Mitarbeiter motivieren Lust und Unlust im Arbeitsalltag

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1 Personalmanagement Tipp Mitarbeiter motivieren Lust und Unlust im Arbeitsalltag Kompetenz im Handwerk

2 Mitarbeiter motivieren Lust und Unlust im Arbeitsalltag Motivierte Mitarbeiter handeln im Sinne des Unternehmens, bringen sich ein und steigern das Leistungsniveau. Sie sind Leistungs- und Imageträger für den Betrieb. Niemand möchte auf sie verzichten. Doch wo finden Sie diese Mitarbeiter? Wie wecken Sie die Lust an Leistung? Motivation ist Chefsache! Schaffen Sie die Voraussetzungen, damit sich Ihre Mitarbeiter täglich neu motivieren! Wie entsteht Motivation? Motivation ist die Lust, etwas zu tun. Dabei entsteht die Motivation aus Bedürfnissen. Obwohl sie bei jedem Ihrer Mitarbeiter sicher sehr unterschiedlich sind, lassen sie sich in verschiedene Kategorien einteilen. Welche Bedeutung diese Bedürfnisse haben und wie diese Bedürfnisse befriedigt werden können, sehen Sie im Merkkasten. Grundsätzlich gilt: Mitarbeiter motivieren sich zur Arbeit, wenn sie dadurch ihre Bedürfnisse erfüllen können. Bedürfnisse nach A. Maslow Laut dem Psychologen Abraham Maslow werden die Bedürfnisse nacheinander wirksam. (In unserem Kasten von unten nach oben gesehen). Seiner Meinung nach müssen erst die Bedürfnisse der unteren Ebene erfüllt sein, bevor die nächste Kategorie wirksam wird. Erfüllte Bedürfnisse verlieren demnach an Motivationskraft. Andere Forscher haben aber auch bewiesen, dass durchaus Bedürfnisse verschiedener Kategorien gleichzeitig motivieren können. Bedürfniskategorie bedeutet: Beispiel nach Maslow Bedürfnis nach Streben nach persönlicher Interessante Arbeit, Freiräume Selbstverwirklichung Erfüllung; hohes Maß an für Kreativität, Selbstständigkeit Identifikation in der Erfüllung der Aufgaben Wertschätzungs- Streben nach Anerkennung Lob und Anerkennung der bedürfnisse (materiell z.b. in Form von Sta- Leistung, berufliche tus; immateriell z.b. in Form von Perspektiven, Statussymbole persönlicher Wertschätzung) Soziale Streben nach menschlichem Gespräche, gutes Betriebs- Bedürfnisse Kontakt und nach Akzeptanz, klima, Miteinander / Teamwork Zusammengehörigkeit Gruppenzugehörigkeit Sicherheits- Streben, die Existenz Sicherheit des Arbeitsplatzes, bedürfnisse langfristig abzusichern soziale Sicherung (Vorsorge), Unfall- und Arbeitsschutz, fachliche Kompetenz zur Absicherung im Beruf Grundbedürfnisse Streben, die Existenz aufrecht- Nahrung, Kleidung, Wohnung zuerhalten; überleben 2...

