1.2.5 Kataloge, Bibliotheken und Livevorschau Schnell mit Befehlen über die Tastatur

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1 1.2.5 Kataloge, Bibliotheken und Livevorschau Damit Befehlsgruppen übersichtlich bleiben, sind viele Befehle in Katalogen (Bibliotheken) oder Dropdownmenüs zusammengefasst. Man erkennt sie am kleinen Pfeil rechts neben dem Befehl (Beispiel: Layout). Î Livevorschau: Bei einigen Katalogen genügt es, mit der Maus über die verschiedenen Vorlagen zu fahren. PowerPoint zeigt eine Vorschau der Wirkung an. Wenn sie Ihnen zusagt, wählen Sie sie mit einem linken Mausklick aus und die Formatierung wird übernommen Schnell mit Befehlen über die Tastatur Die meisten Tastenkombinationen von früheren PowerPoint-Versionen (beginnend mit Ctrl oder Strg 1 ) funktionieren noch. Wenn Sie einen kurzen Augenblick mit der Maus auf einem Befehl verharren, zeigt PowerPoint die Tastenkombination an Statusleiste Im linken Bereich der STATUSLEISTE erhalten Sie Informationen zur gegenwärtigen Ansicht (Abbildung: Ansicht der 2. Folie von insgesamt 5 Folien). Zudem wird Ihnen das verwendete Foliendesign (Abbildung: Vorlage IKA), das diesen Folien zugewiesen ist, sowie die Sprache für die Rechtschreibüberprüfung angezeigt. Sobald Sie auf eine der Anzeigen in der STATULEISTE doppelklicken, öffnet sich eine Liste mit weiteren Optionen für die Anzeige auf der STATUSLEISTE. Im rechten Bereich der STATUSLEISTE finden Sie die Ansichten sowie den Schieberegler für den Zoomfaktor 2 (Anzeige der Grösse der Folie auf dem Bildschirm). 6 1 Die STRG-Taste (Deutschland für «Steuerung») heisst auf der Schweizer Tastatur CTRL-Taste (Control-Taste). 2 Eine Folie können Sie auch mit der Ctrl-Taste und dem Mausrad zoomen.

2 1.3 Präsentations-Ansichten Die verschiedenen Präsentations-Ansichten wählen Sie entweder auf der STATUSLEISTE oder über das Register ANSICHT aus. Î Die Normalansicht wird standardmässig angezeigt, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus der Folien befinden (3 Arbeitsbereiche: Gliederungsbereich mit Miniaturansicht der Folien oder der Gliederung sowie Folienansicht und Notizenbereich). Î In der Foliensortierungs-Ansicht sehen Sie sämtliche Folien als Miniaturansichten. Unterhalb der Folien werden Ihnen die Folien-Nummern und ein Symbol für die Animation angezeigt, falls die Folien animiert sind. Mit einem Mausklick auf dieses Animations-Symbol erhalten Sie eine Vorschau der Animation. Zudem können Sie durch einfaches «Drag and Drop» 1 Folien an einen anderen Platz (Reihenfolge) verschieben. 1 Folie mit der linken Maustaste fassen und an der gewünschter Stelle (Einfügemarke) loslassen. 7

3 Î In der Notizenseiten-Ansicht wird Ihnen in der oberen Hälfte die Folie und in der unteren Hälfte das Textfeld mit Ihren Notizen angezeigt. Diese Ansicht eignet sich zum Eingeben von viel Text im Notizenbereich. Hinweis: Nur in dieser Ansicht können Sie zusätzliche grafische Objekte in den Notizenbereich einfügen (siehe Abbildung). Die Notizenseiten können Sie ausdrucken und als Spick für Ihr Referat benutzen (mit weiterführenden Informationen für Fragen aus dem Publikum). Î Die Bildschirmpräsentations-Ansicht ist die eigentliche Präsentation: So sehen Ihre Folien im Vollbildmodus aus. Diese Ansicht wählen Sie entweder über die STATUSLEISTE oder im Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION/Von Beginn an. Tastenkombination für den Start der Präsentation: F5 Aufgabe 4 Ansichten in PowerPoint Öffnen Sie die Präsentation Farbkreis und schauen Sie sich die verschiedenen Ansichten an. Wie/wann sehen Sie die Grafik im Notizenbereich? Welche Ansicht müssen Sie dazu wählen? Was wird Ihnen in der STATUSZEILE angezeigt? 8 1 Grafische Objekte im Notizenbereich sind in der Normalansicht nicht sichtbar.

