Hinweise zur Nutzung des Programms EasyDTAplusSEPA für den Einzug von SEPA-Lastschriften und das Erstellen von SEPA-Überweisungen

Transkript

1 Hinweise zur Nutzung des Programms EasyDTAplusSEPA für den Einzug von SEPA-Lastschriften und das Erstellen von SEPA-Überweisungen Allgemeine Vorbemerkungen: Mit dem Programm EasyDTAplusSEPA können Zahlungsdateien für Lastschriften und für Überweisungen erstellt werden. Die nachstehenden Erläuterungen beziehen sich auf das Erstellen von Lastschriftdateien. Für Überweisungen gilt grundsätzlich die gleiche Vorgehensweise. Allerdings sind dabei die Hinweise zu Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Mandatsdatum und LS-Art zu ignorieren. Wichtiger Hinweis: Achten Sie beim Erstellen einer Zahlungsdatei unbedingt auf die richtige Zahlungsart! Fachliche Voraussetzungen: Für die Verarbeitung von Lastschriften im SEPA-Format gelten einige Besonderheiten. Zunächst benötigt jeder, der Lastschriften einziehen will, eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) von der Bundesbank. Als Berechtigung für den Einzug von Forderungen müssen Ihnen die jeweiligen Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen (früher Einzugsermächtigung). Dieses Mandat wird durch eine Mandatsreferenz eindeutig gekennzeichnet. Darüber hinaus muss durch die Lastschrift-Art angegeben werden, ob es sich bei dem durchzuführenden Einzug um einen erstmaligen Einzug einer SEPA-Lastschrift handelt ( Erstlastschrift ) oder eine um eine Folgelastschrift. Wichtig: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Mandatsdatum und die LS-Art müssen bei jedem Lastschrifteinzug im Datensatz der Zahlung mitgeliefert werden. Daher ist eine korrekte Pflege dieser Daten unbedingt erforderlich. Fehlerhafte Daten können zur Abweisung der Zahlungsdatei oder zu kostenpflichtigen Lastschriftrückgaben führen! Bitte beachten Sie unbedingt unsere Hinweise und Erläuterungen in der SEPA-Checkliste für Vereine: Darüber hinaus finden Sie detaillierte Angaben zu SEPA-Zahlungsverarbeitung in unserem SEPA-Leitfaden: Technische Voraussetzungen: EasyDTAplusSEPA wurde konzipiert, um aus den Daten einer Excel-Tabelle Zahlungsdateien im SEPA-Format zu erstellen. In EasyDTAplusSEPA können auch Zahlungsdatensätze und die dazu gehörenden Mandatsdaten verwaltet werden. Für eine höhere Flexibilät und bessere Übersichtlichkeit empfehlen wir aber, die Datensätze grundsätzlich in einer Excel-Tabelle zu verwalten. ExcelDateien können mit Microsoft Excel, OpenOffice, LibreOffice und vergleichbaren Programmen bearbeitet werden. Seite 1 von 14

2 Vorgehensweise: Aktion 1: EasyDTAplusSEPA installieren und einrichten Die Installationsdatei der aktuellen Programmversion kann über die Internetseite als Demoversion heruntergeladen werden. Durch die Eingabe von Lizenzdaten, die Sie auf Anfrage von der Volksbank Siegerland eg erhalten, wird aus der Demoversion eine Vollversion. Vor der erstmaligen Nutzung des Programms sollten Sie einige Standardeinstellungen überprüfen und ggf. angepassen. (Aufruf über: Extras / Programmeinstellungen) 1. Für die Protokolle (Zahlungslisten) empfehlen wir die Sortierung nach dem Namen. 2. Bei den SEPA-Optionen sollten Sie die Kennzeichnung als Eillastschrift (COR1) wählen. Dadurch ist die kürzestmögliche Einreichungsfrist von 2 Bankarbeitstagen vor dem gewünschten Fälligkeitstermin realisierbar. Dies gilt allerdings nur für Lastschriften innerhalb Deutschlands. Grenzüberschreitende Lastschriften sind nur als Basislastschrift durchführbar. 3. Die Option keine BIC benutzen dürfen Sie nicht markieren. 4. Bei der Importzuordnung sollten die Begriffe Erstlastschrift und Folgelastschrift eingetragen werden, weil diese Kennzeichnung der LS-Art auch in der Exceltabelle verwendet wird. Seite 2 von 14

