timesensor LEGAL Finanzkurs Arbeitsunterlagen S13-Finanzkurs 1.0 Schulungskonzept DE timesensor AG

Transkript

1 timesensor LEGAL Finanzkurs Arbeitsunterlagen S13-Finanzkurs 1.0 Schulungskonzept DE timesensor AG

2 Imprint timesensor AG Schönburgstrasse Bern Tel.: Fax: Document Version: 1.0 Document Language: de Security Level: Low Last change: Editorial Staff: BSC/DSO/PLO

3 Inhaltsverzeichnis 1. Bereich Finanzen 2. Mandate Ausgabeformular Mandate 6 Symbole 9 Fakturavorschlag Rechnung erstellen Rechnung via Mandatsübersicht erstellen 13 Rechnung via Dossier erstellen 14 Vorschussrechnung erstellen 16 Vorschussrechnung mit Sofortzahlung erstellen 17 Teilrechnung erstellen 18 Teilrechnung mit Sofortzahlung erstellen Ungedruckte Rechnungen Ausgabeformular 20 Symbole Offene Rechnungen Ausgabeformular 25 Symbole Bezahlte Rechnungen Ausgabeformular 28 Symbole 29 Rechnungsdatensatz 30 Rechnung mit Zahlungsplan Gutschriften Ausgabeformular 39 Gutschrift zum Rechnungsausgleich 40 Gutschrift manuell erstellen Zahlungen Zahlung manuell verbuchen 44 Guthaben anrechnen 45 Zahlung löschen Geldkonten Beispiel Kassabuch führen 47 3/47

4

5 Bereich Finanzen Einer der drei Hauptbereiche sind die Finanzen. In diesem Bereich finden Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Debitoren. Sie sehen wie viele Leistungen für die einzelnen Mandate aufgelaufen sind und was für Rechnungen offen sind oder bereits bezahlt wurden. Sie können Zahlungen verbuchen oder das Kassabuch Ihrer Kaffeekasse führen. In den folgenden Kapiteln wird jeder der vier Buttons mit den die jeweiligen Funktionen beschrieben. 5/47

6 Mandate Im Bereich Mandate finden Sie eine Auflistung über alle laufenden Mandate. Sie sehen übersichtlich, wann das letzte Mal eine Leistung erfasst wurde oder wie viele Leistungen aufgelaufen sind. Von hier aus können Sie Ihre Mandate in Rechnung stellen. Ausgabeformular Mandate Im Ausgabeformular Mandate sind alle aktiven Mandate ersichtlich und Sie haben eine Kontrolle über Ihre zu fakturierenden Debitoren. Mit dem Suchfeld haben Sie die Möglichkeit schnell und einfach das gewünschte Mandat zu finden. Sie können auch hier mit Hilfe von Filtern Ihre Suche optimieren. Einerseits können Sie nach Feldern aus der Mandatsvorgabe suchen oder Sie nutzen den vorgegebenen Filter. Der vorgegebene Filter reduziert die Auswahl nach Monaten. Es werden nur Mandate angezeigt mit zuletzt erfassten Leistungen des gewählten Monats. 6/47

7 Die Darstellung des Ausgabeformulars kann manuell angepasst werden. Sie können für sich persönlich festlegen, was für Spalten Sie angezeigt haben möchten. Mit einem Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift erscheint ein Auswahlmenü. Sie können hier auswählen, welche Felder Sie im Ausgabeformular angezeigt haben möchten. Die gewählten Felder sind mit einem Häkchen markiert. Um diese abzuwählen klicken Sie einfach wieder darauf. In unserem Beispiel möchten wir zusätzlich den Mandatsführer anzeigen lassen. Die neu ausgewählte Spalte erscheint am Ende und kann einfach mit der Maus verschoben werden. Zudem können Sie die Einträge auf- oder absteigend sortieren. Dafür klicken Sie einfach auf die Spaltenüberschrift. 7/47

8 Via Ausgabeformular gelangen Sie auch in das Dossier des jeweiligen Klienten. Dazu doppelklicken Sie lediglich die entsprechende Zeile. Notizen 8/47

