Mitarbeitergespräch im Amtsgericht - 7 Schritte

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1 Mitarbeitergespräch im Amtsgericht - 7 Schritte Wie Sie Ihre Serviceeinheiten zu Eigeninitiative motivieren busmann training - Johanna Busmann

2 Sie sind Herr Meier, Aufsicht führender Richter am Amtsgericht Nirwana und dort in der Verwaltung als Führungskraft (richterlicher Gruppenleiter) tätig. Sie sollen einen Beurteilungsbeitrag für die dienstliche Beurteilung der Frau Schulze (Regelbeurteilung) erstellen und führen mit Ihr ein Mitarbeitergespräch. Frau Schulze ist Beamtin des mittleren Dienstes und in Ihrer Serviceeinheit tätig. (Ob die beschriebene Führungsstruktur und die hier erörterten Leistungskriterien für alle Amtsgerichte realistisch sind, mag dahinstehen. Hier geht es ausschließlich darum, die typischen Phasen und Werkzeuge eines Mitarbeitergesprächs an einem Beispiel aus dem Alltagsumfeld von Richterinnen und Richtern darzustellen.) Mitarbeitergespräch im Amtsgericht - 7 Schritte I. Begrüßung Wie geht es Ihnen heute, Frau Schulze? Na ja. Ich bin natürlich ein bisschen nervös und weiß nicht genau, was mich hier erwartet. Es besteht kein Grund zur Unruhe. Wir haben ausreichend Zeit für dieses Gespräch. Frau Schulze, wir haben diesen Termin ja vor 14 Tagen verabredet und Sie haben sicher die Zeit gut genutzt. Wie war denn die Vorbereitung? Befürchtung und Ängste werden aufgegriffen und bearbeitet, um sie zu drehen. Das Gefühl von Zeitdruck steigert die Nervosität beim Mitarbeiter und führt letztlich zu der fast panischen Angst, etwas Wichtiges zu vergessen. Angst hemmt das Denken. Die Herausstellung der ausreichenden Zeit unterstreicht die Wichtigkeit des Gesprächs und die Wertschätzung des Mitarbeiters; zwei wichtige Motivationsfaktoren Ganz gut. Ich wusste ja, worauf ich achten musste. II. Gespräch strukturieren Gut, Frau Schulze, ich schlage vor wir sprechen zu Beginn die Kriterien für die Beurteilung durch, blicken dann auf ihre berufliche Zukunft, welche Entwicklungsmöglichkeiten sich dort bieten. Anschließend bitte ich Sie um eine 2

3 Beurteilung meiner Arbeit und am Ende fassen wir alles noch mal zusammen. Einverstanden? Die Gesprächsinhalte sind der Mitarbeiterin schon bei der Terminvereinbarung mitgeteilt worden. Die Führungskraft gibt Struktur und Ablauf als Orientierung vor III. Stärken- und Schwächen / Einschätzung und feed-back Frau Schulze, wo sehen Sie Ihre Stärken? Der Richter wählt hier bewusst eine sehr allgemeine, offene Frage damit die Mitarbeiterin von Anfang an, denn längeren Redepart erhält. Auch kann sie mit ihren Erfolgen beginnen und so voller Selbstvertrauen starten. Die Selbsteinschätzung der Mitarbeiterin verhindert das der Vorgesetzte mit einem Pauschalurteil beginnt. Ich habe mich inzwischen gut in die ganzheitliche Sachbearbeitung in der Serviceeinheit eingearbeitet. Vieles erledige ich selbständig, ohne Ihnen immer für Kleinigkeiten die Akten vor zu legen. Zum Beispiel bei Rückbriefen kläre ich das schon selbst; Jugendamtsberichte schicke ich von mir aus an die Parteien, notwendige Kopien mache ich von mir aus. Dadurch wird der Aktenumlauf verringert und unsere Abteilung ist auf dem aktuellen Stand. Die durchschnittlichen Erledigungszeiten liegen mit 1 2 Tagen weit unter denen der anderen Abteilungen. Die Mitarbeiterin kann ihre Erfolge mit konkreten Zahlen belegen. Ein Beweis für ihre gute Vorbereitung Sehr gut, Frau Schulze, sehr gut. Ich habe auch von den Anwälten gehört, dass sie mit der Zusammenarbeit mit ihnen sehr zufrieden sind. Ich habe auch vom Jugendamt positives über ihre Arbeit gehört. Der Richter gibt hier positives Feedback. Er bestätigt, dass sich die Erfolge der Mitarbeiterin mit den Zielen des Gerichts decken und belegt das mit konkreten Beobachtungen. Auch zeigt er seinerseits, dass er sich auf dieses Gespräch vorbereitet hat, indem er die Ausführungen der Mitarbeiterin durch eigene Beobachtungen bestätigt und ergänzt. Nun der Bereich Geschäftsstelle für mich Tagesgeschäft. Und da habe ich gute Kenntnisse. Nur beim Arbeiten mit dem PC, insbesondere den Langtexten, habe ich zu kämpfen. Die Mitarbeiterin wendet hier den rhetorischen Kniff der Einwand Vorwegnahme an. Geschickter weise verbindet sie es noch mit den Erfolgen, so dass noch etwas Erfolgsglanz auf die schwächere Leistung hinüber strahlt Frau Schulze, in Ihrem Beruf ist im Laufe der Jahre so viel dazu gekommen. Da kann man nicht auf jedem Gebiet perfekt sein. Aber ihre Kenntnisse in der Geschäftsstelle, die halte ich für sehr gut. Mir ist auch aufgefallen, wie Sie es schaffen, schwierige Beteiligte am Telefon zu beruhigen und ihnen zu erklären, worauf es uns ankommt. Das macht allen Beteiligten das Leben leichter. Der Richter geht noch nicht näher auf die geringeren Leistungen des letztgenannten Bereichs ein, sondern bewertet zuerst die Erfolge, die er auch wieder mit eigenen Beobachtungen bestätigt. Er begründet das Lob und er- 3

