S T A R F A C E H A N D B U C H: M O D U L M A I L 2 F A X

Transkript

1 S T A R F A C E H A N D B U C H: M O D U L M A I L 2 F A X

2 Stand Oktober 2011 Die in diesem Buch enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der STARFACE GmbH darf kein Teil dieses Dokumentes vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht STARFACE GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Stephanienstr. 102, Karlsruhe. Einschränkung der Gewährleistung: Für die Richtigkeit des Inhalts diese Handbuchs wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Für alle Internetverweise ( Links ), die nicht auf das Online-Angebot der STARFACE GmbH verweisen, gilt: Für die Inhalte und insbesondere für Schäden, die aus der Nutzung oder Nichtnutzung der auf den verlinkten Internetseiten dargebotenen Informationen entstehen, haftet allein der Anbieter dieser Seiten, nicht derjenige, der über Links auf die jeweilige Veröffentlichung lediglich verweist. Wir möchten ausdrücklich betonen, dass wir keinerlei Einfluss auf den Linkadressen, die Gestaltung oder eventuelle Verletzungen geltender Rechte, auch Marken- und Titelrechte und die Inhalte der gelinkten Seiten haben. Deshalb distanzieren wir uns hiermit ausdrücklich von den Linkformulierungen, sowie von allen Inhalten aller gelinkten Seiten in diesem Dokument und machen uns ihre Inhalte nicht zu Eigen. Diese Erklärung gilt für alle in unserem Handbuch eingefügten Links. Beim Lesen und Nutzen der Links sollten Sie sich hierüber im Klaren sein. STARFACE ist eine eingetragene Marke der STARFACE GmbH. Alle weiteren in dieser Veröffentlichung verwendeten Marken, Warenzeichen und Firmenbezeichnungen unterliegen dem Copyright der jeweiligen Unternehmen. Eine Nennung von Firmen- und/oder Markennamen erfolgt ohne die Überprüfung auf mögliche Rechte Dritter. Das Fehlen eines Markenschutz- oder Copyright-Hinweises berechtigt nicht zur Annahme diese Namen und/oder Bezeichnungen seien frei von Rechten Dritter.

3 Inhaltsverzeichnis Vorab 4 Textauszeichnungen in diesem Handbuch 4 Symbole und Bedienelemente der STARFACE Oberfläche 4 Einführung 5 Das Funktionsprinzip von Mail2Fax 5 Sicherheitshinweise 5 1 Import des Moduls in STARFACE PBX 6 2 Eine Modulkonfiguration für Mail2Fax erstellen Der Reiter Allgemein Log-Datei Der Reiter Nutzungsbedingungen Der Reiter -Einstellungen Der Reiter Benutzer Der Reiter Zeitplan Abschluss der Modulkonfiguration 8 3 Funktionstest 9 3

4 Vorab Textauszeichnungen in diesem Handbuch Innerhalb des Textes werden die unterschiedlichen Aktionen und Beschriftungen der Oberfläche von STARFACE durch folgende Formatierungen kenntlich gemacht. Schaltflächen der Weboberfläche von STARFACE (falls diese nicht durch eine Grafik abgebildet sind.): Beschriftungen der Weboberfläche: Beispieltext Beispieltext Optionen der Weboberfläche: Option Hinweise und wichtige Anmerkungen: Wichtig: Beispieltext Codebeispiele, Dateipfade und Tastatureingaben: Querverweise: Beispieltext /beispiel/pfad/ Beispiel Symbole und Bedienelemente der STARFACE Oberfläche Aufruf von Hilfethemen Modul ist Passwort geschützt Passwortschutz vorübergehend aufgehoben Eine identische Kopie des Moduls erstellen. Download des Moduls Bearbeiten Löschen Neues Element, Option auswählen, ausgewählt Option aktiv, deaktivieren Option inaktiv, aktivieren Benutzersymbol Gruppensymbol Modul(-Konfiguration) 4