9 Symbole Bedeutung Sofern aufgelaufene Leistungen vorhanden sind, können Sie mit diesem Button die Mandate in Rechnung stellen. Sie können nur ein Mandat in Rechnung stellen oder Sie wählen mit gedrückter cmd- Taste und der Maus mehrere Mandate aus. Klicken Sie auf den Button. Die Rechnung wurde erstellt und Sie finden diese unter Rechnung, ungedruckte Rechnungen. (Mehr dazu auf Seite 20.) Der aufgelaufenen Betrag ist jetzt wieder auf null. Der Taschenrechner berechnet das aufgelaufene Total der selektierten Mandate. Mit dem Drucker gelangen Sie in den Vorlageneditor. Von dort können Sie Listen und Dokumente erstellen. 9/47

10 Fakturavorschlag Bevor Sie eine Rechnung erstellen, haben Sie die Möglichkeit einen Fakturavorschlag zu generieren. So kann der Mandatsführer die erfassten Leistungen vor der Rechnungstellung noch einmal überprüfen und allenfalls ergänzen oder ändern. Wählen Sie das entsprechende Mandat, klicken Sie auf das Druckersymbol und wählen Sie aus den Vorlagen den Fakturavorschlag. Anschliessend klicken Sie auf Entwurf. Drucken Sie den Fakturavorschlag und geben Sie diesem dem Mandatsführer zur Kontrolle. 10/47

11 Kommt der Fakturavorschlag zurück mit Änderungen, können Sie diese Korrekturen direkt im Dossier vornehmen. Gehen Sie in die Mandatsübersicht, doppelklicken Sie das Mandat und Sie gelangen ins Dossier. Dort können Sie mit Plus oder Minus Leistungen ergänzen oder löschen oder die Anzahl Stunden ändern. Speichern Sie Ihre Änderungen. 11/47

12 Sie können jetzt die Rechnung erstellen und anschliessend unter Rechnungen - ungedruckte Rechnungen - drucken. Notizen 12/47

13 Rechnung erstellen Unter Rechnungen verbirgt sich ein Menü mit drei Optionen, welche den Lebenszyklus einer Rechnung abbilden. - ungedruckte Rechnungen - offene Rechnungen - bezahlte Rechnungen Bevor eine Rechnung in diesen Zyklus gelangt, muss sie erstellt werden. Sie haben einerseits die Möglichkeit Rechnungen aus der Mandatsübersicht zu erstellen oder aus dem Dossier des jeweiligen Klienten. Rechnung via Mandatsübersicht erstellen Wie bereits beschrieben, erstellen Sie Rechnungen am einfachsten via Mandatsübersicht. Dort haben Sie die Möglichkeit mehrere Mandate gleichzeitig zu fakturieren. Selektionieren Sie mehrere Mandate oder nur ein einzelnes und klicken Sie anschliessend auf den Fakturierungsbutton im unteren Bereich des Formulars. Die Rechnung wird erstellt und kann via ungedruckte Rechnungen gedruckt werden. 13/47

14 Rechnung via Dossier erstellen Öffnen Sie das Dossier des entsprechenden Klienten und gehen Sie zum Tab Mandate und wählen Sie das entsprechende Mandat. Hier finden Sie alle Leistungen, welche im Timesheet eingetragen und ins Dossier transferiert wurden. Bevor Sie eine Rechnung erstellen, stellen Sie mit dem Mandatsführer sicher, dass alle Leistungen erfasst wurden und überprüfen Sie den Text, sowie den Stundenansatz. Sollten Leistungen fehlen, geben Sie diese im Timesheet ein und transferieren Sie sie via Menü Werkzeuge ins Dossier. Oder nutzen Sie direkt das Plus im Tab Mandate um Leistungen zu ergänzen oder mit dem Minus zu löschen. Mandat in Rechnung stellen Möchten Sie alle offenen Leistungen fakturieren, wählen Sie Mandat in Rechnung stellen. und timesensor LEGAL erstellt die Rechnung. Sie finden diese im Ausgabeformular der ungedruckten Rechnungen. 14/47

