Benutzerdokumentation SAP Webportal, Faktura Light

Transkript

1 Einführung enutzerdokumentation SP Webportal, Faktura Light 1 Einführung Erklärung Voraussetzungen / benötigte Daten 4 2 Debitoren Faktura Light Einstieg 5 3 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner suchen 7 4 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner anfordern 13 5 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 15 6 Debitoren Faktura Light Diverses Nicht freigegebene ufträge Freigegebene ufträge 34 7 nhang Muster uftragsbestätigung aus Webportal Faktura Light (fiktives eispiel) Muster Rechnung via Webportal aus SP Faktura Light (fiktives eispiel) Dokumentenprotokoll 38 Seite 1 von 38

2 Einführung 1 Einführung 1.1 Erklärung Eine der Möglichkeiten im Namen der Universität Zürich Rechnungen zu erstellen ist über die pplikation Faktura Light. Sie löst die manuell erstellten Rechnungen (z.. über Word) vollumfänglich ab. Faktura Light eignet sich vor allem für Institute, welche unregelmässig oder weni- ger als 50 Rechnungen pro Jahr erstellen und/oder nicht ähnliche bzw. gleiche Leis- tungen verrechnen. Die pplikation Faktura Light befindet sich auf dem Webportal der Universität Zü- rich. Über die Zugangsberechtigung entscheiden die Führungsverantwortlichen der jeweiligen Institute. eim Fakturieren über Faktura Light werden neben Debi- toren (nsprechpartnern) Materialien (hinter einem Material befindet sich das Er- löskonto, der Mehrwertsteuersatz sowie ein Materialtext, welcher überschrieben werden kann) genutzt, welche durch die bteilung Finanzen, Debitoren angelegt und gepflegt werden. lle nutzbaren Materialien befinden sich bereits im System. Nutzer der Faktura Light erstellen einen uftrag (eine Faktura) und geben diesen frei. Die bteilung Finanzen, Debitoren druckt die Faktura zentral. Sie verschickt diese direkt an den Kunden oder auf Wunsch zurück an den Rechnungsersteller. So besteht die Möglichkeit allfällige eilagen mit der Faktura an den Rechnungsemp- fänger zu verschicken. Seite 2 von 38

3 Einführung Neue Debitoren oder nsprechpartner werden von den Instituten über ein Ticket- system bei der bteilung Finanzen, Debitoren angefordert. Die Rückmeldung der Debitoren- /nsprechpartnernummer erfolgt per E- Mail. Faktura Light greift auf die folgenden Debitorenkontogruppen der UZH: o Debitoren Dritte: Nr o Debitoren KTZH (Kanton Zürich): Nr Nachfolgend sehen Sie die Debitoren- /nsprechpartnerstruktur an einem eispiel. Natürliche Personen (Privatpersonen) werden immer nur als Debitor erfasst. Seite 3 von 38

4 Einführung 1.2 Voraussetzungen / benötigte Daten Zugang zum Webportal o enutzername Webportal oder,itim Shortname o Passwort Daten in der pplikation Faktura Light o Debitoren- und/oder nsprechpartnernummer (Rechnungsempfänger) o Materialnummer (Erlöskontonummer und MWST- Satz) o Währung (In der die Leistung verrechnet wird) Zu verrechnende Leistung o rt der Leistung (Individuelle eschreibung) o Menge der Leistung o Nettobetrag (etrag exkl., d.h. ohne MWST) o Mehrwertsteuerdeklaration o Rechnungsempfänger Daten für nforderung eines neuen Debitors und/oder nsprechpartners o Name (Vorname und Nachname, Firmenname) o Strasse, Hausnummer (optional) o Ort, Land o Sprache (Korrespondenzsprache) Seite 4 von 38

5 Debitoren Faktura Light Einstieg 2 Debitoren Faktura Light Einstieg 1 Pfad Webportaladresse 1 Prozessschritt Webportal: Finanzen Rechnungen: drücken Seite 5 von 38

6 Debitoren Faktura Light Einstieg 2 Pfad Webportaladresse 2 Prozessschritt Webportal: Finanzen Erstellen (Faktura Light): drücken Seite 6 von 38

7 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner suchen 3 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner suchen 1 Pfad Webportaladresse 1 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen: drücken Seite 7 von 38

