Zeitplan...Seite 3. Flussdiagramm...Seite 4-6. Einführung in die Prozesseinheit...Seite 7. Prozessbeschreibung...Seite 7-9

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1 Prozesseinheit 2 MARKETING AGRAR 3. Dezember Januar 2008 Genossenschaft MIGROS Basel Gianluca Mandica

2 Inhaltsverzeichnis Zeitplan...Seite 3 Flussdiagramm...Seite 4-6 Einführung in die Prozesseinheit...Seite 7 Prozessbeschreibung...Seite 7-9 Gemachte Erfahrungen...Seite 9 Schlusswort...Seite 9 Musterdokumente...Seite Auswertung der Lernjournale...Seite 14 Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 2

3 Zeitplan 49 Dez 07 Jan Arbeitsschritte Zeitaufwand Besprechung Prozesseinheit 2 20 Min. Zeitplan erstellen 20 Min. Div. Informationen sammeln 1 Stunde Verschiedene Notizen schreiben 1 Stunde Flussdiagramm skizzieren 2 Stunden Einführung / Beschreibung verfassen 1 Std. 30 Min. Gemachte Erfahrungen dokumentieren 1 Stunde Schlusswort schreiben 30 Min. Musterdokumente suchen und einfügen 30 Min. Titelblatt, Layout gestalten 45 Min. Auswertungsbogen der Lernjournale ausfüllen 20 Min. Überarbeitung der gesamten PE 1 Stunde Letzte Kontrolle und Ausdruck der PE 1 Stunde Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 3

4 Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 4

5 Flussdiagramm Start Kontakt mit Lieferanten aufnehmen Beim ausgewählten Lieferanten Muster und Produkte Infos anfordern Mitarbeiter und Fachberater über den neuen Artikel informieren Muster degustieren. Qualität der Musterware prüfen Qualität zufrieden stellend? Festlegungen: Bestelleinheit Bestellrythmus Verkaufspreis Ja Nein Qualitativ bessere Ware anfordern Artikel in das Sortiment aufnehmen Filialen mittels Tagesmitteilung über neuen Artikel informieren A Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 5

6 A Einkäufer bestellt Warenmenge beim Lieferanten Filialen bestellen Menge im MOBS (Migros Online Bestell System) Ware trifft in der Betriebszentrale ein Eingangskontrolle der gelieferten Ware anhand Produktespezifikationen Bei Lieferanten Ersatzware bestellen Gelieferte Ware in Ordnung? Nein Warenrücksendung an Lieferanten Weiteres Vorgehen? Ja Ware nach offenen und abgepackten VE (Verkaufseinheiten) aufteilen Keine neue Lieferung. Fehlmenge entsteht B Ende Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 6

7 B Offene Ware Abgepackte Ware preisausgezeichnet. Kommissionierung. In der Packerei gepackt Ware kommt in die Kommissionierzone Ware wird Filialkommissioniert Transport in die Filialen Aktivitätenplanung Gezielte Werbung und Verkaufsförderungsmassnahmen Festlegung der Warenpräsentation in den Filialen Realisierung an der Front Ende Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 7