3 4. Die Auftraggeberdaten müssen einmalig eingegeben werden: Aktion 2: Excel-Datei erstellen Zunächst müssen Sie eine neue Excel-Datei erstellen bzw. eine bereits vorhandene ExcelDatei angepassen. Für die Verarbeitung von SEPA-Zahlungsaufträgen werden folgende Daten benötigt. Spalte Bemerkungen (Zu)Name des Zahlungspartners Ggf. können Vor- und Zuname in einem Feld verwaltet werden. Bei Firmennamen wird grundsätzlich nur dieses Feld verwendet. Vorname des Zahlungspartners Die Trennung von Vor- und Zuname bei Privatpersonen erleichtert die Nutzung der Datei für Mailings. BIC Notfalls kann die Bankleitzahl verwendet werden. EasyDTAplusSEPA kann daraus die BIC ermitteln. IBAN Notfalls kann die Kontonummer verwendet werden. EasyDTAplusSEPA kann daraus die IBAN ermitteln. Betrag Mandatsreferenz muss pro Zahlungspflichtigen eindeutig sein Mandatsdatum Datum der Unterzeichung des SEPA-LS-Mandats bzw. Datum des Umdeutungsschreibens an bish. LS-Zahler LS-Art Erstlastschrift oder Folgelastschrift Verwendungszweck max. 145 Stellen Eine Musterdatei im Excelformat mit Beispieldaten und Erläuterungen stellen wir Ihnen auf Anfrage gern per Mail zur Verfügung. Seite 3 von 14

4 Aktion 3: Zahlungsdaten aus Excel nach EasyDTAplusSEPA importieren Klicken Sie auf Datenimport und bestätigen Sie in dem sich öffnenden Fenster die Auswahl Excel Datei über die Schaltfläche Nächster. Sie gelangen dann in die Maske zur Auswahl der Excel-Datei. Wenn Sie auf den Button mit den drei Punkten klicken, öffnet sich ein Dateiauswahlfenster. Abhängig von der verwendeten Windows-Version sieht dieses Fenster evtl. anders aus, als im Bild dargestellt. Über das Suchen in -Feld am oberen Rand oder die Ordnerauswahl am linken Fensterrand suchen Sie das Verzeichnis, in dem sich die Excel-Datei befindet. Markieren Sie diese Datei und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Öffnen-Button. Seite 4 von 14

5 Im nächsten Fenster geben Sie die Erste Zeile ein, in der sich Datensätze befinden. Häufig ist das die Zeile 2, weil sich in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften (= Feldnamen) befinden. Wenn das zutrifft, tragen Sie die 1 bei Zeile mit Feldnamen ein. Zusätzlich markieren Sie das Feld Dateikopf anzeigen. Wenn Sie alle Datensätze aus der Excel-Datei einlesen wollen, können Sie das Feld Letzte Zeile frei lassen. Die Felder Erste Zeile und Letzte Zeile können Sie nutzen, um nur bestimmte Datensätze (z.b. halbjährliche Zahler) aus der Excel-Datei zu importieren. Sortieren Sie für diesen Zweck vorher bereits die Excel-Tabelle so, dass alle zu importierenden Datensätze untereinanderstehen. Beim Importieren geben Sie dann die Zeile des ersten und des letzten zu importierenden Datensatzes an. Über die Schaltfläche Nächster gelangen Sie zur nächsten Maske. Darin ordnen Sie die Spalten (= Felder) der Excel-Tabelle den Feldbezeichnungen von EasyDTAplusSEPA zu. Einige Feldzuordnungen sind evtl. schon vorbelegt. Bei den anderen Feldern klicken Sie einfach den Buchstaben im Spaltenkopf an, damit sich die Aus Seite 5 von 14

