Prozessordnung Investition

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1 Prozessordnung Investition Gliederung: 0 Grundlagen 1 Zielstellung 2 Geltungsbereich 3 Begriffsbestimmung 4 Grundsätze zum Investitionsablauf aus Eigenmitteln 5 Investitionen mit Fördermitteln zur Projektförderung 6 Schlussbestimmungen Anlagen: 1 Vorschlag für die Durchführung einer Investition/Reparatur 2 Mitteilung über die Aussonderung eines Wirtschaftsgutes des Anlagevermögens Diese Ordnung umfasst 5 Seiten Text und 2 Seiten Anlagen. PO Investition /

2 0 Grundlagen Für diese Arbeitsordnung sind die in der Arbeitsordnung Nr. 0 Grundsätze-Ordnung aufgeführten Grundlagen maßgebend. Zur Vereinfachung wurde darauf verzichtet, bei Personen- oder Funktionsbezeichnungen zusätzlich auch die weibliche oder männliche Form mit anzugeben. Selbstverständlich sind immer beide Geschlechter gemeint. 1 Zielstellung Die Zielstellung dieser Ordnung besteht in: - der Gewährleistung eines sparsamen und effizienten Einsatzes von Investitionsmitteln, - einer rationellen Organisation der Investitionsmittel, - einer ordnungsgemäßen Nachweisführung über den Einsatz der Investitionsgüter, - der Festlegung zu Verantwortlichkeiten im Rahmen von Investitionsvorhaben. 2 Geltungsbereich Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e.v. Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh bsw Beratung, Service & Weiterbildung GmbH - e.v. - ggmbh - GmbH 3 Begriffsbestimmung Investitionen im Sinne dieser Ordnung sind die Beschaffung und der Einsatz von Wirtschaftsgütern (u.a. Ausrüstungen) des Anlagevermögens des bsw mit einem Nettoanschaffungswert von über 410,00 (über 1.000,00 ab ). Das einzelne aktivierungspflichtige Wirtschaftsgut kann dabei aus mehreren Wirtschaftsgütern oder aus mehreren geringwertigen Wirtschaftsgütern bestehen, deren Gesamtwert dann 410,00 (über 1.000,00 ab ) übersteigt. Damit wird dieses einzelne Wirtschaftsgut aktivierungspflichtig. Beispielsweise ist die Bestuhlung eines Seminarraumes aktivierungspflichtig, wenn der Gesamtwert mehr als 410,00 (über 1.000,00 ab ) beträgt. Die Frage, ob eine sofort abziehbare Ausgabe oder ein aktivierungspflichtiges Wirtschaftsgut und damit ein aktivierungspflichtiger Vorgang besteht, ist im Zweifelsfall mit dem Dienstleistungscenter, Anlagenbuchhaltung, zu klären. Geringwertige Wirtschaftsgüter sind selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit einem Nettowert von mehr als 150,00 bis 410,00. Die Ausgaben für diese Wirtschaftsgüter werden sofort in den entsprechenden Aufwandskonten erfasst. Bei Software handelt es sich um immaterielle Wirtschaftsgüter. Die nachfolgenden Festlegungen gelten für materielle und immaterielle Wirtschaftsgüter. PO Investition /

3 Bauinvestitionen an bsw-eigenen Immobilien erfolgen außerhalb dieser Ordnung in Abstimmung mit der Geschäftsleitung. 4 Grundsätze zum Investitionsablauf aus Eigenmitteln 4.1 Planung der Investitionen und Genehmigung Die Planung der Investitionen erfolgt für das jeweilige Geschäftsjahr als Bestandteil der Haushalt-/Jahresplanung. Von der Geschäftsleitung können Vorgaben zu Schwerpunkten der Investitionstätigkeit festgelegt werden Soweit nichts anderes in der Aufgabenstellung zur Planung festgelegt wird, sind von den bsw-leitern dem jeweiligen Geschäftsführer für die einzelnen Investitionsobjekte Vorschläge und Begründungen mit Anlage 1 dieser Ordnung gemeinsam mit den Haushalt-/Jahresplanunterlagen je Leistungsstelle zu übergeben Die Investitionsvorschläge der bsw-leiter werden nach Beratung und Bestätigung im Vorstand/Beirat/Geschäftsleitung zum Investitionsplan für das Geschäftsjahr zusammengefasst Für die Beurteilung der Vorteilhaftigkeit einer Investition können durch die Geschäftsleitung entsprechende Investitionsrechnungen (Effektivitäts- oder Amortisationsberechnungen) angefordert werden Die im Rahmen der Haushalt-/Jahresplanung bestätigten Investitionen werden nur in Übereinstimmung mit der Realisierung den geplanten wirtschaftlichen Entwicklung durchgeführt Zeitweise Einschränkungen durch die Geschäftsleitung sind möglich, wenn dies die Gesamtfinanzsituation erfordert Reparaturen an Wirtschaftsgütern mit einem Finanzumfang größer 410,00 (ab größer 1.000,00 ) sind von der Geschäftsleitung zu genehmigen. Die Genehmigung erfolgt mit Formular gemäß Anlage Bestellung beim Lieferanten - Auftragsauslösung Die Auslösung (Auftragserteilung oder Bestellung) der im Rahmen der Haushalt- /Jahresplanung bereits bestätigten Investitionen obliegt dem Leiter der Leistungsstelle im Rahmen seiner Unterschriftsvollmacht bei dezentraler Beschaffung. Bei erheblicher Überschreitung des geplanten Investitionsumfangs eines einzelnen Wirtschaftsgutes ist ein erneuter Investitionsantrag an den Geschäftsführer zu stellen. PO Investition /