8 Einführung in die Prozesseinheit Meine zweite Prozesseinheit absolviere ich in der Abteilung Einkauf Agrar der Migros Basel. In dieser Abteilung wird die Beschaffung von Früchten und Gemüse abgewickelt. Der Prozess den ich erarbeite, kommt - wie es der Titel schon sagt - saisonal vor. Das heisst, es ist ein Ablauf der in verschiedenen, zeitlichen Abständen geschieht. Je nach Produkt das saisonal ins Sortiment aufgenommen wird, müssen die verschiedensten Kriterien und Anforderungen beachtet werden. Die Vorgehensweise bleibt aber bei jedem Produkt etwa gleich. Bei der Migros Basel beschäftigen sich neben dem Chef der Abteilung Agrar zwei Personen mit der Warenbeschaffung. Zwei Fachberater helfen in den Läden mit Rat und Tat. Eine Person erledigt die Administration (Aktionen zuteilen, Mutationen bei Preisänderungen, Bestellungen faxen usw.) und ein Lernender hilft, wo es nötig ist. Zu den Haupttätigkeiten des Lernenden gehören: Telefonische Nachbestellungen (NB s) entgegenzunehmen, Lieferscheine (Wareneingangsjournale) zu kontrollieren und abzulegen, div. Mutationen im System einzugeben und das ganze Postwesen der Abteilung Einkauf Agrar zu betreuen. Der Gesamtumsatz, der mit dem Verkauf aus Früchten und Gemüse generiert wird, liegt bei ca. 86 Millionen Franken. Dieser teilt sich in 48 % Früchte (41 Millionen) und 52% Gemüse (45 Millionen) auf. Prozessbeschreibung In meinem Prozess den ich erarbeite, erkläre ich wie ein Produkt vom Produzenten bis hin zum Konsumenten gelangt. Als Produkt habe ich Orangen ausgewählt. Alles beginnt mit der Kontaktaufnahme zwischen dem Lieferanten Rodi Fructus und den Einkäufern der Abteilung Einkauf Agrar. Die Einkäufer klären in einem ersten Schritt, zusammen mit dem Lieferanten, ob Orangen schon verfügbar sind und ab wann die Migros Basel diese wieder ins Sortiment aufnehmen möchte. Die Blondorangen sind das ganze Jahr erhältlich. Blutorangen und Halbblutorangen haben ihre Saison von Dezember bis April. Sobald die Ware beim Lieferanten eingetroffen ist, verlangen die Einkäufer der Migros Basel ein Muster. Das verlangte Muster muss bei den Einkäufern so eintreffen, wie es später bei einer tatsächlichen Bestellung einer Filiale ausgeliefert wird. Bevor die Muster eintreffen, werden die Fachberater und die übrigen Mitarbeiter über die Wiederaufnahme des Produktes informiert. Sobald die Muster eingetroffen sind, werden sie degustiert und auf ihre Qualität geprüft. Diese muss den Mindestanforderungen entsprechen. Ist die gelieferte Ware nicht zufriedenstellend, so wird beim Lieferanten ein neues, qualitativ besseres Muster verlangt. Sind die Einkäufer zufrieden, werden Bestimmungen und Konditionen besprochen und festgelegt. Eine wichtige Entscheidung ist die Verkaufsform. Wie möchte man das Produkt der Kundschaft anbieten? Die Orangen werden angeboten als zwei, drei oder vier Kilo Netz oder alternativ als lose (offene) Ware bereitgestellt. Der Vorteil hierbei ist, dass die Kundschaft selbst entscheiden kann, welche Menge sie einkaufen möchte. Weiter wird die Bestelleinheit und der Bestelllieferrythmus dem Lieferanten Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 8

