Buchhaltungskurs Profi SAP Business One Version 3.1

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1 Buchhaltungskurs Profi SAP Business One Version 3.1 Data Unit AG Surentalstrasse 62 Sursee Switzerland +41 (0)

2 2 Buchhaltungskurs Profi Inhalt 1 Impressum 5 2 Buchhaltungskurs Profi Erweiterte Journalbuchungen Formulareinstellungen Kopffelder Serie und Nummer Datumsfelder Bemerkungen Ursprung Vorlagentyp / Vorlage Kennzeichen Projekt Trans.-Code Referenz 1 Referenz 2 Referenz 3 Gesicherter Kurs Storno Ausgleichbuchung (Periode 13) EU-Bericht Automatische USt QSt verw alten Erweiterterter Bearbeitungsmodus Buchungserfassung in der Buchungszeile Zeilenfelder Kontierungsmuster und Dauerbuchungen Kontierungsmuster Dauerbuchungen Aufgabe zum Kapitel Faktura der Steuerverw altung Lösung zur Aufgabe Buchungs-Vorerfassung Programm Vorerfasste Belege Ausw ertung vorerfasster Belege Fremdwährungs-Buchungen Fremdw ährungen in den Stammdaten Journalbuchungen mit Fremdw ährung Wechselkurs-Buchungen Wechselkursdifferenzen auf Sachkonten Wechselkursdifferenzen auf Geschäftspartner 2.2 Interne Abstimmungen Interne Abstimmung Geschäftspartner ab Kontoauszug Geschäftspartner > Interne Abstimmungen > Abstimmung Halbautomatische Abstimmung Automatische Abstimmung Manuelle Abstimmung über mehrere Geschäftspartner Interne Abstimmung Sachkonto ab Kontoauszug Frühere Abstimmungen verwalten Aufgaben zum Kapitel

3 3 Abgestimmte GP-Transaktion neu bearbeiten Lösungen zum Kapitel Abgestimmte GP-Transaktion neu bearbeiten 2.3 Budget Budget-Initialisierung Budgetszenarios Budgetaufteilungsmethoden Budget erfassen Budget auf Kostenstellen Budgetberichte 2.4 Kostenstellen/Aufteilungsregeln Firmeneinstellungen Dimensionen Kostenstellen Aufteilungsregeln Kostenstellen-Hierarchie Abgrenzungstypen Buchungs- und Belegerfassnung mit Kostenstellen Kostenstellen-Auswertungen Aufgaben zum Kapitel Kostenstelle nachmutieren Lösungen zum Kapitel Kostenstelle nachmutieren 2.5 SBO-Finanzberichte Definition von KPI-Berichten MWSt-Auswertungen Definition der MWSt-Codes Definition der MWSt-Abrechnung MWSt-Abrechnung MWSt-Abstimmung Finanzberichtsvorlagen Eigenheiten von Finanzberichtsvorlagen Ausw ertung von Finanzberichtsvorlagen Finanzberichte mit individuellen Filtermöglichkeiten Beispiel Aufgaben zum Kapitel Eröffnungssalden kontrollieren Lösungen zum Kapitel Eröffnungssalden kontrollieren 2.6 Tipps und Tricks Verknüpfungsplan Erweiterte Suchoption Buchungs-Import aus Excel Neue Funktionen in Versionen 9.x

4 Impressum 1

5 Impressum 5 1 Impressum Dokumentinformationen Version 3.1 Letzte Änderung Initialisierung Anpassung Version Erweiterungen Anpassung Version Anpassung Version Kontaktinformationen Data Unit AG Data Unit AG Surentalstrasse 62 Sursee Ihr Ansprechpartner Name Telefon Bruno Mühlebach bruno.muehlebach@dataunit.ch 2015 Data Unit AG Die vorliegende Dokumentation ist in all seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion, der Vervielfältigung auf fotomechanischen oder anderen Wegen und der Speicherung in elektronischen Medien. Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text, Abbildungen und Programmen verw endet w urde, kann der Urheber für mögliche Fehler und deren Folgen keine juristische Verantw ortung oder irgendeine Haftung übernehmen. Die in dieser Dokumentation w iedergegebenen Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.