8 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner suchen 2 Pfad Webportaladresse D 2 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Suche nach Debitor Debitor: drücken Name: Entsprechenden Debitorennamen eingeben, Suchbegriff immer mit * einfassen (Gross- /Kleinschreibung muss nicht beachtet werden) Optional kann auch nach der Strasse / Postleitzahl /, Ort / Name 2 (für lange Debitorennamen) gesucht werden : Häkchen (falls vorhanden) entfernen mit Einmalklick D : drücken Seite 8 von 38

9 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner suchen 3 Pfad Webportaladresse 3 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Suche nach Debitor Trefferliste: Entsprechenden Debitor aus Liste auswählen, mit Einmalklick übernehmen Wenn Debitor Privatperson (keine nsprechpartner vorhanden) direkt mit Kapitel 5 fortfahren Wenn gesuchter Debitor nicht vorhanden, mit Kapitel 4 fortfahren Seite 9 von 38

10 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner suchen 4 Pfad Webportaladresse D E 4 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Suche nach nsprechpartner Debitor: Debitorennummer des ausgewählten Debitors wird übernom- men Entsprechenden ngaben vom Debitorenstamm werden eingeblendet E nsprechpartner: drücken D : Häkchen (falls vorhanden) entfernen mit Einmalklick : drücken Seite 10 von 38

11 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner suchen 5 Pfad Webportaladresse 5 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Suche nach nsprechpartner Trefferliste: Entsprechenden nsprechpartner aus Liste auswählen, mit Einmalklick übernehmen und mit Kapitel 5 fortfahren Suchkriterien: ei vielen nsprechpartnern kann optional nach weiteren Kriterien gesucht werden Wenn keine nsprechpartner vorhanden und Debitor eine Privatperson ist direkt mit Kapitel 5 fortfahren Wenn kein bzw. gesuchter nsprechpartner nicht vorhanden und Debitor nicht eine Privatperson ist, mit Kapitel 4 fortfahren Zu beachten ist, dass bei den mit * markierten Suchkriterien auf die Gross- und Kleinschreibung geachtet werden muss und der Suchbegriff komplett und übereinstimmend sein muss Seite 11 von 38

12 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner suchen 6 Pfad Webportaladresse 6 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Suche nach nsprechpartner nsprechpartner: nsprechpartnernummer des ausgewählten n- sprechpartners wird übernommen Entsprechenden ngaben vom Debitorenstamm in Kombination mit dem nsprechpartnerangaben werden eingeblendet Seite 12 von 38

13 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner anfordern 4 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner anfordern 1 Pfad Webportaladresse 1 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Neuer Debitor/nsprechp. anfordern: drücken Seite 13 von 38

14 Debitoren Faktura Light Debitor / nsprechpartner anfordern D HTUNG: uf Grund technischer Probleme ist Korrespondenzsprache EN noch nicht möglich 2 Pfad Webportaladresse F E G H I J 2 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Debitoren- /nsprechpartner nforderung Einzel nrede: Optional entsprechende nrede eingeben (nur bei Privatpersonen) Name: Entsprechenden Namen des Debitors (Privatperson: Vorname und Nachname, Firma: Firmenname) eingeben (Maximallänge 40 Zeichen) Name Zusatz 1: Optional kann der Name des Debitors (z.. lange Namen) um einen Zusatz erweitert werden (Maximallänge pro Zeile 40 Zeichen inkl. Leerschläge) D Strasse / Hausnummer: Optional Entsprechendes eingeben Die Zusätze 2 4 werden ausschliesslich für nforderungen von Debitoren mit nsprechpartner gebraucht (Debitor und nsprechpartner zugleich) E Postleitzahl / Ort: Optional Postleitzahl, immer entsprechenden Ort eingeben F Land: Entsprechendes Land eingeben G Postfach / Postleitzahl (Postfach): Optional Entsprechendes eingeben H USt- Id- Nr : Optional entsprechende Nummer eingeben I Sprache: Entsprechende Sprache (Korrespondenzsprache) auswählen J Debitor anfordern: drücken, erscheint, plus estätigung per E- Mail HTUNG: uf Grund technischer Probleme ist EN noch nicht möglich Nach der Erfassung des Debitors und/oder nsprechpartners erhält der ntragsteller deren Nummer per E- Mail Seite 14 von 38