4 1.4 Neue Präsentation Optionen: Präsentation erstellen SIZ 202/ Beim Starten von PowerPoint erhalten Sie automatisch eine leere Präsentation mit einer Titelfolie im Standard- Design «Larissa». Die Folie hat auf den ersten Blick weder Hintergrund (Bilder, Farben) noch irgendwelche schmückenden Elemente 1. Über das Register DATEI/Neu sehen Sie weitere Auswahlmöglichkeiten, um Folien zu erstellen: Mit der Wahl Leere Präsentation [1] erhalten Sie eine Standard-Folie, wie beim Öffnen von PowerPoint. Mit der Wahl Beispielvorlagen [2] erhalten Sie eine fertig erstellte Präsentation zu einem ausgewählten Thema (z. B. Schulung oder klassisches Fotoalbum). Hier müssen Sie nur noch den Text oder die Bilder ersetzen. Die Formatierungen von Text und Layout sind bereits vorhanden. Mit der Wahl Designs [3] wird eine leere Präsentation mit Formatierungen und Layout (Folienhintergrund, Schriftarten, Farben etc.) geöffnet. Sie können sofort mit dem Einfüllen von Text und grafischen Elementen beginnen. Die Elemente werden automatisch an das gewählte Design angepasst. Mit der Wahl Meine Vorlagen [4] öffnen Sie eine selber erstellte Design-Vorlage (*.potx). Vorlagen heissen in PowerPoint Master. Wenn Sie mit (Entwurfs-)Vorlagen arbeiten wollen, dann wählen Sie die Optionen Beispielvorlagen oder Designs. Damit stellt Ihnen PowerPoint das Layout (Farbe, Zeichen- und Absatzformate) zur Verfügung. Sie müssen jetzt nur noch den Text, Grafiken und Diagramme einfügen und die Folienübergänge und Animationen bestimmen. Die Formatierung und Gestaltung der eingefügten Elemente übernimmt PowerPoint Hinweis: PowerPoint stellt Ihnen zusätzliche Vorlagen auf Microsoft Office Online zur Verfügung (Vorlagen auf Office.com [5]). 1 Bereits definiert sind Schrift- und Absatzformatierungen sowie die Farb- und Effektenpaletten. 9

5 Aufgabe 5 Übersicht: Neue Präsentation erstellen Schauen Sie sich die Möglichkeiten genauer an: Öffnen Sie über das Register START/Neu nacheinander die beschriebenen Wahlmöglichkeiten. Öffnen Sie unter der Rubrik Beispielvorlagen die Präsentation Einführung in PowerPoint Sie erhalten eine kurze Einführung, was in PowerPoint möglich ist. Schauen Sie sich die Beispielvorlage Quizshow an. Schauen Sie sich verschiedene Designs an. Gefällt Ihnen eines davon besonders gut? Für Informationen zur Bildbearbeitung ist das Rhea-Fotoalbum in den Beispielvorlagen interessant Folien-Layouts: Weitere Folien hinzufügen Eine einzige (Titel-)Folie macht noch keine Präsentation! Weitere Folien fügen Sie im Register START/Folien über den Befehl Neue Folie ein: 1 2 Mit einem Mausklick auf das Symbol [1] fügt PowerPoint eine Standard-Folie (Layout: Titel und Inhalt) ein. Mit einem Mausklick auf den kleinen Pfeil neben dem beschreibenden Text des Befehls [2] können Sie ein Folienlayout aussuchen und zuweisen (geht auch über einen Mausklick auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil neben dem Text «Neue Folie» (oder über das Befehlsymbol Layout). Mit den Layouts stellt Ihnen PowerPoint Folienvorlagen mit Platzhaltern für Texte, Bilder etc. zur Verfügung. Diese Folienlayouts können Sie jeder Folie separat zuweisen, indem Sie auf dem Register START/Folien den Befehl Layout anklicken. Schneller geht es wiederum über das Kontextmenü: rechte Maustaste auf die Folie, Option «Layout». 10