15 Selektion in Rechnung stellen Sie können einzelne Positionen fakturieren. Halten Sie dafür die cmd-taste gedrückt und markieren Sie die Zeilen. Wählen Sie im Aktionsmenü Selektion in Rechnung stellen und timesensor LEGAL erstellt die Rechnung. Sie finden diese im Ausgabeformular der ungedruckten Rechnungen. 15/47

16 Vorschussrechnung erstellen In der Praxis kommt es oft vor, dass bevor ein Mandat bearbeitet wird, ein Vorschuss vom Klienten fällig wird. Mit timesensor LEGAL können Sie eine so genannte Vorschussrechnung erstellen. Dazu öffnen Sie das Dossier des Klienten und gehen zum Tab Mandate. Wählen Sie das Mandat und anschliessend im Aktionsmenü Vorschussrechnung. Wählen Sie den Empfänger. Es kann vorkommen, dass ein Kostenträger mit dem Mandat verbunden ist und somit die Rechnung an dessen Adresse geht. Soll Mehrwertsteuer dazu gerechnet werden - Ja oder Nein. Den Text Akonto Honorar können Sie bei Bedarf überschreiben. Geben Sie anschliessend den Betrag ein und wählen Sie Erstellen. Sie finden die Vorschussrechnung jetzt im Ausgabeformular der ungedruckten Rechnungen. 16/47

17 Bitte denken Sie daran, dass wenn Sie bei Mehrwertsteuer Ja gesetzt haben, anschliessend noch die Mehrwertsteuer dazu kommt. In unserem Beispiel würde sich der Rechnungsbetrag auf belaufen und nicht, wie vielleicht gewünscht auf Möchten Sie den genauen Rechnungsbetrag von so ziehen Sie 19% ab und geben Sie beim Preis ein. Bitte beachten Sie, dass es immer wieder zu kleinen Rundungsdifferenzen kommen kann. Vorschussrechnung mit Sofortzahlung erstellen Oftmals wird ein Vorschuss direkt in der Kanzlei bar beglichen oder Sie erhalten das Geld per Bank und erstellen erst nachträglich die Rechnung. Sie können mit timesensor LEGAL eine Vorschussrechnung mit Zahlung erstellen. So müssen Sie die Zahlung nicht in einem zweiten Schritt verbuchen. Öffnen Sie wieder das Dossier des Klienten und gehen Sie zum Tab Mandate. Wählen Sie das Mandat und anschliessend im Aktionsmenü Vorschussrechnung. Wählen Sie Empfänger, Mehrwertsteuer, Leistung etc. und setzen Sie anschliessend das Häkchen bei Sofortzahlung. Es erscheint der grau hinterlegte Bereich und Sie können eingeben, was für einen Betrag Sie erhalten haben und an welchem Datum. Mit Erstellen kreieren Sie die Vorschussrechnung und gleichzeitig wird die Zahlung verbucht. Sie finden die Vorschussrechnung im Ausgabformular der ungedruckten Rechnungen. Drucken resp. Archivieren Sie die Rechnung und Sie wandert direkt zu den bezahlten Rechnungen. 17/47

18 Teilrechnung erstellen Die Teilrechnung ist eine abgeänderte Form der Vorschussrechnung. Sie ist dazu gedacht allfällige Gerichtsgebühren der Gegenpartei in Rechnung zu stellen. Das heisst, wenn ein Prozess gewonnen wird und vom Gericht das Urteil vorliegt, kann der zugesprochene Betrag der Gegenpartei in Rechnung gestellt werden. Sie öffnen das Dossier des Klienten und gehen zum Tab Mandate. Wählen Sie das Mandat und anschliessend im Aktionsmenü Teilrechnung. Wählen Sie zuerst den Empfänger der Teilrechnung. Sollte hier ein Empfänger fehlen, so überprüfen Sie bitte in den Mandatsvorgaben die verbundenen Adressen. Alle anderen Optionen werden standardmässig übernommen, trotzdem sollten Sie diese kurz kontrollieren und allenfalls ändern. Da es sich um Gebühren handelt, wird grundsätzlich keine Mehrwertsteuer dazu gerechnet. Den Leistungstext können Sie bei Bedarf anpassen. Geben Sie zum Schluss den Betrag ein, welcher in Rechnung gestellt wird und wählen Sie Erstellen. Sie finden die Teilrechnung im Ausgabeformular der ungedruckten Rechnungen. 18/47

