Verwenden der Korrekturhilfen und Programme zum Bearbeiten

Transkript

1 6.1 LEKTION 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme zum Bearbeiten Nach Abschluss dieser Lektion werden Sie in der Lage sein, die folgenden Aufgaben auszuführen: Überprüfen der Rechtschreibung in einem Dokument. Verwenden der Kontextmenüs für Wörter und Sätze. Überprüfen auf Grammatikfehler. Suchen nach bestimmten Textteilen. Ersetzen bestimmter Textteile. Einfügen des Datums und der Uhrzeit als Text oder als Feld. Einfügen von Sonderzeichen. Hinzufügen, Anzeigen und Bearbeiten von Kommentaren. Bevor Sie ein mit Microsoft Word 2002 erstelltes Dokument an andere Personen weitergeben, sollten Sie es sorgfältig Korrektur lesen. Zum Korrektur lesen gehört das Korrigieren sämtlicher Rechtschreib- und Grammatikfehler und das Vornehmen von anderen letzten Änderungen am Dokument. Glücklicherweise können die Rechtschreib- und Grammatikfunktionen von Word Ihnen einen Teil dieser Arbeit abnehmen. Das Wörterbuch enthält alle Wörter, die während der Rechtschreibprüfung eines Dokuments als korrekt erkannt werden, darunter auch viele Eigennamen und Akronyme. Wenn Sie Wir plant, das Dokument nach dem Korrektur lesen abzuschicken eingeben, dann wird plant als Grammatikfehler markiert. Andererseits markiert Word das Wort dass nicht als Grammatikfehler, wenn Sie Wir planen, dass Dokument nach dem Korrektur lesen abzuschicken eingeben. Die Konsequenz: Auch wenn Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung von Word zur Korrektur eines Dokuments verwenden, müssen Sie das Dokument aufmerksam lesen, um möglicherweise noch vorhandene Fehler zu finden. Sobald Sie ein Dokument anderen Personen aushändigen, müssen diese auch die Möglichkeit haben, Ihnen Feedback zu geben. Dank der Kommentarfunktion von Word können andere Personen Ihnen Rückmeldungen geben und Vorschläge unterbreiten, ohne den Inhalt des Dokuments zu ändern.

2 6.2 Grundlagen: Textverarbeitung In dieser Lektion überprüfen Sie die Rechtschreibung und Grammatik eines Dokuments und Sie suchen und ersetzen einen bestimmten Text. Sie werden Datums- und Uhrzeitfelder sowie Symbole einfügen. Zuletzt werden Sie einem Dokument Kommentare hinzufügen. Zur Bearbeitung der in dieser Lektion beschriebenen Verfahren müssen Sie die Übungsdateien Brochure 06 und Ruffles Article 06 verwenden, die sich im Ordner Lesson06 innerhalb des Ordners Practice auf der Festplatte Ihres Computers befinden. Das erste Dokument beschreibt die Dienstleistungen, die von dem PR-Unternehmen Contoso, Ltd. angeboten werden. Überprüfen der Rechtschreibung in einem Dokument Die Rechtschreibung eines Dokuments kann auf dreierlei Weise überprüft werden, abhängig davon, ob Sie die Fehler korrigieren möchten, sobald Word diese erkennt, oder ob Sie abwarten möchten und die Rechtschreibung erst dann im gesamten Dokument überprüfen möchten, nachdem Sie das Dokument erstellt haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Wort, das mit einer roten Wellenlinie unterstrichen ist, und wählen Sie dann einen Korrekturvorschlag aus der Liste. Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik, um das gesamte Dokument auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Klicken Sie im Menü Extras auf Rechtschreibung und Grammatik, um das gesamte Dokument auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Bei der Rechtschreib- und Grammatikprüfung eines gesamten Dokuments vergleicht Word jedes Wort im Dokument mit den Wörtern im Standardwörterbuch. Wenn ein Fehler gefunden wird, dann wird das betreffende Wort im Dokumentfenster markiert, und in der Liste Vorschläge werden entsprechende Korrekturvorschläge angezeigt. Nachdem ein Rechtschreibfehler gefunden wurde, sind folgende Optionen verfügbar, von denen einige als Schaltflächen im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik zur Verfügung stehen. Schaltfläche Einmal ignorieren Alle ignorieren Zum Wörterbuch hinzufügen Funktion Nur dieses Vorkommen des markierten Wortes wird ignoriert. Sämtliche Vorkommen des markierten Wortes werden ignoriert. Das Wort wird zum Benutzerwörterbuch hinzugefügt.

