Masterkurs IT-Controlling

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1 Masterkurs IT-Controlling Grundlagen und Strategischer Stellenwert - IT-Kosten- und Leistungsrechnung in der Praxis - Mit Deckungsbeitrags- und Prozesskostenrechnung Bearbeitet von Andreas Gadatsch, Elmar Mayer 1. Auflage Taschenbuch. XXII, 502 S. Paperback ISBN Format (B x L): 17 x 24 cm Weitere Fachgebiete > EDV, Informatik > Informationsverarbeitung > Wirtschaftsinformatik Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft. Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, ebooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programm durch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr als 8 Millionen Produkte.

2 2 IT-Controlling-Konzept 2.1 Definition IT-Controlling Kostenorientierung Der Terminus IT-Controlling wird vielfältig angewandt. In der Literatur und Praxis tauchen zahlreiche Begriffe aus dem IT- Controlling-Konzept auf, z. B.:? ADV-Controlling (Automatisierte Datenverarbeitungs-Controlling),? DV-Controlling (Datenverarbeitungs-Controlling),? EDV-Controlling (Elektronische Datenverarbeitungs-Controlling),? INF-Controlling (Informatik-Controlling),? IV-Controlling (Informationsverarbeitungs-Controlling),? IS-Controlling (Informationssystem-Controlling) und? IT-Controlling (Informationstechnik-Controlling). Die Auffassungen für den Aufgabenkatalog variieren stark. Eine enge Auffassung beschreibt IT-Controlling als Kontrolleur der IT- Abteilungen oder als computergestützte Kontrolle von IT- Projekten. Auf IT-Controlling angesprochen, verweisen Unternehmensleitungen gerne auf die IT-Leitung (vgl. Santihanser, 2004, S. 17). Diese Definitionen bzw. Auffassungen sind im Sinne eines Leitbildcontrolling-Konzeptes irreführend und nicht ausreichend. Trotz der unterschiedlichen Interpretation und Synonymenen hat der Begriff IT-Controlling seinen festen Platz in der Betriebswirtschaftslehre erhalten und wird als Kerndisziplin der Wirtschaftsinformatik betrachtet (vgl. Krcmar/Son, 2004, S. 165). Definitionen jüngeren Datums betrachten IT-Controlling als Instrument zur Entscheidungsvorbereitung im Rahmen der Nutzung von IT-Ressourcen. IT-Controlling ist die Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Vorbereitung zielsetzungsgerechter Entscheidungen bei Anschaffung, Realisierung und Betrieb von Hardware und Software (vgl. Becker/Winkelmann, 2004, S. 214). Unterschiedliche Erfahrungen verfälschen oft das Aufgabenfeld des IT-Controllerdienstes. Durch den gestiegenen Kostendruck

3 Leistungsorientierung IT-Controllingkonzept IT-Controllerdienst wird der Terminus IT-Controlling oft mit Kostenreduktion im IT- Bereich verwechselt. Ursache dafür ist die stärkere IT-Durchdringung der Geschäftsprozesse und der hierdurch angestiegene IT-Kostenanteil. Mangelnde Transparenz dieses Kostenblocks führt bei der Unternehmensleitung oft zu dem Eindruck, dass die IT-Kosten reduziert werden müssen. Stellvertretend für diese kostenorientierte Einstellung kann das Aufgabenfeld der Abteilung DV-Controlling eines deutschen Versicherungsunternehmens dienen:? Ermittlung des EDV-Budgets im Rahmen der Jahresplanung,? Mitzeichnung der Genehmigung von DV-Projekten in monetärer Hinsicht,? Monatlicher Soll/Ist-Vergleich und Prognose der DV-Kosten,? Verursachungsgerechte Zuordnung der DV-Kosten (Kostenrechnung und Leistungsverrechnung),? Plan-Ist-Vergleiche der IT-Projektbudgets,? Kontrolle der Projektplanung und des Projektfortschrittes in DV-Projekten sowie Aufzeigen von Überlastsituationen. Der IT-Controller wird zum Kostenkontrolleur und Kostensenker degradiert. Eine leistungsorientierte Sichtweise erkennt, dass der IT-Einsatz mit Leistungssteigerung und Effizienzverbesserung vernetzt ist. Zunehmend wird erkannt, dass die IT nicht eine Handwerkerabteilung, sondern ein Kernelement zur Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens darstellt. Der IT-Controllerdienst unterstützt den IT-Einsatz im Unternehmen im Rahmen eines IT-Controlling-Konzeptes. Das IT-Controlling-Konzept plant, koordiniert und steuert die Informationstechnologie und ihre Aufgaben für die Optimierung der Geschäftsorganisation (Geschäftsprozesse und Aufbauorganisation) bei der Zielformulierung, Zielsteuerung und Zielerfüllung mit dem Controllerdienst. Ergo: Der IT-Controllerdienst steuert und gestaltet den IT- Einsatz in der Gegenwart und für die Zukunft. 2.2 IT im Wandel In der Wirtschaft und Verwaltung vollzieht sich ein Wandel weg von der Technik- hin zur Geschäftsorientierung. In den 1970er und 1980er-Jahren standen die regelbasierte Stapelverarbeitung

