Eisbrecher. Die Kundenzeitschrift des BIT Nr. 42 / Juni Business Objects Wie Sie sich mit SAP-Tools das Reporting versüssen

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1 Die Kundenzeitschrift des BIT Nr. 42 / Juni Eisbrecher Business Objects Wie Sie sich mit SAP-Tools das Reporting versüssen Seite 11 Neuer Direktor Giovanni Conti übernimmt beim BIT das Ruder Seite 5 Immer à jour So erhalten Sie Service-Infos des BIT per Mail oder SMS Seite 10

2 Inhalt Business Objects: Wie Sie sich mit SAP-Tools das Reporting versüssen Seite 11 Editorial 3 Geschäftsdaten zum Anbeissen Aus der Geschäftsleitung 4 Führungswechsel im BIT Neuer Direktor 5 Giovanni Conti wird neuer BIT-Direktor Neuer Direktor: Giovanni Conti übernimmt beim BIT das Ruder Seite 5 Immer à jour: So erhalten Sie Service-Infos des BIT per Mail oder SMS Seite 10 Produkte und Projekte 6 Gut besuchtes «BIT in action» 8 Anruferidentifikation: Bereits über Profile erstellt 9 SAP-Inkasso für die Zollverwaltung 10 Neues Tool für Störungsmeldungen und Serviceinfos 11 Entdecken Sie das Potenzial Ihrer Daten! Eingeschoben 14 Aus die Maus IT-Thema 16 Tipps im Umgang mit mobilen PCs Bits & Bytes 17 Kurz berichtet; kurz notiert 18 Kurz informiert; kurz notiert 19 Kurz gelesen; kurz berichtet 20 FAQ 21 Trendreport 22 SMS-Interview; BIT-Kontakt-Box 23 Mixed Pixels; «Eisbrecher»-Abo Version française sous Titelbild: Pie-Charts sind nur eine von vielen Möglichkeiten, mit SAP-Tools mehr aus Ihren Geschäftsdaten zu holen. Herausgeber Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) Monbijoustrasse 74, CH-3003 Bern Telefon Intranet: Internet: Redaktionsleitung Nora Kelemen Redaktion Leo Hauser (HL), Ruth Widmer (WiRu). Fanny Kläy (KlFa). Redaktionelle Mitarbeit bei dieser Ausgabe: Catherine Klink, Reto Suter. Gestaltung Stefan Flükiger (Flu) Druck BBL, Vertrieb Publikationen, Bern Online-Version und Abonnement Kontakt Tel.: Nächste Ausgabe September

3 Editorial Geschäftsdaten zum Anbeissen Liebe Leserinnen und Leser Nora Kelemen Bereichsleiterin Kundenkommunikation Ring- und Kuchengrafik, Linien- und Balkendiagramm haben gemeinsam, dass sie gerne zur Visualisierung von Geschäftsdaten eingesetzt werden. Dieser grafischen Aufbereitung der Daten geht in der Regel deren Analyse voraus. Dabei sollen Muster und Zusammenhänge erkannt werden, um fundierte unternehmerische Entscheide treffen zu können. Für die wichtige unternehmerische Tätigkeit der Geschäftsanalyse (Business Intelligence, BI) bietet das BIT jetzt neue IT-Unterstützung an: Mit den Tools aus dem BI-Portfolio stehen Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie Daten direkt aus unterschiedlichen Quellen analysieren und aufbereiten können. In der Heftmitte haben wir für Sie eine Übersicht zusammengestellt. Sind Sie oft mit dem Notebook unterwegs? Dann interessiert Sie vielleicht, wie Sie von unterwegs auf s und Fachanwendungen zugreifen oder Daten synchronisieren können. Tipps dazu finden Sie auf Seite 16. Ebenfalls nützlich ist das Tool «Störungsmeldungen und Serviceinformationen». Damit können Sie sich Service-Meldungen des BIT per Mail oder SMS zustellen lassen. Wie das geht, erfahren Sie auf Seite 10. Weil Tablet-PCs und Smartphones gerade Siegeszüge feiern, droht im Schatten dieser Entwicklung eine ganz andere IT-Erfolgsgeschichte unterzugehen, diejenige der Computermaus. Kommt das Aus für die Maus? Und falls ja, womit steuern wir stattdessen? Ein Blick auf den Beitrag zur Geschichte der Maus lohnt sich (Seite 14.). Eine vergnügliche Lektüre wünschen Nora Kelemen und das «Eisbrecher»-Team. 3

4 Aus der Geschäftsleitung Führungswechsel im BIT Geschätzte Kundinnen und Kunden des BIT Zwölf Jahre nach der Gründung findet im BIT ein Führungswechsel statt. Marius Redli ist per Ende April 2011 zurückgetreten, während Giovanni Conti am 20. April 2011 als neuer Direktor des BIT durch den Bundesrat gewählt wurde. ich darin, die Leistungskontinuität und den Fortgang der laufenden Geschäfte sicherzustellen und den Dialog mit Ihnen, geschätzte Kundinnen und Kunden, weiter zu pflegen. Peter Weiss, Stellvertretender Direktor Als langjähriger Arbeitskollege und Freund danke ich Marius Redli für seine Tatkraft und sein Engagement, mit denen er die letzten zwölf Jahre die Entwicklung des BIT und der Bundesinformatik wesentlich geprägt hat. Giovanni Conti wird das Ruder neu ausrichten und, so hoffen wir, das BIT weiterhin auf einem erfolgreichen Kurs steuern. Bis dahin obliegt es mir, das Amt interimistisch zu leiten. Dazu darf ich auf die tatkräftige Unterstützung meiner Kolleginnen und Kollegen aus der Geschäftsleitung und aller Mitarbeitenden des BIT zählen. Meine Aufgabe in dieser Übergangszeit sehe 4

5 Neuer Direktor Version française en ligne Giovanni Conti wird neuer BIT-Direktor Der Bundesrat hat am 20. April 2011 Giovanni Conti zum neuen Direktor des BIT gewählt. Der neue Direktor ist ein ausgewiesener Kenner der IT-Landschaft und bringt profunde Führungs- und Managementerfahrung mit. BIT-Kontakt: Peter Weiss, Stv. Direktor Text: Leo Hauser Übernimmt das Ruder beim BIT: Giovanni Conti. Als Doktor der Technikwissenschaften mit fundiertem Wissen in der Breitbandtechnologie, der IT-Infrastruktur sowie im Content Management deckt Giovanni Conti nach Überzeugung des Bundesrats die erforderlichen fachlichen Kompetenzen für die anspruchsvolle Position als BIT-Direktor optimal ab. In seiner bisherigen Karriere war Giovanni Conti unter anderem tätig beim US-Telekomunternehmen AT&T Bell Laboratories, beim Genfer Warenprüfkonzern SGS Société Générale de Surveillance SA und übte zwischenzeitlich einen Lehrauftrag im Bereich Telekommunikationsnetze an der ETH Lausanne aus. Viel Erfahrung im Bereich Netze Ab 1999 war Giovanni Conti bei Swisscom tätig, wo er während rund zwölf Jahren strategisch relevante Themen aktiv gestaltete. So war Conti zunächst beim Konzern und in der Geschäftsleitung von Swisscom Fixnet tätig, wo er für die Entwicklung von Breitbanddiensten zuständig war und mit seinem Team unter anderem den Grundstein des heutigen Swisscom TV legte. Von 2002 bis 2007 führte Conti als CEO Swisscom Broadcast, wo er namentlich die Digitalisierung der Radio- und Fernsehrundfunknetze wesentlich vorangetrieben hat. In den vergangenen dreieinhalb Jahren hat Conti bei Swisscom Netz & IT die Division Governance erfolgreich aufgebaut und geführt. Dabei verantwortete er insbesondere die Strategie und das Vorgehen beim Bau des zukünftigen Glasfasernetzes. Giovanni Conti ist 48-jährig, Bürger von Ardon/ VS und lebt mit seiner Familie in Villars-sur- Glâne bei Freiburg. Bis zum Stellenantritt von Giovanni Conti wird Peter Weiss, Stellvertretender Direktor BIT, das Bundesamt interimistisch leiten. 5