3 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme 6.3 Ändern Alle ändern Vorschläge AutoKorrektur Rückgängig Löschen Optionen Das markierte Wort wird durch das in der Liste Vorschläge markierte Wort ersetzt. Alle Vorkommen des markierten Wortes werden durch das in der Liste Vorschläge markierte Wort ersetzt. Liste mit Korrekturvorschlägen für das markierte falsch geschriebene Wort. Das Wort wird einer Liste hinzugefügt, die Word zur automatischen Korrektur von Wörtern während der Eingabe verwendet. Eine Rechtschreibkorrektur wird rückgängig gemacht. Wird angezeigt, wenn eine Wortwiederholung erkannt wird (z. B. das das Dokument bearbeiten), und kann zum Löschen des zweiten Wortvorkommens verwendet werden. Dient zur Anpassung der Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Sie können beispielsweise angeben, ob Word bestimmte Wörter, die Großbuchstaben oder Zahlen enthalten, während der Rechtschreibprüfung ignorieren soll. Um die folgende Übung bearbeiten zu können, müssen Sie sicherstellen, dass die Option Rechtschreibung während der Eingabe prüfen aktiviert ist. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik, und überprüfen Sie, ob das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe prüfen markiert ist. In dieser Übung korrigieren Sie einen Rechtschreibfehler, überprüfen ein gesamtes Dokument auf Rechtschreibfehler und korrigieren bzw. ignorieren mögliche Fehler, die Word findet. 1 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt. 2 Klicken Sie auf den Dropdownpfeil des Feldes Suchen in, klicken Sie auf das Symbol für die Festplatte, doppelklicken Sie auf den Ordner Practice, und doppelklicken Sie anschließend auf den Ordner Lesson06. Der Inhalt des Ordners Lesson06 wird angezeigt. 3 Doppelklicken Sie auf die Datei Brochure 06. Die Datei Brochure 06 wird in Word angezeigt, und das Dialogfeld Öffnen wird geschlossen. 4 Klicken Sie in der ersten Zeile des zweiten Absatzes auf das falsch geschriebene Wort jeeden, und klicken Sie in der Liste der Korrekturvorschläge dann auf jeden. Das Wort wird im Dokument korrigiert.

4 6.4 Grundlagen: Textverarbeitung 5 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik. Das Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik wird angezeigt. Darin ist im Dokumentfenster das Wort CLnetworks markiert. Word zeigt für dieses Wort keine Rechtschreibvorschläge an. Sie können die Rechtschreibund Grammatikprüfung auch durch Drücken der Taste F7 starten. 6 Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Grammatik überprüfen, falls es gegenwärtig aktiviert ist. 7 Klicken Sie auf die Schaltfläche Nie ändern. Dieses Wort und alle weiteren Vorkommen dieses Worts werden im Dokument ignoriert, und das Wort einer wird markiert. Weil es sich hier um eine Wortwiederholung und nicht um einen Rechtschreibfehler handelt, werden keine Korrekturvorschläge angeboten. 8 Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Das zweite Vorkommen des Wortes einer wird gelöscht, und der Rechtschreibfehler MItgliedschaft wird markiert. In der Liste Vorschläge wird das Wort in der richtigen Schreibweise anzeigt und hervorgehoben. 9 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern, um die Schreibweise in Mitgliedschaft zu ändern.

5 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme 6.5 Sie können einzelne Rechtschreibkorrekturen rückgängig machen, unmittelbar nachdem Sie das Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik geschlossen haben. Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Rückgängig, um die letzte Rechtschreibkorrektur rückgängig zu machen. Klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche Rückgängig, um die nächste Korrektur rückgängig zu machen. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Rechtschreibkorrekturen rückgängig zu machen. 10 Word fährt mit der Rechtschreibprüfung des Dokuments fort. Wenn ein Fehler vorliegt, wählen Sie den passenden Korrekturvorschlag aus der Liste Vorschläge und klicken auf die Schaltfläche Ändern. Nehmen Sie die notwendigen Korrekturen am Dokument vor. Wenn Word die Suche nach potenziellen Rechtschreibfehlern abgeschlossen hat, wird das Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik geschlossen und das folgende Meldungsfeld angezeigt. 11 Klicken Sie auf OK. Die Meldung wird geschlossen. 12 Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter, und speichern Sie das Dokument unter dem Namen Brochure 06 Edited. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Verwenden der Kontextmenüs für Wörter und Sätze Sobald ein Wort mit einer grünen Wellenlinie unterstrichen angezeigt wird, können Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, um die Ursache dieses Grammatikfehlers zu erkennen, und im Kontextmenü dann die gewünschte Option auswählen. Das Menü enthält eine kurze Beschreibung des Fehlers. Wenn Sie im Kontextmenü auf die Option Informationen zu diesem Satz klicken, zeigt Word eine eingehendere Erläuterung des vorliegenden Grammatikfehlers und Möglichkeiten zu dessen Korrektur an. Wenn unter einem Wort, das richtig geschrieben ist (z. B. ein Eigenname), eine rote Wellenlinie angezeigt wird, dann können Sie das Wort dem Wörterbuch hinzufügen. Um ein Wort dem Wörterbuch hinzuzufügen und die Markierung sämtlicher Vorkommen dieser Schreibweise aufzuheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort, um ein Kontextmenü zu öffnen, und klicken dann auf Zum Wörterbuch hinzufügen.

