25.April Aussteller-Reglement. 1 Teilnahmebedingungen. 2 Tischzuteilung. Inhalt. 1 Teilnahmebedingungen

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1 Aussteller-Reglement Inhalt 25.April Teilnahmebedingungen 2 Tischzuteilung 3 Der Tisch 4 Messekatalog 5 Messetraining und Kick-Off Meeting 6 Wettbewerbe, Produkt-Ankündigungen usw. 7 Direkter Verkauf bzw. Barverkauf 8 Aufbau, Standpräsenz und Abbau 9 Ablauf der Tischmesse 10 Adressmaterial 11 Services Zusatzangebote 12 Preise, Zahlungskonditionen 13 Rücktritt vom Ausstellervereinbarung 14 Haftung 15 Versicherung 16 Allgemeines 17 Anwendbares Recht und Gerichtsstand 1 Teilnahmebedingungen Zugelassen zur Tischmesse Basel werden Dienstleistungen und Produkte, wie sie vom Organisations-Komitee (OK) der Tischmesse Basel umschrieben werden. Das OK entscheidet alleine über die Zulassung oder die Ablehnung von Firmen, Organisationen und deren Dienstleistungen bzw. Produkten. Eine Begründung der Abhlehnung muss nicht gegeben werden. Die zur Tischmesse vorgesehenen Dienstleistungen und Produkte sind vom Aussteller auf dem Vertragsformular und den entsprechenden Listen anzugeben. Eine Haftung der Tischmesse Basel für Ansprüche, die Aussteller oder Drittpersonen aufgrund einer Zulassung oder Nichtzulassung von Firmen und/oder Dienstleistungen bzw. Produkten stellen, besteht nicht. Mit seiner Unterschrift auf dem Ausstellervereinbarung anerkennt der Aussteller für sich und seine Mitarbeiter oder Beauftragten die vorliegenden Bedingungen als verbindlich und verpflichtet sich ferner, dass sämtliche Vorschriften der Tischmesse Organisation in allen Teilen eingehalten werden. 2 Tischzuteilung Die Zuteilung der Tische erfolgt durch die Messeleitung. Platzierungswünsche können nicht berücksichtigt werden. Seite 1 von 7

2 3 Der Tisch Der Aussteller präsentiert sich auf einheitlichen, vom Veranstalter zur Verfügung gestellten und platzierten Tischen. Der Tisch hat die Masse: ca. 180 cm 75 cm Er erhält eine Tischdecke und wird durch den Veranstalter einheitlich beschriftet. Möglich ist die Nutzung eines Stromanschlusses (220V). Es sind nur Geräte mit geringem Stromverbrauch erlaubt, wie z.b. Notebook. Geräte mit Stromverbrauch > 200 Watt sind speziell anzumelden. Sollte durch Missachtung dieser Regelung ein Schaden entstehen, so haftet der Verursacher. Internetanschluss wird durch den Veranstalter nicht zur Verfügung gestellt, es hat jedoch einen Hotspot zur normalen Nutzung gemäss Bedingungen des Anbieters. (Swisscom) Die Höhe der Ausstellungsobjekte auf dem Tisch ist auf max. 110 cm beschränkt. Die Objekte müssen stabil und sicher stehen. Ausstellungswände (Displays) und standähnliche Aufbauten müssen angemeldet (vermasste Skizze) und durch die Messeleitung bewilligt werden. Eine Beschallung ist erlaubt, allerdings nur so, dass die Nachbartische durch die Lautstärke nicht gestört werden. Nehmen Sie gegenseitig Rücksicht. Es gibt keinen Wasseranschluss am Tisch. Pro Tisch ist nur die angemeldete Firma, Organisation bzw. Kombination mit spezieller Vereinbarung zugelassen. Tische dürfen weder geteilt, untervermietet oder weitergegeben werden. 4 Messekatalog Ein Messekatalog erleichtert die Orientierung und informiert über die Aussteller und ihre Angebote. Jeder Aussteller hat Anrecht auf eine halbe Seite im Messekatalog. Die Daten werden strukturiert publiziert, sodass jeder Aussteller dieselben Voraussetzungen hat. Siehe Katalog 2011 auf der Tischmesse Homepage. Die Texte, Logos, Bilder für den Eintrag müssen vom Aussteller im geschützten Bereich (Login) der Website geliefert werden. Die Vorgaben auf der Eingabemaske sind genau einzuhalten. Der Veranstalter behält sich vor, bei Nichteinhalten der angegebenen Eingabewerte, die Angaben zu kürzen bzw. zu verändern. Eine entsprechende Aufforderung wird rechtzeitig per Mail versandt. Annahmeschluss für den Eintrag: 5. März 2012 Nach dem Annahmeschluss wir das Gut zum Druck eingeholt, welches innert 2 Tagen erteilt bzw. korrigiert werden muss. Zu spät eingereichte Texte werden nicht berücksichtigt. Es wird stattdessen ein einfacher, vom Veranstalter definierter Text eingefügt. Seite 2 von 7