6 Events Gut besuchtes «BIT in action» «BIT in action» heisst der halbjährlich stattfindende Kundenanlass des BIT. Die dreizehnte Ausgabe lockte mehr Publikum denn je in die Aula des Eidgenössischen Personalamtes an der Eigerstrasse in Bern. BIT-Kontakt: Daniel Kammermann, Account Manager Text: Leo Hauser Fotos: Stefan Flükiger Zur 13. Ausgabe des BIT-Kundenevents marschierten rund 140 Interessierte auf ein neuer Rekord. Nach einer kurzen Begrüssung durch Carlo Dietiker, Chef Kunden- und Servicemanagement, eröffnete der Abteilungsleiter Basisprodukte, Markus Hänsli, den fachlichen Teil. Er führte aus, welche Massnahmen aus den Bundesratsbeschlüssen zur Erhöhung der Informationssicherheit abgeleitet wurden und noch werden. Auslöser für die Bundesratsbeschlüsse war der Hackerangriff auf die Bundesinformatik vom Oktober «Wir müssen unsere Daten Die Referenten (von hinten links): Reto Suter, Peter Künzi, Daniel Kammermann (Moderation), Markus Hänsli, Marianne Siegenthaler, Walter Bremer, Carlo Dietiker, Willy Müller. schützen und die Wiederholung eines solchen Angriffs verhindern», betonte Hänsli. Ein Fokus liegt auf der Büroautomation, die durch ihre grosse Verbreitung am meisten gefährdet ist. Die ersten Massnahmen, die am «BIT in action» vorgestellt wurden, sind bereits umgesetzt, weitere Projekte sind in Arbeit und werden bis Ende 2013 abgeschlossen. Excel ist ein beliebtes Werkzeug für die Auswertung von Daten. Das Problem: Man arbeitet mit extrahierten und daher praktisch immer nichtkonsistenten Daten. Wer auf Live-Daten basierende Berichte benötigt, die zudem ansprechend visualisiert sind, ist mit den Tools aus der Business-Objects-Suite (BO) von SAP besser bedient. Peter Künzi und Reto Suter vom CCSAP BIT stellten diese Werkzeuge vor. Mit Crystal Reports, BO Web Intelligence und BO Dashboards hat das BIT drei wichtige Tools aus der BO-Familie bereits im Angebot (inkl. Schulung), weitere sind in Prüfung. (Mehr auf S. 11.) Neuigkeiten aus dem Produktkatalog 2012 Im nächsten Referat stellte Marianne Siegenthaler, Bereichsleiterin Account Support, die Neuerungen im BIT-Produktkatalog 2012 vor, der im Oktober 2011 publiziert wird. Formal neu sind die einheitlich strukturierten Beschreibungen der Marktleistungen, «ganz ohne Werbetexte», wie Marianne Siegenthaler betonte. Inhaltlich kündigen sich v.a. bei der Büroautomation und den Arbeitsplatzsystemen (APS) Neuigkeiten an. So etwa die Auslösung des Monitors aus dem APS-Angebot: Dieser wird neu separat mit einem Einmalmietpreis abgegolten und die Kunden bestimmen den Austauschzeitpunkt selbst. Die Standard-Peripherie für Notebooks beinhaltet neu ein zusätzliches Netzgerät und eine zusätzliche Maus. Aus dem Angebot Managed Desktop wurde die Software der Schale 2 entfernt, damit die Kunden nur die Software bezahlen, die sie wirklich brauchen. Bei den Mailboxgrössen konnten, dank neuer Technologie, grössere Speicher ohne Zusatzkosten angekündigt werden. Im Anschluss stellte Marianne Siegenthaler das kürzlich gestartete Kundenportal «Mein BIT- Portfolio» vor. Dieses erlaubt den BIT-Kunden den Online-Zugriff auf die wichtigsten Dokumente (Vereinbarungen, Verträge, Reports, Finanzdokumente). Die Sharepoint-Lösung bietet eine zentrale Dokumenten-Verwaltung und erübrigt das Versenden der Dokumente. In einer Demo wurden die Funktionalitäten vorgestellt. Als Gast-Referent sprach Willy Müller vom Informatikstrategieorgan (ISB) über Cloud Computing. Die Wolke ist auch für Behörden attrak- 6

7 Events tiv: Keine Investitionskosten, kurzfristig verfügbar und man bezahlt nur, wenn man die Angebote wirklich nutzt. «Cloud-Angebote sind sehr wirtschaftlich, es gibt aber auch Risiken», so Müller. Grösste Herausforderung ist die Sicherheit: «Sind unsere Daten in der Cloud sicher?» Je nach dem in welchem Land die Infrastruktur des Providers steht, sieht die rechtliche Situation anders aus, etwa in Bezug auf Zugriffe durch lokale Behörden. Bereits heute nutzen Schweizer Behörden Cloud-Dienste, z.b. Swisstopo-Kartendienste, die bei Amazon laufen. Die Leistungserbringer müssen sich überlegen, wie sie sich in Sachen Cloud aufstellen wollen, so Müller. «Macht es Sinn, dass jede Gemeinde eigene Cloud-Vorgaben erstellt? Sollen wir koordiniert auftreten oder einfach den Markt spielen lassen? Wie sollen wir uns im nationalen und internationalen Umfeld positionieren?» einige der Fragen rund um die Wolke, die einer Antwort harren. Aus diesem Grund hat das ISB erste Schritte hin zu einer Cloud-Strategie der Schweizer Behörden unternommen, die bewusst auch Kantone und Gemeinden ins Boot holen will. Ein Entwurf der Cloud-Strategie soll noch 2011 in die Vernehmlassung gehen. «Um die Ecke denken» Natürlich ist die Cloud auch im BIT bereits ein Thema. Und so lieferte Walter Bremer, Bereichsleiter im CCSAP BIT, einen Erfahrungsbericht. «Wir müssen beim Cloud Computing um die Ecke denken es steht eine ganz andere Arbeitsphilosophie dahinter, ganz andere Herausforderungen, als wenn wir mit einem System im Bundesnetz arbeiten», so Bremer. Das CCSAP BIT hat bis jetzt einige Test- und Entwicklungssysteme in die Wolke platziert, wobei mit einem lokalen Anbieter zusammengearbeitet wird. «Theoretisch könnte man die komplette SAP-Landschaft innert zwei Jahren in die Cloud setzen», sagte Walter Bremer. Aber auch dem CCSAP ist wichtig, dass man zunächst Regeln und Strategien entwickelt. Zum Abschluss des «BIT in action» ging Peter Weiss, Stellvertretender Direktor, auf die kommenden Entwicklungen in der Bundes-IT ein, auf die Mitte Jahr erwartete Bundesinformatikverordnung und die bis Ende Jahr erneuerte Informatikstrategie. Aus den Ergebnissen können sich auch Veränderungen für das BIT ergeben, über welche die Kunden sobald wie möglich informiert werden. Peter Weiss lud die anwesenden BIT-Kunden ein, «die Entwicklung der IT in der Bundesverwaltung zu verfolgen und Ihre Bedürfnisse und Vorstellungen einzubringen». Präsentationen und Fotos auf bit.admin.ch > Themen > «BIT in action» Die Verschiebung vom Freitag auf den Mittwoch lohnte sich: Das 13. «BIT in action» war ein Publikumsmagnet. Peter Weiss, Stellvertretender Direktor des BIT, gab einen Ausblick auf die nähere Zukunft der Bundes-IT. Mit einem Stehapéro klingt das «BIT in action» aus: Gern genutzte Gelegenheit, das Gehörte rege zu diskutieren. 7

