Hans-Georg Milz Berlin, 09. September Seite 1

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1 IT-Kompetenz für Bürger und Verwaltung Priorisierung in der Bundesfinanzverwaltung Hans-Georg Milz Berlin, 09. September 2010 Seite 1

2 Agenda Ausgangssituation Lösungen Seite 2

3 Ausgangssituation Das Umfeld Das ZIVIT ein paar Daten und Fakten (05/2010): rd Beschäftigte etwa 510 Beschäftigte in der Softwareentwicklung etwa 520 Beschäftigte in Service und Betrieb 8 Dienstsitze ca. 250 betreute Fachverfahren ca betreute Server (zentral und dezentral) 7 x 24 h Service-Desk über Anwender/innen alleine im Ressort rund weitere Anwender/innen in der Wirtschaft und in der übrigen Verwaltung Seite 3

4 Ausgangssituation Ein Blick zurück Gründung des ZIVIT und Etablierung eines neuen Steuerungsmodells Einrichtung eines Auftraggeber-/Auftragnehmer-Verhältnisses; fünf Auftraggeber aus dem Ressort plus ressortfremde AG Einrichtung eines Kunden- und eines Auftragsmanagements im ZIVIT (CRM) Beauftragung des ZIVIT statt Steuerung über Erlasse permanente Überplanung des ZIVIT durch die Auftraggeber (jeder Auftraggeber sieht das ZIVIT als seinen IT-Dienstleister) die Priorisierung fand ausschließlich im ZIVIT statt Seite 4

5 Ausgangssituation Anforderungen, Ressourcenbedarf, Überplanung, Reaktion Seite 5

6 Ausgangssituation und Schwachstellen Anforderungen, Ziele, Umsetzung Schwachstellen-Analyse extern durchgeführte Studie Schaffung von Transparenz über laufende und geplante Projekte und Aufträge des ZIVIT Vermeidung von Überplanung des ZIVIT durch übergreifende Priorisierung von Aufträgen durch ein Gremium Verbesserung der Steuerung und Koordination von Projekten/Aufträgen durch das ZIVIT und das BMF (CIO) Sicherung der Qualität und Stabilität des IT-Regelbetriebs Umsetzung als Vorhaben Strukturelle Optimierung der IT in der Bundesfinanzverwaltung mit drei Arbeitsgruppen Seite 6

7 Lösungen Neue Wege: die fachliche Einschätzung der Vorhaben durch die Auftraggeber Einschätzung der Wichtigkeit von Vorhaben aus der Sicht des Auftraggebers als Basis einer Priorisierung durch ein Gremium Formalisierte Abfrage mit dem Ziel der Vergleichbarkeit über alle Auftraggeber hinweg trotz unterschiedlicher Aufgaben Wiederholung der Einschätzung bei Bedarf / Änderung der Rahmenbedingungen Seite 7

8 Lösungen Klassifizierung der Vorhaben (fachliche + technische Einschätzung) Abgrenzung Auftrag zu Projekt Kategorisierung der Projekte Aufträge Projekte Strategisch wichtige Projekte / Großprojekte Qualitative Kriterien = fachliche und technische Einschätzung Strategische Bedeutung Außenwirkung/ Öffentlichkeitsdarstellung Kritikalität/ Komplexität Ressort- und Institutionsübergreifend Hohe Dringlichkeit Hohe Wirtschaftlichkeit/ hoher Nutzen Quantitative Kriterien = technische Einschätzung Zeitlicher Aufwand > 75 Personentage (PT) oder Finanzieller Aufwand > EUR Seite 8

9 Lösungen Modellierung von Konzernprozessen im Vorhaben Strukturelle Optimierung der IT in der Bundesfinanzverwaltung auf bekannter Grundlage Bestehende Prozesse IT-Rahmenplanung / IT-Jahresplanung Angebotsprozess Controlling- & Steuerungsprozess Jährlich (ggf. Anlassbezogen) Anlassbezogen Monatlich (ggf. Anlassbezogen) se des PPM Prozes Portfolio- steuerung Portfolio- Projekt- Multiprojekt Jahresplanung priorisierung Controlling 4 Portfolio- Rahmenplanung Seite 9

10 Lösungen Neue Portfolio-Steuerungsorganisation zur auftraggeberübergreifenden Priorisierung BFV Portfoliosteuerungsgremium * Ressort CIO Ressourcen Bedarfsträger (auf AL- Ebene) ZIVIT Fachaufsicht strategischer Portfoliomanager ZIVIT Multiprojektsteuerungsgremium (ALK) Projektbüro Leitung Governance & QS Controlling Projektleiter & Coaching Seite 10

11 Lösungen Ein Controlling und ein Berichtswesen Seite 11

12 Lösungen Ein Dreiklang als Basis des Portfolio-Managments Seite 12

13 Zusammenfassung Durch das neue Portfolio-Management, in dem der auftraggeberübergreifende Priorisierungsprozess eine zentrale und wichtige Rolle einnimmt, dem ganzheitlichen Ressourcenmanagement (Personal, Haushalts- und Sachmittel) im ZIVIT und dem schon seit Gründung des ZIVIT etablierten Steuerungsmodell mit den zentralen Auftraggeber- schnittstellen (AGS), dem Referat Kunden- und Auftrags- management (CRM) im ZIVIT und der Auftrags-Steuerung an Stelle einer Erlass-Steuerung, die Bundesfinanzverwaltung im Allgemeinen und das ZIVIT im Besonderen nicht nur für die zurzeit anstehenden, sondern auch für zukünftige Aufgaben, zum Beispiel als DLZ-IT, sehr gut aufgestellt bzw. sehr gut gerüstet ist. Seite 13

14 IT-Kompetenz für Bürger und Verwaltung Zeit für Ihre Fragen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Hans-Georg Milz Berlin, 9. September 2010 Seite 14