4 Abweichungen zum bestätigten Investitionsantrag bzgl. des Realisierungszeitraumes (vgl. Anlage 1) sind vor Auftragserteilung dem Leiter des Dienstleistungscenters bekanntzugeben und werden in Abhängigkeit von der Finanzsituation erneut bestätigt. Ist der Wertumfang der Investition größer als die in der Unterschriftsvollmacht erteilte Befugnis zur Auftragserteilung an Lieferanten, wird die Bestellung zentral ausgelöst. Der Leiter der Leistungsstelle hat dann die jeweiligen erforderlichen Auftragsschreiben sowie die Vergleichsangebote vorzubereiten und über den Leiter Dienstleistungscenter an die Geschäftsleitung zur Bestätigung und Auftragsauslösung zu übergeben Bei operativ notwendigen Investitionen in dringenden Fällen kann der bsw- Leiter bzw. der Leiter der Leistungsstelle entsprechende Aufträge an Lieferanten im Rahmen seiner Unterschriftsvollmacht erteilen. Der Leiter des Dienstleistungscenters ist in jedem Fall vorher zu informieren. Ein Investitionsantrag gemäß Anlage 1 ist nachzureichen. 4.3 Vergleichsangebote Für jede Investition sind mindestens drei vergleichbare Angebote einzuholen. Abweichungen hiervon sind nur in begründeten Ausnahmefällen möglich. Das finanziell und inhaltlich Günstigste ist auszuwählen. 4.4 Abschreibungen Investitionen werden in der Anlagen- und Finanzbuchhaltung auf den entsprechenden Bilanzkonten des Anlagevermögens erfasst und monatlich abgeschrieben Geringwertige Wirtschaftsgüter werden auf einem speziellen Konto aktiviert und gleichzeitig gegen das Konto Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter gebucht (abgeschrieben). 4.5 Versicherung Die durch Investitionen beschafften Werte des Anlagevermögens sind rechtzeitig und im vollen Umfang gegen Risiken durch das Dienstleistungscenter, Versicherungen, zu versichern bzw. in die laufenden Versicherungen aufzunehmen (z.b. Elektronik-Versicherung oder Feuerversicherung) Vom Dienstleistungscenter, Versicherungen, wird in Abhängigkeit vom bestehenden Versicherungsschutz geprüft, inwiefern eine Risikoerweiterung bzgl. der Deckungssummen notwendig wird. Spezielle Risiken, die von oder durch diese Wirtschaftsgüter ausgehen, sind durch die Leiter der Leistungsstelle dem Dienstleistungscenter, Versicherungen, bekanntzugeben. PO Investition /

5 4.6 Aussonderung und Umsetzung Die Aussonderung (Verschrottung bzw. Verkauf) oder Umsetzung von einem Wirtschaftsgut ist mittels Formular gemäß Anlage 2 bei der Geschäftsleitung zu beantragen Ein Aussonderungsantrag ist auch zu stellen, wenn das Wirtschaftsgut bereits abgeschrieben wurde. 5 Investitionen mit Fördermitteln zur Projektförderung Die Finanzierung von Investitionen mit Fördermitteln werden nur noch in Einzelfällen und projektbezogen realisiert und werden dann in Abstimmung mit dem Dienstleistungscenter gesondert geregelt. Die Zuwendungen zur Projektförderung aus öffentlichen Mitteln sind zweckgebunden, d.h. hier gelten darüber die spezifischen Bestimmungen und Richtlinien der Zuwendungsgeber. 6 Schlussbestimmungen 6.1 Inkrafttreten/Außerkrafttreten Diese Änderungsfassung tritt mit Wirkung ab 18. Dezember 2007 in Kraft. Die Investitionsordnung in der Änderungsfassung vom 10. September 2002 tritt außer Kraft. 6.2 Aktualisierung Für Änderungen und die jährliche Aktualisierung ist der Leiter Dienstleistungscenter verantwortlich. 6.3 Intranet Die Investitionsordnung wird im bsw-intranet eingestellt und damit den Verantwortlichen verfügbar gemacht. Heiko Prötzsch Geschäftsführer Jörg Lehmann Miglied der Geschäftsleitung PO Investition /

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