8 Produkte und Projekte Bereits über Profile erstellt Passwort vergessen? Kein Problem: Das Service Desk BIT hilft Ihnen gerne. Bevor Sie aber ein neues Passwort erhalten, wird neu eine verbesserte Anruferidentifikation mittels User-Profil durchgeführt. Bereits 60% der Anwenderinnen und Anwender haben ihr persönliches Profil erstellt. BIT-Kontakt: Adrian Zwygart, Bereichsleiter Frontend Services Text: Leo Hauser Guter Rücklauf In den vergangenen Monaten wurden alle Benutzerinnen und Benutzer der BIT-Büroautomation erstmals angeschrieben und dazu eingeladen, für den Fall der Fälle ein persönliches User- Profil zu erstellen eine Sache von wenigen Minuten. Von den rund angesprochenen Mitarbeitenden in der Bundesverwaltung haben bis heute bereits über Zehntausend (rund 60%) ein Profil erstellt. Ein erfreulicher Zwischenstand. Jene, die es bisher versäumt haben, ein User-Profil zu erstellen, können dies jederzeit nachholen (siehe unten). Wer würde hier nicht sein Passwort vergessen! Gut, wenn Sie vor den Ferien Ihr User-Profil hinterlegt haben. Seit Anfang Mai 2011 gilt s ernst: Das Service Desk BIT führt Passwort-Erneuerungen für die Anmeldung am PC nur noch mit hinterlegtem User-Profil durch. Wenn Sie also das Passwort vergessen haben, genügt wie gehabt ein Anruf beim Service Desk BIT. Neu werden Sie dort jedoch zunächst über das von Ihnen hinterlegte User-Profil identifiziert dies dient der Sicherheit und soll verhindern, dass sich Unberechtigte Zugang zu Ihrem PC und Ihren Daten verschaffen können. Ihr User-Profil besteht aus den Antworten auf drei persönliche Fragen, die möglichst nur Ihnen bekannt sein sollten. Zusätzlich man spricht von einer Zwei-Faktor-Authentifikation hinterlegen Sie Ihre Mobiltelefonnummer. Damit kann Ihnen der oder die Mitarbeitende des Service Desk BIT zur doppelten Absicherung einen SMS-Code senden, den Sie am Telefon wiedergeben müssen. (Alternativ können Sie die Nummer eines persönlichen Ausweises hinterlegen.) Voilà, schon sind Sie sicher identifiziert und erhalten umgehend ein neues Passwort zugeteilt. Denken Sie daran: Die Sommerferien stehen vor der Tür, und damit erfahrungsgemäss die Hochsaison des Passwort-Vergessens! Falls Sie Ihr persönliches User-Profil noch nicht erstellt haben, tun Sie es jetzt, damit Sie keine unnötigen Umstände haben, wenn Ihnen nach den Ferien vor lauter Urlaubseindrücken partout das Passwort nicht mehr einfallen will. Ihr User-Profil zu erstellen (oder zu editieren) ist kinderleicht und schnell erledigt. Besuchen Sie bitte die Seite support und wählen Sie den Navigationspunkt «Anruferidentifikation». Wettbewerb: Drei Gewinner Mit der Lancierung der Zwei-Faktor-Authentifikation wurde als kleiner Anreiz zum Erstellen des User-Profils ein Wettbewerb ausgeschrieben. Unter allen Personen, die bis Ende April 2011 ihr User-Profil hinterlegt hatten, verloste das Service Desk BIT drei ipod nano. Die glücklichen Gewinner/-innen sind: Linus Buchs (BAG), Rita Nyffenegger (Astra) und Mirushe Zejneli-Reçi (ISB). Herzliche Gratulation! 8

9 Produkte und Projekte SAP-Inkasso für die Zollverwaltung Seit dem 1. Februar bearbeitet die Zollverwaltung (EZV) ihre Betreibungsfälle mithilfe eines SAP-Moduls. Das SAP- Inkasso ist ein Teilprojekt von FIRE III, einer SAP-Lösung des BIT für das gesamte Finanz- und Rechnungswesen der EZV. BIT-Kontakt: Peter Ringgenberg, Projektleiter SAP Text: Ruth Widmer Für die Bearbeitung von Betreibungen gibt es eine grosse Auswahl an Tools. Mit der Einführung von FIRE III (vgl. «Eisbrecher» Nr. 36) und der damit kompletten Integration des Finanzund Rechnungswesens der EZV in SAP war es jedoch nur folgerichtig, auch für die Betreibungsprozesse eine SAP-Lösung einzusetzen. Eine solche war denn auch von Anfang an als Teil von FIRE III geplant, die Umsetzung musste jedoch aus Zeit- und Kapazitätsgründen etwas zurückgestellt werden. «Der grosse Vorteil von SAP-Inkasso besteht darin, dass viele für das Inkasso wichtige Daten bereits im gleichen System vorhanden sind und nicht zusätzlich eingegeben werden müssen», sagt Projektleiter Peter Ringgenberg, der auch für das Grossprojekt FIRE III verantwortlich zeichnete. Werden Einfuhrzölle nicht bezahlt, kommt das SAP-Inkasso zum Zug. Im Bild: Zufahrt zur Zollstelle Chiasso. Foto: EZV Herausforderung Formulare Für die Umsetzung des SAP-Inkasso für die EZV arbeitete das BIT mit einer externen Firma zusammen, die bereits für verschiedene grosse Firmen ähnliche Lösungen umgesetzt hat. Während der Umsetzungsphase arbeiteten Vertreter der externen Firma eng mit dem CCSAP des BIT zusammen. Eine wichtige Aufgabe bestand in der Programmierung der vielfältigen und komplexen Formulare, die für die Abwicklung des Betreibungsprozesses nötig sind. Die SAP-Standardformulare mussten an die Bedürfnisse der EZV angepasst werden, was sehr aufwändig war. Den Hauptteil dieser Programmierarbeit leistete ein SAP-Entwickler des BIT. Im SAP-Inkasso-Modul werden die Dossiers der Betreibungs- bzw. Konkursfälle eröffnet. Die Daten der Schuldner können direkt aus einem anderen SAP-Modul übernommen und müssen nicht neu erfasst werden. Nach der Dossier-Eröffnung wird ein Verfahren eingeleitet, das direkt an das zuständige Betreibungs- bzw. Konkursamt weitergeleitet wird. Dieses führt das Verfahren gemäss den Bestimmungen des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG) durch. Umstellung für das Inkasso-Team Im Rahmen der Umstellung auf SAP hat sich der Inkassodienst der EZV bereit erklärt, eine generische Lösung SAP-Inkasso zu erarbeiten, welche für den bundesweiten Einsatz vorgesehen ist. Zusätzlich zum Tagesgeschäft hat der Inkassodienst der EZV die vorhandenen personellen Ressourcen eingesetzt und tatkräftig im Projekt mitgearbeitet. «Mit dem bisher verwendeten System waren die Mitarbeitenden bestens vertraut, und das neue SAP-Modul unterschied sich in der Handhabung merklich vom bisherigen Tool», erklärt Daniel Löffel von der EZV, der das Projekt als Superuser betreute. Trotzdem hielt sich der Schulungsaufwand in Grenzen, da das Inkasso- Team bereits während der Projekt- und Testphase einbezogen wurde. «Im Zusammenhang mit SAP-technischen Fragen bin ich während der Testphase und zu Beginn der Einführung oft mit Bedienungsproblemen konfrontiert worden» so Daniel Löffel. «Inzwischen sind die meisten Fragen geklärt und ich werde nicht mehr oft um Unterstützung gebeten.» 9