15 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 5 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen > 1 Pfad Webportaladresse 1 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen: drücken Seite 15 von 38

16 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 2 Pfad Webportaladresse 2 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Debitor, nsprechpartner Debitor: Entsprechende Debitorennummer eingeben Wenn Debitor Privatperson (keine nsprechpartner vorhanden) - > Taste ENTER drücken und mit Prozessschritt 3 fortfahren Wenn Debitorennummer nicht bekannt, siehe Kapitel 3 bzw. wenn Debi- tor nicht vorhanden Kapitel 4 nsprechpartner: Falls notwendig entsprechende nsprechpartnernum- mer eingeben Wenn nsprechpartnernummer nicht bekannt, siehe Kapitel 3 bzw. wenn nsprechpartner nicht vorhanden Kapitel 4 - > Taste ENTER drücken Entsprechenden ngaben vom Debitorenstamm in Kombination mit dem nsprechpartnerangaben werden eingeblendet Seite 16 von 38

17 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 3 Pfad Webportaladresse 3 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Profitcenter Profitcenter: Entsprechende Profitcenternummer eingeben oder mit suchen Suchkriterien: Optional kann das Profitcenter mit den eingeblendeten Kri- terien gesucht werden abgebildetes eispiel: Dieses Feld dient nur zur schnelleren Findung des entsprechenden PSP- Elementes, falls dieses bereits bekannt, direkt mit Prozessschritt 4 fort- fahren Profitcenter: 942* (Profitcenter, deren Nummer mit 942 beginnt) - > drücken Gefundene Profitcenter werden angezeigt, entsprechendes mit Einmalklick übernehmen Weitere Suchmöglichkeit z.. nach Prtr. Kurztext : *fin* (Profitcenter, deren ezeichnung fin beinhaltet Seite 17 von 38

18 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 4 Pfad Webportaladresse 4 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen PSP- Element PSP- Element: Entsprechendes PSP- Element eingeben oder mit chen su- Suchkriterien: Optional kann das PSP- Element mit den eingeblendeten Kriterien gesucht werden abgebildetes eispiel: Eingabe kann auf zwei rten erfolgen, für unser eispiel: Profitcenter: (PSP- Elemente zu Profitcenter ) T oder t > drücken Gefundene PSP- Elemente werden angezeigt, entsprechendes mit Einmal- klick übernehmen Weitere Suchmöglichkeit z.. nach Kurzid. (PSP- Elem) : t* (PSP- Elemente, deren Nummer mit t beginnt HTUNG: Das Feld PSP- Element in der Suchhilfe bitte nicht benutzen Entsprechende ngaben vom PSP- Element werden eingeblendet Seite 18 von 38

19 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 5 Pfad Webportaladresse 5 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Rechnungsdatum, Kunden- Referenz, Kopfnotiz Rechnungsdatum: Entsprechendes Datum eingeben (= uchungsdatum) Kundenreferenz: Optional kann hier eine Kundenreferenz eingegeben werden, welche auf der Rechnung vor der eigentlichen Leistungsverrech- nung gedruckt wird (in unserem eispiel Ihre Mail vom , weite- re Möglichkeiten sind z.. eine Kundennummern, estellnummer, etc.) HTUNG: Zeichenanzahl auf 35 beschränkt (inkl. Leerzeichen) Kopfnotiz: Optional kann hier eine Kopfnotiz eingegeben werden, welche auf der Rechnung vor der eigentlichen Leistungsverrechnung gedruckt wird (in unserem eispiel Vereinbarung vom ) HTUNG: Zeichenanzahl ist hier unbeschränkt, es ist aber unbedingt not- wendig mit Hilfe des PDF Kapitel 6.1 Prozessschritt 5 zu prüfen, ob die Zeilenumbrüche sauber erfolgen Seite 19 von 38