6 6.6 Grundlagen: Textverarbeitung Überprüfen auf Grammatikfehler Nachdem Sie ein Dokument getippt haben, können Sie das gesamte Dokument mit Word auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen. Wenn ein Fehler gefunden wird, dann wird das betreffende Wort oder der Satzteil im Feld Satz markiert, und in der Liste Vorschläge werden stattdessen zu verwendende Wörter oder Satzteile angezeigt. Sie können den Fehler ignorieren, die Grammatikregel nachlesen oder das vorliegende Dokument ändern. Normalerweise führt Word die Rechtschreib- und Grammatikprüfung gleichzeitig durch ohne Ausnahmen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Grammatik zusammen mit Rechtschreibung prüfen deaktivieren, dann sucht Word nur nach Rechtschreibfehlern. Sie haben dieses Kontrollkästchen in der vorherigen Übung deaktiviert, damit nur die Rechtschreibung überprüft wurde; daher kann das Dokument noch Grammatikfehler enthalten. Sie können das Dokument auch noch zu einem späteren Zeitpunkt auf Grammatikfehler überprüfen. Damit nach Abschluss der Rechtschreibprüfung die Grammatik überprüft wird, müssen Sie im Dialogfeld Optionen die entsprechenden Einstellungen aktivieren.

7 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme 6.7 Um die Grammatik eines Dokuments zu überprüfen (nachdem Sie die Option für die Grammatikprüfung aktiviert haben), klicken Sie auf der Standard- Symbolleiste auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik, um das Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einmal ignorieren, um einen einzelnen Fehler zu ignorieren, auf die Schaltfläche Alle ignorieren, um sämtliche Vorkommen dieses Fehlers zu ignorieren, oder auf die Schaltfläche Ändern, um die in der Liste Vorschläge vorgeschlagene Ersetzung vorzunehmen. Bei Auswahl von Alle ändern wird das gesamte Dokument überprüft, und alle dem markierten Fehler entsprechenden Schreibweisen werden durch den Text ersetzt, der in der Liste Vorschläge ausgewählt wurde. Wenn Word einen Grammatikfehler findet, der sich nicht durch eine einfache Ersetzung korrigieren lässt (z. B. ein Wort oder Satzteil, das an der falschen Stelle steht), dann wird die Schaltfläche Ändern deaktiviert (grau dargestellt). Das Dialogfeld schlägt jedoch eine Überarbeitung des Satzes vor. In dieser Übung überprüfen Sie die grammatikalische Richtigkeit eines Dokuments. 1 Drücken Sie STRG+POS1, um die Einfügemarke zum Anfang des Dokuments zu bewegen. 2 Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt. 3 Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik.

8 6.8 Grundlagen: Textverarbeitung 4 Aktivieren Sie im Abschnitt Grammatik das Kontrollkästchen Grammatik zusammen mit Rechtschreibung prüfen, und klicken Sie auf OK. 5 Blättern Sie nach unten, bis Sie die Wörter sehen, die mit einer grünen Wellenlinie unterstrichen sind (der Satz beginnt mit Die Mitgliedschaft sind für alle Menschen offen). 6 Klicken Sie auf irgendeine Stelle im grün unterstrichenen Bereich. Word zeigt ein Kontextmenü an, das Korrekturvorschläge und Zugriff auf weitere Informationen bietet. 7 Klicken Sie in diesem Kontextmenü auf Informationen zu diesem Satz. Der Office-Assistent wird eingeblendet und erläutert die Bedeutung der Übereinstimmung zwischen Prädikat und Subjekt anhand von Beispielen. 8 Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das Wort sind, und klicken Sie im Kontextmenü auf den Korrekturvorschlag ist. Der Fehler wird korrigiert, und die grüne Wellenlinie verschwindet. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet.

9 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme 6.9 Suchen nach bestimmten Textteilen Während der Bearbeitung eines langen Dokuments möchten Sie u. U. die Einfügemarke rasch zu einer bestimmten Stelle des Dokuments bewegen, um den dort befindlichen Text überprüfen oder bearbeiten zu können. Wenn Sie wissen, dass sich an dieser Stelle des Dokuments ein bestimmtes Wort oder ein Satzteil befindet, dann können Sie dieses Wort bzw. den Satzteil mithilfe des Dialogfelds Suchen und Ersetzen suchen. Sie können das Dialogfeld Suchen und Ersetzen auch öffnen, indem Sie STRG+F drücken oder auf die Schaltfläche Browseobjekt auswählen (in der unteren rechten Ecke des Word- Fensters) klicken. Sie können im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche Erweitern klicken, um weitere Suchoptionen anzuzeigen. Mit diesen Suchoptionen können Sie Einstellungen definieren, die die Suche mittels Platzhalterzeichen für Mustervergleiche oder die Suche nach Wörtern mit ähnlichen Schreibweisen (nur Englisch) betreffen.

