Effektives Forderungsmanagement

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1 Sage One Effektives Forderungsmanagement Wie Agenturen ihren Cashflow sichern sowie Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften organisieren Ratgeber für Agenturen

2 Liquidität sichern durch Prozessoptimierung Es soll ja Agenturchefs geben, deren größtes Vergnügen das Schreiben von Rechnungen ist. Nur: Eine geschriebene Rechnung ist noch kein realisierter Umsatz sondern nur eine Forderung aufgrund Lieferung und Leistung. Bis der Umsatz gutgeschrieben ist, vergehen im besten Falle vier Wochen. Wenn es länger dauert und das kommt häufig vor, belastet dies den Cashflow. Dann kommt es auf ein effektives Forderungsmanagement an. Nicht immer muss sofort das scharfe Schwert eines gerichtlichen Mahnbescheids geschwungen werden. Oft reicht eine telefonische, dann eine schriftliche Erinnerung gefolgt von einer Mahnung. Wichtig ist, dass Sie eskalationsfähig bleiben. Das Forderungsmanagement setzt im besten Falle aber früher an, in dem Sie eine Prozesskette definieren, die mit der Bonitätsprüfung von neuen Kunden bereits ihren Anfang nimmt. Wie Sie Ihre Forderungen effektiv realisieren, verraten wir Ihnen in diesem E-Book. Aufbauorganisation Forderungsmanagement...2 Customer Relationship Management Risikomanagement Softwareunterstützung Die gesetzeskonforme Rechnungsstellung...3 Aussagekräftiger Leistungsnachweis Pflichtangaben in einer korrekten Rechnung Steuernummer, UID, Rechnungsnummer, Bankverbindung Zahlungsziele, Gutschriften und Skonto...4 Gutschriften und Rechnungskorrekturen Skonto, das Anreizsystem für schnellere Bezahlung Factoring...5 Weniger Risiken, geringerer interner Verwaltungsaufwand Kosten des Factorings Für wen eignet sich Factoring Erinnerungs- und betriebliches Mahnwesen...6 Bleiben Sie eskaltionsfähig - Zahlungserinnerung Verzugszinsen und Mahngebühren Förmliche Mahnung Der gerichtliche Mahnbescheid...7 Bei Konkurs sofort Mahnverfahren einleiten und Titel sichern Keine Anwaltspflicht für Mahnverfahren Nach zwei Wochen bereits Vollstreckung beantragen Über Sage / Impressum Sage One Effektives Forderungsmanagement für Agenturen

3 Aufbauorganisation Forderungsmanagement Schon mit der Auftragserteilung auf ein Angebot oder Konzept sollten Sie nicht nur Ihren Ansprechpartner in der Marketingabteilung kennen sondern auch gleich nach dem in der Buchhaltung fragen. Klären Sie, welche Wege eine Rechnung hausintern geht und leiten Sie daraus ab, an wen Sie Ihre Rechnung stellen. Vor allem Großkonzerne haben eigenständige Abteilungen, die Debitorennummern und Kostenstellen vergeben, die Sie auf Ihrer Rechnung angeben müssen. Je höherwertig ein Kunde mit seinem Umsatz ist, desto höher sollte auch in einer Agentur das Forderungsmanagement angesiedelt sein. Praktikabel ist, die Überwachung der Zahlungseingänge bei der Teamassistenz oder der Assistentin des Agenturchefs zu verorten. Legen Sie klare Regeln fest, nach welchem Zeitablauf einer nicht bezahlten Rechnung nachgegangen wird. Setzen Sie Anreize mit Gutschriften und Skonto, um die Zahlungsmoral Ihrer Kunden zu stärken. Customer Relationship Management Das Forderungsmanagement ist ein sensibler Bereich, der unmittelbar auch Ihr Customer Relationship Management betrifft. Wenn Sie mit Ihren Kunden bestimmte Zahlungsziele vereinbaren, müssen Sie sich daran halten. Wenn Sie beispielweise die Fälligkeit einer Teilzahlung an einen Milestone geknüpft haben, den Sie zu erbringen haben, können Sie