Dienstleistungsvertrag

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1 Dienstleistungsvertrag zwischen der e/l/s-institut GmbH für Qualitätsentwicklung szialer Dienstleistungen (Auftragnehmer), Bernsaustr. 7-9, Velbert-Neviges vertreten durch den Geschäftsführer Dr. Harald Trnw und Organisatin (Auftraggeber) (Anschrift) vertreten durch (Name und Funktin) zur integrierten wirkungsrientierten Fallsteuerung und Evaluatin vn Hilfen zur Erziehung mit WIMES-Web-Prtal Leistungen 1. Der Auftragnehmer versrgt den Auftraggeber mit allen nötigen Verfahren und Dienstleistungen, mit denen dieser im Rahmen der Datenerhebung und Steuerung im WIMES-Webprtal jede neue und laufende Hilfe zur Erziehung: a. wirkungsrientiert steuern und dkumentieren, b. mit dem Leistungsträger/Leistungserbringer kmmunizieren c. und in ihrer Wirkung evaluieren kann. Die Dkumentatin wird elektrnisch und verschlüsselt über das Web-Prtal vrgenmmen. Die Falldaten können Fallverantwrtliche zur Steuerung der Hilfe nutzen. Entsprechende Dkumente kann der Nutzer selbst herstellen und ausdrucken. Er kann mit Partnern eine kperative Steuerung und Evaluatin durchführen. Aus den exprtierten und aggregierten Daten werden Berichte und Kennzahlen über die Wirksamkeit der Angebte des Auftraggebers erstellt. 2. Der Auftragnehmer gestattet dem Auftraggeber die Benutzung der WIMES-Methde und des WIMES-Web-Prtals. Er versrgt den Auftraggeber mit den nötigen Infrmatinsmaterialien und unterstützt ihn rganisatrisch und fachlich bei der Implementierung und dem frtlaufenden Einsatz der Methde. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber gesicherte Zugänge zum WIMES-Web-Prtal für jeden benannten Mitarbeiter zur Verfügung. Die weiteren Zugangskennungen und -rechte verwaltet der Auftraggeber selbst. Der Auftragnehmer bildet die Organisatinsstruktur des Auftragsgebers und die Rllen und Funktinen seiner Mitarbeiter einschließlich der Rechtestruktur im Web-Prtal ab. Optinal: Die unter Punkt 7 dieses Vertrages aufgeführten kntraktierten Leistungserbringer werden als eigenständige Organisatin angelegt und erhalten ebenfalls Zugangsrechte. Die Anzahl der Nutzer (MitarbeiterInnen des Auftraggebers) ist nicht begrenzt. Für die Bedienung des Web-Prtals wird eine ausführliche Beschreibung (Handbuch) in digitaler Frm übergeben. Zur ptimalen Nutzung des Web-Prtals bietet der Auftragnehmer entsprechende Schulungen an. 3. Die Leistungen gliedern sich in die regelmäßigen Grundleistungen und einmalige Leistungen zur Implementierung (siehe Anlage 1 Leistung-Entgelt-Aufstellung für ein Jahr ). Die Anlagen sind Bestandteil des Vertrages. Bei einer Versinsänderung (update) gelten die Regelungen dieses Vertrages slange weiter, wie keine Änderungen vereinbart wurden. 4. Die Daten des Auftraggebers haben flgenden Cde: Cde Bezeichnung der Organisatin 5. Die weitere Gliederung der Berichte wird nach flgender Unterstruktur vrgenmmen: UCde Bezeichnung der Unterstrukturen Dienstleistungsvertrag zum WIMES-Prjekt vm Datum Seite 1 vn 8

2 6. Es werden Spezialauswertungen für flgende Fälle vrgenmmen, die der Auftraggeber entsprechend kennzeichnet: Cde für Zusatzauswertung Bezeichnung der Zusatzauswertung 7. Optinal: Flgende Leistungserbringer sind Mitglieder des Prjektes: Cde Name der Einrichtung 8. Optinal: Die Vrbereitungsphase beginnt am Datum und endet am Datum. Die Datenerhebung beginnt am Datum. Zwischen dem Datum und dem Datum werden alle Vrbereitungen und Schulungen durchgeführt. Die Mitarbeiter/- innen des Auftraggebers und Mitarbeiter/-innen der u.a. Leistungserbringer werden geschult in den Grundlagen wirkungsrientierter Fallsteuerung (Bedarfsfeststellung, Auswahl der ntwendigen und geeigneten Hilfen, Beauftragung eines Leistungserbringers, Fallsteuerung, Fallevaluatin) und der IT-gestützten Dkumentatin und deren Nutzung bei der Hilfeplanung. 