3 Für Sie als Unternehmer ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu kennen. Nutzen Sie die Gespräche mit Ihren Mitarbeitern, diese herauszufinden! Beispiel: Ein Mitarbeiter eines Sanitär-Heizung- Klima-Betriebs hat eine Familie gegründet und den Bau eines Einfamilienhauses in Angriff genommen. Seine Bedürfnisse bestehen in der Existenzsicherung seiner Familie. Dies äußert sich darin, dass seine Motive darauf gerichtet sind, mit tragbaren finanziellen Belastungen und durch Eigenleistungen sein Bauprojekt zu verwirklichen. Sein Verhalten im Betrieb, die Gespräche, die er mit Kollegen führt, lassen diese Motivation deutlich werden. Wie kann er nun im Sinne der betrieblichen Ziele motiviert werden? Ihm eine mehrtägige Weiterbildungsveranstaltung anzubieten, wäre beispielsweise erst dann sinnvoll, wenn er den Kopf wieder frei hat. Wirkungsvoller wäre es, ihm Aufga-ben mit Zusatzvergütung (Prämien) zu geben, eine Flexibilisierung seiner Ar-beitszeit während der Bauphase zu ermög-lichen oder ihm zu gestatten, Werkzeuge oder Fahrzeuge des Betriebs für private Zwecke auszuleihen. Wie entsteht Arbeitsunlust? Unlust ist das natürliche Gegenteil von Lust und daher zeitweise auch ganz normal. Grundsätzlich hat jedoch jeder Mensch Lust, etwas Sinnvolles zu tun. Sollten Ihre Mitarbeiter überwiegend demotiviert sein, könnte das an folgenden Ursachen liegen: Innerbetriebliche Ursachen, die Sie ändern können: Über- oder Unterforderung Angst und Unsicherheit Mangelnde Wertschätzung durch Mitmenschen Krankheit Gesellschaftliche Situationen, die Sie nicht direkt ändern können: Unzufriedenheit mit den privaten Lebensbedingungen Allg. Rezession und Verschlechterung der Lebenslage Mangelnde Anerkennung des Gewerks in der Öffentlichkeit Gehäufte Beschwerden über bestimmte Mitarbeiter, ein hoher Krankenstand, unbegründete Fehlzeiten und schlechte Arbeitsorganisation sind echte Anzeichen für bestehende Probleme. Ignorieren Sie diese Probleme nicht! Finden Sie heraus, ob es sich nur um kleinere und kurzfristige Probleme handelt (die sich entweder von alleine oder durch ein klärendes Gespräch lösen) oder ob es sich um andauernde Probleme handelt, die bis hin zur inneren Kündigung Ihrer Mitarbeiter führen können. Gehen Sie diese Probleme bewusst gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern an! Denn erst, wenn Demotivation beseitigt ist, können Sie ein wirkungsvolles motivierendes Arbeitsumfeld schaffen! Motivation als Chefaufgabe Menschen werden motiviert durch: die Dinge selbst (... die Arbeitsaufgabe, das Hobby), Anreize (Belohnungen), die mit der Erfüllung von Aufgaben verbunden sind (... Lohn, Anerkennung) und manchmal auch durch die Angst vor Konsequenzen, die die Nichterfüllung einer Aufgabe mit sich bringt. Motivation über Androhung von Strafe und Sanktionen ist jedoch Augenwischerei und führt langfristig zu Frustration und Widerstand.... 3

4 Einige der wichtigsten Motivationsinstrumente sind: Anerkennung Mitarbeitergespräche Zielvereinbarung Delegation Teamtreffen Leistungsgerechte Entlohnung und Mitarbeiterbeteiligung Prestigeobjekte und Statussymbole Anerkennung: Persönliche Bestätigung und Anerkennung von gut geleisteter Arbeit steht ganz oben auf der Wunschliste der Mitarbeiter. Wer gut arbeitet, möchte auch erfahren, dass andere das wahrnehmen. Ein Schulterklopfen, ein anerkennendes Nicken und erst recht ein ausgesprochenes Lob kosten nichts und bewirken viel. Prinzipiell und persönlich Anerkennung auszusprechen, wenn etwas außergewöhnlich gut gelaufen ist, wirkt langfristig in höherem Maße leistungssteigernd und leistungserhaltend als regelmäßige Gehaltserhöhungen! Anerkennung kann man auf vielfältige Art und Weise ausdrücken: sprachlich oder nicht-sprachlich (Lächeln, Nicken, Schulterklopfen), unter vier Augen oder vor der Gruppe, immateriell oder durch materielle Belohnungen (Sonderzahlungen, Vergünstigungen, Aufmerksamkeiten). Wichtig ist, dass nicht allein der Wert dieser Belohnung die Motivation fördert, sondern die Tatsache, dass es zum guten Ton des Chefs gehört, bei gegebenem Anlass Anerkennung zu zeigen. Zeigen Sie darüber hinaus auch Anerkennung für das ganze Team! Nicht alltägliche Betriebsausflüge, Aufmerksamkeiten zu bestimmten Festlichkeiten und eine entspannte Arbeitsatmosphäre schweißen Ihre Mitarbeiter fest an das Unternehmen. Mitarbeitergespräche: Mitarbeitergespräche sollten eine feste Einrichtung im Betrieb sein. Sie finden vorbereitet und strukturiert, regelmäßig, in festgelegten - verlässlichen - Zeitabständen und in störungsfreier Atmosphäre statt und sind in mehrfacher Hinsicht Fördergespräche: Sie bieten dem Unternehmer die Möglichkeit, Arbeitsleistungen zu beurteilen und Rückmeldung dazu zu geben, inwieweit die Leistung des Mitarbeiters zur Gesamtleistung im Betrieb beiträgt (Anerkennung bzw. Kritik). Hier bietet sich die Gelegenheit, Stärken und Schwächen zur Diskussion zu stellen, neue Arbeitsziele zu vereinbaren und dem Mitarbeiter Perspektiven aufzuzeigen. Durch das Gespräch kann sich jeder Mitarbeiter eine konkrete Vorstellung über die von ihm erwartete Leistung, aber auch über seine bisher erreichte Stellung im Unternehmen machen. Bei gemeinsamer Planung von Fördermaßnahmen (z.b. die Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen oder die Übernahme neuer Arbeitsgebiete) kann gezielt auf die Wünsche und Möglichkeiten des einzelnen Mitarbeiters eingegangen werden. Die Identifikation des Mitarbeiters mit diesen Maßnahmen steigt, da er an der Entscheidung mitgewirkt hat. Daneben hat ein solches Gespräch auch die Aufgabe, eventuelle Spannungen - vielleicht sogar zwischen Unternehmer und Mitarbeiter - zu beseitigen und so die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern. Zielvereinbarungen: Grundlage der Arbeit sind Unternehmensund Arbeitsziele. Damit Ziele motivierend wirken, müssen sie 4...