nicht einfach vorfristig eine Rechnung senden. Solche Informationen müssen Sie den Mitarbeitern mitteilen, die für die Rechnungsstellung zuständig sind; sonst kann es peinlich werden. Oder Sie vereinbaren mit einem Auftraggeber ein längeres Zahlungsziel als die gewöhnlichen Fristen. Auch das sollten Sie im Rechnungswesen oder der Buchhaltung hinterlegen. Risiko Management Sichern Sie sich rechtzeitig auch gegen Forderungsausfälle ab. Analysieren Sie Ihren Kunden, seinen Markt und seine konjunkturellen Schwankungen. Informieren Sie sich über die Zahlungsmoral eines neuen Kunden. Dafür gibt es Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform, Hoppenstedt oder Bürgel. Bei Neukunden mit schlechter Bonität ist es sinnvoll, Teilzahlungen zu vereinbaren, deren Fälligkeit immer vor einer vereinbarten Leistung liegen. Softwareunterstützung Je größer eine Agentur ist, desto eher ist es sinnvoll, eine Software für das Rechnungswesen einzusetzen. Mit guten und auch online verfügbaren Programmen wie SageOne bilden Sie die gesamte Prozesskette der Rechnungserstellung, des Forderungsmanagement bis hin zur Vorbuchhaltung für Ihren Steuerberater ab. Idealerweise hat ein solches Programm eine Schnittstelle zu Ihrem Onlinebanking und registriert automatisch einen Zahlungseingang, ordnet sie dem Kunden zu und registriert eine Rechnung als bezahlt. Zudem reichen solche Programme die nötigen Informationen an die Buchhaltung weiter, die automatisch einen Buchungssatz auslösen. 2 Sage One Effektives Forderungsmanagement für Agenturen

4 Die gesetzeskonforme Rechnungsstellung Ab Bruttobeträgen über 150 Euro müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen. So knapp und kurz definiert es 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Ohne die sogenannten Pflichtangaben kann es Ihnen passieren, dass Sie Ihre Vorsteuerabzugsberechtigung gefährden. Machen Sie es Ihren Kunden einfach und legen Sie größten Wert auf Transparenz. Wenn Kunden eine Abrechnung schnell nachvollziehen können, verkürzt dies manchmal Ihre Wartezeit und den Zahlungseingang. Aussagekräftiger Leistungsnachweis Legen Sie Ihrer Rechnung eine Beschreibung über die erbrachten Leistungen bei. Denn so sind Ihre Forderungen intern schneller geprüft, die Zahlung erfolgt dann auch rascher. Generell gibt es zwei Möglichketen der Dokumentation. Der Zeitnachweis mittels Stundenzettel oder nach Kalkulation im Budget. Letztere Variante hat den Vorteil, dass Ihr Kunde die im Budget schon einmal bewilligten Posten kennt und nachvollziehen sowie mit den bereits erhaltenen Leistungen abgleichen kann. Wichtig ist auch, Budgetüberschreitungen rechtzeitig bekannt zu geben und zu begründen. Bei einer lediglich mit Stundennachweisen erbrachten Abrechnung muss Ihr Kunde selber nachvollziehen, wie viel seines Budgets verbraucht wurde. Eine solche Prüfung dauert länger und verzögert die Auszahlung Ihrer Rechnung. Pflichtangaben in einer korrekten Rechnung Pflichtangaben sind: Namen und Vornamen, Firmenbezeichnung von Aussteller und Empfänger sowie Anschriften, Rechnungsdatum, eine Beschreibung und das Datum der Leistungserbringung, die Steuernummer und die Rechnungsnummer des Ausstellers. Darüber hinaus müssen Sie den Nettobetrag und die erhobene Mehrwertsteuer in Prozent und Betrag einzeln ausweisen. Steuernummer, UID, Rechnungsnummer, Bankverbindung Der Vorteil einer Umsatzsteuer-Identitätsnummer (UID) ist, dass diese Information für Dritte wertlos ist. Anders die persönliche Steuernummer. Sie dient