Duisburg, im Oktober Vereinsrundschreiben Sehr geehrte Vereinsmanager/-innen,

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1 Duisburg, im Oktober 2011 Vereinsrundschreiben 2012 Sehr geehrte Vereinsmanager/-innen, heute erhalten Sie das Vereinsrundschreiben 2012, das Sie über einige wichtige Neuerungen informiert. Bitte nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, dieses Rundschreiben zu lesen. Es erleichtert Ihnen die Arbeit bei der Bearbeitung der Meldung und hilft ebenso, Verzögerungen bei der Abarbeitung in der Geschäftsstelle zu vermeiden. Wiederum erhalten Sie überarbeitete Unterlagen für das Jahr Bitte beachten Sie, dass vorhergehende Versionen ihre Gültigkeit verlieren und nicht mehr bearbeitet werden können. Wie immer haben Sie die Möglichkeit, sich alle Formulare, die Sie in der Zusammenarbeit mit uns benötigen, auf unserer Internetseite herunter zu laden. Am besten Sie löschen direkt die Vorgängerversionen, damit es nicht zu Verwechselungen kommt. Hier nun die wichtigsten Neuheiten 2012: 1. Anschrift und Erreichbarkeit 2. Bestellformular 3. Namensliste 4. Zahlungsverkehr 5. Lizenzanträge 6. CTF-Wertungskarte 7. Gebührenübersicht 8. Datenblatt 1. Anschrift und Erreichbarkeit Wie Ihnen bekannt ist, ist die Geschäftsstelle des Radsportverbandes NRW zum nach Duisburg umgezogen. Die neue Anschrift lautet:

2 Radsportverband Nordrhein-Westfalen e. V. Sportschule Wedau Friedrich-Alfred-Straße Duisburg Nur wenn Sie die Anschrift in der o. g. Form angegeben ist gewährleistet, dass uns Ihre Post zeitnah erreicht. Sollten Sie eine andere Anschriftenart verwenden, ist aufgrund der zahlreichen Verbände in Wedau eine sofortige Zuordnung nur schwer möglich. Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch telefonisch von Montag bis Mittwoch von bis Uhr und am Donnerstag von bis Uhr. In der Zeit von Dezember bis März erreichen uns aber so viele Anrufe, dass wir nicht jeden Anruf annehmen können. Wir bitten hierfür um Verständnis. Vom bis bleiben die Sportschule Wedau - und somit auch die Geschäftsstelle geschlossen. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir zu dem o. g. Zeitraum nicht erreichbar sein werden. Auf die Schließung der Sportschule haben wir keinen Einfluss. Ab dem ist unser Büro wieder besetzt. Innerhalb der Geschäftsstelle sind die Aufgabenfelder wie folgt aufgeteilt: Stefan Rosiejak (02 03) Leitung der Geschäftsstelle - Rennsport- und Hallenradsportangelegenheiten - Vereinsaufnahmen - Vereinswechselangelegenheiten - Versicherungsangelegenheiten - LSB-Angelegenheiten - Antidopingfragen Uwe Richert (02 03) Breitensportangelegenheiten - Deutsches Radsportabzeichen - Mitgliederangelegenheiten - Bestellwesen - Rechnungsangelegenheiten Gerne nehmen wir Ihre Bestellungen auch als entgegen, sofern keine Lizenzanträge betroffen sind. Bitte senden Sie die Bestellungen an die adresse info@radsportverband-nrw.de. Um Verwechselungen und zusätzliche Kosten zu vermeiden, wollen Sie bitte nicht die gleichen

3 Vorgänge per Post und senden. Auch bitten wir Sie, nur komplette Vorgänge zu senden, da wir Ihnen anderenfalls die Vorgänge wieder zurück senden müssen. 2. Bestellformular Die Mitgliederversammlung 2011 hat beschlossen, nur noch Bruttopreise im Gebührenkatalog auszuweisen. Daher entfällt die Spalte für die Steuer. In elektronischer Form ist das Formular wieder selbstrechnend, so dass es bei der Addition nicht zu Fehlern kommen kann. In der Abrechnung ist die Steuer selbstverständlich ausgewiesen. Es entfällt die Angabe des Ansprechpartners, es wird nur noch eine Lieferanschrift angegeben. Bitte geben Sie hier die gültige Anschrift an, an die die Lieferungen erfolgen sollen. 3. Namensliste Die Namensliste wollen Sie bitte überprüfen und ggf. ausgetretene Mitglieder streichen. Anschriften werden seit 2010 aufgrund der Intervention eines unserer Mitgliedervereine beim Datenschutzbeauftragten des Landes NRW nicht mehr geführt und werden daher nicht mehr benötigt (außer Lizenzanträge). Neue Mitglieder wollen Sie bitte auf dem Ihnen übersandten Blankoformular Neuaufnahmen Ergänzungen vermerken. 4. Zahlungsverkehr Seit 2009 ist im Radsportverband NRW der bargeldlose Zahlungsverkehr eingeführt. Bitte warten Sie in jedem Fall die Rechnung ab und überweisen Sie keine Beträge vorab. Bei der Überweisung müssen Sie nur die auf der Rechnung angegebene Vorgangsnummer als Verwendungszweck angeben. Mehr ist nicht nötig, da die Kontoauszüge automatisch eingelesen werden es wird also erheblich einfacher für Sie und uns. Sollten Sie das Lastschriftverfahren mit uns vereinbart haben, brauchen Sie sich um nichts kümmern. Sollten Sie bei der Prüfung der Rechnung Abweichungen zu Ihrer Bestellung feststellen, lassen Sie es uns bitte wissen. Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich können allerdings immer einmal auftreten. Auch hier finden wir eine Lösung. Falls Sie nicht am Lastschriftverfahren teilnehmen, erbitten wir eine Zahlung innerhalb von 14 Tagen. Sollten wir danach keinen Zahlungseingang feststellen, erhalten Sie eine Erinnerung. Nach weiteren 14 Tagen ohne Ausgleich müssen wir Ihnen dann leider eine Mahnung