5 messbar und damit kontrollierbar, realistisch und erreichbar, herausfordernd, dabei aber flexibel, klar, verständlich, nachvollziehbar sowie gemeinsam vereinbart sein. Zielvereinbarung bedeutet, Ziele mit Mitarbeitern gemeinsam abzusprechen undfestzulegen anstatt sie ihnen auf s Auge zu drücken. Die persönliche Zielsetzung erfolgt in Abstimmung mit den Unternehmenszielen. Durch die Zielvereinbarung im Mitarbeitergespräch werden diese besser vermittelt und daher von den Mitarbeitern eher akzeptiert. Realistische, aber trotzdem mit Anstrengungen erreichbare Ziele fordern, fördern und motivieren den Mitarbeiter. Zielvereinbarungen werden im Mitarbeitergespräch getroffen. Im nächsten Gespräch wird dann die Zielerreichung überprüft und Abweichungen (positiv wie auch negativ) gemeinsam erörtert. Langfristige Ziele sollten in Meilensteine untergliedert werden, damit Teilerfolge erreichbar sind und motivierend wirken. Nichts ist befriedigender, als ein erreichtes Teilziel abhaken zu können! Mitarbeiter, die an der Festlegung ihrer Arbeitsziele mitwirken, sind also motivierter, weil diese eher mit ihren persönlichen Zielen übereinstimmen, als das bei vorgegebenen Zielen der Fall ist. Der Wille und das Engagement zur Erreichung der Ziele sind hoch. Erreichte Ziele werden zu persönlichen Erfolgserlebnissen. Als solche müssen sie auch vom Unternehmer erkannt und gewürdigt werden. Delegation: Unter Delegation versteht man die Übertragung von Aufgaben inklusive Befugnissen und Verantwortung an direkt unterstellte Mitarbeiter. Delegation heißt für Sie als Unternehmer Freimachen für das Wesentliche und ist damit ein Prinzip der Arbeitsteilung. Regeln für die Delegierbarkeit von Aufgaben: Aufgaben sachlich-technischer Art sind weitgehend delegierbar, wenn bei Mitarbeitern die erforderliche Fachkompetenz vorhanden ist. Aufgaben der Personalführung sind nicht delegierbar. Je weitreichender die Auswirkungen einer Entscheidung sind, desto weniger geeignet ist die Aufgabe für Delegation. Aufgaben, die für Sie als Unternehmer in die Kategorie Routine fallen, sind insofern zu delegieren, als dass sie für Ihre Mitarbeiter zu den wichtigen Aufgaben zählen. Die unmittelbare Verantwortung gegenüber der Führungskraft trägt der Mitarbeiter, an den eine Aufgabe delegiert wurde. Die Verantwortung gegenüber Dritten (z.b. Kunden) trägt jedoch der Vorgesetzte, der die Entscheidung zur Delegation getroffen hat.... 5