9. Optinal: Am Ende der Vrbereitungsphase überspielt der Auftragnehmer zum Datum alle laufenden Fälle in das WIMES-System. Dafür übermittelt der Auftraggeber dem Auftragnehmer elektrnisch alle vrhandenen Daten, die in den WIMES-Datensatz übernmmen werden sllen. Die für die Verknüpfung ntwendigen Daten und deren Struktur teilt der Auftragnehmer mit. Die Ksten dafür werden gesndert vereinbart. 10. Optinal: Am Ende eines Erfassungszyklus (i.d.r. ein Jahr) führt der Auftraggeber nach Absprache ein Audit durch, mit dem der rdnungsgemäße Einsatz der Methde überprüft wird. In einem Auditbericht wird die Systemknfrmität bestätigt der es werden Empfehlungen zur Verbesserung der Validität und Reliabilität gegeben. Gegebenenfalls wird (kstenpflichtig) nachgeschult. Wahlweise kann statt des Audits in gegenseitigem Einverständnis eine andere Maßnahme zur Qualitätsentwicklung durchgeführt werden. 11. Zur Evaluatin der Wirksamkeit der Hilfen erstellt der Auftragnehmer einen jährlichen Wirkungsbericht. Der Bericht umfasst deskriptive statistische Darstellungen (Grafiken und Tabellen), statistische Prüfungen der Effektstärken, Indikatren (verdichtete relatinale Werte), Zeitreihen und Benchmarks. Der Bericht enthält standardmäßig getrennte Darstellungen für statinäre, teilstatinäre und ambulante Leistungen, sweit hierzu Datensätze vrliegen. Clearingaufträge, Hilfen für Mutter(Vater)-Kind werden gesndert evaluiert. 12. Optinal: Für jeden Leistungserbringer werden Wirkungsberichte in der gleichen inhaltlichen Struktur (s. Nr. 11) auf der Basis der jeweiligen Evaluatinsdaten des Leistungserbringers erstellt, die ausschließlich ihm direkt auf CD und in einem Gesamtbericht in Papierfrm zugestellt werden. Qualitätssicherung 13. Der Auftraggeber benennt einen der mehrere Krdinatren, die die Prjektrganisatin sicherstellen und Ansprechpartner in allen rganisatrischen und perativen Fragen sind. Ein Krdinatr hat ferner die Aufgabe, als Administratr des Webzugangs die MitarbeiterInnen mit ihren Zugangsrechten zu verwalten swie die Verschlüsselungsrutinen zu überwachen. 14. Bei der elektrnischen Dateneingabe und bei der Auswertung eines Datensatzes werden die Daten auf Plausibilität und Vllständigkeit geprüft. Unvllständige der nicht plausible Daten werden bei der Eingabe angezeigt. Wenn Pflichtfelder nicht eingegeben sind, wird die weitere Dkumentatin / Auswertung gestppt. 15. Aggregierte Berichte werden nur dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die Berichte werden vertraulich behandelt. In annymisierter Frm dürfen Daten und Berichte zum Zwecke des Benchmarkings und für Frschungszwecke verwendet werden. Die Annymisierung der Daten des Auftraggebers für diese Zwecke erflgt in den Benchmarking- Berichten bzw. den Frschungsanalysen durch einrichtungsübergreifende Aggregatin (unter Auslassung des Einrichtungsbezugs). 16. Der Auftraggeber gestattet dem Auftragnehmer den Zugang zu seinen Daten im Web-Prtal. Dieser Zugang durch Mitarbeiter des Auftragnehmers (e/l/s-supprt) ist technisch nur unter Verschlüsselung der schutzwürdigen Persnendaten möglich und darf nur zu Supprtzwecken verwendet werden Dienstleistungsvertrag zum WIMES-Prjekt vm Datum Seite 2 vn 8