nämlich bei telefonischen Anfragen beim Finanzamt als eine Art PIN, Persönliche Identifikationsnummer. Daher sollten Sie sie nicht öffentlich verwenden. Auch bei der Rechnungsnummer bestehen Unsicherheiten. Das Gesetzt fordert zwar eine fortlaufende Nummer ; das ist aber in der Praxis nicht so entscheidend. Wichtig ist nur, dass Sie eine Rechnungsnummer nur einmal verwenden. So haben Sie bei der Gestaltung der Rechnungsnummer freie Hand, können Buchstaben und Ziffernkombinationen nach Belieben verwenden. Geben Sie auch immer Ihre Bankverbindung an. Beachten Sie dabei, dass im Zahlungsverkehr mittlerweile das SEPA-Verfahren mit IBAN und BIC für Unternehmen vorgeschrieben ist. 3 Sage One Effektives Forderungsmanagement für Agenturen

5 Zahlungsziele, Gutschriften und Skonto Je nach Branche gibt es unterschiedliche Zahlungsziele. Im Handel bestehen je nach Warengruppe Zahlungsziele von 45 bis 60 Tagen. Im Agenturgeschäft sind vier Wochen ab Rechnungseingang üblich. Kürzere Zahlungsziele fordern freiberufliche Kreative, die ihr Honorar in der Regel 14 Tage nach Eingang erbitten. Wichtig ist, Ihr Zahlungsziel in jeder Rechnung aufzuführen. Im Grunde ist jede Verschiebung einer eigentlich fälligen Zahlung ein sogenannter Lieferantenkredit. Im Bürgerlichen Gesetzbuch heißt es in 286, dass der Schuldner spätestens in Verzug kommt, wenn er die Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen begleicht. Berücksichtigen Sie auch, dass eine Banküberweisung drei Tage benötigt, bis sie auf Ihrem Konto gutgeschrieben ist. Gutschriften und Rechnungskorrekturen Das Gegenteil einer Rechnung ist die Gutschrift. Während bei einer Rechnung der Leistende abrechnet, ist dies bei der Gutschrift der Leistungsempfänger. Dies kann vorkommen, wenn Sie als Agentur einen Mitarbeiter an einen Kunden ausleihen, die diesen nach Bedarf bei einem Event wie einer Messe einsetzt. Der Leistungsempfänger kann die zur Abrechnung erforderlichen Informationen dann in der Regel leichter erfassen als der Leistende. In diesem Fall erfasst Ihr Kunde die Einsatzzeiten und zeigt Ihnen mit der Gutschrift seine Zahlungsschuld an. Der Begriff Gutschrift muss auf der Gutschrift stehen. Anders ist es bei einer Rechnungskorrektur, auf der früher viele auch Gutschrift schrieben. Dies ist nicht zulässig. Sie müssen dann den Begriff Rechnungskorrektur schreiben. Wichtig ist, dass Sie bei Gutschrift und Rechnungskorrektur auch die Mehrwertsteuer korrekt ausweisen und gegebenenfalls mit einer Umsatzsteuerkorrekturmeldung verbuchen. Skonto, das Anreizsystem für schnellere Bezahlung Um die Zahlung säumiger Kunden zu beschleunigen, gibt es das Skonto (italienisch für abziehen, abrechnen). Zahlt der Kunde innerhalb einer von Ihnen definierten Frist, gewähren Sie einen Nachlass von zwei bis fünf Prozent. Aber Achtung: Das Skonto müssen Sie mitsamt der Umsatzsteuer sauber verbuchen. Aus Sicht des Zahlungspflichtigen ist das Skonto ein Anreiz, den viele auch nutzen. Gewähren Sie beispielsweise auf eine Rechnung von Euro (inklusive Mehrwertsteuer) drei Prozent Skonto auf den Nettobetrag von Euro bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen, spart Ihr Kunde 30 Euro. Das entspricht einem effektiven Jahreszins von 64,41 Prozent. Da lohnt es sich, sofort zu überweisen. Die Skontogewährung ist gesetzlich nicht geregelt. So steht es Ihnen frei, nur auf die Materialkosten, auf den Nettobetrag oder auf den Bruttobetrag das Skonto zu gestatten. Ebenso können Sie es zeitlich staffeln. Dann könnten Sie drei Prozent innerhalb von 14 Tagen, zwei Prozent innerhalb von 30 Tagen und ab da ohne Abzug einräumen. Und wenn Sie schon dabei sind, Ihren Schuldnern Anreize zu setzen, könnten Sie für einen Zahlungseingang nach 45 Tagen auch drei Prozent Verzugszinsen fordern. Wichtig beim Skonto ist, dass Sie es auf Ihrer Rechnung klar und unmissverständlich einräumen sowie bei der Umsatzsteuer richtig verbuchen und abführen. 4 Sage One Effektives Forderungsmanagement für Agenturen