10 6.10 Grundlagen: Textverarbeitung Eine Suchzeichenfolge ist eine Gruppe oder Folge von Zeichen, die während der Ausführung eines Suchlaufs im Dokument gesucht wird. Sie müssen nicht nach ganzen Wörtern suchen. Sie können auch nach Wort- oder Satzteilen suchen. Wenn Sie beispielsweise das Wort Briefumschlag suchen, dann können Sie die kürzere Suchzeichenfolge Briefu eingeben, um alle Wörter zu finden, die diese Zeichenfolge enthalten. Sie müssen das Dialogfeld Suchen und Ersetzen möglicherweise verschieben, um die markierten Fundstellen im Dokument sehen zu können. Ein Platzhalterzeichen steht für ein beliebiges Zeichen, das an einer oder an mehreren Positionen innerhalb eines Wortes oder Satzteils vorkommt. Wenn Sie Platzhalterzeichen verwenden möchten, klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche Erweitern und aktivieren dann das Kontrollkästchen Mit Mustervergleich. Verwenden Sie das Platzhalterzeichen (?) in einer Suchzeichenfolge, um ein beliebiges Zeichen an einer bestimmten Position innerhalb eines Wortes oder Satzteils anzugeben. Beispielsweise werden mit der Suchzeichenfolge h?t die Wörter hat, Hit und Hut gefunden. Verwenden Sie das Platzhalterzeichen Stern (*) zur Darstellung einer beliebigen Folge von Zeichen. Beispielsweise werden mit der Suchzeichenfolge h*t die Einträge hat, hart und haben gesendet gefunden. Sie können in englischem Text mit der Option Ähnliche Schreibweise nach Wörtern suchen, die ähnlich klingen wie das gesuchte Wort, aber eine etwas andere Schreibweise haben. Wenn Sie beispielsweise mit dieser Option nach dem Wort meet suchen, zeigt Word die Wörter meet, meat und mete als Entsprechungen an. In dieser Übung suchen Sie im aktuellen Dokument nach einem Textteil, und Sie erweitern das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, um zusätzliche Suchoptionen anzuzeigen. 1 Drücken Sie STRG+POS1, um die Einfügemarke zum Anfang des Dokuments zu bewegen. 2 Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Suchen. Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt. 3 Geben Sie im Feld Suchen nach den Namen Clnetworks ein, und klicken Sie auf Weitersuchen. Das Wort Clnetworks in der ersten Zeile des zweiten Absatzes ist jetzt markiert. Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen bleibt unverändert. 4 Klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf Weitersuchen, um das nächste Vorkommen des Namens Clnetworks zu suchen. Jetzt ist das Wort Clnetworks in der zweiten Zeile des zweiten Absatzes markiert. Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen bleibt noch immer unverändert. 5 Klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche Weitersuchen. Word sucht erneut nach dem Namen Clnetworks und zeigt ein Meldungsfeld mit dem Hinweis an, dass Word den Suchvorgang innerhalb des Dokuments abgeschlossen hat. 6 Klicken Sie auf OK. Die Meldung wird geschlossen.

11 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme 6.11 Sie können die Funktion Suchen und Ersetzen auf einen Teil des Dokuments anwenden, indem Sie den betreffenden Textabschnitt vor der Ersetzung markieren. 7 Klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche Erweitern. Das Dialogfeld wird um den Abschnitt Suchoptionen erweitert. 8 Klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche Abbrechen. Das Dialogfeld wird wieder geschlossen. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Ersetzen bestimmter Textteile Mit dem Befehl Ersetzen können Sie rasch beliebige Zeichenfolgen suchen, z. B. ein Wort oder einen Satzteil. Wenn die betreffende Zeichenfolge gefunden wird, kann sie mithilfe des Dialogfelds Suchen und Ersetzen durch eine andere Zeichenfolge ersetzt werden. Angenommen, die Marketingabteilung überarbeitet eine Broschüre, die das Unternehmen und die von Contoso, Ltd. angebotenen Dienstleistungen beschreibt. Die Firma wurde früher allgemein Contoso genannt, jedoch soll jetzt in allen Veröffentlichungen der vollständige Firmen Contoso, Ltd. verwendet werden. Der Marketingleiter muss nun in der Broschüre alle Vorkommen von Contoso suchen und durch Contoso, Ltd. ersetzen. Der Marketingleiter könnte hierzu die gesamte Broschüre durchblättern, den Text lesen, um nach allen Vorkommen von Contoso zu suchen, und diese von Hand durch Contoso, Ltd. ersetzen. Dieses Vorgehen wäre jedoch recht zeitaufwändig und fehlerträchtig, und es würde nicht garantieren, dass alle erforderlichen Korrekturen ausgeführt werden. Die Verwendung der Word- Funktion zum Ersetzen bestimmter Textteile stellt einen besseren Ansatz dar. Tipp Bei den meisten Schriftarten handelt es sich um Proportionalschriften, weil die Leerräume zwischen den Zeichen angepasst werden, um die unterschiedliche Breite aneinander grenzender Zeichen auszugleichen. Beispielsweise ist der Buchstabe W im Wort Wie viel breiter als der Buchstabe i. Bei den meisten Schriftarten wird der Leerraum vor dem Buchstaben i verringert, sodass der Buchstabe i näher an den Buchstaben W rückt. Bei der Verwendung von Proportionalschriften sehen Dokumente professioneller aus, wenn Sie die einzelnen Sätze nur durch ein, statt zwei Leerzeichen voneinander trennen. (Die Konvention, nach dem Punkt zwei Leerzeichen zu tippen, stammt aus der Zeit, in der Dokumente mit Schreibmaschinen erstellt wurden. bei den meisten Schreibmaschinen lässt sich die Breite von Zeichen und Wortzwischenräumen nicht ändern.) Mithilfe des Dialogfelds Suchen und Ersetzen können Sie sicherstellen, dass nach allen Sätzen jeweils nur ein Leerzeichen steht. Geben Sie in das Feld Suchen nach einen Punkt (.) gefolgt von zwei Leerzeichen ein. Geben Sie in das Feld Ersetzen durch einen Punkt (.) gefolgt von einem Leerzeichen ein. Word sucht nach allen Punkten, denen zwei Leerzeichen folgen, und ersetzt sie durch einen Punkt, dem ein einzelnes Leerzeichen folgt.