3 17. Für Verfahrensfragen stellt der Auftragnehmer einen Supprt mit einer maximalen Reaktinszeit vn drei Tagen nach vllständigem Eingang der Fragestellung zur Verfügung. 18. Die Aufbewahrungsfrist der Daten im WIMES-Web-Prtal richtet sich nach 63 Abs. 1 SGB VIII. Das Erfrdernis der Speicherung der Daten entfällt nach Ermittlung der Fallzahlen im Vrjahr und nach Beendigung der Hilfe. Daraus ergibt sich die Speicherungsntwendigkeit der Falldaten im WIMES-Web-Prtal vn maximal 14 Mnaten nach Fallende. Danach werden sie unwiderruflich gelöscht. Für wissenschaftliche Untersuchungen werden die annymisierten Daten in der Auswertungs-Datenbank weiter verwendet. Datenschutz 19. Auftragnehmer und Auftraggeber sichern zu, die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Dazu dienen die flgenden vertraglichen Vereinbarungen und die Verfahrensbeschreibungen in der Anlage 2 - Datenschutzknzept, die ein mit geltender Bestandteil dieses Vertrages sind. Bei einer Frtschreibung des Datenschutzknzeptes verliert dieser Vertrag seine Gültigkeit nicht. Die jeweils aktuelle Knzeptin wird dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. 20. Es werden nur Klientendaten erhben, die dem Zweck der Qualitätssicherung bei der Hilfeerbringung und dem Zweck der Qualitätsentwicklung der Jugendhilfeangebte dienen (s. 79a SGB VIII). Der Auftraggeber bzw. seine Fachkräfte entscheiden verantwrtlich über den Ein- bzw. Ausschluss bestimmter Persnen- bzw. Falldaten (z.b. bei VIP-Fällen und entsprechendem Medieninteresse) vn der Erhebung. Zum Zwecke der Erfüllung dieser Erfrdernisse der Qualitätssicherung und entwicklung werden wirkungsrelevante Daten vn Leistungsempfängern vn Hilfen zur Erziehung nach 27, vn Hilfen für junge Vlljährige nach 41 und vn Eingliederungshilfen nach 35a SGB VIII erhben und verarbeitet. Im einzelnen sind das Familien und junge Menschen, die Leistungen gem. flgender gesetzlicher Regelungen bekmmen: a. 19 SGB VIII b. 29 SGB VIII c. 30 SGB VIII d. 31 SGB VIII e. 32 SGB VIII f. 33 SGB VIII g. 34 SGB VIII h. 35 SGB VIII i. 42 SGB VIII Die im Einzelnen erhbenen Daten sind der Anlage 2 Datenschutzknzept zu entnehmen. Diese steht im Inf- Bereich auf der Website (Benutzer: wimes Passwrt: dwnlads) zum Dwnlad bereit. 21. Die Erfrdernisse nach 80 SGB X werden wie flgt sichergestellt (hier nach der Gliederung der gesetzlichen Regelung): 1. Gegenstand und die Dauer des Auftrags ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung. Der Auftrag ist zeitlich nicht befristet. Die Beendigung ist in der Kündigungsklausel geregelt. 2. Der Umfang, die Art und der Zweck der vrgesehenen Erhebung, Verarbeitung der Nutzung vn Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betrffenen ergeben sich aus den gesetzlichen Vrgaben zur Hilfeplanung und zur Qualitätsentwicklung der Jugendhilfe. Der Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung ist im Abschnitt Leistungen beschrieben. 3. Die nach SGB X 78a zu treffenden technischen und rganisatrischen Maßnahmen zur Speicherung und Verschlüsselung sind in den Dkumenten Anlage 2.3 Verfahrensbeschreibung zum Datenschutz im WIMES-Web- Prtal swie Anlage 2.6 Technische und rganisatrische Maßnahmen gem. 78 SGB X i.v.m. der Anlage zu 78 SGB X zu diesem Vertrag beschrieben. Verwendet wird eine Verschlüsselungstechnik, die auf Seiten des Auftraggebers einen Sicherheitscde verwendet. Der Auftragnehmer hat keine Kenntnis vn diesem Sicherheitscde und hat smit mit Ausnahme des Geburtsdatums nur Zugriff zu verschlüsselten Daten. Ein Persnenbezug zu einem Hilfeempfänger kann durch den Auftragnehmer nicht hergeleitet werden.. 4. Berichtigung, Löschung und Sperrung vn Daten: Die zugangsberechtigten Mitarbeiter des Auftraggebers können Daten eingeben, berichtigen und nach Abschluss eines Przessschrittes gegen weitere Eingaben sperren. Die Löschung des Falles ist ihnen bis zu 10 Tagen nach Aufnahmedatum möglich (die Hilfe ist nicht zustande gekmmen). Danach kann der Fall nur vm Supprt mit besnderer Begründung gelöscht der in einzelnen Przessschritten wieder geöffnet werden. Die akzeptierten Gründe sind: Dubletten, als irrtümlich dppelt angelegte Fälle der Klient gehört nicht in die Zielgruppe der Evaluatin, Bedienungsfehler sllen krrigiert werden besndere Anlässe, wie etwa Medienberichterstattung über einen VIP-Fall, könnten durch Ergänzung mit Drittinfrmatinen vn außen eine zu vermeidende De-Annymisierung ermöglichen. Zur Sicherung der infrmatinellen Selbstbestimmung können die (nachträgliche) Löschung des Falles und damit die Herausnahme aus der Evaluatin sinnvll sein (s. auch Nr. 20). Dienstleistungsvertrag zum WIMES-Prjekt vm Datum Seite 3 vn 8