19 Teilrechnung mit Sofortzahlung erstellen Auch die Teilrechnung kann mit Sofortzahlung erstellt werden. Erstellen Sie, wie gewohnt eine Teilrechnung und setzen Sie das Häkchen bei Sofortzahlung. Sie können wieder den Betrag und das Datum des Zahlungseingang eingeben und mit Erstellen die Teilrechnung erstellen und gleichzeitig die Zahlung verbuchen. Sie finden die Vorschussrechnung im Ausgabformular der ungedruckten Rechnungen. Drucken resp. Archivieren Sie die Rechnung und Sie wandert direkt zu den bezahlten Rechnungen. Alle erstellten Rechnungen sind danach auch im Dossier unter dem entsprechenden Mandat ersichtlich und bleiben dort, bis das Mandat archiviert wird. 19/47

20 Ungedruckte Rechnungen Sobald eine Rechnung generiert wurde, landet sie in den ungedruckten Rechnung. Dort bleibt sie, bis sie gedruckt und dem Kunden zugestellt wird. Ausgabeformular Im Ausgabeformular ungedruckte Rechnungen sind alle noch nicht gedruckten Rechnungen ersichtlich. Sie können das Ausgabeformular personalisieren und Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können Spalten ausblenden oder weitere ergänzen. Mit dem Suchfeld haben Sie die Möglichkeit schnell und einfach nach einer Rechnung zu Suchen. Sie können auch hier mit Hilfe von Filtern Ihre Suche optimieren. Oder sie nutzen die vorgegebenen Filter, um die Datensätze auf den jeweiligen Monat zu reduzieren. 20/47

21 Symbole Bedeutung Mit dem Papierkorb können Sie Rechnungen wieder löschen. Der Taschenrechner berechnet das Total der selektierten Rechnungen. Mit dem Drucker gelangen Sie in den Vorlageneditor. Von dort können Sie Listen und Dokumente erstellen. Rechnung drucken Markieren Sie die Rechnung, welche Sie drucken möchten und klicken Sie auf den Drucker. Im Vorlageneditor wählen Sie die entsprechende Vorlage und anschliessend Entwurf. 21/47

22 Jetzt öffnet sich die Rechnung in der Entwurfsansicht. Sie haben einen Tab mit der Rechnung und einen zweiten Tab mit dem Rechnungsdetail. Überprüfen Sie die Rechnung auf Ihre Richtigkeit. Sie können bei Bedarf textliche Veränderungen vornehmen. Möchten Sie in einem Referenzbereich Änderungen vornehmen, so müssen Sie diesen vorher freischalten. Dazu markieren Sie den Bereich und wählen im Menü Werkzeuge - Referenzen umformen. Wenn Sie die Beträge ändern, beachten Sie bitte, dass diese in der Datenbank nicht verändert werden. 22/47

23 Sobald die Rechnung korrekt ist, können Sie sie drucken. Klicken Sie auf den Button Drucken. Es erscheint ein weiteres Fenster. Sie können hier mehrere Kopien des Rechnungspakets (Rechnung & Detail) drucken und die Rechnung gleichzeitig als pdf archivieren. Dies bedeutet, dass eine pdf Datei erstellt wird und im Dossier des Klienten im Archiv abgelegt wird. Somit ersparen Sie sich die klassische Ordnerablage. Möchten Sie die Rechnung z. Bsp. auf Ihr Briefpapier drucken und das Detail auf neutralem Papier, so müssen Sie die Druckaufträge einzeln ausführen, damit Sie die einzelnen Papierfächer wählen können. 23/47

24 Trotzdem müssen Sie der Datenbank jetzt noch den Befehl Drucken geben. Damit die Rechnung in die offenen Rechnungen gelangt. Da Sie die Rechnung ja bereits gedruckt haben, entfernen Sie einfach das Häkchen bei Drucken und wählen nur Archivieren. Die Rechnung finden Sie jetzt in den offenen Rechnungen. Notizen 24/47

