1. Einführung Erstellung einer Teillieferung Erstellung einer Teilrechnung 6

Transkript

1 Inhalt 1. Einführung 2 2. Erstellung einer Teillieferung 2 3. Erstellung einer Teilrechnung 6 4. Erstellung einer Sammellieferung/ Mehrere Aufträge zu einem Lieferschein zusammenfassen Besonderheiten von Teil/ -Sammelrechnungen oder Rechnungen aus Teil-/Sammellieferungen 12

2 1. Einführung Neben der einfachen 1:1-Verarbeitung, bei der aus einem Auftrag wiederum nur ein Lieferschein und nur eine Rechnung erstellt werden, besteht noch die Möglichkeit der Teil-/ Sammellieferung oder auch Teil-/ Sammelrechnungen. Sie können also sowohl mehrere Aufträge zu einem Lieferschein, als auch mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen. Auch Teillieferungen oder Teilrechnungen über bestimmte Artikelpositionen sind ohne weiteres machbar. 2. Erstellung einer Teillieferung Hierzu erstelle ich zuerst einen Auftrag mit mehreren Positionen (die Daten stammen aus unserem Demomandanten):

3 Ich möchte nun nur die ersten drei Positionen liefern, da die restlichen beiden Positionen aktuell nicht am Lager sind. Klicken Sie nun im unteren Rand des Auftrags auf Lief./Re. Erstellen : Da zuerst ein Teillieferschein erstellt werden soll, wählen Sie nun Teil- / Sammellieferschein erstellen und klicken auf Weiter : Hinweis: Sie können dieses Fenster auch direkt aus der Auftragsübersicht unter Verkauf -> Aufträge öffnen. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf einen bestehenden, offenen oder teilweise gelieferten Auftrag und wählen dort Lieferschein / Rechnung erstellen aus.

4 Es öffnet sich nun das Fenster Lieferscheinerstellung : Klicken Sie nun die Artikel an, die geliefert werden können. Falls ein Artikel nicht mit der kompletten Anzahl geliefert werden kann, so können Sie unter der Spalte zu liefern auf der rechten Seite die gewünschte Menge eintragen. In diesem Fall möchte ich die ersten drei Positionen liefern, von der Position 1 habe ich jedoch nur 5 Stück am Lager.

5 Haben Sie Artikel markiert und gegeben falls die Menge angepasst, klicken Sie auf den einfachen Pfeil nach unten. Mit den beiden Pfeilen würden Sie alle Artikel in voller Menge in den Lieferschein schicken, wofür wiederum keine Teillieferung notwendig wäre. Möchte ich also die ersten drei Positionen liefern, die erste jedoch von 6 Stück nur 5 Mal, sähe die fertige Auswahl so aus: Klicken Sie nun auf OK. Im Hintergrund wird nun der Lieferschein erstellt.

6 3. Erstellung einer Teilrechnung Begeben Sie sich nun in die Lieferscheinübersicht unter Verkauf -> Lieferscheine. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Lieferschein und wählen dann entweder Komplettrechnung (dies erstellt eine Rechnung über alle Positionen des Teillieferscheins) oder auf Teil-/ Sammelrechnung. Letzteres erlaubt es Ihnen, aus diesem Teillieferschein wiederum nur eine Rechnung über bestimmte Positionen des Lieferscheins zu erstellen (Teilrechnung), oder mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenzufassen (Sammelrechnung). Ich möchte nun aus dem eben erstellten Lieferschein eine Teilrechnung erstellen, da vorerst nur die erste Position abgerechnet werden soll. Ich klicke dazu mit der rechten Maustaste auf meinen Lieferschein und wähle Teil-/ Sammelrechnung. Im folgenden Fenster kann ich nun auswählen, welche Positionen des Lieferscheins in eine Rechnung umgewandelt werden sollen. Hinweis: Sollen aus allen Positionen eine Rechnung erstellt werden, wählen Sie in der Lieferscheinübersicht nicht Teil-/ Sammelrechnung, sondern Komplettrechnung aus. Setzen Sie nun Häkchen bei den Positionen, zu denen eine Rechnung generiert werden soll. Im Feld abzurechnen auf der rechten Seite, können Sie manuell die Menge verändern, wenn eine der Positionen

7 noch nicht vollständig abgerechnet werden soll. Klicken Sie nun auf den einfachen Pfeil nach unten, um aus den gewünschten Artikeln eine neue Rechnung zu erstellen. In meinem Fall möchte ich die erste Position komplett abrechnen, über die übrigen Positionen möchte ich eine separate Rechnung erstellen. Dafür setze ich das Häkchen nur beim ersten Artikel und klicke dann auf den Pfeil nach unten: Der abzurechnende Artikel erscheint nun unten in der Auswahl der Rechnung. Schließen Sie dieses Fenster über OK, um die Rechnung zu erstellen. Möchten Sie diese Rechnung anschließend öffnen, drucken oder per versenden, wechseln Sie dazu einfach in den Bereich Verkauf -> Rechnungen.