4 Die jeweiligen Aufträge für Löschungen sind zu Nachweiszwecken unter Übermittlung jeweils der zu löschenden Fall-ID in Schriftfrm dem Auftragnehmer zu übermitteln. Bei besnderen Anlässen (z.b. VIP-Fall) kann auch die sfrtige Löschung des Falles aus den Datenbanken des WIMES-Web-Prtals beauftragt werden. Zur Kmmunikatin zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist die sg. Fall-ID (indexierte laufende Fall-Nummer) zu verwenden. Evtl. Eilaufträge sind entsprechend zu kennzeichnen. Der Auftraggeber weist die die Löschung beauftragenden Fachkräfte darauf hin, in dem Löschauftrag keinerlei persnenbezgene Daten zu übermitteln. 5. Die Pflichten des Auftragnehmers, insbesndere die vn ihm vrzunehmenden Kntrllen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und aus den Maßnahmen der Qualitätssicherung. 6. Berechtigung zur Begründung vn Unterauftragsverhältnissen: Zur Prgrammierung des Web-Prtals und zur Sicherstellung der technischen Verfügbarkeit ist der Auftragnehmer berechtigt, Unterauftragsverhältnisse zu begründen. Zum Zeitpunkt der Vertragsschließung ist dies die Firma InSyst GmbH, Halskestr. 21, Ratingen (Amtsgericht Düsseldrf HRB 44038). Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber über evtl. Änderungen des Vertragspartners der zusätzliche Unterauftragnehmer vrab mit angemessener Frist zu infrmieren und dem Auftraggeber auf Antrag geeignete Prüfunterlagen zur Verfügung zu stellen, damit dieser die vm Unterauftragnehmer getrffenen technischen und rganisatrischen Maßnahmen nachprüfen und bewerten kann. 7. Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG vrgesehene Auftragskntrlle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen der durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Hierzu wird der Auftragnehmer im Rahmen regelmäßiger Prüfungen der Vertragsausführung bzw. - erfüllung, insbesndere Einhaltung und ggf. ntwendige Anpassung vn Regelungen und Maßnahmen zur Durchführung des Auftrags, Berichte erstellen der durch unabhängige Instanzen (z.b. externe Datenschutzbeauftragte) erstellen lassen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anfrderung, jedch maximal zweimal pr Jahr, zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskntrlle nach Wahl des Auftragnehmers Berichtsauszüge der Einsicht in die entsprechenden Berichte zu geben. Die Berichtsauszüge und Berichte unterliegen in diesem Fall strenger Geheimhaltung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Im Hinblick auf die Kntrllverpflichtungen des Auftraggebers nach 11 Abs. 2 Satz 4 BDSG vr Beginn der Datenverarbeitung und während der Laufzeit des Auftrags stellt der Auftragnehmer sicher, dass sich der Auftraggeber vn der Einhaltung der getrffenen technischen und rganisatrischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der technischen und rganisatrischen Maßnahmen gemäß 9 BDSG und der Anlage gemäß zuvr genannter Berichtsauszüge der Berichte nach. Das Recht des Auftraggebers zu selbst durchgeführten Kntrllen bleibt hiervn unberührt. 8. Der Auftragnehmer hat die Subunternehmer srgfältig auszuwählen und vr der Beauftragung zu prüfen, dass diese die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getrffenen Vereinbarungen einhalten können. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass der Auftraggeber bzw. seine dazu Beauftragten auch bei den beauftragten Subunternehmen die Einhaltung der Vereinbarungen prüfen kann. Der Auftragnehmer hat insbesndere vrab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kntrllieren, dass die Subunternehmer die nach 9 BDSG erfrderlichen technischen und rganisatrischen Maßnahmen zum Schutz persnenbezgener Daten getrffen haben. Das Ergebnis der Kntrlle ist vm Auftragnehmer zu dkumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zu übermitteln. 9. Der Auftraggeber hat einen direkten Zugang zu allen seinen Daten im Web-Prtal. Der Auftragnehmer hat die Pflicht, die Anwender des Auftraggebers dabei zu unterstützen, die Eingaben krrekt vrzunehmen. Dieses umfasst die technische und die fachliche Beratung. Zur Erfüllung dieser Aufgaben bekmmt er einen Administratrzugang zu den Daten des Auftraggebers. Es ist ihm nicht erlaubt, direkten Einblick in die Eingabemasken der Nutzer vrzunehmen. Er kann keine Fälle anlegen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber darauf aufmerksam zu machen, wenn er den Eindruck hat, dass die Nutzer die Datenerfassung nicht verfahrensgemäß vrnehmen der der Datenschutz gefährdet ist (z.b. Verwendung vn Namen in s, Verwendung nichtgeheimer Passwörter). 10. Mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers der der bei ihm beschäftigten Persnen gegen Vrschriften zum Schutz vn Szialdaten der gegen die im Auftrag getrffenen Festlegungen: Der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers wird vm Auftragnehmer umgehend benachrichtigt, wenn dieser und seine Mitarbeiter der Unterauftragnehmer gegen die Regelungen dieses Vertrages der gegen andere verfahrensbezgene der datenschutzrelevante Vrschriften verstßen. 11. Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen können schriftlich per Fax per mündlich erflgen. Der Auftraggeber sll mündliche Weisungen, sfern diese in diesem Vertrag für Weisungen zulässig sind, unverzüglich in Textfrm (z.b. Fax, ) gegenüber dem Auftragnehmer bestätigen. Regelungen über eine etwaige Vergütung vn Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt. Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Persnen benennen. Weisungsberechtigte Persnen des Auftraggebers sind:...hier ggf. knkrete Persnen benennen. Dienstleistungsvertrag zum WIMES-Prjekt vm Datum Seite 4 vn 8

5 Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Persnen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer schriftlich der in Textfrm mitteilen. 12. Die Rückgabe überlassener Datenträger und die Löschung beim Auftragnehmer gespeicherter Daten nach Beendigung des Auftrags: Bei Beendigung werden die Daten und die Zugänge der Nutzer im Web-Prtal gelöscht. Die Daten werden dem Auftraggeber auf einem geschützten Datenträger (i.d.r. eine Daten-CD) im csv-frmat persönlich der per Einschreiben mit Rückschein übergeben. Das Passwrt wird getrennt übermittelt. 22. Die Sicherstellung des Datenschutzes des Auftraggebers im Binnenverhältnis ist nicht Gegenstand dieses Vertrages. Der Auftragnehmer macht den Auftraggeber darauf aufmerksam, dass er die Zugänge zum Web-Prtal und damit verbunden auch die Verschlüsselungsrutinen sichern muss: Zugang zum Webprtal: a. Der Auftraggeber stellt sicher, dass nur slche Mitarbeiter einen Zugang zu den erhbenen Daten haben, die unmittelbar der in Vertretungsfunktin mit der Steuerung der Erbringung der Hilfe beauftragt sind. b. Wenn Mitarbeiter ausscheiden, srgt der Auftraggeber dafür, dass die Fälle anderen Mitarbeitern zugerdnet werden und der Zugang für den ausscheidenden Mitarbeiter gelöscht wird. Dieses kann datenlgisch dann erflgen, wenn dem ausscheidenden Mitarbeiter keine laufenden Fälle mehr zugewiesen sind. c. Der Auftraggeber weist seine Mitarbeiter an, den Zugang zum Web-Prtal zu schützen, indem sie ihr