10 Produkte und Projekte Version française en ligne Neues Tool für Störungsmeldungen und Serviceinformationen IT-Systeme müssen laufend gewartet werden. Mit einem neuen Online-Tool informiert Sie das BIT, wann und an welchen Systemen Wartungsarbeiten geplant sind. Auf dem gleichen Kanal erhalten Sie aktuelle Informationen zu laufenden Störungen. BIT-Kontakt: Renáta Rieder, Bereichsleiterin Service Manager Text: Leo Hauser Schnelle Übersicht über aktuelle Meldungen: Screenshot des neuen Tools. Seit Anfang Jahr betreibt das BIT auf seiner Kundenplattform ein Tool für die Information über aktuelle Störungen und über geplante Wartungsarbeiten an den ICT-Systemen. Vor Kurzem wurde das neue Tool in den regulären Betrieb überführt und steht nun den BIT-Kundenämtern zur Verfügung. Somit können Sie an einem zentralen Ort die für Sie relevanten Störungsmeldungen und Serviceinformationen, betreffend vom BIT erbrachte ICT-Leistungen, einsehen. Sie erfahren den aktuellen Stand punkto Störungsbehebung, wissen, wann Wartungsarbeiten terminiert sind und erhalten Informationen über allfällige Auswirkungen auf Ihre Arbeit am PC. Die Meldungen werden durchgängig zweisprachig publiziert (deutsch / französisch). Meldungen per und SMS Dieses neue Werkzeug richtet sich primär an alle IT-Fachleute in den Kundenämtern des BIT, ist aber auch für Anwenderinnen und Anwender zugänglich. Das Tool erkennt automatisch Ihren Windows-Account und Sie erhalten somit einen sofortigen Überblick über die aktuellen Informationen, die für Ihre Verwaltungseinheit und somit für Sie von Bedeutung sind. Unter dem Navigationspunkt «Mein Profil» können Sie für die Meldungen selbstverständlich auch Abonnemente erstellen und werden so bei Neuigkeiten umgehend per informiert. Störungsmeldungen können Sie sich für alle Fälle auch per SMS zusenden lassen. Das Erstellen von Meldungs-Abos ist sehr einfach und selbsterklärend. Webmaster können die Störungsmeldungen und Serviceinformationen des BIT ohne grossen Aufwand sogar in die eigene Amts-Intranetseite einbinden. Auf der Kundenplattform des BIT finden Sie eine ausführliche Dokumentation zum neuen Tool (beachten Sie auch die besondere Anleitung für Firefox-Anwender). Bei weitergehenden Fragen zum Tool und zu den publizierten Meldungen steht Ihnen das Service Desk BIT (Tel ) gerne zur Verfügung. Das neue Tool finden Sie unter > Störungsmeldungen und Serviceinformationen 10

11 Produkte und Projekte Version française en ligne Entdecken Sie das Potenzial Ihrer Daten! Stehen Sie auch vor der Herausforderung, in immer kürzeren Zyklen Entscheidungen aufgrund fundierter Geschäftsdaten treffen zu müssen? Das Kompetenzzentrum SAP (CCSAP) des BIT bietet neue und innovative Werkzeuge für die Business Intelligence an, welche Ihnen gute Dienste leisten können. BIT-Kontakt: Reto Suter, Bereichsleiter Operational Process Management im CCSAP BIT Text: Reto Suter In immer kürzerer Folge müssen Entscheidungen aufgrund aktueller und fundierter Geschäftsdaten getroffen werden eine Situation, die viele von uns bestens kennen. Dabei kommt insbesondere im Controlling zunehmend Excel als bewährtes Analyse-Instrument zum Einsatz: Daten werden aus Quellsystemen extrahiert, mit verschiedenen Formeln angereichert und die Ergebnisse in visualisierter Form veredelt und präsentiert. Doch gerade aufgrund des zunehmenden Zeitdrucks werden dabei verschiedene Aspekte oftmals vernachlässigt: Die Datenaktualität, da keine direkte Verbindung zu den Quellsystemen besteht, die Datenkonsistenz, da sich die Informationen zu den Quellsystemen aufgrund der Veredelung und allfälliger Formelfehler unterscheiden, die Datensicherheit, da Dateien auf öffentlichen Laufwerken gespeichert oder per E- Mail versendet werden, sowie die Datenqualität, da die Informationen meist periodisch wiederverwendet und dabei Fehler übernommen werden. Business Intelligence im CCSAP BIT Mit der Übernahme der Firma Business Objects (BO) vor rund drei Jahren konnte SAP das BI- Portfolio um wesentliche Möglichkeiten erweitern. Nach eingehender Prüfung verschiedenster BI-Tools im SAP-, aber auch Non-SAP-Umfeld haben die SAP-Spezialisten des BIT eine BI-Plattform mit einem erweiterten Portfolio aus bewährten und neuen, innovativen BI-Tools geschaffen. Diese Plattform bietet: Schnellen Zugang zu allen Unternehmensdaten (SAP-Systeme, Nicht-SAP-Systeme, Data Warehouse, eigene Datenbanken sowie Web- Inhalte und Excel-Dokumente). Einfache und intuitive Reporting- und Visualisierungswerkzeuge für Fachanwender. Einbindung von aktuellsten Unternehmensdaten in Office-Anwendungen. BI (Reports, Dashboards) und Information Management auf einer SAP-Plattform. Erfolgreich realisierte Referenzprojekte auf Basis von SAP Business Objects. Das aktuelle BI-Portfolio des CCSAP BIT beinhaltet Tools für die Bereiche Dashboarding, Adhoc-Analyse sowie vorformatiertes Reporting. Weitere Tools werden auf deren Einsatz im Bundesumfeld hin getestet. Eine Übersicht über ausgewählte Tools aus dem BIT-Portfolio finden Sie auf der folgenden Doppelseite. Für eine nachhaltige Steuerung der Organisation ist es jedoch notwendig, relevante Kennzahlen aktuell und automatisiert visualisieren zu können. Dies erreicht man mit modernen Tools der Business Intelligence, kurz BI, etwa mit Dashboards, die eine zeitgemässe Visualisierungsmöglichkeit bieten, komplexe Prozesse vereinfacht darzustellen und die Basis für unaufwändige Top-down-Analysen bilden. Was ist Business Intelligence In der Praxis versteht man unter Business Intelligence (deutsch: Geschäftsanalytik) in den meisten Fällen die Automatisierung des Berichtswesens (Reporting). Die in den ERP-Systemen (ERP = Enterprise Resource Planning, Planung der Unternehmensressourcen) anfallenden Daten werden genutzt, um die Situation des Unternehmens unter verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren und zu bewerten. Die Analyse erfolgt nicht in den ERP-Systemen, sondern in einer davon getrennten Datenbasis, dem Data-Warehouse (DWH). 11

12 Produkte und Projekte Business Intelligence: Übersicht über ausgewählte Tools Dashboarding, Ad-hoc-Analyse, vorformatiertes Reporting: All das und noch viel mehr ist möglich mit den Werkzeugen aus dem Business-Intelligence-Portfolio des CCSAP BIT. Weitere Tools sind in Evaluation. BO Web Intelligence Web Intelligence ist ein vielseitiges Werkzeug, das eine anwenderfreundliche, interaktive und flexible Oberfläche zur Erstellung und Analyse von Berichten mit Unternehmensdaten über das Internet, gesicherte Intranets und Extranets zur Verfügung stellt. Es überzeugt durch die Benutzerfreundlichkeit, die es auch weniger technikversierten Anwendern erlaubt, dank Click-and-drop-Funktionalität intuitiv auf Daten zuzugreifen, diese zu analysieren und Berichte zu erstellen. Der Zugriff auf die Daten wird durch eine semantische Brücke (ein sog. «Universum») erleichtert die Anwender müssen sich nicht mit technischen Aspekten der Datenbank befassen. Ein «Universum» entspricht bestimmten Daten in einer Datenbank und verwendet alltägliche Begriffe zur Darstellung des Geschäftsumfelds. Der Anwender kann, ohne auf die IT angewiesen zu sein, eine Abfrage erstellen, indem er Objekte aus einem «Universum» hinzufügt und nach seinen Wünschen anordnet. BO Dashboards Durch die Vereinigung von zwei weit verbreiteten Anwendungen Microsoft Excel und Adobe Flash Player füllt BO Dashboards die Lücke zwischen Analyse und grafischer Darstellung von Daten. Business Objects Dashboards stellt den Massstab für die Entwicklung wirkungsvoller, interaktiver Präsentationen dar. Einflüsse und Wirkung von Geschäftsvorfällen können so leicht verständlich veranschaulicht werden. BO Dashboards ist ein Programm, das flashbasierte Präsentationen erstellt, die auf Geschäftsdaten (Business Intelligence) basieren. Mit Excel als Basis für BO Dashboards ist sichergestellt, dass sich Excel-Anwender mit diesem Tool schnell zu- rechtfinden. Die Verknüpfung der ausgewählten Visualisierungskomponente mit den Daten erfolgt leicht und schnell über die Point-andclick-Funktionalität. 12