5 Einführung Das Modul Mail2Fax ermöglicht den Versand von PDF-Dateien als Fax ohne Installation eines Faxtreibers oder eines zusätzlichen Programmes auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer. Das Erstellen und Versenden der Faxnachrichten erfolgt ausschließlich auf der STARFACE Telefonanlage. Das Funktionsprinzip von Mail2Fax Das Modul gewinnt die als Fax zu sendenden PDF-Dokumente aus -Anhängen in einem bestimmten -Postfach. Jede ungelesene 1 im Ordner des Potfachs wird auf drei Kriterien überprüft: i. Ist der Absender zum Faxversand per Mail2Fax berechtigt? Hierzu wird die Absender-Adresse mit den - Adressen der STARFACE Benutzerkonten verglichen und anhand der Modulkonfiguration geprüft, ob der Benutzer zur Verwendung von Mail2Fax ausgewählt wurde. ii. iii. Hat die eine PDF-Datei im Anhang? Ist dies nicht der Fall, erhält der Absender eine mit dem Hinweis auf den fehlenden Dateianhang. Enthält die Betreffzeile der ausschließlich eine Rufnummer (d.i. die Faxnummer des Empfängers)? Ist dies nicht der Fall, erhält der Absender eine mit einem entsprechenden Hinweis. Im Zuge der Modulkonfiguration werden alle benötigten Einstellungen für die Ausführung des Moduls vorgenommen: Die Verbindungseinstellungen zum gewünschten -Postfach siehe 2.3 Der Reiter -Einstellungen Auswahl der Benutzer der Telefonanlage, die zur Verwendung der Mail2Fax-Funktion berechtigt sein sollen siehe 2.4 Der Reiter Benutzer Zeitplanung, wann und wie oft nach neuen Dokumenten für den Faxversand gesucht werden soll siehe 2.5 Der Reiter Zeitplan Sicherheitshinweise Warnung: Zur Vermeidung von Datenverlust, empfehlen wir unbedingt ein gesondertes -Konto allein für die Verwendung durch Mail2Fax anzulegen. Wenn falsch konfiguriert, könnte das Modul s bzw. Dateien faxen oder löschen, die nicht für die Bearbeitung durch das Modul vorgesehen waren. Warnung: Die Absender-Adresse einer kann leicht manipuliert oder gefälscht werden. Daher ist die Autorisierung zum Faxversand anhand der -Adressen der STARFACE Benutzerkonten nicht unproblematisch. Geben Sie die - Adresse zum Empfang der Nachrichten für den Faxversand nur vertrauenswürdigen Personen zur Kenntnis! 1 Eine , die als nicht gelesen/nicht geöffnet markiert ist. 5

6 1 Import des Moduls in STARFACE PBX Achtung: Beim Import eines bereits vorhandenen Moduls wird dieses unabhängig von der Versionsnummer durch die hochgeladene Datei ersetzt. Da Mail2Fax kein mit STARFACE ausgeliefertes Modul ist, muss es einmalig importiert werden. Hierzu ruft man die Weboberfläche der STARFACE Telefonanlage in einem Internetbrowser auf und meldet sich mit Administratorzugangsdaten an. Öffnen Sie das Administrationsfenster über die Schaltfläche Admin in der Hauptmenüleiste. Wählen Sie aus dem Administrationsmenü links den Bereich Module. Der Modulmanager besteht aus zwei Reitern Modul-Konfiguration und Modul-Library. Wechseln Sie in den Reiter Modul-Library. Klicken Sie auf die Schaltfläche Modul importieren unterhalb der Modulliste. Es öffnet sich der Dialog Datei auswählen. Wählen Sie die Datei des Moduls auf Ihrem Rechner aus. Die Datei hat die Endung sfm oder zip. Starten Sie den Import durch Klick auf die Schaltfläche Hochladen. Das Modul wird importiert und in die Liste der Modul-Library aufgenommen. 2 Eine Modulkonfiguration für Mail2Fax erstellen Auf Basis des importierten Moduls können nun beliebig viele Konfigurationen für unterschiedliche Benutzer und - Postfächer erstellt werden. Hierzu wechselt man zunächst in den Reiter Modul-Konfiguration des Modulmanagers. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Konfiguration oder +. Es öffnet sich die Auswahl aller verfügbaren Module Ihrer STARFACE Anlage. Wählen Sie Mail2Fax und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Erstellen. Das Fenster zeigt nun die Bearbeitungsansicht der neuen Modulkonfiguration. Diese besteht aus mehreren Reitern, auf deren Bedeutung und Optionen im Folgenden eingegangen werden wird. 2.1 Der Reiter Allgemein Vergeben Sie hier einen bezeichnenden Namen für die Konfiguration entsprechend des späteren Einsatzes, z.b. Mail2Fax Reporting o.ä.. Optional können Sie das Beschreibungsfeld verwenden, um den Zweck oder zusammenfassende Details dieser Konfiguration zu dokumentieren. Der Inhalt dieses Feldes wird nur innerhalb des Bearbeitungsmodus sichtbar sein. Abbildung 1: Benennung und Beschreibung der Modulkonfiguration 6