4 Online- Verarbeitung statt Batch- Betrieb IT als Waffe (über Nacht) und die Automatisierungen von Aufgaben mit Massendatenverarbeitung (z. B. Buchhaltung, Lagerhaltung, Gehaltsabrechnung) im Vordergrund der damaligen Betrieblichen Datenverarbeitung. Die IT unterstützte lediglich ausgewählte Einzelfunktionen. IT-Kosten wurden der zentralen IT-Kostenstelle belastet und wenn überhaupt nur in Form einer Umlage auf nachgelagerte Kostenstellen verteilt. In dieser Zeit galt der Status der IT-Abteilung als exclusiv, z. B. als Ansprechpartner für Hardware- und Softwarelieferanten sowie Beratungsunternehmen. Interaktive Onlinesysteme (z. B. die betriebswirtschaftliche Standardsoftware SAP R/3 ) lösten die zeitintensive Stapelverarbeitung eleganter ab. In den 1990er-Jahren wurden zahlreiche Projekte unter dem Schlagwort Business Reengineering (vgl. hierzu ausführlich Gadatsch 2004) durchgeführt, um Altsysteme unter Veränderung der betrieblichen Prozesse abzulösen. Ziel war die Optimierung des Geschäftes durch die Informationstechnik. Um die Jahrtausendwende wurde die IT zur Waffe im Wettbewerb und als Basis für völlig neue Geschäftsmodelle entdeckt. Elektronische Marktplätze, Onlineauktionssysteme, Elektronische Beschaffungssysteme (Electronic Procurement), zahlreiche Anwendungen in der Telekommunikation oder im Lieferantenmanagement (Supply-Chain-Management) sind in dieser Zeit entstanden bzw. weiter verfeinert worden. BEISPIEL DHL: OHNE DEN EINSATZ VON IT KÖNNTEN WIR UNSER GESCHÄFT NICHT BETREIBEN Deutlich wird die aktuelle Situation in vielen Unternehmen durch zwei Aussagen des Chief-Information-Officers (CIO) des deutschen Logistikdienstleisters DHL beschrieben: Ohne den Einsatz von IT könnten wir unser Geschäft nicht betreiben und Vor rund 30 Jahren war in der Logistikbranche das Wichtigste das Abholen und Zustellen eines Pakets. Heute ist die Information über das Paket genauso wichtig wie das Paket selbst (vgl. Klostermeier 2004a, S. 69). Ein Statement, das stellvertretend für sehr viele Unternehmen mit starker IT-Unterstützung gilt. Informationsmanagement löst Datenverarbeitung ab Spätestens gegen Ende der 1990er-Jahre hat sich das Informationsmangement als Führungsinstrument gegen die bisher dominante Datenverarbeitung durchgesetzt. Die Informationsgesellschaft ist etabliert (vgl. ausführlich Schink 2004). Zeitgleich entwickelte sich das IT-Controlling weiter.