4 klärt, was dies für die Abteilung bedeutet. Eine gelungene Motivation. Aber auch die Einwand Vorwegnahme hat funktioniert. Jede Beurteilung, ob positiv oder negativ muss begründet werden. Auch hier: Die Stärken herausstellen und weiter motivieren. Ja, das liegt mir. Da haben die Beteiligten einfach konkrete Bedürfnisse und Fragen. Und ich kann ihnen ganz konkret helfen. Bei dem Schreibwerk, besonders den Langtexten und der Arbeit mit unserem neuen Fachprogramm Judica habe ich viel mehr Schwierigkeiten. Dauernd wird man gestört, und dann kann ich mich nicht auf die diversen Fenster konzentrieren und ich vergesse, was ich als nächstes tun muss. Durch die ruhige, stressfreie Atmosphäre findet die Mitarbeiterin von sich aus die Möglichkeit, noch mal von ihren Stärken auf die Leistungen zu sprechen zu kommen, die noch verbessert werden müssen. IV. Was gibt es zu verbessern? Das ist schon richtig. Und mir fiel auf, dass Sie öfters die Beratung von Herrn Sebich dazu ziehen. Ich meine, das ist nicht weiter schlimm, Aber das ist doch doppelter Einsatz, Frau Schulze. Was hat Herr Sebich Ihnen voraus? Der Richter wertet hier die momentane Situation als nicht zu negativ. Für ihn stellt sich nur die Frage nach der Effektivität. In die Frage nach den Ursachen lässt der Vorgesetzte direkt den Lösungsansatz im Subtext mit einfließen: Wie kann man die Situation verbessern? Wichtig ist, die schlechte Selbsteinschätzung nicht zu übernehmen, da dies die Mitarbeiterin mit Sicherheit demotivieren würde. Die Selbsteinschätzung fällt fast immer schlechter aus als eine Beurteilung von Außen. Ich denke, es liegt daran, dass ich aus der Beamtenlaufbahn komme. Es fehlt mir hier einfach an Erfahrung beim Arbeiten mit dem PC. Mich selber stört diese mangelnde Erfahrung am meisten und ich versuche, von den Kolleginnen aus dem Schreibdienst zu lernen. Und ich möchte auch gerne einen Qualifizierungskurs dazu besuchen. Auch hier zeigt sich der Sinn der Vorbereitung. Die Mitarbeiterin konnte von sich aus Lösungen entwickeln, wie die Situation zu verbessern ist und diese auch an der richtigen Stelle im Gespräch anbringen. Es gefällt mir sehr, dass Sie von sich aus angefangen haben, die Situation zu verbessern. An diesen Kurs habe ich auch schon gedacht. Schauen Sie doch mal ins aktuelle Kursverzeichnis. Dann werden wir einen Fortbildungstermin vereinbaren. Was denken Sie, was können sie bis dahin tun um Ihre Situation weiter zu verbessern? Engagement zahlt sich aus. Der Richter kennt die Wirkung von Lob und Anerkennung und setzt sie zur Motivation ein. Dahinter steckt die Überlegung was hat der Mitarbeiter davon und was bringt es dem Gericht. Wir bekommen ja nächste Woche eine Kollegin frisch aus der Ausbildung zur Justizfachangestellten. Wir haben schon abgesprochen, dass sie Frau Simon und mir ein paar Tricks und Kniffe zeigen wird. Und privat schaue ich auch öfter ins Internet und lerne dabei auch, besser mit dem PC umzugehen. 4