7 2.1.1 Log-Datei STARFACE Handbuch: Modul Mail2Fax Dieser Bereich dient der Anzeige der Log-Einträge, die während des Betriebs dieser Modulkonfiguration erstellt werden. Das Logging kann im Fehlerfall oder bei unerwartetem Verhalten Hinweise auf mögliche Fehler in der Konfiguration enthalten. Umfang und Stufe des Loggings sind direkt im Modul festgelegt, können hier also nicht beeinflusst werden. Die Log-Levels des Auswahlmenüs sind aufsteigend hierarchisch geordnet. Das bedeutet, dass jede Stufe auch die Informationen der Stufen darüber beinhaltet. So werden bspw. im Level TRACE auch die Einträge der anderen Levels ausgegeben. Sind in der gewählten Log-Stufe Einträge vorhanden, wird links unterhalb der Liste ein Button zum Download einer Datei mit diesen Einträgen eingeblendet. Diese Datei enthält die oben eingestellte Anzahl von Einträgen bzw. Zeilen. Hinweis: Die Anzahl der gezeigten Zeilen n bezieht sich auf die letzten n Zeilen der Logdatei, die jedoch zur besseren Lesbarkeit chronologisch absteigend ausgegeben werden! 2.2 Der Reiter Nutzungsbedingungen Bitte lesen Sie die Informationen in diesem Reiter sorgfältig und bestätigen Sie die Risiken bei der Verwendung des Moduls verstanden zu haben (Siehe auch Sicherheitshinweise). Die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen ist erforderlich für die Ausführung des Moduls. 2.3 Der Reiter -Einstellungen Hier werden die Zugangsdaten für das konto eingegeben, welches für das Abrufen der zu faxenden Dokumente verwendet werden soll. Wie oben erwähnt, empfiehlt es sich für diesen Zweck eine dedizierte -Adresse einzurichten. Protokoll: Das Mailprotokoll für den Zugriff auf das -Konto. Abhängig von dieser Einstellung können einige der unten folgenden Einstellungen ohne Funktion sein oder sich anders verhalten. Der Mailserver muss das gewählte Protokoll unterstützen. Mailserver: Die Serveradresse zur Abholung der Nachrichten hat oft die Form mx.example.com oder mail.example.de. Falls Sie die Adresse nicht wissen, fragen Sie Ihren Netzwerkadministrator oder informieren Sie sich beim Provider des Mailservers. Abweichender Port: Standardmäßig werden folgende Portnummern verwendet: 110 für POP3, 995 für POP3 über SSL, 143 für IMAP und 993 für IMAP über SSL. Verwenden Sie diese Option nur, wenn der Mailserver eine alternative Portnummer erfordert! Benutzername: Der Benutzername des -Kontos. Beachten Sie, dass manche -Provider/Mailserver den Namen in Verbindung mit der Domain erwarten, also z.b. in der Form user@example.com. Passwort: Das Passwort zum Zugang zum -Postfach. SSL verwenden: Wenn aktiv, wird eine sichere Verbindung zum Mailserver verwendet. Der Mailserver muss SSL- Verschlüsselung unterstützen. Ordner: Der Ordner des Postfachs, welcher die zu faxenden s enthält. Beachten Sie, dass POP3 nur INBOX (d.h. den Posteingang) unterstützt. Nach Abholung: Nachdem die s bzw. Dokumente abgerufen und gefaxt wurden, werden diese entweder gelöscht oder als gelesen markiert (diese Option funktioniert nur bei IMAP-Postfächern. Bei POP3 wird diese Option ignoriert.). Als gelesen markierte s werden bei der nächsten Ausführung von Mail2Fax nicht mehr erfasst und abgerufen. Wenn Sie die Option Delete wählen, wird POP3 die Nachrichten unwiderruflich löschen. Bei IMAP werden sie entweder in den Papierkorb verschoben oder dauerhaft gelöscht, abhängig von den Einstellungen des kontos und/oder des Mailservers. 7