9 bekannt gegeben. Die Bestelleinheit ist eine wichtige Angabe für die Filialen, da diese nach dieser Einheit bestellen. Bei abgepackter Ware kann ein Gebinde 16 x 1 Kg oder 8 x 2 Kg Orangen enthalten. Bei loser (offener) Ware 11 Kg. Die lose Ware wird noch unterteilt in geschüttete und gelegte Ware. In der Abteilung Agrar wird von einem 24h-Bestelllieferrythmus Gebrauch gemacht. Das heisst, dass die Ware jeden Morgen bis spätestens 09:30 Uhr bestellt sein muss. Sie wird noch am selben Tag geliefert und ist für die Auslieferung am Folgetag bestimmt. Alle Zitrusfrüchte sind kälteempfindlich. Deshalb spielt der Transport auch eine wichtige Rolle. Die Temperatur von 5 8 C beim Transport von Orangen aus dem Herkunftsland darf weder unter noch überschritten werden. Die Lagertemperatur beim Lieferanten Rodi Fructus und der Betriebszentrale Münchenstein beträgt für dieses Produkt 12 C. Die Einkaufskonditionen (Preis) werden mit dem Lieferanten ausgehandelt. Kommt es zu einer gegenseitigen Übereinstimmung der beiden Verhandlungsparteien, kann der Artikel wieder im System eröffnet und ins Sortiment aufgenommen werden. Somit können die Filialen den Artikel wieder bestellen. Damit die Filialen auch über diese Wiederaufnahme des Produktes informiert sind, erhalten Sie eine Mitteilung vom Agrar Büro. Ab dem nächsten Tag können alle Filialen über das MOBS (Migros-Online-Bestell-System) ihre Bestellungen tätigen und eingeben. Noch bevor alle Bestellungen im Agrar Büro eintreffen, müssen die Einkäufer eine Vorbestellung beim Lieferant getätigt haben. Hierbei stützen sich die Einkäufer auf Vorjahreswerte und entscheiden anhand dieser Zahlen, was sie vorbestellen möchten. Diese Entscheidung bedarf eines guten Fingerspitzengefühls. Die Möglichkeit, eine bestimmte Menge nachzubestellen besteht, sofern der Lieferant noch Ware bei sich an Lager hat. Trifft die Ware in der Betriebszentrale ein, wird diese bei der Warenannahme sogleich auf die festgelegten Spezifikationen geprüft. Alle Mindestanforderungen müssen erfüllt sein und strengstens von allen Mitarbeitern der Annahme eingehalten werden. Entspricht nur ein einziges Kriterium nicht den Mindestanforderungen, muss die Ware zurück gewiesen und darf nicht angenommen werden. Nach solch einem Fall muss rasch reagiert werden. Es wird abgeklärt, ob der Lieferant Ersatzware liefern kann (noch am gleichen Tag). Wenn dies nicht möglich ist, entsteht für diesen Tag eine Fehlmenge. Das heisst, dass die Filialen mit zu wenig, oder, im schlimmsten Fall, ohne Orangen da stehen. Konnte neue Ware bestellt werden, so wird der ganze Prozess bei der Annahme wiederholt. Die neu gelieferte Ware wird wieder auf die Mindestanforderungen geprüft. Ist die Ware einwandfrei, kann der Prozess weitergeführt werden. Nun werden die Orangen aufgeteilt, in offene und bereits abgepackte Ware. Die abgepackte Ware, die verkaufsbereit und preisausgezeichnet ist, gelangt gleich in die Kommissionierzone. Hier wird die Ware sogleich Filial-Kommissioniert. Das heisst, jede Filiale hat im Lager ihren Abstellplatz, an dem die bestellte Ware bereitgestellt wird. Die gesamte Ware kann nun anhand aller Bestellungen der Filialen verarbeitet werden. Ist dieser Arbeitsschritt abgeschlossen, können die Lagermitarbeiter die Orangen in den Lastwagen verladen. Die kommissionierte Ware wird nun in die verschiedenen Filialen gebracht. Diese koordinieren nun, in Zusammenarbeit der Fachberatung und des Rayonleiters, die Warenpräsentation. In der Zwischenzeit bereitet die Verkaufsförderung verschiedene Aktivitäten vor. Diese sollen die Filialen mit Werbung unterstützen und natürlich den Zweck erzeugen, Kundschaft in den Laden zu locken. Die Werbung wird auf verschiedenen Plattformen lanciert. Mit Inseraten in diversen Tageszeitungen wird schon ein grosses Publikum angesprochen. Eine weitere Massnahme wird mit Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 9

10 Plakaten, Flyers und Prospekten in der Filiale realisiert. Im Migros Magazin wie auf der Homepage der Migros Basel werden die Aktionen auch mitgeteilt. Eine weitere Verkaufsfördernde Massnahme sind Degustationen in den Filialen. Dem Kunden können Orangen so zum Verzehr (probieren) angeboten werden, oder auch als frisch gepressten Orangensaft. Bei solchen Degustationen können die Filialen optimal Zusatzverkäufe erzielen. Zum Beispiel mit einem Entsafter für Orangen, im Geschmack ähnliche Früchte, oder ein Rezeptbuch für Fruchtsäfte. Gemachte Erfahrungen 3 Beispiele Wareneingangskontrolle Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass die Eingangskontrolle der Ware ein wichtiger Punkt ist. So fanden die Lagermitarbeiter eine Kiste mit Orangen die nur zur Hälfte gefüllt war. Diese wurde umgehend ausgemustert und den Einkäufer in Kenntnis gesetzt. Dieser hat sich anschliessend mit dem Lieferanten in Verbindung gesetzt und Ersatzware bestellt. Rüstfehler beim Kommissionieren Beim Rüsten der Orangen für eine Filiale passierte einem Lagermitarbeiter ein Kommissionierfehler. Das heisst, dass er zu viele Kisten Orangen für die Filiale bereit gestellt hat. Dieser Fehler wurde rechtzeitig erkannt und die überschüssige Ware entfernt, bevor die Palette in die Filiale transportiert wurde. Warenpräsentation in den Filialen Die Fachberater und die Abteilung Verkaufsförderung setzen sich zusammen und erarbeiten ein Konzept aus, in dem genau beschrieben wird wie ein themengerechter Warenaufzug auszusehen hat. Anschliessend können die Mitarbeiter an der Front dies so umsetzten. Dieses Konzept wird auf dem Intranet der Migros Basel hinterlegt und kann von allen Filialen ausgedruckt werden. Ein schöner Warenaufzug ist eine Freude fürs Auge. Schlusswort Die Abteilung Einkauf Agrar ist ein lebendiger Arbeitsort. Die Arbeiten sind abwechslungsreich und immer wieder neu. Es gibt immer wieder hektische Momente, in denen man einen hohen Arbeitsdruck hat oder das Telefon pausenlos klingelt. Aber auch ruhigere Abschnitte, in denen man sich die Arbeit besser einteilen kann. Das Erarbeiten des Prozesses beanspruchte viel Zeit. Ich fing mit der Prozesseinheit gleichzeitig, mit meinem Start im Einkauf Agrar an. Ich brauchte eine gewisse Weile, bis ich im Rhythmus des Tagesgeschäftes der Abteilung war. Alle einzelnen Arbeitsschritte dieses Prozesses waren wie einzelne Puzzleteile, die man Stück für Stück zusammenfügen muss. Dies war sehr interessant und machte mir Spass. Es ist beeindruckend was für einen langen Weg Orangen zurückgelegt haben, bis sie hier im Verkaufsregal sind. Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 10

