Interne Kontrollen im Unternehmen

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1 Interne Kontrollen im Unternehmen Ein Leitfaden für Praxis und Studium von Dr. Karl August Euler unter Mitarbeit von Wulf Donike, Horst-Jürgen Grün, Hans-Peter ligner, Bernhard Müller, Peter Mysliwetz, Peter Ohle, Klaus Stoppelbein. ERICH SCHMIDT VERLAG

2 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S r t f Vorwort ' 5 1 Interne Kontrollen - zusammenfassende Darstellung Einleitung Was sind interne Kontrollen? * Interne Kontrollen in den Unternehmensbereichen Produktion Einkauf Materialwirtschaft Verkauf Personal- und Sozialwesen Finanz- und Rechnungswesen Forderungen und Zahlungseingang Verbindlichkeiten und Zahlungsausgang 25 '1363 Weitere Kontrollen des Rechnungswesens Formen der internen Kontrollen " Interne Kontrollen und Datenverarbeitung Interne Kontrollen in kleinen Unternehmen Schlußwort 32 2 Interne Kontrollen im Unternehmensbereich Produktion Fertigungsplanung Arbeitsvorbereitung, Fertigungssteuerung Materialeinsatz Arbeitsleistung Produktionsanlagen Erzeugnisse 39

3 3 Interne Kontrollen im Unternehmensbereich Einkauf 40 r 31 Arbeitsgrundlage und Zuständigkeiten des Einkaufs Bestellaufforderung Einholung und Vergleich von Angeboten Bestellung und Bestelländerung Terminverfolgung und Bestellüberwachung Dokumentation 47 4 Interne Kontrollen im Unternehmensbereich Materialwirtschaft Wareneingang Warenannahme Quantitätsprüfung Qualitätsprüfung Materiallagerung ^ Lagerordnung Lagerbewegungen Lagerbuchhaltung Sicherungserfordernisse im Lagerbereich Materialdisposition Terminrechnung Bestellmengenrechnung Sicherheitsbestand Kennzahlen der Materialdisposition Inventur 69 5 Interne Kontrollen im Unternehmensbereich Verkauf Grundregeln und Information Kompetenzverteilung Verkaufsabrechnung 73

4 52 Auftragsabwicklung Auftragserfassung Auftragsterminierung Kreditkontrolle Abschließende Auftragsbearbeitung Versand Fakturierung und Umsatzerfassung Gutschriftsäbwicklung Generelle Regelungen Gutschriftsbearbeitung Besonderheiten in der Abwicklung Unberechnete Lieferungen Provisionsfestlegung und -ermittlung Inkasso durch Verkauf Konsignationslager. 90 Interne Kontrollen im Unternehmensbereich Personalund Sozialwesen Personalverwaltung Personalbeschaffung Betreuung und Verwaltung des Mitarbeiterbestandes Personalakte Personalabrechnung 98 Gehälter 98 Löhne 101 Kontrolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung 103 Erfassung der Anwesenheitszeiten 105 Reisekostenabrechnung 106 Umzugskosten Personaldarlehen 108

5 62 Sozialverwaltung 62,1 Kantinen 622 Verkaufsstellen 623 Gästebewirtung Interne Kontrollen im Unternehmensbereich Datenverarbeitung 71 Tagesarbeit in der Datenverarbeitungsabteilung 711 Funktionstrennung zwischen Datenverarbeitung und Fachabteilung 712 Funktionstrennung innerhalb der Datenverarbeitungsabteilung 713 Arbeitsorganisation im Rechnerraum 714 Arbeitsvor- und -nachbereitung 715 Datenträgerarchiv 72 Entwicklung von Anwendungsprogrammen 721 Transparenz der Prioritäten 722 Transparenz der Software-Entwicklung 723 Transparenz durch Dokumentation 73 Interne Kontrollen in den Anwendungsprogrammen 731 Prinzipien 732 Beispiel aus dem Rechnungswesen 733 Beispiel aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung Interne Kontrollen im Unternehmensbereich Finanz- und Rechnungswesen 81 Finanzwesen 811 Zahlungsverkehr 8111 Barer Zahlungsverkehr 8112 Unbarer Zahlungsverkehr

6 812 Finanzierung Finanzplanung Kreditwesen Finanzdisposition Rechnungswesen Lieferantenbuchhaltung, Rechnungsprüfung Kundenbuchhaltung, Mahn- und Inkassowesen Hauptbuchhaltung Bestandsführung und -bewertung, Inventur Anlagenabrechnung Kostenrechnung Literatur Sachregister 167