4 übersenden, die mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Bitte achten Sie daher in eigenem Interesse auf die Zahlungsfrist. Noch eine Bitte: Für die Zahlung von Gebühren für den Vereinswechsel ist immer der Sportler verantwortlich. Daher bitten wir Sie, niemals Vereinswechselgebühren oder Gebühren für die Anmeldung von Veranstaltungen bei Ihren Überweisungen beizufügen. Hier muss eine gesonderte Zahlung erfolgen, da die Beträge sonst nicht zugeordnet werden können. Für die Gebühren zur Durchführung von Veranstaltungen, die dem Radsportverband NRW zustehen, erhalten Sie eine Rechnung. Also auch hier bitte nicht vorab überweisen. Veranstaltergebühren für Breitensportveranstaltungen werden grundsätzlich vom BDR erhoben und müssen auch dorthin überwiesen werden. 5. Lizenzanträge Aufgrund einer Forderung des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB), muss jedem Antrag eine Schiedsvereinbarung beigefügt werden. Eine passende Anzahl finden Sie in Ihren Unterlagen. Die Schiedsvereinbarung muss in jedem Fall vom Antragsteller unterschrieben werden (bei Minderjährigen zusätzlich der gesetzliche Vertreter). Ohne die Schiedsvereinbarung kann eine Bearbeitung der Lizenz in keinem Fall erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die Vereinbarung jedem Antrag beizufügen ist (auch im Hallenradsport, für Funktionäre, Betreuer, Kommissäre, etc.). Lassen Sie bitte von den Antragstellern überprüfen, ob die Anschrift, das Lichtbild und ggf. die Bescheinigung für die Sportlichen Leiter noch gültig sind. Dies ist auf dem Antrag vermerkt und die Jahreszahlen sind farblich markiert. Bei Nachwuchssportlern bis zum Geburtsjahr 1994 einschließlich und bei der Erstbeantragung sowie bei Sportlern der Masters-Kategorie ab Geburtsjahr 1951 ist jährlich der Nachweis eines ärztlichen Attestes notwendig. Zum Zeitpunkt des Antragseinganges in der Geschäftsstelle darf das Attest nicht älter als 120 Tage sein (bitte verwenden Sie hierzu das Feld auf der Rückseite des Antrages). Bitte vergessen Sie nicht, dass der Antragsteller und der Verantwortliche des Vereins den Antrag unterschreiben müssen, ggf. auch der Erziehungsberechtigte. Die Unterschrift des Sportlers ist in jedem Fall notwendig, auch bei Minderjährigen.

5 6. CTF-Wertungskarten CTF-Wertungskarten können ab sofort nur noch über die Geschäftsstelle bestellt werden und sind zur Auswertung nur gültig, wenn eine (rote) RTF- Wertungskarte beiliegt. Familienmitglieder können keine CTF- Wertungskarte lösen. Die CTF-Wertungskarten sind nur für Veranstaltungen in NRW gültig. 7. Gebührenübersicht Die beigefügte Gebührenübersicht ist von der Mitgliederversammlung 2011 beschlossen wurden und somit für die Beiträge und Gebühren 2012 gültig. Es werden nur noch Gebühren und Preise inklusive der Mehrwertsteuer angegeben. Alle anderen Preise und Gebühren verlieren damit ihre Gültigkeit. 8. Datenblatt Immer häufiger erreichen uns Fragen zu den Angeboten unserer Mitgliedsvereine. Um daher Interessierte an den richtigen Verein zu verweisen, bitten wir Sie, beigefügtes Datenblatt auszufüllen und Ihrer Bestellung beizulegen. Dies waren zusammengefasst die wichtigsten Neuerungen. Weitere Informationen können Sie auch dem Stichwortverzeichnis entnehmen, das ebenso beigefügt wurde. Gerne helfen wir Ihnen auch persönlich weiter. Wir bedanken uns für die Zusammenarbeit in der abgelaufenen Saison und wünschen Ihnen und Ihren Mitgliedern ein unfallfreies, erfolgreiches Jahr 2012! Viele Grüße aus Duisburg Radsportverband NRW e. V. Geschäftsstelle Stefan Rosiejak Geschäftsstellenleiter Uwe Richert