5 Beispiele Merkmale Leitbild IT unterstützt das Geschäft Regelbasierte Stapelverarbeitung Automatisierung von Einzelfunktionen Automatisierte Buchhaltung Lagerbestandsführung Stücklistenauflösung Nettogehaltsermittlung IT optimiert das Geschäft Interaktive Onlineverarbeitung Optimierung von Geschäftsprozessen Business Reengineering Online-Auftragsbearbeitung und -Produktkalkulation Vertriebs- und Logistiksteuerung mit ERP-Systemen IT ist Teil des Geschäftes Digitalisierung der Arbeit IT als Basis für neue Geschäftsmodelle (E-Business) Elektronische Marktplätze Onlineauktionen Electronic-Procurement Telekommunikation Supply-Chain-Management Betriebliche Datenverarbeitung Informations-Management IT-Kostenumlage / -Verrechnung IT-Controlling Abbildung 15: Von der Technik- zur Geschäftsorientierung Einordnung der IT-Abteilung IT ist Werkzeug Die IT-Abteilung wird in zahlreichen Unternehmen deutlich höher positioniert, als vor Jahren. Als Beispiel lässt sich die Einordnung der IT-Abteilung eines deutschen Automobilzulieferers (vgl. Abbildung 16) anführen. Die Informationstechnik wurde in früheren Jahren in diesem Unternehmen als Kostenfaktor eingestuft, heute heute zunehmend als Geschäftspartner und enabler für die Generierung strategischer Wettbewerbsvorteile (vgl. Petry 2004). Bei der Münchner Allianz-Versicherung sind sogar zweivorstandsmitglieder für IT-Aufgaben verantwortlich, da bei diesem Allfinanzunternehmen immer schneller neue Produkte auf dem Markt eingeführt und durch die IT abgebildet werden müssen (vgl. Klostermeier 2004b, S. 18). Diese Grundhaltung hat entsprechende Rückwirkungen auf die Aufgabeninhalte und den Stellenwert des IT-Controlling-Konzeptes. Allerdings betrachtet die Praxis die IT-Abteilung nicht als Selbstzweck oder eigenständige Aufgabe, sondern als wichtiges Werkzeug bzw. Dienstleister der Prozessunterstützung. Die Führungskräfte aus den Fachabteilungen nehmen viel mehr Einfluss auf IT-orientierte Entscheidungen, als in den 1970er/1980er-Jahren. Diesen Trend bestätigt die Aussage des Chief-Information- Officers (CIO) der Continental AG, nach der es dort keine IT- Projekte, sondern nur Business-Projekte gibt (vgl. Vogel 2004, S. 28). Außerdem ist die Informationstechnik sehr viel stärker mit den Geschäftsaufgaben verwoben, als in den Jahrzehnten zuvor. Die

6 Vielzahl der am Entscheidungsprozess beteiligten Personen koordiniert deshalb das IT-Controlling-Konzept, um die Bündelung und Koordination der verschiedenen Interessen zu sichern. Stufe 1 IT ist ein Kostenfaktor Stufe 2 IT ist ein Geschäfts- Partner IT ist ein Vermögenswert Stufe 3 IT ermöglicht strategische Wettbewerbsvorteile Stufe 4 IT-Abteilung IT Strategic Investment Center IT Profit Center IT Service Center IT Cost Center Stellenwert der IT Abbildung 16: Positionierung der IT-Abteilung bei einem Automobilzulieferer IT Doesn t Matter Die Extremposition in der Diskussion um die Wichtigkeit der Informationstechnik wurde 2003 von N. C. Carr mit seinem Aufsatz IT Doesn t Matter in der Zeitschrift Harvard business review vertreten (vgl. Carr, 2003) und in mehreren Folgepublikationen (vgl. z. B. Carr 2004) weiter vertieft. Nach den Thesen von Carr hat die IT lediglich den gleichen Stellenwert wie typische Massengüter (z. B. Energie). Eine strategische Bedeutung der IT für die Unternehmen sieht der Autor dagegen nicht. Die IT wird zur Commodity, zum standardisierten Massenartikel, der bei Bedarf beim günstigsten Lieferanten bezogen wird, analog dem Strom aus der Steckdose. Die oben aufgeführten Beispiele zeigen, dass diese Auffassung nicht allgemeingültig ist. 2.3 Einordnung in das Controlling-Konzept Neue Sparten im Controlling- Konzept Vernetzung des IT-Controlling In den vergangenen Jahren haben sich neue Sparten im Controlling-Konzept etabliert. Teilbereiche wie Logistik-, Produktionsund Vertriebscontrolling u.a. sind auf einzelne Prozessbereiche des Unternehmens und damit in ihrer Wirkung begrenzt.

7 Controlling-Konzept Marketingund Vertriebs- Controlling Fertigungs- Controlling IT-Controlling vernetzt Controlling-Sparten (vgl. Abbildung 17), wenn der IT-Einsatz alle Bereiche eines Unternehmens koordiniert. Beschaffungsund Logistik- Controlling IT-Controlling Abbildung 17: Vernetzung des IT-Controllerdienstes 2.4 Gestaltungsoptionen Betrachtet man das IT-Prozessmodell, d. h. die Prozess-Schritte Strategische Planung, Entwicklung und Betrieb von Software, dann lassen sich die in Abbildung 18 aufgeführten Aufgaben des Informationsmanagements als Wirkungsnetz darstellen. Im Rahmen des Prozess-Schrittes wird zunächst eine umfassende konzipiert, welche die Umsetzung und Überwachung von IT-orientierten Maßnahmen zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele übernimmt. Die wesentlichen Inhalte der umfassen:? Formulierung eines zukünftigen Sollzustandes (Wohin wollen wir?)? Aufzeigen des Handlungsbedarfs (Was müssen wir tun? Wo sind die Schwachstellen?)? Ermittlung von Handlungsoptionen (Was haben wir für Alternativen?)? Setzen von Zielen und definieren von Maßnahmen (Was soll konkret gemacht werden? Bis wann sollen die Ziele erreicht werden?)? Festlegung der Verantwortung (Wer führt die Maßnahmen durch?)