25 Offene Rechnungen Im Ausgabeformular offene Rechnungen, finden Sie alle noch nicht bezahlten Rechnungen. Die Liste soll Ihnen Helfen die offenen Debitoren zu kontrollieren. Ausgabeformular Sie können das Ausgabeformular personalisieren und Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können Spalten ausblenden oder weitere ergänzen. Mit dem Suchfeld oder mit Hilfe der hinterlegten Filtern können Sie nach Datensätzen suchen. Oder sie nutzen die vorgegebenen Filter, um die Datensätze auf den jeweiligen Monat zu reduzieren. 25/47

26 Wichtig sind in diesem Formular die Spalten Tage und Image. Diese zwei Spalten helfen Ihnen die ausstehenden Rechnungen zu kontrollieren. Die Spalte "Tage" zeigt die Anzahl Tage an, die seit dem Versand der Rechnung verstrichen sind Die letzte Spalte Image zeigt den Status der Rechnungen an: Bedeutung Das rote Kreuz zeigt an, wo eine Rechnung die vorgesehene Zahlungsfrist überschritten hat. Diese Rechnung sollte gemahnt werden. Die Zahl 1 (bzw. 2 oder 3) zeigt die Mahnstufe an. Diese Rechnung ist bereits einmal gemahnt worden und die zweite Mahnung ist bereits fällig. Das blaue Kreuz zeigt an, dass für diese Rechnung ein Mahnstopp eingestellt worden ist. Die Rechnung wird somit nicht mehr zur Mahnung markiert. Den Mahnstopp stellen Sie im Rechnungsdatensatz ein. Das rote Kreuz zeigt an, dass alle Mahnungen erfolglos verlaufen sind. Für diese Rechnung sollten Sie den Weg der Betreibung beschreiten. 26/47

27 Symbole Bedeutung Mit dem Papierkorb können Sie Rechnungen wieder löschen. Nur möglich, wenn noch keine Zahlungen für die Rechnung verbucht wurde. Nur möglich, wenn die Buchhaltung im betreffenden Monat noch nicht abgeschlossen ist. Löscht den Rechnungsdatensatz und setzt die Leistungen wieder auf "nicht fakturiert". Sie können anschliessend eine neue Rechnung erstellen. Dies wird eine andere Rechnungsnummer bekommen als die gelöschte Rechnung. Mit diesem Button mahnen Sie die mit einem roten Kreuz markierten Rechnungen: Haben Sie nur eine Rechnung mit rotem Kreuz markiert, so wird die Mahnung in der Vorschau angezeigt. Sie können Sie nun direkt drucken und archivieren. Haben Sie mehrere Rechnungen mit einem roten Kreuz selektiert, so wird die Vorschau übersprungen und Sie können alle notwendigen Mahnungen drucken und archivieren. Haben Sie eine Rechnung selektiert, die bereits gemahnt wurde aber noch nicht zur nächsten Mahnung fällig ist (also nicht mit dem roten Kreuz markiert ist), so können Sie letzte Mahnung nochmals anzeigen oder die Mahnstufe editieren: Der Taschenrechner berechnet den Ausstand der selektierten Rechnungen. Mit dem Drucker gelangen Sie in den Vorlageneditor. Von dort können Sie Listen und Dokumente erstellen. Bei Bedarf können Sie eine Rechnung noch einmal drucken. 27/47

28 Bezahlte Rechnungen Im Ausgabeformular der bezahlten Rechnungen landen letztlich alle Rechnungen und werden hier von timesensor LEGAL unbeschränkt lange aufbewahrt. Ausgabeformular Sie können das Ausgabeformular personalisieren und Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können Spalten ausblenden oder weitere ergänzen. Mit dem Suchfeld oder mit Hilfe der hinterlegten Filtern können Sie nach Datensätzen suchen. Oder sie nutzen die vorgegebenen Filter, um die Datensätze auf den jeweiligen Monat zu reduzieren. 28/47

