WDB Brandenburg: Online-Erfassung und -Pflege Schritt für Schritt

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1 Für die Nutzung der Online-Erfassung und Pflege benötigen Sie Ihre Institutinsnummer und ein Passwrt. Sie sind nch nicht als Nutzer für die Online-Erfassung registriert? Betätigen Sie den Buttn Neu registrieren. Füllen Sie das sich öffnende Aufnahmefrmular aus und senden Sie es an die WDB. Wir übersenden Ihnen innerhalb vn 1-2 Tagen Ihre persönlichen Zugangsdaten. Sie haben Ihr Passwrt vergessen? Betätigen Sie den Buttn Passwrt vergessen. Füllen Sie das sich öffnende Frmular aus und senden Sie es an die WDB. Wir übersenden Ihnen per ein neues Passwrt. Durch die Eingabe Ihrer Institutsnummer und des Passwrtes erhalten Sie nach erflgreichem Lgin eine Titelliste Ihrer Angebtseinträge. Sie können nun Angebte: Neu anlegen Ändern Löschen Duplizieren der andere Funktinen und Tls nutzen. 1

2 Beschreibung einzelner Funktinen und Tls: Neuer Kurs Sie möchten ein neues Kursangebt in die WDB einpflegen? Und s wird s gemacht: Betätigen Sie den Buttn Neuer Kurs. Es öffnet sich eine leere Eingabemaske für einen neuen Kurs.. Die Angaben zum Institut, Kntakte Institut und zum Veranstalter sind autmatisch vm System vrgegeben. Sie können jetzt Ihre Angaben zur Beschreibung des Angebtes erfassen. Über den Buttn Speichern sichern Sie das neu erfasste Kursangebt. Srtieren Sie möchten Ihre Titelliste nach bestimmten Kriterien wie der Kursnummer, dem Titel des Kurses, Kntakten der dem letzten Stand der Bearbeitung srtieren? Und s wird s gemacht: Wählen Sie in der Klappbx Srtieren nach ein Kriterium aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Betätigen des Buttns Srtieren. Die Titelliste ist jetzt nach dem vn Ihnen ausgewählten Kriterium srtiert. Löschen Sie möchten ein Kursangebt aus der WDB entfernen? Und s wird s gemacht: Betätigen Sie den Buttn Löschen. In der Titelliste erscheint jetzt unter der Spalte Kursnr. die Bemerkung gelöscht. Erst nach erflgtem Datencntrlling durch die WDB wird das Kursangebt aus der Titelliste entfernt. Duplizieren Sie möchten neue Kursangebte mit bspw. gleichem Veranstaltungsrt, Kntaktpartnern und ähnlicher inhaltlicher Beschreibung in die Datenbank einpflegen? Mit der Funktin Duplizieren können Sie ein bereits bestehendes Kursangebt kpieren und smit Zeit und Arbeit beim Pflegeaufwand minimieren. Und s wird s gemacht: Betätigen Sie den Buttn Duplizieren. Sie befinden sich autmatisch im Änderungsmdus des kpierten Kursangebtes. Sie können jetzt die vm System duplizierten Angaben mdifizieren und vervllständigen. Über den Buttn Speichern sichern Sie das neue Kursangebt. Ändern Sie möchten Ihre Angaben zum Institut der einen Angebtseintrag ändern? Und s wird s gemacht: Betätigen Sie den Buttn Ändern. Sie befinden sich autmatisch im Änderungsmdus. Nehmen Sie nun Ihre Änderungen zum Institut der Angebtseintrag vr. Über den Buttn Speichern sichern Sie die durchgeführten Änderungen. Kntakt Sie möchten wichtige Dkumente per Uplad an die WDB weiterleiten? Mit dieser Funktin können Sie z.b. die Kpie des Zertifikates des QM-Systems Ihres Institutes, die Kpie der Bestätigung der Träger- und Maßnahmezertifizierung nach AZWV der snstige Dkumente an die WDB weiterleiten. Und s wird s gemacht: Betätigen Sie den Buttn Kntakt. Es öffnet sich in einem neuen Fenster ein Kntakt-Frmular, welches es Ihnen ermöglicht, bis zu 5 Dkumente an die WDB zu übersenden. Betätigen Sie den Buttn Durchsuchen und fügen Sie die entsprechenden Dkumente vn Ihrem Rechner der einem externen Speicher dem - Frmular als Anlage bei. 2