13 Produkte und Projekte LiveOffice Mit LiveOffice können Anwender mit unterschiedlichem Kenntnisstand problemlos Geschäftsinformationen abrufen, Anfragen erstel- len, Berechnungen durchführen und Antworten auf Geschäftsfragen freigeben, ohne sich mit komplexen Datenbanksprachen und -strukturen auskennen zu müssen. Mit LiveOffice können Crystal Reports oder Web-Intelligence-Daten direkt in Word-, Excel-, PowerPoint- und Outlook-Dokumente eingebettet werden. Dank der direkten Integration kann die Aktualität der präsentierten Informationen so jederzeit sichergestellt werden. Aus den Office-Programmen heraus können Crystal Reports wie auch Web-Intelligence-Dokumente erstellt sowie bearbeitet werden. Ein mühseliges Wechseln zwischen Applikationen entfällt somit. Crystal Reports Crystal Reports dient der Erstellung hochformatierter Berichte, gilt als De-facto-Standard für das Unternehmensreporting und eignet sich für jede Art von Berichten. Nebst den umfassenden Formatierungsoptionen steht die Analyse und Interpretation der Daten sowie die Integration verschiedener Datenbanken und Quellen im Zentrum dieser Anwendung. Mit Crystal Reports ist es möglich, aus praktisch jeder beliebigen Datenquelle genau den Bericht zu erstellen, der gewünscht wird. Integrierte Berichtsassistenten führen den Anwender schrittweise durch den Aufbau von Berichten und die Abwicklung allgemeiner Berichterstellungsaufgaben. Formeln, Kreuztabellen, Unterberichte und konditionale Formatierung helfen, den Daten einen Sinn zu geben und wichtige Beziehungen zu erschliessen, die sonst möglicherweise unerkannt bleiben. Wo Worte und Zahlen nicht genügen, können Informationen durch geografische Karten und Grafiken anschaulich vermittelt werden. Üblicherweise stellen Reports statische Berichte dar, die in gewissen Fällen noch Drill-down-Funktionalitäten be- inhalten. Crystal Reports geht einen Schritt weiter und bietet zudem «Slice-and-Dice»- Funktionen, wie die Verschiebung von Spalten, die Filterung von Daten und die Ergänzung von Reports mit neuen Merkmalen. BI-Kurse bei IT-Education BIT Ausgewählte Business-Intelligence-Kurse sind im Ausbildungsangebot des BIT verfügbar. Aktuell z.b. «SAP Business Intelligence Grundlagen» (halber Tag), der SAP-BEx-Analyzer- Grundkurs (halber Tag) oder der zweitägige Einführungskurs für das Tool Web Intelligence. Weitere Kurse auf Anfrage. Details und Daten unter 13

14 Eingeschoben Aus die Maus Touchscreen hier, Tablet dort: Im Zeitalter von ipad & Co. braucht es flinke Finger und Gesten aber wohl bald keine Computermaus mehr. Geschichte einer vom Aussterben bedrohten Spezies. Text: Leo Hauser In menschlichen Behausungen gelten Angehörige der Gattung Maus nicht gerade als Indikator für Sauberkeit. Und was für die putzigen Pelzträger gilt, trifft offenbar auch auf deren entfernte Verwandte, die Computermaus, zu: Laut einer Studie aus dem Jahr 2004 sind PC- Mäuse mit 35 Mal mehr Mikroben bevölkert als WC-Brillen. Und doch ist die Computermaus seit bald drei Jahrzehnten eine unentbehrliche Helferin bei der Arbeit am PC. Als Erfinder der Maus gilt der Computerpionier Douglas C. Engelbart, der in den 1960er-Jahren am Stanford Research Institute an neuartigen Eingabegeräten tüftelte. Am 9. Dezember 1968 präsentierte er vor Fachleuten ein klobiges kleines Holzkästchen (siehe Bild), welches er später als «X-Y-Positionsanzeigesteuerung für die Bewegung per Hand zur Verschiebung eines Positionsanzeigers auf dem Bildschirm» patentieren liess. Die Ur-Maus bewegte sich auf zwei rechtwinklig zueinander stehenden Rädern. So konnte das Gerät vorwärts, rückwärts, links und rechts unterscheiden und damit den Cursor auf dem Bildschirm steuern. Kugel im Bauch Aufgrund der weitreichenden Folgen für die Computertechnologie wurde die Vorstellung Die Ur-Maus. Dieses Kästchen präsentierte Maus-Erfinder Engelbart (sri.com) der ersten PC-Maus als die «Mutter aller Demos» bezeichnet, dies allerdings erst viel später. Anfänglich schenkte die Fachwelt der Maus kaum Beachtung (wie auch dem ebenfalls von Engelbart entwickelten einhändigen Keyboard mit nur fünf Tasten). Damals bedeutete Computerarbeit noch hauptsächlich Texteingabe über die Tastatur. Und so begann sich die Population der PC-Mäuse erst mit dem Aufkommen der grafischen Bedienoberflächen rasch zu vermehren. Den ersten kommerziell bedeutsamen Auftritt erlebte die Maus nun im grau-beigen Kunststoffgehäuse 1984 mit der Lancierung der Macintosh-Rechner von Apple. Mit Einführung von Microsoft Windows (1985) wurde auch das Betriebssystem MS-DOS «mausfähig». Die ersten massentauglichen PC-Mäuse waren optomechanische Kugelmäuse. In deren Bauch überträgt eine gummibeschichtete Metallkugel die Handbewegungen auf zwei winzige Walzen (X- und Y-Achse), mit denen sich eine kleine Lochscheibe dreht (siehe Grafik rechts). Diese Scheiben werden von einer Lichtschranke abgetastet und so die Drehrichtung und Geschwindigkeit in elektrische Signale umgewandelt. Die relativen Koordinaten zur Darstellung des Mauszeigers werden mit einer Software, dem Maustreiber, errechnet. Leider befördert die Kugel laufend Schmutzpartikel ins Mausinnere, und je verdreckter die Walzen, desto ungenauer arbeitet die Maus. Unter die Räder gekommen Um die Jahrtausendwende hatte es sich ausgerollt und die Kugelmaus machte der optischen Artgenossin Platz. Sie enthält eine Lichtquelle, die den Untergrund beleuchtet und die Reflexion mit einem optischen Sensor aufnimmt. Dies verlangt ein Minimum an Struktur auf dem Terrain, weshalb optische Mäuse z.b. auf Glastischen nicht funktionieren. Als Leuchtmittel kamen zunächst Leuchtdioden, ab 2004 auch Laserdioden zum Einsatz. Die ursprünglich serielle Schnittstelle zum Computer wurde ab 1998 durch den praktischen USB- Anschluss ersetzt. Und natürlich blieb es 14

