MERKBLATT CHEF SEKRETÄRIN FUNKTION

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1 Allgemein Was ist eine Chef- Sekretär(in) Funktion? Anforderung: Alle Anrufe für den Chef klingeln bei der Sekretär(in) Die Sekretär(in) stellen den Anruf nach Voranmeldung zum Chef Der Chef kann bei Bedarf für seine Leitung den Ruf auf sein Gerät schalten Gegenseitige Direktruftasten auf Chef- und Sekretär- Geräten Vertreterfunktion Möglichkeit für Anrufübernahme Wie kann die Funktion mit der NFON Telefonanlage nachgebildet werden? Sehen wir uns zunächst die Konfiguration einer Chef- Sekretär Funktion mit einem Chef und einer Sekretärin auf der NFON Plattform an:

2 1. Das Chef Telefon bekommt eine neue Rufnummer. (in unserem Beispiel Nst. 50) 2. Es wird eine Warteschlange mit der Rufnummer des Chefs (Nst.10) eingerichtet. 3. In der Warteschlange wird die Weiterleitung bei Abwesenheit zur Sekretärin eingestellt (Nst.11) 4. Bei Bedarf kann sich der Chef in die Warteschlage einbuchen, um die Anrufe direkt auf sein Gerät zu erhalten. 5. Die Nebenstelle des Chefs (Nst.50) wird so konfiguriert, dass er bei abgehenden Anrufen intern/extern die Chef Rufnummer (Nst.10) signalisiert. 6. Auf dem Chef- und Sekretär- Gerät werden BLF Tasten konfiguriert. 7. Das Chef und Sekretär- Gerät werden in eine Pick- Up Gruppe aufgenommen. 8. Damit die Signalisierung eines Anrufes auf die Chef Rufnummer (Nst.10) gesichert bei der Sekretärin signalisiert wird, muss bei Ihr das Leistungsmerkmal Anklopfen eingeschaltet werden. Beispiel für 2 x Chef und 2 x Sekretär: Bei der Chef Sekretär 2/2 Konfiguration wird dies identisch für den Chef 2 und Sekretärin 2 konfiguriert. Es werden die BLF Tasten und Pick- Up Gruppen erweitert. Im Vertretungsfalle leitet eine Sekretärin ihr Telefon einfach auf die andere Sekretärin um.

3 Als erstes definieren wir die Warteschlange: Konfiguration Chef Warteschlange: Die Chef Warteschlange wird wie folgt konfiguriert: 1. Der Warteschlange wird der Name und die interne Rufnummer des Chefs zugewiesen. Z.B. Simon Boss. Hinweis: Der hier eingetragene Name wird bei der Sekretärin angezeigt, wenn ein Anruf auf der Chef- Rufnummer bei ihr signalisiert wird. 2. Die offizielle Durchwahlnummer des Chefs wird der Warteschlange hinzugefügt. 3. Als Weiterleitung bei Abweisung wird die Sekretärin eingetragen. Optional kann ein Timeout und ein Timeoutziel konfiguriert werden. Der Timeout wird aktiv, wenn sich der Chef in die Warteschalge eingebucht hat jedoch den ankommenden Ruf nicht entgegen nimmt. Als Timeoutziel ist die Sekretärin (siehe Beispiel) oder die Chef- Voic box sinnvoll.

4 4. Die Richtung der Warteschlange ist Inbound. 5. Als Wartemusik/ Klingeln ist Klingelton auszuwählen. Somit wird einem Anrufer, der sich noch in der Warteschlange befindet, ein Rufton vorgespielt. 6. Die Anrufsignalisierung sollte auf Alle Gleichzeitig eingestellt werden. (z.b. wenn sich der Chef mit einem Zweitapparat auch in die Warteschlange einbucht.) Danach konfigurieren wir die Nebenstellen: Konfiguration Chef Nebenstelle: 1. Die Chef Nebenstelle bekommt eine neue interne Rufnummer. Diese sollte möglichst nicht bekanntgegeben werden, da das Gerät über diese Nummer intern direkt erreichbar ist. (Tipp: Hier kann auch eine Rufnummer außerhalb des Rufnummernbandes verwendet werden) 2. Bei Bedarf wird der Chef Nebenstelle eine Durchwahl zugewiesen, über die der Chef direkt von außen erreichbar ist. (Geheimnummer)

5 3. Die Rufnummer der Chef Nebenstelle sollte aus den internen Telefonbuch ausgeblendet werden und Anklopfen deaktiviert werden. 4. Damit abgehend bei internen Gesprächen die offizielle Chef Rufnummer signalisiert wird, muss hier die Warteschlange mit der Chef Rufnummer ausgewählt werden. 5. Unter Angezeigte Durchwahlen wird die offizielle Chef Rufnummer für die Signalisierung bei externen Gesprächen eingestellt.

6 6. Zu den Sekretärinnen werden BLF Tasten eingerichtet. (Snom 821 vorzugsweise Taste 0-3) 7. Des weiteren können die Funktionscodes für das ein- und ausbuchen der Warteschlange auf Tasten gelegt werden. einbuchen = *84<interne Warteschlangennummer 4- stellig> ausbuchen = **84<interne Warteschlangennummer 4- stellig>

7 Konfiguration Sekretär(in) Nebenstelle: Die Nebenstelle der Sekretärinnen sollte wie folgt konfiguriert werden: 1. Aktivieren Sie unter Konfiguration das Leistungsmerkmal Anklopfen. Hiermit wird sicher gestellt, dass ein Anruf auf der Chef Rufnummer auch bei der Sekretärin signalisiert wird, wenn sich diese gerade in einem Gespräch befindet. 2. Konfigurieren Sie die BLF Tasten zu den Chefs und Sekretärinnen, die sich in der Chef- Sek Konfiguration befinden. (beim Snom 821 vorzugsweise die Tasten 0-3)

8 Konfiguration Pickup Gruppe: Damit Rufe innerhalb der Chef- Sek. Konfiguration übernommen werden können, muss noch eine Pick- Up Gruppe angelegt werden. 1. Legen Sie pro Chef eine Gruppe mit der Option Pick- Up Gruppe an. 2. Fügen Sie als Mitglieder seine Geräte Nebenstelle sowie die Nebenstellen der für ihn arbeitenden Sekretärinnen Geräte hinzu.

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