3 Der Messekatalog enthält im Einzelnen: Allgemeine Vor- und Begrüssungsworte Ausstellerverzeichnis mit Seitenangabe Aussteller-Profil (½ Seite) Inserate von Sponsoren Inserate von Ausstellern Jeder Aussteller erhält die gewünschte Exemplare des Messekatalogs für die Eigenwerbung. Die Verteilung der Messekataloge an die Aussteller erfolgt am Kick-Off Meeting. Ein Versand der Kataloge an die Aussteller ist nicht möglich. 5 Messetraining und Kick-Off Meeting Im Vorfeld wird für die Aussteller am 21. März 2012 (Änderung vorbehalten) ein halbtägiges Tischmesse-Training durchgeführt. Dieses Training steht allen Ausstellern (gemeldetes Messepersonal) zu. Das Training findet in Modulen statt. Sie werden rechtzeitig aufgefordert, über den Aussteller-Bereich der Website die Auswahl der Module zu treffen. In diesem Training wird insbesondere auf das effiziente Verhalten an einer Tischmesse und auf einen professionellen Auftritt eingegangen. Anschliessend an das Messetraining, um 13 Uhr, findet das Kick-Off statt. In der ca. 1-stündigen Information präsentiert das OK der Tischmesse Basel den aktuellen Stand der bevorstehenden Tischmesse. Neben der Saal-Planung, gibt es Informationen zu Auf- und Abbau. Die Aussteller erhalten die Kataloge und können bereits neue Kontakte knüpfen und bestehende Kontakte pflegen. 6 Werbung, Wettbewerbe, Produkt-Ankündigungen usw. Vor der Tischmesse: Der Veranstalter stellt das Logo auf der Website zum Download zur Verfügung. Verlinkung auf der Homepage der Aussteller ist erwünscht. Der Veranstalter schaltet seinerseits ab Januar 2012 laufend die bereits angemeldeten Teilnehmer auf der Tischmesse Website auf. Auch in Drucksachen und Mailings darf das Tischmesse Basel Logo verwendet werden. Es dürfen nur die beiden zur Verfügung gestellten Varianten verwendet werden, der Link ist zu übernehmen. Während der Tischmesse: Wettbewerbe, Produkt-Ankündigungen usw. für Mitaussteller oder Besucher, die während der Tischmesse durchgeführt bzw. angeboten werden, sind erwünscht. Zur besseren Koordination, und zusätzlichen Kommunikationsmöglichkeiten müssen diese Aktionen mit der Messeleitung vorgängig abgesprochen werden. Diese Aktionen dürfen Standnachbarn oder Besucher optisch, wie akustisch nicht stören. Seite 3 von 7