15 Eingeschoben Das Prinzip der Kugelmaus: 1. Bewegen der Maus erzeugt Drehung der Kugel. 2. Drehung wirkt auf X- und Y-Achsen. 3. Lochscheiben werden gedreht. 4. LEDs leuchten durch die Lochscheiben. 5. Sensoren empfangen Lichtimpulse (wikipedia.org) nicht bei der einen Taste der Ur-Maus. Bereits 1985 kam die erste Drei-Tasten-Maus auf den Markt, produziert von einem Spinoff der ETH Lausanne, dem heute weltweit führenden Maus-Hersteller Logitech. (Das erste Geld verdiente Logitech mit einem Adapter, mit dem man Apple-Mäuse an IBM- Computern benutzen konnte.) Ein weiterer Meilenstein in der Evolution der Computermaus war die Einführung des Scrollrads (1995). Dieses war besonders beim Surfen im damals noch jungen World Wide Web von grossem Nutzen. Bald gab es auch multifunktionale Mausräder, mit denen sich klicken und sogar horizontal scrollen liess. Maus). Kabellose Mäuse übertrugen die Signale anfänglich über Funk, ab 2002 via Bluetooth. Mit der Einführung der Notebooks erlebte die Maus eine Metamorphose zum Touchpad. Parallel entwickelten sich zahllose Derivate wie Trackball, Trackpoint, Grafiktablett, Joystick, Gamepads usw., alles anwendungsspezifische Mausfunktionen in optimierter Form. Der letzte Schrei sind Mäuse mit eingebautem Scanner und Kreuzungen aus Maus und VoIP-Telefon. Doch wie es aussieht, scheinen die Tage der Maus bald gezählt. ipad & Co. mit ihren Touchscreens kommen ohne dieses Zwischending an der Schnittstelle Mensch Maschine aus. Während das Konzept der Tastatur auch auf die be- Schwanz ab Bereits im Jahr 1991 kamen die ersten Plastik nager ohne den charakteristischen Kabelschwanz auf den Markt (die Tier-Metapher stammt übrigens vom Erfinder der PC- Kein Goldesel für den Mausvater Mit seiner Erfindung wurde Mausvater D. C. Engelbart, nicht reich, weil seine Patente ausliefen, bevor sie kommerziell interessant wurden. In einem Interview sagte er dazu: «Das Wichtigste, was mir die Erfindung der Maus eingebracht hat, ist, dass die Firma Logitech mir umsonst ein Büro stellt. Und mich den Fotokopierer benutzen lässt.» 2010 verkaufte Logitech rund 100 Millionen Mäuse. Mehr als ein Gag: Smartphone-App als Mausersatz. Foto: Leo Hauser rührungsempfindlichen Bildschirme von Tablets und Smartphones übertragen wurde, wird die Maus auf diesen Geräten durch teils eigentümliche Fingerübungen ersetzt. Bereits existiert der Prototyp eines mobilen Computers, auf dem der Cursor mit den Augen gesteuert wird. Und auch bei den Games verdrängen Bewegungssteuerungen wie Microsofts Kinect die Maus-Abkömmlinge mehr und mehr. Immerhin: Sollte einmal Not an der Maus sein, sind für iphone und Anverwandte bereits diverse Apps erhältlich, die mittels Bewegungssensor und Bluetooth auf dem Touchscreen eine vollwertige PC-Maus simulieren. 15

16 IT-Thema Tipps im Umgang mit mobilen PCs An Ihrem Arbeitsplatz im Büro sind Sie mit Ihrem Notebook direkt ans Bundesnetz angeschlossen und können auf Mailbox, Dateien und Fachanwendungen zugreifen. Aber was, wenn Sie das Gebäude wechseln müssen und Internetzugang brauchen? Antworten auf diese und andere Fragen finden Sie in der Broschüre «Praktische Tipps für Notebook-Benutzer». BIT-Kontakt: Robert Feher, Gesamtprojektleiter Migration W Text: Catherine Klink Ohne Internetverbindung können Sie als Notebook-Benutzer weder aufs Internet, auf Ihre Mailbox via OWA (Outlook Web Access) noch auf die Fachanwendungen via RAS-Portal (Remote Access Service) zugreifen. Doch in zahlreichen Bundesgebäuden können Sie über die WLAN-Verbindung «Private» ohne Kennwort auf Internet und Bundesnetz zugreifen. Die neue Broschüre «Praktische Tipps für Notebook-Benutzer» gibt Tipps, wie man WLAN- Dienste nutzt oder bei Verbindungsproblemen vorgeht. RABA und OWA Um über das RAS-Portal auf das Bundesnetz zugreifen zu können, müssen Sie Remote Access Büroautomation (RABA) beantragen. Zudem müssen Sie erst im internen Netz eine Verbindung starten, damit notwendige Autorisierungen für das Arbeiten mit RABA vorgenommen werden können, die Ihnen Zugriff auf Ihre Daten und Fachanwendungen ermöglichen. OWA (Outlook Web Access) ist eine Webmail- Anwendung, die erlaubt, von ausserhalb des Bundesnetzes und mit jedem internetfähigen PC auf Mailbox, Kalender, Kontakte und öffentliche Ordner zuzugreifen. Bei OWA handelt es sich um eine Art Lightversion von Outlook. Energiesparmodi Es gibt drei Optionen, um den Energieverbrauch Ihres Notebooks zu verwalten. In der Regel empfiehlt es sich, für kurze Abwesenheiten tagsüber oder beim Wechseln des Arbeitsorts, das Notebook in den Modus «Energie sparen» zu setzen. Bei längerem Nichtgebrauch empfiehlt es sich, den Modus «Ruhezustand» zu wählen. Um die Leistungsfähigkeit Ihres Notebooks zu optimieren, können Sie weitere Einstellungen unter Systemsteuerung > Energieoptionen vornehmen. Weitere Themen wie korrektes Anund Abdocken Ihres Laptops, Offline-Dateien und Synchronisation werden in der Broschüre eingehend beschrieben. Die Tipps sollen helfen, mit mehr Leichtigkeit und Freude auf Ihrem Notebook zu arbeiten. Die PDF-Broschüre können Sie unter der folgenden Adresse herunterladen: Migration auf Windows 7 in vollem Gang Die Windows-7-Integration und -Migration ist ein innovatives und komplexes Serviceund Produktentwicklungsvorhaben im Rahmen des Projektportfolios «W7+ LE BIT». Dieses umfasst Engineering-, Integrationsund Migrationsprojekte des IT-Leistungserbringers BIT zur Umsetzung des IRB-Beschlusses (Informatikrat Bund) vom Mit einem Budget von 85 Mio. CHF (ohne PC-Kosten) und Personentagen werden 50 Projekte realisiert. In der Migration W7+ geht es somit nicht nur um die Einführung eines neuen Betriebssystems: Ein neuer standardisierter Arbeitsplatz mit zusätzlichen Funktionen wird bereitgestellt. Betroffen sind rund Arbeitsplätze in vier Departementen an 550 Standorten mit ca Servern und mehr als 2000 Anwendungen. Bis heute wurden mehr als 8000 Arbeitsplätze mit über 700 Anwendungen neu ausgerüstet. Insgesamt wurden bisher 16 Ämter erfolgreich migriert. Das UVEK mit über 3000 Arbeitsplätzen ist vollständig umgestellt. Die Migration wird bis Mitte 2012 abgeschlossen sein. 16