6 Factoring Factoring ist der Verkauf von Forderungen an einen Dienstleister. Gegen Gebühr und nach Prüfung eines Ausfallrisikos des Schuldners wartet er die Zahlung zum vereinbarten Zahlungsziel ab und zahlt Sie aber vorher bereits aus. Sogenannte Factoring-Unternehmen haben sich darauf spezialisiert. Auch für Agenturen kann dieses Verfahren sinnvoll sein, um hohe Außenstände bei gleichzeitigem Bedarf an liquiden Mitteln zu realisieren. Der größte Vorteil ist also, dass Sie analog zu Ihrem Umsatz mit geringer zeitlicher Verzögerung liquide Mittel erhalten; man spricht daher auch von einer Umsatzfinanzierung. In der Regel erhalten Sie 80 bis 90 Prozent Ihrer Forderungen sofort ausgezahlt. Weniger Risiken, geringerer interner Verwaltungsaufwand Das Standard-Factoring bietet neben der Umsatzfinanzierung auch eine vollständige Risikoabsicherung; beispielsweise für das Delkredere beim Zahlungsausfall. Zudem übernehmen Factoring-Dienstleister auch das Debitorenmanagement, Mahnwesen und Inkasso. Weil dieser Service des Factoring-Dienstleisters sehr umfangreich ist, sprechen Experten auch vom Full-Service-Factoring. Eine externe Verlagerung des Forderungsmanagements bietet Ihnen somit auch Entlastung bei der administrativen Arbeit. Gerade für mittelständische Agenturen ein klarer Vorteil. Wirtschaftlich verkürzt der Verkauf von Forderungen Ihre Bilanz. Und das kann zu besseren Bilanzkennzahlen führen. Und diese wiederum können Ihre Finanzierungskosten senken, wenn Sie günstigere Zinskonditionen bei einem Kredit erhalten. Kosten des Factorings Die Kosten für das Factoring addieren sich aus einer Factoringgebühr, einem Vorfinanzierungszinssatz und einer Prüfgebühr. Die Kosten hängen von der Branche, der Anzahl der Schuldner und Einzelrechnungen, dem Bruttoumsatz und weiteren variablen Kosten ab. Die Höhe der Factoring-Gebühr orientiert sich an dem Bonitätsrisiko Ihres Unternehmens und Ihrer Abnehmer, dem Arbeitsaufwand beispielsweise beim Full-Service-Factoring mit der Debitorenbuchhaltung. Weitere Faktoren sind der Aufwand gemessen am Umsatz, der Anzahl der Rechnungen und der Kunden. Laut Verbandsschätzungen liegt die durchschnittliche Factoring-Gebühr in Deutschland zwischen 0,5 und 2,5 Prozent vom angekauften Forderungsbestand. Für wen eignet sich Factoring Factoring ist generell im B2B-Umfeld sinnvoll und wenn viele verschiedene Debitoren zu verwalten sind. Die Zahlungsfristen sollten nicht über 90 Tage liegen. Die der Forderung gegenüberstehende Leistung sollte bereits vollständig erbracht sein und keine Gegenforderungen existieren. Die Forderungen müssen frei von Rechten Dritter sein (keine Forderungsabtretung, Zession). Besonders gerne übernehmen Factoring-Unternehmen Mandate für Debitoren mit einer überdurchschnittlich guten Bonität. 5 Sage One Effektives Forderungsmanagement für Agenturen