20 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 6 Pfad Webportaladresse 6 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Material Material: Entsprechende Materialnummer eingeben oder mit chen Hinter einem Material sind folgende Elemente hinterlegt: Erlöskontonum- mer, Mehrwertsteuersatz sowie die Materialbezeichnung (diese ist über- schreibbar) eispiele: Nr , Verr. Reise- u. Spesenentschä. MWST 0,0%, Erlöskonto 41500x su- Materialnummer: llgemeine Werteliste: direkt - > lle Materialien werden angezeigt drücken Entsprechendes Material aus Liste auswählen und mit Einmalklick über- nehmen und mit Prozessschritt 8 fortfahren Optional kann innerhalb der Liste nach Materialien gesucht werden, siehe nächster Prozessschritt Nr , Verr. Reise- u. Spesenentschä. MWST 8,0%, Erlöskonto 41500x Nr , Verr. Reise- u. Spesenentschä. MWST 2,5%, Erlöskonto 41500x Nr , Verr. Reise- u. Spesenentschä. MWST 3,8%, Erlöskonto 41500x Seite 20 von 38

21 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 7 Pfad Webportaladresse 7 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Material Suchkriterien: Optional kann das Material zusätzlich nach dem Material- kurztext gesucht werden abgebildetes eispiel: Materialkurztext: *lehrmittel* (Materialien, die lehrmittel beinhalten) - > drücken Gefundene Materialien werden angezeigt, entsprechendes Material mit Einmalklick übernehmen Seite 21 von 38

22 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 8 Pfad Webportaladresse D 8 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Materialtext ezeichnung: ezeichnung des Materialstammes erscheint, bitte mit pas- senden Details der zu verrechnenden Leistung überschreiben bzw. bei ma- nueller Eingabe der Materialnummer direkt eingeben HTUNG: Zeichenanzahl auf 40 Zeichen beschränkt (inkl. Leerzeichen) ei längeren Leistungsbeschreibungen auf entsprechende Zeile und in Spalte auf klicken Positionstext: Entsprechenden Positionstext eingeben (zusätzlicher Text zur ezeichnung unter ) HTUNG: Zeichenanzahl ist hier unbeschränkt, es ist aber unbedingt notwendig mit Hilfe des PDF Kapitel 6.1 Prozessschritt 5 zu prüfen, ob die Zeilenumbrüche sauber erfolgen D : drücken Zeilen mit zusätzlichen Text werden mit einem markiert (siehe nächstes ild) in der Spalte Seite 22 von 38

23 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen D 9 Pfad Webportaladresse 9 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Menge, Preis, Währung ME: Immer leer lassen, wird automatisch vom System gefüllt uftragsmenge: Entsprechende Menge, nzahl eingeben Nettopreis: Entsprechenden etrag eingeben D Währung: Entsprechende Währung auswählen Der etrag versteht sich exkl., d.h. ohne MWST Muss Mehrwertsteuer verrechnet werden, geschieht dies automatisch auf Grund des gewählten Materials: in diesem Fall wird auf den Nettopreis die MWST dazugerechnet Falls nicht vorhanden bitte Kontakt mit bteilung Finanzen, Debitoren (debitoren@fi.uzh.ch) aufnehmen Seite 23 von 38

24 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 10 Pfad Webportaladresse 10 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen Zahlungsbedingung, eilage, Prüfung Zahlungsbedingung: Entsprechende auswählen (Standard an der Univer- sität Zürich sind 30 Tage ohne bzug) Möchten Sie eine fixes Zahlungsdatum eingeben, wählen Sie sofort zahlbar ohne bzug, Das Feld Valuta- Fixdatum wird aktiv Geben sie dort das Zahlungsdatum ein, eispiel: eilage: Entsprechendes auswählen J = Rechnung wird durch die bteilung Finanzen an den Rechnungssteller zurückgeschickt. So bietet sich die Möglichkeit allfällige eilagen zusam- men mit der Faktura an den Rechnungsempfänger (Debitor, nsprechpart- ner) zu schicken Eine allfällige Mahnung würde durch die bteilung Finanzen analog der Faktura zuerst an den Rechnungssteller geschickt NEIN = Faktura wird durch die bteilung Finanzen direkt an den Rech- nungsempfänger (Debitor, nsprechpartner) gesendet : drücken, Eingaben werden geprüft llfällige Fehler, z.. nicht ausgefüllte Mussfelder (mit * markiert) werden angezeigt Seite 24 von 38