17 Bits & Bytes Kurz berichtet Neuer IT-Leitfaden für Lieferanten Welche IT-Architekturen unterstützt das BIT? Welches sind die Vorgaben des BIT für den Betrieb von Lösungen und Systemen? Solche Fragen stellen sich den Lieferanten und Leistungsbezügern des BIT regelmässig, wenn es ums Erstellen von Offerten im Rahmen von Projektausschreibungen geht. Um diese grundlegenden Fragen einheitlich und gebündelt beantworten zu können, hat das Architekturboard BIT vor kurzem den «IT-Leitfaden für Lieferanten» erstellt, ein nützliches Dokument in drei Teilen: Teil eins des 28-seitigen PDF-Dokuments gibt eine Übersicht über die einzuhaltenden IT-Vorgaben und Richtlinien, damit ein System oder Teile davon in die IT-Architekturen des BIT integriert werden kann. Teil zwei umfasst die Produktionslinien des BIT für den Betrieb von Fachanwendungen und bietet Lösungsanbietern eine Zusammenfassung der vom BIT unterstützten Plattformen für den Applikationsbetrieb. Diese Informationen zeigen bei Ausschreibungen und Offert-Anfragen klar auf, welche Lösungen im BIT betreibbar sind. Dadurch wird die Plattformwahl erleichtert und lassen sich unnötige Mehrkosten im späteren Betrieb vermeiden. Im dritten Teil des Leitfadens geht es um den Soll-Prozess zur Inbetriebsetzung von Komponenten (Software, Hardware) in die Produktion. Dieser Prozess beschreibt die Anforderungen und die Arbeitsschritte bis hin zu den Ergebnissen der Inbetriebsetzung. Der neue «IT-Leitfaden für Lieferanten» will keine vollständige Übersicht über sämtliche Details der technischen Architekturen und Vorgaben sein, sondern er fixiert die wichtigsten Leitplanken, welchen in jedem Fall zu folgen ist. Weitergehende Informationen werden im Rahmen der einzelnen Projekte bekanntgegeben, bei Fragen steht auch das Account Management des BIT gerne zur Verfügung. HL Download «IT-Leitfaden für Lieferanten» (PDF) Kurz notiert Schutzbedarfsanalyse aktualisiert Informatikprojekte sind in der Regel diversen unterschiedlich grossen Sicherheitsrisiken ausgesetzt. Um abzuklären, welchen Schutzbedarf ein Vorhaben oder eine Anwendung hat, muss rechtzeitig eine Schutzbedarfsanalyse (Schuban) gemacht werden. Diese ist eine Vorgabe aus der Weisung Informatiksicherheit Bund und der Projektmethode Hermes. Damit diese Analyse auch dem neusten Stand punkto Sicherheit entspricht, hat das Informatikstrategieorgan des Bundes (ISB) die Schuban vor Kurzem überarbeitet und der Ausschuss Informatiksicherheit die neue Version 2.0 im April 2011 verabschiedet. Die revidierte Schuban ist ab sofort gültig. Die wichtigsten Neuerungen betreffen u.a. das Kriterium der Vertraulichkeit, das mit Fragen zum Informationsschutz gemäss der Informationsschutzverordnung des Bundes ergänzt worden ist. Neu wurde die Frage nach der allgemeinen Schutzwürdigkeit hinzugefügt. Auf dem Arbeitsblatt «Minimale Sicherheitsanforderungen» wurde die Spalte «Erfüllung / Umsetzung» hinzugefügt, in der die einzelnen Grundschutzmassnahmen kommentiert werden können. Weiter wird neu bereits bei der Erhebung des Schutzbedarfs eine Architekturskizze verlangt. So können bereits in frühen Projektphasen mögliche Fragen zu Netzübergängen und notwendigen Bewilligungen geklärt werden. Dabei wird auch ersichtlich, welche Datenströme wie fliessen, also wie die Systeme miteinander kommunizieren. Im Arbeitsblatt «Anleitungen / Hinweise» ist erklärt, wie man die Schuban-Vorlagen am besten ausfüllt. WiRu Schutzbedarfsanalayse auf dem ISB-Intranet: > Themen > Sicherheit > Projekthilfsmittel > Schutzbedarfsanalyse 17

18 Bits & Bytes Kurz informiert SMS-Alarm bei Kindsentführung Bei Kindsentführungen ist schnelles Handeln verlangt: Die ersten Stunden nach der Tat sind für den Fahndungserfolg und die Rettung des Opfers entscheidend. Darum wurde in der Schweiz 2009 der Aufbau eines nationalen Alarmsystems beschlossen. Seit Anfang 2010 verfügt die Polizei über ein solches System, das bei Verdacht auf Kindsentführung umgehend aktiviert wird (nicht jedoch bei Entführungen durch einen Elternteil). Zur breiten Alarmierung der Bevölkerung werden Informationen zum Entführungsfall über Radio und Fernsehen, Autobahn-Anzeigetafeln, Durchsagen in Bahnhöfen, Flughäfen und Einkaufszentren sowie über Presseagenturen und Online-Medien verbreitet. Zusätzlich wird der Alarm per SMS verbreitet, und zwar an alle Handynummern, die bei der Alarmzentrale registriert sind. Mitmachen können alle Handy-Besitzerinnen und -Besitzer, denn je breiter die Alarmierungs-SMS gestreut wird, desto grösser die Chance, dass verdächtige Beobachtungen schnell der Polizei gemeldet werden können. Das EFD unterstützt dieses Anliegen und ruft alle Handy-Besitzerinnen und -Besitzer auf, diesen kostenlosen Dienst zu abonnieren. Bereits hat das BIT sämtliche Diensthandys, welche von BIT-Mitarbeitenden benutzt werden, beim Entführungsalarm registrieren lassen. EFD-weit sind die Mitarbeitenden mit Diensthandy verpflichtet, sich zu registrieren. Für die anderen EFD-Mitarbeitenden ist die Registrierung freiwillig, aber empfohlen. Falls Sie Ihre Mobiltelefonnummer beim SMS-Alarm registrieren lassen wollen, können Sie dies jederzeit auf der untenstehenden Website tun. HL Kurz notiert Das BIT stellt sich dem Vergleich Ende 2010 hat das BIT einen Preis- und Kostenbenchmark in Auftrag gegeben. Von einer darauf spezialisierten Beratungsfirma wurden systematisch Preise und Kosten des BIT jenen von insgesamt 14 vergleichbaren Anbietern am europäischen Markt (Schweiz, Deutschland, Österreich) gegenübergestellt. Dieser Vergleich ist Teil der Messung der Leistungsziele aus dem Leistungsauftrag des BIT und in den Wirkungsund Leistungsbericht eingeflossen. Ziel des Benchmarks war eine Standortbestimmung und die Beantwortung der Frage, ob und wo sich das BIT im Durchschnitt der Referenzgruppe bewegt. Insgesamt 56 Services (34 Preisund 26 Kostenpositionen) wurden bewertet und verglichen. Der Bericht bescheinigt dem BIT insgesamt marktkonforme Konditionen. Werden die Ergebnisse zu Angebotsblöcken zusammengefasst, ergibt sich das folgende Bild: Während in den Bereichen SAP, Rechenzentrum (diverse Teilservices) und Zertifikate das BIT besser (zwischen 8% und 32% besser) als der Durchschnitt der Referenzgruppe abschneidet, konnte dieser Wert in den Bereichen Büroautomation, Web-Anwendungen und Geschäftsverwaltung (zwischen 5 und 10% schlechter) nicht ganz erreicht werden. Zusammenfassend schliesst der Bericht mit der Feststellung, dass die Zusammenarbeit zwischen BIT und Kunden «durch hohe Business-Anforderungen an die IT» geprägt ist, dass die im Benchmark verglichenen Services des BIT als «weitestgehend marktkonform» bezeichnet werden können und dass die vereinbarten Leistungen inkl. der zugehörigen Kapazitäten «durch das BIT kostengünstig zur Verfügung gestellt» werden. Vor Ostern wurde der Bericht von der untersuchenden Firma dem Generalsekretariat EFD vorgestellt. Der Bericht wurde interessiert zur Kenntnis genommen und der stellvertretende Generalsekretär stellte befriedigt fest, dass die Resultate keinen Handlungsbedarf ergeben. Spezifische Ergebnisse zu einzelnen Leistungen werden BIT-intern weiter untersucht und führen gegebenenfalls zu Massnahmen. HL 18