7 Erinnerungs- und betriebliches Mahnwesen Es gibt viele Gründe, warum eine Agenturrechnung nicht bezahlt wird. Manchmal liegt es an der Urlaubszeit, öfters kommt es zu Verzögerungen, wenn bei der Prüfung auf sachliche und inhaltliche Richtigkeit Irritationen aufkommen. Teils liegt es auch daran, dass Ihr Kunde seinen Cashflow nicht im Blick hatte, selber auf den Eingang seiner Forderungen wartet und deshalb nicht zahlt. Wichtig ist bei einem Zahlungsausfall, nicht gleich die ganze Kundenbeziehung zu gefährden. Der Ton macht die Musik. Deshalb sollten Sie selber zum Hörer greifen und zunächst nachfragen, warum eine Rechnung liegengeblieben ist. Oft gibt es plausible Gründe. Sollte Ihr Kunde tatsächlich ein Liquiditätsproblem haben, bieten Sie Ihm eine neue Frist oder gar Ratenzahlung an. Senden Sie danach eine , in der Sie Ihre Vereinbarung noch mal schriftlich zusammenfassen. Beenden Sie Ihren Brief mit einer Aufforderung zum Widerspruch: Wir gehen davon aus, dass unsere Vereinbarung gültig ist, wenn Sie nicht innerhalb von drei Tagen wiedersprechen. Bleiben Sie eskalationsfähig - Zahlungserinnerung Fahren Sie anfangs nur kleines Gerät auf und schicken Sie nicht gleich die Artillerie. Wenn es zu einem echten Konflikt kommt, können Sie immer noch zu scharfen Waffen greifen. Wenn Ihr Kunde auf Ihren Anruf hin keine plausible Erklärung liefert und das mündlich und per vereinbarte Zahlungsziel verstreichen lässt, schreiben Sie zunächst einen freundlichen Brief oder mit dem Betreff Zahlungserinnerung. Räumen Sie eine neue Frist ein, die Sie höflich einkleiden: Wir betrachten diese Erinnerung als gegenstandlos, wenn wir Ihre Zahlung innerhalb der nächsten zehn Tage verbuchen können. Verzugszinsen und Mahngebühren Wenn Sie innerhalb von zehn bis vierzehn Tagen immer noch keine Überweisung registrieren können, senden Sie eine erste Mahnung. Der Ton sollte ab hier förmlich gehalten sein. Setzen Sie Ihren Schuldner in Verzug, indem Sie ihm eine erneute Frist setzen und die Konsequenzen ankündigen: Verzugszinsen und Mahngebühren. Mit der zweiten Mahnung können Sie 2,50 Mahngebühren fordern. Bei B2B-Geschäftspartnern liegen die Verzugszinsen bei fünf bis acht Prozent über dem Basiszinssatz. Förmliche Mahnung Faktisch können Sie so viele Mahnungen senden wie Sie wollen. Wenn Sie das gerichtliche Mahnverfahren beschreiten wollen, reicht eine einzige Mahnung. Eine förmliche Mahnung ist die Vorstufe zu einem gerichtlichen Mahnverfahren. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Mahnung auch ankommt beim Empfänger. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie sie per Einschreiben mit Rückantwort versenden. Noch besser ist es, wenn Sie persönlich vorbeigehen und Ihre Mahnung übergeben und den Empfang quittieren lassen. Diese dritte Eskalationsstufe ist aber auch in der Regel das Ende einer gedeihlichen Kundenbeziehung. 6 Sage One Effektives Forderungsmanagement für Agenturen

8 Der gerichtliche Mahnbescheid Wenn Ihr vorgerichtliches Mahnverfahren immer noch keine Wirkung zeigt, können Sie nach der Mahnung mit Zustellungsurkunde das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Vergewissern Sie sich im Zweifel mit anwaltlicher Beratung, dass Ihre Forderung gerichtsfest dokumentiert ist. Suchen Sie alle Verträge, Rechnungen, Schriftwechsel und -Verkehr raus, die Ihre Argumente stützen. In Ihrer letzten Mahnung sollten Sie bereits angekündigt haben, dass sie das gerichtliche Mahnverfahren beschreiten werden. Bei Konkurs sofort Mahnverfahren einleiten und Titel sichern Wenn Sie wissen, dass Ihr Schuldner dauerhaft zahlungsunfähig ist und auch künftig nicht mehr auf die Beine kommt, mangels Masse nicht einmal ein geordnetes