12 6.12 Grundlagen: Textverarbeitung In dieser Übung suchen und finden Sie text innerhalb des aktuellen Dokuments. 1 Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Ersetzen. Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird geöffnet, wobei die Registerkarte Ersetzen ausgewählt ist. Word speichert die zuletzt gesuchten Wörter oder Satzteile für den Fall, dass Sie die Suche erneut ausführen möchten. Beachten Sie, dass das Feld Suchen nach den Namen Clnetworks enthält, den Sie in der vorigen Übung gesucht haben. 2 Drücken Sie ENTF. Das Wort Clnetworks wird aus dem Feld Suchen nach gelöscht. 3 Geben Sie im Feld Suchen nach den Namen Contoso ein. 4 Drücken Sie TAB, oder klicken Sie auf das Feld Ersetzen durch, und geben Sie Contoso, Ltd. ein. 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen. Das erste Vorkommen von Contoso wird markiert. 6 Da dem ersten Vorkommen von Contoso bereits Ltd. folgt, klicken Sie auf Weitersuchen. Das nächste Vorkommen von Contoso wird markiert. Auch diesem folgt bereits Ltd. 7 Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen. Das nächste Vorkommen von Contoso wird markiert. Hier fehlt die Zeichenfolge Ltd. 8 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen. Der kurze Firmenname wird durch den vollständigen Firmennamen ersetzt, und das nächste Vorkommen von Contoso wird markiert.

13 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme 6.13 Sie können mit dem Befehl Rückgängig die letzte Ersetzung (wenn Sie die Ersetzungen einzeln bestätigen) oder alle Ersetzungen (wenn Sie auf Alle ersetzen geklickt haben) rückgängig machen. 9 Fahren Sie damit fort, auf Ersetzen bzw. Weitersuchen zu klicken. Alle weiteren Vorkommen von Contoso werden durch Contoso, Ltd. ersetzt. Nach der letzten Ersetzung zeigt Word ein Meldungsfeld an, um zu melden, dass der Suchvorgang abgeschlossen ist, und Sie zu fragen, ob der Suchvorgang am Dokumentanfang fortgesetzt werden soll. Wichtig Gehen Sie beim Einsatz des Befehls Alle ersetzen sehr umsichtig vor, weil Sie versehentlich Dinge ersetzen können, die Sie gar nicht ersetzen wollten. Wenn Sie beispielsweise die durch das ersetzen und auf Alle ersetzen klicken, werden auch alle Vorkommen von die, die sich im Wortinnern befinden, durch das ersetzt. So werden beispielsweise dieselbe durch dasselbe, Melodie durch Melodas und Dieb durch Dasb ersetzt. 10 Klicken Sie im Meldungsfeld auf Nein. Das Meldungsfeld wird geschlossen. 11 Klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf Schließen. Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird geschlossen. 12 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Einfügen von Datum und Uhrzeit Sie können in Word auch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in ein Dokument einfügen. Gelegentlich sendet die Personalabteilung der Firma Contoso, Ltd. ein Dokument mit ergänzten Firmenrichtlinien an alle Mitarbeiter. Datum und Uhrzeit werden in die Fußzeile des Dokuments eingefügt, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie die aktuellste Version der Richtlinien lesen. Datums- und Uhrzeitangaben sind in zahlreichen Formaten verfügbar und können als Text oder als Feld eingefügt werden. Ein Feld ist eine Formel, die im Dokument bestimmte Ergebnisse erzeugt. Sie fügen das Feld an der Stelle ein, an der die Information erscheinen soll, und beim Öffnen des Dokuments wird das Feld mit den entsprechenden Daten gefüllt. Wenn beispielsweise das Datum oder die Uhrzeit als Feld eingefügt wird, dann wird das Feld automatisch aktualisiert, sobald eine bestimmte Aktion ausgeführt wird, z. B. beim Öffnen, Speichern oder Drucken des Dokuments.