6 Buchhaltungskurs Profi 2

7 Buchhaltungskurs Profi 7 2 Buchhaltungskurs Profi 2.1 Erweiterte Journalbuchungen Dauer: 45 Minuten Lernziel: Kennen aller Felder und Einstellungsmöglichkeiten im Fenster Journalbuchungen Mit dem Programm Journalbuchungen werden alle Finanzbuchungen vorgenommen, welche nicht durch einen übergeordneten Prozess wie Fakturierung oder Zahlwesen vorgenommen werden können. Journalbuchungen werden angelegt, wenn das Hauptbuch direkt bebucht werden soll. Es können via einer Journalbuchung aber auch Buchungen in die Nebenbuchhaltungen Debitoren und Kreditoren vorgenommen werden. Verschiedene typische Journalbuchungen wie Eröffnungs-, Wechselkurs- oder Periodenabschluss-Buchungen können auch von vorgelagerten Prozessen erstellt werden. Die meisten Journalbuchungen in SAP Business One werden automatisch durch das Anlegen von Fakturen, Gutschriften, Zahlungen und dergleichen erzeugt. Optisch ist das erkennbar durch das Feld Ursprung: Liegt eine Verknüpfung mit einem gelben Pfeil vor, stammt die Buchung aus einem Vorbeleg. eine direkte Stornierung der Journalbuchung ist nur möglich, wenn dieselbe nicht von einem Vorbeleg stammt. Im Programm Journalbuchung erstellte Buchungen haben den Ursprung JE Formulareinstellungen Wie in SAP Business One üblich können via den Formulareinstellungen individuelle Einstellungen getroffen werden. Diese bleiben bleiben auch nach dem Schliessen des Fensters oder der Beendigung von SAP Business One erhalten. Die Veränderung der Formulareinstellungen muss via den Berechtigungen zugeteilt sein.

8 8 Buchhaltungskurs Profi Menu Extras > Formulareinstellungen (Zahnrad) > Register Beleg > Subregister Allgemein In diesem Register können Einschränkungen und Feld-Vorgaben gesetzt werden. Wird eine Feldvorgabe gesetzt (Beispiel Buchungs- Datum ), ist dieses Feld immer mit diesem Wert vorgegeben, kann aber überschrieben werden. Gesetzte Werte bleiben auch nach dem Schliessen des Programmes erhalten. Register Beleg > Subregister Tabelle Sind beide Regeln aktiv, kann ein Kurs nicht übersteuert werden Hier können der Journalbuchung weitere globale Vorgaben mitgegeben werden. Interessant ist die Definition der Betragsumrechnung bei Fremdwährungen: Von HW-Feld: Der Fremdwährungsbetrag wird automatisch gerechnet, wenn ein Betrag in der Hauswährung erfasst wird. Von FW-Feld: Der Hauswährungsbetrag wird automatisch gerechnet, wenn ein Betrag in der Fremdwährung erfasst wird.