3 Das Datenbankfeld Text ist ein Pflichtfeld und muss einen kurzen Betreff der eine Nachricht vn Ihnen enthalten. Durch Betätigen des Buttns Abschicken wird das -Frmular nebst Anlagen an die WDB versandt. Sie erhalten eine Meldung zum erflgreichen Versand der Nachricht. Das Kntakt-Frmular kann jetzt geschlssen werden. Hilfe Sie benötigen Hilfe der weitere Infrmatinen? Und s wird s gemacht: Betätigen Sie den Buttn Hilfe. Es öffnet sich ein neues internes Fenster. Das ermöglicht Ihnen paralleles arbeiten hne den Sicherheitsbereich der WDB verlassen zu müssen. Wählen Sie nun aus dem rechten Rubrikenmenü die benötigten Infrmatinen aus: Beschreibung der WDB Datenbankfelder, Hilfe für die Online-Erfassung und Pflege Hilfe beim Umgang mit dem KURSNet-Katalg. Wenn Sie keine weiteren Infrmatinen mehr benötigen, können Sie das Fenster des Explrers wie gewhnt schließen. Lgut Mit dieser Funktin beenden Sie Ihren Aufenthalt im Sicherheitsbereich der WDB Online-Erfassung und melden Sie sich als Benutzer vm System ab. Ändern vn Bildungsangebten Hinweis: Die inhaltliche Beschreibung der WDB-Datenbankfelder finden Sie auf den Hilfeseiten. 1. Angaben zum Institut Gleichen Sie bitte zunächst die Angaben zum Institut ab. Änderungen können Sie über den Buttn Ändern vrnehmen. Beachten Sie: Die Änderungen beim Institut müssen nur einmal vrgenmmen werden. Diese werden autmatisch vm System für alle Kursangebte übernmmen. 3

4 2. Kntakte Institut Sie haben die Möglichkeit 2 Kntakte zum Institut zu erfassen. Der Kntakt 1 ist reserviert für die Geschäftsführung der Leitung des Institutes. Sie haben die Möglichkeit über Kntakt 2 uns Ihren Ansprechpartner für die WDB Brandenburg z. B. für Rückfragen zu Ihrem Bildungsangebt der als Empfänger für den WDB -Service der den KURSNet-Katalg mitzuteilen. Diese Kntakte werden im Internet nicht veröffentlich und sind nur zum internen Gebrauch. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Buttn Bestätigen. Die Funktin der Löschung vn Kntakten steht Ihnen nicht zur Verfügung und kann nur durch die Mitarbeiterinnen der WDB erflgen. Über ein Frmular können Sie uns mitteilen, welcher Kntakt gelöscht werden sll. Betätigen Sie den Buttn Zum Löschen vrschlagen. In einem externen Fenster öffnet sich ein Frmular. Sie können einen bereits erfassten Kntakt auswählen, ausblenden der einen neuen Kntakt anlegen. Um Dppelerfassungen zu vermeiden, überprüfen Sie bitte, b dieser Kntakt bereits vn Ihnen angelegt wurde. Beachten Sie: Änderungen eines Kntaktes wirken sich auf alle Bildungsangebte aus, denen dieser Kntakt zugerdnet ist! Teilen Sie uns hier Ihren Kntaktlöschwunsch mit und bestätigen Sie Ihre Angaben anschließend mit dem Buttn Kntakt löschen. Im Rahmen des Datencntrllings durch die WDB wird der Kntakt gelöscht. 4

5 3. Angaben zum Veranstalter Sie haben die Möglichkeit 1 Veranstalter pr Bildungsangebt zu erfassen. Findet eine Maßnahme an mehreren Veranstaltungsrten statt, sind diese als separate Bildungsangebte zu erfassen. (Hinweis: Zur Minimierung Ihres Arbeitsaufwandes können Sie die Duplizieren-Funktin nutzen!) Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Buttn Bestätigen. Die Funktin der Löschung vn Veranstaltern steht Ihnen nicht zur Verfügung und kann nur durch die Mitarbeiterinnen der WDB erflgen. Über ein Frmular können Sie uns mitteilen, welcher Veranstalter gelöscht werden sll. Betätigen Sie den Buttn Zum Löschen vrschlagen. In einem externen Fenster öffnet sich ein Frmular. Sie können einen bereits erfassten Veranstalter auswählen der einen neuen Veranstalter anlegen. Um Dppelerfassungen zu vermeiden, überprüfen Sie bitte, b dieser Veranstalter bereits vn Ihnen angelegt wurde. Beachten Sie: Das Ändern des Veranstalters wirkt sich auf alle Bildungsangebte aus, denen dieser Veranstalter zugerdnet ist. Teilen Sie uns hier Ihren Veranstalterlöschwunsch mit und bestätigen Sie Ihre Angaben anschließend mit dem Buttn Veranstalter löschen. Im Rahmen des Datencntrllings durch die WDB wird der Veranstalter gelöscht. 5