5 Das denke ich auch. Hier wird die Beurteilung leider nicht so gut ausfallen können, aber ich sehe schon, dass sie daran arbeiten, sich zu verbessern. Ich denke, bis zum nächsten Mal werde ich her aufgeholt haben. V. Soziale Kompetenzen alltagsrelevant erfragen Da bin ich mir sicher. Der nächste Punkt ist Teamfähigkeit. Teamfähigkeit ist mittlerweile eine sehr wichtige Eigenschaft, die im betrieblichen Miteinander immer höher bewertet wird, da man erkannt hat wie Erfolgs bestimmend sie ist. Ja, also die Zusammenarbeit mit den Kollegen klappt soweit ganz gut. Wir gehen hilfsbereit und offen miteinander um. Die Unterstützung durch Herrn Sebich ist dafür ein gutes Beispiel. Ja, aber nicht nur das, ihr Engagement ist mir auch aufgefallen bei der Einführung unserer neuen Telefondienste. Sie haben wirklich Talent, den Beteiligten Berührungsängste vor dem Gericht zu nehmen. Ich werde das auch hier in dieser Beurteilung vermerken. Auch hier unterstreicht der Richter seine Kompetenz durch eigene Beobachtungen. Danke, ich arbeite hier auch gern. Das nächste Thema ist Zuverlässigkeit und zwar Termingenauigkeit. Wie schätzen Sie sich selber ein? Selbsteinschätzungen des Mitarbeiters bieten meistens einen guten Ausgangspunkt für die Beurteilungen. Ich denke schon, dass ich die Aufgaben und Arbeiten termingerecht erledige. Auch die Fristen und Vorlagetermine klappen soweit ganz gut. Bis auf das Versehen letztens, als ich vergessen habe, die Terminsakten für sie rechtzeitig vor zu legen. Das war ein einmaliger Vorfall. Also, ich will das jetzt nicht überbewerten. Zuverlässigkeit beinhaltet auch Pünktlichkeit, wie sehen Sie sich dort? Es wäre wirklich nicht sehr motivierend und hilfreich alte Verfehlungen aufzuwärmen. Sie meinen wohl die letzte Woche? Nun ja, da war die Zeit etwas knapp... Zu spät ist zu spät. Frau Schulze, wie würden Sie denn als Vorgesetzter handeln? Der Richter war darauf gefasst, dass es bei diesem Punkt zu unterschiedlichen Auffassungen kommt. Der Perspektivwechsel, zu dem die Führungskraft den Mitarbeiter zwingt, lässt den Mitarbeiter die Sicht der Führungskraft einzunehmen und aus dieser Sicht zu argumentieren. Dadurch ist die Akzeptanz der Lösung ungleich höher. 5

6 Also, ich würde dem Mitarbeiter sagen, dass er eben nicht erst eine Stunde nach Beginn der Kernzeit kommen kann. Aber ich würde den Mitarbeiter auch fragen, wo die Gründe dafür liegen. Ja, und was sind die Gründe? Der Vorgesetzte sorgt dafür, dass die angenehme Atmosphäre und der Kontakt auf der Beziehungsebene erhalten bleiben. Die gewählte offene Fragestellung lässt den Mitarbeiter Hintergründe berichten und vermeidet vorschnelle Schuldzuweisungen. Nun, das Wetter war sehr schlecht und die Staus waren einfach länger als sonst. Also, ich gebe mir da schon Mühe. Ich werde in Zukunft einfach früher von zu Hause losfahren und dann wird das schon besser werden. Also ich habe noch mal in die Notizen geschaut. Wir haben diesen Punkt schon einmal diskutiert. Da sind Sie dreimal zu spät gekommen, in einer Woche. Was halten Sie davon, es mit kommt in der Regel pünktlich zu umschreiben? Daten und Fakten sind vorbereitet. Notiz wird abgesprochen. Ich will gar nicht drumrum reden, ich bin einfach zu spät gekommen. Und ich denke der Satz ist da gerechtfertigt Gut, wenn Sie in Zukunft mehr darauf achten, bin ich sicher, dass es nicht wieder vorkommt. Nach unserem letzten Gespräch hat es ja auch geklappt. Und mit einer Gesprächsnotiz kann ich es dann nicht mehr belassen. Ich muss mir dann etwas anderes ausdenken und da bin ich mir vollkommen sicher, das wollen wir beide nicht. Eine freundlichere Umschreibung des Wortes Disziplinarmaßnahme. VI. Zukunftsgestaltung Lassen Sie uns mal einen Blick in die Zukunft werfen. Welche persönlichen Ziele verfolgen Sie hier im Gericht? Auch hier setzt die Führungskraft wieder auf Motivation Ich möchte zusätzliche Aufgaben übernehmen um befördert zu werden. Das kann ich mir bei Ihnen gut vorstellen. Das Zeug dafür haben Sie. Ich schlage vor, dass wir in drei Monaten einen konkreten Zeitplan für Ihre Entwicklung festlegen. Wichtig ist hier, einen konkreten Zeitpunkt für einen erneuten Gesprächstermin festzulegen, wenn nicht direkt auf die Möglichkeiten eingegangen werden kann. Alle Aspekte der Karriereentwicklung würden den Rahmen eines Beurteilungsgesprächs sprengen. Ja, sehr gut. Ich komme dann noch einmal in drei Monaten auf Sie zu. VII. Feed-back an Sie 6