29 Symbole Bedeutung Mit dem Papierkorb können Sie Rechnungen wieder löschen. Nur möglich, wenn noch keine Zahlungen für die Rechnung verbucht wurde. Nur möglich, wenn die Buchhaltung im betreffenden Monat noch nicht abgeschlossen ist. Löscht den Rechnungsdatensatz und setzt die Leistungen wieder auf "nicht fakturiert". Sie können anschliessend eine neue Rechnung erstellen. Dies wird eine andere Rechnungsnummer bekommen als die gelöschte Rechnung. Der Taschenrechner berechnet den Ausstand der selektierten Rechnungen. In den bezahlten Rechnungen wird dies immer null sein. Mit dem Drucker gelangen Sie in den Vorlageneditor. Von dort können Sie Listen und Dokumente erstellen. Bei Bedarf können Sie eine Rechnung noch einmal drucken. Notizen 29/47

30 Rechnungsdatensatz Im Rechnungsdatensatz finden Sie alle Informationen zur Rechnung: Datum, Betrag, Steuersätze, Anrechnung von Guthaben, Zahlungen, usw. Einzelne dieser Informationen können Sie bei Bedarf manuell ändern. Sie gelangen in den Rechnungsdatensatz indem Sie in einem der drei Ausgabeformulare die gewünschte Zeile doppelklicken. 30/47

31 Der Kopfbereich Hier im Kopfbereich finden Sie auf der linken Seite die Empfängeradresse. In der Mitte das Rechnungsdatum und auf der rechten Seite, administrative Angaben über Zeitraum, Mandatsführer, Mandatsadresse usw. Das Datum und die Angaben auf der rechten Seite können Sie verändern. Dazu müssen Sie die Felder freischalten. Sie finden unten links ein Schlösschen. Klicken Sie darauf, das Schlösschen öffnet sich und zudem die Felder Mandatszeitraum, Sachbearbeiter, Unser Zeichen. Um die Angaben rechts zu ändern, klicken Sie einfach in eines der Felder. Das Datum ändern Sie indem Sie auf das Aktionsmenü klicken und Datum ändern wählen. Geben Sie das korrekte Datum ein und bestätigen Sie mit OK. 31/47

32 Verrechnung Hier wird aufgelistet, was dem Klienten verrechnet wird. Es werden allfällige Zu- oder Abschläge berücksichtigt oder Akonto- und Teilrechnungen. In der letzte Zeile finden Sie den Ausstand der Rechnung. Sollte mit dem Klienten vereinbart worden sein, dass die Rechnung in Teilen bezahlt wird, können Sie mit dem Button hinterlegen, wie viele Teile es sein werden. Damit Sie den Button nutzen können, müssen Sie ihn mit dem Schlösschen freischalten. Wählen Sie jetzt hier in wie vielen Teilen die Rechnung bezahlt wird. Wenn Sie danach die Rechnung generieren, wird der Rechnung ein weiterer Tab mit dem Zahlungsplan angehängt. Die Teilzahlung wird im Kapitel Rechnung mit Zahlungsplan noch detaillierter beschrieben. 32/47

33 Übersicht Im Bereich der Übersicht, wird detailliert dargestellt, was in den einzelnen Leistungsgruppen erfasst wurde. Sie finden den Nettobetrag und wie hoch die allfällige Mehrwertsteuer ausfallen wird. Via Aktionsmenü können Sie die Übersicht wechseln und sich die einzelnen Leistungen anzeigen lassen. 33/47

34 Einstellungen Diese Einstellungen werden aus den Mandatsvorgaben übernommen und müssen grundsätzlich nicht verändert werden. Einzig das Mahnschema wird je nach Klient angepasst oder es wird ein Mahnstopp hinterlegt. Abbuchungen Sobald eine Abbuchung für die Rechnung gemacht wurde, ist diese hier ersichtlich und kann bei Bedarf hier wieder gelöscht werden. Dazu markieren Sie die Zeile und klicken auf Löschen. Wie eine Zahlung verbucht wird, erfahren Sie im Kapitel Zahlungen. 34/47