6 wahlliste der Feldbezeichnungen öffnet. Durch einfaches Anklicken wird die Zuordnung übernommen. Vergessen Sie nicht die weiter rechts stehenden Spalten. Ggf. müssen Sie über den waagerechten Schieberegler den sichtbaren Bereich verschieben. In der Maske mit der Übersicht Ziel / Quelle werden die getroffenen Zuordnungen noch einmal zusammengefasst. In dieser Maske besteht außerdem die Möglichkeit, für ein bestimmtes Feld allen Datensätzen einen einheitlichen Wert zuzuweisen. Beispiel: Bei allen Mitgliedern soll im Verwendungszweck Beitrag 2014 erscheinen. Statt der Zuordnung eines Datenfeldes aus der Excel-Datei (hier Spalte K ) kann hinter SEPA-Verw. anstelle des Buchstabens K der Text 'Beitrag 2014' eintragen werden. Bitte beachten Sie, dass der Text in Hochkomma (nicht in Anführungszeichen) eingeschlossen sein muss. Wenn nicht alle Mitglieder den gleichen Text im Verwendungszweck haben sollen, muss der individuelle Text auf jeden Fall in der Excel-Datei am jeweiligen Mitglied gepflegt werden (wie im dargestellten Beispielfall). Als nächstes erscheint die Maske Daten Vorschau, in der die Zuordnungen noch einmal kontrolliert werden können. Seite 6 von 14

7 Vor dem endgültigen Import der Datensätze, müssen Sie entscheiden, ob diese zu bereits vorhandenen Datensätze in EasyDTAplusSEPA hinzugefügt werden sollen. Dafür wäre die erste Auswahl zu markieren. Im Regelfall sollen die bisherigen Datensätze in EasyDTAplusSEPA aber gelöscht und durch die neu zu importierenden Daten ersetzt werden. Das geschieht, wenn Sie die in der Abbildung rot markierte Option auswählen. In dieser Maske haben Sie nun noch die Gelegenheit, die bisher getroffenen Auswahlen für künftige Nutzungen zu speichern. Benutzen Sie dazu die Schaltfläche Importdefinitionen unten links. Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf Speichern, vergeben Sie eine beliebige Bezeichnung und bestätigen Sie das Fenster mit OK. Nun sind alle Vorbereitungen für den Import getroffen. Mit der Schaltfläche Importieren starten Sie den Importvorgang. Dabei können ggf. Hinweis- oder Fehlermeldungen angezeigt werden. Das bedeutet nicht unbedingt, dass der Import gescheitert ist. Bestätigen Sie die Hinweise und prüfen Sie zunächst in der Übersicht von EasyDTAplusSEPA, ob alle Datensätze importiert wurden. Seite 7 von 14

8 Falls tatsächlich ein Fehler vorliegt, muss die Excel-Datei auf fehlerhafte Einträge bzw. auf fehlerhafte Formatierungen (z.b. bei Betragsfeldern und anderen Zahlenfeldern) geprüft und ggf. angepasst werden. Danach ist der Importvorgang erneut zu starten. Nach dem erfolgreichen Datenimport finden Sie die Datensätze in der Übersichtsmaske von EasyDTAplusSEPA: Am unteren Bildschirmrand wird die Anzahl und die Summe der Datensätze angezeigt. Diese Werte können als erste Kontrolle dienen. Alternative: Zahlungsdaten aus einer vorhandenen DTAUS-Datei nach EasyDTAplusSEPA importieren Wenn Sie noch Daten aus einer früheren DTAUS-Datei (Datenformat einer Zahlungsdatei mit Kontonr. und BLZ) haben, können Sie diese Daten ebenfalls nach EasyDTAplusSEPA einlesen und weiterbearbeiten. Verwenden Sie dazu den Menüpunkt DTAUS einlesen im Menü Import/Export. Im Auswahlfenster suchen Sie das Dateiverzeichnis und die DTAUS-Datei. Mit Öffnen starten Sie die Datenübernahme. Beantworten Sie die Frage, ob die Bestandsdaten überschrieben werden sollen mit Ja, damit zunächst die schon vorhandenen Datensätze in EasyDTAplusSEPA gelöscht werden. Wenn Sie die Daten aus der DTAUS-Datei zu vorhandenen Datensätze hinzufügen wollen, antworten Sie mit Nein. Seite 8 von 14