persönliches geheimes Passwrt swie den Sicherheitscde der Organisatin nicht weitergeben und nur slchen Persnen einen Zugang zu Fall ermöglichen, die dazu autrisiert sind. d. Der Auftraggeber weist seine Mitarbeiter an, im -Verkehr und in der Krrespndenz mit dem Auftragnehmer nur die sg. Fall-IDs (s.nr.21.4) und niemals die Namen der Klienten zu verwenden. e. Der Auftraggeber weist die Klienten darauf hin ( 65 SGB VIII...), dass die Wirksamkeit der Hilfen vn einem unabhängigen Institut wissenschaftlich überprüft wird und zu diesem Zweck annymisierte Daten übermittelt werden. Entsprechende Frmulierungen in Einverständniserklärungen der Heimverträgen stellt der Auftragnehmer zur Verfügung. f. Der Auftraggeber vereinbart mit den kperierenden Leistungserbringern, dass diese ihrerseits in ihrer jeweiligen Organisatin die Unterpunkte a bis e sicherstellen. 23. Die Übertragung vn Daten vn lkalen Arbeitsplätzen zum Web-Server und umgekehrt erflgt über ein verschlüsseltes Internet-Prtkll ( Zusätzlich zu diesem Übertragungsprtkll werden die Daten schn auf Seiten des Auftraggebers durch den rganisatinsweit gültigen sg. Sicherheitscde verschlüsselt. Dieser führt auf Seiten des Auftragnehmers dazu, dass die freitextlichen persnenbezgenen Daten für Entwicklung, Supprt und Auswertung nur verschlüsselt im Zugriff sind. 24. Die Daten im Web-Prtal und in der Datenbank des Auftragnehmers werden täglich gesichert. 25. Der Exprt der Daten aus dem Web-Prtal in die Datenbank des Auftragnehmers zur Erstellung vn Wirkungsanalysen und Wirkungsberichten: Beim Exprt aus dem Datenbereich des Auftraggebers (WIMES Web-Prtal) in die Datenbank des Auftragnehmers werden keine Namen der Klienten und der Mitarbeiter übertragen. Es werden lediglich die annymisierten die Fall-IDs zur Identifizierung der jeweiligen Datensätze zu den Hilfen/Maßnahmen übertragen. 26. Benachrichtigungen vm WIMES-Web-Prtal an den User erflgen in s nur unter der Verwendung der Fall-ID. 27. Weitere Erklärungen zur sicheren Datenübertragung und zum Datenschutz sind in der Anlage 2 Datenschutzknzept WIMES und Anlage 2.3 Verfahrensbeschreibung zum Datenschutz im WIMES-Web-Prtal aufgeführt. Entgelt 28. Das jährliche Entgelt setzt sich zusammen aus - einer Jahreslizenz, die vn der Anzahl begnnen Hilfen pr Jahr abhängt, - zusätzlichen Differenzierungen in Unterstrukturen der Klientengruppen - erbrachten Fachtagen für Schulung, Präsentatin - snstigen vereinbarten Leistungen. Der Umfang der Lizenzen und Leistungen ist in der Anlage 1 spezifiziert. Als Fall zählt eine begnnene Hilfe in einer bestimmten Hilfeart. Anschlusshilfen in einer anderen Hilfeart der bei einem anderen Leistungserbringer werden jeweils als Neufall gezählt. Prspektiv wird zur Berechnung der Lizenz die Zahl der begnnenen Hilfen (Neufälle) im Vrjahr zugrunde gelegt. Der Auftraggeber verpflichtet sich, diese anhand vn Statistiken zu den tatsächlichen Hilfen/Fälle zu ermitteln und dem Auf- Dienstleistungsvertrag zum WIMES-Prjekt vm Datum Seite 5 vn 8

6 tragnehmer zur Verfügung zu stellen. Aus der Anzahl der Neufälle ergibt sich die Eingruppierung des Auftragsgebers in eine Lizenzgruppe, aus der sich die Ksten für eine Jahreslizenz ergeben. Falls sich im Laufe der Jahre eine Änderung des Fallaufkmmens beim Auftraggeber ergibt und daraus eine andere Lizenzgruppe resultiert, verpflichtet sich dieser, die Änderungen dem Auftragnehmer glaubhaft mitzuteilen. Dieser passt dann die Abschlagzahlungen entsprechend an. Wenn die Ist-Zahl am Ende eines Jahres höher liegt als die Abschlag-Schätzung, werden die Abweichungen im ersten Quartal des Flgejahres nachberechnet. Der Auftraggeber wird dann aufgefrdert, die Fallzahlen neu zu ermitteln. 