Übermittlung von Daten an die Dachorganisationen des DLRG Bezirkes Zittau ist dann zulässig, wenn dies zur Wahrung deren Interessen im Sinne der Satzung notwendig ist. 9 Zuständigkeiten Im DLRG Bezirk Zittau sind grundsätzlich nur die Mitglieder des Vorstandes zur Nutzung von personenbezogenen Daten im Sinne Ihres Verantwortungsbereiches berechtigt. Für sie gelten die Regelungen des 4 Abs. 4 Satz dieser Ordnung nicht.. 1 Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist ein EDV- Verantwortlicher zu bestellen, der die Ordnungsmäßigkeit gemäß 5 dieser Ordnung sicherstellt.. 1 Für die Nutzung von personenbezogenen Daten im Internet ist ein Internet- Verantwortlicher zu bestellen, der die Ordnungsmäßigkeit gemäß dieser Ordnung sicherstellt. Er ist dem EDV-Verantwortlichen zu unterstellen Personen, die mit der Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung personenbezogener Daten betraut sind, sind auf das Datengeheimnis gemäß Anhang 5 dieser Ordnung zu verpflichten. 10 Änderungen, Inkrafttreten Diese Datenschutzordnung gilt vorbehaltlich aller Änderungen. Sie kann nur durch Beschluss des Vorstandes des DLRG Bezirkes Zittau geändert werden.. 1 Diese Datenschutzordnung tritt zum in Kraft. Sie wurde zuletzt geändert am Die Änderung löst alle bisherigen Datenschutzordnungen des DLRG Bezirkes Zittau ab. David Kupke Vereinsvorsitzender - 5 -

6 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Anhang 1: Einwilligungserklärung für die Erhebung weiterer Mitgliederdaten des DLRG Bezirkes Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass gemäß der Datenschutzordnung des DLRG Bezirkes Zittau ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Zittau, den Einwilligender (bei Minderjährigen Unterschrift des Erziehungsberechtigten) (Siegel) Vereinsvertreter - 6 -

7 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Anhang : Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Mitgliederdaten des DLRG Bezirkes Zittau im Internet Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass gemäß der Datenschutzordnung des DLRG Bezirkes Zittau ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Mitgliederdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt das Vereinsmitglied die Risiken für eine eventuelle Persönlichkeitsrechtsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass: die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen, die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Zittau, den Einwilligender (bei Minderjährigen Unterschrift des Erziehungsberechtigten) (Siegel) Vereinsvertreter - 7 -

8 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Anhang : Verpflichtungserklärung für die Nutzung von Daten des DLRG Bezirkes Der Empfänger verpflichtet sich, die geltenden gesetzlichen Bestimmungen für den Datenschutz gemäß Bundesdatenschutzgesetz, Mediendienste- Staatsvertrag und Teledienstgesetz sowie die durch die Datenschutzordnung des DLRG Bezirkes Zittau geltenden Bestimmungen einzuhalten. Die zur Verfügung gestellten Daten dürfen ausschließlich für folgenden Zweck verwendet werden: Die zur Verfügung gestellten Daten sind nach Erlöschen des oben angeführten Verwendungszweckes gemäß 6 der Datenschutzordnung des DLRG Bezirkes Zittau zu vernichten oder zurückzugeben. Der DLRG Bezirk Zittau weist darauf hin, dass Zuwiderhandlungen mit Geld- oder Freiheitsstrafen geahndet werden können. Zittau, den (Firmenstempel) Empfänger (Siegel) Vereinsvertreter - 8 -

9 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Anhang 4: Übertragung des Rechtes zur Nutzung von Medienmaterial des DLRG Bezirkes Der Empfänger verpflichtet sich, die geltenden gesetzlichen Bestimmungen für den Datenschutz gemäß Bundesdatenschutzgesetz, Mediendienste- Staatsvertrag und Teledienstgesetz sowie die durch die Datenschutzordnung des DLRG Bezirkes Zittau geltenden Bestimmungen einzuhalten. Die zur Verfügung gestellten Daten dürfen ausschließlich für folgenden Zweck verwendet werden: Die zur Verfügung gestellten Daten dürfen ausschließlich im folgenden Zeitraum verwendet werden: Die zur Verfügung gestellten Daten sind nach Erlöschen des oben angeführten Verwendungszweckes gemäß 6 der Datenschutzordnung des DLRG Bezirkes Zittau zurückzugeben. Der DLRG Bezirk Zittau weist darauf hin, dass Zuwiderhandlungen mit Geld- oder Freiheitsstrafen geahndet werden können. Zittau, den (Firmenstempel) Empfänger (Siegel) Vereinsvertreter - 9 -

10 DLRG Bezirk Zittau Datenschutzordnung Stand: Anhang 5: Verpflichtung auf das Datengeheimnis wurde heute auf die Wahrung des Datengeheimnisses gemäß der Datenschutzordnung des DLRG Bezirkes Zittau verpflichtet, darauf hingewiesen, dass es untersagt ist, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen und dass diese Pflichten auch nach Beendigung der Tätigkeit fortbestehen, darüber belehrt, dass Verstöße gegen das Datengeheimnis gegebenenfalls nach 4 BDSG und anderen einschlägigen Rechtsvorschriften mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden können. Eine Verletzung des Datengeheimnisses wird in den meisten Fällen gleichzeitig einen Verstoß gegen die Schweigepflicht darstellen, auch kann in ihr zugleich eine Verletzung spezieller Geheimhaltungspflichten liegen; darüber belehrt, dass nach dem Erlöschen des Nutzungszweckes erhaltene Unterlagen zurückzugeben und personenbezogene Daten zu vernichten sind Der Empfang einer Kopie dieser Niederschrift wird bestätigt: Zittau, den Verpflichteter (Siegel) Vereinsvertreter

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