35 Rechnung mit Zahlungsplan Es kann vorkommen, dass mit einzelnen Klienten vereinbart wird, dass die Rechnung mit Teilzahlungen beglichen wird. Diese Teilzahlungen können Sie im Rechnungsdatensatz hinterlegen. Öffnen Sie den Datensatz der Rechnung, welchen Sie anpassen möchten. Mit dem Schlösschen geben Sie den Button rechts neben dem Ausstand frei. Wählen Sie jetzt in wie vielen Teilzahlungen die Rechnung beglichen werden soll. 35/47

36 Der Button verändert sich und zeigt an was gewählt wurde. Speichern Sie anschliessend Ihre Eingabe. Auch im Ausgabeformular indiziert ein kleines Symbol, dass hier ein Zahlungsplan hinterlegt wurde. Wenn Sie jetzt die Rechnung erstellen, wird ein zusätzlicher Tab generiert mit dem Zahlungsplan. 36/47

37 Das Datum wird automatisch berechnet anhand des hinterlegten Fälligkeitsdatum für Rechnungen. Möchten Sie das Datum ändern, gehen Sie wieder in den Rechnungsdatensatz. Öffnen Sie diesen, klicken Sie auf das Schlösschen und anschliessend auf den Teilzahlungsbutton. Es öffnet sich ein Fenster, die so genannte Ratenkontrolle. Hier können Sie mit dem Plus weitere Raten hinzufügen oder das Datum ändern. 37/47

38 Sobald Ihr Klient eine Rate bezahlt hat, ist es wichtig, nebst der Zahlung zu verbuchen, auch die Ratenkontrolle anzupassen. Sie öffnen wieder den Rechnungsdatensatz und verbuchen zuerst die eingegangene Zahlung. Wählen Sie das Konto, auf welchem das Geld eingetroffen ist. Hinterlegen Sie das Datum des Zahlungseingangs und den eingegangenen Betrag und klicken Sie auf Verbuchen. timesensor LEGAL merkt jetzt, dass vermutlich eine Teilzahlung eingegangen ist und bringt folgende Meldung: Sobald Sie auf OK klicken, gelangen Sie in das Fenster der Ratenkontrolle. Ändern Sie in der Spalte Eingange von Nein auf Ja und schliessen Sie das Fenster. Die erste Ratenzahlung ist jetzt verbucht und hinterlegt. 38/47

39 Gutschriften Eine Gutschrift wird generiert um eine Rechnung auszugleichen. Es handelt sich gewissermassen um eine Rechnung mit umgekehrten Vorzeichen. Auch kann eine Gutschrift generiert werden, um nur einzelne Positionen der Rechnung auszugleichen. Ausgabeformular Sie können das Ausgabeformular personalisieren und Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können Spalten ausblenden oder weitere ergänzen. Mit dem Suchfeld oder mit Hilfe der hinterlegten Filtern können Sie nach Datensätzen suchen. Oder sie nutzen die vorgegebenen Filter, um die Datensätze auf den jeweiligen Monat zu reduzieren. 39/47

40 Gutschrift zum Rechnungsausgleich Hat eine falsche Rechnung das Haus verlassen und Ihr Klient reklamiert, können Sie die Rechnung mit einer Gutschrift ausgleichen und eine neue Rechnung erstellen. Gehen Sie zu den offenen Rechnungen und löschen Sie den Datensatz. Sobald Sie in time- Sensor LEGAL eine offene Rechnung löschen, werden Sie gefragt, ob Sie die Rechnung einfach löschen oder eine Gutschrift erstellen möchten. Wir wählen in unserem Fall Gutschrift. 40/47

41 Es wird jetzt eine Gutschrift erstellt, welche Sie im Ausgabeformular Gutschriften finden. Mit einem Doppelklick gelangen Sie in den Gutschriftsdatensatz, analog dem Rechnungsdatensatz. Ein Gutschriftsdatensatz kann aber nicht verändert werden! Sie müssen bei einem Fehler die Gutschrift löschen und neu erstellen. 41/47