4 Nach der Tischmesse Sie dürfen auch nach der Tischmesse auf Ihrer Homepage werben, z.b.in Form eines Rückblicks: Es muss allerdings klar hervorgehen, dass Sie Teilnehmer der Tischmesse Basel 2012 waren. Selbstverständlich dürfen Sie ankünden, dass Sie auch 2013 wieder dabei sein werden. Adressmaterial: siehe Punkt Direkter Verkauf bzw. Barverkauf An der Tischmesse darf kein direkter Verkauf erfolgen. Als B2B-Messe geht es um die Anbahnung von Geschäfts-Kontakten und nicht um den direkten Verkauf. Nicht erlaubt ist die unentgeltliche Abgabe von Getränken und Speisen jeglicher Art. Ausnahme: Müsterli, bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie dazu spezielle Anliegen/Fragen haben. 8 Aufbau, Standpräsenz und Abbau Die Tische müssen 30 Minuten vor Beginn der Tischmesse fertig aufgebaut sein. Vor Messebeginn werden die Tische durch die Messeleitung abgenommen. Mit dem Abbau der Tische darf erst nach dem Ende der Veranstaltung begonnen werden. Die Tische müssen spätestens 1 Stunde nach Messeende geräumt sein. Den Anweisungen der Messeleitung ist folge zu leisten. Aussteller die unentschuldigt zu spät kommen, verlieren den Anspruch auf den Tisch. Ein Aufbau während der Messezeit ist nicht mehr möglich. Ca. 3 Wochen vor dem Messe-Termin wird den Ausstellern die Information «Wichtige Informationen für Auf- und Abbau der Tischmesse Basel 12» zur Verfügung gestellt. Darin sind auch die genauen Zeitfenster für den Auf- und Abbau enthalten. Im Interesse eines reibungslosen Ablaufs sind alle Aussteller gebeten, sich strikt an diese Zeiten zu halten. 9 Ablauf der Tischmesse Im ersten Teil der Messe von Uhr sind nur Aussteller und deren gemeldete Personen zugelassen. Es dürfen sich nur Personen mit einem Badge im Ausstellungsraum befinden. Dieser ist während der gesamten Dauer der Tischmesse Basel sichtbar zu tragen. Besucher können für den zweiten Teil von Uhr eingeladen werden. Der Einlass für Besucher ist frei. Als Eintritt wird eine Businesskarte des Besuchers (oder die entsprechenden Kontaktdaten) verlangt. Ab 18 Uhr gemeinsamer Messe-Apéro der Aussteller (Apéro très riche ). Seite 4 von 7

5 10 Adressmaterial Jeder Aussteller erhält nach der Messe eine Aussteller-Liste mit dem Namen des Standverantwortlichen. Im derselben Liste werden die Daten der Besucher zu Verfügung gestellt. Diese Adressdaten dürfen für die eigene Werbung zur Kontaktaufnahme und Bewerbung für maximal 3 Aktionen über ein Jahr verteilt benutzt werden. Das Jahr endet am Tag der Tischmesse Es muss dem Empfänger von Mails aber die Gelegenheit gegeben werden, sich bei Erhalt des ersten Mails aus der Liste auszutragen (opt-out). Im ersten Mailing ist ein klarer Bezug zur Tischmesse zu schaffen, verwenden Sie am besten das Tischmesse-Logo (Download auf der Homepage). Nicht erlaubt ist die Weitergabe dieser Daten an Dritte oder deren Veröffentlichung. 11 Services Zusatzangebote Die Tischmesse Basel wird für die Aussteller verschiedene Aktionen und exklusive Angebote von Sponsoren und Dritten ausarbeiten. Diese Leistungen können erst im laufe der kommenden Monate ausgearbeitet werden. Sobald konkrete Angebote vorliegen, wird das OK der Tischmesse die Aussteller darüber informieren. Einen Anspruch auf zusätzliche Services gibt es nicht. 12 Preise, Zahlungskonditionen Die Kosten für die Teilnahme als Aussteller betragen (in CHF, exkl. MWSt *) Kosten für einen Tisch pro Aussteller (inkl. Messetraining, Kick-Off und Ausstellerbendessen für zwei Personen, sowie 30 Messekataloge) Regulärer Preis CHF 750. Firmenmitglieder Efficiency-Club Basel CHF 500. Zusätzliche Person (max. 2 Personen) CHF 100. / Person Inserate im Katalog Jeder Aussteller hat die Möglichkeit, im Messekatalog ein individuelles Inserat zu platzieren. 1/1 Seite CHF 700. ½ Seite CHF 350. ¼ Seite CHF 250. * der ECB unterliegt der Mehrwertsteuer, die MWSt (aktuell 8%) wird aufgerechnet. Die Fakturierung erfolgt umgehend nach Rücksendung der unterschriebenen Ausstellervereinbarung. Die Rechnung wird als PDF per Mail an die uns bekannte Mailadresse zugestellt. Seite 5 von 7