Insolvenzverfahren eröffnet werden kann, können Sie sich auch die Kosten des Mahnverfahrend schenken. Wissen Sie jedoch oder haben Anlass zu der Vermutung, dass der Schuldner kurz vor der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens steht, ist Eile geboten. Denn mit einem Vollstreckungsbescheid sichern Sie sich einen Titel, um aus der Insolvenzmasse mindestens noch einen Teil oder gar die komplette Summe zu erhalten. Stellen Sie Ihren Mahnantrag über Das Mahnportal ist der gemeinsame Auftritt der Mahngerichte der Bundesländer, die am automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren teilnehmen. Es informiert über Aufgaben und Funktionen und bietet einen einfachen Zugang zu Hilfen und Dienstleistungen der Behörden. Das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren ist mittlerweile in allen Bundesländern eingeführt worden. Keine Anwaltspflicht für Mahnverfahren Die Gebühren eines Mahnverfahrens richten sich nach dem so genannten Streitwert. Wenn Sie Forderungen in Höhe von Euro gegenüber einem Schuldner haben, liegen die Gebühren bei 98 Euro. Es besteht für die Antragstellung keine Anwaltspflicht. Widerspricht der Schuldner, landet das Verfahren bei einem Landgericht; hier besteht dann Anwaltspflicht. Wenn Sie nicht das Online-Formular nutzen wollen, verwenden Sie unbedingt die amtlichen Antragsvordrucke Ihres Bundeslandes. Nach zwei Wochen bereits Vollstreckung beantragen Zahlt der Schuldner nicht und legt auch keinen Widerspruch ein, können Sie zwei Wochen nach Zustellung Ihres Mahnbescheids einen Vollstreckungsantrag stellen. Den dafür notwendigen Vordruck erhalten Sie zusammen mit der Mitteilung des Gerichts, dass Ihr Mahnbescheid zugestellt wurde. Die Vollstreckungsurkunde sollten Sie gut aufbewahren, eine Kopie reicht beispielsweise nicht, wenn Sie einen Gerichtsvollzieher mit der Vollstreckung beauftragen. Übrigens: Den Titel können Sie dreißig Jahre lang vollstrecken. Wenn Ihr Schuldner also unerwartet doch nochmal zu Geld kommt, können Sie über einen Gerichtsvollzieher pfänden lassen. 7 Sage One Effektives Forderungsmanagement für Agenturen

9 Das Unternehmen Sage Sage One ist eine Anwendung des weltweit agierenden Unternehmens Sage, welches mit mehr als 6 Millionen Kunden weltweit einer der größten Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services ist. Mit über 25 Jahren Erfahrung, Kunden und mehr als Fachhändlern ist Sage zugleich einer der Marktführer für betriebswirtschaftliche Software und Services im deutschen Mittelstand. Sage Lösungen sind speziell für die Bedürfnisse lokaler Märkte entwickelt. Sie helfen unseren Kunden -vom Kleinunternehmen bis hin zum gehobenen Mittelstand-, ihr Geschäft erfolgreicher zu führen. Unser Portfolio umfasst Lösungen für die Bereiche Warenwirtschaft und Produktion, Finanzbuchhaltung, Geschäftsanalyse, Personalwirtschaft und Kundenmanagement bis hin zu Spezial- und Branchenlösungen. Ein ausgezeichneter Service rundet das Angebot ab. Im Vergleich zum Wettbewerb punktet Sage durch seine große Nähe zum Kunden und seine ausgezeichnete Servicequalität. Gleichzeitig steht das Unternehmen für wirtschaftliche Stabilität und Sicherheit. Einzigartig im Markt ist zudem die angebotene Fülle an Produkten und hoch integrierten Lösungen, die Unternehmen zahlreiche Wachstumspfade bieten. Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Tel.: Fax.: sageone@sage.de , Sage GmbH, Frankfurt am Main. Alle Rechte vorbehalten. 8 Sage One Effektives Forderungsmanagement für Agenturen