14 6.14 Grundlagen: Textverarbeitung Weitere Informationen zu Kopf- und Fußzeilen finden Sie in Lektion 5, Ändern des Layouts eines Dokuments. In dieser Übung fügen Sie das aktuelle Datum als Text und als Feld in das Dokument ein. 1 Drücken Sie STRG+POS1, um die Einfügemarke zum Anfang des Dokuments zu bewegen. 2 Klicken Sie im Menü Ansicht auf Kopf- und Fußzeile. Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile wird angezeigt. 3 Klicken Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln. In der Dokumentansicht wird jetzt das Feld Fußzeile am unteren Rand der ersten Seite dargestellt. 4 Klicken Sie im Menü Einfügen auf Datum und Uhrzeit. Das Dialogfeld Datum und Uhrzeit wird geöffnet, das in der Liste Verfügbare Formate alle möglichen Datums- und Uhrzeitformate anzeigt. Sie können Datum und Uhrzeit auch über die Symbolleiste Kopf- und Fußteile einfügen, indem Sie dort auf die Schaltfläche Datum einfügen bzw. Uhrzeit einfügen klicken. 5 Klicken Sie auf das dritte Format in der Liste (das Format TT. Monat JJJJ, wobei TT für das Tagesdatum, Monat für den ausgeschriebenen Monatsnamen und JJJJ für die Jahreszahl stehen). Das aktuelle Datum wird eingefügt, und das Dialogfeld wird geschlossen. 6 Drücken Sie zwei Mal TAB, um die Einfügemarke zum rechten Rand der Fußzeile zu bewegen, geben Sie Zuletzt aktualisiert am ein, und drücken Sie die LEERTASTE. 7 Klicken Sie im Menü Einfügen auf Feld. Das Dialogfeld Feld wird angezeigt.

15 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme Klicken Sie in der Liste Kategorien auf Datum und Uhrzeit. In der Liste Feldnamen werden die für die Kategorie Datum und Uhrzeit verfügbaren Optionen angezeigt. Die Datumsfelder, die Sie in den Schritten 5 und 9 einfügen, zeigen das aktuelle Datum an, aber nur das Datumsfeld aus Schritt 9 wird jedes Mal, wenn das Dokument gespeichert wird, automatisch aktualisiert. 9 Klicken Sie in der Liste Feldnamen auf SaveDate und anschließend auf OK. Datum und Uhrzeit der letzten Speicherung des Dokuments werden am rechten Rand der Fußzeile eingefügt. Jedes Mal, wenn das Dokument gespeichert wird, wird das Datumsfeld automatisch aktualisiert. 10 Klicken Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf die Schaltfläche Schließen. 11 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Einfügen von Sonderzeichen Sonderzeichen sind Symbole und Satzzeichen, für die auf den meisten Tastaturen keine Taste verfügbar ist, z. B. das Ellipsenzeichen (...), das Copyright-Symbol ( ) und das Markenzeichen ( ). Sie können diese Sonderzeichen über den Befehl Symbol des Menüs Einfügen einfügen. Für viele Symbole werden im Dialogfeld Tastenkombinationen angezeigt. Der Marketingleiter der Firma Contoso, Ltd. stellt eine Broschüre für ein örtliches Spielwarengeschäft zusammen. Die Broschüre enthält an mehreren Stellen Listen verschiedener Spielwaren. Der Marketingleiter fügt mithilfe des Dialogfelds Symbol von Word das Markenzeichen nach dem Produktnamen ein.

16 6.16 Grundlagen: Textverarbeitung In dieser Übung fügen Sie das Markenzeichen in das aktuelle Dokument ein. 1 Drücken Sie STRG+ENDE, um sicherzustellen, dass sich die Einfügemarke am Ende des Dokuments befindet. 2 Klicken Sie, um die Einfügemarke hinter dem Wort Contoso zu platzieren. 3 Klicken Sie im Menü Einfügen auf Symbol. Das Dialogfeld Symbol wird angezeigt. 4 Klicken Sie auf die Registerkarte Sonderzeichen. Der Inhalt der Registerkarte Sonderzeichen wird angezeigt. Sie finden zudem viele gängige Symbole auf der Registerkarte Symbole. Platzieren Sie die Einfügemarke im Dokument an der Stelle, an der Sie das Symbol einfügen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Symbole auf das gewünschte Symbol, und klicken Sie auf Einfügen. Word fügt das Symbol in das Dokument ein. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Symbol zu schließen. 5 Klicken Sie auf das Markenzeichen und dann auf die Schaltfläche Einfügen. Das Markenzeichen wird an der aktuellen Position der Einfügemarke in das Dokument eingefügt. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Das Dialogfeld wird wieder geschlossen. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Hinzufügen von Kommentaren Der Marketingassistent möchte die Broschüre zur Überprüfung an den Geschäftsführer senden. Der Geschäftsführer möchte Anmerkungen dazu einfügen, warum er bestimmte Änderungen vorgeschlagen hat, aber er möchte, dass lediglich seine Änderungen, aber nicht diese Erläuterungen in das Dokument aufgenommen werden. Er kann in Word erläuternde Anmerkungen hinzufügen, die als Kommentare bezeichnet werden, ohne Änderungen am Textkörper des Dokuments vorzunehmen. Er fügt Kommentare ein, wenn er erklären möchte, warum er eine bestimmte Änderung vorgenommen hat.