9 Buchhaltungskurs Profi 9 Register Tabellenformat In diesem Register werden die Spalten der Erfassungs-Zeile definiert. Ein Zeilenfeld kann beliebig verschoben werden, in dem die Bezeichnung mit der Maus gepackt und gezogen wird. Register UI-Elemente In diesem Register lassen sich Felder beliebig ausschalten oder unsichtbar werden lassen. Dies kann hilfreich sein, wenn mit dem Erweiterten Bearbeitungsmodus gearbeitet wird. Diese Möglichkeit ist ab Version 9.1 möglich Diese Funktionalität ist mit Vorsicht anzuwenden Kopffelder Der oberste Teil des Journalbuchungsfensters beinhaltet Kopffelder. Diese Daten gelten übergreifend für den ganzen Beleg und werden zum Teil in die Zeilenpositionen übernommen. Werden nach dem Anlegen von Zeilenbuchungen Kopffelder verändert, verlangt das Programm die Bestätigung der Übernahme der Änderungen in die Zeilenfelder. Wird dies abgelehnt, können die Zeilenfelder andere Inhalte als die analogen Kopffelder beinhalten. Demgegenüber können Zeilenfelder jederzeit individuell und ohne Nachführung der Kopffelder mutiert werden. Verschiedene Kopffelder können via Formulareinstellungen (Zahnrad) fix gesetzt werden. Es ist aber zu beachten, dass diese Vor-Einstellungen erhalten bleiben und auch bei einem späteren Aufruf des Programmes Journalbuchung noch aktiv sind.

10 Buchhaltungskurs Profi Serie und Nummer Es ist möglich, verschiedene Nummernkreise nebeneinander zu führen (Definition: Administration > Systeminitialisierung > Belegnummerierung). Der Name des Nummernkreises ist im Feld Serie dargestellt, die daraus resultierende Nummer im analogen Feld Nummer. Nummernkreise können mit Perioden verbunden werden. Somit ist es möglich, die Belegnummer für das Geschäftsjahr sprechend zu gestalten Datumsfelder In der Regel ist das Feld Buchungsdatum relevant für die Abgrenzung des Buchhaltungsjahres. Es ist aber auch möglich, dazu das Feld Belegdatum zu benutzen. Das Belegdatum kann allenfalls auch als Abgrenzungsdatum für die Steuer benutzt werden. in jedem Datumsfeld kann die Eingabe mit Kürzel vorgenommen werden: eine gültige Tageszahl wird automatisch mit Monat und Jahr, eine gültige Eingabe von Tag und Monat automatisch mit dem aktuellen Jahr ergänzt. Es benötigt keine Punkte, ein beliebiges alphanumerisches Zeichen ergibt das Tagesdatum Bemerkungen Der Inhalt dieses Feldes entspricht dem Buchungstext. Wir der Text vor dem Anlegen der Buchungszeilen definiert, wird der Inhalt automatisch in die Zeilen übernommen Ursprung Die meisten Journalbuchungen entstehen durch vorgelagerte Belege wie Fakturen und Zahlungen. Bei Mandanten mit kontinuierlicher Bestandsführung verursachen auch sämtliche Lagerbewegungen eine Buchung im Hauptbuch. Im Feld Ursprung ist der entsprechende Beleg mit einem Kürzel vermerkt (z.b. RE Für Ausgangsrechnung, BL für Eingangszahlung), das Feld Ursprungs-Nr beinhaltet in diesem Fall die Belegnummer des Ursprungbelegs. Ist ein Vorbeleg vorhanden, kann via gelbem Pfeil direkt auf diesen zugegriffen werden. Nur Journalbuchungen ohne Ursprungs-Beleg können direkt storniert werden. Ist ein Ursprungs- Beleg vorhanden, ist dieser zu stornieren Vorlagentyp / Vorlage Kontierungsmuster und Buchungsvorlagen können beliebig angelegt und angezogen werden. Es können auch Dauerbuchungen als Buchungsvorlage angezogen werden, welche nicht als Vorlage definiert sind. Mit dem Button Vorlage zurücksetzen wird der Vorlagentyp wie die Vorlage aus den Kopffeldern entfernt, die Buchungszeilen werden jedoch beibehalten Kennzeichen Die Buchung kann mit einem frei definierbaren Kennzeichen markiert werden. Die Kennzeichen werden in Tabellenform angelegt, damit die Markierung schneller geht und eventuellen Schreibfehlern vorgewirkt werden kann. Das Feld kann auch zum Suchen von Buchungen benutzt werden.

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