25 Debitoren Faktura Light uftrag anlegen 11 Pfad Webportaladresse 11 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) uftrag anlegen bschluss uftragerfassung Gesamttotal: Total inkl. allfälliger MWST wird angezeigt : drücken, Erfassung diesen uftrages wird abgeschlossen bfragen: Popup mit folgender Frage erscheint: Wollen Sie einen weiteren uftrag anlegen? Ja = Mit Prozessschritt 1 diesen Kapitels beginnen Nein = mit nächstem Kapital fortfahren Seite 25 von 38

26 Debitoren Faktura Light Diverses 6 Debitoren Faktura Light Diverses 6.1 Nicht freigegebene ufträge 1 Pfad Webportaladresse 1 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Nicht freigegebene ufträge: drücken Seite 26 von 38

27 Debitoren Faktura Light Diverses 2 Pfad Webportaladresse 2 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Nicht freigegebene ufträge Liste: Enthält noch nicht freigegebene ufträge: ältere ufträge am n- fang, neuere ufträge am Ende (Spalte Verkaufsbeleg enthält uftrags- nummer) Seite 27 von 38

28 Debitoren Faktura Light Diverses 3 Pfad Webportaladresse 3 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Nicht freigegebene ufträge uftrag: Entsprechenden uftrag markieren mit Einmalklick auf : drücken Seite 28 von 38

29 Debitoren Faktura Light Diverses 4 Pfad Webportaladresse 4 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Nicht freigegebene ufträge uftrag: Entsprechender uftrag wird angezeigt : drücken Seite 29 von 38

30 Debitoren Faktura Light Diverses 5 Pfad Webportaladresse 5 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Nicht freigegebene ufträge PDF: uftragsbestätigung wird angezeigt - > eingegebene Daten prüfen - > PDF wieder schliessen Seite 30 von 38

31 Debitoren Faktura Light Diverses 6 Pfad Webportaladresse 6 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Nicht freigegebene ufträge uftrag: Entsprechender uftrag wird angezeigt : drücken, falls uftrag korrigiert werden muss oder : drücken, wenn uftrag korrekt Seite 31 von 38

32 Debitoren Faktura Light Diverses 7 Pfad Webportaladresse 7 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Nicht freigegebene ufträge uftrag: Entsprechenden uftrag markieren mit Einmalklick auf : drücken Seite 32 von 38

33 Debitoren Faktura Light Diverses 8 Pfad Webportaladresse 8 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Nicht freigegebene ufträge estätigung: Meldung über Status der freigegebenen ufträge uftrag: Freigegebener uftrag erscheint nicht mehr in der Liste Mit Kapitel 6.2 fortfahren Seite 33 von 38

34 Debitoren Faktura Light Diverses 6.2 Freigegebene ufträge 1 Pfad Webportaladresse 1 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Freigegebene ufträge: drücken Seite 34 von 38

35 Debitoren Faktura Light Diverses 2 Pfad Webportaladresse 2 Prozessschritt Webportal: Erstellen (Faktura Light) Freigegebene uf- träge Liste: Enthält freigegebene ufträge (Spalte Verkaufsbeleg enthält uf- tragsnummer) Folgebeleg: Sobald die bteilung Finanzen den uftrag freigegeben (faktu- riert) hat, erscheint in dieser Spalte die Fakturanummer Seite 35 von 38

36 nhang 7 nhang 7.1 Muster uftragsbestätigung aus Webportal Faktura Light (fiktives eispiel) Seite 36 von 38

37 nhang 7.2 Muster Rechnung via Webportal aus SP Faktura Light (fiktives eispiel) Seite 37 von 38

38 nhang 7.3 Dokumentenprotokoll Dateiname: enutzerdoku_webportal_fakturalight_v0.5.docx Version: 0.5 Erstellt durch: Michaela Novotny blage: (Quick Links) NFP- Schulung, Schulungsunterlagen Versionen Datum Version eschreibung der Version Vorlage nach Prüfung durch Service Desk Finanzen und bteilung Finanzen nach Änderung technische Probleme mit Sprache EN Prüfungen Datum Version Stelle emerkungen Service Desk Finanzen bteilung Finanzen bteilung Finanzen bnahmen Datum Version Stelle emerkungen bteilung Finanzen bteilung Finanzen Seite 38 von 38