29. Der Auftraggeber verpflichtet sich, ein jährliches Entgelt in Höhe vn xxx Eur zu entrichten. Die Aufschlüsselung der Leistungen und der Entgelte sind der Anlage 1 Leistungs-Entgelt-Aufstellung zu entnehmen. Der jährliche Betrag wird in vier gleichen Raten jeweils zur Mitte eines Quartals in Rechnung gestellt (s. Anlage 1). 30. Für die Vrbereitungsphase ist ein einmaliges Entgelt in Höhe vn xxx Eur plus der jeweils gültigen Mehrwertsteuer zu zahlen. Dieser Betrag wird zum Datum fällig. Die Aufschlüsselung des Leistungsentgeltes ist der Anlage 1 Leistungs-Entgelt-Aufstellung zu entnehmen. 31. Für die Veranstaltungen vr Ort berechnet der Auftragnehmer die angefallenen Fahrtksten. Pr gefahrenem km werden 0,30 berechnet. Die Fahrtksten werden mit Nachweis auf den Quartalsrechnungen berechnet. 32. Der Auftragnehmer schickt Einzelrechnungen, die der Auftraggeber innerhalb vn zwei Wchen nach Rechnungseingang hne Abzüge begleicht. Die Rechnungen setzen sich zusammen aus der vereinbarten Vierteljahresrate und ggf. zusätzlich angefallenen Materiallieferungen der Reiseksten der Ausgleichszahlungen. Der Zahlungsplan ist jeweils der Anlage 1 Leistungs-Entgelt-Aufstellung zu entnehmen. Snstiges 33. Der Vertrag wird mit dem Datum der Unterzeichnung wirksam. 34. Der Vertrag kann vn jedem Vertragspartner mit einer Frist vn 6 Mnaten zum Jahresende gekündigt werden. Der früheste Beendigungstermin ist der Datum. Die Kündigung bedarf der Schriftfrm. Ein außerrdentliches Kündigungsrecht jeder Partei bleibt unberührt. 35. Nach der Beendigung werden dem Auftraggeber alle Daten in elektrnischer Frm übergeben und aus dem Webprtal gelöscht. In annymisierter Frm dürfen die Daten vm Auftragnehmer weiter für wissenschaftliche und für Benchmarkingzwecke verwendet werden. 36. Die Leistung des Auftragnehmers gilt auch dann als erbracht, wenn die statistische Auswertung durch Datenerhebungsfehler seitens des Auftraggebers nicht möglich der nicht aussagekräftig ist. 37. Wenn der Auftragnehmer aufgrund eines Datenverlustes der aus einem anderen vn ihm zu verantwrtenden Grund die Datenbank nicht zur Verfügung stellt der keinen Bericht erstellt, gilt die Leistung als nicht erbracht. Ausfallzeiten in der Nutzung des Webprtals vn 3 Tagen und Verzögerungen der Berichtserstellung vn 14 Tagen sind tlerabel. Nicht erbrachte Leistungen würden in diesem Fall nicht in Rechnung gestellt bzw. erstattet. 38. Der Auftraggeber verwendet die Instrumente und Methden, Zugangscdes nur für den vereinbarten Zweck und gibt sie nicht an Dritte weiter. 39. Der Auftragnehmer sichert Vertraulichkeit der Infrmatinen zu, die er über die Organisatin und die Ergebnisse des Auftraggebers bekmmt. Beide Vertragspartner sichern Vertraulichkeit über die Inhalte dieses Vertrages zu. 40. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftfrm. Mündliche Nebenabreden wurden nicht getrffen. 41. Sllten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein der werden, s berührt dies die Gültigkeit der bisherigen Bestimmungen des Vertrages nicht. Zur Behebung vn Regelungslücken verpflichten sich die Vertragsparteien, sich auf Vereinbarungen zu einigen, die dem am nächsten kmmt, was die Parteien nach dem Sinn und Zweck des Vertrages bestimmt hätten, wenn der Punkt vn ihnen bedacht wrden wäre. Velbert, Datum e/l/s-institut GmbH (Auftragnehmer) Auftraggeber Dienstleistungsvertrag zum WIMES-Prjekt vm Datum Seite 6 vn 8