17 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme 6.17 Sie können Kommentare auch einfügen, indem Sie die Symbolleiste Überarbeiten anzeigen und dann auf die Schaltfläche Kommentar einfügen klicken. Um einen Kommentar einzufügen, markieren Sie den Text, den Sie kommentieren möchten, und klicken dann im Menü Einfügen auf Kommentar. Wenn Sie den ersten Kommentar in ein Dokument einfügen, öffnet Word automatisch die Symbolleiste Überarbeiten, sofern diese nicht bereits angezeigt wird. Geben Sie Ihren Kommentar in die Kommentarsprechblase oder in das Überarbeitungsfenster ein. Word setzt den kommentierten Text in farbige eckige Klammern und zeigt Kommentare in einer Sprechblase am Rand des Dokuments oder im Überarbeitungsfenster an. Sie können den Text von Kommentaren den zugehörigen Sprechblasen entnehmen. Sie können auch auf einen kommentierten Text zeigen, um ein QuickInfo einzublenden, das sowohl den Namen der Person, die den Kommentar erstellt hat, als auch Datum und Uhrzeit der Kommentarerstellung enthält. Um einen Kommentar zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den kommentierten Text und klicken dann auf Kommentar bearbeiten oder Kommentar löschen. Wenn Sie sämtliche Kommentare überprüfen möchten, klicken Sie auf die Schaltflächen Nächster Kommentar bzw. Vorheriger Kommentar, um von einem Kommentar zum Nächsten zu wechseln. Wenn Sie auf einen Kommentar antworten möchten, klicken Sie auf die Kommentarsprechblase oder den kommentierten Text im Dokument und klicken dann auf die Schaltfläche Neuer Kommentar. Geben Sie Ihre Antwort in die neue Kommentarsprechblase ein, die daraufhin angezeigt wird. Wenn nicht der gesamte Kommentartext in der Sprechblase angezeigt wird, dann können Sie das Überarbeitungsfenster öffnen, um den gesamten Kommentar lesen zu können. Wenn Ihnen die Anzeige von Kommentarsprechblasen zu unübersichtlich erscheint, können Sie sie deaktivieren und für Kommentare ausschließlich das Überarbeitungsfenster verwenden. Sie können die Sprechblasen ein- und ausblenden, indem Sie im Menü Extras auf Optionen klicken, um das Dialogfeld Optionen zu öffnen. Dann klicken Sie auf die Registerkarte Änderungen verfolgen und aktivieren oder deaktivieren das Kontrollkästchen Sprechblasen beim Drucken und Weblayout benutzen. Um das Überarbeitungsfenster ein- oder auszublenden, klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Überarbeitungsfenster. Neben der Anzeige von Kommentaren im Dokument dient das Überarbeitungsfenster zur Nachverfolgung von Änderungen am Hauptdokument, an Kopf- und Fußzeilen und ihren Textfeldern, an den Textfeldern selbst sowie an Fuß- und Endnoten. In dieser Übung fügen Sie der Broschüre Kommentare hinzu, betrachten die Kommentare und bearbeiten sie. 1 Drücken Sie STRG+POS1. Die Einfügemarke wird am Dokumentanfang platziert. 2 Markieren Sie im ersten Satz des zweiten Absatzes den Text jeden zweiten Dienstag im Monat.

18 6.18 Grundlagen: Textverarbeitung 3 Klicken Sie im Menü Einfügen auf Kommentar. Word zeigt die Symbolleiste Überarbeiten an, setzt den markierten Text in farbige eckige Klammern und platziert die Einfügemarke in der Kommentarsprechblase. Name, Datum und Uhrzeit, die im QuickInfo zum Kommentar angezeigt werden, entsprechen den in Office XP angegebenen Benutzerinformationen sowie dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit. 4 Geben Sie folgenden Text in die Kommentarsprechblase ein: Soll das monatliche Treffen künftig wirklich an einem anderen Tag stattfinden? Word fügt den Kommentar dem Dokument hinzu. 5 Halten Sie den Mauszeiger über die Kommentarsprechblase oder über den in eckige Klammern gesetzten Text. Daraufhin wird ein QuickInfo angezeigt, das den Namen des Überarbeiters und Datum und Uhrzeit der Kommentarerstellung enthält. 6 Bewegen Sie den Mauszeiger aus dem kommentierten Text oder der Kommentarsprechblase heraus. Das QuickInfo wird ausgeblendet.

19 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme 6.19 Zum Ändern der Größe des Überarbeitungsfensters zeigen Sie auf den oberen Rand des Fensters, bis der Zeiger die Form eines Doppelpfeils annimmt, und ziehen Sie dann am Fensterrand. 7 Klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Überarbeitungsfenster. Am unteren Bildschirmrand wird das Überarbeitungsfenster geöffnet. 8 Markieren Sie den Text PR-Consultingleistungen im ersten Satz des dritten Absatzes, und klicken Sie dann auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Neuer Kommentar. Der markierte Text wird in farbige eckige Klammern gesetzt, die Einfügemarke wird in die Kommentarsprechblase bewegt, und im Überarbeitungsfenster wird eine neue Kommentarzeile mit dem Namen des Bearbeiters und dem Datum und der Uhrzeit der Kommentarerstellung angezeigt. 9 Geben Sie Gibt es hierfür keinen besseren Begriff oder kann man das nicht besser beschreiben? ein. Der eingegebene Text erscheint gleichzeitig in der Sprechblase und im Überarbeitungsfenster. 10 Klicken Sie auf das Wort Contoso im letzten Absatz des Dokuments, und klicken Sie dann auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Neuer Kommentar. Bei der Einfügemarke wird eine einzelne eckige Klammer eingefügt, die Kommentarsprechblase wird geöffnet, und im Überarbeitungsfenster wird eine neue Kommentarzeile angezeigt. 11 Klicken Sie im Überarbeitungsfenster auf den Leerraum unter der neuen Kommentarzeile, und geben Sie folgenden Text ein: Ich denke, dieser Punkt sollte in die Liste der Dienstleistungen aufgenommen werden. Der eingegebene Text erscheint gleichzeitig in der Sprechblase und im Überarbeitungsfenster.