8 4. Erstellung einer Sammellieferung/ Mehrere Aufträge zu einem Lieferschein zusammenfassen Haben Sie mehrere offene oder erst teilweise gelieferte Aufträge zu ein- und demselben Kunden vorliegen, so können Sie diese mit orgamax zu einem einzelnen Lieferschein zusammenfassen. Auch ist es möglich, nur bestimmte Artikel-Positionen verschiedener Aufträge zu einem Lieferschein zusammenzufassen und im Nachhinein weitere Lieferscheine über die übrigen Positionen zu erstellen. Begeben Sie sich dazu in den Bereich Verkauf -> Aufträge. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf einen der offenen Aufträge und wählen Lieferschein / Rechnung erstellen. Im folgenden Fenster klicken Sie nun auf Weiter. Als Beispiel möchte ich zwei noch nicht gelieferte Aufträge meines Demo-Kunden Holtmann GmbH zu einem Lieferschein zusammenfassen.

9 Sie sehen nun eine Übersicht über die Auftragspositionen: Über die beiden Pfeile nach unten können Sie alle Positionen dieses Auftrags in den Lieferschein geben:

10 Da es noch einen weiteren offenen Auftrag zu diesem Kunden gibt, soll dieser auch gleich mit geliefert werden. Dazu klicken Sie nun links oben auf die Auftragsnummer. Sie sehen nun eine Auswahl über alle offenen oder erst teilweise gelieferten Aufträge dieses Kunden: Sie können nun auch diesen Auftrag über die beiden grünen Pfeile nach unten komplett in den Lieferschein weitergeben. Sollen nur bestimmte Positionen geliefert werden, so setzen Sie das Häkchen im oberen Fenster bei den zu liefernden Positionen und klicken auf den einfachen Pfeil nach unten. Somit werden nur die Positionen in den Lieferschein weitergegeben, die Sie dafür vorgesehen haben. Auch können Sie auf der rechten Seite unter dem Feld zu liefern die Anzahl der zu liefernden Menge frei beeinflussen (diese Anzahl darf nur gleich oder kleiner als die Anzahl aus dem Auftrag sein). Soll die Menge hingegen nach oben hin korrigiert werden, so müssen Sie dies direkt im Auftrag tun. In meinem Fall soll auch dieser Auftrag komplett geliefert werden. Dazu klicke ich auf die beiden grünen Pfeile nach unten. Nun ist noch das weitere Vorgehen wichtig. Möchten Sie direkt eine Rechnung aus dem neuen Lieferschein erstellen, so können Sie dies über Komplettrechnung am unteren Bildschirmrand. Auch das Erstellen einer Teil-/Sammelrechnung ist von hier direkt möglich. So können Sie aus dem frisch erstellen Lieferschein eine Rechnung über nur bestimmte Lieferschin-Positionen erstellen (Teilrechnung) oder auch weitere, offene Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen. Soll erst einmal keins von beidem geschehen, so klicken Sie einfach auf OK, um wieder in die Auftragsübersicht zu gelangen.

11 4. Erstellung einer Sammelrechnung/ Mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen Genau wie auch mehrere Aufträge zu einem Lieferschein zusammengefasst werden können, können auch mehrere offene Lieferscheine zu einer Rechnung zusammengefasst werden. Dies ist selbstverständlich nur mit offenen oder auch schon teilweise abgerechneten Lieferscheinen ein- und desselben Kunden möglich. Begeben Sie sich dafür zuerst in die Übersicht aller Lieferscheine( Verkauf -> Lieferscheine ) und wählen dort einen der gewünschten Lieferscheine aus. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf diesen Lieferschein und wählen Teil-/Sammelrechnung. Im folgenden Fenster sehen Sie nun eine Übersicht über alle Positionen dieses Lieferscheins: Über die beiden grünen Pfeile nach unten können alle Positionen des Lieferscheins an die neue Rechnung weitergegeben werden. Sollen nur bestimmte Positionen abgerechnet werden, setzen Sie das Häkchen bei den gewünschten Positionen und klicken Sie auf den einfachen Pfeil nach unten. Sollen bestimmte Positionen noch nicht mit voller Menge abgerechnet werden, klicken Sie auf der rechten Seite unter abzurechnen und tragen dort die gewünschte Menge ein. Da ich diesen Lieferschein komplett abrechnen möchte, klicke ich auf die beiden grünen Pfeile nach unten.

12 Da noch ein weiterer Lieferschein dieses Kunden mit dieser Rechnung abgerechnet werden soll, klicken Sie links oben auf die Lieferscheinnummer. Es öffnet sich eine Liste über alle offenen oder erst teilweise abgerechneten Lieferscheine zu diesem Kunden. Wählen Sie nun den gewünschten Lieferschein aus: Auch für diesen Lieferschein können Sie nun wie gehabt alle oder nur einzelne Positionen an die neue Rechnung weitergeben. Durch Klick auf OK erstellen Sie nun letztendlich die Rechnung. Um diese nun zu öffnen, begeben Sie sich in den Bereich Verkauf -> Rechnungen. 5. Besonderheiten von Teil/ -Sammelrechnungen oder Rechnungen aus Teil- /Sammellieferungen Da diesen Rechnungen verschiedene Vorgänge zugrunde liegen, gibt es zwei Besonderheiten. Zum einen lassen sich aus diesen Rechnungen direkt keine Gutschriften erstellen. Hier wäre die Erstellung einer manuellen Gutschrift (Rechnung mit negativer Menge und Gutschrifts-Vorlage) notwendig. Auch das Kopieren einer solchen Rechnung ist nicht möglich. In diesem Fall wäre die manuelle Erstellung einer identischen Rechnung notwendig.