42 Sie können die Gutschrift, wie Sie es von der Rechnung kennen, als Entwurf öffnen, drucken und archivieren. Gutschrift manuell erstellen Es kann vorkommen, dass Sie von einer Rechnung nur eine Position gutschreiben möchten. Um dies zu machen, gehen Sie ins Dossier des Klienten, wählen das Mandat und geben mit dem Plus eine Leistung mit dem entsprechenden (negativen) Betrag ein. 42/47

43 Markieren Sie die Zeile und wählen Sie Mandat oder Selektion in Rechnung stellen. timesensor LEGAL erstellt jetzt eine Gutschrift. Sie finden die Gutschrift wiederum im Ausgabeformular der Gutschriften und können sie von dort im Entwurf öffnen, drucken und archivieren. 43/47

44 Zahlungen Sobald ein Klient eine Rechnung bezahlt, muss diese Zahlung in timesensor verbucht werden. Zahlung manuell verbuchen Gehen Sie zu den offenen Rechnungen und öffnen Sie den entsprechenden Rechnungsdatensatz. Die Zahlungen werden im unteren Bereich verbucht. Wählen Sie zuerst das Konto, auf welchem die Zahlung eingetroffen ist. Geben Sie das Zahlungsdatum ein und ändern Sie falls nötig den Betrag. Klicken Sie auf Verbuchen und die Zahlung wird in timesensor LEGAL verbucht. Die Rechnung wandert jetzt zu den bezahlten Rechnungen. 44/47

45 Guthaben anrechnen Durch Vorschüsse des Klienten oder Gutschriften, kann es vorkommen, dass ein Klient Guthaben hat. Grundsätzlich weist timesensor LEGAL die Guthaben automatisch den jeweiligen Rechnung zu, aber trotzdem kann es vorkommen, dass noch ein Restguthaben bleibt. Im Rechnungsdatensatz ist im unteren Bereich ersichtlich, wenn der Klient ein Guthaben hat. Wenn Sie den Rechnungsdatensatz, wird standardmässig bereits vorgeschlagen das Guthaben zu verbuchen. Sie müssen lediglich mit Verbuchen die Anrechnung des Guthaben bestätigen. Diese stammen aus einer Gutschrift, welche wir erstellt haben. 45/47

46 Zahlung löschen Um eine Zahlung wieder zu löschen, öffnen Sie den Rechnungsdatensatz und markieren die entsprechende Zeile. Danach einfach auf Löschen klicken und die Zahlung ist wieder gelöscht. 46/47

47 Geldkonten Im Bereich Geldkonten, können Sie manuelle Buchungen in Ihren Geldkonten vornehmen. Z. Bsp. zahlt ein Klient Ihnen doch wird das Geld noch keinem spezifischen Mandat zugewiesen oder Sie haben eine Kasse, wo Sie Einnahmen und Ausgaben verbuchen möchten. Beispiel Kassabuch führen Öffnen Sie das Geldkonto Kasse. Wählen Sie den Monat in welchem Sie Buchungen eintragen möchten. Mit dem Plus können Sie eine Zeile hinzufügen. Als erstes geben Sie das Datum ein und danach einen Text. Adresse und Mandat können Sie frei lassen, da es sich in unserem Beispiel um Einkäufe für die Kanzlei handelt. Alternativ können Sie die Adresse der Kanzlei hinterlegen, dies ist jedoch nicht notwendig. Die Belegnummer kann selber gewählt werden. timesensor LEGAL wird die Nummer anschliessend fortlaufend vergeben. Geben Sie das Gegenkonto ein. Zur Hilfe finden Sie unten die zur Verfügung stehenden Konten gem. Ihrem Kontoplan. Geben Sie zum Schluss den Betrag im der Spalte Ein- oder Ausgang ein und hinterlegen Sie den korrekten MWST Code. Auch diese erscheinen als Hilfe im grauen Feld in der Mitte. Verbuchen Sie weitere Einträge in dem Sie wieder auf das Plus klicken. Beachten Sie auch, dass der Saldo immer mit dem effektiven Bestand in Ihrer Kasse übereinstimmen sollte. Alle drei Geldkonto-Formulare funktionieren nach demselben Prinzip. 47/47