Hallo und herzlich willkommen zu Deinem Methoden- Kasten. Den Weg gehen musst Du selbst. Aber mit diesen Tipps wird es Dir leichter fallen!

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1 Hallo und herzlich willkommen zu Deinem Methoden- Kasten. Eben hast Du bereits gelesen, dass es Wege aus der Arbeit- Zeit- Aufgaben- Falle gibt. Und Du bist bereit die notwendigen Schritte zu gehen. Deswegen bist Du hier. Zu den 3 beschriebenen Schritten 1 Nein sagen 2 Ordnung in Aufgaben bringen 3 Kalender führen gibt es hier jetzt noch konkrete Hilfen für Dich. Den Weg gehen musst Du selbst. Aber mit diesen Tipps wird es Dir leichter fallen! Und jetzt legen wir los mit den drei Schritten! Beste Grüße, Andrea AndreaGiesler.de Nein sagen Nein sagen fällt vielen Menschen schwer. Du weißt inzwischen, dass Du Nein sagen musst. Wenn Du etwas (für Dich, Deine Karriere, Dein Unternehmen, Dein Wohlbefinden, Deinen Ausgleich...) tun möchtest, dann MUSST Du Nein sagen. Es führt kein Weg daran vorbei. Die Sandwich- Technik Nein sagen ist in Ordnung und erlaubt. Es kommt vielmehr darauf an, wie Du Nein sagst. Wie Du Nein sagst bestimmt die Wahrnehmung durch andere. Manche Menschen sagen so bestimmt, charmant, ehrlich, aber freundlich Nein, dass ihnen dass niemand übel nimmt. Da solltest Du hin. Oder Du handelst für Dich eine Alternative aus.

2 Das Muster der freundlichen Ablehnung oder des Aushandelns einer Alternative ist im Grunde immer ähnlich. Je nach Bedarf wendest Du eins dieser Muster auf die Situation an. Oder Du kombinierst die Muster. Hier folgen einige Beispiele für Dich. 1. Beispiel: Anfrage. Danke für die Anfrage. Verständnis gewinnen. Freundliche Absage. Hallo, schön, dass ich Dich sehe. Ich benötige Hilfe bei dem Projekt für Herrn Müller. Hast Du Zeit? Oh, das ist lieb, dass Du an mich denkst. Das Projekt ist vom Inhalt her sehr reizvoll. Gerne würde ich zusagen. Aber ich arbeite bereits an drei Projekten zeitgleich mit. Ein weiteres Projekt passt leider nicht mehr in meinen Zeitplan. 2. Beispiel: Anfrage. Freundliche Absage. Begründung / Verständnis gewinnen. Alternative anbieten. (In dem Fall musst Du natürlich auch zu der Alternative stehen und Dein Wort halten, wenn der andere auf Dein Angebot eingeht.) Hör mal, ich benötige jetzt ganz schnell Deine Hilfe. Kannst Du mal eben diesen Text (10 Seiten) Korrektur lesen? Ganz schnell ist schwierig. Ich arbeite gerade an einer Präsentation. Auf die wartet mein Kunde. Wenn es möglich ist den Text morgen früh Korrektur zu lesen, dann kann ich Dir gerne helfen. 3. Beispiel: Anfrage. Zeit gewinnen (wenn Du überlegen möchtest, ob Du doch Ja sagst oder falls Du wirklich in Ruhe abwägen musst). Verständnis einholen. Rückmeldung zum vereinbarten Termin geben. Gut, dass ich Dich sehe. Ich kann Deine Hilfe bei Projekt XY gebrauchen. Oh, Projekt XY. Das ist ein spannendes Thema. Das bedeutet aber natürlich auch einen gewissen zeitlichen Aufwand. Ich bin mir nicht sicher, ob ich den aktuell leisten kann. Lass mich einen Überblick über meine eigenen Projekte und Aufgaben gewinnen. Dann gebe ich Dir morgen Bescheid, ob und in welchem Umfang ich Dir helfen kann.

3 Die Formulierung des letzten Satzes ist clever gewählt (klar, kommt ja auch von mir, haha...). Durch das ob und in welchem Umfang bringst Du Dich nämlich in die Rolle des Bestimmenden. Am nächsten Tag kannst Du sowohl sagen, dass Du es zeitlich nicht packst. Oder Du bietest eine Unterstützung von zum Beispiel 4 Stunden in der Woche an. Du bist am Zug und bestimmst selber über Deinen Einsatz. 4. Beispiel: Anfrage. Eigene Situation schildern, Zeit gewinnen. Eigener Vorschlag Tausch gegen andere, konkrete Aufgabe. Sag mal. Hilfst Du mir wohl bei der Organisation des Sommerfestes. Ich habe aktuell recht viel zu tun. Das ist sehr eng... Obwohl wenn Du mich bei dem Projekt für Frau Meyer unterstützen würdest hätte ich Zeit für das Sommerfest. Ich denke da konkret an Projektteil XY. Was meinst Du? Diese Methode bietet sich an, wenn Du es mit jemandem zu tun hast, der selber gerne Arbeit abgibt und sich Hilfe dazu holt. Aber selber wenig oder keine Unterstützung leistet. Wichtig ist, dass Du einen konkreten Austausch benennst. Und dass Du auf die Unterstützung des anderen bestehst. Optimal ist, dass er seinen Teil erfüllt hat bevor Du an Deine Aufgabe (die Organisation des Sommerfestes) gehst. Sicher ist sicher... Fazit: Unterm Strich solltest Du also nie einfach NEIN sagen. Vielmehr geht es darum, dem Gegenüber zu vermittelt, weshalb Deine Antwort so ausfällt wie sie ausfällt. Entweder hast Du keine Zeit. Oder Du hast Zeit, wenn Du im Gegenzug Unterstützung erhältst. Weitere Tipps erhältst Du in meinem Interview mit Kommunikationsexpertin Birgit Gatter: Sag Nein! mit Birgit Gatter unter dem folgenden Link:

4 Ordnung in Aufgaben bringen Diese Aufgabe ist die schwierigste für viele meiner Kundinnen. Die Heatmap Deswegen habe ich hierfür eine Heatmap entwickelt. Anhand dieser Heatmap kannst Du eine Aufgabe in eine Kategorie einteilen. Die Farbe der Kategorie wiederum zeigt Dir, welche Aufgaben Du zeitnah erledigen möchtest. Generell empfehle ich, die Aufgaben in eine von 4 Kategorien einzuteilen: 1) rot: es brennt Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden. 2) gelb: hat Zeit, entscheidet aber über Deine Zukunft/ die Zukunft Deines Unternehmens Nimm Dir hierfür gezielt Zeit. Mal eben nebenbei lassen sich solche Aufgaben nicht erledigen. 3) grün: muss relativ zeitnah erledigt werden und gehört zu den (Regel- ) Aufgaben Deines Unternehmens Das sind Aufgaben, die Du wunderbar delegieren kannst. 4) grau: weg damit Aufgaben, die nur Zeit kosten, Dir aber keinen Gewinn (im übertragenen Sinne) bringen. Ja, das meine ich ernst: weg damit! Ab in den Mülleimer. Anhand dieser Kategorien kannst Du Aufgaben im Block bearbeiten. Denn das ist ein Schüssel zum Erfolg: Aber wie teilst Du die Aufgaben nun in einen dieser vier Kategorien ein? Steht die Aufgabe bereits auf rot? Oder ist sie noch gelb? Nun, das hängt von zwei Faktoren ab. Der eine Faktor ist die Bedeutung und der andere der Zeitdruck. Wie wichtig und wie eilig ist die Aufgabe? Wenn Du das bestimmen kannst, dann weißt Du auch, ob die Aufgabe auf rot oder eben auf grün steht.

5 Benötigst Du hierzu weitere Hilfen? Bei Fragen kannst Du mir auch gerne schreiben: Wichtig ist das Arbeiten in ungestörten, freien Zeitblöcken. So bekommst Du wirklich was getan!!! Und das führt uns zu Deinem Kalender.

6 Kalender führen Das Foto unten zeigt einen Auszug meines Kalenders. Die Inhalte im Detail sind nicht relevant. Aber Du erkennst, dass ich den Kalender gezielt blocke. Ich trage Telefonate mit Kunden oder Kollegen ein (Call). Ich habe Vereinbarungen mit mir selbst. Ich trage auch eine schnell zu erledigende Aufgabe ein. Die Kalender- Baustein- Technik Das kann so etwas sein wie 15:25 Paket zur Post bringen. Wenn ich weiß, dass ich gegen 15:30 Uhr das Haus verlasse, weil ich einen Termin habe nehme ich auf dem Weg einfach das Paket mit zur Post. Ich gebe zu zu diesem Vorgehen gehört etwas Organisation und Selbstdisziplin. Aber es funktioniert wunderbar.

7 Der Wecker meines Kalenders (das ist ein Kalender, den ich über mein iphone pflege) erinnert mich zur Fälligkeit. Ich erledige die Aufgabe. Und weiter geht`s. Grundsätzlich ist es egal, welche Art von Kalender Du nutzt. Auch ich habe zwischenzeitlich einen Terminplaner (Du weißt schon, einen Kalender in Papierform...) mit mir herumgeschleppt. Und ich kenne einen Kollegen, der sich ausschließlich über Papier organisiert. Aber das war nicht mein Medium. Immer noch einen Kalender mit rumtragen. Einen Termin verschieben und irgendwo anders austragen oder streichen... Stattdessen habe ich mir Software Tools gesucht, die einen Eintrag in meinen Kalender vornehmen können (Der Eintrag Call oben kommt aus einer anderen Software). So laufen alle Termine und Fäden wunderbar zusammen. Und mein iphone habe ich sowieso dabei. Finde für Dich heraus, was der richtige Weg ist. Was Du aber auch erkennst: Ich überlade meinen Kalender nicht. Ich habe nicht im 5- Minuten- Takt eine Aufgabe an der nächsten geplant. Der Abend ist für mich die Zeit, in der ich Artikel schreibe, einen online Kurs plane und erstelle, mit Kundinnen telefoniere und und und. Diese Zeit ist per se für mich geblockt. Ich trage dort nicht unbedingt etwas in meinen Kalender ein. Ich weiß einfach, dass ich in dieser Zeit arbeite. Also setze ich mich hin und werfe einen Blick auf meine strategische To- Do- Liste. Dort sehe ich die Aufgaben, teile sie den Kategorien zu (siehe oben) und lege los...

8 Fazit Jetzt kennst Du die drei Schritte und drei Techniken hierzu 1 Nein sagen à Die Sandwich- Technik 2 Ordnung in Aufgaben bringen à Die Heatmap 3 Kalender führen à Die Kalender- Baustein- Technik Nun geht es an die Umsetzung. Weitere Tipps erhältst Du auf meinem Blog unter dem Link Hier kannst Du mich auch erreichen, Fragen stellen und Kontakt aufnehmen. Schreib mir gerne: Welche Technik hat Dir geholfen? Woran scheiterst Du in der Umsetzung? Welches Problem hindert Dich an der Erreichung Deiner Ziele? Lass von Dir hören! Liebe Grüße, Andrea AndreaGiesler.de

9 Impressum: Andrea Giesler Beratung c/o ELZET80 Theaterplatz Aachen

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