6 Die in Rechnung gestellten Beträge sind fristgerecht innerhalb der auf der Rechnung genannten Zahlungsfristen per Banküberweisung zu begleichen. Bei Zahlungsverzug behält sich die Ausstellungsleitung vor, zusätzliche Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung zu stellen. Beträge, die weniger als 30 Tage vor dem Eröffnungsdatum der Veranstaltung in Rechnung gestellt werden, sind grundsätzlich sofort fällig und innert fünf Arbeitstagen nach Rechnungsdatum zu bezahlen. Über Tische, für die bis zum vereinbarten Zahlungstermin keine Zahlung erfolgt ist, kann die Ausstellungsleitung anderweitig verfügen, ohne dass dadurch die Haftung des säumigen Ausstellers für die Teilnahmekosten hinfällig wird. Zur Tischmesse wird nur zugelassen, wer sämtliche in Rechnung gestellten Beträge bezahlt hat. 13 Rücktritt von der Ausstellervereinbarung Tritt der Aussteller nach Abschluss des Vertrages von demselben zurück, so gelten folgende vom Aussteller an die Ausstellungsleitung zu leistenden Entschädigungen als vereinbart: bei Rücktritt in der Periode vom bis zum 28. Februar 2012: 1/2 der Kosten ab 1. März 2012 volle Kosten Die Rücktrittsbenachrichtigung hat schriftlich oder per Mail an zu erfolgen und ist erst gültig wenn Sie per Mail bestätigt wurde. Diese Entschädigungen werden dem Aussteller erlassen, wenn er in der Lage ist, der Ausstellungsleitung innert 14 Tagen nach Mitteilung des Rücktrittes und vor dem 1. März 2012 einen zum Zeitpunkt des Rücktrittes noch nicht angemeldeten gleichwertigen Aussteller zu vermitteln. Für den Eintrag im Messekatalog gilt der Redaktionsschluss vom 5. März Über Tische, die ½ Stunde vor Messebeginn nicht bezogen sind, kann der Veranstalter anderweitig verfügen. Der Anspruch des Ausstellers auf seinen Tisch verfällt, ohne dass dadurch die Haftung des säumigen Ausstellers für die Teilnahmekosten hinfällig wird. 14 Haftung Der Veranstalter übernimmt keine Obhutspflicht für die Ausstellungsgüter und die Einrichtungen und schliesst jede Haftung aus. Der Aussteller ist dafür besorgt, an seinen ausgestellten Produkten, Geräten, etc. Schutzvorrichtungen anzubringen, die den Unfallverhütungsvorschriften entsprechen. Der Aussteller haftet für Schäden, die durch seine Ausstellungsgüter entstehen, insbesondere auch bei Auf- und Abbau. Seite 6 von 7

7 15 Versicherung Der Veranstalter schliesst für die Aussteller ausdrücklich keine Versicherungen ab. Eine Haftpflicht-Versicherung muss durch den Aussteller selbst abgeschlossen werden. Eine Ausstellungs- und Transportversicherung ist hingegen für den Aussteller nicht obligatorisch. Der Veranstalter empfiehlt jedoch auch diese Versicherungen. 16 Allgemeines Der Veranstalter ist bei Vorliegen zwingender Gründe oder im Falle von höherer Gewalt berechtigt, die Tischmesse Basel zu verschieben, zu verkürzen, zu verlängern oder abzusagen. Die Aussteller haben in solchen Fällen weder Anspruch auf Rücktritt noch auf Schadenersatz. Sofern unvorhergesehene politische oder wirtschaftliche Ereignisse, brancheninterne Schwierigkeiten oder höhere Gewalt die Durchführung der Tischmesse Basel verunmöglichen, verpflichtet sich der Veranstalter, die Einzahlungen der Aussteller abzüglich bereits aufgelaufener Kosten zurückzuzahlen. Dem Aussteller erwachsen aus der begründeten Nicht-Durchführung der Tischmesse keine Schadenersatzansprüche. Alle mündlichen Vereinbarungen, Genehmigungen und Sonderregelungen müssen schriftlich bestätigt werden, ansonsten werden sie nicht anerkannt. 17 Anwendbares Recht und Gerichtsstand Für alle vertraglichen Beziehungen im In- und Ausland, gilt das schweizerische Recht. Gerichtsstand und Erfüllungsort ist Basel. Salvatorische Klausel Die etwaige Nichtigkeit einer oder mehrerer Bestimmungen dieses Vertrags berührt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine sinnentsprechende wirksame Bestimmung zu ersetzen. Basel im Dezember 2011 Seite 7 von 7 TMB12_Aussteller_Reglement.doc