8 2.4 Der Reiter Benutzer Alle Benutzer: Ist diese Einstellung aktiv, können alle Benutzer der Telefonanlage dieses Modul verwenden. Dies gilt auch für Benutzer die nicht über das Benutzerrecht Fax verfügen! Die folgende Auswahl von Benutzern wird durch diese Einstellung ignoriert. Ausgewählte Benutzer: Nur Benutzer, deren Login-IDs zur Anmeldung an STARFACE hier aufgeführt sind, sind berechtigt Faxe über dieses Modul zu senden. Nachrichten anderer Absender werden gemäß der Option Nach Abholung im Der Reiter E- Mail-Einstellungen behandelt. Das heißt sie werden als gelesen markiert oder gelöscht. Diese Einstellung wird ignoriert, wenn oben die Verwendung durch alle Benutzer freigegeben wurde. Übergehe Sendebestätigung: Wenn aktiv, wird die Einstellung des Benutzers Sendebestätigung per übergangen und der Benutzer erhält eine Bestätigungs- an die in seinem Benutzerkonto hinterlegte Adresse. Benachrichtigung an nicht ausgewählte Benutzer: Wenn aktiv, werden Absender, welche nicht durch die Benutzerauswahl oben autorisiert sind, per darauf hingewiesen. 2.5 Der Reiter Zeitplan Sie können einstellen, wann und wie oft die Modulinstanz neue s abrufen und faxen soll (z.b. alle 10 Minuten). Wenn die Ausführung in festen Zeitabständen stattfindet also nicht once (einmalig) kann der Startzeitpunkt der erstmaligen Ausführung problemlos in der Vergangenheit liegen. Die Voreinstellung muss dabei nicht verändert werden. Hinweis: Bitte bedenken Sie, dass bei seltener Ausführung eine erhebliche Zeitverschiebung zwischen Versand einer und der Zustellung als Fax liegt. 2.6 Abschluss der Modulkonfiguration Speichern Sie abschließend die Konfiguration, nachdem alle gewünschten Einstellungen vorgenommen wurden. Der Modulmanager listet nun die neue Modulkonfiguration auf. Wie in Abbildung 2 zu sehen, ist das eben erstellte Mail2Fax Reporting bereits eingeschaltet und wird gemäß dem eingestellten Zeitplan ausgeführt werden. Hinweis: Wenn Sie die Ausführung der Modulinstanz unterbinden möchten, können Sie diese über das Kontrollkästchen in der Spalte Aktiv ausschalten. Gegenüber dem Löschen der Konfiguration hat dies den Vorteil, dass die Einstellungen erhalten bleiben. Abbildung 2: Die neu erstellte Konfiguration ist aktiv. 8

9 3 Funktionstest Verfassen Sie eine , z.b. mit Ihrem gewohnten -Programm. Geben Sie als Absenderadresse die -Adresse Ihres STARFACE Benutzerkontos an. Tragen Sie eine Faxnummer in die Betreffzeile ein. Zum Testen empfiehlt es sich eine eigene interne Rufnummer der STARFACE Anlage vom Typ Software Fax oder Software Fax2Mail zu verwenden. Fügen Sie eine PDF-Datei, z.b. dieses Handbuch, als Anhang zur hinzu. Senden Sie die Nachricht an die in der Konfiguration von Mail2Fax hinterlegte -Adresse. Kontrollieren Sie nach abgelaufener Ausführungszeit die Faxliste in der STARFACE Benutzeroberfläche. Unter ausgehend sollte ein Eintrag für den Versand erstellt worden sein. Falls Sie Ihre eigene Faxnummer verwendet haben, sollte die Nachricht ebenfalls unter Eingehende Faxe aufgeführt sein. Wenn in Ihren Faxeinstellungen die Option Sendebestätigung per eingeschaltet ist und/oder in der Modulkonfiguration Übergehe Sendebestätigung aktiviert wurde, finden Sie eine Benachrichtigung zusammen mit der gefaxten Datei in Ihrem eingang. Hinweis: Das Faxen umfangreicher PDF-Dateien benötigt einige Zeit. Diese kann die im Modul eingestellte Ausführungszeitspanne deutlich überschreiten. 9

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