7 Anlage 1 Leistungs-Entgelt-Aufstellung für ein Jahr Datenumfang Neufälle pr Jahr zwischen 1 Lizenzgruppe XX xx und xx 19% Grundleistung Mengen pr Preis nett + Mwst.F 2 Lizenz 1 Jahr 1 xx #WERT! 4 Klientenbefragung 0 Datensatz Unterstruktur 0 Ucde zusätzliche Spezialauswertungen 0 Teilbericht Präsentatin und strategische Auswertung 1 Fachtag , ,50 Ksten der jährlichen Grundleistungen 1.050, ,50 abzüglich Rabatt auf Grundlizenz 0% - Summe jährliches Entgelt 1.050, ,50 einmalige Implementierungsleistungen Mengen pr Preis Gesamt + Mwst.F 9 Prjektmanagement 0 Fachtag Infrmatinveranstaltung / Schulung 0 Fachtag a Manuale einschließlich zukünftiger Updates 0 inkl. 11 Migratin der vrhandenen Daten 0 Fachtag weitere Fachtage 0 Fachtag einmaliges Entgelt für Implementierung 0 0 Anlage 2 Leistungsentgelt-Aufstellung für das jährliche Entgelt Nr. Datum Betrag nett Summe Anmerkungen Zu 1 Lizenzgruppe: Die Lizenzgruppe ergibt sich aus der Anzahl der begnnenen Hilfen pr Jahr. Als Fall zählt eine begnnene Hilfe beim Auftraggeber in einer definierten Hilfeart. Wenn die Hilfeart wechselt, zählt der Fall neu. Wechsel in der gleichen Hilfeart, z. B. Gruppenwechsel, Veränderung der wöchentlichen Fachleistungsstunden zählen nicht als neuer Fall. Lizenzgruppe min. Neufälle max Neufälle Lizenzgruppe min. Neufälle max Neufälle Zu 2 Lizenz: Die Lizenz umfasst: Nutzung der WIMES-Methde, Dienstleistungsvertrag zum WIMES-Prjekt vm Datum Seite 7 vn 8

8 Zugang zum Web-Prtal (Anlegen der Einrichtung und ihrer Unterstrukturen, Anlegen der Zugänge für Administratren und Abteilungsleiter), Datensicherheit und Datenschutz, Archivierung, Kpier- und Druckvrlagen (gedruckte und vrcdierte, 4-farbige und gefaltete Bögen können für 1 Eur nett bestellt werden), Wirkungsbericht als PwerPint-Datei und in Papierfrm, Inhaltlicher und technischer Supprt (Htline). Zu 4 (Klientenbefragung): Zur Klientenbefragung werden Druck- und Kpiervrlagen für die Fragebögen für Kinder, Jugendliche und Erwachsene zur Verfügung gestellt. Gedruckte, cdierte Bögen können für 50 Cent pr Stück bestellt werden. Die ausgefüllten Bögen, die dem e/l/s-institut zugeschickt werden, werden in der Datenbank erfasst und in Berichten zum Nutzwert der Hilfen aus Sicht der Klienten jährlich ausgewertet und dem Auftraggeber übergeben. Zu 5 (Unterstruktur): Die Unterstruktur bildet die Untergliederungen in der Organisatin des Auftraggebers ab. Für jeden Untercde wird ein vllständiger Wirkungsbericht erstellt. Zu 6 (zusätzliche Spezialauswertungen): Für jede Spezialauswertung wird ein Wirkungsbericht erstellt. Dazu müssen vrher eine Definitin und ein Cde vereinbart werden. Nachträgliche Spezialauswertungen werden nach Aufwand berechnet. Zu 7 (Trägerberichte und Supprt): Für jeden kntraktierten Leistungserbringer des Jugendamtes wird ein Wirkungsbericht erstellt. Der sg. Trägerbericht wird nur an den Leistungsträger selbst ausgehändigt. Zu 8 (Präsentatin (hne Trägerberichte) und Audit): Die Präsentatin umfasst eine ausführliche Darstellung der Ergebnisse und die gemeinsame Erarbeitung vn strategischen Flgerungen (Organisatin, fachliche Ausgestaltung, Knzept, ausgewählte Fragestellungen). Für diese Dienstleistung steht ein ganzer Tag zur Verfügung. Die Präsentatin erflgt in der Regel vr Ort. Die Tagesrdnung und Zusammenstellung der Teilnehmer liegen beim Auftragsgeber. Zu 9 (Prjektmanagement): Prjektmanagement umfasst: Unterstützung des Implementierungsprzesses, Teilnahme an Steuerungs- und Arbeitsgruppen, Beratung des Auftraggebers, Abschlussbericht, Organisatin und Kmmunikatin. Zu 10a (Manuale): weitere Manuale (einschließlich zukünftiger Updates) können zum Preis vn 15 Eur nett bestellt werden. Zu 11 (Migratin der vrhandenen Daten): Übernahme der vrhandenen Daten in den WIMES-Datensatz: Umkdierungen, Dublettenprüfung, Datenkppelung über Kennungen und ID, Übernahme auf den Web-Server. Vraussetzung: Der Auftraggeber (IT-Beauftragter) der dessen IT-Dienstleister stellt einen elektrnischen Datensatz zur Verfügung, der der Struktur des WIMES-Datensatzes entspricht der der durch Umcdierung kmpatibel gemacht werden kann. Dienstleistungsvertrag zum WIMES-Prjekt vm Datum Seite 8 vn 8