8 Praxisfall: Unternehmensakquisition? Bestimmung von Messgrößen für das Ziel-Monitoring (Wann haben wir die Ziele erreicht?). Als ein Kernelement der gilt die Entwicklung eines IT-Bebauungsplanes. Er ist auch unter einer Reihe anderer Begriffe bekannt: Unternehmensbebauungsplan, Bebauungsplan, IS-Plan bzw. Informationssystemplan, IT-Masterplan oder Rahmenarchitekturplan. Der IT-Bebauungsplan beantwortet folgende Fragen:? Welche Informationssysteme haben wir derzeit im Einsatz?? Wer hat die Verantwortung für diese Informationssysteme?? Wann wurde ein Informationssystem eingeführt und welchen aktuellen Releasestand benutzen wir?? Wann wird das nächste Release produktiv und wann wird es abgelöst?? Über welche Verbindungsstellen (Schnittstellen) werden die verschiedenen Informationssysteme im Unternehmen verknüpft?? Welche Informationen werden an den Verbindungsstellen ausgetauscht?? Welches Informationssystem ist das führende System, z. B. für Kundendaten oder Produktdaten?? Durch welche Abteilung mit welchem Informationssystem werden unternehmensweite Daten (z. B. Kundendaten) erfasst und geändert?? Wohin werden die Änderungen weitergeleitet?? Wo (welche Organisationseinheiten) und wofür (welche Geschäftsprozesse) setzen wir im Konzern bzw. im Unternehmen Standardsoftware des Herstellers XYZ ein?? Wo und wofür lässt sich Standardsoftware weiterhin einsetzen? Auf die Verwendungsmöglichkeiten von IT-Bebauungsplänen insbesondere bei Unternehmensakquisitionen weist Herold (2003) hin. Bei Unternehmenszusammenschlüssen wird regelmäßig auch nach Synergiepotenzialen durch Zusammenlegung der Informationssysteme gesucht. Der Abgleich der Bebauungspläne, soweit vorhanden, erleichtert diese Aufgabe erheblich (vgl. hierzu das Beispiel in Herold, 2003, S. 225). Daneben sind eine Reihe von Hardwarestandards (z. B. Standard-PCs), Softwarestandards (z. B. Bürosoftware für Textver-

9 arbeitung und Mail) und Sicherheitsstandards (z. B. Verschlüsselungs- und Virenschutzprogramme) festzulegen und zu verabschieden. Monitoring Monitoring Monitoring Umsetzung Umsetzung Umsetzung Konzeption Konzeption Konzeption IT- IT- IT- Strategie Entwicklung Betrieb Phasen IT-Prozess IT-Bebauungsplan IT-Bebauungsplan Hardware, Hardware, Software Software und und Security-Standards Security-Standards Entwicklung und Entwicklung und Wartung Wartung von von Individualsoftware Individualsoftware Einführung und Einführung und Implementierung von Implementierung von Standard-Anwendungssoftware Standard-Anwendungssoftware Aufbau und Betrieb der Aufbau und Betrieb der IT-Infrastruktur IT-Infrastruktur (RZ, (RZ, Netzwerke, Netzwerke, zentrale zentrale Server u.a.) Server u.a.) Service und Benutzer- Service und Benutzersupporsupport Ausgewählte Aufgaben IT-Management Strategisches IT-Controlling Operatives IT-Controlling Abbildung 18: IT-Prozessmodell Einflussbereich IT-Controllerdienst Alle genannten Aufgaben durchlaufen die Phasen Konzeption, Umsetzung und Monitoring. In allen Phasen wird der IT- Controllerdienst gefordert. Der Übergang zwischen dem strategischen und operativen Controlling-Konzept ist vernetzt und fließend. IT-Prozess- Schritte Der Prozess-Schritt IT-Entwicklung unterstützt die Entwicklung und Wartung von Individualsoftware sowie die Einführung und Implementierung von Standard-Anwendungssoftware, wie etwa SAP R/3. Nach der Einführung der Individual- oder Standardsoftware folgt der Prozess-Schritt IT-Betrieb. Hier stehen zum einen die Planung und der Aufbau der IT-Infrastruktur, also dem Rechenzentrum, Unternehmensnetz, zentralen Servern für die Datenhaltung u.a. an. Weiterhin ist die im Einsatz befindliche Software zu betreiben und für einen regelmäßigen Service und Benutzersupport (Hotline etc.) zu sorgen.