9 Die Frage nach dem Anlegen von neuen Auftraggeberdaten können Sie verneinen, da Sie ja bereits aktuelle Auftraggeberdaten im Programm eingetragen haben. Im Anschluss an den Datenimport sollten Sie das SEPA-Konvertierungstool starten. Dieses Tool erstellt aus BLZ und Kontonummer die für SEPA erforderlichen BIC und IBAN. Außerdem werden Daten aus den bisherigen DTA-Verwendungszwecken automatisch in den neuen SEPA-Verwendungszweck übernommen. Bitte achten Sie darauf, dass die beiden Auswahlfelder markiert sind. Die Auswahlen für Lastschriftmandate und die weiteren Optionen sollten nicht markiert werden. Starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche SEPA-Daten aus DTAUS erstellen Die beiden Konvertierungsfunktionen für IBAN/BIC und den Verwendungszweck können auch nachträglich noch aufgerufen werden. Verwenden Sie dazu die Schaltflächen am linken Rand. Wie bereits erwähnt, empfehlen wir, die Datensätze nicht in EasyDTAplusSEPA sondern in einer Excel-Datei zu verwalten. Für die aus einer DTA-Datei importierten Datensätze bietet EasyDTAplusSEPA eine Exportfunktion an. Der Einfachheit halber exportieren Sie zunächst alle Datenfelder. Löschen Sie nachher in der Excel-Tabelle die nicht benötigen Spalten und sortieren Sie dort die verbleibenden Spalten in eine sinnvolle Reihenfolge. Seite 9 von 14

10 Aktion 4: SEPA-Zahlungsdatei mit EasyDTAplusSEPA erstellen Unabhängig von der Datenherkunft (Excel-Datei oder DTAUS-Datei) müssen Sie nun die korrekten Auswahlen zum Dateiformat und weiteren Optionen treffen. Für SEPA-Lastschriften verwenden Sie bitte die nebenstehenden Auswahlen und Markierungen. Bitte bedenken Sie bei der Festlegung des Ausführungsdatums, dass bei SEPA-EilLastschriften eine Einreichungsfrist von mindestens zwei Bankarbeitstagen erforderlich ist! Die Zahlungsdatei muss also spätestens zwei Bankarbeitstage vor dem gewünschten Ausführungsdatum (per Onlinebanking) an die Volksbank Siegerland übertragen und freigegeben werden. (Bei SEPA-Basis-Lastschriften gelten längere Einreichungsfristen.) Jetzt kommen Sie zum entscheidenden Punkt: Sie können die SEPA-Datei erstellen. Nutzen Sie dafür entweder die Schaltfläche links unter SEPA in 4 Schritten oder die Schaltfläche unterhalb des Ausführungsdatums. Die Frage nach der Prüfung des Datenbestandes sollten Sie unbedingt mit Ja beantworten. EasyDTAplusSEPA prüft den Datenbestand und weist Sie auf evtl. noch vorhandene Fehler hin. Diese Fehler müssen Sie vor dem Erstellen der SEPA-Datei beseitigen. Eine SEPA-Datei mit fehlerhaften Datensätzen kann nicht verarbeitet werden und führt zur Ablehung der Datei. Nach dem Schließen des Fehlerfensters sollten Sie die nebenstehende Frage auf jeden Fall mit Nein beantworten. Seite 10 von 14