6 4. Kntakte Bildungsangebt Jedem Bildungsangebt können Sie zwei Kntakte zurdnen. Diese Kntakte werden im Suchprtal für Interessierte als Ansprechpartner zu diesem Bildungsangebt angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Buttn Bestätigen. Die Funktin der Löschung vn Kntakten steht Ihnen nicht zur Verfügung und kann nur durch die Mitarbeiterinnen der WDB erflgen. Über ein Frmular können Sie uns mitteilen, welcher Kntakt gelöscht werden sll. Betätigen Sie den Buttn Zum Löschen vrschlagen. In einem externen Fenster öffnet sich ein Frmular. Sie können einen bereits erfassten Kntakt auswählen, ausblenden der einen neuen Kntakt anlegen. Um Dppelerfassungen zu vermeiden, überprüfen Sie bitte, b dieser Kntakt bereits vn Ihnen angelegt wurde. Beachten Sie: Änderungen eines Kntaktes wirken sich auf alle Bildungsangebte aus, denen dieser Kntakt zugerdnet ist! Teilen Sie uns hier Ihren Kntaktlöschwunsch mit und bestätigen Sie Ihre Angaben anschließend mit dem Buttn Kntakt löschen. Im Rahmen des Datencntrllings durch die WDB wird der Kntakt gelöscht. 6

7 5. Angaben zum Weiterbildungskurs Die Angaben zum Weiterbildungskurs beschreiben die Details und Inhalte des Kursangebtes. Bitte bedenken Sie, je umfangreicher und genauer ein Kursangebt beschrieben ist, dest transparenter und vergleichbarer werden die Angebte für Bildungsinteressierte und unterstützen smit bei einer suveränen Bildungsentscheidung. Jedes Kursangebt wird nach dem täglichen Datenabgleich im Suchprtal intern nach definierten Regeln bewertet und bepunktet. Die Kriterien dabei sind: Aktualität - Wann war die letzte Aktualisierung des Angebtes durch den Anbieter? Inhalt - Wurden alle zur Verfügung stehenden Kriterien zur Beschreibung des Angebtes angewendet? Beginndatum - Gibt es ein Beginndatum und wie relevant ist dieses für Nutzer, die heute nach Angebten suchen? Mit dem Ranking-Verfahren sll erreicht werden, dass die für die Nutzer zutreffendsten Bildungsangebte möglichst am Anfang der Auflistung angezeigt werden. Dadurch entsteht ein durchaus beabsichtigter Wettbewerb, dessen Ergebnisse letztendlich den Nutzern des Suchprtals zugute kmmen. Die Erfassung der Beschreibungsdaten für Bildungsangebte erklärt sich im Wesentlichen vn selbst. Ausgewählte Datenbankfelder, die öfter vn Bildungsanbietern hinterfragt werden, werden durch eine scrll-ver-funktin näher beschrieben. * Datenbankfelder die mit diesem Sternchen gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder! 7

8 6. Angaben zum Termin Sie haben entweder die Möglichkeit eine Termininfrmatin nach Vrgabe einzupflegen, wie z.b. Termin auf Anfrage der Sie geben einen knkreten Termin mit Kursbeginn und Kursende an. * Datenbankfelder die mit diesem Sternchen gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder! Einen weiteren Termin fügen Sie jeweils über den Buttn Änderungen speichern am Ende des Frmulars ein. 7. Änderungen speichern Bitte vergessen Sie nicht alle gemachten Änderungen durch das Bestätigen des Buttns Änderungen speichern zu sichern. Sind keine Änderungen zu einem Kursangebt erflgt, bitten wir Ihre Überprüfung der Angaben trtzdem durch Betätigung des Buttns Änderungen speichern sichtbar zu machen. Ihr Bildungsangebt erhält dadurch ein neues Aktualisierungsdatum. Für das Team der WDB ein Hinweis, dass Sie Ihre Daten pflegen und bemüht sind, Aktualität zu halten. Alle Bildungsmaßnahmen, die länger als 1 Jahr nicht gepflegt wurden, werden autmatisch nicht mehr im Suchprtal angezeigt und damit auch nicht mehr an das Bundesweite Prtal Infweb weitergeleitet. Ab sfrt bieten wir Ihnen, wenn Sie es wünschen, den Service der autmatisierten Erinnerungsmail 30 Tage vr Ablauf der Aktualisierungsfrist! (Aktivieren Sie in den Angaben zum Institut das Datenbankfeld WDB - Service erwünscht.) 8

9 Das Aktualisierungsdatum wird den Bildungsinteressenten im Suchprtal mitgeteilt! Unsere Erfahrung zeigt, aktuelle Maßnahmen werden eher kntaktiert als lange nicht gepflegte Daten! Gleichzeitig bringt Ihnen ein zeitnahes Aktualisierungsdatum eine höhere Bewertung im Ranking des Suchprtals. Sllten Sie weitere Fragen haben, rufen Sie uns an unter Tel.: (0331) der schicken Sie uns bitte eine Wir beantwrten gern weitere Fragen! 9

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