6 Delegation ist Ausdruck von Vertrauen in die Fähigkeiten des Mitarbeiters. Vertrauen schafft Motivation. Sie fordern und fördern eigenverantwortliches Arbeiten der Mitarbeiter. Teamtreffen: Teamtreffen sind Bestandteil einer Führungskultur, die die Mitarbeiter als Partner des Unternehmers versteht. Sie dienen dem Informationsaustausch, verbessern Abläufe und Zusammenarbeit im Unternehmen und sind darüber hinaus vor allem Ausdruck dafür, dass Mitarbeiter mit ihren Potenzialen, ihren Erfahrungen und Anregungen ernst genommen werden. Solche Besprechungen sollten am besten an festen Wochentagen und zu festen Zeiten stattfinden. Hier treffen sich regelmäßig die Mitglieder von Arbeitsgruppen (z.b. alle Projektleiter, alle Mitarbeiter einer Baustelle, bei kleineren Unternehmen alle Mitarbeiter). Es geht um den Austausch von Informationen über aktuelle Arbeiten, wichtige Ziele und Strategien des Unternehmens, die Verteilung von Aufgaben und das Festlegen von Verantwortlichkeiten. Ebenso ist hier Raum für Berichte, Fragen, Anregungen und Kritik der Mitarbeiter. Informiert und gefragt zu werden, an Entscheidungen mitwirken zu können ist motivationssteigernd. Qualität im Handwerksbetrieb meint auch die Qualität des Informationsaustauschs! Leistungsgerechte Entlohnung und Mitarbeiterbeteiligung: Ein (angemessenes) Gehalt ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses zum Mitarbeiter und führt allein noch nicht direkt und andauernd zur Motivation. Bezeichnenderweise wirkt dieser Faktor dahingehend, dass Mitarbeiter allenfalls nicht unzufrieden werden. Zahlreiche Untersuchungen zu den Bedürfnissen von Mitarbeitern haben ergeben, dass Entgelt nicht die Wunschliste anführt. Damit die Entlohnung zum motivierenden Faktor werden kann, sollte sie an die Leistung jedes Mitarbeiters gekoppelt werden. Mitarbeiter müssen wahrnehmen können, dass Leistung sich bezahlt macht. Prestigeobjekte und Statussymbole: Auch Prestigeobjekte haben eine - wenn auch oft kurzfristige - motivierende Wirkung und können die Verbundenheit mit dem Unternehmen erhöhen. Zu den typischen Prestigeobjekten gehören Büroausstattung, Visitenkarten mit Positionsbezeichnungen, Handy, Dienstwagen (mit privater Nutzung), ein besonders guter Firmenparkplatz oder prestigeträchtige Geschenke zu Geburtstagen und ähnlichen Anlässen. Damit dadurch nicht der Eindruck einer Bevorzugung entsteht, der Neid, Ungerechtigkeitsempfinden und damit Störungen im Betriebsklima hervorruft, sollte Chancengleichheit bestehen und die Vergabe solcher Prestigeobjekte an klare und allen bekannte Maßstäbe gebunden sein. Mitarbeiter sind individuelle Persönlichkeiten, die sich in unterschiedlichen Lebenssituationen befinden. Daher sind Motivationsinstrumente nicht pauschal, sondern nur individuell einsetzbar. Was den einen anstachelt, lässt den anderen kalt. Es gehört zu Ihrer Führungsaufgabe, herauszufinden welche Bedürfnisse und persönlichen Ziele Ihr Mitarbeiter hat, damit Sie das für ihn passende Instrument einsetzen können. 6...

7 Checkliste zur Motivation von Mitarbeitern: Name des Mitarbeiters Bedürfnisse und Dinge, Was kann und möchte die ihn motivieren: ich im nächsten Jahr umsetzen: Helmut Wiesner Zeigen, dass er etwas kann, Stärkere Delegation von Aufgaben Firmenausstattung auch privat (und öffentliche Anerkennung) benutzen (und zeigen) zu dürfen Darf Dienstfahrzeug auch privat benutzen Checkliste zum Einsatz von Motivationsinstrumenten Motivationsintrument Wird bei uns bereits Können wir einsetzen angewendet unter der Bedingung, dass: Anerkennung Mitarbeitergespräche Zielvereinbarungen Delegation Teamtreffen Leistungsgerechte Entlohnung Statussymbole Andere Instrumente... 7

8 I M P R E S S U M Herausgeber: Management-Center Handwerk (MCH) der Landes-Gewerbeförderungsstelle des NRW Handwerks (LGH) Tel: Fax: Geschäftsführer: Dipl.-Volkswirt Reiner Nolten Redaktion: Claudia Stemick M.A. Autor: Dipl.-Kffr. Anne Seela Produktion: Wohlfeld und Wirtz, Duisburg Project Fotos Stand: März 2002 Das Projekt ist finanziert mit Mitteln der Europäischen Union (EFRE) und des Landes NRW.