11 Wenn keine Fehler dokumentiert wurden, kann die SEPA-Datei erstellt werden. Die XMLDatei mit den Datensätzen und auch die PDF-Dateien mit dem Begleitzettel und der Protokoll ( = Zahlungsliste) wird in dem Verzeichnis abgelegt, in dem sich auch die Excel-Datei befindet. Die Dateinamen können von Ihnen frei vergeben werden. Wir empfehlen, die Datei durch Anhängen von Datumsangaben eindeutig zu kennzeichnen. Nennen Sie die SEPA-XML-Datei beispielsweise Beitragseinzug_ xml und die Zahlungsliste Liste_Beitragseinzug_ pdf. Dann können Sie die XML-Datei für das Übertragen an die Bank eindeutig wiederfinden und haben für die Zukunft gleichzeitig ein Archiv aller durchgeführten Zahlungen Aktion 5: SEPA-Zahlungsdatei in der Online-Filiale an die Volksbank übertragen. SEPA-Dateien können nur online an die Bank übertragen werden. Melden Sie sich daher wie gewohnt in der Online-Filiale an und rufen Sie dort den Menüpunkt ZVDatei-Upload auf. In der Folgemaske wählen Sie zunächst das passende Auftraggeberkonto zu der Datei aus und klicken dann auf Neue ZV-Datei einlesen In der nächsten Maske öffnen Sie mit dem Button Durchsuchen ein Auswahlfenster Hier gilt das gleiche wie beim Auswählen der Excel-Datei zum Import bereits erwähnt: Abhängig von der verwendeten Windows-Version sieht dieses Fenster evtl. anders aus, als im nebenstehenden Bild dargestellt. Über das Suchen in -Feld am oberen Rand oder die Ordnerauswahl am linken Rand suchen Sie zunächst das Verzeichnis, in dem sich die SEPA-XML-Datei befindet. Markieren Sie diese Datei (hier im Beispiel: Beitragseinzug_ xml ) und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Öffnen-Button. Der Dateiname wird in das Feld neben dem Durchsuchen-Button übernommen. Über die Schaltfläche Einlesen gelangen Sie in die nächste Maske, die Sie mit Weiter bestätigen. Klicken Sie in der folgenden Übersicht in der Spalte Aktion auf die markierte Schaltfläche Seite 11 von 14

12 In dieser Maske werden nun alle Informationen dargestellt, die für eine Kontrolle benötigt werden. Kontrollieren Sie noch einmal, ob das korrekte Auftraggeberkonto angezeigt wird. Das Ausführungsdatum ist das einzige editierbare Feld in dieser Maske. Falls Sie beim Erstellen der SEPA-Datei ein falsches Ausführungsdatum eingetragen haben, besteht hier in dieser Maske die Möglichkeit zur Korrektur. Das Übertragungsdatum muss nicht weiter beachtet werden. Es zeigt den Tag an, an dem die Aufträge in die Buchungssysteme der Banken übertragen werden. Prüfen Sie unbedingt, ob die Zahlungsart (Überweisung oder Lastschrift) richtig ausgewählt wurde. Durch Öffnen der Detailinformationen können Sie sich bei Bedarf alle Datensätze der Zahlungsdatei einzeln anzeigen lassen. Falls Ihr Onlinebankingzugang sowohl für das SmartTAN als auch für das mobiletan-verfahren freigeschaltet wurde, können Sie das aktuell gewünschte Verfahren auswählen. Andernfalls erscheint diese Auswahl nicht. Erst wenn alle Daten korrekt sind, bestätigen Sie diese Maske mit Weiter. Seite 12 von 14

13 Nun erscheint die letzte Kontrollmaske. Prüfen Sie auch hier noch einmal, ob alle Daten korrekt angezeigt werden. Unsere modernen Sicherheitsverfahren bieten Ihnen die besten Voraussetzungen für ein Höchstmaß an Sicherheit im Onlinebanking. Aber letztlich sind das nur die technischen Voraussetzungen. Entscheidend ist Ihre aktives Mitwirken durch eine exakte Kontrolle der angezeigten Daten. Wenn Sie die Daten verglichen haben und diese korrekt sind, geben Sie die ermittelte TAN in das dafür vorgesehene Feld ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Dadurch wird die Datei zur Buchung freigegeben. Wenn alles erfolgreich verlaufen ist, erscheint die Meldung: Bitte beachten Sie, dass die Gutschrift aus den Lastschrifteinzügen erst am Fälligkeitstermin Ihrem Konto gutgeschrieben wird. Seite 13 von 14

14 Weitere Hinweise zum Programm EasyDTAplusSEPA finden Sie im Programhandbuch, das als PDF-Datei im Menü Hilfe aufgerufen werden kann. Alle wichtigen Informationen zu SEPA haben wir auf unserer Internetseite für Sie zusammengestellt. Beachten Sie bitte auch unsere Sicherheitshinweise auf der Anmeldeseite unser Online-Filiale. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs. Bei Fragen und für weitere Informationen stehen wir gern zur Verfügung. Ihre Volksbank Siegerland eg Edgar Thomas Electronic Banking Telefon 0271/ Telefax 0271/ Mail: Seite 14 von 14