19 Bits & Bytes Kurz gelesen Zeit gewinnen, Stress reduzieren Kommen Sie vor lauter Mails nicht mehr zum Arbeiten? Haben Ihre Outlook-Termine Sie im Griff, statt umgekehrt? Wächst Ihrer Aufgabenliste schon ein langer Bart? Dann ist die Zeit reif für ein cleveres Zeitmanagement mit Outlook. Die bereits achte Auflage des «offiziellen» Outlook-Zeitmanagementbuchs von Microsoft ist vor Kurzem erschienen und berücksichtigt nun neben Outlook 2003 und 2007 auch die aktuelle 2010er-Version der meistgenutzten Bürosoftware. Auf rund 200 Seiten verrät ein Autorenteam um Bestsellerautor Lothar Seiwert («Simplify your life»), wie Sie dem Zeitfresser und Ablenker ein Schnippchen schlagen. Der erste Schritt zur Besserung ist sicher die Deaktivierung der automatischen Benachrichtigung über neue Mails. Legen Sie stattdessen Zeitblöcke für die Bearbeitung der Mails fest (z.b. drei Mal täglich 30 Minuten zu festen Zeiten). Lernen Sie, wie Outlook mittels Regeln Ihre s für Sie vorsortiert und wie Sie Mails empfängerorientiert schreiben, sodass sie schneller und besser bearbeitet werden können. Ab dem zweiten Kapitel geht es im Buch um das effektive Planen von Beruf und Privatleben mit Outlook-Aufgabenlisten. Die Autoren empfehlen, möglichst alle Lebensbereiche in einer einzigen Outlook- Anwendung zu planen, damit man leichter alles unter seine verschiedenen «Lebenshüte» bekommt. Weiter geht es mit den Grundregeln für ein erfolgreiches Besprechungsmanagement mittels Outlook-Kalender. Das Buch hält viele Tipps für die Planung und Vorbereitung von Sitzungen bereit und jedes Kapitel wird mit einem kurzen Übungsteil abgeschlossen. Doch lesen und üben ist das Eine zu guter Letzt geben die Autoren Empfehlungen, wie es auch mit der Umsetzung im Alltag klappt. Vertiefen lässt sich das Zeitmanagement-Wissen mit zusätzlichen Videolektionen auf microsoft.de/zeitmanagement. HL Seiwert/Wöltje/Obermayr: «Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook», Microsoft Press Kurz berichtet Die Schöne und das BIT Dramatische Szenen auf der Turmterrasse der «Titanic II» zum Glück alles nur gestellt. Am 19. April 2011 diente das BIT-Hauptgebäude «Titanic II» in Bern als Location für ein Foto- Shooting der besonderen Art: Michèle Spring, angehende Damenschneiderin an der Berufsschule BFF, setzte im architektonisch markanten Bau an der Monbijoustrasse 74 Teile ihrer Projektarbeit bildlich um, Thema: «Die Schöne und das Biest». In der Ausführung der Projektarbeit war die Studentin komplett frei und so entschied sie sich für eine fotografische Neuinterpretation des französischen Volksmärchens und Disneyklassikers. Als Setting fiel die Wahl der Zwanzigjährigen auf die «Titanic II», «weil es einfach das modernste und so auch schönste Gebäude ist, das ich kenne», so Spring. «Und da die Neuinterpretation auch in der Moderne spielt, war das BIT-Gebäude einfach perfekt.» Inhaltlich hat Michèle Spring, die sich später zur Theaterschneiderin weiterbilden möchte, so ziemlich alles auf den Kopf gestellt: Das schöne Mädchen Belle ist ein Mann, das Biest ist eine Frau, den Showdown der Geschichte der Todeskampf zwischen dem verschmähten Liebhaber Gaston und dem Biest verlegte Spring vom Schlossdach auf die Turmterrasse der «Titanic II» (Bild). Und statt wie im Original mit einem Messer, tötet Gaston das Biest mit einem automatischen Maschinengewehr. Obwohl es sich bei der Waffe um eine Attrappe handelte, wurde sie erst nach einer eingehenden Prüfung durch den Sicherheitsbeauftragten des BIT für das (Foto-)Shooting freigegeben. Das Endprodukt der Projektarbeit wird ein gebundenes Buch mit den Fotos und Texten sein. HL 19

20 Bits & Bytes FAQ Die komplexe Welt der (Bundes-)IT wirft im User-Alltag immer wieder Fragen auf. In jedem «Eisbrecher» beantwortet das Service Desk BIT einige Frequently Asked Questions (FAQ). Beidseitiges Drucken Der Umwelt zuliebe ist es ratsam, beim Drucken möglichst wenig Papier zu verschwenden. Ein mögliche Lösung heisst doppelseitiger Druck. Mit den meisten Druckern, die bei BIT-Kunden im Einsatz sind, kann man problemlos doppelseitig drucken. Zu diesem Zweck muss man den Öko- Betrieb aktivieren. Je nach Hersteller sieht dies etwas unterschiedlich aus: HP: Wählen Sie im Druckfenster, zu dem Sie über die Tastenkombination Ctrl + P gelangen, den gewünschten Drucker aus. Klicken Sie auf «Eigenschaften» und dann auf die Registerkarte «Druckverknüpfungen». Wenn Sie dort die Verknüpfung «Eco-Druck» aktivieren, wird auf beidseitigen Druck umgestellt. Xerox: Wenn Sie den Xerox-Druckdialog öffnen und auf «Eigenschaften» klicken, können Sie unten rechts unter «Profil» auf «Öko- Druckbetrieb» umstellen. Auf diese Weise wird ebenfalls auf doppelseitigen Druck umgestellt Lexmark: Bei den Lexmark-Modellen klicken Sie zuerst auf «Eigenschaften» und anschliessend ganz oben links auf «Einstellungen». Im Menü, das sich öffnet, klicken Sie zuunterst auf «Lexmark Eco-Druckeinstellungen». Bestätigen Sie zweimal mit «OK» und schon wird ihr Dokument doppelseitig gedruckt. Drucken aus Excel Haben Sie in Excel auch schon damit gekämpft, dass die Inhalte nicht so gedruckt wurden, wie Sie es gerne gehabt hätten? Mit ein paar einfachen Einstellungen kann man genau den Bereich drucken lassen, der auch tatsächlich gedruckt werden soll. Dazu markieren Sie mit gedrückter Maustaste den Bereich Ihres Dokuments, der gedruckt werden soll. Anschliessend bestätigen Sie den Druckbereich, indem Sie in der Menüleiste oben unter Seitenlayout > Druckbereich auf «Druckbereich festlegen» klicken. Unter Seitenlayout > Orientierung bestimmen Sie das Format (Quer- oder Hochfor- mat). Das Papierformat können Sie auch im Fenster «Seite einrichten» einstellen, das sich öffnet, wenn Sie auf «Drucktitel» klicken. Unter «Drucktitel» können Sie weiter die Seitenränder, den Druckverlauf und die Anzeige der Gitternetzlinien einrichten. Die Anzahl der Seiten, auf denen die ausgewählten Inhalte gedruckt werden sollen, können Sie rechts neben dem Symbol «Drucktitel» unter «Breite» resp. «Höhe» festlegen. Inhalte ausrichten in PowerPoint und Word In PowerPoint können Sie die Inhalte ohne grossen Aufwand exakt ausrichten. Dafür markieren Sie zunächst die Inhalte, die ausgerichtet werden sollen. In der Menüleiste klicken Sie auf «Format» und darunter auf «Ausrichten». Hier können Sie auswählen, wie die markierten Elemente ausgerichtet werden sollen linksbündig, horizontal zentriert, oben, unten etc. Auch die Grösse der Inhaltselemente können Sie hier genau angeben. WiRu Aktuelle Störungsmeldungen und Serviceinformationen finden Sie immer auf der Startseite der BIT-Kundenplattform: Das Service Desk BIT erreichen Sie unter Tel oder 20

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