7 Frau Schulze, ich brauche auch für meine Arbeit ein gewisses Feedback. Wir kennen uns ja nun mittlerweile mehrere Jahre und ich möchte Sie bitten, mir zu sagen, wie erleben Sie meine Arbeit. Was ist Ihre Meinung hierzu? Ein sehr hilfreicher Ansatz für den Vorgesetzten. Machen Sie möglichst viel davon Gebrauch. Mitarbeiter schätzen es, den Chef zu kritisieren, wenn dieser das würdigt und braucht. Auch dieser Aspekt bedarf der Ankündigung und der Vorbereitung. Nun spontan fällt mir dazu ein, dass Sie sich nicht zu schade sind, auch einmal einfache Tätigkeiten zu übernehmen, zum Beispiel mal einen Beschluss selbst zu schreiben oder Kopien zu machen. Und was sehr angenehm ist, Sie halten sich an Absprachen. Das gibt ein angstfreies Klima, in dem wir arbeiten. Ich glaube, zu verbessern wäre eventuell das Thema Eilsachen. Wenn Sie damit vielleicht etwas sparsamer sein könnten... Ja. Ich danke Ihnen für die offenen Worte, Frau Schulze. Ich werde überlegen, was ich da ändern kann. Wie sollte ich bei den Akten verfahren, bei denen ich sicher sein muss, dass sie auch bei Vertretungen nicht liegen bleiben, wenn Sie plötzlich ausfallen? Der Richter nimmt die Mitarbeiterin direkt mit in die Verantwortung und fragt sie nach Lösungsmöglichkeiten, ohne sich seine Arbeitsweise diktieren zu lassen. Mit dem Ergebnis, dass die Mitarbeiterin sich ernst genommen sieht. Das muss ich mit noch mal genauer überlegen. Ich werde das auch mit meiner Vertreterin besprechen und komme dann auf Sie zu. Haben Sie sonst noch etwas auf dem Herzen? Im Moment nicht. VIII. Zusammenfassung Gut. Ja, dann lassen sie uns doch unser Gespräch eben zusammenfassen. Ihre Leistung im Geschäftsstellenbereich ist gut. Im Schreibbereich haben wir Qualifizierungsmaßnahmen vereinbart. Wir haben über ihre gute Teamfähigkeit gesprochen und die Termingenauigkeit mit gut bewertet. Und Lösungen zur Verbesserung der Pünktlichkeit festgelegt. Auch ihre persönliche Weiterentwicklung haben wir besprochen. Ja, habe ich irgendwas vergessen, Frau Schulze? Mir fällt nichts Wichtiges mehr ein. Gut. Sie waren zu Beginn des Gespräches so nervös. Wie geht es ihnen jetzt? Der Richter beendet das Gespräch auf der persönlichen, aber fachlichen Ebene. Ziel ist, dass beide Seiten sauber aus dem Gespräch aussteigen und dass beide Seiten sicherstellen, dass alle wichtigen Dinge geklärt sind. Gut, das Gespräch ist sehr positiv gelaufen und sie hatten Recht, die Nervosität war überflüssig Mir hat es auch Freude gemacht, mit Ihnen dieses Gespräch zu führen. Ich danke Ihnen, Frau Schulze. 7

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