20 6.20 Grundlagen: Textverarbeitung Sie können einen Kommentar auch löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und im Kontextmenü dann Kommentar löschen auswählen. 12 Klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Überarbeitungsfenster, um das Überarbeitungsfenster zu schließen. Das Überarbeitungsfenster wird geschlossen. 13 Blättern Sie zu dem Kommentar, den Sie zuerst in das Dokument eingefügt haben, und klicken Sie in der Kommentarsprechblase auf den Leerraum hinter der Frage, die Sie hier eingegeben haben. Die Einfügemarke wird in der Kommentarsprechblase und hinter den vorhandenen Text bewegt. 14 Drücken Sie die LEERTASTE, und geben Sie Tom dazu befragen in. Der Kommentar wird um den zusätzlichen Text erweitert. 15 Blättern Sie falls erforderlich nach unten, klicken Sie auf den zweiten Kommentar, um ihn auszuwählen, und klicken Sie dann in der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Änderung ablehnen/kommentar löschen. Der Kommentar wird gelöscht, und die eckigen Klammern werden aus dem Text entfernt. 16 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern, um das Dokument zu speichern. Word speichert das Dokument und schließt es dann. Lektionszusammenfassung In dieser Lektion haben Sie gelernt, wie Sie einige der Bearbeitungs- und Korrekturfunktionen von Word einsetzen, beispielsweise wie Sie ein Dokument auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen, Text suchen und ersetzen sowie Datum, Uhrzeit und Sonderzeichen einfügen. Falls Sie nicht mit anderen Lektionen fortfahren: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Word-Fensters auf die Schaltfläche Schließen. Das Programm Word wird geschlossen. Kurzer Test 1 Wie legen Sie das Datumsformat fest, wenn Sie das aktuelle Datum in ein Dokument einfügen? 2 Wie können Sie bei der Suche nach einem Text angeben, dass das gesuchte Wort so ähnlich klingt wie das, das Sie suchen? 3 Angenommen, Sie gebrauchen häufig ein Wort, das als Rechtschreibfehler markiert wird. Mit welchem Befehl des Kontextmenüs können Sie das Wort in das Benutzerwörterbuch aufnehmen?

21 Lektion 6 Verwenden der Korrekturhilfen und Programme Worauf weisen mit roten und grünen Wellenlinien unterstrichene Wörter in einem Dokument hin? 5 Wie ersetzen Sie eine Zeichenfolge im gesamten Dokument, ohne die Ersetzung jedes Mal bestätigen zu müssen? 6 Wie können Sie mithilfe des Dialogfelds Suchen und Ersetzen eine bestimmte Seite des aktuellen Dokuments anzeigen? 7 Wie fügen Sie das Symbol für Eingetragene Marke in ein Dokument ein? Zusammenfassung Übung 1: Starten Sie Word, falls erforderlich. Die Firma Contoso, Ltd. hat einen Kunden, der Stoffe verkauft und einen Artikel veröffentlichen möchte, um für das Nähen Werbung zu machen. Der Operationsmanager der Firma Contoso, Ltd. hat sich bereit erklärt, den Artikel zu bearbeiten. Öffnen Sie das Dokument Ruffles Article 06, das sich im Ordner Lesson06 innerhalb des Ordners Practice auf der Festplatte Ihres Computers befindet. Überprüfen Sie das Dokument auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, und korrigieren Sie etwaige Fehler. Beurteilen Sie selbst, welche Fehler ignoriert werden können und welche korrigiert werden müssen. Suchen Sie dann das Wort Stoff, und ersetzen Sie alle Vorkommen des Wortes durch Jersey. Wichtig Übung 2 setzt die Bearbeitung von Übung 1 voraus. Die Übungen sollten nacheinander bearbeitet werden. Übung 2: Markieren Sie dann den Satz, den Sie gerade hinzugefügt haben, und fügen Sie einen neuen Kommentar mit folgendem Inhalt hinzu: Ich habe diesen Satz hinzugefügt, um zu erläutern, wie man die korrekten Mengen erhält. Suchen Sie nach doppelten Leerzeichen am Satzende, und ersetzen Sie sie durch ein einzelnes Leerzeichen. (Hinweis: Sie müssen das Dokument möglicherweise mehrmals durchsuchen, falls an bestimmten Stellen mehr als zwei Leerzeichen eingefügt wurden.) Speichern Sie das Dokument.