11 Musterdokument 1 Hier folgt ein kleiner Auszug aus den Spezifikationen (Mindestanforderungen), die von den Lieferanten eingehalten werden müssen. Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 11

12 Musterdokument 2 So sieht eine Tagesmitteilung für die Filialen aus, wenn ein neuer Artikel ins Sortiment aufgenommen wird. Es wird mitgeteilt in welcher Menge die Filialen den Artikel bestellen kann, welcher Preis das Produkt hat und ein kurzer Beschrieb des Produktes. Musterdokument 3 Hier ein paar Bilder die das Lager veranschaulichen sollen. Bild 1 Warenannahme Hier wird die Ware ausgeladen (Warenannahme) und die anschliessende Eingangskontrolle durchgeführt. Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 12

13 Bild 2 Kommissionierzone So wird die Filial-Kommissionierte Ware an den jeweiligen Platz gestellt. Jede Filiale hat ihren Platz, der mit einer Namenstafel versehen ist. Sobald die Ware hier hingestellt wird, ist sie bereit für den Transport in die Filialen. Bild 3 Lagerung der Orangen Hier werden die Orangen gelagert. Die Temperatur in diesem Lager ist ca. 12 C. Im Hintergrund sind die zwei sogenannten Zelte. Diese sind mit einer Kältelüftung ausgestattet. Die Temperatur in diesen Zelten beträgt ca. 4 5 C. Jede Kiste Orange die in der Betriebszentrale ausgeliefert wird muss mit einer solchen Etikette versehen sein. Auf dieser Etikette können verschiedene Informationen hergeleitet werden. Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 13

14 Musterdokument 4 Hier noch ein paar Beispiele, wie ein Warenaufzug in der Filiale aussehen kann. MM Muttenz Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 14

15 Auswertungsbogen der Lernjournale Zusammenfassung der Lernjournale zur Prozesseinheit Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief X hoch Da ich bereits Erfahrungen mit Prozesseinheiten gesammelt habe, war die Anfangsphase nicht mehr so schwer wie bei der ersten PE. Weiterhin halfen mir meine neuen Kenntnisse mit Word etc. Daher war die Motivation entsprechend hoch. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig X einfach Da dieser Prozess nicht täglich oder wöchentlich in der Abteilung vorkommt, war der Einstieg in die Arbeit etwas schwieriger. Im Laufe der Zeit konnte ich mich stetig besser in den Prozessablauf hineinversetzen und somit erleichterte das mir die ganze Arbeit. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden X sehr zufrieden Ich habe viel Zeit in die Prozesseinheit 2 investiert und mir sehr viel Mühe gegeben. Besonders auch auf die Darstellung legte ich diesmal Wert. Deshalb bin ich auch sehr zufrieden mit meiner Arbeit. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts X alles Ich konnte aus den Erfahrungen der ersten Prozesseinheit eine Menge mitnehmen. Das half mir sehr, jedoch lernte ich noch viel bei der Bearbeitung der PE 2 dazu. Gianluca Mandica Werdegang eines Produktes Seite 15