6 Layout beim Einfügen der neuen Folie zuweisen Layout nachträglich zuweisen Alles geht über Platzhalter! Sobald Sie mit der Maus in eines der Textfelder klicken, verschwindet die Anweisung «Text durch Klicken hinzufügen» und Sie können mit Schreiben beginnen. Um ein Textfeld zu verlassen klicken Sie mit der Maus auf einen leeren Bereich (kein Textfeld) auf der Folie. Damit ist auch klar, was man in PowerPoint nicht kann, nämlich einfach auf eine Folie schreiben. Damit Text auf einer Folie platziert werden kann, braucht es zwingend ein Textfeld! Aufgabe 6 Standardfolie «Titel und Inhalt» Öffnen Sie eine leere Präsentation (Tastenkombination: Ctrl + n) und weisen Sie der Folie das Layout «Titel und Inhalt» zu. Mit diesem Layout können Sie verschiedene Elemente einfügen. Wählen Sie dazu mit einem linken Mausklick das gewünschte Objekt aus. Es wird direkt gestartet. 11

7 Welche Objekte können Sie mit diesem Folien-Layout auswählen? Beschriften Sie die vorangegangene Abbildung mit den Nummern der Elemente, die eingefügt werden können Folien-Layout: Start mit Design-Vorlage Design-Vorlagen bieten den Vorteil, dass bereits ein Konzept einer Präsentation mit Farben, Gestaltung des Hintergrunds (Farbflächen, Bilder etc.) sowie Schrift- und Absatzformatierungen vorgegeben ist. Wenn Sie sich bereits mit Word auskennen, ist das nichts Neues für Sie: Präsentationsvorlagen 1 (*.potx) sind Vorlagen, die mit Formatvorlagen bereitgestellt werden. Der einzige Unterschied besteht darin, dass in einer PowerPoint-Vorlage mehrere Vorlagen (Folien, Notizen etc.) zusammengefasst sind. Dieselben Designs/Vorlagen finden Sie auch auf dem Register ENTWURF. So können Sie Ihren Folien auch zu einem späteren Zeitpunkt ein passendes Design zuweisen. Für jedes Design stehen mehrere Farb- und Schriftvarianten zur Verfügung. Sie rufen diese Varianten im Register ENTWURF/Designs über den Befehl Farben, Schriftarten oder Effekte auf. Wenn Sie Text eingeben, sind Sie von Word her gewöhnt, einzelne Absätze Hinweis: oder Wörter zu formatieren. Unterlassen Sie das in PowerPoint! Arbeiten Sie effizient: Verpassen Sie Ihrer Präsentation ein einheitliches (durchgestyltes) Layout. Ob Sie das bereits vor dem Erstellen der Präsentation machen oder erst nachher, spielt keine Rolle. «Von Hand» (auf einer einzelnen Folie) ändern Sie nur dann eine Formatierung, wenn Sie damit einen speziellen Effekt erzielen wollen Damit ist auch klar, dass man eigene Präsentations-Vorlagen erstellen und speichern kann.

8 Aufgabe 7 Nicht ins Handwerk pfuschen! Öffnen Sie die Präsentation Vorher. Wählen Sie eine Design-Vorlage, die Ihnen gefällt. Sehen Sie, wie das Layout auf jeder Folie (evtl. ausser der Titelfolie) genau gleich aussieht? Ändern Sie auf der Folie 3 die Schriftart im Titelbereich (z. B. Courier New, 66 pt, pink). Wie Sie sehen, verändern sich die Titel auf den anderen Folien nicht. Speichername: Vorher Weisen Sie Ihren Folien nun ein anderes Design zu (Register ENTWURF). Was ist passiert? Erklären Sie warum: Speichername: Nachher Versuchen Sie es erneut: Beheben Sie den Fehler, indem Sie nochmals ein neues Design zuweisen. Damit ist das Problem leider immer noch nicht gelöst, aber... Markieren Sie diese Folie 3 und wählen Sie auf dem Register START/Folien den Befehl Zurücksetzen. Speichername: Korrigiert 13

9 2 PRÄSENTATION erstellen Folien-Texte Î Platzhalter für Text (mit Ebenen) Î eingeben, bearbeiten (gliedern) Tabellen Î Tabellen platzieren Î formatiere n, skalierbar Diagramme Î Diagramm auswählen, einfügen Î bearbeiten, gestalten (Diagramm-Tools) SmartArt (Organigramme etc.) Î SmartArt auswählen, einfügen Î bearbeiten (SmartArt-Tools) SmartArt (Organigramme etc.) Î SmartArt auswählen, einfügen Î bearbeiten (SmartArt-Tools) Illustrationen (Grafik, ClipArt, WordArt und Formen) Î grafisches Element auswählen, einfügen Î bearbeiten (Bild-, Zeichen-Tools), skalieren, zuschneiden etc. Î Bildformatvorlagen anwenden Î Füllungen, Schatten und 3D Î Führungs- und Rasterlinien (ausrichten) 1

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